LEAP@DBD LOCATION ENHANCEMENT ASPIRE PROJECT PEJABAT DAERAH DAN TANAH DAERAH BARAT DAYA 04-8689400 [email protected] PERTANDINGAN KUMPULAN INNOVATIF DAN KREATIF (KIK) PERINGKAT NEGERI PULAU PINANG TAHUN 2020
LEAP@DBD LOCATION ENHANCEMENT ASPIRE PROJECT
PEJABAT DAERAH DAN TANAH
DAERAH BARAT DAYA
04-8689400
PERTANDINGAN
KUMPULAN INNOVATIF DAN KREATIF (KIK)
PERINGKAT NEGERI PULAU PINANG
TAHUN 2020
1
KANDUNGAN .......................................................................................................... 1
RINGKASAN EKSEKUTIF ........................................................................................ 2-4
SEBELUM HORIZON BAHARU ................................................................................... 5
SIGNIFIKAN PEMILIHAN PROJEK............................................................................... 6
PELAKSANAAN LEAP@DBD ...................................................................................... 7
PANDUAN LOG MASUK LEAP@DBD .................................................................... 8-10
PAPARAN KESELURUHAN LEAP@DBD .................................................................... 11
PROSES KERJA LEAP@DBD ..................................................................................... 12
TINDAKAN PENYELESAIAN ..................................................................................... 13
KEBERHASILAN PROJEK OUTCOME DAN IMPAK ................................................. 14-15
POTENSI PENGEMBANGAN PROJEK ....................................................................... 16
KANDUNGAN
2
RINGKASAN
EKSEKUTIF
Pejabat Daerah dan Tanah Daerah Barat Daya telah menjangkau usia 100 tahun.
Pejabatnya mula dibina oleh seorang Penghulu dari Kerajaan Syarikat Hindia Timur
Inggeris, Datuk Bahauddin pada tahun 1880. Pengwujudan Pejabat Daerah ini adalah
sejajar dengan pembangunan Pejabat Kerajaan yang lain dalam tempoh tersebut.
Fungsi Pentadbiran Daerah mulanya menjuruskan perkhidmatan kepada pembangunan
tanah, pentadbiran am dan fungsi perbendaharaan dalam tahun 1960an. Kemudiannya,
fungsi tanah dan pentadbiran telah diperkembangkan dalam usaha memberikan
perkhidmatan yang cekap dan berkesan kepada pelanggan.
Pejabat Daerah Dan Tanah Daerah Barat Daya bertanggungjawab menyelaras,
menentukan serta melaksanakan polisi, program dan aktiviti kerajaan negeri dan
persekutuan di peringkat daerah dengan bantuan dan kerjasama daripada jabatan atau
agensi kerajaan serta orang ramai.
Objektif Pejabat Daerah Dan Tanah Daerah Barat Daya adalah seperti berikut:
• Mewujudkan Kepimpinan Peringkat Daerah Yang Berkesan Bagi Menjamin Keadaan
Pentadbiran, Pembangunan, Keselamatan, Kestabilan Serta Kemakmuran Daerah
• Menyelaras, Menentukan Serta Melaksanakan Dasar, Program Dan Aktiviti Kerajaan
Negeri Serta Kerajaan Persekutuan Di Peringkat Daerah Dengan Kerjasama
Jabatan/Agensi Kerajaan Serta Orang Ramai.
• Melaksanakan Kerja-Kerja Perancangan Pembangunan Daerah Serta Melaksanakan
Kerja-Kerja Projek Kecil Luarbandar Demi Mempertingkatkan Taraf Serta Kualiti
Hidup Penduduk Amnya.
Mewujudkan Pengurusan Pentadbiran Tanah Daerah Secara Cekap Dan Berkesan Ke arah
Kemajuan, Kemakmuran Dan Keharmonian Rakyat Selaras Dengan Matlamat Dasar
Pembangunan Kerajaan.
