LESSOR-Portalen Formålet med · MICROSOFT DYNAMICS NAV LESSOR-Portalen Indholdsfortegnelse ... Hovedsystem Løn Tid HR LESSOR-PM X X ... Dynamics AX X Dynamics NAV X X X LESSOR-SP
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
V e j l e d n i n g f o r f i r m a b r u g e r e n ( L E S S O R - P o r t a l e n ) S I D E 1
Viste dimensioner I kolonnen Skjulte dimensioner markeres den eller de ønskede dimensioner
og knappen med en højre pil aktiveres, hvorefter dimensionerne flyttes til
kolonnen Viste dimensioner.
Er der eksempelvis mulighed for at vælge mellem afdelingerne:
Administration, Lager, Bogholderi, Kantine og Salg, men hvor
medarbejderne, der er tilknyttet den pågældende registreringsgruppe kun
må registrere fx fravær på afdelingskoderne Lager og Salg, så vælges koden
Lager og som derefter flyttes til kolonnen Viste dimensioner. Alle
medarbejdere der er tilknyttet registreringsgruppen og som skal registrere
fravær vil således kun kunne se og vælge Lager eller Salg.
Når felterne er udfyldt, aktiverer du knappen Gem, og filteret er nu oprettet for den valgte
registreringstype.
V e j l e d n i n g f o r f i r m a b r u g e r e n ( L E S S O R - P o r t a l e n ) S I D E 1 9
Vis på forside
Du kan for hver enkelt registreringsgruppe opsætte de saldi, som medarbejderen skal se på forsiden,
når de logger på LESSOR-Portalen.
Aktiver knappen Vis på forside.
Feltnavn: Beskrivelse:
Vis på forside Feltet skal markeres for at vise saldoen på forsiden, når medarbejderen
logger ind i systemet.
For overskuelighedens skyld er det vigtigt, at der vises så få saldi på forsiden som muligt, og der er maksimalt mulighed for at vise fem saldi pr. registreringsgruppe.
Når feltet er udfyldt, aktiveres knappen Gem, og saldoen bliver nu vist på forsiden.
3.2 Saldi
Under opsætning finder du menupunktet Saldi. Menupunktet anvendes til oprettelse af sammensatte
saldi, således at man har mulighed for at sammensætte en saldo bestående af forskellige saldi, der
tilmed kan være afgrænset af forskellige saldoperioder.
Kørsel
Under kørsel kan man udfylde feltet Saldoperioder med en saldoperiode, hvorefter registreringerne
automatisk bliver optalt i en saldo.
Fravær
Under fravær kan man udfylde feltet Saldoperioder med en saldoperiode, hvorefter registreringerne
automatisk bliver optalt i en saldo.
Løndele
V e j l e d n i n g f o r f i r m a b r u g e r e n ( L E S S O R - P o r t a l e n ) S I D E 2 0
Under løndele kan man udfylde feltet Saldoperioder med en saldoperiode, hvorefter registreringerne
automatisk bliver optalt i en saldo.
Hvorledes man opretter saldoperioderne, som fremgår af feltet Saldoperiode, kan du læse om i
nedenstående afsnit om saldoperioder.
3.2.1 Saldoperioder
Saldoperioder anvendes som en datoafgrænsning af saldi. Saldoperioder kan anvendes både i
forbindelse med kørsel, løndele og fravær.
I forbindelse med fravær og for eksempel flextid eller afspadsering anvendes saldoperioder til at styre,
hvornår retten til fraværet er optjent, og hvornår fraværet kan afvikles.
Ved oprettelse af et nyt firma bliver saldoperioderne Dansk ferie, Norsk ferie, Saldo uden
datoafgrænsning og Kalenderår oprettet automatisk, og vil blive vedligeholdt af LESSOR.
Vælg menupunktet Opsætning i menuen på øverste niveau, menupunktet Saldi på 2. niveau og
menupunktet Saldoperioder på 3. niveau. Aktiver knappen Ny og udfyld feltet.
Feltnavn: Beskrivelse:
Navn Feltet skal udfyldes med et navn, der beskriver, hvad Saldoperioden dækker
over, fx Ferie optjent 2013 eller Timer i 2014.
Når feltet er udfyldt, aktiveres knappen Gem, og saldoperioden er oprettet, eller knappen Perioder
aktiveres med henblik på at tilknytte datointervaller for optjening og afholdelse.
Ved aktivering af skruenøglen er det muligt at ændre sine egne allerede oprettede saldoperioder.
V e j l e d n i n g f o r f i r m a b r u g e r e n ( L E S S O R - P o r t a l e n ) S I D E 2 1
Oprettelse af Perioder
Aktiver knappen Perioder og derefter knappen Ny, hvorefter datoafgrænsningerne for saldoperioden
kan oprettes.
Feltnavn: Beskrivelse:
Navn Feltet skal udfyldes med navnet på saldoperioden.
Optjening startdato I feltet kan vælges den første dato i den periode, hvor fx ferien opspares.
Optjening slutdato I feltet kan vælges den sidste dato i den periode, hvor fx ferien opspares.
Afholdelse startdato I feltet kan vælges den første dato i den periode, hvor fx ferien kan afvikles.
Giver en afholdelsesperiode ikke mening i forbindelse med dannelse af saldi,
skal feltet ikke udfyldes.
Afholdelse slutdato I feltet kan vælges den sidste dato i den periode, hvor fx ferien kan afvikles.
Giver en afholdelsesperiode ikke mening i forbindelse med dannelse af saldi,
skal feltet ikke udfyldes.
Aktiv Feltet markeres for at kunne anvende perioden.
Når felterne er udfyldt, aktiveres knappen Gem, og saldoperioden er oprettet.
Hvis saldoen skal bestå af yderligere en periode, oprettes den på samme måde som beskrevet ovenfor.
3.2.2 Sammensatte saldi
Vælg menupunktet Opsætning i menuen på øverste niveau, menupunktet Saldi på 2. niveau og
menupunktet Sammensatte saldi på 3. niveau. Aktiver knappen Ny og udfyld felterne.
V e j l e d n i n g f o r f i r m a b r u g e r e n ( L E S S O R - P o r t a l e n ) S I D E 2 2
Feltnavn: Beskrivelse:
Navn Feltet skal udfyldes med et navn, der beskriver den sammensatte saldo. Det
er vigtigt, at navnet beskriver saldoen, idet feltet kan anvendes i forbindelse
med visning af sammensatte saldi på medarbejderens forside.
Saldoperioder I feltet skal vælges den ønskede saldoperiode.
Saldi-dele I feltet kan du vælge de ønskede saldi-dele, der skal indgå i saldoen.
Bemærk, at saldoen skal bestå af mindst to saldi-dele. Saldi-dele kan bestå af
løndele, fraværsdele eller kørsel.
Når feltet er udfyldt, aktiveres knappen Gem, og den sammensatte saldo er oprettet.
3.2.3 Saldooversigt
Når der er defineret saldoperioder, kan du oprette en saldooversigt. Saldooversigten vil give
godkenderne et hurtigt og effektivt overblik over restdage/timer på ferie, feriefridage, kilometer,
løntimer mv.
Vælg menupunktet Opsætning i menuen på øverste niveau, menupunktet Saldi på 2. niveau og
menupunktet Saldooversigt på 3. niveau. Aktiver knappen Ny og udfyld felterne.
V e j l e d n i n g f o r f i r m a b r u g e r e n ( L E S S O R - P o r t a l e n ) S I D E 2 3
Feltnavn: Beskrivelse:
Navn Feltet skal udfyldes med et sigende navn, der beskriver, hvad
saldooversigten dækker over, fx Ferie 2014.
Aktiv Feltet er automatisk markeret, således at saldooversigten er aktiv.
Når feltet er udfyldt, aktiveres knappen Gem, og saldooversigten er oprettet.
Rediger Kolonner
Når saldooversigten er oprettet, skal saldoen have en kolonne tilknyttet på oversigten. Vælg den
ønskede saldo i oversigten og aktiver derefter skruenøglen for at redigere.
