LAPORAN TAHUNAN 2007 LAPORAN TAHUNAN 2007 LAPORAN TAHUNAN 2007 JABATAN PEMBANGUNAN SUMBER J J ABATAN ABATAN P P EMBANGUNAN EMBANGUNAN S S UMBER UMBER PERPUSTAKAAN SULTANAH ZANARIAH PERPUSTAKAAN SULTANAH ZANARIAH PERPUSTAKAAN SULTANAH ZANARIAH UNIVERSITI TEKNOLOGI MALAYSIA UNIVERSITI TEKNOLOGI MALAYSIA UNIVERSITI TEKNOLOGI MALAYSIA
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
PERPUSTAKAAN SULTANAH ZANARIAHPERPUSTAKAAN SULTANAH ZANARIAHPERPUSTAKAAN SULTANAH ZANARIAHUNIVERSITI TEKNOLOGI MALAYSIAUNIVERSITI TEKNOLOGI MALAYSIAUNIVERSITI TEKNOLOGI MALAYSIA
ISI KANDUNGAN MUKASURAT
Isu Kandungan i
Senarai Lampiran iv
1.0 OJEKTIF JABATAN 1
2.0 UNIT PEROLEHAN 1
2.1 Objektif Unit 1
2.2 Peruntukan Pembelian Bahan Perpustakaan 1
2.2.1 Agihan Peruntukan 2
2.2.2 Pesanan dan Penerimaan Bahan 3
2.2.2.1 Pesanan Pembelian 3
2.2.2.2 Penerimaan 5
2.3 Stok PSZ Sehingga Disember 2007 5
3.0 UNIT JURNAL & MEDIA ELEKTRONIK 6
3.1 Pendahuluan 6
3.2 Objektif Unit 6
3.3 Koleksi Jurnal 6
3.4 Agihan Peruntukan dan Perbelanjaan Vot 27303 8
3.5 Pembekalan Jurnal & Media Elektronik 9
3.6 Pengkatalogan Jurnal Bercetak, Dalam Talian 10
dan Bahan Hadiah
3.7 Penutup 10
4.0 UNIT PENGURUSAN TEKNIKAL 11
4.1 Objektif Unit 11
4.2 Pengkatalogan Bahan 11
4.2.1 Pengkatalogan Bahan Asal 11
4.3 Pengkatalogan Bahan CIP 12
4.4 Pengkatalogan Bahan Tesis 13
4.5 Pengkatalogan Bahan Laporan Penyelidikan 14
4.6 Pengkatalogan Bahan Cakera Padat 15
4.7 Pengkatalogan Bahan Mikrofilem 16
4.8 Perbandingan Pengkatalogan Semua Bahan Bagi 17
Tahun 2006 dan 2007
i
5.0 UNIT PENGURUSAN DOKUMEN DIGITAL 20
5.1 Objektif Unit 20
5.2 Muaturun Keratan Akhbar 20
5.3 Mengimbas Keratan Akhbar 20
5.4 Mengimbas Dan Menukar Format Tesis, Kertas Soalan 22 Peperiksaan UTM, Artikel Jurnal UTM & Laporan Penyelidikan 5.5 Menukar Format Tesis Digital Sediada (CP) dari 24
Pelbagai Format kepada PDF
5.6 Aktiviti Menginput Profil Dokumen, Eksport Import 25
Rekod dan Proses Billing
5.7 Mengemaskini Rekod Pengurusan Dokumen Dalam 27
Modul Katalog
5.7.1 Aktiviti Penyelenggaraan Rekod Sistem 29
Pengurusan Dokumen (DM)
5.8 Dasar Akses Terbuka UTM & UTM “Institutional 30
Repository’ (UTM-IR)
5.8.1 Pengenalan Dasar Akses Terbuka UTM 30
5.8.2 Penyenaraian UTM Dalam ‘Registry 32
Of Open Access Repositories’ (ROAR)
5.8.3 Penyenaraian UTM dalam ‘Directory of Open 32
Access Repositories’
5.8.4 Perlaksanaan IR 33
5.8.4.1 Bengkel UTM-IR 33
5.8.4.1.1 Bengkel (Pendeposit & Editor) 33
5.8.4.1.2 Keperluan Bengkel oleh Fakulti 34
5.8.4.1.3 Dokumentasi 34
5.8.5 Pendepositan Rekod 34
5.8.5.1 Perangkaan 34
5.8.5.2 Deposit Rekod oleh Fakulti/Jabatan 35
5.8.5.3 Deposit Rekod oleh PSZ 35
5.8.5.4 Kemaskini Rekod 36
5.8.5.5 Kategori bahan penerbitan 36
ii
