Le dépôt légal des publications électroniques la préservation du patrimoine documentaire

Le dépôt légal des publications électroniques

la préservation du patrimoine documentaire

publié au Québec sur le Web

WebÉducation le 10 mai 2001

1. QU’EST-CE QUE LE DÉPÔT LÉGAL ?

2. QUELLES EN SONT LES MODALITÉS AU QUÉBEC ?

3. LE DÉPÔT LÉGAL DES PUBLICATIONS ÉLECTRONIQUES : OÙ EN SOMMES-NOUS ?

4. EN QUOI LES WEBMESTRES SONT-ILS CONCERNÉS ?

5. LES PERSPECTIVES ?

DIFFUSER

CONSERVER

faire connaître, aujourd’hui

un témoignage, pour les générations futures

EXHAUSTIVITÉ

1. QU’EST-CE QUE LE DÉPÔT LÉGAL ?

Obligation légale du « producteur »L’un des plus anciens mécanismes pour constituer

une collection nationale exhaustive (France - 1537)

Disponibilité universelle des publications

Accès du public à l’information publiée sur son territoire (de source gouvernementale ou privée)

Perspective patrimoniale Préservation à long terme

du patrimoine documentaire publié

Signalement des documents publiésBibliographie nationale, catalogue des collections

de la Bibliothèque, outils de recherche spécialisés, etc.

2. QUELLES EN SONT LES MODALITÉS AU QUÉBEC ?

Loi sur la Bibliothèque nationale du Québec

(1er janvier 1968 - )Lois refondues du Québec, c. B-2.1

Règlement sur le dépôt des documents publiés

(révisé 1992)Décret 359-92, 18 mars 1992

Accessibles sur le site des Publications du Québechttp://publicationsduquebec.gouv.qc.ca/

• Rubrique « Lois et règlements »• Recherche par sujet - bibliothèque

La Loi sur la Bibliothèque nationale du Québec

“ Unquiun document doit, à chaque édition, dans lesde sa publication, en déposer gratuitement auprès de la Bibliothèque. ” (article 36)

éditeur

publie

7 jours

2

exemplaires

L’expression « document publié » s’applique à tout document :

mis en circulation par un « éditeur » (individu ou organisme)

reproduit en plusieurs exemplaires (ou destiné à l’être)

vendu ou distribué gratuitement

destiné au public(limité ou non à un groupe de lecteurs)

QU’EST-CE QU’UN DOCUMENT PUBLIÉ ?

ISBN / ISSN : non obligatoire, norme recommandéepas essentiel pour qu’un document soit touché par le dépôt légal

DIFFUSER

CONSERVER

EXEMPLAIRE DE

DIFFUSION

EXEMPLAIRE DE

CONSERVATION

POURQUOI 2 EXEMPLAIRES ?

Dépôt légal - Bibliothèque nationale du Québec, 2001

La mention de dépôt légal

Le Règlement sur le dépôt des documents publiés

ExceptionsPrix de détail :• entre 250$ et 5000$ 1 seul exemplaire requis • 5000$ + parution signalée par l’éditeurRenseignements à transmettre Formulaire de déclaration de dépôt légal

UNE EXTENSION PROGRESSIVE DEPUIS 1968...

1968• livres + livres d’artistes• périodiques• partitions musicales1982• cartes géographiques• plans

1992• affiches• cartes postales •enregistrements sonores•estampes• microformes• reproductions d’œuvres d’art

• documents électroniques

DES RÉSULTATS PROBANTS !

nombre de titres

Livres et brochures imprimés (secteur privé) 187 933Partitions musicales 96 142

Cartes géographiques 47 546Publications en série (journaux, revues, annuels) 34 098

Documents iconographiques 22 511Enregistrements sonores 14 030Microformes 9 146

[…………………...]

