Leicht gemacht und schwer in Ordnung: Digitale ...

Leicht gemacht und schwer in Ordnung:Digitale Rechnungseingangsverarbeitung

Agenda

➢ Vorstellung der Referenten

➢ DVV-Lösung auf Basis xFlow

➢ WMD Group

➢ Architektur der xFlow for SAP-Lösung

➢ Fragen und Diskussion

Ihre Ansprechpartner

WMD Group GmbH

Hamburger Str. 12

22926 Ahrensburg

Germany

[email protected]

www.wmd.de

Dirk Habenicht

Sales Consultant

tel. +49 (0)4102 88 38 35

fax. +49 (0)4102 88 38 12

mobile +49 (0)172 400 45 60

Stefan Rotter

Fachbereichsleiter

Dokumentenmanagement & Archivierung

Telefon +49 (0)6221 841 685

E-Mail [email protected]

Agenda

➢ Vorstellung der Referenten

➢ DVV-Lösung auf Basis xFlow

➢ WMD Group

➢ Architektur der xFlow for SAP-Lösung

➢ Fragen und Diskussion

Papierbasierte Rechnungseingangsworkflow

Posteingang(manuell)

Sachliche & rechnerische Prüfung

(manuell auf Papier)

Datenermittlung & Datenerfassung (im ERP-System)

Datenprüfung & -freigabe

(im ERP-System)

elektronischer Rechnungseingangsworkflow

2 min * 9 min * 4 min * 7 min *

Posteingang(elektr.)

Sachliche & rechnerische Prüfung

(elektr. Workflow)

Datenprüfung & -freigabe

(elektr. Workflow)

5-7 min **

Einsparung von bis zu 15 Euro pro Rechnung möglich.(Quelle: BMI www.verwaltung-innovativ.de bzw. Handreichung Deutscher Landkreistag)

* Datenerhebung der Goethe-Universität Frankfurt beim THW (November 2013)** geschätzte Werte auf Basis von Untersuchungen im Projekt eRechnung von BMI und der Goethe-Universität Frankfurt (2012 – 2014)

15-17 Minuten

zeitliche Einsparung

pro Rechnung

Vergleich Papier vs. elektronisch

➢ Automatische Datenextraktion

➢ Automatischer Stammdatenabgleich

➢ Rechnungseingangsbuch

➢ Zentrale Übersicht

➢ Prozess-Monitoring

➢ Vertretungsregelungen

➢ Automatische Prüfungen

➢ Genehmigungsworkflow

➢ Revisionssicherheit

Prozessoptimierung

06/2013 Ausschreibung veröffentlicht -mit Beteiligung von Städten, Landkreisen und Stadtwerken bei der Festlegung von Anforderungskriterien

05/2014 Zuschlag und Vertragsabschluss

2015/2016 Entwicklung Mastertemplate für den DZ SAP-Kommunalmaster und Pilotprojekte

2015 Projektbeginn Pilotkunden: Stadt Heidelberg (PSM) und Stadt Mannheim (PSCD)

01/2016 Produktivsetzung - gewerblicher Kunde RehaZentren BW

01/2017 Fertigstellung des Mastertemplates

Produktivsetzung - Stadt Heidelberg / Stadt Mannheim

02/2017 Projektbeginn - weitere gewerblicher Kunden und Systemausbau

01/2018 Projektbeginn - weitere kommunale Kunden

Systemauswahl und Aufbau der Lösung

Vorteile

➢ Reduzierung der Bearbeitungskosten➢ Reduzierung der Bearbeitungszeiten➢ Prozesstransperenz➢ Sicherstellung der Compliance-Vorgaben➢ Medien- und ortsunabhängige Verarbeitung➢ Bessere Skonto-Nutzung➢ Nutzung elektronischer Rechnungen➢ Angepasst an den DZ-Kommunalmaster

Elektronischer Rechnungseingangsworkflow

Vorteile Sachstand

Vertriebspartnerschaft seit Februar 2012

Webinar-Reihe in 2017/2018: Großes Interesse an der xFlow-Lösung!

Elektronischer Rechnungseingangsworkflow

➢ Referenzmodelle für standardisierte Projektumsetzungen

➢ Projekt-Management

➢ Installation und Customizing Sonder-Anforderungen, Schnittstellen

➢ Archivierung der Rechnungen

➢ Aktive Fachtestbegleitung Produktivstartbegleitungen

➢ Praktische Trainings

➢ Betrieb der Lösung im Rechenzentrum

➢ Durchführung / Begleitung GPA-Zertifizierung

Das Angebot des DVV

E-Mail

FAX Rechnungs-eingang

Brief

EDI/ZUGFeRD

OCR-Erkennung

Übergabe

Archiv

SAP

Rechnungs-eingangsbuch

Stammdaten

Vertretung

Überblick

Web Zugriffmobiler Zugriff

Genehmigung-workflow

SAP ArchiveLink

Systemübersicht xFlow

➢ vollständig SAP-integriert und zertifiziert

➢ aktuell laufendes Prüfverfahren durch die GPA

➢ automatische Texterkennung in der Validierung

➢ fertige Lösung auf Basis DZ-Kommunalmaster

➢ Verarbeitung elektr. Rechnung (ZUGFeRD, XML-Dateien,…)

➢ elektronisches Rechnungseingangsbuch

➢ Reporting (Bearbeitungszeiten, Skonto, …)