5.8.5.6 Bahan Tidak Dideposit Oleh Fakulti 37
Dalam UTM-IR
5.8.6 Editor UTM-IR Bagi Mewakili Fakulti 37
5.8.7 Masalah 38
5.8.8 Cadangan 38
6.0 AKTIVITI JABATAN 2007 39
6.1 Aktiviti Umum Jabatan 39
6.2 Aktiviti Unit Perolehan 40
6.3 Aktiviti Unit Jurnal & Media Elektronik 41
6.4 Aktiviti Unit Pengurusan Teknikal 41
6.5 Aktiviti Unit Pengurusan Dokumen Digital 43
7.0 MASALAH DAN PENYELESAIAN 44
7.1 Unit Pengurusan Teknikal 44
7.1.2 Ruang Penempatan Tesis 44
7.2 Unit Pengurusan Dokumen Digital
7.2.1 Pengurusan Dokumen 45
8.0 PENAMBAHBAIKAN YANG TELAH DILAKUKAN 46
8.1 Unit Perolehan 46
8.2 Unit Pengurusan Teknikal 48
8.3 Unit Pengurusan Dokumen Digital 48
9.0 CADANGAN PENAMBAHBAIKAN 50
9.1 Unit Perolehan 50
9.2 Unit Pengurusan Teknikal 50
9.3 Unit Pengurusan Dokumen Digital 50
iii
SENARAI LAMPIRAN
Lampiran 1 : Lejer vot-vot sehingga Disember 2007
Lampiran 2 : Agihan Peruntukan Kewangan Berbanding Jumlah
Tanggungan dan Perbelanjaan Mengikut Fakulti Tahun
2007
Lampiran 3 : Perangkaan Pesanan dan Penerimaan Mengikut Fakulti
5.5 Menukar format tesis digital sediada (cakera padat) dari pelbagai
format kepada PDF
Mulai Februari 2007, UPDD telah mula memproses tesis digital
sediada (cakera padat) sebanyak 580 judul (96,686 mukasurat) bagi
mempercepatkan tesis diproses dan salah satu kaedah dalam
meningkatkan penghasilan jumlah tesis digital PDF. Teks tesis yang
mempunyai versi dalam cakera padat perlu dirujuk semasa tesis
digital dihasilkan sebagai panduan. (Rujuk Rajah 2)
24
Rajah 2
0
20
40
60
80
100
Menukar format tesis digital sediada (cakera padat) dari pelbagai format kepada PDF
Bula
JumlahTesis
Judu 4 7 4 7 8 8 5 3 3 3 2
Fe Ma Ap Me Ju Ju O Sep Okt No Di
Proses melibatkan 3 keadaan iaitu :
i. Menukar pelbagai format fail kepada PDF serta melakukan
kompilasi.
ii. Dokumen telah sediada dalam format PDF dimana
sebahagiannya juga perlu kompilasi atau sediada teks penuh
digital PDF.
iii. Melibatkan tesis yang belum dikatalog iaitu status ‘in
Cataloguing’
5.6 Aktiviti Menginput Profil Dokumen, Eksport Import Rekod dan Proses Billing
i. Jadual 6 & Rajah 3 - Jumlah profil dokumen diwujudkan
sebanyak 10,355 iaitu menurun sebanyak 12.16% berbanding
tahun 2006 (11788). Penurunan sangat berkait dengan aktiviti
penyediaan dokumen digital kerana fokus utama kepada tesis
dimana bilangan mukasurat banyak perlu diproses tetapi
memberi kesan kecil terhadap profil dokumen.
25
Pengurangan kepada imbasan keratan akhbar, kertas soalan
dan laporan penyelidikan adalah penyumbang besar kepada
penurunan profil dokumen kerana bilangan mukasurat adalah
kurang bagi setiap judul berbanding tesis.
ii. Jumlah rekod yang dieksport adalah 9,674 iaitu menurun
sebanyak 18.88% berbanding 11,925 pada tahun 2006.