Aktiver derefter knappen Rediger kolonner.
V e j l e d n i n g f o r f i r m a b r u g e r e n ( L E S S O R - P o r t a l e n ) S I D E 2 4
Du kan nu oprette det antal kolonner, du ønsker, til visning af saldi. Aktiver knappen Ny, og du får
adgang til at opsætte, hvilke saldi der skal vises i hvilke kolonner.
Aktiver knappen Ny og udfyld felterne.
Feltnavn: Beskrivelse:
Titel Feltet skal udfyldes med en sigende titel, der beskriver indholdet i kolonnen,
fx Ferie 2012/2013.
Kolonne I feltet skal vælges, hvilken kolonne saldoen skal figurere i.
Type I feltet skal vælges, om saldoen skal vises i timer, dage, enheder, beløb eller
km.
Saldoperioder I feltet kan vælges en af de allerede definerede perioder.
Når feltet er udfyldt, aktiveres knappen Gem, og kolonneopsætningen er nu oprettet.
Bemærk, at du selv vælger, hvor mange forskellige saldi du vil have med i den samme saldooversigt.
V e j l e d n i n g f o r f i r m a b r u g e r e n ( L E S S O R - P o r t a l e n ) S I D E 2 5
3.3 Godkendere
Under Godkendere kan man definere, hvem af de tilmeldte medarbejdere de forskellige godkendere og
stedfortrædere skal godkende for.
3.3.1 Godkendere
I forbindelse med opsætningen af systemet er det vigtigt at være opmærksom på følgende:
1. Medarbejdere der skal være godkendere, skal først være tilmeldt LESSOR-Portalen (dvs.
have status Tilmeldt i LESSOR-Portalen) og samtidig have markering i feltet Godkender
under medarbejderens oplysninger (se mere i afsnittet Rediger medarbejder i 5.1 Alle
medarbejdere.
Er der oprettet godkendere, der ikke er medarbejdere (eksempelvis en leder i en svensk afdeling, der
afdeling, der skal godkende fravær for medarbejdere i den danske afdeling), kan du først tildele
tildele godkenderen til medarbejderne, når de er tilmeldt LESSOR-Portalen. Denne type medarbejdere
medarbejdere skal være oprettet som firmabrugere, men kun med markering i feltet Godkender.
Godkender. Tilmelding af medarbejdere til LESSOR-Portalen beskrives i afsnittet Tilmeld
Hvis der er markeret i feltet ”Benyt godkendelse pr. dimension” under Opsætning, Firma,
Generelt vil dimensionsværdierne, som fx afdeling, projekt mv. være tilgængelige under
Opsætning, Godkendere, Godkendere og kan tilføjes under den enkelte godkender på
samme måde som en medarbejder.
Godkendere
Vælg menupunktet Opsætning i menuen på øverste niveau, menupunktet Godkendere på 2. niveau og
menupunktet Godkendere på 3. niveau. Vælg Godkender og derefter tilgængelig medarbejder og flyt
denne til boksen med udvalgte medarbejdere ved hjælp af knapperne mellem de to bokse.
Feltnavn: Beskrivelse:
V e j l e d n i n g f o r f i r m a b r u g e r e n ( L E S S O R - P o r t a l e n ) S I D E 2 6
Tilgængelige I boksen vises alle tilgængelige medarbejdere eller dimensioner, der kan
tilknyttes godkenderen.
Udvalgte I boksen vises alle de medarbejdere og dimensioner, som godkenderen skal
godkende for.
Når boksen Udvalgte er udfyldt, aktiveres knappen Gem, og godkenderen er nu oprettet.
Stedfortrædere
Under Stedfortrædere er det muligt at udpege en midlertidig stedfortræder, der kan overtage
godkenderrollen som godkender i forbindelse med ferie, sygdom osv. Det er også muligt for
godkenderne selv at oprette en stedfortræder.
Vælg menupunktet Opsætning i menuen på øverste niveau, menupunktet Godkendere på 2. niveau og
menupunktet Stedfortrædere på 3. niveau. Aktiver knappen Ny og udfyld felterne.
Feltnavn: Beskrivelse:
Stedfortræder I feltet skal vælges den medarbejder, der skal være den midlertidige
godkender.
Fra dato I feltet skal vælges den første dato, hvor stedfortræderen skal være
godkender.
Til dato I feltet skal vælges den sidste dato, hvor stedfortræderen skal være
godkender.
For godkender I feltet skal vælges den godkender, der skal afløses af stedfortræderen.
Rykker modtager I feltet skal vælges, hvem der skal modtage emails, hvis der er registreringer
til godkendelse.
Når felterne er udfyldt, aktiveres knappen Gem, og stedfortræderen er nu oprettet.
3.4 Firma
Under Firma under Generelt er det muligt at foretage generelle opsætninger, som er gældende for alle
medarbejdere i hele firmaet. Der er mulighed for stamdataopsætning, opsætning af dimensioner og
arbejdskalendere.
V e j l e d n i n g f o r f i r m a b r u g e r e n ( L E S S O R - P o r t a l e n ) S I D E 2 7
3.4.1 Arbejdskalendere
Hvis ikke løn-eller tidsregistreringssystemet har arbejdskalendere tilknyttet medarbejderne, kan du
oprette nye kalendere her. En arbejdskalender er den eneste mulighed for at få beregnet korrekt antal
dage eller timer ved fravær. I flere af LESSORs hovedsystemer er arbejdskalendere allerede oprettet og
tilknyttet medarbejderne. Disse skal derfor vedligeholdes og synkroniseres fra lønsystemet.
Følgende hovedsystemer behøver ikke opsætning af arbejdskalendere i LESSOR-Portalen: LESSOR-4,
LESSOR Payroll til Microsoft Dynamics AX og LESSOR Payroll til Microsoft Dynamics NAV.
Tilføj ugeplan
Vælg menupunktet Opsætning i menuen på øverste niveau, menupunktet Firma på 2. niveau og
menupunktet Arbejdskalendere på 3. niveau. Vælg en arbejdsplan ved at aktivere skruenøglen til højre i
billedet, aktiver knappen Tilføj ugeplan og udfyld felterne.
Feltnavn: Beskrivelse:
Vælg periode Fra/Til I felterne skal vælges startdato og slutdato på den periode, du ønsker at
oprette ugeplan for.
Vælg I felterne skal vælges den eller de berørte ugedage i den valgte periode. Ved
markering af felterne bliver det muligt at indtaste værdier i felterne Timer og
Dage.
Timer Feltet skal udfyldes med det antal arbejdstimer, dagen udgør.
Dage Feltet skal udfyldes med det antal dage, dagen skal tælle for (værdien er
typisk 1).
Overskriv
eksisterende data
Feltet skal markeres for at overskrive eksisterende data som eventuelt
allerede findes i den valgte periode.
Når felterne er udfyldt, aktiveres knappen Udfør, og ugeplan er oprettet.
Tilføj helligdage
V e j l e d n i n g f o r f i r m a b r u g e r e n ( L E S S O R - P o r t a l e n ) S I D E 2 8
Vælg menupunktet Opsætning i menuen på øverste niveau, menupunktet Firma på 2. niveau og
menupunktet Arbejdskalendere på 3. niveau. Vælg en arbejdsplan ved at aktivere skruenøglen til højre i
billedet, aktiver knappen Tilføj helligdage og udfyld felterne.
Feltnavn: Beskrivelse:
Vælg periode Fra/Til I felterne skal vælges startdato og slutdato på den periode, du ønsker at
oprette helligdage for.
Helligdagskalender I feltet skal du vælge den ønskede helligdagskalender.
Overskriv
eksisterende data
Feltet skal markeres for at overskrive eksisterende data i perioden.
Når felterne er udfyldt, aktiveres knappen Udfør, og helligdagene er oprettet.
Skulle du have behov for at fjerne eller tilføje arbejdsdage på grund af fx firmaspecifikke helligdage, kan
du altid slette eller rette enkelte dage. Vælg menupunktet Opsætning i menuen på øverste niveau,
menupunktet Firma på 2. niveau og menupunktet Arbejdskalendere på 3. niveau. Aktiver skruenøglen
ved den ønskede kalender og herefter knappen Kalender. Alle de oprettede dage fremkommer og kan
herefter redigeres.
