Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Manajemen …tip.ub.ac.id/wp-content/uploads/2018/04/Tinjauan-Manajemen-Lab-MAI... · LEMBAR PENGESAHAN 1. Jenis Berkas : Laporan Tinjauan

Laporan Tinjauan Manajemen

Laboratorium Manajemen Agroindustri

Jurusan Teknologi Industri Pertanian

Fakultas Teknologi Pertanian

Universitas Brawijaya

Malang

2017

Visi : Menjadi laboratorium bermutu dalam mendukung penyelenggaraan pendidikan dan

penelitian di bidang manajemen agroindustri

Misi : Melaksanakan praktikum mata kuliah pendukung keahlian manajemen agroindustri

Melaksanakan penelitian di bidang manajemen agroindustri

Motto : Pelayanan Prima, Kebanggaan Kami

Janji pelayanan : Memberikan layanan yang terbaik guna mewujudkan kepuasan pengguna jasa layanan

Etika pelayanan : 1. Mengawali senyum, salam, sapa

2. Wajib memakai tanda pengenal (kartu identitas)

3. Bersikap sopan santun terhadap pengguna jasa layanan

4. Tidak semena-mena kepada pengguna jasa layanan

5. Tidak d ibenarkan dalam memberikan pelayanan sambil merokok atau sambil

berkomunikasi dengan handphone atau alat komunikasi lainnya

Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Manajemen Agroindustri 2017

Laboratorium Manajemen Agroindustri Universitas Brawijaya i

LEMBAR PENGESAHAN

1. Jenis Berkas : Laporan Tinjauan Manajemen

2. Nama Unit : Laboratorium Manjemen Agroindustri JurusanTeknologi

Industri Pertanian Fakultas Teknologi Pertanian

3. Nama Institusi : Universitas Brawijaya

4. Penanggungjawab : Dr. Panji Deoranto, STP. MP. (Pimpinan Unit)

5. Koordinator Penyusun : Dr. Panji Deoranto, STP. MP.

6. Anggota Penyusun : 1) Dr. Ir. Imam Santoso, MP.

2) Dr. Ir. Endah Rahayu Lestari, MS.

3) Dr. Siti Asma'ul Mustaniroh, STP, MP.

4) Isti Purwaningsih, STP, MT. 5) Dhita Morita Ikasari, STP, MP

6) Rizky Luthfian Ramadhan S., STP, M.Sc.

7) Ardaneswari Dyah Pitaloka C., STP, MP

8) Riska Septifani, STP, MP.

9) Andan Linggar Rucitra, STP, MP.

10) Laila Fitriya, STP.

7. Periode : Januari s.d November Th. 2017

Malang, 11 November 2017

Pimpinan Unit Kerja,

Dr. Panji Deoranto, STP. MP.

NIP. 19710806 200212 1 002


Laboratorium Manajemen Agroindustri Universitas Brawijaya ii

DAFTAR ISI

LEMBAR PENGESAHAN ....................................................................................... i

I. PENDAHULUAN ............................................................................................................... 1

II. LINGKUP BAHASAN........................................................................................................ 1

III. PELAKSANAAN ................................................................................................................ 1

IV. HASIL ............................................................................................................................... 2

1. Hasil Audit Internal ................................................................................... 2

2. Hasil Audit Eksternal ................................................................................. 3

3. Umpan Balik Pelanggan ............................................................................. 4

4. Kinerja dan Evaluasi Proses ....................................................................... 6

5. Tindakan Koreksi dan Tindakan Pencegahan ............................................. 14

6. Tindak Lanjut Tinjauan Manajemen Sebelumnya ......... Error! Bookmark not

defined.

7. Perubahan yang Mempengaruhi SMM ........... Error! Bookmark not defined.

8. Saran dan Masukan untuk Perbaikan SMM .. Error! Bookmark not defined.3

V. PENUTUP ........................................................................ Error! Bookmark not defined.4


Laboratorium Manajemen Agroindustri Universitas Brawijaya 1

I. PENDAHULUAN

Laboratorium Manajemen Agroindustri merupakan salah satu laboratorium di

Jurusan Teknologi Industri Pertanian yang menjadi salah satu sarana penunjang dalam

proses pembelajaran terkait sistem dan manajemen agroindustri.

Dalam menjalankan fungsinya, laboratorium Manajemen Agroindustri selalu

berkomitmen untuk memberikan pelayanan yang profesional dan terstandar. Sehingga

diperlukan evaluasi secara berkala dan berkelanjutan untuk menjamin kualitas dari

pelayanan yang diberikan dalam bentuk tinjauan manajemen.

Tinjauan manajemen merupakan komponen penting untuk menjamin diterapkannya

sistem manajemen mutu demi tercapainya peningkatan yang berkelanjutan. Laboratorium

Manajemen Agroindustri Jurusan TIP FTP UB mengadakan Rapat Tinjauan Manajemen yang

dilakukan secara berkala yaitu setelah pelaksanaan Audit Internal Mutu. Hal ini bertujuan

untuk segera menindaklanjuti adanya temuan sehingga dapat dilakukan perbaikan sesegera

mungkin.

