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Materia: Diseo y Evaluacin de Puestos
Profesor: Lic. Susana Tejerina - 1 -
DESCRIPCIN DE PUESTOS
Lic. SUSANA TEJERINA
ES LA APLICACIN INMEDIATA DEL ANLISIS DE LOS PUESTOS Y CONSISTE
EN UNA EXPOSICIN EXHAUSTIVA DEL RESULTADO DEL ANLISIS DE LOS
PUESTOS, CUYA INFORMACIN SE SISTEMATIZA Y SE EXPONE EN UN PROTOCOLO
DETERMINADO. Consiste en una enumeracin detallada del contenido del
puesto: las funciones y tareas de cada puesto (qu hace el
trabajador). la periodicidad de su ejecucin (cundo lo hace) los
mtodos aplicados para la ejecucin de las funciones (cmo lo hace)
los instrumentos o equipos que utiliza (con qu lo hace) y los
propsitos de dichas actividades (para qu lo hace) Adems forma parte
de la descripcin final de cada puesto, la siguiente informacin:
1. Datos de identificacin del puesto
2. Condiciones de trabajo
3. Relaciones internas y externas
4. Requerimientos o Especificaciones del puesto Constituyen la
principal herramienta de gestin para la Administracin de RR.HH.
ORDENAMIENTO DE LOS PUESTOS RECLUTAMIENTO Y SELECCIN DE PERSONAL
PROMOCIONES Y TRANSFERENCIAS EVALUACIN DE DESEMPEO
PARA QU SIRVEN EL ANLISIS Y LA DESCRIPCION DE
LOS PUESTOS?
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Materia: Diseo y Evaluacin de Puestos
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VALORACIN ECONOMICA DE LOS PUESTOS GESTIN DE CARRERAS PROGRAMAS
DE CAPACITACIN DISEO Y REDISEO DE LOS PUESTOS
PRINCIPALES USOS DE LAS DESCRIPCIONES DE PUESTOS
Ordenamiento de los puestos: dejar constancia por escrito acerca
de cuales son las funciones, tareas y responsabilidades de cada
puesto, sus lneas de dependencia funcional y el tipo de decisiones
que pueden ser tomadas en l, permite a cada empleado conocer con
exactitud sus responsabilidades laborales, evitando la dispersin o
superposicin de roles y funciones. Reclutamiento y Seleccin de
personal: Las Especificaciones de cada puesto nos indican cuales
son las exigencias fsicas, intelectuales y de experiencia, as como
otros requerimientos propios de cada puesto que deber reunir la
persona que lo ocupe. De este modo podemos utilizar luego esta
informacin a fin de establecer los Perfiles en base a los cuales
efectuaremos el proceso de Reclutamiento y Seleccin del futuro
ocupante del puesto. Adems, conocer las condiciones de trabajo en
las cuales deber desenvolverse el futuro empleado ayudar a
determinar que personas pueden ser aptas o no para ser
incorporadas. Promociones y Transferencias: a la hora de ascender a
un empleado o ante la necesidad de transferirle desde un puesto a
otro, el rea de RR.HH. necesita consultar la Descripcin de ambos
puestos a fin de conocer si el ocupante ha estado efectuando tareas
afines al puesto de destino, de igual modo, analizar los
requerimientos de ambos puestos en relacin al perfil del empleado a
fin de considerar si est en condiciones de ser promovido y/o
transferido. Evaluacin de Desempeo: del anlisis del contenido de
cada puesto y de los estndares de desempeo establecidos en cada
puesto, podr realizar la Evaluacin del Desempeo de quienes ocupan
dichos puestos. Valoracin econmica de los puestos: a fin de lograr
la equidad interna en materia de salarios, abonando a cada puesto
lo que merece en relacin a las tareas, responsabilidades y
exigencias de cada uno, se aplican diferentes mtodos a fin de
establecer el valor econmico que cada puesto tiene para la
organizacin, pudiendo finalmente elaborar las Escalas Salariales.