Jumlah profil dokumen yang diwujudkan akan memberi kesan
kepada jumlah rekod yang dieksport dan diimport. Rekod-
rekod pengurusan dokumen yang mengandungi nombor LCN
tidak akan diimport seperti tesis dan laporan penyelidikan.
iii. Semua aktiviti mengemaskini rekod Billing telah diselesaikan
sebanyak 8604 rekod dan tiada tunggakan rekod di Modul
Billing.
Jadual 6 : Aktiviti Pengurusan Dokumen
Tahun Aktiviti
2006
2007
% tambahan (+) / pengurangan
(-) Profil dokumen 11788 10355 (-) 12.16 %
Eksport rekod 11925 9674 (-) 18.88 %
Import rekod 11287 7949 (-) 29.57 %
Billing 10710 8604 (-) 19.66 %
Nota : a) Profil dokumen adalah rekod dalam Sistem Pengurusan Dokumen (DM)
b) Eksport rekod adalah eksport rekod Pengurusan Dokumen ke Sistem Aplikasi Perpustakaan (SAP) c) Import rekod adalah import rekod dari Sistem Aplikasi Perpustakaan ke Sistem Pengurusan Perpustakaan (LMS)
26
Rajah 3
Aktiviti Utama Pengurusan Dokumen
02000400060008000
100001200014000
Profildokumen
Eksportrekod
Importrekod
Billing
Aktiv iti
Jum
lah
Rek
od
tahun 2006
tahun 2007
5.7 Mengemaskini Rekod Pengurusan Dokumen Dalam Modul Katalog
Jumlah keseluruhan rekod perlu dikemaskini adalah 8,886 rekod.
Pemantauan aktiviti mengemaskini rekod Pengurusan Dokumen
sebanyak 4,856 berjaya dilaksanakan. Rekod tertunggak sebanyak
4,030 judul perlu dikemaskini pada tahun 2008 bagi rekod keratan
akhbar. (Rujuk Jadual 7 dan Rajah 4)
Tunggakan berlaku kerana pada bulan Jun – September, aktiviti
mengimport rekod dari Sistem Aplikasi Perpustakaan ke Sistem
Pengurusan Perpustakaan terpaksa dihentikan sementara masalah
dapat diselesaikan oleh Jabatan Pembangunan Automasi dan pihak
pembekal. Masalah teknikal dikenalpasti dimana ‘there was a
directory ADV in the SMARC folder’ yang mempengaruhi proses
mengimport rekod.
i. Aktiviti mengemaskini rekod keratan akhbar menurun dari
13,434 kepada 3,871 rekod pada tahun 2007.
ii. Peningkatan bagi mengemaskini rekod tesis sebanyak 598
judul iaitu dari 41 kepada 639 judul pada tahun 2007. Faktor
27
peningkatan adalah hasil daripada peningkatan aktiviti
imbasan dan proses tesis digital sediada.
iii. Lain-lain rekod dikemaskini adalah :
• 35 rekod kertas soalan peperiksaan
• satu rekod laporan penyelidikan
• 310 rekod artikel jurnal UTM iaitu meningkat sebanyak
306 judul Jadual 7 : Aktiviti Mengemaskini Rekod Pengurusan Dokumen Dalam Modul Katalog
Tahun Perbezaan
Bahan 2006 2007
tunggakan 2007
Keratan akhbar 13434 3871 9563
Kertas soalan peperiksaan 1401 35 1366
Tesis 41 639 598
Laporan penyelidikan 89 1 88
Artikel Jurnal UTM 4 310 306
Media 1 0 1
JUMLAH 14,970 4856 4030
JUMLAH BESAR 8886
28
Rajah 4 : Mengemaskini Rekod Pengurusan Dokumen Dalam Modul Katalog
13434
140141 89 4
3871
35 1 310 6390
2000
4000
6000
8000
10000
12000
14000
16000
Keratan akhbar
Kertas soalanpeperiksaan
Tesis LaporanPenyelidikan
Artikel Jurnal UTM
Bahan
Jum
lah
2006
2007
5.7.1 Aktiviti penyelenggaraan rekod Sistem Pengurusan Dokumen (DM)
Aktiviti ini adalah merangkumi semua rekod-rekod yang telah diwujudkan
dalam Sistem Pengurusan Dokumen dari tahun 2001.
Mengemaskini tarikh profil dokumen serentak dengan projek menukar
format kepada PDF bagi kertas soalan peperiksaan dan keratan akhbar
sebanyak 4,028 rekod. Projek ini dapat mengatasi masalah unit dalam
menyediakan perangkaan sebenar profil dokumen bagi rekod yang
dihasilkan pada tahun 2002 dan 2003.
