Lars Svanerud #Officeinsights
Lars Svanerud
#Officeinsights
Lantmäteriet är bekant med varenda plats i
Sverige
Det här vill jag använda mina 30 minuter till
• Lite om mig
• Lite om Lantmäteriet
• Utvalda delar av vår process ”Från strategiska beslut till
inflyttning”
• Svara på era frågor
• Fånga er nyfikenhet så några av er hör av sig för fortsatt utbyte.
MÖTESTORGET VID HUVUDKONTORET I GÄVLE
Lars Svanerud
Lokalstrateg på Lantmäteriet sedan 8/2-2016
Lokalstrateg = Coach + Guide + Utredare +Inspiratör
Vi har koll på bredden, höjden, längden och tvären. Vi
kartlägger verkligheten, sätter gränserna och håller reda på
vem som äger vad.
Organisation
Koncerngemensamma enheter
Internrevision
GD
GD-stab
Styrelse
Fastighetsbildning Fastighetsinskrivning Geodata
Medarbetare
Hos oss jobbar bland annat lantmätare, mätingenjörer, jurister, systemutvecklare, personalspecialister, ekonomer, kvalificerade handläggare och kommunikatörer.
Vi finns på…
www.lantmateriet.sewww.linkedin.com/company/lantmaterietwww.facebook.com/lantmateriet
Från strategiskt beslut till inflyttning.
Lantmäteriets lokalstrategi
Övergripande strategi och målsättning
Lantmäteriets Lokalförsörjningsstrategi är beslutad 2013-03-14.
Lokalförsörjningsstrategin skall vara ett stöd och verktyg för att säkerhetsställa en god arbetsmiljö och att våra lokaler är yt- och kostnadseffektiva samt att lokalerna utformas och anpassas till verksamhetens förutsättningar och behov.
Sammantaget är målet med strategi att bidra till
• En effektiv lokalförsörjning
• Bättre samordning inom Lantmäteriet
• Minskade lokalkostnader
• En modern och attraktiv arbetsplats
Detaljerade riktlinjer och mål
• Erfarenheter och riktlinjer från det strategiska programmet ”Vision 2013” (ombyggnaden av huvudkontoret) ska användas vid all utformning av Lantmäteriets lokaler.
• Lokalerna skall ha god tillgänglighet.
• Lokalerna ska så långt som möjligt utformas med öppna planlösningar
• Arbetsplatsens utformning ska medge långsiktiga lokallösningar som är generella- vara mångsidigt användbara, flexibla och enkelt kunna ändras till nya förutsättningar.
• Arbetsplatsen ska kunna nyttjas av flera medarbetare vid tex deltid. Det ska alltid övervägas möjligheten att frångå det personliga arbetsbordet till förmån för en kombination av olika arbetsmiljöer/möbleringar.
• Samlokalisering skall eftersträvas
• Yteffektiva lokallösningar med mål om max 20 m2 per arbetsplats
Lantmäteriet har kontor på 60 orter
Nästan 2 000 medarbetare varav hälften har sin arbetsplats på huvudkontoret i Gävle.
Det näst största kontoret, i Stockholm, har 100 medarbetare.
Analys av nuläge och sammanställning av fakta
Frågeställningar
• Hur väl uppfyller kontoret de strategiska målen?
• Hur väl stödjer kontoret våra mål för en hållbarutveckling avseende miljö, människa och ekonomi?
• Hur väl stödjer kontoret verksamhetens nuvarande och framtida arbetssätt?
Skapa förutsättningar för motivation till att bidra i förändringen.
KommunikationInformation, dialog och workshops
Mellancheferna har en nyckelroll
Bygg nätverk och säkra resurser som kan bidra.
LokalstrategKategoriteam
Kontorsansvariga
HR
IT
KOMMUNIKATION
Miljö-strateg
Inköp
Interna resurser
Externa resurser
Andra verksamheter, myndigheter och företag som har erfarenhet och
vill samverka
Konsulter
Forskare
Egna befintliga nätverkskontakter
Tydlig process skapar trygghet och ökar graden av tillit.