II. LINGKUP BAHASAN

Mengacu sistem manajemen mutu (SMM) SNI ISO 9001:2008, maka Laboratorium

Manajemen Agroindustri Jurusan TIP FTP UB melaksanakan tinjauan manajemen dengan

ruang lingkup seperti yang dipersyaratkan, yaitu:

1. Hasil audit, Topik yang dibahas dalam rapat Tinjauan Manajemen meliputi Hasil Audit

Internal Mutu Siklus 15 pada tanggal 8 Desember 2016 dengan jumlah temuan

sebanyak 0 temuan.

2. Umpan balik pelanggan, berupa rekapan IKM dari pelayanan administrasi dan kegiatan

di laboratorium.

3. Kinerja proses bisnis, meliputi capaian sasaran mutu dan capaian program kerja.

4. Tindakan pencegahan dan tindakan koreksi (hambatan program masing-masing

bidang dan tindak-lanjut untuk mencegah hambatan tersebut agar tidak terjadi lagi).

5. Tindak lanjut tinjauan manajemen sebelumnya (catatan yang perlu mendapat

perhatian pada tinjauan manajemen sebelumnya).

6. Perubahan yang mempengaruhi SMM (baik internal maupun dari eksternal).

7. Saran dan masukan untuk perbaikan SMM unit kerja.

III. PELAKSANAAN

Tahapan pelaksanaan tinjauan manajemen di laboratorium Manajemen Agroindustri

Jurusan Teknologi Industri Pertanian secara umum adalah sebagai berikut :

1. Persiapan Tinjauan Manajemen

Persiapan tinjauan manajemen dilakukan dengan mengumpulkan dokumen

pendukung pelaksanaan AIM yang ada di laboratorium Manajemen Agroindustri dan

mengecek status yang menjadi temuan dalam AIM siklus 15.



2. Pelaksanaan Tinjauan Manajemen

Pelaksanaan Tinjauan Manajemen dilakukan dengan mengadakan rapat yang

dihadiri oleh Ketua, Anggota dan Laboran Laboratorium Manajamen Agroindustri pada

tanggal 10 November 2017.

Rapat tersebut membahas mengenai temuan pada AIM SIKLUS 15 tahun

2016 dan membahas tindakan perbaikan, akar penyebab dan membahas perbaikan

dari akar penyebab.

3. Pelaporan Tinjauan Manajemen

Pelaporan tinjauan manajemen dilakukan dengan menyatukan semua informasi

yang diperoleh kedalam laporan tinjauan manajemen.

IV. HASIL

Hasil evaluasi manajemen Laboratorium Manajamen Agroindustri Tahun 2016

berikut ini disajikan sesuai urutan lingkup bahasan tinjauan manajemen. (lihat Bab II).

1. Hasil Audit Internal

Audit Internal yang dilakukan di Laboratorium Manajemen Agroindustri adalah Audit

Internal Mutu (AIM) Siklus 15 tahun 2016 yang dilakukan oleh Tim GJM Fakultas

Teknologi Petanian pada tanggal 8 Desember 2016, dengan 2 orang Auditor yaitu Nur Ida

Panca, STP, MP dan Dewi Maya Maharani, STP, M.Sc. dengan hasil temuan pada AIM

Siklus 15 tahun 2016 untuk Laboratorium Manajemen Agroindustri adalah 0 temuan.

Kegiatan Rapat Pembahasan AIM Siklus 16 Tanggal 10 November 2017



2. Hasil Audit Eksternal

Audit External yang dilakukan di Laboratorium Manajemen Agroindustri adalah Audit

Pelayanan Prima yang dilakukan oleh Tim GJM Fakultas Teknologi Petanian pada tanggal 6

September 2017, dengan 2 orang Auditor yang bertugas yaitu Dina Wahyu Indriani, STP, M.Sc

dan Shinta Rosalia Dewi, S.Si, M.Sc. Lingkup dari kegiatan Audit Pelayanan Prima ini adalah:

1. Visi, Misi dan Motto Lab

2. Standar Pelayanan dan Maklumat Pelayanan

3. Sistem, Mekanisme, dan Prosedur

4. Sumber Daya Manusia

5. Sarana dan Prasarana Pelayanan

6. Penanganan Pengaduan

7. Indeks Kepuasan Masyarakat (IKM)

8. Sisten Informasi Pelayanan Publik

9. Produktivitas Dalam Pencapaian Target Pelayanan

Berikut disampaikan hasil Saran Perbaikan pada Audit Pelayanan Prima tahun 2017

untuk Laboratorium Manajemen Agroindustri dengan Skor Penilaian 845 adalah:

1. Perlu adanya SOP untuk setiap layanan; misal yang belum ada: SOP penggunaan

komputer atau SOP penggunaan fasilitas dan kegiatan lain.