Aktiviti housekeeping memberi kesan kepada jumlah sebenar profil
dokumen yang diwujudkan dalam Sistem Pengurusan Dokumen dimana
10,355 bagi tahun 2007 (Lampiran 12) manakala sebanyak 43,365 profil
dokumen dari tahun 2001 - 2007. (Lampiran 13)
29
5.8 Dasar Akses Terbuka Universiti Teknologi Malaysia & UTM ‘Institutional Repository’ (UTM-IR)
5.8.1 Pengenalan Dasar Akses Terbuka UTM
Ditakrifkan sebagai memberi akses kepada sumber maklumat ilmiah
(scholarly publication) percuma serta tiada had secara atas talian
terutamanya bagi hasil penulisan oleh staf akademik, penyelidik dan juga
pelajar UTM.
Projek ini bermula pada Januari 2007 dengan diterajui oleh Jawatankuasa
Pemandu Dasar Akses Terbuka UTM. (Lampiran 14) Jawatankuasa ini
dipengerusikan oleh Prof. Dr. Ahmad Kamal bin Idris yang juga merangkap
sebagai pengerusi ‘Ranking and Rating UTM’ dan dianggotai oleh wakil dari
PSZ, CICT, Fakulti dan juga Pejabat Undang-Undang. Kerjasama penuh
telah diberikan oleh setiap pihak terlibat seperti fakulti, pusat
kecemerlangan, perpustakaan, CICT dan lain-lain jabatan. Usaha memberi
kefahaman mengenai dasar akses terbuka kepada masyarakat UTM dibuat
melalui mesyuarat, bengkel, taklimat serta ‘roadshow’ kepada masyarakat
kampus.
Taklimat mengenai UTM-IR telah diberi kepada dekan-dekan fakulti pada 3
April 2007 dengan dipengerusikan oleh Prof. Dr. Siti Hamisah Tapsir,
Timbalan Naib Canselor (Akademik & Antarabangsa). Taklimat tersebut
bertujuan untuk menjelaskan lagi kepentingan UTM-IR supaya ianya akan
dapat berkembang pesat di fakulti-fakulti dan seluruh UTM. Turut hadir
adalah Ketua Pustakawan dan seorang Ketua Bahagian dari PSZ.
Jawatankuasa UTM-IR telah sebulat suara bersetuju menggunakan
perisian ‘Eprints’ versi 3.0 sebagai platform untuk mengendalikan isi
kandungan digital akses terbukanya. Akses kepada UTM-IR boleh dibuat
melalui UTL http://eprints.utm.my.
30
Pada 10 Julai 2007, Pengisytiharan Dasar Akses Terbuka UTM telah
diadakan di Perpustakaan Sultanah Zanariah dan dirasmikan oleh Naib
Canselor, Tan Sri Prof. Dr. Mohd Zulkifli Mohd Ghazali. Harapan Tan Sri
NC agar setiap pensyarah atau penyelidik mendeposit sebanyak mungkin
hasil penulisan mereka secara berterusan sebagai menyokong perlaksanaan
akses terbuka ini. (Rujuk Lampiran 15a, 15b)
Sebagai menghargai sumbangan yang telah diberikan, satu Majlis
Penghargaan Projek Universiti Teknologi Malaysia ‘Institutional Repository’
(UTM-IR) akan diadakan di PSZ pada 18 Januari 2008 yang akan
disempurnakan oleh Y. Bhg. Prof. Ir. Dr. Siti Hamisah Tapsir, Timbalan
Naib Canselor (Akademik & Antarabangsa).
Sijil penghargaan akan diberikan kepada Jawatankuasa Pemandu dan
Editor UTM-IR sebagai tanda terima kasih dan penghargaan daripada
universiti.
Bil.
