Le fatture elettroniche: caratteristiche e soluzioni · caratteristiche e soluzioni ... funzionaltà per la gestione dei processi di ... • Le Interfacce con i sistemi documentali

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Le fatture elettroniche:

caratteristiche e soluzioni

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La Fattura Elettronica

✓ La fattura elettronica costituisce il nuovo

formato digitale attraverso il quale, un’Azienda è

in grado di esporre al Cliente i dati previsti dalle

norme in un formato standard acquisibile

direttamente nei sistemi contabili.

✓ Introdotta con la legge finanziaria 2008,

nell'ambito delle linee di azione dell’Unione

Europea volta a dare a tutta l’unione un quadro

normativo, organizzativo e tecnologico per

gestire in forma elettronica l’intero processo

degli acquisti.

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6 giugno 2014

Obbligo PA

Centrali

31 marzo 2015

Obbligo

Tutte le PA

giugno 2016

B2B sperimentale

1 gennaio 2017

B2B volontaria

1 luglio

Obbligo B2B

subAppaltatori

1 gennaio 2019

Obbligo B2B/B2C

Il percorso verso il digitale obbligatorio

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Il passaggio obbligo/opportunità

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La Fattura Elettronica nel dettaglio

➢ È un documento in elettronico in formato XML

➢ Deve essere garantita la sua «immodificabilità»

➢ Deve essere inviata solamente tramite il «Sistema

di Interscambio»

➢ Deve essere registrata contabilmente in un

sezionale separato da quello in uso per i documenti

cartacei

➢ Deve essere conservata secondo il DMEF

17/06/2014 e DPCM 03/12/2014

➢ È obbligatoria dal 1° luglio per i subappaltatori PA e

dal 1° gennaio 2019 per tutti

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La Fattura Elettronica

Il tracciato è lo stesso di quello oggi utilizzato

per la Fattura Elettronica verso la Pubblica

Amministrazione – Fattura PA

Le specifiche sono reperibili all’indirizzo

http://www.fatturapa.gov.it/

Al momento siamo alla release 1.2.1

(prossimamente 1.5 per la fatturazione tra

privati)

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La Fattura Elettronica

Deve essere assicurata “l'autenticità dell'origine,

l'integrità del contenuto e la leggibilità della fattura*

Autenticità ed integrità possono essere garantite

mediante sistemi di controllo di gestione, mediante

firma elettronica qualificata o digitale o sistemi EDI

Un processo di firma «remota» automatico è spesso la

scelta più semplice. In base al tipo di firma l’estensione

del file assume il valore “.xml.p7m” (per la firma

CAdES) oppure “.xml” (per la firma XAdES)

* Articolo 21 del DPR 26 ottobre 1972, n. 633

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La Fattura Elettronica

Questo significa che:

• Chi invia deve avere un canale verso il Sistema di

Interscambio - SdI gestito da Sogei

• Chi riceve deve avere un canale verso il Sistema di

Interscambio - SdI gestito da Sogei

Come «canale» è sufficiente una casella PEC senza

nessun accreditamento.

Si possono usare anche: web, web-services o protocollo

FTP, previa autenticazione o accreditamento.

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La Fattura Elettronica

Poiché le fatture elettroniche devono essere

conservate in formato elettronico in modo

regolare e senza salti di numerazione, se si

continua a gestire anche fatture conservate in

formato cartaceo deve essere istituito un

apposito sezionale con una sua numerazione.

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La Fattura Elettronica

Questo significa che:

• Si deve mantenere il formato elettronico

• Si deve utilizzare un sistema di

conservazione «a norma», solitamente in

outsourcing

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La Fattura Elettronica

Questo significa che:

• Dal 1° luglio tutte le fatture emesse da

subappaltatori di lavori per la PA saranno

elettroniche

• Comunque dal 1° gennaio 2019 TUTTE le fatture,

anche quelle verso i privati, dovranno essere

elettroniche. Una eventuale fattura cartacea,

anche se con tutti i campi in ordine, è

considerata «non emessa» Esclusi solo minimi e

forfettari

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Il processi di fatturazione

✓ I processi di fatturazione presso ogni

organizzazione sono identificabili in

• Fatturazione passiva (acquisti) definita

anche fatturazione dai Fornitori

• Fatturazione attiva (vendite) definita anche

fatturazione ai Clienti

✓ Sino ad ieri la scelta di trasmettere dati invece

che carta era riservata alle aziende che si

avvalevano di sistemi EDI, domani tutti si

scambieranno solo dati.

