LAPORAN TAHUNAN PELAYANAN INFORMASI PUBLIK …ppid.kkp.go.id/public/upload/images/medium/Laporan PPID_2017_edited... · Desk Informasi Publik Dalam rangka memberikan pelayanan informasi

BIRO KERJA SAMA DAN HUBUNGAN MASYARAKAT

1

LAPORAN TAHUNAN

PELAYANAN INFORMASI PUBLIK

PEJABAT PENGELOLA INFORMASI DAN DOKUMENTASI (PPID)

KEMENTERIAN KELAUTAN DAN PERIKANAN

BIRO KERJASAMA DAN HUBUNGAN MASYARAKAT

SEKRETARIAT JENDERAL

KEMENTERIAN KELAUTAN DAN PERIKANAN

2017


2

Pelayanan Informasi Publik

Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi

Kementerian Kelautan dan Perikanan

Latar Belakang

Di era transparansi dan perkembangan teknologi informasi telah

menjadikan masyarakat kita menjadi lebih kritis. Kondisi seperti ini

menuntut setiap lembaga pemerintahan, baik di tingkat pusat dan daerah dapat

mengakomodir keinginan masyarakat tersebut dalam memperoleh informasi.

Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi

Publik adalah salah satu produk regulasi dari paradigma baru tersebut yang

mengusung prinsip transparansi dalam penyelenggaraan kehidupan berbangsa

dan bernegara yang demokratis, transparan, dan akuntabel.

Keberadaan UU No. 14 Tahun 2008 sangat penting sebagai landasan

hukum yang berkaitan dengan (1) hak setiap orang untuk memperoleh informasi

publik; (2) kewajiban badan publik dalam menyediakan dan melayani permohonan

informasi publik secara cepat, tepat waktu, biaya ringan/proporsional, dan cara

sederhana.

Dengan membuka akses publik terhadap informasi, badan publik akan

termotivasi untuk bertanggung jawab dan berorientasi pada pelayanan

masyarakat dengan sebaik-baiknya. Dengan demikian, hal itu akan dapat

mempercepat terwujudnya pemerintahan yang baik (good governance).

Pembentukan Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi merupakan

kewajiban bagi badan publik sebagaimana amanat UU KIP nomor 14 tahun 2008.

PPID tentunya berperan penting dalam melayani informasi publik, mulai dari

mendokumentasikan, menyediakan, menyajikan dan memberikan kepada

pemohon informasi bagi yang meminta.

PPID merupakan salah satu ujung tombak dalam pengelolaan dan

pelayanan informasi serta mempermudah akses informasi bagi masyarakat, selain

itu PPID juga diharapkan menjadi garda terdepan dalam menyampaikan program

dan kinerja pemerintah.


3

Kebijakan Pelayanan Informasi Publik

Sebagai pelaksanaan amanat Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008

tentang Keterbukaan Informasi Publik (UU KIP), Kementerian Kelautan dan

Perikanan telah melakukan hal-hal sebagai berikut:

Dalam rangka memberikan pelayanan informasi publik yang cepat, tepat, dan

sederhana sesuai dengan Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 Tentang

Keterbukaan Informasi Publik, Menteri Kelautan dan Perikanan menetapkan

Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) dan Koordinator PPID di

lingkungan Kementerian Kelautan dan Perikanan melalui Keputusan Menteri

Kelautan Dan Perikanan No. 35/KEPMEN-KP/SJ/2014 Tentang Pengelola

Informasi Dan Dokumentasi Di Lingkungan Kementerian Kelautan dan

Perikanan.

Terkait pelaksanaan tugas memberikan layanan informasi publik, PPID di

lingkungan Kementerian Kelautan Dan Perikanan berpedoman pada Peraturan

Menteri Kelautan dan Perikanan Nomor 19/PERMEN-KP/2013 Tentang

Pelayanan Informasi Publik Di Lingkungan Kementerian Kelautan dan

Perikanan

Menerbitkan Keputusan Menteri Nomor 81/KEPMEN-KP/SJ/2014 Tentang

Klasifikasi Informasi Yang Dikecualikan Di Lingkungan Kementerian Kelautan

Dan Perikanan.