TOTAL 619 355

Monographies gouvernementales québécoises 56 466

Collections de la BNQacquises principalement par dépôt légal (au 31 mars 2000)

• gouvernementales québécoises : env. 9 000

3. LE DÉPÔT LÉGAL DES PUBLICATIONS ÉLECTRONIQUES : OÙ EN SOMMES-NOUS ?

En 1992, implantation du dépôt légal des publications

électroniques sur support(disquette, cédérom)

en partenariat avec SDM (Services documentaires multimédia),

producteur du répertoire Logibase

Le dépôt légal des documents électroniques sur support

93 94 95 96 97 98 99 00 01

titres

300

200

100

0

7681

194

161 143

248

268

282

Au total : 1 453 titres depuis 1992

certains producteurs/éditeurs délaissent l’édition sur support tangible

des données disparaissent du Web

les ressources à caractère dynamique se multiplient

LA VALEUR PATRIMONIALE DES INFORMATIONSDIFFUSÉES SUR LE WEB

l’obsolescence technologique

LA PRÉSERVATION À LONG TERME DU PATRIMOINE PUBLIÉ

Pendant ce temps... ÇA BOUGE DU CÔTÉ DE L’ÉDITION ÉLECTRONIQUE

UNE EXTENSION PROGRESSIVE DEPUIS 1968...

1968• livres +livres d ’artistes• périodiques• partitions musicales

1982• cartes géographiques• plans

1992• affiches• cartes postales• documents électroniques

• enregistrements sonores• estampes• microformes• reproductions d’œuvres d’art

2001• publications diffusées sur Internet

• participation aux travaux du Chantier en ingénierie documentaire du gouvernement du Québec

• établissement d’un Groupe de travail sur les publications électroniques (GTPe) de la BNQ

• discussions avec l’équipe de la Bibliothèque nationale du Canada, les Archives nationales du Québec (ANQ), etc.

• élaboration des principes et d’un cadre de procédures

• recherches concernant les projets amorcés par les bibliothèques nationales et autres intervenants - enquête été 2000

1996-2000 : PRÉLIMINAIRES

5 PRINCIPES FONDAMENTAUX :1. Les publications en réseau sont aussi importantes que les publications traditionnelles.

2. Le programme développé doit être cohérent par rapport au programme de dépôt légal qui s’applique déjà aux publications traditionnelles.

3. La Bibliothèque aura recours à des critères de sélection qui seront élargis au fil du temps.

4. Comme les publications traditionnelles, les publications en réseau seront déposées au début de leur “vie active”.5. La préservation du contenu informationnel devra être assurée.

• élaboration des principes et d’un cadre de procédures

CONSTATATION #1 : la diversité des approches retenues pour constituer une

collection électronique nationale

LA CUEILLETTE INTÉGRALE PAR ROBOT

LE DÉPÔT VOLONTAIRE PAR L’ÉDITEUR

LE DÉPÔT OBLIGATOIRE PAR L’ÉDITEUR

• enquête auprès des bibliothèques nationales (été 2000)

CONSTATATION #2 : le degré variable d’implantation

des programmes d’acquisitionNombre de titres figurant dans la collectionélectronique entre 25 et 5000 titres

Temps dévolu à l’acquisition et autraitement d’une publication en réseau

Bibliothèque nationale d’Australie :5 fois plus de temps que pour unepublication imprimée !

Nombre de publications traitéeshebdomadairement entre 10 et 100 titres

Nombre d’employés assignés à l’acquisitionet au traitement de 2 à 8 personnes

Acquisition de publications tarifées 4 bibliothèques sur 7I nclusion des bases de données Service de P.E.B. assuré à partir de lacollection électronique

Bibliothèque nationale du Canadaseulement

Mandat particulier concernant lespublications gouvernementales

Australie, Canada etéventuellement Danemark

CONSTATATION #3 : l’absence

de programme de conservation opérationnel

EXPERTISE À DÉVELOPPER EN COLLABORATION AVEC LES INSTITUTIONS DU SECTEUR

(bibliothèques, services d’archives, universités, etc.)