V e j l e d n i n g f o r f i r m a b r u g e r e n ( L E S S O R - P o r t a l e n ) S I D E 2 9
Redigeringen foregår således, at den ønskede dato udvælges, hvorefter skruenøglen aktiveres. Data
vedrørende den valgte dato fremkommer øverst i skærmbilledet og kan nu rettes:
Feltnavn: Beskrivelse:
Dato Feltet skal udfyldes med helligdagens dato.
Timer Feltet skal udfyldes med antallet af arbejdstimer, som datoen tæller for (evt.
0).
Dage Feltet skal udfyldes med antallet af dage, som datoen tæller for (evt. 0).
Beskrivelse Feltet kan udfyldes med en beskrivelse af datoen.
3.4.2 Generelt
Under Generelt er der en række parametre, som du skal tage stilling til, da de har stor betydning for,
hvorledes systemet arbejder.
Vælg menupunktet Opsætning i menuen på øverste niveau, menupunktet Firma på 2. niveau og
menupunktet Generelt på 3. niveau.
V e j l e d n i n g f o r f i r m a b r u g e r e n ( L E S S O R - P o r t a l e n ) S I D E 3 0
Feltnavn: Beskrivelse:
Autogodkend
kørselsregistreringer
Feltet skal markeres hvis LESSOR-Portalen automatisk skal godkende
alle kørselsregistreringer.
Autogodkend
lønregistreringer
Feltet skal markeres hvis LESSOR-Portalen automatisk skal godkende
alle lønregistreringer.
Autogodkend komme/gå
registreringer
Feltet skal markeres hvis LESSOR-Portalen automatisk skal godkende
alle komme-/gå-registreringer.
Vis medarbejdernavn som:
Efternavn, Fornavn
Feltet skal markeres hvis du ønsker at vise navnet på den enkelte
medarbejder således: Jensen, Jens (1000)
Værdien i parentes er medarbejdernummeret.
Vis medarbejdernavn som:
Medarbejdernr.
(medarbejdernavn)
Feltet skal markeres, hvis du ønsker at vise navnet på den enkelte
medarbejder således: 1000 (Jens Jensen)
Godkendere kan se og
uploade dokumenter for
deres medarbejdere
Feltet skal markeres, hvis du ønsker at godkendere kan se og
uploade dokumenter for deres medarbejdere.
Standardarbejdskalender I feltet kan vælges den kalender, som de fleste af medarbejderne
anvender. I forbindelse med tilmeldingen af medarbejderen i
LESSOR-Portalen vil alle medarbejdere som udgangspunkt blive
tilknyttet denne kalender. Valget af kalender kan dog altid ændres i
forbindelse med tilmelding af medarbejderen.
V e j l e d n i n g f o r f i r m a b r u g e r e n ( L E S S O R - P o r t a l e n ) S I D E 3 1
Anvend sekundær kalender Feltet skal markeres for at anvende en sekundær kalender.
Muligheden herfor afhænger af hovedsystemet. I LESSOR Payroll til
Microsoft Dynamics AX og LESSOR Payroll til Microsoft Dynamics
NAV findes der en sekundærkalender, som anvendes ved afholdelse
af ferie.
Standardregistreringsgruppe I feltet kan vælges den gruppe, som oftest vil blive anvendt. De
medarbejdere, der ikke skal tilknytte den valgte gruppe, kan håndteres
individuelt.
Kontaktperson, anvendes i e-
mails til medarbejdere
Feltet skal udfyldes med navnet på den person, der vil blive anvendt
til afsendelse af e-mails fra systemet til medarbejderen.
Kontaktpersonen vil typisk være firmabrugeren.
Kontaktpersons e-mail,
anvendes i e-mails til
medarbejdere
Feltet skal udfyldes med den e-mailadresse, der vil blive anvendt til
afsendelse af e-mails fra systemet til medarbejderen. E-mailadressen
vil typisk være firmabrugerens e-mailadresse.
Kontakttelefon, anvendes i e-
mails til medarbejdere
Feltet skal udfyldes med det telefonnummer, der vil blive anvendt til
afsendelse af e-mails fra systemet til medarbejderen.
Telefonnummeret vil typisk være firmabrugerens telefonnummer.
Bilag i e-mail ved tilmelding
af medarbejder
I feltet kan vælges eventuelt bilag, som medarbejderen vil modtage i
forbindelse med tilmeldingsmail.
Gyldighed for
engangsadgangskode ved
tilmelding (timer)
Feltet skal udfyldes med det antal timer, som engangsadgangskoden
ved tilmelding er gyldig i. Medarbejderen skal aktivere sin konto inden
for det angivne antal klokketimer.
Autogodkend
fraværsregistreringer
Feltet skal være markeret, hvis LESSOR-Portalen automatisk skal
godkende fraværsregistreringer.
Autogodkend ændringer i
medarbejderstamdata
Feltet skal være markeret, hvis LESSOR-Portalen automatisk skal
godkende ændringer i stamdata, som medarbejderen selv har
foretaget.
Anvend HR Feltet kan markeres og hvis der anvendes et LESSOR HR system, vil
det være muligt at se og vedligeholde udvalgte HR-data i LESSOR-
Portalen. Følgende LESSOR moduler understøtter pt. denne
funktionalitet: LESSOR-PM HR Basis og LESSOR Human Resources til
Microsoft Dynamics NAV.
Anvend rejseafregning Feltet kan markeres og hvis der er købt adgang til
rejseafregningsmodulet og der er givet adgang via
registreringsgrupperne vil det være muligt at se, oprette, godkende,
efterbehandle og overfører rejseafregninger til finanssystem og bank.
Anvend fraværsplan Feltet skal markeres, hvis alle medarbejderne i virksomheden skal
kunne se hinandens fravær.
V e j l e d n i n g f o r f i r m a b r u g e r e n ( L E S S O R - P o r t a l e n ) S I D E 3 2
Anvend ugeplan Feltet skal markeres for at give medarbejdere adgang til et
registreringsbillede med mulighed for at redegøre for en hel uges
forløb. Funktionen anvendes typisk ved projektarbejde.
Anvend komme/gå Feltet skal markeres for at give tilladelse til, at medarbejdere kan
registrere komme- og gåtider.
Anvend mobil-app Feltet skal markeres for at give tilladelse til, at medarbejdere kan tilgå
LESSOR-Portalen via LESSORs APP-løsning. LESSOR-APP er gratis og
downloades i App Store eller Google Play.
Anvend fravær(app) Markeres feltet vil det være muligt for medarbejderne at registrerer
fravær via LESSOR-APP.
Anvend kørsel(app) Markeres feltet vil det være muligt for medarbejderne at registrerer
kørsel via LESSOR-APP.
Anvend løndele(app) Markeres feltet vil det være muligt for medarbejderne at registrerer
løndele via LESSOR-APP.
Anvend komme/gå(app) Markeres feltet vil det være muligt for medarbejderne at registrerer
komme/gå via LESSOR-APP.
Anvend rejser(app) Markeres feltet vil det være muligt for medarbejderne at registrerer,
tilføje og korrigere rejseregistreringer på allerede oprettede
rejseafregninger via LESSOR-APP.
Send e-mails ved
manglende komme/gå
registreringer for alle
medarbejdere
Feltet skal markeres for at få LESSOR-Portalen til automatisk at sende
meddelelse til medarbejderne, når der ikke er stemplet komme eller
gå på en dag. Valget er generelt, men kan undertrykkes individuelt
ved at markere feltet ”Send e-mails ved manglende komme-/gå
registreringer” på medarbejderens stamkort.
Anvend godkendelse per
dimension
Feltet skal markeres for at give en bruger mulighed for at godkende
registreringer vedr. den dimension, som er angivet under ”Vælg
dimension som benyttes til godkendelse”
Vælg dimension som
anvendes til godkendelse
Feltet angiver den dimension, der kan anvendes til godkendelse af en
udvalgt medarbejder. Værdierne under den valgte dimension vil nu
bliver synlig under Opsætning, Godkendere.
