1 L’appui aux acteurs L’appui aux acteurs de la fonction RH de la fonction RH COPIL du 02 avril 2010
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L’appui aux acteurs L’appui aux acteurs de la fonction RHde la fonction RH
COPIL du 02 avril 2010
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Les @docLes bases de connaissances @docLes grandes caractéristiques Les extensions en cours
@doc RH Etude de l’existant et des besoinsClefDOCINFORLes instancesLes acteurs du projetLes circuitsPlanification des travaux
Un peu d’histoire Les grandes caractéristiques « @doc »
Les principaux résultats
Les extensions en cours
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L’analyse des besoins (en 2001… )- Dans le cadre d’un chantier institutionnel
• Une analyse des besoins en accompagnement et formation des techniciens-conseil CAF avec l’appui de 7 CAF de la région Rhône-Alpes
• L’urgence de disposer d’un appui documentaire qui regroupe l’ensemble des informations utiles en situation de travail.
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La construction d’une maquette (2002-2003)L’assemblage de compétences :
• Un pédagogue ; • Un expert législation et contentieux. • Des techniciens détachés des organismes en charge de
la « modélisation par les usages »
Un aller-retour permanent durant 6 mois avec :• les 7 Caf du diagnostic ;• 24 Caf expérimentatrices.
Une évaluation soutenue (grille, enquêtes, entretiens, etc.)
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La construction de l’architecture institutionnelle (2004)- Dispositif de production- Circuits de validation- Modalités de publication- Gestion des retours « clientèle »
La généralisation (2005)- Communication. + ou - 70 présentations- Appui au déploiement
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Une documentation métier - Intégrée au poste de travail ;
- Directement utilisable en situation de contact avec les usager
- Une page par écran (le plus souvent possible.. ) ; - Une taille de police de caractère adaptée ;- Une navigation facilitée : 3 « clics » ou moins d’une
minute
- Actualisée en continu, fiabilisée et adaptable localement.
- Publication hebdomadaire ;- validée par la Direction des prestations ;- Intégration de notes locales.
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@doc est généralisé à :- L’ensemble des organismes : Caf , Cnaf, Cnedi, Certi, PRM,
structures de formation, CRFP, Des gains pour :
- Les allocataires- Fiabilité des réponses ;- Complétude des réponses ;- Appui à l’orientation.
- Les agents- Plus de sécurité ;- Plus d’autonomie ;- Une « reconnaissance du métier »
- Les organismes- Cohérence de l’information distribuée- Homogénéisation des pratiques- Gains en gestion estimé à « 150 ETP ».
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Les autres @doc - En cours : Contentieux, formation, action sociale collective- En relance : RH, - En lancement : Budget/compta
Aux partenaires - Conseil général, CCAS, - CIRA-3939-documentation française, service-public.fr
Dans d’autres contextes - Aide en ligne de consultations : Rsa, simulation Paje, etc.
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Objectif :
- Mettre à disposition des acteurs de la fonction RH et principalement des Techniciens RH, l’ensemble de la documentation (informations législatives, pratiques, outils,… ) nécessaire à leur activité;
- Mieux gérer les connaissances et harmoniser les pratiques;
- Sécuriser les processus ;
- Faciliter l’évolution des organisations.
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Une partie nationale commune à toutes les CAF
SI - doc
Une partie locale aux contenus spécifiques à chaque CAFLocale
Nationale
Les @doc
Les partenaires
Les Organismes
Les aides en ligne
Les formations
Les notes locales
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Une étude menée par le cabinet Parker Williborg pour le compte de l’UCANSS (2008)
Rappel des objectifs prioritaires de l’étude :Recenser les pratiques opérationnelles des
techniciens RH et les besoins en terme de documentation associée,
Recenser les différentes natures de contenus à gérer dans l’application, la répartition de ces contenus par sources et producteurs,
Recenser et structurer des événements associés à l’utilisation de la documentation RH.