Capacitacin: en pleno conocimiento de las funciones y tareas que
deben ser realizadas en cada puesto, as como los requerimientos
intelectuales y las destrezas para un eficaz desempeo, el rea de
RR.HH. puede desarrollar programas de capacitacin destinados a
mejorar las competencias del personal.
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Rediseo de los puestos: el Anlisis y Descripcin de Puestos
permite conocer tanto la cantidad y diversidad de tareas que se
ejecutan en cada puestos, como el grado de libertad y autonoma que
tiene el ocupante para fijar sus propios procedimientos y ritmo de
trabajo. De este modo si un puesto de trabajo tiene asignadas un
nmero excesivo de tareas, podr ser simplificado, asignando parte de
dichas tareas a otros. En caso que para un mejor desempeo- fuese
necesario estandarizar el procedimiento de trabajo, el puesto
tambin podr ser rediseado. Tipos de Descripciones de Puestos Entre
la diversidad de Formatos que un Analista puede utilizar, algunos
son muy simples y otros verdaderamente complejos, todo depende de
la cantidad y diversidad de informacin que relevar durante el
procedimiento. Esto se debe a que dicha informacin difiere mucho de
una empresa a otra, dependiendo tanto del uso que la empresa le dar
a la misma, como de la complejidad de los puestos a analizar.
Existe una tercera variable a considerar respecto a la cuestin del
formato final de la Descripcin de los puestos y es el referido al
estilo del Analista que inevitablemente pondr su marca personal en
los aspectos visuales grficos y estticos. Por todo lo indicado, las
descripciones de puestos pueden ser simples y sintticas de manera
que su protocolo ocupe slo una pgina (descripcin MOLAR) o tan
detallada y minuciosa como cada empresa lo requiera de manera tal
que el protocolo final puede llegar a contar con ms de 6 pginas
(descripcin MOLECULAR). El siguiente modelo constituye una de las
Descripciones de Puestos de tipo molar, mediante el cual se
describen en forma muy general las funciones, responsabilidades y
requisitos del puesto. En general su queda restringido al
ordenamiento de los puestos y al conocimiento de cuales son, en
general, las funciones asignadas a los mismos. Recomendamos, desde
todo punto de vista, que a la hora de tener que elaborar un Manual
de Puestos, las descripciones sean de tipo molecular, ya que es el
nico formato que permitir la utilizacin de esta importante
herramienta de gestin en la totalidad de las prcticas de recursos
humanos que hemos enumerado en el tem usos de las descripciones de
puestos. Desde esta ctedra le proponemos un modelo de descripcin
que encontrar Ud. como ejemplo de una descripcin de puestos de tipo
molecular.
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DESCRIPCIN DE PUESTOS CARGO PRESIDENTE CDIGO 12 - 747 OBJETIVO
Ejercer funciones de direccin y representar a la Institucin ante
entidades pblicas y privadas sean nacionales o extranjeras.
FUNCIONES PRINCIPALES: Tiene mxima responsabilidad presupuestal,
cumpliendo con todas las obligaciones derivadas de esta funcin.
Ejerce la representacin de la institucin ante autoridades pblicas,
instituciones nacionales o del exterior, as como ante entidades
privadas. Convoca y preside las sesiones del Consejo Directivo y
determinar la Agenda de prioridades. Supervisa la correcta ejecucin
de las propuestas del Consejo Directivo. Celebra actos, convenios y
contratos con entidades pblicas nacionales o extranjeras. Aprueba
el Plan de Gestin Institucional y las polticas de administracin,
personal, finanzas y relaciones institucionales en concordancia con
las polticas generales que establezca el Consejo Directivo. Aprueba
a propuesta del Gerente General la contratacin de los gerentes, as
como su promocin, suspensin y remocin. En ausencia del Consejo
Directivo adopta medidas de emergencia sobre asuntos que
corresponda decidir al Consejo Directivo. Ejerce las dems funciones
que le delegue o encargue el Consejo Directivo. RELACIONES Con
organismos pblicos del Gobierno Central, Congreso de la Repblica,
Gremios Empresariales, Comits Consultivos de Usuarios, Organismos
Reguladores, organismos similares del exterior, organismos
multilaterales, entidades prestadoras, medios de comunicacin,
universidades. RESPONSABILIDAD Sus decisiones repercuten en la
marcha de las entidades prestadoras as como en la economa del pas.