Udskriv tilmeldingsbrev i
stedet for e-mail for alle
medarbejdere
Når man tilmelder en medarbejder til LESSOR-Portalen sendes der
automatisk en e-mail til medarbejderen med ”Brugernavn” og
”Adgangskode”. Af sikkerhedsmæssige årsager, ønsker nogle
virksomheder ikke at denne type oplysninger bliver sendt elektronisk.
Feltet kan markeres og oplysningerne vil i stedet blive sendt til
udskrift i printer, hvorefter virksomheden har mulighed for at sende
oplysningerne med posten eller udlevere dem personligt til den
ansatte.
Anvend dagpengerefusion Hvis kundens LESSOR-Portal konto hos LESSOR A/S er tilmeldt
NemRefusion, vil det være muligt i det enkelte firma, at afgøre om
dagpengerefusioner skal ske via LESSOR-Portalen. Funktionaliteten
aktiveres ved at markere feltet.
V e j l e d n i n g f o r f i r m a b r u g e r e n ( L E S S O R - P o r t a l e n ) S I D E 3 3
Når felterne er udfyldt, aktiveres knappen Gem, og den generelle opsætning er oprettet.
3.4.3 Stamdataopsætning
Under Stamdataopsætning kan du ved hjælp af en række parametre bestemme, hvilke muligheder
medarbejderne har for at ændre deres stamdata. Vær opmærksom på, at ikke alle LESSORs
hovedsystemer pt. understøtter IBAN og BIC/SWIFT. Det kan således være fornuftigt at skjule disse
felter.
Vælg menupunktet Opsætning i menuen på øverste niveau, menupunktet Firma på 2. niveau og
menupunktet Stamdataopsætning på 3. niveau.
Feltnavn: Beskrivelse:
CPR-nummer I feltet skal der vælges mellem følgende muligheder: Kan ses, Skjules
Stillingsbetegnelse I feltet skal der vælges mellem følgende muligheder: Kan ses, Kan ændres,
Skjules, Påkrævet
Fornavn I feltet skal der vælges mellem følgende muligheder: Kan ses, Kan ændres,
Skjules, Påkrævet
Mellemnavn I feltet skal der vælges mellem følgende muligheder: Kan ses, Kan ændres,
Skjules, Påkrævet
Efternavn I feltet skal der vælges mellem følgende muligheder: Kan ses, Kan ændres,
Skjules, Påkrævet
Initialer I feltet skal der vælges mellem følgende muligheder: Kan ses, Kan ændres,
Skjules, Påkrævet
Adresse I feltet skal der vælges mellem følgende muligheder: Kan ses, Kan ændres,
Skjules, Påkrævet
V e j l e d n i n g f o r f i r m a b r u g e r e n ( L E S S O R - P o r t a l e n ) S I D E 3 4
Adresse 2 I feltet skal der vælges mellem følgende muligheder: Kan ses, Kan ændres,
Skjules, Påkrævet
Postnr. og by I feltet skal der vælges mellem følgende muligheder: Kan ses, Kan ændres,
Skjules, Påkrævet
Land I feltet skal der vælges mellem følgende muligheder: Kan ses, Kan ændres,
Skjules, Påkrævet
Reg.nr. I feltet skal der vælges mellem følgende muligheder: Kan ses, Kan ændres,
Skjules, Påkrævet
Kontonr. I feltet skal der vælges mellem følgende muligheder: Kan ses, Kan ændres,
Skjules, Påkrævet
IBAN I feltet skal der vælges mellem følgende muligheder: Kan ses, Kan ændres,
Skjules, Påkrævet
BIC/SWIFT I feltet skal der vælges mellem følgende muligheder: Kan ses, Kan ændres,
Skjules, Påkrævet
Telefon (privat) I feltet skal der vælges mellem følgende muligheder: Kan ses, Kan ændres,
Skjules, Påkrævet
Telefon (arbejde) I feltet skal der vælges mellem følgende muligheder: Kan ses, Kan ændres,
Skjules, Påkrævet
Telefon direkte
(arbejde)
I feltet skal der vælges mellem følgende muligheder: Kan ses, Kan ændres,
Skjules, Påkrævet
Mobil (privat) I feltet skal der vælges mellem følgende muligheder: Kan ses, Kan ændres,
Skjules, Påkrævet
Mobil (arbejde) I feltet skal der vælges mellem følgende muligheder: Kan ses, Kan ændres,
Skjules, Påkrævet
E-mail (privat) I feltet skal der vælges mellem følgende muligheder: Kan ses, Kan ændres,
Skjules, Påkrævet
E-mail (arbejde) I feltet skal der vælges mellem følgende muligheder: Kan ses, Kan ændres,
Skjules, Påkrævet
Ansættelsesdato I feltet skal der vælges mellem følgende muligheder: Kan ses, Skjules
Fratrædelsesdato I feltet skal der vælges mellem følgende muligheder: Kan ses, Skjules
Fødselsdato I feltet skal der vælges mellem følgende muligheder: Kan ses, Skjules
Person SE-nummer I feltet skal der vælges mellem følgende muligheder: Kan ses, Kan ændres,
Skjules, Påkrævet
Ekstra trækprocent I feltet skal der vælges mellem følgende muligheder: Kan ses, Kan ændres,
Skjules, Påkrævet
Medarbejdernr. I feltet skal der vælges mellem følgende muligheder: Kan ses, Skjules
Kan ses – betyder, at medarbejderen kan se oplysningen
Kan ændres – betyder, at medarbejderen kan ændre oplysningen
Skjules – betyder, at medarbejderen ikke kan se oplysningen
Påkrævet – betyder, at feltet skal udfyldes
Når felterne er udfyldt aktiveres knappen Gem, og stamdataopsætningen er oprettet.
V e j l e d n i n g f o r f i r m a b r u g e r e n ( L E S S O R - P o r t a l e n ) S I D E 3 5
3.4.4 Dimensioner
Under dimensioner kan du oprette de dimensioner, medarbejderen skal oplyse ved registrering af
henholdsvis kørsel, løndele, fravær eller ved stamdataændringer. Sætter du ikke noget op her, vil
hovedsystemet anvende de stamdimensioner, som medarbejderen er oprettet med i hovedsystemet.
Det er muligt, at anvende op til 12 forskellige dimensioner i LESSOR-Portalen. Dette er dog i praksis
begrænset af antallet af mulige dimensioner i hovedsystemet.
Vælg menupunktet Opsætning i menuen på øverste niveau, menupunktet Firma på 2. niveau og
menupunktet dimensioner på 3. niveau.
Feltnavn: Beskrivelse:
Anvendelse ved
kørsel
I felterne kan der vælges mellem følgende muligheder: Anvendes ikke,
Valgfri, Påkrævet
Anvendelse ved
fravær
I felterne kan der vælges mellem følgende muligheder: Anvendes ikke,
Valgfri, Påkrævet
Anvendelse ved
løndele
I felterne kan der vælges mellem følgende muligheder: Anvendes ikke,
Valgfri, Påkrævet
Anvendelse
tidregistrering
I felterne kan der vælges mellem følgende muligheder: Anvendes ikke,
Valgfri, Påkrævet
Anvendelse ved
rejser
I felter kan der vælges mellem følgende muligheder: Anvendes ikke, Valgfri,
Påkrævet
Anvendelse for
medarbejder
I felterne kan der vælges mellem følgende muligheder: Anvendes, Anvendes
ikke
Anvendes – betyder, at dimensionen anvendes til den pågældende registreringstype
Anvendes ikke – betyder, at dimensionen ikke anvendes til den pågældende registreringstype
Valgfri – betyder, at der kan angives dimensioner for den pågældende registreringstype
Påkrævet – betyder, at der skal angives dimensioner for den pågældende registreringstype
Når felterne er udfyldt, aktiveres knappen Gem, og reglerne for dimensioner er oprettet.