• entente de partenariat avec le ministère des Relations avec les citoyens et de l’Immigration (MRCI)

• évaluation des ressources nécessaires à la réalisation du projet

• élaboration des outils et procédures de travail

été 2000 - hiver 2001 : MISE EN ŒUVRE DU PROJET

D’IMPLANTATION

Développements prévus en 2001-2002Phase I [ février 2001 ] 1000 titresDépôt des titres signalés dans la Banque des publications gouvernementales diffusées sur Internet (MRCI)Phase II [ août 2001 ] 2700

titresDépôt des publications de 4 ministères invités :

• Culture et Communications• Éducation• Finances• Ressources naturellesPhase III [ juin 2002 ]

Extension à l’ensemble des m/o du gouvernement du Québec

Au total : plus de 50,000 titresde monographies et de publications en série

Transfert par FTP

Formulaire de dépôt

légal électroniqu

e

Phase I

1047 titres :54 % monographies + 46 % publications en série74 % PDF + 20 % HTML + 6 % autres formats (Mac ou PC :

Word, WordPerfect, PowerPoint, etc.)

7 vagues successives :• impliquant 22 m/o

• échelonnées entre février et juin 2001

Phase I Nombre de titres

reçus (au 7 mai 2001)

Statut des publications Titres demonographies

Titres depublications

en série

Total %(par rapport aux

1047 titres attendus)

Déposées 162 193 355 34 %Enregistrées

en dépôt légal121 175 296 28 %

Traitées

(cataloguées, indexées et liensfournis dans I ris)

71 61 132 13 %

Publications« épuisées »

(fichiers non disponibles)

- - - - 9 0,9 %

Publications nonretenues par la BNQ - - - - 8 0,8 %

Surtout en format PDF pour l’instant

Phase I Temps requis - enregistrement et traitement d’une publication (en minutes)

Type de publication Enregistrementen dépôt légal

Traitementdocumentaire

Total

Monographie – notice retouchée 11 28 39Monographie – nouvelle notice 13 87 100

Publication en série 11 63 74

publication courante gratuite :collection électronique de la BNQ + publication sur son site d’origine

publication courante tarifée :publication sur son site d’origine + consultation gratuite dans les locaux de la BNQ

publication retirée du site par l’éditeur

(gratuite ou tarifée) :collection électronique de la BNQ

Hyperliens fournis dans Iris vers...

CRITÈRES DE SÉLECTION :

NONOUI Internet extranet (??)

intranet

publications autonomes et cohérentes

« publications ouvertes » « documents personnalisés »

monographies publications en série

documents traditionnellement exclus du dépôt légal

sites web considérés comme un tout

messages courriel etc.

Le dépôt légal sera progressivement élargi à d’autres types de publications diffusées sur Internet :

bases de données cartes et plans documents audiovisuels enregistrements sonores productions multimédia interactives etc.

publication statique

tous les états d’une publication dynamique toute nouvelle édition

d’une publication statique

les versions successives d’une publication dynamique

(selon un calendrier pré-établi)

OUI NON

Pour l’instant, on retient tous les formats disponibles retenus par les m/o pour la diffusion d’une publication

Suite aux travaux relatifs à la conservation à long terme de la collection électronique, on arrêtera une liste de « formats privilégiés » pour les fins de dépôt légal.

4. EN QUOI LES WEBMESTRES SONT-ILS CONCERNÉS ?

Responsable du dépôt légal « traditionnel » :rattaché au service des communications

ou

au service de documentation (bibliothèque/centre de documentation)

Interlocuteur choisi pour le dépôt légal « électronique » :

webmestre / édimestre

Un appui à votre prestation de service aux citoyens

Consultation sur place par le public et les chercheurs Signalement rapide sur Internet :

• Iris www.biblinat.gouv.qc.ca• Liste mensuelle des publications gouvernementales

Signalement dans la Bibliographie du Québec

La préservation à long terme de vos publications

QUESTIONS PRATIQUES :A. Quels avantages présente le dépôt légal des publications diffusées sur Internet pour les m/o ?

B. Dois-je continuer à alimenter la Banque des publications gouvernementales diffusées sur Internet du MRCI ?

OUI !•La Banque du MRCI reçoit toujours le

signalement de vos nouvelles publications. •Les 3 phases du projet mis en branle par la

BNQ constituent une « phase de rattrapage ».

•Vous serez informés en temps opportun du moment où la BNQ prendra entièrement le relais de la Banque.