REQUISITOS DEL PUESTO Estudios superiores en Ingeniera, Economa
carreras afines con especializacin de pos grado. Experiencia en
cargos gerenciales del sector privado y en cargos directivos del
sector pblico no menos de 5 aos. Experiencia profesional mnimo de
quince aos.
Ejemplo de Descripcin de Puestos de tipo MOLAR
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Ejemplo de Descripcin de Puestos de tipo MOLECULAR propuesto por
la Ctedra: DATOS DE IDENTIFICACIN DEL PUESTO Nombre del Puesto:
Auditor de producto Dpto. o Seccin: Produccin primaria Categora
Salarial: A Es Supervisado por: Jefatura de Seccin Supervisa a: No
tiene personal a cargo
DATOS DE CONTROL
Analista de Puestos: Matas Pirovano Fecha del Anlisis de
Puestos: 17/09/07 Fecha anterior ADP: 15/09/08
CONDICIONES DE TRABAJO
Horarios: Horario habitual: De 8:00 a 17 hs. Fijo: Rotativo:
Jornada: Continuada Discontinua Prolongacin de Jornada: No requiere
Condiciones Ambientales: Ventilacin: Reducida ya que el laboratorio
es un lugar que debe ser asptico, libre de grmenes patgenos.
Iluminacin: Muy buena Temperatura: Baja en forma permanente para
mantener la conservacin adecuada de la leche.
Riesgos:
Manipulacin de cidos en forma permanente Uso constante de
instrumental elctrico y elementos cortantes. Esfuerzo Fsico y/o
Mental:
La lectura de los resultados de reacciones qumicas obliga a
mantener concentracin visual y mental. Sube y baja diariamente de
camiones de gran porte.
DESCRIPCIN DEL PUESTO
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RESUMEN DEL PUESTO Es el responsable de controlar la llegada a
la planta de los camiones cisternas cargados de leche y proceder a
la recepcin del producto, realizando los controles bromatolgicos de
rutina y la clasificacin del producto para su posterior
procesamiento interno. FUNCIONES Y TAREAS DEL PUESTO Controla
diariamente el horario de llegada de los camiones cisterna a la
planta y verifica visualmente
que las condiciones fsicas e higinicas en que se realiza el
traspaso de la leche desde el camin a los silos se ejecute de
acuerdo al procedimiento establecido por la planta, a fin de evitar
posibles contaminaciones e inconvenientes que afecten al
producto.
Se encarga diariamente de realizar anlisis bromatolgicos,
tomando muestras de leche y realizando los
anlisis de acidez, determinacin de grasa, densidad, prueba de
alcohol y crioscopia, para su posterior clasificacin y
almacenamiento.
Asienta diariamente y en forma manual las caractersticas de la
materia prima controlada en planillas y
las enva a Administracin a fin de que se le efecte al tambero el
pago correspondiente. Eleva al sector de Control de Calidad las
planillas con todos los anlisis efectuados y resultados obtenidos,
para que sean utilizadas como instrumentos de control.
Controla cada hora el funcionamiento de la bomba centrfuga, el
desgasificador, el caudalmetro, los
filtros y los tanques de almacenamiento, a fin de detectar a
tiempo los inconvenientes sin tener que llegar a interrumpir el
trabajo para solucionarlos.
Asea en forma constante a las mquinas y el lugar de trabajo
utilizando desinfectantes especiales y
yodo, para evitar contaminaciones. Controla las condiciones en
que se trabaja para procurar mantener la higiene antes, durante y
despus de ejecutar las tareas.