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Rappel de la démarche effectuée pour réaliser cette étude :
Etape 1 : Prise de connaissance du contexte et du projet
- Démarche : o Entretiens avec les chefs de projet, prise de
connaissance des documents existants
Etape 2 : Cartographie documentaire, analyse des usages et des besoins
- Démarche : o Entretiens avec les producteurs et
administrateurs de la documentation RH o Entretiens avec les utilisateurs
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Document SourceGuide d’administration du personnel UCANSS
Liste des documents, circulaires et barêmes disponibles sur le site internet de l’UCANSS
UCANSS
Statistiques sur les effectifs des organismes de l’institution UCANSS
Présentation du projet Ucanss 2010 UCANSS
Présentation du portail Extranet UCANSS UCANSS
Projet de cahier des charges @doc à destination de la CAF du Vaucluse
CNAF
Liste des questions posées sur le forum de RH.COM CNAF
Etude du métier de technicien en gestion du personnel CNAF
Présentation de l’outil SIDOC CNAF
Présentation de NIMS CNAF
Présentation @doc métiers du service à l’usager CNAF
Comité « Management des connaissances » du 21/06/2007 CNAF
Constitution des paquets @doc CNAF
Dates de mise à jour des différents fichiers composant la dernière version du GAP
CNAF
Maquette @docRH CAF Avignon
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Document SourcePrésentation des rubriques de l’espace RH de l’intranet de
branche IliadACOSS
Liste des documentations RH recensés dans les URSSAF ACOSS
Liste des procédures St@rh V2 CNAV/CRAM Nancy
Liste des éléments d’arborescence St@arh V5 CNAV/CRAM Nancy
Liste des procédures GDP URSSAF Rouen
Procédures RH locales URSSAF Rouen
Listes des sites Web de référence CAF Caen
Liste des abonnements CAF Avranches
Liste des documents utiles CRAM Rouen
Observations d’organismes émises lors d’une formation Convention collective
CRFP Marseille
Structuration de l’intranet RH interne Intr@DRH-EP CNAMTS
Structuration de l’intranet de branche Mediam CNAMTS
Plaquette de présentation de l’organisme UGECAM PACAC
Description des tâches associées aux quatre processus RH de l’organisme : Gestion des emplois et des compétences,
formation, relations sociale, gestion de la paie et administration du personnel
CPAM Evreux
Structuration de la rubrique SVP GRH de l’intranet de l’organisme Intrasud
DRSM Marseille
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Perception des personnes rencontrées dans le cadre de cette étude :
@docRH : Une nécessité au regard des sources d’informations actuellement disponibles,
L’approche « par les pratiques professionnelles » et la maquette actuelle de l’outil sont très bien perçues et correspondent aux attentes des utilisateurs,
Le projet apparaît néanmoins comme très ambitieux au regard de son périmètre,
Plusieurs interrogations sont émises sur le calendrier de réalisation et sur les conditions de mise à jour des contenus une fois le système opérationnel.
Population ciblée d’après l’étude : Techniciens RH, Cadres RH, Responsables RH, Comptables chargés de la vérification des paies et
des frais.
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La CAF de Vaucluse est engagée en qualité de maîtrise d ’œuvre sur le projet @docRH depuis fin 2006.
Entre septembre 2006 et mars 2009, la CAF de Vaucluse a consacré 327 jours/homme pour l’écriture des situations événements.
Les situations événements à ce jour sont au nombre de 56 sachant que certaines d’entre elles nécessitent aujourd’hui une mise à jour législative (exemple : les instances du personnel écrites en 2007 mise à jour à faire par rapport à la loi d’août 2008.
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Sur ces 56 fiches événements :– 48 ont fait l’objet d’une analyse par le groupe miroir
constitué à l’époque de caisses des différentes branches.
– 7 réunions de travail avec le groupe miroir ont été réalisées.
Parmi ces 48 fiches, 31 ont été validées juridiquement par l ’UCANSS.
Toutefois, l’ensemble des fiches événements sera revisité par la CAF compte tenu de la mise en ligne toute récente (message du directeur de l’UCANSS le 29/03/2010) du nouveau guide d’administration du personnel.