V e j l e d n i n g f o r f i r m a b r u g e r e n ( L E S S O R - P o r t a l e n ) S I D E 3 6
Når reglerne for dimensioner er oprettet er det muligt, at aktivere en af de dimensioner, der anvendes til
registrering, hvorefter værdierne vises. Hvis der sammenhæng mellem den valgte dimension og de
tilknyttede dimensioner vises dette også.
3.5 Forside
Udseende
Vælg menupunktet Opsætning i menuen på øverste niveau, menupunktet Forside på 2. niveau og
menupunktet Udseende på 3. niveau.
Her kan du uploade firmaets logo. Bemærk, at størrelsen ikke må overskride 56 Kb. Ved at aktivere
knappen Gennemse… kan du pege på din logo-fil og derefter uploade den i systemet. Alle almindeligt
forekommende formater understøttes, såsom: GIF, TIFF, BMP, JPEG, PNG. Det uploadede Logo vises
efterfølgende øverst på alle skærmbilleder.
Feltnavn: Beskrivelse:
Logo Logo kan uploades ved at aktivere knappen Gennemse… og vælge filen, der
indeholder logo.
Vis firmanavn
sammen med logo
Feltet skal markeres for at vise firmanavn sammen med logo. Hvis
markeringen fjernes, vises kun logo.
V e j l e d n i n g f o r f i r m a b r u g e r e n ( L E S S O R - P o r t a l e n ) S I D E 3 7
Når felterne er udfyldt, aktiveres knappen Gem, og logoet er uploadet i systemet.
Genveje
Vælg menupunktet Opsætning i menuen på øverste niveau, menupunktet Forside på 2. niveau og
menupunktet Genveje på 3. niveau.
Her kan du oprette forskellige generelle menu-genveje. De oprettede genveje vil blive vist for alle
medarbejdere i firmaet på deres forside.
Feltnavn: Beskrivelse:
Genvej 1 I feltet kan vælges en af de foruddefinerede genveje, som skal stilles til
rådighed for medarbejderen.
Genvej 2 I feltet kan vælges en af de foruddefinerede genveje, som skal stilles til
rådighed for medarbejderen.
Genvej 3 I feltet kan vælges en af de foruddefinerede genveje, som skal stilles til
rådighed for medarbejderen.
Genvej 4 I feltet kan vælges en af de foruddefinerede genveje, som skal stilles til
rådighed for medarbejderen.
Genvej 5 I feltet kan vælges en af de foruddefinerede genveje, som skal stilles til
rådighed for medarbejderen.
Når felterne er udfyldt, aktiveres knappen Gem, og de valgte genveje er nu oprettet.
3.6 Intranet
Vælg menupunktet Opsætning i menuen på øverste niveau, menupunktet Intranet på 2. niveau og
menupunktet Grupper på 3. niveau.
LESSOR-Portalen giver mulighed for at uploade både firmadokumenter, medarbejderdokumenter og
dokumenter specifikt målrettet til udvalgte grupper i virksomheden. Disse grupper kaldes
Intranetgrupper.
V e j l e d n i n g f o r f i r m a b r u g e r e n ( L E S S O R - P o r t a l e n ) S I D E 3 8
Inden du kan anvende disse grupper skal de oprettes under dette menupunkt.
Grupper
Når du anvender LESSOR-Portalen første gang er den født med 2 grupper:
Firmabruger-gruppe
Alle i virksomheden
Firmabruger-gruppe
Alle medarbejdere der er oprettet som firmabrugere i LESSOR-Portalen vil automatisk være tilmeldt
gruppen, når de bliver tilmeldt LESSOR-Portalen, ligesom de automatisk vil blive fjernet fra gruppen,
når de ikke længere er tilmeldt LESSOR-Portalen.
Firmabrugergruppen fungerer således, at alle der er medlem af denne automatisk kan se de
dokumenter, som uploades til gruppen.
Alle firmabrugere kan uploade dokumenter i Firmabruger-gruppen.
Alle i virksomheden-gruppe
Alle medarbejdere der er oprettet i LESSOR-Portalen vil automatisk være tilmeldt gruppen, når de bliver
tilmeldt LESSOR-Portalen, ligesom de automatisk vil blive fjernet fra gruppen, når de ikke længere er
tilmeldt LESSOR-Portalen.
Denne gruppe fungerer i princippet som Firmabruger-gruppen, men er tænkt som firmaets mulighed for
at stille dokumenter til rådighed for alle virksomhedens medarbejdere. For eksempel generelle
arbejdsgangsbeskrivelser, personalehåndbog mv.
Alle firmabrugere kan uploade dokumenter i Alle i virksomheden-gruppen.
Der er ofte også behov for en gruppe til for eksempel topledelsen, mellemlederne, forskellige
faggrupper (fx henholdsvis konsulenterne og programmørerne osv.)
Du kan oprette et ubegrænset antal Intranetgrupper. I det kommende afsnit kan du læse hvordan.
Aktiver knappen Ny og udfyld felterne.
V e j l e d n i n g f o r f i r m a b r u g e r e n ( L E S S O R - P o r t a l e n ) S I D E 3 9
Feltnavn: Beskrivelse:
Navn I feltet skal angives gruppens navn
Medlem Ønskes det at medarbejderen er medlem af gruppen skal feltet markeres
udfor den valgte medarbejder. Ønskes alle medarbejdere markeret markeres
kolonnens første felt.
Et medlem har udelukkende læserettigheder til mappen og de
underliggende mapper.
Administrator Er medarbejderen administrator af gruppen skal feltet udfor den valgte
medarbejder markeres. Ønskes alle medarbejdere markeret, markeres
kolonnens første felt.
Administratoren kan uploade dokumenter i hovedmappen og dens
underliggende mapper, ligesom administratoren kan oprette nye mapper
under hovedmappen, samt skrive meddelelser til grupper.
En gruppe kan eksempelvis være en ledergruppe, hvor en eller flere af
medlemmerne har rettigheder til at skrivemeddelelser og oprette mapper,
mens de øvrige er medlemmer og dermed kun har læserettigheder.
Når felterne er udfyldt, aktiveres knappen Gem, og gruppen er oprettet.
3.7 Rejse
Under Rejse kan du oprette rejsearter, valutakoder, momskoder og finanskonti, der skal anvendes for at
man kan oprette en rejseafregning i LESSOR-Portalen og få den afregnet og dannet fil til
økonomisystemet korrekt. Det er endvidere muligt at se de aktuelle diætsatser.
V e j l e d n i n g f o r f i r m a b r u g e r e n ( L E S S O R - P o r t a l e n ) S I D E 4 0
3.7.1 Generelt
Vælg menupunktet Opsætning i menuen på øverste niveau, menupunktet Rejser på 2. niveau og
menupunktet Generelt på 3. niveau.
Under Generelt er det muligt at foretage generelle opsætninger, som er gældende for alle
rejseafregninger i hele firmaet.
Feltnavn: Beskrivelse:
Standard
betalingsmåde
I feltet skal angives hvilken betalingsmåde der skal foreslås som default, når
man opretter en rejseafregning. Valgmulighederne er: Eget udlæg og Firma
udlæg.
Standard valuta Her angives den standardvaluta, som virksomheden anvender i forbindelse
med rejseafregninger.
Dan fil til
økonomisystem
Markeres dette felt dannes der finansposter/finansfil på alle registreringer
der indtastes i rejsemodulet uanset om det drejer sig om registreringer som
medarbejderen har lagt ud for eller det drejer sig om registreringer betalt af
firmaet.
Dan finansfil på
baggrund af bankfil
Markeres feltet kan der kun dannes finansposter/finansfil på baggrund af de
registreringer der er afregnet.
Der dannes ikke bankdata på firmabetalte registreringer, da disse ikke skal
refunderes til medarbejderen.
Opsætning for
rejsenummer
Skal udfyldes med et tal på mellem 1 og 10 cifre. Tallet anvendes til
automatisk nummerering af rejseafregningerne.
