Lesson 6. Dasar-dasar Presentasi 1. Workspace Powerpointnurjatiwidodo.lecture.ub.ac.id/files/2012/12/Lesson-6.pdf · format layar penuh yang lengkap termasuk transisi dan animasi

Halaman 1 dari 11

Nurjati Widodo, S.AP, M.AP

Lesson 6. Dasar-dasar Presentasi

Dua bab selanjutnya akan fokus pada mempresentasikan pencarian-pencarian kita ke dalam

sebuah presentasi profesional untuk ditunjukkan kepada Dewan dan/atau Manajemen. Microsoft

Powerpoint sudah berkembang ke dalam sebuah tool yang powerful (kuat) untuk membuat

presentasi yang sangat atraktif dan mengesampingkan kebutuhan untuk software lain.

1. Workspace Powerpoint

Semua workspace pada seluruh paket Microsoft Office didesain memiliki beberapa kesamaan

yang memungkinkan pengguna familiar/akrab dengan workspacenya dan bisa beradaptasi

dengan cepat. Gaya dan menu ribbon memiliki kesamaan tetapi mewakili fungsionalitas yang

berbeda, sebagaimana diuraikan di bawah ini.

Nama Penjelasan

Slides/Outline Pane

Panel ini bisa berfungsi sebagai pratinjau tampilan (Slides Pane) ataupun uraian konten tulisan (Outline Pane) dari semua slide (halaman individual) atau sebagai cara cepat menavigasi ke arah slide yang diinginkan tanpa harus membuka tiap slide. Lebar panel bisa disesuaikan menggunakan mouse

Notes Pane Pada panel ini anda bisa menuliskan catatan berupa keterangan untuk slide tertentu

Slide Pane Tempat di mana bisa memanipulasi atau bekerja pada slide yang sebenarnya

Theme Name Berisi nama tema yang sedang digunakan. Tema menunjukkan warna dan desain khusus dari seluruh rangkaian slide

Language Berisi bahasa dan kamus bahasa yang sedang aktif dan teridentifikasi oleh office

Slides/Outline Pane

Theme Name

Language Notes Pane

Slide Pane

Mode Tampilan

Fit Slide to Window

Halaman 2 dari 11

Nurjati Widodo, S.AP, M.AP

Mode Tampilan

Normal View Mode tampilan yang di dalamnya terdapat panel slide dan panel outline, note panel dan slide panel terletak di atas

Slide Sorter View Mode tampilan yang hanya menampilkan kumpulan slide. Digunakan untuk mengurutkan dan menata slide

Reading View Mode tampilan yang hanya menampilkan slide dalam ukuran besar dan digunakan untuk membaca slide

Slide Show Mode tampilan presentasi yang digunakan untuk menampilkan slide dalam format layar penuh yang lengkap termasuk transisi dan animasi

Fit Slide to Window Untuk mengatur tampilan slide sehingga sesuai dengan ukuran jendela yang tersedia

Ribbon merupakan kumpulan tombol perintah yang terdiri dari tiga bagian, yaitu: Tab, Group

Bar dan Command Button. Ribbon dirancang untuk membantu Anda agar dapat bekerja lebih

produktif serta mudah dalam menggunakan seluruh fasilitas dan fungsi yang disediakan oleh

PowerPoint 2007. Ribbon ini terdiri atas beberapa tab yang mengorganisasikan berbagai

skenario khusus dan objek sesuai dengan jenis aktivitasnya. Perintah dan fungsi yang

tersedia pada ribbon terkelompok pada tab-tab berikut ini:

Nama Penjelasan

Home Tab ini berisi perintah dasar clipboard, pemformatan, perintah style, insert, delete, plus fungsi lain berkaitan dengan perintah mengedit slide

Insert Tab ini berisi perintah untuk memasukkan sesuatu ke dalam slide seperti bentuk 2D & 3D, gambar, smart-art, grafik dan lain sebagainya

Design Tab ini berisi perintah untuk mengubah tema slide, pengaturan desain, pemilihan warna dan tata letak

Transitions Tab ini berisi fungsi untuk mengubah pergantian slide dengan audio dan efek visual

Animations Tab ini berisi fungsi untuk menganimasi objek yang ada di dalam slide, dan fasilitas lain yang digunakan untuk melengkapi hasil presentasi.