C. Le dépôt légal d’une version électronique d’une publication a-t-il une incidence sur le dépôt de la version papier ?

NON !•Le dépôt de la version produite sur tout support

(y compris la version papier) s’applique également lorsque le m/o diffuse également une publication dans ce format.

NOTE : La « publication à la demande » (production d’une version papier sur demande) est touchée par le dépôt légal : même s’il n’y a pas de tirage établi au moment de la publication, il s’agit tout de même d’une version éditée d’une publication qui doit être déposée.

D. Y a-t-il des règles éditoriales à respecter pour répondre aux normes bibliographiques ?

OUI !• Cohérence avec la politique d’édition de votre Direction des communications• Autonomie de la publication• Données bibliographiques claires (titre, éditeur, etc.) - indiquer toute variante (extrait, résumé, etc.)• Données bibliographiques similaires pour les versions imprimées et électroniques

Monographie (rapport, brochure, etc.)

Au moment de diffuser une publication qui fera l’objet d’un dépôt légal, assurez-vous de fournir :

• un titre aisément identifiable• une date de publication• une mention du nom de l’éditeur

Publication en série (bulletin de nouvelles, revue, etc.)

• titre identique d’un numéro à l’autre• cohérence de la numérotation• identification avec le numéro ISSN

Version PDF d’un document impriméAssurez-vous que les versions imprimée et électronique sont identiques (contenu + mise en page).Prenez soin d’inclure :

• la page couverture• la page de titre• le verso de la page de titre

E. Puis-je me préparer dès maintenant aux phases 2 et 3 du projet ?

OUI !Bien que les modalités de transfert des publications et les critères définitifs ne soient pas encore tout à fait arrêtés pour les phases subséquentes du projet...

2) Commencez à planifier les ressources requises pour amorcer le dépôt légal de vos publications diffusées sur Internet

1) Assurez-vous que vos publications répondent aux « bonnes pratiques » sur le plan éditorial ou technique Par ex. : Noms de fichiers sans espace et sans caractère de soulignement

F. Peut-on attribuer un ISBN à une publication diffusée sur Internet ?

Publication imprimée convertie au format électronique :

Référence bibliographique de l’édition originale sur papier :Gouvernement du QuébecDépôt légal - Bibliothèque nationale du Québec, 3e trimestre 2001ISBN 2-550-19965-0

PAS ENCORE : implantation plausible d’ici 1 an ou 2 pour le secteur gouvernemental

G. Peut-on attribuer un ISSN à une publication diffusée sur Internet ?

OUI ! Adressez-vous à l’Agence ISSN à la Bibliothèque nationale du Canada :

téléphone : (819) 994-6895sans frais : 1 877 896-9481courriel : [email protected] le Web : http://www.nlc-bnc.ca/6/13/index-f.html

H. Est-ce que je peux également verser ma publication en dépôt légal auprès de la Bibliothèque nationale du Canada ?

OUI !Depuis 1994 : projet-pilote, puis programme de dépôt volontaire (non obligatoire)Personne-contact : Louise TousignantChef, Unité de l ’acquisition des publications électroniquesBibliothèque nationale du Canadatéléphone : (819) 953-3997courriel : [email protected]

Collection électronique de la BNC :http://collection.nlc-bnc.ca/e-coll-e/index-f.htm

5. LES PERSPECTIVES ?

À COURT TERME• Interface d’interrogation pour la collection électronique

d’ici là : lien(docbnq) dans Iris sur le web

•Formulaire de dépôt légal électronique (août 2001)•Critères de sélection pour monographies et

publications en sérieÀ MOYEN TERME• Attribution de numéros ISBN

À + LONG TERME• Formats privilégiés pour la conservation • Extension à d’autres types de document• Extension au secteur privé

Danielle Léger Coordonnatrice de la Section du dépôt légal

Geneviève Proulx Assistante pour le projet de dépôt légal des publications diffusées sur Internet

par téléphone(514) 873-1100 ou 1 800 363-9028

Danielle : poste 311Geneviève: poste 399

par [email protected][email protected]

VOS PERSONNES-RESSOURCES À LA BNQ