2. Penerapan SMM perlu dilakukan untuk semua layanan: keberadaan SOP dan

pelaksanaannya didokumentasikan.

3. Menambah sarana dan prasarana yang dirasa masih kurang, misalnya komputer.

4. Mendokumentasikan seluruh pengaduan, tidak terkecuali pengaduan lisan.

5. Meningkatkan kriteria skor IKM yang masih kurang dan menyelesaikan tindak

lanjut survei IKM.

6. Menambahkan informasi biaya pada informasi layanan.

7. Melaksanakan target kinerja yang telah ditetapkan.

Kegiatan Audit Pelayanan Prima Tanggal 6 September 2017



3. Umpan Balik Pelanggan

Secara umum, umpan balik pelanggan diperoleh dari dua (2) jenis masukan, yaitu

evaluasi kepuasan dan keluhan.

A. Evaluasi Kepuasan

Evaluasi kepuasan pelanggan berupa hasil pengukuran Indeks Kepuasan Masyarakat

(IKM). Unsur pelayanan yang diukur pada IKM ditunjukkan pada Tabel 1. dengan mengikuti

Pedoman Penilaian Kepuasan Pengguna Jasa Layanan seperti pada Tabel 2.

Tabel 1. Unsur Pelayanan

No. Unsur Pelayanan

1 Prosedur Pelayanan

2 Persyaratan Pelayanan

3 Kedisiplinan Petugas Pelayanan

4 Tanggung Jawab Petugas Pelayanan

5 Kemampuan Petugas Pelayanan

6 Kecepatan Pelayanan

7 Kesopanan dan Keramahan Petugas Pelayanan

8 Kewajaran Biaya Pelayanan

9 Kepastian Jadwal Pelayanan

10 Kenyamanan Lingkungan

11 Kecukupan Sarana dan Prasarana

Tabel 2. Pedoman Penilaian Kepuasan Pengguna Jasa Layanan berdasarkan KEMENPAN No : 25/KEP/M.PAN/2/2004

Nilai Persepsi

Nilai Interval IKM Nilai Konversi Mutu

Pelayanan Kinerja Unit Pelayanan

1 1,00 – 1,75 25 – 43,75 D Tidak Baik

2 1,76 – 2,50 43,76 – 62,50 C Kurang Baik

3 2,51 – 3,25 62,51 – 81,25 B Baik

4 3,26 – 4,00 81,26 – 100,00 A Sangat Baik

Berikut adalah Grafik hasil Pengukuran IKM Laboratorium Manajemen Agroindustri



Dari hasil pengukuran IKM tersebut dapat diketahui bahwa ada beberapa nilai unsur

pelayanan yang rendah antara lain : kecukupan sarana dan prasarana dirasa kurang

memenuhi oleh pelanggan, sehingga solusi yang bisa dilakukan adalah dengan membuat

jadwal atau shift untuk pemakaian sarana dan prasarana dilaboratorium terutama untuk

kegiatan praktikum. Selain itu juga dilakukan pengajuan alat baru untuk memenuhi

kebutuhan pelanggan. Kewajaran biaya pelayanan sebenarnya tidak dilakukan di Lab dan

kami tidak melakukan penarikan biaya apapun, kemungkinan pelanggan menilai keseluruhan

biaya layanan di Jurusan TIP. Kemudian tentang nilai unsur pelayanan yang lain akan lebih

kami tingkatkan lagi untuk memenuhi kebutuhan pelanggan seperti pada Tabel 3.

Tabel 3. Tabel Hasil Perhitungan per Unsur Pelayanan

No Unsur Pelayanan Nilai Unsur Pelayanan Tindak lanjut

1 Prosedur Pelayanan 3.04 B lebih ditingkatkan

2 Persyaratan Pelayanan 3.00 B lebih ditingkatkan

3 Kedisiplinan Petugas Pelayanan 3.24 B lebih ditingkatkan

4 Tanggung Jawab Petugas Pelayanan 3.28 A dipertahankan

5 Kemampuan Petugas Pelayanan 3.14 B lebih ditingkatkan

6 Kecepatan Pelayanan 3.10 B lebih ditingkatkan

7 Kesopanan dan Keramahan Petugas

Pelayanan

3.30 A dipertahankan

8 Kewajaran Biaya Pelayanan 2.98 B tidak ada penarikan

biaya

9 Kepastian Jadwal Pelayanan 3.14 B lebih ditingkatkan

10 Kenyamanan Lingkungan 3.04 B lebih ditingkatkan

11 Kecukupan Sarana dan Prasarana 2.84 B Membuat jadwal / shift

penggunaan sarpras dan

diusulkan penambahan

sarpras

Nilai Interval IKM (rata-rata) = 3.10

Nilai IKM setelah dikonversi = nilai interval x nilai dasar : 3.10 x 25 = 77.50

Mutu Pelayanan = B

Kinerja Unit Pelayanan : BAIK

Secara umum dapat disimpulkan bahwa mutu kinerja pelayanan yang telah diberikan

oleh Laboratorium Manajemen Agroindustri kepada pelanggan adalah BAIK dengan nilai

interval IKM 3.10 dan nilai konversi 77.50. Namun di dalam kegiatan pelayanan

berikutnya diharapkan mampu meningkatkan mutu pelayanan yang lebih baik lagi. Hasil dari

survey IKM ini diharapkan dapat menjadi bahan dasar peningkatan kualitas pelayanan publik

dan sebagai gambaran tentang kinerja pelayanan di Laboratorium Manajemen Agroindustri

Jurusan TIP FTP UB.



