LEGEA nr
LEGEA nr. 16 din 2 aprilie 1996 (*republicat*) privind Arhivelor
Naionale
EMITENT: PARLAMENTUL PUBLICAT: MONITORUL OFICIAL nr. 293 din 22
aprilie 2014 Comenteaza legea-----*) Republicat n temeiul art. 248
din Legea nr. 187/2012 pentru punerea n aplicare a Legii nr.
286/2009 privind Codul penal, publicat n Monitorul Oficial al
Romniei, Partea I, nr. 757 din 12 noiembrie 2012, rectificat n
Monitorul Oficial al Romniei, Partea I, nr. 117 din 1 martie 2013,
cu modificrile ulterioare, dndu-se textelor o nou numerotare.Legea
nr. 16/1996 a fost publicat n Monitorul Oficial al Romniei, Partea
I, nr. 71 din 9 aprilie 1996 i ulterior a fost modificat i
completat prin:- Legea nr. 358/2002 pentru modificarea i
completarea Legii Arhivelor Naionale nr. 16/1996, publicat n
Monitorul Oficial al Romniei, Partea I, nr. 476 din 3 iulie 2002;-
Ordonana de urgen a Guvernului nr. 39/2006 pentru modificarea i
completarea Legii Arhivelor Naionale nr. 16/1996, publicat n
Monitorul Oficial al Romniei, Partea I, nr. 486 din 5 iunie 2006,
aprobat cu modificri prin Legea nr. 474/2006, publicat n Monitorul
Oficial al Romniei, Partea I, nr. 1.016 din 21 decembrie 2006;-
Legea nr. 329/2009 privind reorganizarea unor autoriti i instituii
publice, raionalizarea cheltuielilor publice, susinerea mediului de
afaceri i respectarea acordurilor-cadru cu Comisia European i
Fondul Monetar Internaional, publicat n Monitorul Oficial al
Romniei, Partea I, nr. 761 din 9 noiembrie 2009, cu modificrile i
completrile ulterioare;- Legea nr. 138/2013 pentru modificarea i
completarea Legii Arhivelor Naionale nr. 16/1996, publicat n
Monitorul Oficial al Romniei, Partea I, nr. 253 din 7 mai 2013.
CAP. IDispoziii generale
ART. 1Constituie izvoare istorice i alctuiesc Fondul Arhivistic
Naional al Romniei documentele create de-a lungul timpului de ctre
organele de stat, organizaiile publice sau private economice,
sociale, culturale, militare i religioase, de ctre persoane fizice
autorizate, profesioniti care i desfoar activitatea n baza unei
legi speciale i persoane fizice. Acestor documente statul le asigur
protecie special, n condiiile prezentei legi.ART. 2Prin documente
care fac parte din Fondul Arhivistic Naional al Romniei, n sensul
prezentei legi, se nelege: acte oficiale i particulare, diplomatice
i consulare, memorii, manuscrise, proclamaii, chemri, afie,
planuri, schie, hri, pelicule cinematografice i alte asemenea
mrturii, matrice sigilare, precum i nregistrri foto, video, audio i
informatice, cu valoare istoric, realizate n ar sau de ctre
creatori romni n strintate.ART. 3(1) Administrarea, supravegherea i
protecia special a Fondului Arhivistic Naional al Romniei se
realizeaz de ctre Arhivele Naionale, care se nfiineaz prin hotrre a
Guvernului**) la nivel de direcie, n subordinea Ministerului
Afacerilor Interne.(2) Arhivele Naionale i exercit atribuiile prin
compartimentele sale specializate i prin serviciile judeene ale
Arhivelor Naionale**).-----**) A se vedea Hotrrea Guvernului nr.
1.376/2009 privind nfiinarea, organizarea i funcionarea Arhivelor
Naionale, publicat n Monitorul Oficial al Romniei, Partea I, nr.
805 din 25 noiembrie 2009, cu modificrile ulterioare.
(3) Protecia special a Fondului Arhivistic Naional al Romniei se
realizeaz n condiii de pace, potrivit prevederilor prezentei legi,
iar n caz de rzboi sau de calamiti naturale, de ctre creatori i
deintori, cu sprijinul organelor desemnate cu atribuii speciale n
asemenea situaii i cu asistena de specialitate a Arhivelor
Naionale.ART. 4Persoanele fizice i persoanele juridice, creatoare i
deintoare de documente care fac parte din Fondul Arhivistic Naional
al Romniei, denumite n continuare creatori i deintori de documente,
rspund de evidena, inventarierea, selecionarea, pstrarea i
folosirea documentelor n condiiile prevederilor prezentei legi.