Selanjutnya guna mendukung pelaksanaan tugas tersebut maka disusun

Standar Operasional Prosedur (SOP) sebagai berikut:

1. SOP Pelayanan Informasi Publik

2. SOP Pengajuan Keberatan


4

Pelaksanaan Pelayanan Informasi Publik

a. Sarana dan Prasarana

Fasilitas yang tersedia dalam rangka memberikan layanan informasi publik

terdiri atas:

Desk Informasi Publik

Dalam rangka memberikan pelayanan informasi kepada pemohon informasi

yang datang langsung, Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi

menyediakan desk informasi publik yang dilengkapi dengan:

i. 3 set meja kerja beserta kursi petugas

ii. 1 set kursi tamu,

iii. 3 unit PC yang terhubung dengan internet;

iv. 1 unit printer merk HP;

v. 1 unit scanner merk HP;

vi. 1 line Telepon/Fax;

vii. 1 lemari pamer

viii. 2 lemari dokumen

ix. 1 kipas angin merk cosmos

Gambar 1. Ruangan PPID KKP


5

b. Penyediaan Informasi Publik

Selain memberikan pelayanan informasi secara langsung, penyediaan serta

pelayanan informasi juga dilakukan melalui saluran media baik melalui saluran

telefon dan faksimili juga dengan menyediakannya melalui media

online/website http://ppid.kkp.go.id dengan konten sebagaimana yang

diamanatkan dalam peraturan Komisi Informasi Pusat No.1 Tahun 2010.

Selain dapat mengakses melalui website pemohon juga mengajukan

permintaan informasi melalui email ke ppidkkp@ kkp.go.id dan telpon/fax di

021-3513273.

Gambar 2. Web PPID pada http://ppid.kkp.go.id/

c. Sumber Daya Manusia dan Anggaran Pelayanan Informasi

Pelayanan informasi publik di KKP terdiri dari 1 orang PNS golongan III dan 1

Pegawai Kontrak yang tugasnya mencakup pelayanan informasi atau front

desk sekaligus juga di back office. Anggaran operasional pelayanan informasi

dibebankan pada DIPA Biro Kerja Sama dan hubungan Masyarakat

Kementerian Kelautan dan Perikanan Tahun Anggaran 2017, yang

besarannya berdasarkan standar biaya umum sebagaimana yang telah diatur

dalam peraturan perundang-undangan yang berlaku Statement of

Comprehensive Income (Profits and Losses).


6

d. Capaian di Tahun 2017

Dalam Penilaian Mandiri Keterbukaan Informasi Publik Tahun 2017 yang

diselenggarakan oleh Komisi Informasi Pusat, Kementerian Kelautan dan

Perikanan mendapat peringkat ke-5 pada Kategori Kementerian dalam

Keterbukaan Informasi Publik 2017.

Gambar 3. Sertifikat Penganugerahan Pemeringkatan Keterbukaan

Informasi Publik Tahun 2017 Kementerian Kelautan dan Perikanan

Peringkat V.


7

Data Pelayanan Informasi Publik

a. Manual dan Email

Pendataan pelayanan informasi secara manual dilakukan pada permintaan

informasi dengan datang langsung, surat maupun email melalui

[email protected] yang diterima oleh petugas desk layanan informasi publik

Kementerian Kelautan dan Perikanan. Hasil rekapitulasi Pelaksanaan

Pelayanan Informasi Publik dari Bulan Januari hingga akhir Desember di

Sekretariat PPID Utama Kementerian Kelautan dan Perikanan sebagai

berikut:

Bulan

Jumlah Pemohon Informasi

Publik

Jumlah Informasi

Publik yang dimohon

(dokumen)

Total Waktu Penyelesaian

(Jam)

Jumlah Permohonan

yang Dipenuhi

Jumlah Permohonan yang Ditolak

Alasan Penolakan

Ket

Januari 4 4 245 4 0 - -

Februari 1 4 200 4 0 - -

Maret 17 17 2856 15 2

pemohon belum memberikan kartu identitas yang berlaku

-

April 16 16 2506 15 1 Data tidak dikuasai

-

Mei 9 20 2673 19 1 Data tidak dikuasai

-

Juni 6 6 1448 4 2

Pemohon belum melengkapi dokumen persyaratan

Juli 10 10 2008 9 1

Pemohon belum melengkapi dokumen persyaratan

-

Agustus 4 4 1532 4 0 -

September 3 3 1004 3 0 -

Oktober 7 7 2456 7 0 -

November 4 4 1032 4 0 -

Desember 4 4 907 4 0 -

Jumlah 85 99 20665 92 7 0

Tabel 1. Keragaan Pelayanan Informasi PPID KKP 2017


8

Dari tabel di atas dapat dilhat bahwa:

Jumlah pemohon informasi publik sebanyak 85 orang dengan jumlah

permintaan informasi publik sebanyak 99 informasi.