B. Keluhan

Keluhan pelanggan untuk laboratorium Manajemen Agroindustri dapat disampaikan

melalui 3 media. Secara lisan, melalui kotak saran dan melalui e-complaint. Keluhan secara

lisan biasanya terkait hal-hal teknis yang secara langsung dapat diselesaikan oleh laboran

seperti permasalahan terkait listrik, komputer atau jaringan internet. Media keluhan yang

kedua adalah melalui kotak saran, disini pelanggan dapat mengisi form saran yang telah

tersedia dan meletakkan kedalam kotak saran, selanjutnya saran tersebut akan dihimpun

untuk dibahas di rapat rutin laboratorium agar dapat ditindaklanjuti untuk mencari solusi

permasalahan. Media keluhan yang ketiga adalah e-complaint yang berada dibawah naungan

fakultas teknologi pertanian, namun sampai sejauh ini belum ada permasalahan yang pernah

disampaikan melalui e complaint. Berikut merupakan keluhan yang disampaikan oleh

pelanggan.

Keluhan pelanggan untuk laboratorium agroindustri terbagi menjadi 2 aspek yaitu

aspek teknis dan aspek sarana prasarana. Aspek teknis terkait dengan hal-hal yang bersifat

teknis ketika digunakan, permasalahan yang timbul antara lain :

- Terkadang komputer sering mati dan konektivitas yang kurang hal ini dapat

ditindaklanjuti dengan cara mengusulkan untuk proses penstabilan aliran listrik

- Banyak PC yang tidak nyala dan terkena virus, ditindaklanjuti dengan pengecekan ulang

dan updating virus secara berkala

- Banyak komputer yang tidak bisa digunakan dan mengalami error pada beberapa

program dapat ditindaklanjuti dengan cara pengecekan perangkat komputer untuk dapat

mengetahui permasalahan yang ada dan segeramelakukan perbaikan

Permasalahan atau keluhan yang timbul untuk aspek sarana dan prasarana antara lain:

- Jumlah komputer yang kurang, telah ditindaklanjut dengan usulan untuk menambah

jumlah komputer untuk pelanggan yang dapat digunakan untuk menunjang praktikum

dan kuliah serta membagi penggunaan untuk beberapa shift

- Jumlah rak sepatu kurang untuk mahasiswa yang menggunakan fasilitas laboratorium,

dapat ditindaklanjuti dengan pengajuan penambahan jumlah rak sepatu.

Daftar keluhan dan tindaklanjutnya dapat dtampilkan dalam bentuk tabel berikut :

No.

Jenis/Aspek/

Bidang/ Layanan

yang dikeluhkan

Uraian Keluhan Tindaklanjut (atau

rencana)

Status

Akhir

1. Aspek Teknis Terkadang komputer

sering mati dan

konektifitas kurang baik,

sering mati.

Sudah diusulkan untuk

menstabilkan sumber listrik.

Close

Banyak PC yang tidak

nyala dan terkena virus.

Dilakukan pengecekan ulang

dan updating antivirus.

Close

Banyak komputer yang

tidak bisa digunakan.

Dilakukan pengecekan ulang

tiap komputer.

Close



Beberapa komputer ada

yang mengalami error

pada beberapa program.

Perlu pengecekan secara

berkala untuk perangkat

komputer agar segera

dilakukan perbaikan pada

perangkat yang bermasalah.

Close

2. Aspek sarana

prasarana

Jumlah komputer kurang. Sudah diusulkan untuk

ditambah.

Close

Penambahan komputer

perlu untuk menunjang

praktikum dan kuliah.

Untuk memaksimalkan

penggunaan komputer,

praktikum/perkuliahan

dibagi dalam beberapa shift.

Close

Rak sepatu kurang untuk

mahasiswa di lab.

Diajukan penambahan rak

sepatu

Close



4. Kinerja dan Evaluasi Proses

Kinerja proses unit kerja dapat diukur dari capaian program kerja dan capaian sasaran mutu atau indikator kinerjanya. Secara umum

program kerja sudah terlaksana, ada beberapa program kerja yang belum tercapai. Sehingga diperlukan perencanaan yang lebih matang

antara program kerja, pendanaan dan sumber daya manusia yang tersedia. Berikut adalah uraian capaian program kerja berdasarkan skor

pembobotan yang ada.