Kategori Sijil
Jumlah
1
Jawatankuasa Pemandu Dasar Akses Terbuka UTM
23
2 Editor UTM-IR 51
JUMLAH 74
Terdapat 3 kategori utama dalam Dasar Akses Terbuka UTM iaitu :
a) UTM ‘Institutional Repository’ (UTM-IR) yang terdiri dari
Tesis
Artikel jurnal
Kertaskerja persidangan
31
Definisi UTM-IR Pusat Repositori Universiti Teknologi Malaysia (UTM-IR) adalah
himpunan koleksi ilmiah dan penyelidikan universiti dalam bentuk
digital. Wadah ilmiah ini menjadi pusat pengumpulan, pemeliharaan
dan mengadaptasi konsep akses secara terbuka (open access) yang
dapat mengetengahkan bahan ilmiah dan hasil penyelidikan
masyarakat UTM ke peringkat global.
b) Jurnal atas talian (Online Journals)
Terdapat 7 judul jurnal terbitan UTM yang telah memberi
akses terbuka (teks penuh) secara atas talian. Ianya adalah :
i. Journal of Fundamental Sciences
ii. Elektrika
iii. Matematika
iv. Jurnal Makenikal
v. Malaysian Journal of Civil engineering
vi. Malaysian Polymer Journal
vii. Jurnal Teknologi
c) E-pembelajaran terbuka (Open e-learning)
5.8.2 Penyenaraian UTM Dalam ‘Registry Of Open Access Repositories’
(ROAR)
UTM telah disenaraikan sebagai wakil pertama institusi dari Malaysia yang
tersenarai di ROAR. Tarikh rasmi didaftarkan adalah pada 26 Januari 2007
yang boleh diperolehi melalui URL http://roar.eprints.org.
5.8.3 Penyenaraian UTM dalam ‘Directory of Open Access Repositories’
Repositori juga telah disenaraikan di dalam ‘Directory of Open Access
Repositories’ (OpenDOAR). Membenarkan pencarian repositori atau
pencarian kandungan repositori melalui URL http://www.opendoar.org/.
Pendaftaran telah dibuat oleh Perpustakaan Sultanah Zanariah.
32
5.8.4 Perlaksanaan IR Sebagai permulaan PSZ telah kenalpasti beberapa aktiviti untuk
menjayakan IR seperti:
a) Mesyuarat Jawatankuasa Pemandu
b) Bengkel
c) Mesyuarat AJK Pelaksana Pengisytiharan Dasar Akses Terbuka UTM
d) Majlis Pengisytiharan Dasar Akses Terbuka UTM di PSZ pada 10 Julai
2007
e) Pameran IR (10 Julai - 31 Ogos 2007)
f) Penulisan mengenai IR dalam buletin PSZ atau penerbitan UTM
g) Perancangan Majlis Penghargaan Projek Universiti Teknologi Malaysia
‘Institutional Repository’ (UTM-IR) yang akan diadakan di PSZ pada
18 Januari 2008
5.8.4.1 Bengkel UTM-IR
Bengkel IR telah dimulakan pada 16 Februari 2007 dan terbuka
kepada semua fakulti. Bengkel ini akan diadakan berterusan bagi
menyokong fakulti dalam memantapkan perlaksanaan UTM-IR.
5.8.4.1.1 Bengkel (Pendeposit dan Editor)
Bermula dari tarikh 16 Februari 2007 hingga 11 September 2007
sebanyak 15 sesi bengkel IR telah dikendalikan dengan jumlah
kehadiran seramai 230 orang. Bengkel kepada semua Editor fakulti
UTM-IR telah dikendalikan sebanyak 2 sesi (57 orang)
(Lampiran 16).
Jumlah kehadiran tertinggi peserta bengkel mengikut fakulti adalah
Fakulti Sains iaitu seramai 107 orang (8 sesi). Bengkel ini mendapat
kerjasama sepenuhnya dari fakulti tersebut dengan jumlah peserta
yang hadir sangat menggalakkan.
33
Fakulti Sesi Jumlah hadir
FS 8 107
FP 2 29
FSKSM 2 8
PSZ 1 29
Pelbagai fakulti 2 57
JUMLAH 15 230
Bengkel belum dapat dijalankan untuk UTM KL, City Campus dan
akan dikendalikan pada tahun 2008
5.8.4.1.2 Keperluan Bengkel oleh Fakulti Semua fakulti atau jabatan yang memerlukan bengkel UTM-IR perlu
memohon kepada PSZ iaitu kepada Ketua Pustakawan dan salinan
kepada Koordinator UTM-IR.
5.8.4.1.3 Dokumentasi Bagi memudahkan perlaksanaan bengkel, dokumentasi telah
disediakan dan boleh diakses melalui http://portal.psz.utm.my/ir.
Ianya berguna sebagai rujukan dan panduan kepada pendeposit.