Jumlah permohonan informasi publik yang dikabulkan baik sebagian atau

seluruhnya adalah sebanyak 92 pemohon informasi.

Adapun batasan waktu yang diperlukan Badan Publik untuk memenuhi

permintaan informasi sejumlah 408 jam per informasi.

PPID KKP melayani 99 Informasi dengan rentan waktu 20.665 jam,

sehingga waktu yang diperlukan untuk sebuah informasi yakni 208 Jam

per informasi atau per 8 hari.

Jumlah permohonan informasi publik yang ditolak sebanyak 7 pemohon

(dilengkapi sebagian datanya) dengan alasan sebagai berikut:

a. Pemohon informasi tidak memberikan kartu identitas

(KTP/SIM/Passport) yang masih berlaku dan beberapa pemohon

tidak melampirkan atau melengkapi dokumen yang dipersyaratkan

(tidak mengembalikan formulir permohonan informasi dan tidak

melampirkan KTP).

b. Permohonan informasi yang disampaikan tidak dikuasai oleh PPID

Kementerian Kelautan dan Perikanan. Dalam hal ini petugas

layanan informasi memberikan rujukan informasi kepada pemohon

untuk memohon informasi tersebut kepada lembaga yang dinilai

menguasai dokumen yang berisi informasi tersebut.

c. Permohonan informasi ditolak karena merupakan Informasi

Dikecualikan berdasarkan Keputusan Menteri Kelautan dan

Perikanan Nomor 81/KEPMEN-KP/SJ/2014 tentang Informasi Publik

yang Dikecualikan di Lingkungan Kementerian Kelautan dan

Perikanan.


9

Keterangan Grafik:

Series 1: Jumlah Pemohon Informasi Publik

Series 2: Jumlah Informasi Publik yang dimohon (dokumen)

Series 3: Jumlah Permohonan yang Dipenuhi

Series 4: Jumlah Permohonan yang Ditolak

Dari grafik diatas dapat dilhat bahwa:

Jumlah pemohon informasi publik terbanyak adalah bulan Maret sebanyak

17 pemohon, dengan Jumlah informasi publik yang dimohon sebanyak 17

informasi.

Jumlah permohonan informasi publik yang dipenuhi pada bulan Maret yaitu

17 permohonan, sedangkan 2 permohonan ditolak karena pemohon

belum melengkapi dokumen yang di persyaratkan.

b. Portal PPID (http://ppid.kkp.go.id/)

Dalam rangka mengimplementasikan UU KIP No. 14/2008 Pasal 7 yang

menyebutkan Badan Publik harus membangun dan mengembangkan sistem

informasi dan dokumentasi untuk mengelola Informasi Publik secara baik

dan efisien sehingga dapat diakses dengan mudah, dalam hal ini Biro Kerja

Sama dan Hubungan Masyarakat telah mengembangkan aplikasi PPID agar

setiap informasi publik lingkup Kementerian Kelautan dan Perikanan dapat di

akses dengan mudah, efektif, efisien dan terkoordinir.


10

Gambar 3. Tampilan Muka Website PPID KKP

Pengembangan aplikasi PPID KKP Tahun 2015:

a) Registrasi pemohon dan permintaan Informasi serta pemberian informasi

melalui aplikasi;

b) Pengembangan sistem informasi PPID dengan melakukan interkoneksi

dengan seluruh PPID di lingkungan KKP.

Tahap Persiapan dan mengakses aplikasi PPID KKP sebagai berikut:

a) Browser Untuk tahap persiapan yang pertama, pastikan PC/Laptop

terinstal aplikasi browser yang telah dianjurkan seperti Mozilla Firefox,

Google Chrome, dan Internet Explorer;

b) Masukan Alamat/Link PPID: ppid.kkp.go.id;

c) Halaman Utama Aplikasi PPID Maka tampilan yang akan muncul adalah

halaman utama dari aplikasi Portal Pengelola Informasi dan Dokumentasi

Kementerian Kelautan dan Perikanan (PPID).