CAP. IIAtribuiile Arhivelor Naionale n administrarea i protecia
special a Fondului Arhivistic Naional al Romniei
ART. 5Arhivele Naionale acord asisten de specialitate i asigur
desfurarea unitar a operaiunilor arhivistice la nivelul tuturor
creatorilor i deintorilor de documente, ndeplinind urmtoarele
atribuii:a) elaboreaz, n conformitate cu prevederile prezentei
legi, norme i metodologii de lucru pentru organizarea i desfurarea
ntregii activiti arhivistice, inclusiv pentru clasificarea i
includerea n Fondul Arhivistic Naional al Romniei a documentelor
prevzute la art. 2, care se dau publicitii, dup caz;b) controleaz
aplicarea prevederilor legislaiei n vigoare pe linia muncii de
arhiv i stabilete msurile ce se impun potrivit legii;c) preia de la
creatorii i deintorii de arhiv documentele care fac parte din
Fondul Arhivistic Naional al Romniei, n condiiile i la termenele
prevzute n prezenta lege;d) asigur evidena, inventarierea,
selecionarea, pstrarea i folosirea documentelor pe care le deine;e)
asigur documentele pe baz de microfilme i alte forme de reproducere
adecvate;f) constituie i dezvolt banca de date a Arhivelor Naionale
i reeaua automatizat de informare i documentare arhivistic,
stabilete msuri pentru corelarea tehnic i metodologic i pentru
colaborarea serviciilor de informare i documentare arhivistic i a
compartimentelor similare din cadrul Sistemului naional de
informare i documentare;g) elaboreaz i editeaz "Revista Arhivelor"
i alte publicaii de specialitate, destinate informrii i sprijinirii
cercetrii tiinifice, precum i punerii n valoare a documentelor care
fac parte din Fondul Arhivistic Naional al Romniei;h) asigur, prin
Facultatea de Arhivistic i coala Naional de Perfecionare
Arhivistic, pregtirea i specializarea personalului necesar
desfurrii activitilor arhivistice;i) la cerere sau din oficiu atest
dac un document face sau nu face parte din Fondul Arhivistic
Naional al Romniei;j) autorizeaz scoaterea temporar peste grani a
documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic Naional al
Romniei, n scopul expunerii sau documentrii cu ocazia unor
manifestri tiinifice sau culturale internaionale;k) ntreine i
dezvolt relaii cu organele i instituiile similare din strintate, n
vederea informrii reciproce n domeniul arhivistic i al schimbului
de documente i de reproduceri de pe acestea; asigur aplicarea
conveniilor i acordurilor internaionale privind domeniul arhivistic
i particip la congrese, conferine, reuniuni i consftuiri
arhivistice internaionale;l) asigur aplicarea prevederilor
legislaiei n vigoare n realizarea proteciei documentelor care fac
parte din Fondul Arhivistic Naional al Romniei, respectiv n aprarea
secretului de stat, paza i conservarea acestor documente, att n
timp de pace, ct i la mobilizare sau rzboi.ART. 6n cadrul Arhivelor
Naionale funcioneaz un consiliu tiinific, format din specialiti ai
Arhivelor Naionale, cercettori, cadre didactice universitare i
specialiti din ministerele interesate, care analizeaz, dezbate i
face propuneri n probleme privind normele i metodologiile specifice
de lucru, publicaiile de specialitate, precum i dezvoltarea ntregii
activiti arhivistice. Modul de organizare i funcionare, precum i
componena consiliului tiinific se stabilesc prin regulament de
organizare i funcionare, aprobat de directorul Arhivelor
Naionale.
CAP. IIIObligaiile creatorilor i deintorilor de documente
SECIUNEA IEvidena documentelor
ART. 7Creatorii i deintorii de documente sunt obligai s
nregistreze i s in evidena tuturor documentelor intrate, a celor
ntocmite pentru uz intern, precum i a celor ieite, potrivit
legii.ART. 8(1) Anual, documentele se grupeaz n uniti arhivistice,
potrivit problematicii i termenelor de pstrare stabilite n
nomenclatorul documentelor de arhiv, care se ntocmete de ctre
fiecare creator pentru documentele proprii.(2) Nomenclatoarele
ntocmite de creatori la nivel central se aprob de ctre Arhivele
Naionale, iar cele ale celorlali creatori, de ctre serviciile
judeene ale Arhivelor Naionale, potrivit anexei nr. 1.ART. 9(1)
Documentele se depun la depozitul arhivei creatorilor de documente
n al doilea an de la constituire, pe baz de inventar i
proces-verbal de predare-primire, ntocmite potrivit anexelor nr. 2
i 3.(2) Evidena tuturor intrrilor i ieirilor de uniti arhivistice
din depozit se ine pe baza unui registru, potrivit anexei nr. 4.(3)
Scoaterea documentelor din evidena arhivei se face numai cu
aprobarea conducerii creatorilor sau deintorilor de documente i cu
avizul Arhivelor Naionale sau al serviciilor judeene ale Arhivelor
Naionale, dup caz, n funcie de creatorii la nivel central sau
local, n urma selecionrii, transferului n alt depozit de arhiv sau
ca urmare a distrugerii provocate de calamiti naturale ori de un
eveniment exterior imprevizibil i de nenlturat.
SECIUNEA a II-aSelecionarea documentelor
ART. 10(1) n cadrul Arhivelor Naionale funcioneaz comisia
central de selecionare a documentelor, care coordoneaz activitatea
de selecionare a documentelor ntocmite i deinute de creatorii la
nivel central, iar n cadrul serviciilor judeene ale Arhivelor
Naionale funcioneaz cte o comisie de selecionare a documentelor,
care coordoneaz activitatea de selecionare a documentelor ntocmite
i deinute de ceilali creatori.(2) Modul de organizare i atribuiile
comisiilor prevzute la alin. (1) se stabilesc prin norme privind
activitatea arhivistic, aprobate de directorul Arhivelor
Naionale.ART. 11(1) n cadrul fiecrei uniti creatoare i deintoare de
documente funcioneaz cte o comisie de selecionare, numit prin
decizia sau ordinul conductorului unitii respective, fiind compus
din: un preedinte, un secretar i un numr impar de membri numii din
rndul specialitilor proprii. Aceast comisie se ntrunete anual sau
ori de cte ori este necesar, pentru a analiza fiecare unitate
arhivistic n parte, stabilindu-i valoarea practic sau istoric;
hotrrea luat se consemneaz ntr-un proces-verbal, ntocmit potrivit
anexei nr. 5.(2) Procesul-verbal de selecionare, nsoit de
inventarele documentelor propuse spre eliminare ca fiind lipsite de
valoare, precum i de inventarele documentelor ce se pstreaz
permanent, se nainteaz spre aprobare Comisiei centrale de
selecionare, n cazul creatorilor i deintorilor de documente la
nivel central, sau comisiilor din cadrul serviciilor judeene ale
Arhivelor Naionale, n cazul celorlali creatori i deintori de
documente.(3) Documentele se scot din evidenele arhivelor i se pot
elimina numai n baza proceselor-verbale ale comisiilor prevzute la
alin. (2).(4) n cazul administratorului unic, acesta poart
rspunderea pentru selecionarea documentelor ce urmeaz a fi
arhivate.