5.8.5 Pendepositan Rekod
5.8.5.1 Perangkaan
Sehingga 31 Disember 2007, 3183 rekod boleh diakses oleh
pengguna melalui UTM-IR. Daripada jumlah berkenaan, 575 adalah
rekod tesis master/PhD dan sebilangan kecil adalah kertas projek
sarjana muda. Pelajar atau pengguna boleh mengakses hampir
semua teks penuh tesis berkenaan kecuali bagi tesis terhad/sulit
atau tesis staf yang membuat pengajian di luar UTM.
34
Diharapkan rekod yang dijangkakan akan didepositkan sehingga
Disember 2007 adalah sebanyak 10,000 berdasarkan fakta dimana
UTM mempunyai 1877 orang staf akademik. Dengan sasaran setiap
staf akademik menyumbang 5 rekod pada tahun 2007 maka objektif
tersebut tidak mustahil boleh dicapai. Sebanyak 74.62% (9700) rekod
perlu didepositkan untuk mencapai kepada 13000 rekod dalam UTM-
IR.
Unjuran rekod yang akan dideposit dalam UTM-IR
Staf akademik
Anggaran rekod IR
akan dideposit
Telah deposit
Untuk semakan
Sedia diakses
% rekod perlu
deposit
% rekod telah
deposit
1877 13000 3300 117 3183 74.62% 25.38 %
Nota: Sebahagian jumlah ini termasuk sumbangan deposit rekod oleh PSZ.
5.8.5.2 Deposit rekod oleh fakulti/jabatan
Antara fakulti yang aktif mendepositkan bahan adalah RMC, FKSG,
FKKKSA, FAB dan FKE dimana fakulti lain masih ditahap yang
kurang memberangsangkan walaupun beberapa bengkel telah
dijalankan.
Terdapat juga pensyarah yang menghubungi PSZ secara peribadi dan
bimbingan diberikan secara jarak jauh seperti emel atau telefon bagi
membolehkan mereka mendapatkan panduan asas mendeposit
bahan.
5.8.5.3 Deposit rekod oleh PSZ
Sepanjang tahun 2007, sebanyak 654 rekod telah didepositkan.
Bahan terdiri dari tesis, buku, artikel jurnal dan kertas persidangan.
35
Deposit Rekod ke UTM-IR Tahun 2007
BAHAN Tesis Artikel Kertas Buku Jumlah
seminar Deposit
JUMLAH 575 43 35 1 654
5.8.5.4 Kemaskini rekod
Keseluruhan aktiviti UTM-IR selain mendepositkan bahan adalah:
• Membuat semakan - 613 rekod
• Mengemaskini - 491 rekod
• Memadam rekod - 11 rekod
Aktiviti UTM-IR Tahun 2007
Aktiviti Jumlah Semakan Kemaskini Padam
Deposit Rekod Rekod Rekod
Jumlah 654 613 491 11
Aktiviti mengemaskini rekod oleh PSZ adalah bertujuan memberi
keseragaman entri kepada rekod UTM-IR selain menepati keperluan
yang telah ditetapkan.
Aktiviti memadam rekod/return item kepada pendeposit turut
dilakukan kerana terdapat duplikasi rekod juga tidak menepati
kriteria yang telah ditetapkan.
5.8.5.5 Kategori bahan penerbitan
Kategori bahan yang telah dipersetujui untuk didepositkan :
a. Tesis pasca ijazah
b. Artikel jurnal
c. Kertas persidangan
d. Laporan Penyelidikan
e. Buku termasuk bab dalam buku
36
5.8.5.6 Bahan tidak dideposit oleh fakulti dalam UTM-IR
a. Jurnal Teknologi (deposit oleh Penerbit UTM)
b. Tesis Pasca Ijazah (deposit oleh PSZ)
c. Laporan Penyelidikan (deposit oleh RMC)
5.8.6 Editor UTM-IR Bagi Mewakili Fakulti
Sehingga Disember 2007, Editor UTM-IR fakulti berjumlah 51 orang
(Lampiran 17).
Fakulti Jumlah Editor
FKE 1
FAB 1
FKA 1
FKM 4
FKSG 3
FPPSM 1
FSKSM 5
FKKKSA 2
RMC 2
FS 16
FP 10
Penerbit 3
BIP 2
51
Peranan Editor adalah membuat semakan rekod-rekod yang telah
didepositkan oleh pendeposit dengan lebih konsisten bagi
membolehkan rekod diakses dengan cepat. Secara keseluruhannya,
aktiviti semakan rekod oleh editor fakulti adalah masih ditahap yang
kurang memberangsangkan.