Projektstart• Bakgrund• Syfte, mål• Omfattning• Avgränsningar• Organisation• Hantera nuvarande avtal• Tidplan• Budget• Intressentanalys• Riskanalys• Enkät• Nyttjandegrad• Marknadsanalys
Behovsanalys• Verksamhetsbeskrivni
ng• Lokalförteckning• Sambandsanalys• Funktionsbeskrivning• Riskanalys
Hyresförfrågan• Hyresvärdsförteckni
ng• Lokalprogram• Förfrågan• Anbudsöppning• Anbudssammanställ
ning• Lokalvisning• Utvärdering
Avtal, Förhandling• Fastställa produkten• Juridiska villkor• Ekonomiska villkor• Teckna hyresavtal• Säga upp befintliga
avtal
Lokalanpassning, flytt• Bevaka avtal• Egna entreprenader• Inköp• Flytt plan• Återställning nuvarande
lokal• Avslut, uppföljning,
Utvärdering
Projektstart Behovsanalys Hyresförfrågan AvtalLokalanpassning,
Flytt
Nuläge och övergripande
målbild
Nuläge, övergripande mål• Workshops 1 + 2• Bakgrund• Utmaningar• Framgångsfaktorer• Förväntningar• Förutsättningar• Framtidsscenarion
Projekt dokumenteras i Antura och är tillgängligt för alla inom Lantmäteriet
Projektorganisationer samverkar mellan varandra
STYRGRUPPRebecka SchantzÅsa SöderbergLena Löfgren
Lars Svanerud
PROJEKTLEDARERebecka Schantz
ProjektgruppAnki, Anna-Lena, Tomas, Robert
Interna stödresurserMikael Munter (skydd och säkerhet)
Lena Fahlevik (HR)Johan Ericsson (IT telefoni, AV)
Lena André (IT arbetsplats & skrivare)Anders Matsson (IT wifi, nätverk)
Göran Persson (Inköp)
ReferensgruppÖvriga medarbetare
Lokal samverkansgrupp
Externa resurserLokalförsörjningskonsult Cajsa Nyberg
NIRASArkitekt
Avtalsjurist (NIRAS)FlyttfirmaHyresvärd
VÄNERSBORG
STYRGRUPP
PROJEKTLEDARE
Projektgrupp
Interna stödresurser Referensgrupp
Externa resurser
STOCKHOLM
STYRGRUPP
PROJEKTLEDARE
Projektgrupp
Interna stödresurser Referensgrupp
Externa resurser
ÖSTERSUND
STYRGRUPP
PROJEKTLEDARE
Projektgrupp
Interna stödresurser Referensgrupp
Externa resurser
LULEÅ
STYRGRUPP
PROJEKTLEDARE
Projektgrupp
Interna stödresurser Referensgrupp
Externa resurser
HÄRNÖSAND
STYRGRUPP
PROJEKTLEDARE
Projektgrupp
Interna stödresurser Referensgrupp
Externa resurser
NYKÖPING
STYRGRUPP
PROJEKTLEDARE
Projektgrupp
Interna stödresurser Referensgrupp
Externa resurser
MORA
Erfarenheter och material från de tidiga projekten utvecklas till standarder som förenklar och spar tid för kommande projekt
Lokalförteckning
Rutin för särskilda medicinska behov
Tidplan, checklista
Riskanalys
Kalkylunderlag för budgetarbete i tidiga skeden
Typrumsbeskrivning
Funktionsbeskrivning
Utvecklingsområden vi identifierat
• Minska konsultberoendet i projektskedet
• Uppdatera Lokalstrategin
• Utveckla fler standardkoncept
• Utveckla miljökraven vi ställer mot hyresvärdarna
• Utveckla enkäten till medarbetare avseende frågor som rör
kontorsmiljön
Tack för mig!
Lokalstrategier och förändringsledning.
Epost: [email protected]
Linkedin: https://www.linkedin.com/in/lars-svanerud-9047ba33/
Om ni även gillar eller är nyfikna på skog och fjäll
Facebook: Lars Svanerud
Instagram: Lars Svanerud