Opsætning for
bankoverførsels-id
Skal udfyldes med et tal på mellem 1 og 10 cifre. Tallet anvendes til
automatisk nummerering af de dannede bankoverførsler.
V e j l e d n i n g f o r f i r m a b r u g e r e n ( L E S S O R - P o r t a l e n ) S I D E 4 1
Opsætning for
finanskørsels-id
Skal udfyldes med et tal på mellem 1 og 10 cifre. Tallet anvendes til
automatisk nummerering af de dannede finansfiler.
Reg.nr Skal udfyldes med registreringsnummer på den bank hvorfra
rejseafregningsbetalingerne skal trækkes.
Kontonr. Skal udfyldes med kontonummer på den konto hvorfra
rejseafregningsbetalingerne skal trækkes.
Dataleverandørens
CVR-nr.
Angiv CVR-nr. på betalingsafsender selv eller en anden virksomhed, som
betalingsafsender har overdraget udvekslingen af data med Nets.
Betalingsafsenderens
CVR-nr.
Angiv CVR-nr. på betalingsafsender der er den virksomhed, der indgår en
aftale med sit pengeinstitut om at anvende OverførselsService til overførsel
af beløb (rejseafregninger) til sine beløbsmodtagere (medarbejdere).
Anvend advisering på
NETS-overførsler
Ønskes oplysning om rejsenummer medtaget i betalingsfilen til NETS
markeres feltet
Anvend
diætberegning
Markeres feltet er det muligt, at få rejsemodulet til at beregne diæter i
forbindelse med rejser. Diæterne beregnes på baggrund af de
gældende regler.
Diætberegningsland Feltet vises kun, når feltet Anvend diætberegning er markeret. Vælg
mellem Danmark og Tyskland afhængig af hvilket regelsæt der skal
afregnes efter.
Rejseart for kost
diæter
Feltet vises kun, når feltet Anvend diætberegning er markeret. Vælg
en rejseart, hvorpå kost diæterne skal registreres.
Rejseart for logi
diæter
Feltet vises kun, når feltet Anvend diætberegning er markeret. Vælg
en rejseart, hvorpå logi diæterne skal registreres.
Når felterne er udfyldt, aktiveres knappen Gem, og opsætningen under Generelt er oprettet.
3.7.2 Rejsearter
Vælg menupunktet Opsætning i menuen på øverste niveau, menupunktet Rejser på 2. niveau og
menupunktet Rejsearter på 3. niveau.
Rejsearterne svarer til en lønart i et lønsystem eller en finanskonto i et finanssystem. Rejsearten
indeholder opsætning af hvilken momskode der default skal anvendes på rejseregistreringen, hvilke
finanskonti registreringen skal bogføres på, ligesom der er mulighed for at angive om
registreringstypen kræver, at der registreres hvem der har deltaget i forbruget, der vedrører
registreringen.
V e j l e d n i n g f o r f i r m a b r u g e r e n ( L E S S O R - P o r t a l e n ) S I D E 4 2
Feltnavn: Beskrivelse:
Art Feltet skal udfyldes med en kode der eventuelt beskriver den
rejseomkostning, som skal registreres på arten.
Betegnelse Feltet bør udfyldes med en tekst der beskriver koden og hvad koden
anvendes til
Momskode Feltet skal udfyldes med den momskode, der bogføringsmæssigt skal
anvendes i forbindelse med denne kode.
Finanskonto debet I feltet skal angives hvilken finanskonto rejseudgiften skal debiteres
på.
Finanskonto kredit I feltet angives hvilke finanskonto rejseudgiften skal krediteres på
Angiv deltagere Nogle former for rejseudgifter kræver, at der i forbindelse med
registrering af bilaget også redegøres hvor hvem der har deltaget.
Dette gælder for eksempel udgifter til restaurants besøg.
Når felterne er udfyldt, aktiveres knappen Gem, og den ønskede rejseart er nu oprettet.
3.7.3 Valutakurser
Vælg menupunktet Opsætning i menuen på øverste niveau, menupunktet Rejser på 2. niveau og
menupunktet Valutakurser på 3. niveau.
V e j l e d n i n g f o r f i r m a b r u g e r e n ( L E S S O R - P o r t a l e n ) S I D E 4 3
Valutakurserne anvendes i forbindelse med omregning af registreringer i udenlandskvaluta til for
eksempel danske kroner. Tabellen opdateres automatisk på alle hverdage med Nationalbankens
officielle valutakurser.
Feltnavn: Beskrivelse:
Kode Feltet skal udfyldes med en kode der beskriver Valutaen. De fleste valutaer
har en 3 bogstavs forkortelse, som for eksempel DKK, USD osv. Det
anbefales at anvende disse.
Beskrivelse Feltet bør udfyldes med en tekst der beskriver valutakoden og i hvilket land
eller område valutaen anvendes
Kurs Feltet bør oprettes og vedligeholdes med den kurs, der er gældende på
dagen.
Systemet henter automatisk de mest anvende kurser fra Danmarks
Nationalbank på daglig basis.
Når felterne er udfyldt, aktiveres knappen Gem, og den ønskede valuta er nu oprettet.
3.7.4 Momskoder
Vælg menupunktet Opsætning i menuen på øverste niveau, menupunktet Rejser på 2. niveau og
menupunktet Momskoder på 3. niveau.
V e j l e d n i n g f o r f i r m a b r u g e r e n ( L E S S O R - P o r t a l e n ) S I D E 4 4
Der er forskellige regler for momsfradrag på forskellige udgiftstyper. Eksempelvis er der forskellige
regler for momsfradrag på hotelophold, bespisning ”ude i byen”, bespisning i virksomhedens lokaler,
når der er deltagelse af forretningsforbindelser i middagene osv.
Med henblik på at understøtte håndteringen af disse komplicerede regler korrekt i virksomhedens
finanssystem er det muligt allerede ved kilden at få registreret omkostningen på den rigtige rejseart,
hvorpå der er tilknyttet en gældende momskode.
Feltnavn: Beskrivelse:
Kode Feltet skal udfyldes med en kode der eventuelt beskriver momskoden.
Betegnelse Feltet bør udfyldes med en tekst der beskriver koden og hvad koden
anvendes til.
Når felterne er udfyldt, aktiveres knappen Gem, og den ønskede momskode er nu oprettet.
3.7.5 Finanskonti
Vælg menupunktet Opsætning i menuen på øverste niveau, menupunktet Rejser på 2. niveau og
menupunktet Finanskonti på 3. niveau.
I forbindelse med afregning af rejseafregningerne er det muligt, at udtrække en finansfil som vil kunne
indlæses i økonomisystemet. I den forbindelse kan man oprette relevante finanskonti, som anvendes i
forbindelse med rejseafregning. Finanskontiene opsættes på rejsearterne, således at de forskellige
rejsearter har mulighed for at blive posteret forskelligt.
V e j l e d n i n g f o r f i r m a b r u g e r e n ( L E S S O R - P o r t a l e n ) S I D E 4 5
Feltnavn: Beskrivelse:
Nummer Feltet skal udfyldes med et tal
Betegnelse Feltet bør udfyldes med en tekst der beskriver nummer og hvad nummeret
anvendes til.
Summeres i
finansfil
Markeres feltet bliver alle posteringer, hvor den valgte finanskonto
optræder summeret til en linje.
Når felterne er udfyldt, aktiveres knappen Gem, og den ønskede finanskonto er nu oprettet.
3.7.6 Finansfilopsætning
Vælg menupunktet Opsætning i menuen på øverste niveau, menupunktet Rejser på 2. niveau og
menupunktet Finansfilopsætning på 3. niveau.
I forbindelse med dannelse af finansfil er det muligt, at opsætte indhold og rækkefølge af kolonnerne,
således at filen passer til det økonomisystemet hvori data skal indlæses.