Slide Show Berfungsi untuk menampilkan struktur slide, misalnya apakah struktur slide akan menampilkan identifikasi dan simbol-simbol yang menyertainya .

Review Area ini fokus pada fungsi mengedit seperti spelling (ejaan), thesaurus (kamus bahasa), komentar, dan proteksi

View Tempat perintah untuk mengontrol cara menampilkan slide dan workspace

2. Memulai Sebuah Presentasi

Biasanya ketika anda membuka aplikasi powerpoint, sebuah lembar presentasi kosong secara

otomatis ditampilkan. Jika anda ingin membuka presentasi baru atau menggunakan template

yang sudah ada, anda perlu melakukan langkah berikut ini:

1. Klik pada tab File yang terletak pojok luar sebelah kiri

Halaman 3 dari 11

Nurjati Widodo, S.AP, M.AP

2. Kemudian pilih tombol New di bagian bawah.

3. Anda kemudian diberikan pilihan memilih apakah menggunakan presentasi kosong,

sebuah template atau menggunakan sebuah template contoh.

4. Sekali anda membuat pilihan, powerpoint akan membuka presentasi pilihan anda.

Catatan: untuk membuka file yang sudah ada, cukup klik pada open dan sebuah jendela akan

terbuka untuk selanjutnya memilih letak direktori dan file yang ingin dibuka.

Ketika powerpoint diinstal pada sebuah komputer sudah disertai dengan beberapa template.

Pada backstage New bisa anda lihat sejumlah kategori template. Jika anda memiliki akses

internet selagi anda menjelajahi/melakukan pencarian template di sini, maka powerpoint

secara otomatis memberi anda akses ke templete-template yang disediakan secara Online.

3. Mendesain Tema Slide

Powerpoint memberi anda kemampuan untuk mendesain tema slide anda sendiri. Dengan

waktu yang singkat anda bisa mendesain presentasi anda sendiri dengan tampilan profesional

menggunakan tool yang tersedia. Untuk memulai kita harus bekerja pada workspace slide

master. Workspace ini menggambarkan template yang akan kita buat. Sebuah Slide Master

merupakan slide paling atas dalam hirarki slide yang menyimpan informasi tentang tata letak

tema dan slide presentasi, termasuk latar belakang, warna, font, efek, ukuran place holder,

dan penempatan.

Halaman 4 dari 11

Nurjati Widodo, S.AP, M.AP

Lengkapi langkah berikut ini untuk membuka Slide Master.

1. Klik tab View.

2. Kemudian pilih perintah Slide Master. Maka akan terbuka workspace Slide Master.

Sebelum kita mulai membuat tema slide, kita perlu memahami beberapa prinsip berikut ini.

1. Setiap tema terdiri dari serangkaian layout slide. Dimulai dengan tata letak slide master,

tata letak slide judul, tata letak judul dan isi, tata letak kop seksi, tata letak perbandingan

(slide dengan dua isi) dan beberapa macam tata letak lainnya. Jika anda melakukan

beberapa perubahan pada Slide Master, semua slide juga akan terpengaruh. Biasanya

ketika tema sederhana dibuat, anda hanya perlu memodifikasi Slide Master dan Slide

Judul saja. Dimungkinkan pula anda mempunyai layout yang sama tetapi dengan style

atau modifikasi yang berbeda.

2. Masing-masing tema punya satu set warna umum yang digunakan. Anda bisa memilih dari

satu set tema warna atau membuat berbagai pilihan warna sendiri.

3. Latar belakang slide bisa diubah menggunakan style yang sudah tersedia atau anda juga

bisa membuat kreasi sendiri. Jika yang kita modifikasi adalah slide master, semua slide

akan mempunyai latar belakang yang sama. Jika ingin mempunyai tipe background yang

berbeda, kita bisa langsung memodifikasi latar belakang dari layout slide tertentu yang

ingin dibuat berbeda. Tapi jika ingin punya slide yang semua sama kecuali slide judul saja,

anda bisa membuat background secara manual dan hanya letakkan di slide judul saja.