11

Petunjuk Teknis Operasional Aplikasi PPID:

a) Log in

Untuk masuk ke dalam halaman administrator aplikasi Portal Pengelola

Informasi dan Dokumentasi Kementerian Kelautan dan Perikanan, Log In

terlebih dahulu kedalam aplikasi tersebut.

a) Halaman Utama Administrator PPID

Setelah itu maka muncul halaman utama dari halaman administrator

aplikasi Portal Pengelola Informasi dan Dokumentasi Kementerian

Kelautan dan Perikanan.

b) Cara Mengirim Dokumen

Untuk mengirim dokumen demi tercapainya kebutuhan publik akan

adanya sebuah informasi, pada aplikasi Portal Pengelola Informasi dan

Dokumentasi Kementerian Kelautan dan Perikanan ini terdapat menu

Layanan Dokumen PPID.

c) Cara Input Tulisan

Pada aplikasi Portal Pengelola Informasi dan Dokumentasi Kementerian

Kelautan dan Perikanan terdapat menu Tulisan dimana menu ini

merupakan media untuk menambahkan Tulisan, mengedit Tulisan yang

sebelumnya diinput, ataupun menghapus Tulisan.

d) Cara Input Tautan


Kelautan dan Perikanan terdapat menu Tautan dimana menu ini

merupakan media untuk menambahkan Link terkait dengan PPID.

e) Cara Input Teks Berjalan


Kelautan dan Perikanan terdapat menu Teks Berjalan dimana menu ini

merupakan media untuk menginput kata-kata mutiara, ataupun yang

lainnya.

f) Cara Mengedit Profil Pengguna

Untuk mengedit Profil dari pengguna tersebut bisa dilakukan pada menu

Profil.


12

g) Manajemen User

Menu Manajemen User, menu ini menyediakan fasilitas untuk

menambahkan ataupun menghapus User yang ada pada aplikasi Portal

Pengelola Informasi dan Dokumentasi Kementerian Kelautan dan

Perikanan.

Petunjuk penggunaan aplikasi PPID tersedia dalam bentuk softcopy maupun

hardcopy (manual book).

Pendataan pelayanan informasi melalui portal PPID dari Bulan Januari -

Desember 2017 sebagai berikut:

Bulan

Jumlah

Pemohon

Informasi

Publik

Jumlah

Informasi

Publik

yang

dimohon

(dokumen)

Total Waktu

Penyelesaian

(Jam)

Jumlah

Permohonan

yang

Dipenuhi

Jumlah

Permohonan

yang Ditolak

Alasan

Penolakan Ket

Januari 1 4 1032 4 0 - -

Maret 1 4 933 4 0 - -

Mei 3 9 3072 9 0 - -

September 1 1 48 1 0 - -

Jumlah 6 18 5085 18 0

Tabel 2. Pemohon Informasi pada PPID KKP 2017


13

Dari tabel di atas dapat dijelaskan sebagai berikut:

Jumlah pemohon informasi publik sebanyak 6 orang dengan jumlah

permintaan informasi publik sebanyak 18 informasi.

Jumlah permohonan informasi publik yang dikabulkan baik sebagian atau

seluruhnya adalah sebanyak 18 pemohon informasi.

Adapun batasan waktu yang diperlukan Badan Publik untuk memenuhi

permintaan informasi sejumlah 408 jam per informasi.

PPID KKP melayani 18 Informasi dengan rentan waktu 5085 jam, sehingga

waktu yang diperlukan untuk sebuah informasi yakni 282 Jam per

informasi atau per 11 hari.

Keterangan Grafik:

Series 1: Jumlah Pemohon Informasi Publik

Series 2: Jumlah Informasi Publik yang dimohon (dokumen)

Series 3: Jumlah Permohonan yang Dipenuhi

Series 4: Jumlah Permohonan yang Ditolak

Dari grafik diatas dapat dilhat bahwa:

Jumlah pemohon informasi publik terbanyak adalah bulan Mei sebanyak 3

pemohon, dengan Jumlah informasi publik yang dimohon sebanyak 9

informasi. Hal ini mengakibatkan waktu penyelesaian dalam menyediakan

informasi lebih besar dibandingkan bulan-bulan lainnya.