Demi memenuhi objektif ini, inisiatif Horizon Baharu perlu diperkenalkan iaitu
LEAP@DBD.
3
Selaras dengan perkembangan semasa, Pejabat Daerah dan Tanah Daerah Barat Daya
(PDTDBD) sentiasa peka mengenai perkembangan dan keperluan semasa khususnya
dalam membudayakan norma baharu dalam penyampaian perkhidmatan.
Diketuai oleh kepimpinan YBrs. Tuan Mohd Hafiz Aswad, Pegawai Daerah Barat Daya,
PDTDBD telah berusaha untuk memanfaatkan penggunaan teknologi maklumat demi
memberikan perkhidmatan terbaik kepada rakyat Pulau Pinang khususnya penduduk di
Daerah Barat Daya. Location Enhancement Aspire Project atau dikenali sebagai
LEAP@DBD merupakan salah satu terjemahan hasrat murni tersebut.
Maksud Logo
L
• Location - Lokasi projek dilaksanakan
E
• Enhancement -Penambahbaikan
A
• Aspire - Cita-cita yang sangat tinggi
P
• Project - Projek infrastruktur yang dilaksanakan
@
• At - Di
D
• Daerah
B
• Barat
D
• Daya
4
Pembangunan sistem ini memudahkan
carian maklumat projek-projek sebagai
contohnya melalui Projek Pakej
Rangsangan Ekonomi Tahun 2020
(PRE2020), Projek Khas Ekonomi P.16
dan lain-lain.
LEAP@DBD berkeupayaan
merekodkan maklumat penting projek
khususnya projek-projek yang bersifat
“one-off” dan jarang dilaksanakan.
5
CARIAN MANUAL
Kaedah carian maklumat projek khususnya projek-projek lama perlu dibuat secara manual.
• Proses ini memakan masa yang panjang terutamanya apabila melibatkan projek-projek yang telah lama.
• Masalah selalu berlaku khususnya apabila projek-projek tersebut dilaksanakan secara one-off seperti projek Projek Infrastruktur Asas (PIAS).
SEBELUM HORIZON
BAHARU
6
Objektif utama pembangunan sistem ini adalah agar maklumat projek-projek lepas khususnya
projek yang bersifat “one-off” dapat disimpan secara atas talian selain daripada kaedah manual.
Perkara ini penting disebabkan faktor-faktor berikut:
a) Carian maklumat dapat dibuat dengan lebih mudah, cekap dan pantas;
b) Menjimatkan masa dan tenaga semasa carian maklumat;
c) Paparan digital yang memaparkan lokasi projek secara spesifik;
d) Memanfaatkan penggunaan teknologi maklumat sebaiknya;
e) Membantu dalam pembentangan pelaporan projek; dan
f) Membantu proses peralihan maklumat (knowledge transfer) sekiranya berlakunya
pertukaran pegawai
Proses Pengumpulan Maklumat Manual
Proses carian maklumat
secara manual
Proses carian dilaksanakan (mengambil masa yang
lama)
Maklumat disediakan
SIGNIFIKAN PEMILIHAN
PROJEK
7
Sistem LEAP@DBD merupakan salah satu inisiatif horizon baharu yang digunakan oleh
pihak-pihak berkepentingan di PDTDBD. Melalui sistem ini, maklumat penting projek
seperti tajuk, tempoh pelaksanaan, tarikh siap, kos dan gambar projek boleh
disimpan. Sistem ini juga berupaya untuk menetapkan “pin” lokasi projek dengan
tepat. Bukan itu sahaja, penggunaan sistem ini boleh diperluaskan kepada seluruh
Pentadbiran Setiausaha Kerajaan Negeri Pulau Pinang dan agensi Negeri Pulau Pinang
untuk pemetaan maklumat bukan sulit berkenaan projek fizikal dan projek bukan
fizikal.