SECIUNEA a III-aPstrarea documentelor
ART. 12(1) Creatorii i deintorii de documente sunt obligai s
pstreze documentele create sau deinute n condiii corespunztoare,
asigurndu-le mpotriva distrugerii, degradrii, sustragerii ori
comercializrii n alte condiii dect cele prevzute de lege.(2)
Persoanele juridice creatoare i deintoare de documente sunt
obligate s le pstreze n spaii special amenajate pentru arhiv. Noile
construcii ale creatorilor i deintorilor de arhiv vor fi avizate de
ctre Arhivele Naionale sau serviciile judeene ale Arhivelor
Naionale, dup caz, numai dac au spaii prevzute pentru pstrarea
documentelor.(3) Arhivele Naionale i serviciile judeene ale
Arhivelor Naionale pot prelungi termenul de pstrare a documentelor
la deintori pn la asigurarea spaiilor necesare prelurii lor.(4)
Depozitele de arhiv vor fi dotate, n funcie de formatul i de
suportul documentelor, cu mijloace adecvate de pstrare i de
protejare a acestora, precum i cu mijloace, instalaii i sisteme de
prevenire i stingere a incendiilor.(5) Autoritatea pentru
Administrarea Activelor Statului poate prelua toate sau o parte din
documentele aflate n arhiva societilor reglementate de Legea nr.
31/1990, republicat, cu modificrile i completrile ulterioare, la
care deine cel puin 50% plus o aciune din capitalul social.
SECIUNEA a IV-aDepunerea documentelor la Arhivele Naionale
ART. 13(1) Persoanele juridice creatoare i deintoare de
documente depun spre pstrare permanent la Arhivele Naionale i la
serviciile judeene ale Arhivelor Naionale, dup cum urmeaz:a)
documentele fotografice, precum i peliculele cinematografice, dup
20 de ani de la crearea lor;b) documentele scrise, cu excepia
actelor de stare civil i a documentelor tehnice, dup 30 de ani de
la crearea lor;c) documentele tehnice, dup 50 de ani de la crearea
lor;d) actele de stare civil, dup 100 de ani de la ntocmirea lor;e)
matricele sigilare confecionate din metal, avnd nscrise toate
nsemnele legale i denumirea complet a unitii, dup scoaterea lor din
uz.(2) Documentele create i deinute de Autoritatea pentru
Administrarea Activelor Statului pot fi duse spre pstrare permanent
la Arhivele Naionale din momentul n care, prin ordin al
preedintelui Autoritii pentru Administrarea Activelor Statului, se
constat c nu mai sunt necesare pentru desfurarea activitii
curente.ART. 14(1) Creatorii i deintorii de arhiv pot deine
documente care fac parte din Fondul Arhivistic Naional al Romniei i
dup expirarea termenului de depunere, dac sunt necesare n
desfurarea activitii lor, pe baza aprobrii directorului Arhivelor
Naionale, n cazul creatorilor i deintorilor la nivel central, i a
efilor serviciilor judeene ale Arhivelor Naionale, pentru ceilali
creatori i deintori, n condiiile respectrii prevederilor prezentei
legi.(2) Ministerul Aprrii Naionale, Ministerul Afacerilor Externe,
Serviciul Romn de Informaii, Serviciul de Informaii Externe,
Serviciul de Protecie i Paz, alte organe cu atribuii n domeniul
siguranei naionale, precum i Academia Romn i pstreaz documentele
proprii n condiiile prezentei legi i dup expirarea termenelor
prevzute la art. 13.ART. 15(1) Organizaiile particulare i
persoanele fizice care dein documente din Fondul Arhivistic Naional
al Romniei le pot depune la Arhivele Naionale sub form de custodie
sau donaie, scutite de taxe i impozite.(2) Deintorul care dorete s
vnd documente care fac parte din Fondul Arhivistic Naional al
Romniei este obligat s comunice aceasta Arhivelor Naionale sau, dup
caz, serviciilor judeene ale Arhivelor Naionale, care au prioritate
la cumprarea oricror documente care fac parte din Fondul Arhivistic
Naional al Romniei i care trebuie s se pronune n termen de 60 de
zile de la data nregistrrii comunicrii.ART. 16Documentele cu
valoare practic, n baza crora se elibereaz copii, certificate i
extrase privind drepturile individuale ale cetenilor, vor fi
pstrate de ctre creatorii i deintorii de documente.ART. 17Creatorii
i deintorii de documente, prevzui la art. 14 i 15, sunt obligai s
depun la Arhivele Naionale sau la serviciile judeene ale Arhivelor
Naionale, dup caz, cte un exemplar al inventarelor documentelor
permanente pe care le dein, la expirarea termenelor de depunere a
acestora.ART. 18(1) n cazul declarrii falimentului, n condiiile
legii, a unui creator de documente, fr ca activitatea acestuia s
fie continuat de altul, documentele cu valoare istoric, n sensul
prevederilor art. 2, se preiau de Arhivele Naionale sau de
serviciile judeene/Serviciul Municipiului Bucureti ale/al Arhivelor
Naionale, iar documentele cu valoare practic, n baza crora se
elibereaz copii, certificate i extrase privind drepturile
referitoare la stagiile de cotizare la asigurrile sociale ale
cetenilor, se predau, pe baz de contract, operatorilor economici
autorizai n prestarea de servicii arhivistice.(2) n cazul ncetrii,
n condiiile legii, a activitii unei persoane fizice autorizate sau
a activitii unui profesionist care i desfoar activitatea n baza
unei legi speciale, care sunt creatori de documente, sau n cazul n
care acetia solicit, n mod expres, preluarea arhivei deja create,
documentele care alctuiesc arhiva se pot prelua de ctre persoana
fizic asociat, de ctre profesionistul asociat sau de ctre
organizaia profesional din care acetia fac parte, la solicitarea
expres a acestora.(3) Documentele cu valoare practic, n baza crora
se elibereaz copii, certificate i extrase privind drepturile
