Le travail d'équipe peut être optimisé · 2013-03-30 · Goldschmid, coach en entreprise et responsable de formation en psychologie du management, a analysé les forces et les

gestion - conseil8entRePRise RoMAnDeno 2977 l 2 mai 2008

omande

L’hebdomadaire des chefs d’entreprise et des cadres - ISSN 1013-3089

EditeurFédération des entreprises romandes GenèveRédactionDidier Fleck, rédacteur en chefPierre Cormon - Catherine Garavaglia - Grégory Tesnier - Pierre Weiss, éditorialisteMise en pageCatherine Garavaglia Jean-Claude TrosselloSecrétariat: Christine Sidibé98, rue de Saint-Jean l CP 52781211 Genève 11 l Tél. 022 715 32 44 Fax 022 715 32 14 l E-mail: [email protected]: Isabelle CujeanUn an Fr. 65.- (prix spécial pour abonnements collectifs d’entreprises) Etranger Fr. 78.-Publicité: HP media saAvenue de Chamonix 7, 1207 Genève Tél. 022 786 70 00 l Fax 022 786 70 13Internet: http://www.hpmedia.chE-mail: [email protected]: Atar roto Presse SA 13, rue des Sablières l 1214 VernierInformations complémentairesInternet: http://www.fer-ge.chLe numéro Fr. 2.- l CCP 12-9747-3La reproduction des articles est auto-risée moyennant mention de la source et de l’auteur.

Le logiciel M-Files permet d’archiver,

gérer et retrouver facilement les documents

Active depuis vingt-sept ans dans la création de logi-ciels de gestion, la société

GIT SA a ajouté à sa gamme la distribution d’un logiciel de ges-tion électronique de documents, M-Files. Celui-ci permet d’ar-chiver, de gérer et de retrouver très rapidement des documents de tous formats, en fonction aussi bien de leur contenu que de critères choisis par l’utilisa-teur (type de document, projet ou client concerné...). Il permet également de déterminer quels collaborateurs y ont accès et de conserver toutes ses versions antérieures.

Albin Delavy est membre de la direction de GIT.

Comment avez-vous commencé à distribuer M-Files?

Il s’agit à la base d’une demande de nos clients. Nos logiciels comptables Win€ur permettent d’archiver les fac-tures électroniquement. On les scanne et lorsque vous êtes sur une ligne dans votre compta-bilité, il suffit de cliquer dessus pour accédez à la facture. Cela permet de gagner de la place et surtout du temps. Nos clients nous ont dit: puisqu’on peut le faire pour les factures, pourquoi pas pour des lettres, des fax, des e-mails, des brochures? Cela nous a paru une excellente idée. Mais plutôt que de réinventer la roue, nous nous sommes mis à la recherche d’un logiciel qui

fonctionne bien et soit simple d’utilisation.

Comment avez-vous procédé?Je me suis renseigné, je suis

allé dans les salons spécialisés et nous avons essayé quatre logi-ciels à l’interne, dont trois très sérieusement. Les uns étaient trop simples et ne s’intégraient pas bien à notre ligne de pro-duits, les autres étaient très per-formants, mais étaient des usines à gaz, très compliquées à utiliser. Puis nous sommes tombés sur M-Files, un logiciel de la société finlandaise Motive system. Et je me suis dit: si j’avais dû élaborer moi-même un programme de ce type, je l’aurais fait comme cela. Il est très facile à utiliser, flexible, très efficace, s’intègre à Windows et aux logiciels de gestion. Nous avons donc signé un contrat de distribution pour la Suisse.

A partir de quelle taille une entreprise peut-elle s’y intéresser?

Il s’agit d’un produit très sim-ple d’installation et d’usage et son prix est bas. Pour une entre-prise de trois à quinze employés, c’est la solution idéale. Nous l’avons installé dans une phar-macie, une quincaillerie, un commerce de boissons, des fidu-ciaires... Mais remarquez que l’une des cinq grandes sociétés pharmaceutiques de Suisse et une organisation internationale l’utilisent également.