4. Jika ada beberapa persyaratan khusus, anda bisa mengubah ukuran slide/presentasi

anda. Tapi dalam keadaan biasa anda tidak perlu melakukan perubahan tersebut.

5. Jika dirasa tata letak slide tidak cocok dengan presentasi anda, anda bisa membuat atau

memodifikasi tata letak slide.

Layo

ut

Slid

e M

aste

r L

ayo

ut

Slid

e

Halaman 5 dari 11

Nurjati Widodo, S.AP, M.AP

Kita buat presentasi untuk Kinerja Tahunan Produk untuk perusahaan Action Pty. Ltd. Kita

mulai dengan membuat standar tema di slide master.

1. Pilih layout Slide Master yang ada di panel slide, yakni layout paling atas dan ditandai

dengan bentuk kotak paling besar, dan pastikan bukan memilih layout slide dibawahnya.

2. Karena tim manajemen suka dengan model presentasi yang indah, kita masukkan desain

yang spesifik dari file kita. Klik tab Insert kemudian pilih Picture. Pilih file b1.jpg dan klik

Insert.

Jika anda perhatikan, mungkin anda tidak lagi melihat pembatas layout. Ini disebabkan

gambar yang kita masukkan tadi ada di depan layout tersebut. Anda perlu selalu pastikan

bahwa gambar terletak dibalik teks dan pembatas layout.

3. Klik kanan pada gambar, pilih perintah Send to Back. Perintah ini akan membuat gambar

terletak di bagian paling belakang.

4. Karena Action Pty. Ltd. menggunakan warna merah di setiap materialnya, kita buat

perubahan warna dan gambar latar belakang. Pilih gambar, pilih tab Format, kemudian

pilih perintah Color. Perintah ini akan membuka galeri warna. Pilih satu dari warna merah

yang tersedia.

Halaman 6 dari 11

Nurjati Widodo, S.AP, M.AP

Perlu diingat bahwa ketika anda memilih latar belakang, anda perlu mempertimbangkan

foregroundnya (latar depan dari gambar tersebut). Jika ada kesamaan misalnya delap

atau berwarna, tidak akan bisa dibaca warnanya ketika dimasukkan slide. Maka, pastikan

bahwa background dan foreground bertolak belakang, yakni background gelap dan

fereground terang.

5. Kita coba rubah ukuran gambar kita. Pilih gambar. Pada bagian bawah gambar terdapat

kotak kecil. Letakkan mouse di sana. Klik dan tahan menggunakan tombol mouse kiri.

Gerakkan mouse ke atas sampai gambar menutupi penanda judul (titel marker).

6. Seperti yang anda lihat, judul sulit untuk dibaca. Kita ubah judul menggunakan perintah

Word Art. Pilih kotak judul. Klik tab Format. Klik pada panah ke bawah Word Art style.

Perintah ini akan membuka galeri Word Art. Pilih tema huruf yang akan digunakan.

7. Kita selesaikan tema dengan menempatkan footer yang bagus dan simpel. Untuk

membuatnya bersih, kita letakkan sebuah garis sederhana. Klik pada tab Insert, pilih Line.

Tempatkan mouse di bagian bawah sebelah kiri. Klik kiri dan drag mouse ke kanan, kita

coba membuat garis. Kemudian pilih tab Format, klik Shape Outline. Ini akan membuka

sub menu. Untuk mengubah warna, kita hanya perlu memilih warna yang kita inginkan.

Pilih Dark red. Di menu yang sama, tambahkan ketebalan garis (Weights) menjadi 6pt.

Ubah garis menggunakan perintah Arrow, pilih Arrow Style 11.

Halaman 7 dari 11

Nurjati Widodo, S.AP, M.AP

8. Untuk melengkapinya, mari buat logo sederhana untuk Action Pty Ltd. Untuk memulai, kita

perlu 2 lingkaran. Klik tab Insert, pilih Circle, gambar sebuah lingkaran lonjong. Kemudian

ubah warnanya, klik tab format, klik Shape Fill. Pilih Dark Blue. Kemudian klik Shape

Outline, pilih No Outline.