cetenilor referitoare la stagiile de cotizare n sistemul unitar de
pensii publice, aflate la casele teritoriale de pensii, se predau
cu prioritate, pe baz de contract, operatorilor economici autorizai
n prestarea de servicii arhivistice, la cererea acestora.(4) n
cazul persoanelor juridice pentru care s-a declarat falimentul,
finanarea transferului arhivei ctre un operator economic autorizat
s presteze servicii arhivistice se va face, cu prioritate, de ctre
lichidator, din fondul de lichidare, n condiiile art. 4 din Legea
nr. 85/2006 privind procedura insolvenei, cu modificrile i
completrile ulterioare, sau, dup caz, din averea debitorului.(5) n
vederea realizrii activitilor prevzute la alin. (1)-(4) se
instituie obligaia notificrii Arhivelor Naionale sau, dup caz, a
serviciilor judeene/Serviciului Municipiului Bucureti ale/al
Arhivelor Naionale, dup cum urmeaz:a) de ctre lichidatori: cu
privire la deschiderea procedurii insolvenei unui creator sau
deintor de documente i, n termen de 15 zile de la ncheierea
contractelor prevzute la alin. (1), cu privire la datele de
identificare ale operatorilor economici autorizai n prestarea de
servicii arhivistice crora le-au fost predate spre pstrare i
administrare documentele creatorilor dizolvai;b) de ctre operatorii
economici prevzui la lit. a), cu respectarea termenului de 15 zile
de la ncheierea contractelor prevzute la alin. (1) cu privire la
documentele preluate n baza contractelor prevzute la alin. (1);c)
de ctre persoane fizice sau juridice, inclusiv casele teritoriale
de pensii, ce au n pstrare sau custodie arhivele creatorilor de
documente desfiinai cu privire la predarea arhivei i, n termen de
15 zile de la ncheierea contractelor prevzute la alin. (1), cu
privire la datele de identificare ale operatorilor economici
autorizai n prestarea de servicii arhivistice crora le-au fost
predate spre pstrare i administrare documentele creatorilor
dizolvai.(6) n scopul informrii publice se instituie obligaia de a
publica informaii relevante privind situaia documentelor preluate
de la creatorii dizolvai, astfel:a) pentru operatorii economici
prevzui la alin. (1), prin orice mijloace accesibile publicului;b)
pentru Arhivele Naionale, ca urmare a notificrii prevzute la alin.
(5), prin pagina proprie de internet.ART. 19(1) Operatorii
economici pot presta servicii de pstrare, conservare, restaurare,
legtorie, prelucrare arhivistic i utilizare a documentelor cu
valoare practic pe care le dein, denumite n continuare servicii
arhivistice, numai dup obinerea autorizaiei de funcionare din
partea Arhivelor Naionale sau a serviciilor judeene/Serviciului
Municipiului Bucureti ale/al Arhivelor Naionale, dup caz.(2)
Autorizaia de funcionare se elibereaz, contra cost, conform
prevederilor legale, pentru unul sau mai multe servicii
arhivistice, dac sunt ndeplinite cumulativ condiiile referitoare
la:a) competena profesional - operatorul economic dispune de
personal angajat cu contract de munc, avnd pregtirea profesional
necesar prestrii serviciilor arhivistice;b) baza material -
operatorul economic dispune de resurse materiale suficiente,
precum: echipamente, spaii, dotri pentru personal n vederea
nceperii i desfurrii activitilor prevzute la alin. (1);c) existena
unor reglementri interne de practic arhivistic, n conformitate cu
prevederile legii.(3) Autorizaia de funcionare se elibereaz pentru
o perioad de 3 ani i poate fi rennoit pentru aceeai perioad.(4)
Autorizaia de funcionare se rennoiete obligatoriu, nainte de
mplinirea perioadei prevzute la alin. (3), n cazul schimbrii
sediului principal, fuziunii sau divizrii operatorului economic
autorizat s presteze servicii arhivistice.(5) Pentru rennoirea
autorizaiei de funcionare, operatorul economic autorizat s presteze
servicii arhivistice depune la Arhivele Naionale sau la serviciile
judeene/Serviciul Municipiului Bucureti ale/al Arhivelor Naionale,
dup caz, documentaia actualizat care face dovada ndeplinirii
condiiilor prevzute la alin. (2).ART. 20(1) Autorizaia de
funcionare se suspend de Arhivele Naionale sau de serviciile
judeene/Serviciul Municipiului Bucureti ale/al Arhivelor Naionale,
dup caz, pentru o perioad care nu va putea depi 3 luni, n
urmtoarele situaii:a) cnd se constat c operatorul economic
autorizat s presteze servicii arhivistice nu mai ndeplinete
condiiile care au stat la baza eliberrii acesteia, conform art. 19
alin. (2);b) cnd operatorul economic autorizat s presteze servicii
arhivistice desfoar alte servicii arhivistice dect cele pentru care
s-a eliberat autorizaia de funcionare;c) cnd operatorul economic
autorizat s presteze servicii arhivistice a fost sancionat
contravenional de cel puin 3 ori ntr-un an, pentru fapte prevzute
de prezenta lege.(2) Suspendarea autorizaiei de funcionare intr n
vigoare n termen de 5 zile de la data notificrii de ctre Arhivele
Naionale sau serviciile judeene/Serviciul Municipiului Bucureti
ale/al Arhivelor Naionale, dup caz.(3) Suspendarea autorizaiei de
funcionare const n interzicerea dreptului operatorului economic
care presteaz servicii arhivistice de a ncheia contracte privind
prestarea de servicii arhivistice. Pe perioada suspendrii i pn la
data stabilit n notificarea prevzut la alin. (2), operatorul
economic autorizat s presteze servicii arhivistice are obligaia de
a dispune msurile necesare pentru nlturarea sau ncetarea situaiilor
care au stat la baza suspendrii.(4) Contractele prevzute la alin.