V e j l e d n i n g f o r f i r m a b r u g e r e n ( L E S S O R - P o r t a l e n ) S I D E 4 6
Feltnavn: Beskrivelse:
Kolonne1-30 Feltet kan udfyldes med følgende værdier:
Medarbejder Medarbejderens navn
Medarbejdernr. Medarbejderens personalenummer
Finanskonto Finanskontoens kode
Bogføringsdato Bogføringsdato (posteringsdatoen)
Beløb (kredit) Beløb der står i kredit (danske kroner)
Beløb (debet) Beløb der står i debet (danske kroner)
Momskode Registreringens momskode
Valuta Registreringens valutakode
Finansoverførsels-id Unikt id tildelt af LESSOR-Portalen
Bilagsnummer Finansfilens bilagsnummer. Værdien er
sat manuelt ved dannelse af filen.
V e j l e d n i n g f o r f i r m a b r u g e r e n ( L E S S O R - P o r t a l e n ) S I D E 4 7
Beskrivelse (finansfil) Beskrivelse der er indsat i forbindelse
med dannelse af finansfil
Beskrivelse (rejse) Beskrivelse der er indsat i forbindelse
med oprettelse af rejse
Beskrivelse
(registrering)
Beskrivelse der er indsat i forbindelse
med oprettelse af rejseregistrering
Dimensioner (1-12) Muligt at vælge de dimensioner, som det
er valgt, at der skal anvendes i
forbindelse med rejseafregninger.
Rejsenummer Nummer på rejseafregning
Beskrivelse
(finanskonto)
Beskrivelse der er indsat i forbindelse
med oprettelse af finanskonto
Blank Kan indsættes, hvis der skal indgå en
blank kolonne i finansfilformatet.
Beløb Posteringens beløb. Hvis beløbet skal
krediteres er der foranstillet ”-”. Er der
intet fortegn debiteres beløbet.
Titel 1-30 Feltet udfyldes med den tekst, som skal fremgå af finansfilens header.
Ønskes ingen header, så udfyldes felterne ikke.
Præfiks værdi 1-30 På alle felter* er det muligt at tilføje et præfiks til feltets værdi. Eksempelvis,
hvis man ønsker at afdelingskoder begynder med værdien ”DK-”, så skrives
V e j l e d n i n g f o r f i r m a b r u g e r e n ( L E S S O R - P o r t a l e n ) S I D E 7 4
Herunder kan du se et eksempel på en CSV-fil (vist i Microsoft Excel) med registreringer vedr. fravær,
kørsel og løndele.
6.7 Stikprøver
Under Stikprøver har du mulighed for at få en oversigt over rejsebilag og kørselsregistreringer der er
blevet kontrolleret af fx intern kontrol. Det er hensigten, at oversigten skal tjene som dokumentation for
gennemført egen kontrol. Det kan eksempelvis være SKAT eller virksomhedens revision, der kan være
interesseret i denne dokumentation.
Vælg menupunktet Registreringer i menuen på øverste niveau og menupunktet Stikprøver på 2. niveau.
På rejseregistreringer og kørselsregistrer er det muligt at notere, at der er foretaget en stikprøvekontrol
af bilag og registreringen. Disse kontroller foretages ved at aktivere knappen Foretag stikprøve på
henholdsvis rejseregistreringer der er afregnet og kørselsregistreringer der er godkendt. Læs mere om
stikprøvekontrol i afsnittet Stikprøve kontrol i denne vejledning.
For at få en oversigt over hvilke registreringer der har gennemgået en stikprøvekontrol i en bestemt
periode udfyldes datointerval i felterne Dato (fra-til). Registreringstyperne Kørsel og/eller Rejseafregning
skal endvidere markeres, hvis begge typer skal fremgå af listen.
Aktiver derefter knappen Søg og oversigten vil blive vist på skærmen. Ønskes oversigten udskrevet kan
Excel knappen aktiveres.
V e j l e d n i n g f o r f i r m a b r u g e r e n ( L E S S O R - P o r t a l e n ) S I D E 7 5
7.0 Godkendelse
Under godkendelse kan du få et overblik over registreringer, som afventer godkendelse, er godkendt, er
afvist eller evt. er annulleret. Du kan vælge mellem registreringstyperne: Komme-/gå og Stamdata. Ved
at anvende den udvidede søgning kan du filtrere de data som du får vist i din forespørgsel fx således at
kun data for en bestemt periode vises.
8.0 Lønkørsler
Under Lønkørsler afspejles de lønkørsler, der er blevet synkroniseret mellem hovedsystemet og
LESSOR-Portalen. I forbindelse med synkroniseringen tildeles lønkørslerne et Lønkørsels-ID af LESSOR-
Portalen. Beskrivelse, Fra-dato og Til-dato vil være data, som du finder i hovedsystemet.
Vælg menupunktet Lønkørsler i menuen på øverste niveau.
Ved at aktivere knappen Rediger (skruenøglen) ud for den enkelte lønkørsel kan du se flere deltaljer.
Blandt andet kan du få en oversigt over alle de medarbejdere (ved at aktivere knappen Vis
medarbejdere), som har været omfattet af den pågældende lønkørsel. Du har endvidere mulighed for at
V e j l e d n i n g f o r f i r m a b r u g e r e n ( L E S S O R - P o r t a l e n ) S I D E 7 6
slette de lønsedler, som er blevet dannet i forbindelse med lønkørslen (ved at aktivere knappen Slet alle
lønsedler), hvis du ikke ønsker dem vist.
Ved at aktivere knappen Vis medarbejdere får du vist en oversigt over de medarbejdere, som er
omfattet af lønkørslen. Det er endvidere muligt at få vist medarbejderens lønseddel ved at aktivere
ikonet for pdf-format.
9.0 Rejser
Under Rejser er det muligt, at få et overblik over alle rejseafregninger, uanset deres status. Det er
endvidere muligt, at få overblik over registreringer på rejseafregninger, som mangler at bliver godkendt
og samtidig sende en reminder til godkenderen.
Det er endvidere muligt, at danne finansfil til firmaet økonomisystem, ligesom det er muligt at danne en
bankfil med de betalinger, som rejseafregningerne har medført.
V e j l e d n i n g f o r f i r m a b r u g e r e n ( L E S S O R - P o r t a l e n ) S I D E 7 7
Vælg menupunktet Rejser i menuen på øverste niveau.
9.1 Alle Rejseafregninger
Under Alle rejseafregninger kan du få et overblik over registreringer, som afventer godkendelse, er
godkendt, er afvist, er afregnet eller evt. er annulleret. Du kan endvidere filtrere på medarbejder (navn
og eller nummer), samt for hvilken periode data skal vises for.
Vælg menupunktet Rejser i menuen på øverste niveau og menupunktet Alle Rejseafregninger på 2.
niveau.
9.2 Manglende godkendelser
Under Manglende godkendelser får du et samlet overblik over manglende godkendelser pr. godkender.
Her kan du markere godkenderen og sende en påmindelsesmail.
Vælg menupunktet Rejser i menuen på øverste niveau og menupunktet Manglende godkendelser på 2.
niveau.
V e j l e d n i n g f o r f i r m a b r u g e r e n ( L E S S O R - P o r t a l e n ) S I D E 7 8
9.3 Godkendte rejseregistreringer
Under godkendte rejser kan du få et overblik over alle rejser og de tilhørerende registreringer. Det er
endvidere muligt i skærmbilledet at anvise eller modificere godkendte registreringer.
Vælg menupunktet Rejser i menuen på øverste niveau og menupunktet Godkendte rejser på 2. niveau.
9.3.1 Efterbehandling af godkendte rejseregistreringer
Når du aktiverer svensknøglen i skærmbilledet Godkendte rejseregistreringer er det muligt, at anvise en
registrering til betaling, redigere eller eventuelt helt annullere registreringen.
V e j l e d n i n g f o r f i r m a b r u g e r e n ( L E S S O R - P o r t a l e n ) S I D E 7 9
Anvis
Inden en registrering kan udbetales til medarbejderen og eventuelt finansbogføres skal registreringen
anvises. En anvisning er en yderligere godkendelse af et allerede godkendt bilag. I forbindelse med
anvisningen er det muligt, at ændre registreringen og opdele registreringen i flere registreringer, hvis et
bilag for eksempel indeholder registreringer af flere typer.