9. Putar lingkaran sedikit miring. Pilih lingkaran dan klik kanan, pilih copy. Kemudian klik

kanan di tempat mana saja, klik paste. Pilih lingkaran baru, ubah warnanya ke warna

putih. Kita kecilkan sedikit ukurannya, dengan menekan kotak kecil di bagian pojok dan

geser ke arah dalam untuk mengecilkan. Pindahkan sehingga dia menutupi lingkaran

sebelumnya secara penuh pada satu sisi.

10. Sekarang klik pada tab Insert, pilih Text Box. Klik di dalam kotak, ketikkan ACTION.

Tempatkan kotak teks di dalam dua lingkaran sebelumnya. Pilih tab Home, pilih Teks

Box, ubah huruf ke Arial Black. Ubah warnanya ke Dark Red.

11. Pilih kedua lingkaran dan kotak teks, klik kanan di dalamnya, pilih Group kemudian pilih

Group lagi. Cara ini akan mengkombinasikan objek-objek tadi ke dalam satu grup.

Pindahkan ke bagian bawah sebelah kanan slide. Pindahkan place holder sedikit ke kiri,

yang mana place hoder ini sebagai tempat nomor halaman yang diatur secara default.

Halaman 8 dari 11

Nurjati Widodo, S.AP, M.AP

Kita telah selesai membuat desain Slide Master. Karena kita ingin sebuah slide judul yang

menarik perhatian, mari kita modifikasi Layout Slide Judul dengan memasukkan tambahan

gambar dan beberapa modifikasi layout.

1. Klik pada tab Insert, pilih Picture, masukkan gambar P1.jpg. Letakkan gambar berada di

posisi belakang dengan cara klik kanan mouse pilih Send to Back, dan pilih Send to

Back.

2. Posisikan letak dan besaran gambar, hingga berada persis di bawah judul. Ubah ukuran

dengan menggeser kotak kecil di bagian pojok gambar. Perlu diingat bahwa kotak kecil

bagian pojok di gambar berfungsi untuk mengubah skala gambar (besar kecil dengan

rasio tetap), sedangkan kotak bagian atas-bawah/kanan-kiri digunakan untuk mengubah

bentuk (tinggi-rendah/panjang-pendek). Pindahkan gambar tepat di bawah heading kolom

judul.

Halaman 9 dari 11

Nurjati Widodo, S.AP, M.AP

3. Kemudian rentangkan kotak subjudul (subtitle) hingga sepanjang slide. Gunakan kotak

kanan dan kiri pada image untuk melakukannya.

4. Kemudian kita perlu membuat

sub judul lebih terlihat. Pilih

kotak subjudul, klik pada tab

Format, pilih Shape Fill yang

akan membuka galeri warna.

Pilih More Fill Colour, yang akan

membuka jendela baru. Pilih

White dan set transparansi ke

30%.

Halaman 10 dari 11

Nurjati Widodo, S.AP, M.AP

Sekarang kita sudah selesai membuat tema singkat kita. Untuk keluar dari workspace Slide

Master, kita kembali ke tab Slide Master, dan pilih Close Master View. Tambahkan beberapa

layout slide, dengan cara masuk ke tab Home, pilih tombol drop down New Slide, pilih Title

and Contend.

Jika anda menyukai tema ini dan ingin menggunakannya, maka anda perlu menyimpan desain

tema tersebut. Pilih tab Design, klik drop box galeri Themes, kemudian pilih Save Current

Theme. Namai tema dengan nama Action. File template akan tersimpan dengan nama

ekstensi .thmx.

Halaman 11 dari 11

Nurjati Widodo, S.AP, M.AP

Atau jika anda ingin menyimpan dengan nama ekstensi yang lain (.pptx atau.potx untuk jenis

umum powerpoint template), kita bisa menyimpannya dengan melakukan Save As pada tab

File, kemudian sesuaikan Save As Type ke Powerpoint Template (*.potx). Klik Save.