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Lo schema generale

IM

PR

ES

A

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Lo schema generale

IM

PR

ES

A

IM

PR

ES

A

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Cosa fa il Sistema di Interscambio

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Chi accede al Sistema di Interscambio

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Dove si colloca la soluzione ICON

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La soluzione di Fattura Elettronica di ICON

IC_INVOICE è la soluzione ICON che fornisce tutte le

funzionaltà per la gestione dei processi di fatturazione

elettronica garantendo la rispondenza ai vincoli normativi.

IC_INVOICE include:

• L’interfacciamento con i sistemi ERP (via flussi XML

o SPOOL) per la fatturazione attiva e passiva.

• L’interfacciamento con il Sistema di Interscambio

(via PEC)

• L’orchestrazione dei processi da e verso lo SDI

incluse: gestione notifiche, gestione eccezioni con

interfaccia utente intuitiva.

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La soluzione di Fattura Elettronica di ICON

IC_INVOICE include:

• La visualizzazione delle fatture XML.

• I servizi digitali integrati (PEC, Certificati di firma e la

conservazione a norma)

• I workflow approvativi

• Le Interfacce con i sistemi documentali

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Emissione

Fatture Attive

Ambiente documentale

Scansione Allegati

Processo di archiviazione

CICLO ATTIVO

Consultazione

Fatture e allegati

I passi volontari attuati dalle Aziende verso il digitale

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Ciclo attivo / Fatturazione elettronica

Firma digitale

FeService

Invio della fattura al

Sistema di Interscambio

tramite PEC

FeServiceMail

Conservazione

a norma

Legalkit

Ricezione ricevute dal

Sistema di Interscambio

tramite PEC ed estrazione

dell’esito

FeServiceMail

Associazione ricevuta

alla fattura inviata

corrispondente

FatturaRicevuta

FeService

Archiviazione

documentale

Gestione esiti

SPOOL

Generazione fatture

in formato XMLRichiesta

NC

FepaCold

XML

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Ciclo attivo / Fatturazione elettronica

Spool

Generazione fatture

in formato XML

Firma digitale Invio della fattura al

Sistema di Interscambio

tramite PEC

Conservazione

a norma

Ricezione ricevute dal

Sistema di Interscambio

tramite PEC ed estrazione

dell’esito

Associazione ricevuta

alla fattura inviata

corrispondente

Archiviazione

documentale

FatturaRicevuta

Gestione esiti

Richiesta

NC

FepaCold FeServiceFeServiceMail

Legalkit

FeServiceMail

FeService

IC_INVOICE

XML

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Fatture passive

Digitalizzazione del documento tramite scanner e prima classificazione

Iter Approvazione pagamento

Registrazione nel gestionale

Ambiente documentale

CICLO PASSIVO

I passi volontari attuati dalle Aziende verso il digitale

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Ciclo passivo / Fatturazione Elettronica

Ricezione fatture dal

Sistema di Interscambio

tramite PEC

Conservazione

a norma

Archiviazione

documentale

Feed Back

Invio Esito

Notifica

presenza fattura

FeService

FServiceMail

Legalkit

FeServiceMail

Aggiornamento dati di

registrazione sul documento

• Visualizzazione fattura:

dati ed eventuali allegati

• Esito verifica dati da

ERP (es. esistenza

Fornitore, ecc.)

• Elenco eventuali dati

ERP per verifiche

manuali

• Eventuale workflow di

approvazione fattura

• Eventuale registrazione

automatica in base a

regole predefinite

FepaUI

Registrazione fattura

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Ciclo passivo / Fatturazione Elettronica

Ricezione fatture dal

Sistema di Interscambio

tramite PEC

Conservazione

a norma

Archiviazione

documentale

• Visualizzazione fattura, dati

fattura letti da xml ed

eventuali allegati

• Esito verifica dati da SAP (es.

esistenza Fornitore, ecc.)

• Elenco eventuali dati SAP per

verifiche manuali

• Eventuale workflow di

approvazione fattura

Accettazione

Rifiuto

Firma digitale

Invio Esito

Lettura dati fattura, estrapolazione

allegati, verifiche predefinite su SAP,

eventuale registrazione automatica in

base a regole predefinite

Notifica

presenza fattura

FeService

FServiceMail

FepaUI

Legalkit

FeServiceMail

Registrazione fatturaAggiornamento dati di

registrazione sul documento

IC_INVOICE

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Step di processo – esempio

• Contenuto tecnico FATTURA ELETTRONICA

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Step di processo – esempio

• Le informazioni XML (fattura elettronica) rese disponibili

all’utente (dettaglio fattura)

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Step di processo – esempio

• Le informazioni XML (fattura elettronica) rese disponibili

all’utente (dettaglio esito)

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La soluzione ICON – semplice - personalizzata

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