(3), ncheiate pe perioada suspendrii, sunt lovite de nulitate
absolut.ART. 21(1) Autorizaia de funcionare se retrage de ctre
Arhivele Naionale sau de ctre serviciile judeene/Serviciul
Municipiului Bucureti ale/al Arhivelor Naionale, dup caz, n
urmtoarele situaii:a) la cererea operatorului economic autorizat s
presteze servicii arhivistice;b) cnd operatorul economic autorizat
s presteze servicii arhivistice a furnizat documente coninnd
informaii eronate cu ocazia solicitrii eliberrii/rennoirii
autorizaiei de funcionare;c) cnd, la mplinirea perioadei de
suspendare a autorizaiei de funcionare dispuse potrivit art. 20
alin. (1) lit. a), operatorul economic nu ndeplinete condiiile care
au stat la baza eliberrii acesteia;d) cnd operatorul economic
autorizat s presteze servicii arhivistice nu respect interdicia
stabilit la art. 20 alin. (3) sau nu i ndeplinete obligaiile ce i
revin pn la data stabilit n notificarea comunicat de Arhivele
Naionale sau de serviciile judeene/Serviciul Municipiului Bucureti
ale/al Arhivelor Naionale, dup caz;e) n cazul suspendrii
autorizaiei de funcionare, de dou ori ntr-un interval de un an;f)
cnd operatorul economic autorizat s presteze servicii arhivistice
nu a desfurat servicii arhivistice timp de 2 ani de la data
eliberrii autorizaiei de funcionare.(2) Autorizaia de funcionare se
retrage:a) de la data solicitat de operatorul economic autorizat s
presteze servicii arhivistice;b) n termen de 30 de zile de la data
notificrii de ctre Arhivele Naionale sau de ctre serviciile
judeene/Serviciul Municipiului Bucureti ale/al Arhivelor Naionale,
dup caz, n situaiile prevzute la alin. (1) lit. b)-f).ART. 22(1)
Contractele avnd ca obiect prestarea de servicii arhivistice
trebuie s conin clauze exprese referitoare la transferul
documentelor preluate de operatorul economic autorizat s presteze
servicii arhivistice, n cazul ncetrii activitii acestuia, ctre un
alt operator economic autorizat s presteze servicii arhivistice.(2)
Contractele ncheiate cu nerespectarea obligaiei prevzute la alin.
(1) sunt lovite de nulitate absolut.ART. 23Procedura de notificare
i coninutul notificrii prevzute la art. 18 alin. (5), datele care
se introduc n registrul prevzut la art. 25 alin. (1) i condiiile
privind gestionarea acestuia, precum i procedurile de eliberare,
rennoire, suspendare sau retragere a autorizaiei se stabilesc prin
norme metodologice, aprobate prin ordin al ministrului afacerilor
interne*), care se public n Monitorul Oficial al Romniei, Partea
I.-----*) A se vedea Ordinul ministrului afacerilor interne nr.
137/2013 pentru aprobarea Normelor metodologice privind aplicarea
unor dispoziii ale Legii Arhivelor Naionale nr. 16/1996, publicat n
Monitorul Oficial al Romniei, Partea I, nr. 619 din 4 octombrie
2013.
ART. 24(1) Creatorii i/sau deintorii de documente, persoane
juridice, care i schimb regimul de proprietate sau i modific
obiectul de activitate, precum i noii deintori care preiau
patrimoniul au obligaia s dispun msuri pentru pstrarea, conservarea
i evidena arhivei, n condiiile prevzute de lege.(2) Creatorii i/sau
deintorii de documente prevzui la alin. (1), precum i operatorii
economici autorizai n prestarea de servicii arhivistice sunt
obligai s ia msuri mpotriva distrugerii, degradrii, sustragerii ori
comercializrii fr drept a documentelor din arhiv.(3) Depozitarea
documentelor prevzute la alin. (2) se face n spaii i n condiii
corespunztoare, avizate de Arhivele Naionale sau de serviciile
judeene/Serviciul Municipiului Bucureti ale/al Arhivelor Naionale,
dup caz.(4) Carnetele de munc se predau titularilor de drept ori
succesorilor legali ai acestora, dup caz.ART. 25(1) Arhivele
Naionale asigur evidena general a operatorilor economici autorizai
s presteze servicii arhivistice, prin Registrul operatorilor
economici prestatori de servicii arhivistice.(2) Registrul prevzut
la alin. (1) are caracter de document public. Accesul persoanelor
la aceste informaii se realizeaz cu respectarea termenelor i
procedurilor prevzute de reglementrile legale privind liberul acces
la informaiile de interes public.ART. 26(1) Prin excepie de la
prevederile prezentei legi, birourile notariale, camerele notarilor
publici i Uniunea Naional a Notarilor Publici din Romnia, dup caz,
sunt singurele entiti care dein, administreaz, conserv i protejeaz
arhivele notariale. Aceste entiti i exercit atribuiile prevzute de
prezentul alineat, fr ndeplinirea vreunei condiii prealabile de
autorizare.(2) Birourile notariale, camerele notarilor publici i
Uniunea Naional a Notarilor Publici, dup caz, pot deine,
administra, conserva i proteja i alte arhive dect cele notariale,
cu ndeplinirea tuturor condiiilor prevzute de prezenta lege.ART.