PROGRAM KERJA DAN SASARAN MUTU LAB MANAJEMEN AGROINDUSTRI TAHUN 2017

No. Program Kerja Dana Sasaran Mutu atau Indikator

Kinerja

Baseline

(2-3 thn)

Target

Th.2017

Capaian

Th.2017

%

Capaian

A. Penguatan Penelitian Dosen Jumlah penelitian yang didanai setiap

tahun (judul)

1. Melaksanakan Penelitian Dosen PNBP FTP 1 1 5 100

2. Melaksanakan Penelitian

Unggulan Perguruan Tinggi

RISTEKDIKTI 1 2 2 100

B. Penguatan Pengabdian Dosen Jumlah pengabdian yang didanai

setiap tahun (judul)

1. Melaksanakan Pengabdian Dosen PNBP FTP 1 1 7 100

2. Melaksanakan Pengabdian Dosen RISTEKDIKTI 1 2 2 100

C Penguatan Kompetensi

Mahasiswa

Jumlah pelatihan yang dilaksanakan

setiap tahun (jenis)

1. Melaksanakan Pelatihan Software

Skripsi

MANDIRI 0 1 0 0

D Penguatan Kompetensi Dosen Jumlah pelatihan yang dilaksanakan


1. Mengikuti Pelatihan Dalam Negeri RBA TIP 1 2 2 100

2. Mengikuti Pelatihan Luar Negeri 1 1 100



E Penguatan Kompetensi Laboran

1.

Mengikuti Pelatihan Dalam Negeri RBA TIP/

Mandiri/Univ.

Jumlah pelatihan yang dilaksanakan


0 1 1 100

F Publikasi Jumlah jurnal yg diterbitkan

1. Jurnal nasional tidak terakreditasi 5 5 100

2. Jurnal nasional terakreditasi 2 2 100

3. Jurnal internasional 2 2 100

G Seminar Jumlah kegiatan seminar

1. Nasional 2 2 100

2. Internasional 2 2 100

H SEARCA Riset Grand Mempersiapkan proposal 0 1 0 0

I Pembuatan BUKU Submit draf buku ke UB Press 0 3 0 0

J Peningkatan Sarana Dan

Prasarana

Jumlah pengadaan alat lab untuk

menunjang kegiatan di lab

0 12 12 100

K Penjaminan Mutu Proses Kegiatan

Di Lab

Jumlah kegiatan audit lab untuk

meningkatkan mutu pelayanan

1 1 2 100

Rata-Rata % Capaian 82.35



Berikut tabel yang berisi uraian capaian sasaran mutu berdasarkan indikator kinerja Laboratorium Manajemen Agroindustri tahun 2016-2017:

INDIKATOR KINERJA LABORATORIUM MANAJEMEN AGROINDUSTRI TIP

Kegiatan Indikator Kinerja Utama (IKU)

Capaian

No Uraian Anggaran No Uraian Satuan Baseline

(2016)

Target

(2017) Cara Pengukuran

Capaian per

Oktober

2017

%

Capaian

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11

Tingkat kepuasaan

pelanggan (contoh: survei

IKM)

nilai IKM 2,93 3,00 penyebaran kuesioner

kepada mahasiswa baik

yang praktikum dan atau

tugas akhir

3,10 100

Rekapitulasi pelaksanaan

praktikum

praktikum/per

semester

3 3 merekapitulasi pelaksanaan

praktikum di lab per

semester

3 100

Jumlah kegiatan

pengembangan kompetensi

laboran

jumlah sertifikat

pelatihan

0 1 menghitung jumlah

pelatihan yang diikuti

laboran (dilampiri bukti

sertifikat)

1 100

Ada struktur organisasi dan

mandat/tupoksi organisasi

(termasuk tiap personil di

dalamnya)

Ada/Tidak ada ada SK Struktur Organisasi dan

Tupoksi (SK Dekan No.

061/SK-FTP/2012),

Peraturan Rektor tentang

Susunan Organisasi dan

Tata Kerja No. 20/2016, SK

Rektor No. 507/2016

tentang Pengangkatan

Ketua Lab FTP)

ada 100



Jumlah manual prosedur

(MP) sesuai dengan proses

bisnis organisasi/unit kerja

Jumlah 8 10 menghitung jumlah MP

yang tersedia di

laboratorium

10 100

Frekuensi rapat rutin lab rapat/tahun 3 4 menghitung frekuensi rapat

yang terselenggara di lab

2 50

Pelaksanaan evaluasi kinerja

laboran (metode dan

hasilnya)

evaluasi/tahun 1 1 penilaian DP3 oleh

kepegawaian fakultas,

SKP/th, kuisioner evaluasi

kinerja

1 33

Ketersediaan daftar Sarana-

Prasarana (Aset), termasuk

metode pemeliharaan.