Controla al final del da la cantidad de elementos y sustancias
necesarias para las actividades del
puesto, elevando a administracin la solicitud de materiales para
mantener el stock necesario.
ESTNDARES DE DESEMPEO: Cualitativos:
Debe efectuar los estudios bromatolgicos de rutina a la
totalidad de la carga lctea que llega a la planta durante su
horario de trabajo.
Debe limpiar las mquinas y equipos utilizados cada vez que deba
utilizarlos, usando siempre los elementos previstos.
Debe elevar durante la jornada de trabajo toda la documentacin
efectuada relativa a los controles de la leche.
Cuantitativos:
Debe elevar a la Gerencia 2 informes semanales con las novedades
resultantes del trabajo cotidiano.
CONTENIDO DEL PUESTO
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RELACIONES
SOCIALES
RESPONSABILIDADES Por decisiones: Toma decisiones sobre temas
simples referidas a su sector Por el trabajo de otros:
No tiene supervisados
Por materiales y/o equipos
Tiene responsabilidad regular y permanente sobre los equipos que
utiliza Es responsable directo del mantenimiento de equipos y
materiales Por dinero y/o valores
No tiene responsabilidad por dinero ni valores.
Por informacin de tipo confidencial
No tiene acceso a este tipo de informacin
Por la Seguridad de las personas
Tiene responsabilidad mnima.
RELACIONES INTERNAS
Con quin Para qu
Con el Jefe de la Seccin Con el Encargado de Planta Con el
sector de Administracin
Recibir indicaciones y transmitir novedades sobre la tarea.
Conocer novedades en las reuniones semanales Elevar las planillas
de recepcin de la leche
RELACIONES EXTERNAS
Con quin Para qu
Con los transportistas provenientes de los Tambos
Recibir la carga de leche de acuerdo a normativas
CONTEXTO DEL PUESTO
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REQUERIMIENTOS OBJETIVOS
Edad mnima: 27 aos Edad Mxima: 35 aos Sexo: V M
Lugar de Residencia: No ms de 20 km. de la planta Estado Civil:
Indistinto
Disponibilidad para viajes: No requiere. INSTRUCCIN FORMAL
Nivel de cursado SECUNDARIO TERCIARIO UNIVERSITARIO
Completo Tcnico Agropecuario
Incompleto
CONOCIMIENTOS EN INFORMTICA
Planilla Clculos Procesad. Textos Base de datos Correo
Electrnico Otros
Nivel bsico
Nivel avanzado
Nivel avanzado
Nivel bsico
No requiere
FORMACIN TCNICA
Referida al uso de componentes qumicos y reactivos diversos para
efectuar las pruebas de laboratorio de la leche.
Acerca del funcionamiento y mantenimiento de: bombas centrfugas,
desgasificadores, caudalmetros, etc.
CONOCIMIENTOS DE IDIOMAS
Ingls Portugus Otros
No requiere
No requiere
No requiere
EXPERIENCIA LABORAL ESPECFICA
El ocupante debe tener experiencia en la ejecucin de pruebas de
laboratorio especficas, controles bromatolgicos y uso de equipos
para tal fin.