Indépendamment de cette mise à jour, la CAF de Vaucluse a repris la production de nouvelles fiches événements
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LES SITUATIONS EVENEMENTS DEJA ECRITESLES SITUATIONS EVENEMENTS DEJA ECRITES
Je veux partir à la retraite
L'entreprise veut mettre un salarié à la retraiteRETR
AITE
J'attends un enfant
Je demande un congé parental
J'adopte un enfantPARE
NTA
LITE
Je suis malade
Je suis en longue maladie
Je suis inapte
Je suis déclaré invalide
Je suis victime d'un accident de travail / de trajet
MAL
ADIE
Je veux connaître mon droit à congés
Je veux ouvrir un compte épargne temps
Je bénéficie d'une indemnité compensatrice de congés payés
Je bénéficie d'une indemnité de congés payés
J'ai un enfant malade
Je me marie
Je déménage
Je siège au sein d'un jury de cour d'assise
Je demande un congé soutien familial
Je demande un congé solidarité familiale
J'apporte mon aide aux victimes de catastrophes naturelles
CO
NG
ES
La taille de l'entreprise implique de mettre en place des instances représentatives et d'organiser des élections professionnelles
Les délégués du personnel se mettent en place
Le comité d'entreprise se met en place
Le comité central d'entreprise se met en place
Le comité d'établissement se met en place
Le comité interentreprise se met en place
L'entreprise a moins de 200 salariés, la délégation unique se met en place
Le comité d'hygiène de sécurité et des conditions de travail se met en place
L'entreprise a plus de 50 salariés et des délégués syndicaux sont désignés
INST
ANCE
S PE
RSO
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Je suis conseiller des prud'hommes
Le salarié est membre d'un conseil municipal, général ou régional
Je suis désigné assesseur au TASS
Je suis membre bénévoles d'association ou de mutuelle
Je demande un congé de formation économique, sociale et syndicale
J'ai un décès dans ma famille
Je demande un congé sans solde pour convenance personnelle
Je bénéficie d'un congé exceptionnel en compensation des fêtes légales
Je travaille de nuit
Je participe à la formation de cadres et d'animateurs pour la jeunesse
Je participe à une instance d'emploi et de formation professionnelle ou à un jury d'examen
Je demande un congé de solidarité internationale
Je demande un congé mutualiste de formation
Je suis candidat ou élu à l'assemblée nationale ou au sénat
Je suis tenu à des obligations militaires
Je vais acquérir la nationalité française
Je suis conseiller du salarié
Je demande un congé ou un temps partiel pour créer ou reprendre une entreprise
Je demande un congé sabbatique
Je me rends sur la tombe d'un militaire mort pour la France
Je participe au fonctionnement de l'institution prud'homale
Je participe à des missions de sécurité civile
Je suis candidat au parlement européen
Je suis représentant d'une association familiale
Je suis administrateur d'un organisme de sécurité sociale
Je demande un congé enseignement
CO
NG
ES
CO
NG
ES
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LES LES SITUATIONS EVENEMENTS A SITUATIONS EVENEMENTS A VENIRVENIRJe suis embauché en CDI
Je suis embauché en CDD
-> Accroissement activité
-> Remplacement salarié
-> Contrat usage
-> Contrat saisonnier
-> Contrat professionnalisation
-> CAE
-> Contrat d'apprentissage
-> Contrat unique insertion
-> Contrat jeune et entreprise
-> CIE
-> Contrat avenir
-> CIRMA
-> Emploi jeune
REC
RU
TEM
EN
T
Je suis muté
Je pars en mutation
Je demande le remboursement des frais liés à ma mobilité
MO
BIL
ITE
Je demande un acompte ou une avance
J'ai une saisie sur salaire
Je veux connaître mon salaire
-> Salaire mensuel
-> Allocations vacances
-> Gratification
-> Primes et indemnités
. indemnités guichet
. prime fonction de 15 % agents itinérants
. majoration interprète
. indemnités responsabilité AC et FD
. indemnités responsabilité caissiers
. prime responsabilité des agents techniques exerçant une fonction de contrôle
. je travaille dans les DOM -TOM
. gardes et astreintes médecins salariés
. indemnité compensatrice de bonifications
REM
UN
ERATIO
N
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Je bénéficie d'une prime transport
Je fais un déplacement professionnel
Je demande un prêt pour l'achat d'un véhicule à moteur
TRA
NSPO
RT
Je bénéficie d'une prime de crèche
Je demande la médaille d'honneur du travail
Je bénéficie des titres restaurant
Je bénéficie d'une prime d'intéressement
AV
AN
TA
GES
Temps de travail
-> Le travail effectif
-> La durée hebdo
-> La durée journalière
-> La journée solidarité
Temps de repos
-> Le repos hebdo
-> Le repos quotidien
-> Les temps de pause
Organisation du temps de travail
-> Je bénéficie de l'horaire variable
-> Je travaille à temps partiel
-> Je travaille dans le cadre de la modulation