14

Penutup

a. Kendala

Kendala yang masih dirasakan dalam memberikan layanan informasi kepada

masyarakat adalah:

Penyediaan informasi yang sangat lama dan masih tergantung dengan

birokrasi surat persetujuan Pimpinan Unit kerja PPID, serta suplai data

yang berasal masing-masing satuan kerja eselon I dan II lingkup Setjen.

Mengingat waktu yang diperlukan sangat terbatas yaitu 10 hari kerja dan

tambahan 7 hari kerja untuk menjawab permintaan pemohon informasi,

maka terdapat resiko terjadinya sengketa informasi yang sangat besar.

Hal ini biasanya berkaitan dengan informasi yang diminta oleh organisasi

seperti Lembaga Swadaya Masyarakat berkaitan dengan dokumen dan

proses pengadaan barang yang berada pada satuan kerja penghasil

informasi;

Masih seringkali terjadi keraguan dari satuan kerja pemilik informasi dalam

memberikan informasi kepada PPID meskipun informasi yang dibutuhkan

atau diminta oleh pemohon informasi tidak termasuk dalam kategori

informasi yang dikecualikan. Selain itu panjangnya birokrasi dalam

mengajukan informasi kepada satuan kerja seringkali menyebabkan

penyampaian jawaban atas permohonan informasi melampaui waktu yang

diatur dalam peraturan perundangan;

Belum dikelolanya data informasi publik secara baik di setiap unit kerja;

Minimnya sarana, parasarana serta sumberdaya manusia menjadikan

tingkat pelayanan informasi publik di KKP masih kurang optimal.

b. Saran dan Rekomendasi

1) Meningkatkan koordinasi secara intensif antara PPID Utama dan PPID

pelaksana di masing-masing unit kerja eselon 1 untuk memudahkan

penyediaan data dan informasi yang diminta oleh pemohon informasi;


15

2) Sehubungan dengan adanya perubahan organisasi dan tata kerja di

Kementerian Kelautan dan Perikanan dan untuk mempermudah

koordinasi dalam penyiapan data dan informasi publik dengan unit kerja

teknis terkait, maka perlu dilakukan revisi atas Keputusan Menteri

Kelautan dan Perikanan No. 35/KEPMEN-KP/SJ/2014 tentang Pengelola

Informasi dan Dokumentasi di Lingkungan Kementerian Kelautan dan

Perikanan.

3) Selanjutnya, setelah dikeluarkannya revisi atas Kepmen tentang Pengelola

Informasi dan Dokumentasi di Lingkungan Kementerian Kelautan dan

Perikanan tersebut, maka Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi

(PPID) Pelaksana di masing-masing unit kerja eselon I perlu membentuk

tim sebagai administrator atau operator aplikasi PPID untuk masing-

masing unit kerja eselon I;

4) Para PPID di lingkup Kementerian Kelautan dan Perikanan perlu

membangun sistem pengelolaan dan pelayanan informasi, salah satunya

membuat SOP permintaan data ke masing-masing unit kerja sehingga

penyediaan dan pelayanan permohonan informasi publik dapat dilakukan

secara cepat, tepat waktu, efektif, efisien dan sederhana;

5) Perlu adanya pemuktahiran klasifikasi atau daftar informasi publik di

masing-masing unit eselon I lingkup Kementerian Kelautan dan Perikanan

secara berkala;

6) Perlunya melakukan sosialisasi peran dan tugas PPID pada masing-

masing Unit Pelayanan Teknis (UPT) di daerah, termasuk pemahaman

terhadap peraturan-peraturan yang terkait dengan Pelayanan Informasi

Publik.

Jakarta, 31 Desember 2017

Pejabat Pengelola Informasi dan

Dokumentasi (PPID)

Kementerian Kelautan dan Perikanan

Dr. Lilly Aprilya Pregiwati, S.Pi, M.SI


16

LAPORAN TAHUNAN PELAYANAN INFORMASI PUBLIK …ppid.kkp.go.id/public/upload/images/medium/Laporan PPID_2017_edited... · Desk Informasi Publik Dalam rangka memberikan pelayanan informasi

Documents