6 meses 1 ao No menos de 3 aos Hasta 5 aos Ms de 5 aos
OTROS REQUERIMIENTOS: El ocupante de este puesto debe ser una
persona muy minuciosa y con un alto sentido de la responsabilidad
respecto a la calidad y salubridad del producto que recibe y
analiza
ESPECIFICACIONES DEL PUESTO
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Algunas cuestiones prcticas a tener en cuenta Existen algunas
convenciones en relacin a la manera de confeccionar una descripcin
y tambin cuestiones prcticas que le sern de utilidad. Recuerde que
anteriormente le indicamos que los protocolos deben ser diseados
por el Analista de Puesto, quin, adems de seguir los aspectos
convencionales de cualquier descripcin, tambin podr poner su estilo
personal, ello no significa que el Analista pueda hacer cualquier
cosa, puesto que, ms all de los estilos, hay informacin que no
puede faltar y otra que no debera estar en ningn modelo. La
extensin y diseo del protocolo depender de la cantidad de
informacin a relevar y sta a su vez, depender del uso que se le dar
a la informacin. Por otra parte, el ordenamiento de dicha
informacin deber respetar alguna lgica. Por ejemplo, los Datos de
Identificacin del puesto obviamente no pueden faltar y siempre se
ubican en el encabezado del protocolo. Los Datos de Control no
pueden faltar ya que las descripciones se actualizan generalmente
una vez al ao y es necesario conocer la fecha de la anterior y la
persona responsable de su ejecucin. Podr Ud. ubicarlos o en el
lugar que le muestra el modelo que le proponemos o al finalizar la
descripcin luego de haber establecido la totalidad de las
especificaciones. Las Condiciones de Trabajo nunca estn presentes
en las descripciones de tipo molar, sin embargo no deberan faltar
en ninguna descripcin, ya que, junto con los requerimientos para el
puesto son elementos de informacin vitales a la hora de seleccionar
personal. Por ejemplo, si Ud. como selector de personal sabe que en
el puesto se trabaja levantando pesos importantes y subiendo y
bajando de camiones, tendr que pensar que no puede tomar a una
persona que supere los 45 aos, ni que, an siendo mucho ms joven,
tenga algn problema en su columna vertebral. Si Ud. sabe que el
ocupante del puesto trabajar en condiciones de fro intenso
permanente, deber pensar dos veces si conviene incorporar a una
persona que padece de asma bronquial. La lgica indica que el lugar
ms adecuado dentro del protocolo para insertar las condiciones de
trabajo es en donde estn ubicadas en el modelo que le proponemos,
sin embargo Ud. podra intercambiar este lugar con el tem Contexto
del Puesto.
CONDICIONES DE TRABAJO CONTEXTO DEL PUESTO
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El Contenido del Puesto es el corazn de toda descripcin, all el
Analista debe poner su mayor empeo en registrar de manera
exhaustiva y ordenada todas las tareas que el ocupante del puesto
debe ejecutar, cuidando que dicho ordenamiento siga y complete
todas las tareas atribuibles a cada una de las funciones que se
cumplen en el puesto y que la descripcin de las tareas indique en
forma clara e inequvoca:
Que hace el trabajador (la accin o acciones que realiza) Como lo
hace (el procedimiento, las instrucciones, normas, etc.) Con qu lo
hace (el equipo que utiliza) Cuando lo hace (la periodicidad de su
ejecucin) Para que lo hace (el propsito o finalidad de la
accin)
Aqu tambin son los Estndares de Desempeo que constituyen
criterios objetivos de medicin del hacer de cada empleado en su
puesto de trabajo. Forma parte del contenido del puesto y no
siempre est presente en las descripciones. Insertar esta informacin
es muy importante por cuanto plantea criterios claros y observables
que ayudarn a los Supervisores a contar con un parmetro de
evaluacin y a los empleados a saber con exactitud que es lo que se
espera de ellos. En cuanto al tem Responsabilidades del puesto si
bien estas pueden estar incorporadas dentro de la descripcin de
cada una de las tareas que realiza el ocupante, insertarlas por
separado ayuda a una ms rpida identificacin, sobre todo cuando se
utiliza a las descripciones de los puestos para valorar
econmicamente a los mismos. En estos casos el tem responsabilidad
siempre es elegido como un Factor Compensable clave y como tal, la
intensidad y el tipo de responsabilidad, generar una variante en la
remuneracin del empleado; este tema lo ver Ud. en el Mdulo 4. El
Contexto del Puesto es otro de los tems que suelen faltar en muchas
descripciones de puestos, si bien no es un aspecto central, ayuda a
la hora de seleccionar personal a saber que tipo de cualidades
deber reunir el candidato a ocupar el puesto, segn el tipo,
frecuencia y calidad de las relaciones que mantiene dentro y fuera
de la organizacin. Finalmente llegamos a las Especificaciones del
Puesto con este nombre se establecen los requerimientos de diverso
tipo que se hacen a quienes aspiren a ocupar un puesto determinado.
