Larvik 7. juni 2011 Alice Sporstøl

Larvik 7. juni 2011Alice Sporstøl

2

UNINETT FAS SIN ROLLE

UNINETT FAS (Felles Administrative Systemer)

Kundekoordinator og tjeneste-leverandør ved utredning, valg, innføring, drift, videreutvikling og utskifting av felles administrative systemer ved universiteter og høgskoler

Ikke-kommersiell formålsparagraf

Eid av Kunnskapsdepartementet

3


Koordinere kundesiden Prioriteringsråd og Arbeidsutvalg

Endringer / forbedringer

SUHS-konferansen

Kontraktsoppfølging Endringer / Forbedringer

Tilgjengeliggjøre informasjon / dokumentasjon

4


E-postliste / samarbeidsarena

Koordinere utrulling av Basware PM

Avvikle Visma Proceedo

Avvikle Contempus Invoice

5

FAS sitt prosjektteam - BFS

Alice Sporstøl, Prosjektleder og overordnet ansvarlig for tjenesten

Gunn H. Strand, kompetanse på PM og innleid 50 % fra UiA ut 2011.

Bernt Skjemstad, ansvarlig for leveransene innfor BI og eFaktura

----- Terje Aandalen, kompetanse på BI og da

spesielt i relasjon til integrasjon mot Agresso------ Alf Hansen – daglig leder Jon Strømme – vikarierende leder for ØA-

programmet

6

Representanter fra rettighetshaverne

Arbeidsutvalg (arbeidsgruppe) Gunn H. Strand, UiA Tone Vatne, HiVolda Tina Taucher (leder), HiO Bent Morten Kristensen, HiT

Prioriteringsråd (styringsgruppe) Jan Aasen (leder), HiL Kjetil Helland, UiA Britt-Jorunn Langøy, Hve Unni Stensvik, UiN

7

Systemleverandør

Basware vant kontrakten på grunn av laveste pris Men….brukervennlighet var også viktig,

jfr. økonomisjefsmøtet i Volda i fjor.

8

Om kontrakten

Inngått mellom Basware og UNINETT FAS, på vegne av rettighetshaverne

34 rettighetshavere Egen tilslutningsavtale m/Basware Egen avtale med Uninett FAS ”TROFAST-

avtalen”)

Inngått for 8 år (28.06.10 – 27.06.18)

Rammeavtalen lagt ut i KGV-verktøyet

9

Avtalehierarki

10

Prosess og systemstøtte – Anskaffelse-til-betaling

www.uninett.no/atb

Match

skan/

tolk

E-fakt

11

BFS

BFS = Bestillings- og fakturasystem

Basware PM = Purchase Management, bestillingsmodulen (23 stk) PM Admin (for administratorer) PM Client (for bestillere/godkjennere)

Basware.Invoice (BI) = fakturamodulen (31 stk)

12

Kostnader - Prinsipp

Hovedprinsipp: Mest mulig direkte fakturering mellom Basware og UH-institusjonene.

Oversikt over hvilke kostnader som kommer, når de kommer og fra hvem kan finnes på UNINETT FAS sine hjemmesider:http://www.uninett.no/fas/prising

13

Kostnader generelt

Høyere kostnader i anskaffelsesprosjektet + 1. året.

Koordinering (anskaffelse + utrulling)

Integrasjoner Forbedringer/tilpasning (spesielt 1.

år)

14

Priseksempel

Mellomstor institusjon (årlig, inkl mva) Kun B.I: 40.000,- Både B.I. og PM: 55.000,-

Transaksjonskostnader Pris pr skannet og tolket faktura: 7,30 Pris elektronisk faktura: 3,75 Pris pr ordre: 1,25

15

Basware.Invoice

Basware.Invoice = Contempus.Invoice

”Integrasjon” mot PM (bestilling) Felles brukeradministrasjon med mer

Ny driftsleverandør

Ny skanningspartner, Nets Skanning Tolkning (Basware underavd. i

England)

16

Status B.I.