27Documentele care fac parte din Fondul Arhivistic Naional al
Romniei o dat intrate, potrivit legii, n depozitele Arhivelor
Naionale i/sau ale serviciilor judeene ale Arhivelor Naionale, nu
mai pot fi retrase din administrarea acestora, cu excepia celor
predate n custodie.
CAP. IVFolosirea documentelor care fac parte din Fondul
Arhivistic Naional al Romniei
ART. 28(1) Documentele care fac parte din Fondul Arhivistic
Naional al Romniei pot fi folosite pentru: cercetare tiinific,
rezolvarea unor lucrri administrative, informri, aciuni educative,
elaborarea de publicaii i eliberarea de copii, extrase i
certificate.(2) Documentele care fac parte din Fondul Arhivistic
Naional al Romniei pot fi consultate, la cerere, de ctre ceteni
romni i strini, dup 30 de ani de la crearea lor. Pentru documentele
la care nu s-a mplinit acest termen, cercetarea se poate face numai
cu aprobarea conducerii unitii creatoare sau deintoare.(3)
Documentele de valoare deosebit nu se expun public, n original, ci
sub form de reproduceri.ART. 29(1) Creatorii ori deintorii de
documente sau, dup caz, succesorii n drepturi ai acestora sunt
obligai s elibereze, potrivit legii, la cererea persoanelor fizice
i a persoanelor juridice, certificate, adeverine, copii i extrase
de pe documentele pe care le creeaz ori le dein, inclusiv de pe
cele pentru care nu s-a mplinit termenul prevzut la art. 13, dac
acestea se refer la drepturi care l privesc pe solicitant.(2)
Serviciile prestate de ctre Arhivele Naionale pentru rezolvarea
solicitrilor persoanelor fizice i ale persoanelor juridice se
efectueaz, contra cost, n condiiile prevzute de lege.(3) Serviciile
arhivistice prestate n condiiile alin. (1) de ctre operatorii
economici autorizai n prestarea de servicii arhivistice se
efectueaz contra cost, pe baza unor tarife ale cror limite maxime
sunt stabilite de Uniunea Naional a Practicienilor n Insolven din
Romnia, cu avizul Arhivelor Naionale.ART. 30(1) Documentele a cror
cercetare poate afecta interesele naionale, drepturile i libertile
cetenilor, prin datele i informaiile pe care le conin, sau cele a
cror integritate fizic este n pericol nu se dau n cercetare.(2) Fac
parte din aceast categorie documentele care:a) privesc sigurana,
integritatea teritorial i independena statului romn, potrivit
prevederilor constituionale i ale legislaiei n vigoare;b) pot leza
drepturile i libertile individuale ale ceteanului;c) sunt ntr-o
stare necorespunztoare de conservare, situaie stabilit de comisia
de specialitate i consemnat ntr-un proces-verbal;d) nu sunt
prelucrate arhivistic.(3) Stabilirea documentelor respective se
face de ctre deintorul legal al acestora, potrivit anexei nr.
6.
CAP. VPersonalul arhivelor
ART. 31(1) Creatorii i deintorii de documente, prevzui la art.
2, persoane juridice, au obligaia de a nfiina compartimente de
arhiv sau de a desemna persoane responsabile cu probleme de arhiv,
n funcie de valoarea i cantitatea acestora.(2) Desemnarea
personalului nsrcinat cu activitatea de arhiv, structura i
competena acestor compartimente de arhiv vor fi stabilite de ctre
conducerea unitii creatoare i deintoare de documente, cu avizul
Arhivelor Naionale sau, dup caz, al serviciilor judeene ale
Arhivelor Naionale.ART. 32Formarea, atestarea i perfecionarea
personalului de specialitate din Arhivele Naionale, ct i din
celelalte uniti creatoare i deintoare de documente de arhiv se
realizeaz prin Facultatea de Arhivistic i prin coala Naional de
Perfecionare Arhivistic.ART. 33Personalul de specialitate din
cadrul Arhivelor Naionale va fi dimensionat n funcie de calitatea i
specificul materialului documentar aflat n administrare i face
parte din categoria funcionarilor publici.
CAP. VIRspunderi i sanciuni
ART. 34Nerespectarea dispoziiilor prezentei legi atrage, dup
caz, rspunderea contravenional, civil sau penal.ART. 35(1)
Scoaterea peste grani fr drept, a documentelor care fac parte din
Fondul Arhivistic Naional al Romniei, constituie infraciune i se
pedepsete cu nchisoare de la un an la 5 ani sau cu amend.(2)
nstrinarea, fr drept, a documentelor prevzute la alin. (1) ctre
persoane fizice sau juridice strine constituie infraciune i se
pedepsete cu nchisoare de la 2 la 7 ani.(3) Tentativa se
pedepsete.ART. 36Constituie contravenii la prevederile prezentei
legi urmtoarele fapte, dac nu sunt svrite n astfel de condiii nct,
potrivit legii penale, s fie considerate infraciuni:a)
neinventarierea documentelor sau nentocmirea de ctre creatorii
acestora, persoane juridice, a nomenclatoarelor arhivistice pentru
documentele proprii, potrivit art. 8 alin. (2);b) nepredarea de
ctre compartimentele unitii creatoare, la arhiva proprie, a
documentelor cu termen de pstrare permanent, pe baz de inventar i
proces-verbal de predare-primire, conform prevederilor art. 9;c)
neselecionarea documentelor create i deinute de ctre persoane
juridice, la termenele prevzute n nomenclatorul propriu, de ctre
comisia de selecionare a documentelor, n condiiile prevzute la art.