Ada/Tidak ada ada mendata daftar alat dan

fasilitas lab

ada 100

Ketersediaan data frekuensi

pemakaian sarana-

Prasarana (Aset), termasuk

metode pemeliharaan.

Ada/Tidak ada ada mendata isian log book,

buku penggunaan/

peminjaman alat-fasilitas

lab

ada 100

Ketersediaan rekapitulasi

data tentang aktivitas

penggunaan laboratorium

rekap/bulan ada 1 membuat rekapitulasi

aktivitas praktikum,

penelitian, perkuiahan,

rapat, pelatihan dan

kegiatan akademik

1 100


data penggunaan alat

rekap/bulan ada 1 membuat rekapitulasi data

penggunaan dan

peminjaman alat dan

fasilitas lab

1 100


data mahasiswa lembur

rekap/bulan tidak ada 0 penggunaan fasilitas lab

pada hari (Senin-Jumat)

dan jam kerja (08.00-16.00

WIB)

0 100




data penelitian dosen


penelitian dosen

1 100


data penelitian mahasiswa


penelitian mahasiswa (tugas

akhir, kompetisi, penelitian

bersama dosen)

1 100

Ketersediaan IK Penggunaan

Alat Lab

% 100 100 menghitung jumlah instruksi

kerja yang tersedia dibagi

jumlah alat lab

100 100

Jumlah penambahan alat

laboratorium

unit/tahun 12 0 menghitung jumlah alat

baru per tahun (RBA TIP

tidak mengalokasikan untuk

alat lab)

0 100

Jumlah modul praktikum Jumlah 3 3 menghitung jumlah modul

yang tersedia dibagi jumlah

Mata Kuliah yang

dipraktikumkan

3 100

Ketersediaan peralatan K3 ada/tidak ada ada menyediakan kotak

obat/P3K dan alat

pemadam kebakaran ringan

(APAR)

ada 100

Monitoring evaluasi kelaikan

pakai alat

ada/tidak ada ada lab memastikan alat dapat

berfungsi dengan baik

dengan pengecekan secara

berkala

ada 100

Ketersediaan mekanisme

penanganan complaint

ada/tidak ada ada memiliki MP dan SOP ttg

penyampaian dan

penanganan complaint,

kotak saran, form

pengaduan, e-complaint

ada 100



dan rapat pembahasan

complaint

Jumlah pendapatan

laboratorium

Rp 0 300.000,- Melaksanakan 1 kali

pelatihan software

(PLS/SEM/SPSS) bagi

mahasiswa yang sedang

melaksanakan skripsi

(dengan biaya Rp. 30.000,-

/paket/mhs) target 10 mhs

belum 0

Indikator Kinerja Tambahan (IKT)

Uraian Satuan Baseline Target Cara Pengukuran Capaian %

Penyediaan alat

laboratorium

Jumlah 60% 70% menghitung jumlah alat yg

tersedia dibandingkan dg

alat yg dibutuhkan

70% 100

Penyediaan alat penelitian 70% 80% mendata evaluasi form

kebutuhan alat dan bahan

mhs yg penelitian

0 0

Kepuasan mhs thd sarana

praktikum

nilai NA 70% merekap kuisioner kegiatan

praktikum

70.40% 100

Kepuasan peneliti thd

sarana penelitian

nilai NA 70% merekap kuisioner kegiatan

penelitian mahasiswa

0 0

RATA-RATA % CAPAIAN 82.32



Secara umum sasaran mutu telah dapat dicapai, namun ada beberapa yang belum

tercapai diantaranya adalah pada tabel berikut :

No Sasaran Mutu yang belum tercapai Tindak lanjut

Program Kerja Laboratorium

1 Melaksanakan Pelatihan Software Skripsi Merancang dan Mengadakan pelatihan

software untuk mahasiswa

2 Pembuatan Buku Mengajukan Hibah pembuatan buku

3 Riset Grant SEARCA Mengajukan proposal Riset Grant SEARCA

Indikator Kinerja Laboratorium

1 Frekuensi rapat yang terselenggara di lab Mengadakan rapat rutin secara berkala

2 Pelaksanaan evaluasi kinerja laboran

(metode dan hasilnya)

Evaluasi kinerja laboran melalui Penilaian

DP3 oleh kepegawaian fakultas, capaian

SKP dan kuisioner evaluasi kinerja per

tahun

3 Pendapatan laboratorium dengan

melaksanakan 1 kali pelatihan software bagi

mahasiswa yang sedang melaksanakan

skripsi

Merancang dan Mengadakan pelatihan

software untuk mahasiswa

4 Penyediaan alat penelitian Membuat form kebutuhan alat dan bahan

penelitian dan mendatanya

5 Kepuasan peneliti terhadap sarana penelitian Membuat borang kuisioner kegiatan


5. Tindakan Koreksi dan Tindakan Pencegahan

Acuan untuk melakukan tindakan koreksi terutatama adalah dari adanya komplain atau

keluhan dari pengguna yang telah disampaikan baik secara lisan, melalui kotak saran atau

melalui e-complaint kepada pihak laboratorium Manajemen Agroindustri. Selain itu tindakan

koreksi dapat juga dilakukan berdasar hasil Indeks Kepuasan Masyarakat (IKM) terhadap

pelayanan laboratorium. Sumber acuan tindakan koreksi selanjutnya adalah dari hasil

temuan audit, evaluasi program kerja atau dari evaluasi sasaran mutu.

