Lean Administration – mehr als nur aufgeräumte Schreibtische.

Lean Administration – mehr als nur aufgeräumte Schreibtische

Jörg Hattenbach Rödl & Partner

Thomas Schlag Rödl & Partner

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Viele verstehen unter Lean Administration einen aufgeräumten

Schreibtisch und Office Kanban

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Aber Prozessoptimierung in der Administration stellt in vielen

Branchen Potential zur Reduzierung von Durchlaufzeiten dar

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Die Administration ist ein mehrstufiger Prozess – auch in

produzierenden Unternehmen

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Mit Hilfe einer Prozessanalyse können, wie in der Produktion,

Schwachstellen und Missstände aufgezeigt werden

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Die Ausgangsituation wird in Kennzahlen aus den Bereichen

Kosten, Lieferperformance und Qualität dargestellt

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Die bekannten Verschwendungsarten zeigen sich in ähnlicher

Form auch im administrativen Bereich

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Zum Beispiel stapeln sich Bestände in Form von Aufträgen auf

dem Schreibtisch

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Auftragsinformationen werden oft und mit unterschiedlichen

Medien „transportiert“

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Die Laufwege in der Administration zum Kollegen, zum Drucker

zur Ablage kann man gestalten wie in der Fertigung

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Falsche oder fehlende Informationen sowie Übertragungsfehler

stellen häufige Schwachstellen dar

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Häufig werden ganze Stapel an Informationen weitergegeben.

Hieraus muss die benötigte Information gesucht werden

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Nicht alle Reports, Auswertungen oder Analysen die erstellt

werden, werden auch tatsächlich benötigt – kosten aber Zeit

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Wer kennt es nicht? Die E-Mail Flut die jeden Tag über einen

herein bricht und oftmals gar nicht relevant ist

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Die klassischen Lean Prinzipien aus der Produktion helfen auch

dabei, die Prozesse in der Administration zu optimieren

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Das Pull-Prinzip sowie eine systematische Planung und

Steuerung funktionieren auch in produktionsnahen Prozessen

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Prozesslinien ermöglichen auch in der Administration einen

One-Piece-Flow

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Ein Telefondienst verhindert Unterbrechungen und führt so zu

weniger Fehlern und schnelleren Bearbeitungszeiten

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Standards und Checklisten in Form einer Schablone helfen

dabei Sprachbarrieren schnell zu überwinden

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Prozessspuren verhindern in der Administration Liegezeiten

und führen so zu kürzeren Durchlaufzeiten

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Durch die Anwendung von Lean Management Methoden in der

Administration konnten alle Kennzahlen optimiert werden

23 © Rödl & Partner 25.02.2016

... und ja, der aufgeräumte Tisch komplettiert das Ganze