Combien coûte-t-il?Prenons le cas d’une entre-

prise voulant installer M-Files sur le poste de trois employés. Il faut compter 700 francs de licence (licence flottante, à par-tager entre les trois employés) et environ 1000 francs pour l’installation et la formation des utilisateurs. Nous proposons aussi des licences nominatives (exclusivement dédiée à un seul utilisateur) ainsi que des licen-ces «lecture seule».

Des développements en vue?Nous sommes en train d’in-

tégrer M-Files à nos propres produits. Une facture s’accom-pagne souvent de déclarations douanières, de documents TVA, d’une garantie, d’une fiche de réparation... On pourra accéder à tous ces documents en quel-ques clics, depuis son logiciel de gestion. Nous espérons pouvoir proposer cela dès la rentrée de septembre.

Propos recueillis par Pierre Cormon Q

http://www.m-files.fr/fra/home.asphttp://www.git.ch/francais/

entretien Albin DelavyGIT SA

en brefA l’occasion des 80 ans de la FER Genève

et des 10 ans de Rezonance: première édition du «Rendez-vous des Entrepreneurs»

mercredi 18 juin 2008.

«Le monde change et vous? Bienvenue dans l’âge d’or

de la complexité»Une journée de réflexion

et d’action. Le monde change. Nous sommes entrés dans l’âge d’or de la com-plexité. Avec quels nouveaux outils conceptuels appréhen-der cette nouvelle donne? Avec quelles nouvelles pos-sibilités pour les entreprises? Et pour vous?

ProgrammeIntroduction et bienve-

nue (Blaise Matthey, direc-teur général FER Genève, et Michel Liebmann, directeur Intras)

Le matin:«Comprendre la com-plexité», avec la participation exceptionnelle de- Edgar Morin: «De la néces-sité de penser la complexité»- Thierry Crouzet: «Une brève histoire de l’informati-que: technologie, philosophie et politique»- René Berger: «Bienvenue dans l’anthropocène: phanein or not phanein»- Réda Benkirane: «La com-plexité comme grille de lec-

ture du monde contempo-rain» - Albert Jacquard: «Je suis les liens que je tisse»

Table ouverte, discussion avec le public

Buffet dinatoire

L’après-midi:«Penser réseau», outils conceptuels pour analyser son secteur d’activité, son entre-prise, son modèle d’affaires et sa capacité d’innovation (Frédéric C. Godart, Peter A. Gloor, Lewis Pinault, Xavier Comtesse) et «Agir réseau» (Alban Martin, Sabine Krip-pendorf, Emmanuel Frenck, Lise Cardinal).

Informations pratiquesDate: mercredi 18 juin de 9 h. à 18 h.

Lieu: auditorium Fédération des entreprises romandes Genève, rue de Saint-Jean 98

Entrée: 350 francs ou 100 francs (privilège membres de la FER et abonnés Rezonance)

Programme détaillé et inscrip-tion (jusqu’au 14 mai) en ligne sur www.rezonance.ch

Gérer les équipes de travail fait partie du quotidien des entreprises. Encore faut-il les rendre performantes!

Le travail d’équipe peut être optimiséFaire partie d’une équipe est

monnaie courante, puisque les 90% des actifs sont appe-

lés à travailler en étroite collabo-ration avec d’autres personnes. Une bonne raison de se poser des questions sur l’efficacité des équipes et de chercher à l’amé-liorer.

Le professeur Marcel Lucien Goldschmid, coach en entreprise et responsable de formation en psychologie du management, a analysé les forces et les dysfonctionnements, cherchant à définir les clés de la per-formance des équipes.