-> Je travaille en cycles
-> Je bénéficie de jours de repos RTT
-> Je travaille en intermittence
-> Je travaille en équipes successives
-> Je bénéficie d'une convention de forfait
DU
REE
DU
TRA
VAIL
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Je bénéficie de l'expérience professionnelle
J'ai droit au points de compétence
Je suis promu
Je remplace un autre salarié
J'ai un entretien annuel
Je bénéficie d'une prime de résultat
EVO
LUTIO
N P
RO
FESSIO
NN
ELL
E
Démission
Licenciement
Décès
Fin de CDD
Transaction
Rupture conventionnelle
RU
PTU
RE
DU
CO
NTR
AT
Les fautes
Les sanctions disciplinaires
La procédure disciplinaire
SAN
CTIO
NS
DIS
CIP
LIN
AIR
ES
Grève
Mutuelle
Participation à l'effort construction (1 % patronal)
Déclaration FAF
Les bilans
-> Bilan social
-> Rapport égalité professionnelle
-> Temps partiel
-> Rapport annuel Comité d'Entreprise
-> HandicapésD
IVER
S
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Instances du personnel
J'attends un enfant
Instances du personnel
VEILLE SIRH
Congés
Représentants du personnel
VEILLE JURIDIQUE
Parentalité
Maladie
Retraite
FICHES SIRH
MAJ DU CODE DU TRAVAIL
MAJ DES FICHES JURIDIQUES EXISTANTES
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Un projet inter branche piloté par la CNAF et l ’Ucanss,
Accompagner la mise en œuvre de l ’accord de branche de juin 2005, portant sur la réforme de la formation professionnelle,
Une démarche similaire à @doc métiers du service (branche famille) privilégiant une approche par événements,
Mise en ligne en juin 2007. Des retours positifs des utilisateurs,
Mises à jour en cours mais…
Des interrogations sur l ’avenir de l ’outil.
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@docrh, volet formation: adaptation de CLEF (cnaf, caf de la Manche),
9 événements formation intégrés,
Des rubriques à compléter,
Nécessité d ’avoir des retours d ’autres Caf…
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Le programme documentaire GRH du dispositif de gestion DocInfor [DSI de la BF (branche famille)] livre :- Aux organismes (nationaux et/ou régionaux et/ou
locaux) de la BF - De la BR (branche recouvrement)
L’ensemble de la documentation liée au fonctionnement des logiciels du dispositif GRH (applications GRH, GRH Notes, simulation budgétaire) + certaines informations spécifiques (Catalogue des règles de ‘valorisation’ et de ‘cotisation’, Catalogue des produits RH, catalogue des chaînes de traitement, spécificités de branche, etc.)
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Offre documentaire normalisée accessible depuis les supports de publication du dispositif documentaire DocInfor - Base lotus DocInfor pour la BF- Base HTTP Extranet DocInfor dédiée à ce jour principalement à la
BR (extraction sélective des documents GRH publiés dans la base Lotus DocInfor de la BF)
Contenus documentaires exploitables - Directement par les organismes via accès direct sur les bases
documentaires livrées par la DSI de la BF (livraison des contenus sous formats bureautiques à ce jour Word, Excel,…)
- Par le dispositif @docRH :• Exploitation direct des contenus pour livraison via ce support• Enrichissement possible en valeur ajoutée métier / segments
de contenus, compilation de contenus pour approche par événements par exemple,…
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Doc de référence
Doc de recette
Doc de version
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Composition :- Animateurs, pilotes (DRHGEP, DR),- RRH CAF,- Représentants RH du réseau CERTI et des principaux
partenaires.
Missions : - Définir les orientations du projet,- Fixer et suivre les grandes échéances du
déroulement du projet,- Veiller au respect des principes définis,- Porter le projet au sein du réseau,- Piloter le bilan du projet et la généralisation de l’outil.
Réunions : Tous les 4 mois environ jusqu'à fin 2011
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Composition :- Agents représentant les principaux métiers du processus, - CAF des différentes régions impliquées dans la démarche
d’amélioration de la gestion des Ressources Humaines : Avignon, Avranches, La Rochelle, Lille, Paris, Lyon, Nantes, Dignes, 2 Caf (en cours), et CRFP Toulouse.
Missions : - Valider les pratiques proposées et rédigées par la CAF
d'Avignon (et la CAF d'Avranches pour la partie formation),- Apporter son concours pour capitaliser des outils ou
pratiques développées dans certaines CAF,- Tester et expérimenter les produits livrés.
Le membre du groupe miroir a une bonne connaissance des pratiques professionnelles sur l'ensemble du domaine RH et est à même de solliciter les personnes référentes sur
d'éventuelles activités spécialisées et sur le domaine formation.