PELAKSANAAN
LEAP@DBD
8
Berikut adalah langkah-langkah untuk log masuk ke dalam sistem:
a) Log masuk akaun gmail melalui username “[email protected]”
dan kata laluan “@user2020” menggunakan pelayar Chrome/ Mozila Firefox
atau Explorer
b) Setelah log masuk, lakukan carian “Mymap”.
PANDUAN LOG
MASUK LEAP@DBD
9
a) Klik “Projek Infrastruktur Kecil Tahun 2020”
b) Tambah/Pinda maklumat yang dikehendaki
PANDUAN MENGGUNAKAN
LEAP@DBD
10
c) Cara menambah gambar projek
i. Klik gambar “kamera”
ii. Muat naik gambar yang dikehendaki
PANDUAN MENGGUNAKAN
LEAP@DBD
11
Melalui pengenalan sistem LEAP@DBD, akses kepada maklumat penting projek boleh
dilakukan dengan hanya capaian internet. Ianya juga TIDAK MELIBATKAN TAMBAHAN
KOS kepada Kerajaan dan menggunakan sumber sedia ada. Untuk rekod, pengguna
utama sistem ini adalah Penolong Jurutera, Bahagian Pembangunan PDTDBD dimana
maklumat-maklumat tersebut akan dimuatnaik untuk tujuan rekod. Maklumat ini juga
boleh dipaparkan semasa mana-mana pembentangan khususnya semasa pelaporan
projek.
PAPARAN KESELURUHAN
LEAP@DBD
12
PROSES KERJA SEMASA PELAKSANAAN LEAP@DBD
OUTCOME KEPADA JABATAN
Maklumat projek dimasukkan
oleh Penolong Jurutera
Maklumat dimuat naik ke
dalam database
Maklumat sedia digunakan
MAKLUMAT YANG TEPAT
CARIAN MAKLUMAT
PANTAS
MENGELAKKAN KEBERGANTUNG
AN
PERSEPSI NEGATIF
DITANGANI
PROSES KERJA
LEAP@DBD
13
Elemen Inovatif/ Kreativiti
a) Pencapaian nilai/elemen baru/ tambahbaik
✓ Elemen penggunaan ICT ditambahbaik dengan paparan dan penandaan lokasi ✓ Paparan lebih menarik dan menyeluruh
b) Elemen mempermudahkan/ penyelesaian masalah
✓ Proses carian maklumat dipercepatkan ✓ Boleh dilakukan hanya dengan capaian internet dan gajet
c) Lain-lain berkaitan
✓ Tiada
Elemen Keberkesanan
a) Gambaran faedah yang nyata diperolehi
✓ Maklumat projek “one-off” direkod dan mudah dicapai ✓ Masa carian maklumat disingkatkan dengan sangat ketara
b) Peningkatan produktiviti/ kepuasan
✓ Semua yang diberikan akses boleh mendapatkan maklumat secara atas talian tanpa mengharapkan kepada mana-mana pihak untuk melaksanakan carian terlebih dahulu
c) Penjanaan pendapatan (sekiranya berkaitan)
✓ Tiada
✓ Kreatif & Inovatif
Idea ini jelas horizon baharu dalam penyimpanan maklumat projek memandangkan ianya lengkap
dengan lokasi di dalam peta.
✓ Impak Positif yang Tinggi & Menyeluruh
Berupaya meningkatkan kecekapan operasi organisasi secara keseluruhan dan seterusnya akan
memanfaatkan para pelanggan khususnya penduduk di Daerah Barat Daya.
✓ Pulangan Nilai Terbaik
Penggunaan sumber manusia dan peralatan sedia ada tanpa sebarang kos untuk sistem dan semasa
proses pengumpulan maklumat.
TINDAKAN
PENYELESAIAN
14
OUTCOME PROJEK
✓ Mengurangkan masa carian maklumat projek
Dalam norma biasa, proses carian maklumat memerlukan masa sehingga 1 -3 hari untuk
maklumat projek-projek yang jarang dilaksanakan seperti projek Projek Infrastruktur Asas
(PIAS). Dengan pelaksanaan sistem ini, maklumat dapat dicapai kurang dari 5 minit.