Journées de formation 2008Les mardis de 9 h. à 17 h., au Musée Olympique de Lausanne13 mai M1 Savoir manager au quotidien27 mai M2 Déléguer et responsabiliser les collaborateurs10 juin M3 Devenir coach24 juin M4 Motiver et mobiliser ses collaborateurs26 août M5 Gérer les crises et les situations difficiles02 sept M6 Mieux gérer son temps et maîtriser son stress09 sept M7 Accroître son intelligence émotionnelle16 sept M8 Optimiser le travail d’équipe30 sept M9 Encadrer et former les collaborateurs07 oct M10 Recruter, développer et garder les meilleurs collaborateurs

D’autres journées de formation (9 h. -17 h.) sont organisées en différents lieux de Suisse romande, sur le thème «Comment réussir sa vie professionnelle et personnelle»07 mai Musée Olympique Lausanne21 mai Parc Hôtel Fribourg04 juin Château de Prangins18 juin Hôtel Beaulac Neuchâtel27 août Château de Prangins10 sept Centre Mondial du Cyclisme Aigle01 oct Château de Prangins08 oct Musée Olympique Lausanne

Programmes et inscriptions sur www.management-training-coaching.ch. E-mail: [email protected]

Professeur Marcel Lucien Goldschmid: «Les nouvelles tendances

vont dans le sens du team coaching»

Quand on imagine une équipe, on pense «petit groupe». Quelle est la taille idéale pour une équipe de travail?

L’expérience montre que le nombre optimal se situe entre six et douze personnes. Si le nombre est plus élevé, les rapports directs avec le manager en pâtiront, car celui-ci n’a pas que l’équipe à gérer; il doit s’occuper de stratégie et assumer bien d’autres fonctions encore… Au-dessous de six personnes, il est difficile d’obtenir la complémentarité et

Des chefs d’entreprise font appel à des entraîneurs sportifs à succès pour les conseiller sur la manière de gérer une équipe de travail. Celle-ci fonctionne-t-elle véritablement comme une équipe de football ou de basket? Ou est-ce trop réducteur?

On peut établir des parallèles, mais il y a aussi des divergences du moment que les objectifs ne sont pas les mêmes. Il reste que, dans une entreprise comme sur un terrain de jeu, il est souhaité que les équipes gagnent et qu’un esprit d’équipe se forge, propre à chasser l’individualisme. Dans un cas comme dans l’autre, il est possible de faire progresser le groupe par l’approche psychologique. J’ai parfois à répondre à des sollicitations d’équipes sportives pour la gestion des conflits et de l’émotionnel, pour des questions de leadership également.

la polyvalence indispensables à la performance de l’équipe.

Choisir les membres de l’équipe

Quels critères essentiels appliquer, outre les compétences professionnelles, pour composer l’équipe de travail?

La plus grande erreur serait de choisir les membres en fonction de ses propres affinités, car on se priverait ainsi de cette complémentarité de compétences techniques et de personnalités. On ne peut pas compter par exemple que sur des créatifs: une équipe doit aussi comprendre des méthodiques, des négociateurs, des personnes de contact, etc. Trois éléments sont déterminants pour le succès du groupe: la complémentarité

des membres, le leadership et la présentation d’objectifs très clairs.

Vous laissez entendre qu’une équipe a bien des chances d’être plus performante que chaque individu qui la compose, pris séparément. Pour quelles principales raisons?

Pour des questions de créativité, de polyvalence, de stimulation mutuelle…

Vous soulignez aussi qu’une chaîne est «seulement aussi forte que son maillon le plus faible». Suffit-il de supprimer ce maillon discordant pour améliorer les performances de l’équipe?

Ce peut être une réponse, mais avant d’écarter une personne, il faut essayer de remédier aux problèmes par des entretiens, du coaching, de la formation… Les faiblesses peuvent être passagères. Si l’on élimine trop vite un membre du groupe, les autres peuvent se sentir désécurisés. L’ambiance et le travail s’en ressentiront.

Quelles sont les pires menaces qui peuvent guetter une équipe?

Si le chef n’est pas à la hauteur de sa tâche, il est très difficile pour une équipe d’être performante. Malheureusement, la plupart du temps, les leaders ne sont pas préparés à assumer leur rôle. Ils sont nommés à la tête d’une équipe pour leurs compétences techniques, mais un chef doit faire preuve d’autres capacités pour conduire le groupe et favoriser la performance! La formation et le coaching sont une aide précieuse.