Det er muligt, at anvise flere registreringer på en gang. Dette gøres ved at markere de ønskede
registreringer og derefter aktivere knappen Anvis.
Annuller
Kan en registrering ikke anvises kan den annulleres, hvorefter den fortsat vil eksistere i modulet, men
registeringen vil ikke kunne viderebehandles og vil således ikke kunne finansposteres eller udbetales
automatisk fra modulet.
Rediger
V e j l e d n i n g f o r f i r m a b r u g e r e n ( L E S S O R - P o r t a l e n ) S I D E 8 0
Det er muligt at redigere registreringen, således at den eksempelvis bliver registreret på en anden
dimension end dem som medarbejder eller godkender har angivet. Alle tidligere indtastede
registreringer vil kunne redigeres.
Registreringer der er anvist, afregnet eller annulleret kan ikke længere redigeres.
Opdel registrering
Det er endvidere mulig at opdele registreringen i flere registreringer, hvis et bilag eksempelvis dækker
over flere rejsearter. Dette gøres ved at aktivere knappen Opdel registrering. Når knappen aktiveres
fremkommer et skærmbillede, hvor det er muligt at angive hvor mange nye registreringer
registreringen skal opdeles i. Den originale registrering bliver annulleret og de nye registreringer bliver
oprettet som fuldstændige kopier af originalen, bortset fra at beløb i org. valuta nulstilles.
I forbindelse med opdeling af registeringen er det muligt at angive en kommentar til hvorfor
registreringen opdeles. Denne kommentar påføres originalregistreringen.
9.4 Finansoverførsler
Når en eller flere registreringer er anvist kan der dannes finansfil og bankfil. Finansfilen dannes på
baggrund af de finanskonti, som er opsat på Rejsearterne og registreringerne.
V e j l e d n i n g f o r f i r m a b r u g e r e n ( L E S S O R - P o r t a l e n ) S I D E 8 1
Vælg menupunktet Rejser i menuen på øverste niveau og menupunktet Finansoverførsler på 2. niveau.
Dan finansfil
Hvis rejseafregningsmodulet er sat op til at danne finansfiler på baggrund af bankoverførslerne, vil der ikke kunne dannes en finansfil før bankfilen er dannet.
Dannes finansfil på baggrund af bankoverførslerne
Hvis finansforslag dannes på baggrund af en allerede afviklet bankoverførsel, angives nummeret på den
valgte bankoverførsel i feltet Overførsels-id. Alle de afregnede rejseafregninger i den valgte
bankoverførsel vil nu ligge som forslag til finansfilen. Efterfølgende markeres de rejseafregninger der
ønskes medtaget i finansfilen.
Aktiver knappen Dan finansfil og skærmbilledet finansoverførsler åbnes.
Dannes finansfil på baggrund af tildato
Et finansforslag dannes på baggrund af den anførte tildato, hvor alle endnu ikke afregnede
rejseafregninger og de tilhørerende registreringer hentes til og med den anførte tildato. Efterfølgende
markeres de rejseafregninger der ønskes medtaget i finansfilen.
Aktiver knappen Dan finansfil og skærmbilledet finansoverførsler åbnes.
V e j l e d n i n g f o r f i r m a b r u g e r e n ( L E S S O R - P o r t a l e n ) S I D E 8 2
Udfyld felterne og aktiver knappen Dan finansfil. Filen bliver dannet og kan efterfølgende gemmes på et
netværksdrev.
Finansfilens format kan opsættes individuelt pr. firma under Opsætning, Rejseafregning,
Finansfilopsætning.
Feltnavn Beskrivelse
Finansoverførsels-id Nummeret er unikt og udfyldes automatisk i forbindelse med dannelse
af finansfil.
Beskrivelse Feltet kan udfyldes med en sigende beskrivelse af eksempelvis filens
indhold, periode eller lign.
Til dato Feltet skal udfyldes med den dato hvortil der ønskes medtaget
rejseregistreringer i finansbogføringen.
Bilagsnummer Feltet kan eventuelt udfyldes med et bilagsnummer, der medtages i
finansfilen og som således bliver registreret på posteringerne i
finanssystemet.
Bogføringsdato Feltet kan eventuelt udfyldes med en bogføringsdato, som medtages i
finansfilen og som således bliver registreret på posteringerne i
finanssystemet.
Gendan finansfil
Finansfilen kan til en hver tid gendannes ved at aktivere knappen Gendan finansfil.
Specifikation
Efter at Finansfilen er blevet dannet er det muligt at aktivere knappen Specifikation(pdf). Specifikationen
fungerer som dokumentation for indholdet af finansfilen.
V e j l e d n i n g f o r f i r m a b r u g e r e n ( L E S S O R - P o r t a l e n ) S I D E 8 3
9.5 Bankoverførsler
Alle registreringer der er anvist og hvor betalingsmåden er eget udlæg, vil kunne danne grundlag for en
bankoverførsel.
Vælg menupunktet Rejser i menuen på øverste niveau og menupunktet Bankoverførsler på 2. niveau.
Dan bankfil
Indledningsvis dannes et betalingsforslag på baggrund af den valgte til dato hentes alle endnu ikke
afregnede rejseafregninger og de tilhørerende registreringer. Efterfølgende markeres de
rejseafregninger der ønskes afregnet.
Aktiver knappen Dan bankoverførsel og skærmbilledet Bankoverførsler åbnes.
V e j l e d n i n g f o r f i r m a b r u g e r e n ( L E S S O R - P o r t a l e n ) S I D E 8 4
Udfyld felterne og aktiver knappen Dan bankfil. Filen bliver dannet og kan efterfølgende gemmes på et
netværksdrev.
Feltnavn Beskrivelse
Overførsels-id Nummeret er unikt og udfyldes automatisk i forbindelse med dannelse
af bankfilen.
Beskrivelse Feltet kan udfyldes med en sigende beskrivelse af eksempelvis filens
indhold, periode eller lign.
Til dato Feltet skal udfyldes med den dato hvortil der ønskes medtaget
rejseregistreringer i bankfilen.
Bankdispositionsdato Feltet kan eventuelt udfyldes med en bankdispositionsdato. Det vil sige
en dato for hvornår betalingen skal gennemføres i banken.
Gendan bankfil
Bankfilen kan til en hver tid gendannes ved at aktivere knappen Gendan bankfil.
Specifikation
Efter at bankfilen er blevet dannet er det muligt at aktivere knapperne Specifikation(pdf) og Specifikation
(Excel). Specifikationerne fungerer som dokumentation for de betalinger som den enkelte overførsel har
genereret.
V e j l e d n i n g f o r f i r m a b r u g e r e n ( L E S S O R - P o r t a l e n ) S I D E 8 5
9.6 Stikprøve kontrol
Af hensyn til revisionen kan det være nødvendigt at dokumentere, at der er foretaget intern
stikprøvekontrol i forbindelse med rejseregistreringer og kørselsregistreringer. Det er begge områder,
hvor der hersker særlige regler, hvorfor særlig kontrol kan være påkrævet. Det er således muligt, at
registrere på et rejseregistrering og en kørselsregistrering, at der har været foretaget stikprøvekontrol.
Rejser
Under menupunktet Godkendte rejser vælges en rejseafregning og derefter en registrering, som ønskes
kontrolleret. For at dokumentere stikprøven aktiveres knappen Foretag stikprøve.
Når knappen Foretag stikprøve aktiveres registreres det samtidig hvem der har foretaget
stikprøvekontrollen og på hvilken dato og tidspunkt.
V e j l e d n i n g f o r f i r m a b r u g e r e n ( L E S S O R - P o r t a l e n ) S I D E 8 6
Kørsel
Under menupunktet Godkendelse, Registreringer, Registreringer vælges Samlet godkendelse og en
godkendt kørselsregistrering, som ønskes kontrolleret. For at dokumentere stikprøven aktiveres
knappen Foretag stikprøve.
Når knappen Foretag stikprøve aktiveres så registreres det samtidig hvem der har foretaget
stikprøvekontrollen og på hvilken dato og tidspunkt.