Selain tindakan koreksi yang tidak kalah penting selanjutnya adalah tindakan antisipasi

atau pencegahan agar beragam permasalahan yang muncul saat ini tidak terulang dimasa

yang akan datang. Berikut adalah tindakan koreksi dan pencegahan yang dilakukan disajikan

dalam tabel berikut:



No. Masukan Tindakan Perbaikan

Status

(Open/

Closed)

Tindakan

Pencegahan

A. Keluhan

1. Terkadang komputer sering

mati dan konektifitas kurang

baik, sering mati.

Sudah diusulkan untuk

menstabilkan sumber

listrik.

Close Pengecekan instalasi

listrik secara berkala

2. Jumlah komputer kurang. Sudah diusulkan untuk

ditambah.

Close Mengatur jadwal /

shift penggunaan

komputer

3. Banyak PC yang tidak nyala

dan terkena virus.

Dilakukan pengecekan

ulang dan updating

antivirus.

Close Melakukan updating

antivirus secara

berkala

4. Banyak komputer yang tidak

bisa digunakan.

Dilakukan pengecekan

ulang tiap komputer.

Close Melakukan

pengecekan

komputer secara

berkala

5. Rak sepatu kurang untuk

mahasiswa di lab.

Diajukan penambahan

rak sepatu.

Close Mengajukan

penambahan rak

sepatu

6. Penambahan komputer

perlu untuk menunjang

praktikum

Untuk memaksimalkan

penggunaan komputer,

praktikum dibagi dalam

beberapa shift.

Close Membuat

jadwal/shift

pemakaian komputer

dan mengajukan

penambahan

komputer

7. Beberapa komputer ada

yang mengalami error pada

beberapa program.

Perlu pengecekan secara

berkala untuk perangkat

komputer agar segera

dilakukan perbaikan pada

perangkat yang

bermasalah.

Close Melakukan

pengecekan

komputer secara

berkala



B. Evaluasi Kepuasan

1. Kecukupan Sarana dan

Prasarana

Membuat jadwal / shift

penggunaan sarpras

dan diusulkan

penambahan sarpras

Close Membuat jadwal/shift

pemakaian komputer

dan mengajukan

penambahan

komputer

2. Kewajaran Biaya Pelayanan Tidak ada penarikan

biaya

Close Tidak ada penarikan

biaya

C. Temuan Audit

(termasuk yang

eksternal)

AIM Siklus 15

1. -

Audit Pelayanan Prima

1. Perlu adanya SOP untuk

setiap layanan; misal yang

belum ada: SOP

penggunaan komputer atau

SOP penggunaan fasilitas

dan kegiatan lain.

Dibuatkan SOP tentang

Layanan penggunaan

lab

Close Menerapkan SOP

untuk setiap

pelayanan

2. Penerapan SMM perlu

dilakukan untuk semua

layanan: keberadaan SOP

dan pelaksanaannya

didokumentasikan.

Menerapkan SMM pada

semua layanan dan

mendokumentasikan

Close Menerapkan SMM

pada semua layanan

dan

mendokumentasikan

3. Menambah sarana dan

prasarana yang dirasa

masih kurang, misalnya

komputer.

Mengajukan usulan

penambahan komputer

Close Pengajuan

penambahan

komputer

4. Mendokumentasikan

seluruh pengaduan, tidak

terkecuali pengaduan lisan.

Mendokumentasikan

setiap jenis keluhan

Close Mendokumentasikan

setiap jenis keluhan

5. Meningkatkan kriteria skor

IKM yang masih kurang dan

menyelesaikan tindak lanjut

survei IKM.

Meningkatkan

pelayanan terhadap

pengguna dan

menindaklanjuti hasil

survei IKM

Open Meningkatkan

pelayanan terhadap

pengguna dan

menindaklanjuti hasil

survei IKM

6. Menambahkan informasi

biaya pada informasi

layanan.

Tidak ada biaya dalam

pelayanan

Close Tidak ada biaya

dalam pelayanan



7. Melaksanakan target kinerja

yang telah ditetapkan.