Si les objectifs ne sont pas extrêmement clairs, si le choix des membres de l’équipe ne permet pas de répondre à la palette des exigences du client et du marché, si l’individualisme

prime sur la collaboration, ce sera difficile également.

L’indispensable identification au groupe

La cohésion et l’efficacité du groupe, une tâche quotidienne?

Notre système scolaire met l’accent sur la compétitivité et pousse à l’individualisme. Les jeunes arrivent sur le marché du travail sans être préparés à collaborer. Ils ont tout à apprendre dans ce domaine. Et, dans les entreprises, la performance du groupe n’est bien souvent pas suffisamment valorisée et reconnue. Il y a d’emblée des mots à bannir comme «je», «moi», au profit de «nous», «notre». La direction doit se soucier de récompenser le chef qui saura encourager l’esprit d’équipe, et pas seulement saluer les résultats. Il faut aussi que les réunions de travail soient davantage axées sur la cohésion et propices à une ambiance empreinte de confiance. Le leader doit montrer l’exemple et parler de l’atmosphère qu’il ressent, de ses souhaits… D’ailleurs, les gens attendent de pouvoir s’identifier au groupe et trouver du plaisir à en faire partie. Si tel est le cas, la productivité sera forcément meilleure. Une enquête de Dale Carnegie & Associates montre que, malheureusement, le tiers des collaborateurs travaillant en groupe ne s’estiment pas très heureux de devoir le faire. J’aimerais voir cette proportion baisser!

Gère-t-on un groupe ponctuel de projet comme une équipe destinée à durer sur le long terme?

La gestion de projets est de plus en plus pratiquée dans les entreprises. Un même collaborateur peut être appelé à travailler dans plusieurs groupes. Les problèmes se posent à chaque fois de la même

manière. D’où l’importance d’amener les leaders à savoir gérer une équipe, à se comporter de manière cohérente et exemplaire. Leurs compétences en finances, en comptabilité, en informatique… ne suffiront pas à motiver et ils n’obtiendront pas de résultats sans une équipe soudée et performante. L’interrelationnel joue un rôle capital.

Entre dirigisme et laisser-faire, où se situent les nouvelles tendances, alors que les entreprises ont à s’adapter très rapidement à la concurrence, à l’évolution des marchés et à la durée de vie toujours plus courte des produits?

Le chef qui impose sa façon de voir les choses ne va pas obtenir du groupe la meilleure performance. Car, si les membres ne sont pas sollicités et appréciés à leur valeur, ils ne donneront pas le maximum et leur démotivation sera très grave pour l’entreprise! Tout comportement dirigiste est donc à éviter, ce qui ne signifie pas qu’il ne faille pas faire preuve d’autorité! Le laisser-faire

n’est pas adéquat non plus, car l’équipe a besoin d’un appui permanent. L’optimal se situe donc entre les deux: autorité solide, comportement stable, soutien et solidarité, aide à la performance. Les nouvelles tendances vont dans le sens du team coaching. Le chef n’est pas là que pour superviser ou donner des ordres. Il doit se soucier de développer les membres du groupe, afin de renforcer la productivité et l’image de l’entreprise, d’attirer aussi les talents et de les fidéliser!

Propos recueillis par Pierrette Weissbrodt Q

Mai: mois des déchets et de la propretéCela fait quatre ans que le canton de Genève organise annuellement une journée d’actions cantonales placée sous le signe de la propreté. Cette année, la manifestation est prolongée sur un mois, afin de lui apporter davan-tage de visibilité. Son but: sensibiliser la population à une meilleure gestion des déchets, en promouvant leur tri et leur recyclage, mais également encourager des changements de comportement dans le sens d’un plus grand respect des espaces publics. Une quinzaine de communes organiseront des actions variées dès le début du mois de mai, allant d’opérations de nettoyage à des rallyes ludiques. Renseignements: Info-Service, Gré-goire Pralong, [email protected] ou 022 327 47 13.