Problemer med skanning/tolkning For dårlig oppløsning

Ny skanner satt opp i februar Fakturaer er blitt borte eller havnet feil

En felles fil byttet ut med en fil pr inst. April Sperre for at fakturaer kan slettes/endres

hos tolketjenesten. 28. Mai

Ustabilt driftsmiljø Bytte av driftsleverandør. 11. april

Overvåking av tjenester

17

Tidligere løsning

Fakt

Fakt

Fakt

P.BoxUH 1

P.BoxUH 2

P.BoxUH 3

Skanning

Tolkning

B.I. UH 1

B.I. UH 2

B.I. UH 3

Nets S&CBasware

(India)(England)

18

Ny løsning

Fakt

Fakt

Fakt

P.BoxUH 1

P.BoxUH 2

P.BoxUH 3

Skanning

Tolkning

B.I. UH 1

B.I. UH 2

B.I. UH 3

NetsS&CBasware

19

Hva har tatt så lang tid?

Dato Aktivitet

Uke 2-4 Forespørsel til Basware på prisestimat for overgang til flere filer (flere purringer sendt)

Uke 5 Purring m/konkret svar: ”Møte med Nets gj.ført, avventer nå kostn.estimat (har purret)”

Uke 6 Tilbud ikke godtatt, dialog Basware og avklaring med styringsgruppe

Uke 6 Endelig bestilling sendt

Uke 7 ”NETS er i gang med å sette opp endringer og melder at de skal være klart til test i slutten av neste uke (uke 8)”

Uke 9 - 10

3-4 purringer m/lovnad opp test av oppsett

Største problem – felles fil !

20

Hva har tatt så lang tid?

Dato Aktivitet

Uke 11

Uninett klargjør skriv for innkalling til møte med Basware – ø. forankring i styringsgruppe

Uke 12

Møte fredag i styringsgruppe/prioriteringsråd m/diskusjon om videre fremdrift/aksjonspunkter

Uke 13

Innkalling til Basware sendt med beskjed om å møte i Trondheim mandag uke 15

Uke 14

Her jobber Basware….!!!

Uke 15

Nytt driftsmiljø samt overgang til flere filer for overføring av data iverksatt

Uke 16

Påske – test av oppsett

21

Videre oppfølging

√ Dialog med Basware√ Supportavd.

√ Rapport over supportsaker hver måned sendes oss

√ Vi oversender skjema over det vi har fanget opp

√ Brev sendt til adm.dir. i mai√ Krav om erstatning√ Oppetid ikke overholdt i hht kontrakt

√ Informasjon til institusjonene via e-postliste ”bfs-sb” og eventuelt også ”okonomisjefer-hs”

22

Elektronisk faktura

Faktura tilsendt på e-post er ikke E-faktura Må være på et spesielt filformat (xml) og leses inn

felt for felt. Eks.:

<Leverandørnavn><Adresse><Postnr><Poststed> <Sum>

Fordeler: Høyere kvalitet Høyere effektivitet Lavere kostnader Miljøet spares

23

Elektronisk faktura, status

April 2011 = 4,3% av alle fakturaer

Potensialet er på ca. 25%, men stadig økende

22 leverandører leverer allerede elektronisk til en/flere institusjoner

27 av 29 institusjoner er i gang med en/flere leverandører

Vi kjører en ny innsatsrunde mot institusjoner og leverandører i sommer

24

Elektronisk faktura

Komme i gang:1. Ta kontakt med en leverandør du

ønsker å motta elektronisk faktura fra; overlever ferdig utformet informasjon med detaljer.

2. Motta testfaktura fra leverandør. Ser alt ok?

3. Gå i produksjon = fakturaer kommer nå elektronisk

Psst…! ”BFS-prosjektet sponser hjelp hos Basware ut 2011”

25

Bestillingsmodul

Årsaker til at flere av dere har valgt bestillingsmodulen: Unngå kjøp utenfor avtaler

Flere bruker avtalen => bedre priser

Registrering av og kontroll på mottatte varer Kontroll på at det man har betalt for har man

også mottatt

Unngå feilleveranser Redusert leveringstid blir billigere for

leverandøren => bedre priser

Kontroll & besparelse!

26

Bestillingsmodul

Dokumenterte innkjøp Rapporter viser hvem som har kjøpt hva

og når (Riksrevisjonen).• Regnskapet viser nødvendigvis ikke dette

Redusere aktiviteter som ikke gir verdiskapning/informasjon

Eks: Hva koster det dersom X antall personer bruker 0,5-1,0 time pr uke for å handle rekvisita?