11;d) neasigurarea condiiilor corespunztoare de pstrare i protejare
a documentelor create i deinute de ctre creatorii i deintorii de
arhiv, persoane juridice sau persoane fizice, potrivit art. 12;e)
nepredarea, la Arhivele Naionale i, dup caz, la serviciile judeene
ale Arhivelor Naionale, a documentelor care fac parte din Fondul
Arhivistic Naional al Romniei de ctre creatorii i deintorii de
documente de arhiv, la expirarea termenelor prevzute la art. 13;f)
oferta de vnzare sau vnzarea documentelor care fac parte din Fondul
Arhivistic Naional al Romniei de ctre persoane fizice sau persoane
juridice, fr respectarea prioritii Arhivelor Naionale de a le
cumpra, potrivit prevederilor art. 15 alin. (2);g) nedepunerea la
Arhivele Naionale sau la serviciile judeene ale Arhivelor Naionale,
dup caz, de ctre creatorii i deintorii de documente de arhiv, a
inventarelor pe care le dein la expirarea termenelor de depunere, n
condiiile prevzute la art. 17;h) nerespectarea obligaiilor prevzute
la art. 18 alin. (4) i alin. (5) lit. a), art. 19 alin. (1) i (4),
art. 24 i art. 29 alin. (1), precum i practicarea de servicii
arhivistice cu depirea limitelor maxime stabilite potrivit art. 29
alin. (3);i) nerespectarea de ctre toi creatorii i deintorii de
documente a condiiilor de pstrare, conservare, punere n valoare,
publicitate, precum i a celor de acces la documente, n condiiile
legii.ART. 37(1) Contraveniile prevzute la art. 36 se sancioneaz cu
amend de la 1.000 lei la 25.000 lei.(2) Amenda se aplic i persoanei
juridice.(3) n cazul contraveniilor prevzute la art. 36 lit. f),
Arhivele Naionale pot solicita instanei judectoreti anularea
actului de vnzare, chiar i dup expirarea termenului de prescripie a
rspunderii contravenionale, n condiiile legii civile.ART.
38Constatarea contraveniilor prevzute la art. 36 i aplicarea
sanciunilor se fac de ctre mputerniciii Arhivelor Naionale i, dup
caz, ai serviciilor judeene ale Arhivelor Naionale.ART. 39mpotriva
procesului-verbal de constatare a contraveniei se poate face
plngere, n termen de 15 zile de la comunicare, la judectoria n a
crei raz teritorial a fost svrit contravenia.ART. 40Contraveniilor
prevzute n prezenta lege le sunt aplicabile dispoziiile Ordonanei
Guvernului nr. 2/2001 privind regimul juridic al contraveniilor,
aprobat cu modificri i completri prin Legea nr. 180/2002, cu
modificrile i completrile ulterioare.
CAP. VIIDispoziii finale i tranzitorii
ART. 41Creatorii i/sau deintorii de documente sunt obligai s
comunice n scris, n termen de 30 de zile, Arhivelor Naionale sau,
dup caz, serviciilor judeene ale Arhivelor Naionale, documentele
care le atest nfiinarea, reorganizarea sau desfiinarea, n condiiile
legii, precum i msurile dispuse n vederea arhivrii documentelor
create sau deinute de acetia.ART. 42Denumirile Direcia General a
Arhivelor Statului i Arhivele Statului, folosite n actele normative
n vigoare, se nlocuiesc cu denumirea Arhivele Naionale.ART.
43Dispoziiile din prezenta lege referitoare la serviciile judeene
ale Arhivelor Naionale se aplic, n mod corespunztor, i Serviciului
Municipiului Bucureti al Arhivelor Naionale.ART. 44Anexele nr. 1-6
fac parte integrant din prezenta lege.ART. 45Decretul nr. 472/1971
privind Fondul Arhivistic Naional al Republicii Socialiste Romnia,
cu modificrile ulterioare, precum i orice alte dispoziii contrare
prevederilor prezentei legi se abrog.
ANEXA 1
Aprob. Se confirm.------ ------------Preedintele Consiliului
Directorul Arhivelor Naionalede administraie, (eful Serviciului
Judeean ...(director) al Arhivelor
Naionale)........................ ........................
NOMENCLATORUL ARHIVISTIC NAIONALaprobat prin Ordinul (Decizia)
nr. .... din .......... Direcia Serviciile Denumirea Termenul
Observaii dosarului de pstrare (coninutul pe scurt al problemelor
la care se refer) Direcia A. Serviciul 1. ............Permanent
secretariat i secretariat 2. ............10 ani administrativ 3.
............5 ani B. Serviciul 1. ............Permanent
administrativ 2. ............10 ani 3. ............5 ani
ANEXA 2
....................... INVENTARUL PE ANUL ......(denumirea
creatorului) pentru documentele care se
pstreaz....................... permanent sau temporar(denumirea
compartimentului)Nr. Indicativul dosaruluiConinutul pe Datele
NumrulObservaiicrt.dup nomenclator scurt al
dosarului,extremefilelor registrului etc.
Prezentul inventar format din .................... file
conine.................. dosare, registre, condici, cartoteci
etc.Numerele ............................................. au fost
lsate la................................., nefiind ncheiate.
La preluare au lipsit dosarele de la nr.
.............................. .
Astzi, ............................, s-au preluat ..............
dosare.
Am predat, Am primit,............. ...............
Format A4
ANEXA 3
Instituia
............................................................(regie
autonom, societate reglementat de Legea nr. 31/1990,republicat, cu
modificrile i completrile ulterioare)
PROCES-VERBALde predare-primire a documentelor
Astzi, ............................................,
subsemnaii,..................................................................,
delegaiai compartimentului
.......................................................,i
............................, arhivarul instituiei
....................,am procedat primul la predarea i al doilea la
preluarea documentelor createn perioada
............................................ de ctre
serviciulmenionat, n cantitate de ..................
dosare.Predarea-primirea s-a fcut pe baza inventarelor anexate,
cuprinznd........................ pagini dactilografiate, conform
dispoziiilor legale.