Incluye tanto los aspectos objetivos (edad, sexo, estado civil,
lugar de residencia, etc.) como aquellos vinculados a la instruccin
formal, a los conocimientos especializados, a las habilidades
desarrolladas, a la experiencia que debe haber atesorado en
funciones similares y a los atributos vinculados a algn tipo de
personalidad determinada que sean importantes para un eficaz
desempeo. Por tradicin las especificaciones constituyen la parte
final de toda descripcin de puestos y ello se debe a que, cuando
comenzaron a realizarse los primeros anlisis y descripciones de
puestos a comienzos del siglo veinte, al poner el acento en el tipo
de tareas asignadas a cada puesto, que eran sencillas, manuales y
repetitivas, se entenda que cualquier persona an siendo analfabeta,
podra aprender al automatismo de su ejecucin; por consiguiente, los
puestos de trabajo no tenan requerimientos especficos en relacin a
los empleados.
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Materia: Diseo y Evaluacin de Puestos
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El correr de los aos y la complejizacin de la tecnologa y del
funcionamiento empresarial, demostr que no cualquier persona estaba
apta para ocupar ciertos puestos y comenz el procedimiento de
establecer los requerimientos y ponerlos por escrito; el lugar ms
adecuado para guardar esta informacin eran las descripciones de los
puestos y es por ello que se pusieron al final. Al momento de
disear el protocolo el Analista deber pensar no solo que informacin
deber relevar segn el uso que se le dar al Manual, sino tambin que
tipo de informacin es pertinente. Por ejemplo, en la parte de las
Especificaciones aparecen recuadros que deben llenarse con
informacin referida a conocimientos informticos, conocimientos de
idiomas; si el Analista sabe que en la empresa no existen puestos
que requieran saber idiomas, directamente estos cuadros no formarn
parte del protocolo. Pero, si existiesen algunos puestos que si
tienen estos requerimientos aunque el resto no, el Analista si o s
deber incorporar al protocolo el registro de dicha informacin. Esto
se debe a que los protocolos son uniformes, no se cambia el diseo y
se aplican diseos distintos segn cada familia de puestos, sino que
la plantilla ser uniforme. En aquellos casos en que los puestos que
se estn analizando y describiendo no tengan estos requerimientos,
el Analista proceder, sencillamente, a escribir: no requiere o no
corresponde. Los cuerpos informativos de las descripciones de
puestos Cada uno de los tems antes indicados, con toda la
informacin al respecto que se releva y se pone por escrito,
constituye cuerpos informativos. Estos bloques de informacin no
deben ser fragmentados al redactar las descripciones de los
puestos. No es conveniente que el Analista comience a insertar en
una hoja del protocolo la informacin referida a condiciones de
trabajo y luego, por una cuestin de espacio, concluya su redaccin
en la siguiente hoja del protocolo. Es por ello que al disear el
formato que se utilizar como plantilla para todas las
descripciones, deber contemplar que no se corten los cuerpos
informativos y que tampoco queden grandes espacios en blanco. Esto
obliga a adquirir cierta destreza en el uso de las herramientas
informticas que permitan trabajar de manera fluida, correcta y
visualmente esttica. El nico cuerpo informativo que generalmente
ocupa dos hojas del protocolo es el Contenido del Puesto, cuando el
puesto tiene cierta complejidad, porque la cantidad de tareas que
se describen as como la diversidad de estndares y de
responsabilidades, obliga a extenderse. Le solicitamos que preste
mucha atencin al modelo que le presenta la ctedra y podr observar
all que no hemos cortado los cuerpos informativos y que hemos
ubicado la informacin de manera que ocupe cada hoja del protocolo
de manera esttica y completa.