➢ Web-Zugang (für Non-SAP-Arbeitsplätze)

➢ Mobiler Zugriff

Vorteile der Lösung

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➢ DVV-Lösung auf Basis xFlow

➢ WMD Group

➢ Architektur der xFlow for SAP-Lösung

➢ Fragen und Diskussion

23

26,0

Millionen € Umsatzin 2016

Mitarbeiter

Jahre ErfahrungHeadquarter Hamburg, Germany

950

160

Kunden

Anbieter ganzheitliche DMS/ECM-Lösungen

Eigene Softwareentwicklung, Projektrealisierung, Consulting & Support

Marktführende SAP-Workflowlösungen

ACADEMY für Ihre Trainings

Über 80 Kunden im Umfeld öffentlicher Auftraggeber

WMD User Group für Weiterentwicklung

Auszug Referenzen

Referenzen

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Vollständig SAP-zertifiziert

SAP-Zertifizierung

Rechnungsprüfung

Eingang VerarbeitungGeschäftsprozess

WorkflowArchiv

Scan

Mail

Konvertierung

Extraktion

Prüfung

Recherche

AblagePrüfung

ProtokollReports

Struktur

Analyse Freigabe Digitale Akte

Office

XML

Validierung

Training

Validierung

Vorerfassung

Korrektur

Exkurs: E-Rechnung gemäß EU-Richtlinie 2014/55/EU

Nicht jede elektronische Rechnung ist eine E-Rechnung im Sinne der Richtlinie. Eine E-Rechnung muss alle relevanten Informationen als strukturierten Datensatz enthalten, der automatisch elektronisch versendet und verarbeitet werden kann. Das heißt, folgende Formate sind keine E-Rechnung im Sinne der EU-Vorgaben: Reine E-Mails, reine PDF-Formate, Bild-Dateien, eingescannte Papierrechnungen.

XRechnung meets xSuite

Durchgängig SAP-zertifiziert

Generische Lösung Validierung in SAP Workflow im SAP

Workflow im WEB Rechnungs-eingangsbuch

Zentrales Reporting

Standard-Ausprägung für SAP PSM- und PSCD

Benefits der xSuite for SAP

Ein Workflow – mehrere Präsentationsebenen

Automatische Belegerfassung

Überprüfen der Ergebnisse in SAP

Vollständigkeitsprüfungen

Automatische Belegerfassung

Bericht vom Scannen zum Bezahlen

Zentrales Reporting

Direkter Zugriff auf wichtige Details

xFlow Anordnungsübersicht

Technische Administration

Workflow-Vorschau

Fehlerbehandlung

xFlow Cockpit

Sachliche Prüfung

Der Button „OK“ schließt die sachliche Prüfung ab.

Der Beleg wird in die nächste Aufgabe „Vervollständigung“ weitergeleitet.

Sachliche Prüfung

Änderungen können noch vorgenommen werden

Vervollständigung

Der Button „OK“ schließt die Vervollständigung ab.

Der Beleg wird in die nächste Aufgabe „Freigabe“ weitergeleitet.

Vervollständigung

Freigabe

In der Freigabe können keine Änderungen mehr vorgenommen werden.Die Belegpositionen müssen freigegeben oder abgelehnt werden.

Freigabe

Auszahlungsanordnung

Web-Client (sachliche Prüfung und Freigabe)

Arbeitsvorrat im Web für den sachlichen Prüfer

Sachliche Prüfung

Sachliche Prüfung

Arbeitsvorrat im Web für die Freigabe

Freigabe

Freigabe

➢ Unterstützung SAP PSM / PSCD und DZ-Kommunalmaster

➢ Eigener Prozess für Daueranordnungen

➢ Einbindung von Rechnungen per Mail und ZUGFERD, Vorbereitung für das EU-Richtlinien-Format

➢ Fachamtsbezogene(s) Berechtigungskonzept & Workflowsteuerung

➢ Unterstützung investiver und konsumtiver Rechnungslegung

➢ Integration Geschäftspartnerbuchhaltungen

Benefits xFlow Public Sector

➢ Mittelbindung (Auslesung, Vorkontierung, Mittelprüfung)

➢ Einbindung von RE-FX-Objekten in den Buchungsstempel

➢ Anlage von Vertragskonten

➢ Automatisierte Buchung in FKKORD- und F871-Transkationen

➢ Vollständige Nutzung des SAP-Customizings mit allen Ableitungen

➢ Buchung in Brutto- und Netto-Rechnung möglich.

➢ Skontorechner zur Prüfung der Auszahlungssumme

Benefits xFlow Public Sector

… Quasi-Standard für SAP-integrierte PSM- oder PSCD-Rechnungseingangs-Lösungen

… Einfache Einführung durch vorgedachtes Master-Konzept

… tiefe SAP-Integration verringert administrative Kosten und ermöglicht Lizenzierung nach tatsächlichem Verbrauch

… Invoice- und PSM Know How aus einer Hand - wir binden prozessuale Kompetenz im PSM- oder PSCD Umfeld in das Projekt ein

Darum xFlow Rechnungseingangsworkflow

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➢ DVV-Lösung auf Basis xFlow

➢ WMD Group

➢ Architektur der xFlow for SAP-Lösung

➢ Fragen und Diskussion

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!Weitere Fragen auch gerne am Stand.

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