Am predat, Am primit,................... ..................
ANEXA 4
REGISTRU DE EVIDENa intrrilor-ieirilor unitilor arhivistice
Nr. PreluriDenumirea Datele extreme Numrul de dosare Ieiricrt.
Data compartimentuluiale documentelordin Dup Primite arhiv inventar
efectiv 1 2 3 4 5 6 7
ANEXA 5
........................(denumirea
creatorului)................................................(sediul)
PROCES-VERBAL Nr. ............
Comisia de selecionare, numit prin Ordinul nr. ....... din
.............,selecionnd n edinele din ......................
documentele din anii*)..................., avizeaz ca dosarele din
inventarele anexate s fienlturate ca nefolositoare, expirndu-le
termenele de pstrare prevzute nnomenclatorul unitii.
Preedinte, Semntura..................... .....................
.....................(numele i prenumele) (numele i prenumele)
(numele i prenumele)
Semntura Semntura.....................
.......................................... .....................
Semntura..................... .....................Membri,
..................... .....................
-----*) Anii extremi.Format A5
ANEXA 6
LISTAtermenelor dup care pot fi date n cercetare
documenteleprivind interesele naionale, drepturile i libertile
cetenilor
- documentele medicale, dup 100 de ani de la crearea lor;-
registrele de stare civil, dup 100 de ani de la crearea lor;-
dosarele personale, dup 75 de ani de la crearea lor;- documentele
privind viaa privat a unei persoane, dup 40 de ani de la moartea
acesteia;- documentele referitoare la sigurana i integritatea
naional, dup 100 de ani de la crearea lor;- documentele privind
afacerile criminale, dup 90 de ani de la crearea lor;- documentele
privind politica extern, dup 50 de ani de la crearea lor;-
documente ale societilor cu capital privat reglementate de Legea
nr. 31/1990, republicat, cu modificrile i completrile ulterioare,
dup 50 de ani de la crearea lor;- documentele fiscale, dup 50 de
ani de la creare;- documentele notariale i judiciare, dup 90 de ani
de la crearea lor.
NOT:Reproducem mai jos prevederile art. II-IV din Legea nr.
138/2013, care nu au fost ncorporate n forma republicat a Legii nr.
16/1996 i care se aplic n continuare ca dispoziii proprii ale Legii
nr. 138/2013:"Art. I. - (1) Operatorii economici care, la data
intrrii n vigoare a prezentei legi, presteaz servicii arhivistice
au obligaia ca n termen de un an de la data intrrii n vigoare a
prezentei legi*) s solicite eliberarea autorizaiei de funcionare, n
condiiile Legii nr. 16/1996, cu modificrile i completrile
ulterioare, precum i cu cele aduse prin prezenta lege.(2)
Operatorii economici prestatori de servicii arhivistice care, la
data mplinirii termenului prevzut la alin. (1), nu ndeplinesc
condiiile stabilite de Legea nr. 16/1996, cu modificrile i
completrile ulterioare, precum i cu cele aduse prin prezenta lege,
i nceteaz activitatea n domeniul serviciilor arhivistice.(3)
Sanciunea prevzut la art. 184 alin. (2)**) din Legea nr. 16/1996,
cu modificrile i completrile ulterioare, precum i cu cele aduse
prin prezenta lege, opereaz i n cazul contractelor ncheiate
anterior intrrii n vigoare a prezentei legi*), dac la data
mplinirii termenului prevzut la alin. (1) nu respect prevederile
Legii nr. 16/1996, cu modificrile i completrile ulterioare, precum
i cu cele aduse prin prezenta lege.Art. III. - Arhivele create de
ctre persoanele prevzute la art. 1 din Legea nr. 16/1996, cu
modificrile i completrile ulterioare, precum i cu cele aduse prin
prezenta lege, i preluate n custodie de ctre persoane juridice, pe
baza acordului Arhivelor Naionale, pn la data intrrii n vigoare a
prezentei legi, rmn n custodia acelor persoane juridice.Art. IV. -
(1) n cazul creatorilor de documente desfiinai la data intrrii n
vigoare a prezentei legi*) i a cror arhiv exist, documentele cu
valoare istoric n sensul prevederilor art. 2 din Legea nr. 16/1996,
cu modificrile i completrile ulterioare, precum i cu cele aduse
prin prezenta lege, se preiau de ctre Arhivele Naionale sau de ctre
serviciile judeene/Serviciul Municipiului Bucureti ale/al Arhivelor
Naionale, dup caz, iar documentele cu valoare practic, n baza crora
se elibereaz copii, certificate i extrase privind drepturile
referitoare la stagiile de cotizare la asigurrile sociale ale
cetenilor, se predau, pe baz de contract, operatorilor economici
autorizai n prestarea de servicii arhivistice.(2) n cazul
creatorilor de documente desfiinai la data intrrii n vigoare a
prezentei legi*), ale cror documente se afl n pstrare sau n
custodie la persoane fizice sau juridice, inclusiv la casele
teritoriale de pensii, finanarea transferului arhivei ctre un
operator economic autorizat s presteze servicii arhivistice se va
face din bugetul operatorului autorizat de servicii arhivistice.(3)
Pentru situaia prevzut la alin. (1), prevederile art. 18 alin. (5)
i (6) din Legea nr. 16/1996, cu modificrile i completrile
ulterioare, precum i cu cele aduse prin prezenta lege, se aplic n
mod corespunztor."-----*) Legea nr. 138/2013 a intrat n vigoare la
data de 10 mai 2013.**) Devenit art. 22 alin. (2) n forma
republicat a Legii nr. 16/1996, prin renumerotare.