27

Bestillingsmodul

Priskontroll Ikke matchede fakturaer kan skyldes feil

pris fra leverandør

Godkjente innkjøp• Godkjent av den som har

budsjettdisp.myndighet

28

Bestillingsmodul - utrulling

Pilotene – i drift 1. pulje – i drift (6. mai) 2. pulje – i drift (23. mai) 3. pulje – 31. oktober (?)

29

Gevinstrealisering, tilrettelagt

Ett system (B.I og PM) Felles brukeradministrasjon Bedre mulighet for matching Fra PM går det en sjekk mot BI for å

begrense budsjettenheter man kan bestille mot

30


Integrasjoner Agresso/BI (begge veier)

Videreføring av fjorårets

FEIDE Enklere/sikrere pålogging

31


Markedsplassen Ehandel.no Tilrettelagt for å få artikler fra

leverandører enklere tilgjengelig i systemet

E-faktura Tilrettelagt for enklere å få aktivert

leverandører som kan levere på xml-format

32


Samarbeid (koordinering)

I anskaffelsesfasen• Felles gjennom Uninett, arbeidsgrupper

og prioriteringsråd/styringsgruppe

I driftsfasen• Felles gjennom Uninett, arbeidsgrupper

og prioriteringsråd/styringsgruppe

Felles kontrakter• HiST/HiNT• Uninett-avtalene

33


Felles prosess for leverandøraktivering E-faktura

Det avsettes midler til tilpasning/ videreutvikling

• Personell• Penger

34


SUHS- konf: Workshop for IT-ledere og innkjøpere – anskaffelse

Workshops for

bestillingsmodulen til høsten?

35

Gevinstrealisering, forutsetning

Det må brukes dedikerte ressurserdedikerte ressurser på å få satt opp og vedlikeholdt systemet samt opplæring

Organisasjonsendringer MÅMÅ gjøres i tillegg !!!! UTFORDRING!

Anbefaler å kjøre dette som eget prosjekt. Prosjektet trenger forankring i ledelsenforankring i ledelsen !

Bestillingene må registreres i systemet (det må brukes – hele tiden!)

36

Gevinstrealisering,effekt

Færre feil Riktige priser, antall, lev.adresse osv.

både hos kjøper og lev. => Lavere priser

Etterprøvbarhet mulig (bedre kontroll)

Mer effektiv administrasjon (?)

37

Gevinstrealisering, måling

Påstand:”Det som ikke blir målt blir oftest heller ikke satt fokus på!”

Mål og resultatindikatorer http://www.e-handel.prosjektveiviseren.no/

dokumenter/maal-og-resultatindikatorer

38


Krav Resultat etter X ant mdr

Resultat etter X ant mdr

%-andel matching

%-andel elektroniske bestillinger

%-andel elektroniske fakturaer

%-andel leverandører i PM

Antall bestillere før og etter innføring av system

Noen forslag til måleparametre:

39


Innkjøp må gjøre sine egne målinger Eksempel:

Statistikk over hvilke leverandører handler vi mye av (dvs. mange artikler), som vi ikke har kontrakt med?

Statistikk over hva slags type artikler som kjøpes

Forutsetter bruk av systemet!

40

Veien videre, generelt

Fokus på innkjøp, i tiden… Innkjøp/anskaffelse er et område hvor

det skal være mulig å spare gjennom effektivisering og reduksjon av kostnader og feil

Tror ikke slike bestillingssystemer vil ”forsvinne”

Påtrykk fra offentlige myndigheter

Bestillingsmodulen blir verktøyet man forholder seg mest til…

41

Veien videre for BFS

Ordresvar i PM (?) E-faktura Next Generation (2 år?) Studentsamskibnaden/kantine Bokhandlere Leverandøraktivering for

kataloger på markedsplassen tar lang tid…

42

Veien videre for BFS

Matching Ny integrasjon mellom BI og

Agresso kommer Ny kontoplan

43

Tips!

Sjekk budsjett for planlagte kjøp over 100’

Ved bruk av felles avtaler med kommuner, er det viktig at de også benytter system

Bestillingsmodulen, start med å få inn Uninettavtalene

Budsjettdisp.ansv.på kurs i off.anskaff.

44

Sist, men ikke minst…

Velkommen Velkommen

til til

SUHS-konferanseSUHS-konferanse

ii

Trondheim 2.-4. november Trondheim 2.-4. november 20112011

Rica Hotel Nidelven Rica Hotel Nidelven

Larvik 7. juni 2011 Alice Sporstøl

Documents