Akan melaksanakan

semua target kinerja

yang telah ditetapkan

Open Melaksanakan semua

target kinerja yang

telah ditetapkan

D. Evaluasi Program Kerja

1. Melaksanakan Pelatihan

Software Skripsi

Merancang dan

Mengadakan pelatihan

software untuk

mahasiswa

Open Merancang dan

Mengadakan

pelatihan software

untuk mahasiswa

2. Pembuatan Buku Mengajukan Hibah

pembuatan buku

Open Mengajukan Hibah

pembuatan buku

3. Riset Grant SEARCA Mengajukan proposal

Riset Grant SEARCA

Open Mengajukan proposal

Riset Grant SEARCA

E. Evaluasi Sasaran Mutu

Indikator Kinerja

1. Frekuensi rapat yang

terselenggara di lab

Mengadakan rapat rutin

secara berkala

Open Mengadakan rapat

rutin secara berkala

2. Pelaksanaan evaluasi

kinerja laboran (metode

dan hasilnya)

Evaluasi kinerja laboran

melalui Penilaian DP3

oleh kepegawaian

fakultas, capaian SKP

dan kuisioner evaluasi

kinerja per tahun

Close Evaluasi kinerja

laboran melalui

Penilaian DP3 oleh

kepegawaian fakultas,

capaian SKP dan

kuisioner evaluasi

kinerja per tahun

3. Pendapatan laboratorium

dengan melaksanakan 1 kali

pelatihan software bagi

mahasiswa yang sedang

melaksanakan skripsi

Merancang dan

Mengadakan pelatihan

software untuk

mahasiswa

Open Merancang dan

Mengadakan

pelatihan software

untuk mahasiswa

4. Penyediaan alat penelitian Membuat form

kebutuhan alat dan

bahan penelitian dan

mendatanya

Open Membuat form

kebutuhan alat dan

bahan penelitian dan

mendatanya

5. Kepuasan peneliti terhadap

sarana penelitian

Membuat borang

kuisioner kegiatan


Open Membuat borang

kuisioner kegiatan




6. Tindak Lanjut Tinjauan Manajemen Sebelumnya

Laporan tinjauan manajemen pada tingkat laboratorium baru akan dilaksanakan pada periode

tahun 2017, sebelumnya laporan tinjauan manajemen disusun pada level jurusan. Dengan

demikian kolom rekomendasi dari tinjauan manajemen sebelumnya diambil dari butir-butir yang

utama dari laporan tinjauan manajemen tingkat jurusan tahun sebelumnya atau dari hasil temuan

audit sebelumnya, dengan keterangan sebagai berikut :

No.

Rekomendasi

Tinjauan Manajemen

Sebelumnya

Aspek

Tindak Lanjut

yang SUDAH

dilakukan

Kendala yang

dihadapi

Rencana

selanjutnya

1. Kenyamanan lingkungan

di Laboratorium juga

dirasa masih kurang

bagi pelanggan

Fasilitas Renovasi

Laboratorium

- Perawatan

Fasilitas

2. Peralatan laboratorium

yang perlu ditambah

jumlahnya mengingat

jumlah mahasiswa yang

semakin banyak

Fasilitas Pengajuan

pengadaan alat

lab

Belum/tidak semua

alat yang diajukan

dapat terpenuhi

dan terkadang

tidak sesuai

spesifikasi

Melakukan

pengajuan alat

kembali

7. Perubahan yang Mempengaruhi SMM

Pada prinsipnya terdapat beberapa hal yang mempengaruhi SMM di laboratorium

Manajemen Agroindustri yaitu dipengaruhi oleh akreditasi. Setelah mendapatkan akreditasi A

pada PS S2 TIP dan sertifikasi AUN QA pada PS S1 TIP memberikan dampak pada sistem

manajemen mutu di lingkungan Jurusan Teknologi Industri Pertanian. Dampak eksternal

meliputi pengakuan dari luar atas kualitas jurusan dan PS setelah tersertifikasinya AUN QA.

Kita dapat menjadi rujukan PS sejenis. Dampak internal yang dirasakan adalah proses

belajar mengajar dan pelayanan menjadi lebih tertata dengan baik.

8. Saran dan Masukan untuk Perbaikan SMM

Saran dan masukan untuk sistem manajemen mutu di Laboratorium Manajemen

Agroindustri diperoleh dari pelanggan. Beberapa saran yang berkaitan dengan

perbaikan/penyempurnaan SMM khususnya untuk unit laboratorium adalah sebagai berikut :

- Beberapa peralatan di laboratorium belum dioptimalkan penggunaannya

- Peralatan laboratorium perlu ditambah jumlahnya mengingat jumlah mahasiswa

yang semakin banyak

- Melakukan pengecekan alat dan fasilitas lab secara berkala



V. PENUTUP

Dengan adanya tinjauan manajemen ini membantu laboratorium dalam

memperbaiki mutu dalam bidang pendidikan, penelitian dan pengabdian serta menjamin

terlaksananya semua kegiatan sesuai dengan SOP yang berlaku.



Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Manajemen …tip.ub.ac.id/wp-content/uploads/2018/04/Tinjauan-Manajemen-Lab-MAI... · LEMBAR PENGESAHAN 1. Jenis Berkas : Laporan Tinjauan

Documents