✓ Mengoptimumkan penggunaan sumber manusia
Buat masa ini, hanya terdapat seorang kerani yang menguruskan urusan projek. Melalui
pelaksanaan sistem ini, maklumat-maklumat proses akan dimasukkan oleh 6 orang penolong
jurutera. Ini akan membolehkan kerani (projek) untuk menyemak dokumen projek bagi urusan
pembayaran/pengeluaran inden dengan lebih teliti.
✓ Pembentangan projek lebih moden
Melalui proses konvensional, maklumat projek tidak disertakan bersama dengan lokasi projek.
Dengan adanya sistem ini, paparan berwarna projek dapat dibentangkan sekiranya terdapat
keperluan.
Perbandingan kaedah konvensional dan LEAP@DBD seperti berikut:
Bil Aspek Perbandingan Konvensional (carian
manual) LEAP@DBD
1 Infographic Tidak Ya
2 Lokasi dalam Peta Tiada Ya
3 Kemudahan Akses Manual Atas talian
4 Tempoh masa carian 1-3 hari Kurang 5 minit
KEBERHASILAN PROJEK
OUTCOME & IMPAK
15
IMPAK PROJEK
a) Menggalakkan tindakan pantas Penjawat Awam;
Proses carian maklumat boleh dibuat dengan lebih pantas dan dalam sebilang masa. Melalui
penggunaan sistem ini, maklumat boleh dicapai selagimana kawasan tersebut mempunyai
capaian jalur lebar.
b) Selaras dengan visi Penang2030
Selaras dengan visi Kerajaan Negeri Pulau Pinang melalui Dasar Penang2030 yang
bertemakan “A Family-Focused Green and Smart States that Inspires the Nation”, penggunaan
sistem ini juga merupakan sebahagian inisiatif “smart” atau pintar dengan mengaplikasikan
sumber teknologi maklumat dan digitalisasi.
KEBERHASILAN PROJEK
OUTCOME & IMPAK
16
Projek ini berpotensi tinggi untuk diperluaskan ke seluruh Pentadbiran Setiausaha
Kerajaan Negeri Pulau Pinang dan Jabatan/Agensi Negeri Pulau Pinang. Buat masa ini,
projek percubaan adalah bagi tujuan penyimpanan rekod. Walau bagaimanapun, ianya
boleh diperluaskan kepada tujuan lain termasuklah pemantauan projek secara berkala.
Dengan bantuan sistem ini, pihak-pihak berkepentingan juga tidak perlu bergantung
kepada pelaksana projek untuk menunjukkan lokasi projek lagi. “Pin” lokasi yang
dipaparkan membolehkan pihak-pihak berkepentingan untuk mendapatkan lokasi
projek. Dalam erti kata lain, LEAP@DBD boleh diperluaskan penggunaan bermula dari
peringkat Planning, Organizing, Leading dan Controlling dalam mencapai objektif yang
ditetapkan. Dengan bercirikan konsep TIADA KOS, PELAKSANAAN CEPAT dan MUDAH
DIGUNAKAN, LEAP@DBD berkeupayaan menjadi sebahagian daripada inisiatif horizon
baharu perkhidmatan awam di negeri Pulau Pinang.
Sebarang maklumat lanjut boleh menghubungi:
Encik Abdul Hakim Bin Nasharudin
Penolong Pegawai Daerah
Bahagian Pembangunan Daerah
Pejabat Daerah dan Tanah Daerah Barat Daya
Encik Muhamad Haffiz Bin Abdul Rahim
Penolong Jurutera
Bahagian Pembangunan Daerah
Pejabat Daerah dan Tanah Daerah Barat Daya
POTENSI PENGEMBANGAN
PROJEK