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Comité de pilotage Groupe miroirCNAF DRS – Yves HIRRIEN (Animation) CAF Avignon – Jocelyne LEYDET
CNAF DRHGEP– Françoise BONNET (Animation)
CAF Avranches – Christophe LANGLOIS
CNAF DRHGEP –Nathalie THOMAS-CHAUVEAU
CAF Lille – Bruno DUBART
CAF Avignon – Jocelyne LEYDET CAF Lyon – Martine CHAPELAN
CAF Avranches – Christophe LANGLOIS CAF Paris – Sébastien BARRÉ
CNEDI de Metz – Eveline TENDANT CAF Nantes – Bertrand CHAPALAIN
CAF Yvelines – Gilles BRABANT CAF Dignes – Danièle DI BENEDETTO
CAF La Rochelle – Danièle JULIEN CAF La Rochelle – Danièle JULIEN
CAF Lille – Bruno DUBART CRFP Toulouse – Arnaud COLIN
CAF Lyon – Martine CHAPELAN CAF– (en cours)
CAF Dignes – Danièle DI BENEDETTO CAF– (en cours)
CAF Paris – Sébastien BARRÉ
CAF Nantes – Bertrand CHAPALAIN
CAF – (en cours)
CAF – (en cours)
IRFAF – Carol SIRET
PRM Bret./Norm. – François LE-CORFF
DOCINFOR – Patricia DALIGAULT
UCANSS – Laurence DEBRUYNE/Armelle LEBRIS
FAF – Magali BOUDIER
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Une Maîtrise d’ouvrage : Pilotes du projet : Françoise Bonnet (DRHGEP), Yves Hirrien (DRS), Équipe projet : Nathalie Thomas-Chauveau (DRHGEP), Jocelyne Leydet (CAF Avignon), Gilles Brabant (CAF Yvelines), Christophe Langlois (CAF Avranches).
Une Maîtrise d’œuvre : CAF Avignon et CAF Avranches
Une équipe d’appui pour tous les aspects de documentation dématérialisée :
Équipe @doc : Correspondant auprès de la DSI (outils informatiques nécessaires, processus de circulation de l’information, appui aux CAF sur les aspects techniques,…), Groupe miroir
Des validateurs juridiques UCANSS et FAF
Des groupes utilisateurs CAF
• Piloter, coordonner, organiser, superviser, communiquer,
• Coordonner, accompagner.
• Recenser les besoins, concevoir, partager, produire les contenus,
• Assurer une cohérence d’ensemble.
• Partager le diagnostics, valider les contenus produits par la MOE,
• Assurer la cohérence et la qualité des intégrations techniques, concevoir le prototype.
• Rédaction de différents contenus par diverses équipes ou contributeurs CAF, PRM, CERTI, services de la CNAF…
• Valider sur un plan technique et réglementaire,
• Mettre à disposition les informations techniques et réglementaires,
• Tester les maquettes.
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COPIL : CadrageDétermination des lots
Aide préparation Cadrage et détermination des lots
CAF AvignonCAF Avranches
UCANSS / CNAF DDRH
Groupe miroir
Validation
UCANSSFAFAjustements
Prototype pour expérimentation
Suivi Processus
(Nathalie Thomas-Chauveau)
Publication sur site
de la maquette
Validation juridique CCNT ,
Droit travailsous 15
jours
Validation juridique
Droit Formation
sous 15 jours
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Échéancier prévisionnel
Missions à assurer Acteurs
2 avril 2010Lancement du projet
Mise en place des instances et définition des circuits
CNAF / Equipe projet
Fin 2010Reprise et validation de
l’existantCAF Vaucluse / Avranches
+ groupe miroir + équipe projet
Mi 2011 Maquettage
CAF Vaucluse+ groupe miroir+ équipe projet
+ UCANSS+ équipe @doc
Mi 2011 TestsCNAF
CAF Vaucluse + Groupe miroir + autres caisses
Fin 2011Prototypage : Production /
Validation / Diffusion Ensemble des acteurs
Fin 2011 Expérimentation Pilotage CNAF
Premier trimestre 2012
Généralisation de la première version de @doc RH
CNAF, CAF Vaucluse, PRM, CRFP
Autres organismes
PermanentSuivi Évaluation
Poursuite de la production des versions suivantes de @doc RH
Équipe permanente
Mise à dispositio
n
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