37
5.8.7 Masalah
• Sukar mendapat kerjasama dari pensyarah untuk mendepositkan
bahan tulisan mereka ke UTM-IR
• Ketidakeseragaman menginput nama pengarang.
• Kesalahan ejaan pada maklumat rekod yang dideposit.
• Simbol ‘diacritic/superscript/subscript’ pada medan abstrak /
judul bertukar maklumat. Contoh 3000C kepada 3000C, H2O
kepada H20
• Setengah pendeposit mendeposit dokumen versi penerbit bukan
salinan asal penulis.
• Terdapat tesis yang diterima dari fakulti masih tidak menepati
kriteria yang telah ditetapkan oleh UTM
o Tidak dibuat kompilasi
o Masih dalam format asal kandungannya seperti Words, Excel,
Page maker dan sebagainya
• Sebahagian cakera padat tesis yang diterima oleh PSZ tiada teks
penuh hanya preview, rosak, tiada kandungan, mengandungi
virus, tiada lampiran seperti teks asal dan fail PDF dibuat ciri-ciri
keselamatan.
5.8.8 Cadangan
• Semua penulis hendaklah menyimpan salinan akhir penulisan
bagi memudahkan proses mendepositkan dokumen dalam UTM-
IR.
• Penulis perlu menyediakan sekurang-kurangnya 3 kata kunci
bagi tesis dan laporan penyelidikan yang didokumenkan.
Maklumat ini sangat penting kepada pendeposit terutama jika ia
didepositkan oleh pihak lain seperti PSZ dan RMC.
• Bengkel UTM-IR perlu dimasukkan ke dalam aktiviti latihan
kursus UTM. Fasilitator dari PSZ sekurang-kurangnya dua orang
bagi setiap sesi bengkel dan kerjasama dari fakulti/jabatan
sangat digalakkan bagi menyokong perlaksanaan bengkel UTM-
IR. Sekurang-kurangnya dua kali setahun.
38
6.0 AKTIVITI JABATAN 2007
6.1 Aktiviti Umum Jabatan
• Majlis Pengisytiharan Dasar Akses Terbuka UTM pada 10 Julai
2007 di PSZ dimana Ketua Jabatan Pembangunan sumber (JBS)
sebagai Koordinator UTM-IR
• Susun atur ruang pejabat dilakukan mengikut pelan yang telah
diluluskan di bawah Projek Pemasangan Partition serta
pembekalan 90 buah kerusi baru kepada staf dari 25 September -
Oktober. Kerja-kerja penyusunan keluar perabot lama serta
pelupusan perabot turut dilakukan.
• Penghasilan dokumen digital bagi Pelan Layout Meja Modular dan
Partition termasuk Unit Media, Pemeliharaan dan Pemuliharaan,
Unit Koleksi Khas dan Jabatan Pembangunan Automasi (Aras 2).
• Penyertaan Standard People Practice (SPP) PSZ dalam
pertandingan Focus Learning Service Challenge Award pada 13
November 2007 (pemenang tempat ke-2). Melibatkan 5 orang dan
3 daripadanya adalah staf JBS iaitu KhairulBahiyah Yaakub,
Yusrul Hisham Mohd Yusof dan Kamariah Mohamed Jong selaku
ketua delegasi.
• Mengemaskini dasar-dasar unit jabatan pada November untuk
persediaan Pra Bengkel Pemurniaan Dasar-Dasar PSZ dan
Bengkel Pemurniaan Dasar-Dasar PSZ pada 3-5 Disember.
• Pustakawan Kanan terlibat dalam perbincangan keperluan bagi
Projek Bangunan Tambahan PSZ RMK 9 berdasarkan peruntukan
RMK 9 dimana sebuah bangunan tambahan PSZ akan
dibangunkan.
39
6.2 Aktiviti Unit Perolehan
• Pada 2 – 4 Mei 2007, seramai 68 orang staf akademik UTM bagi
semua fakulti termasuk KST, IBS, BATC dan PSFAB membuat
pemilihan bahan dalam bidang masing-masing sempena Pesta
Buku Antarabangsa Kuala Lumpur yang berlangsung pada 27
April – 6 Mei 2007 yang diagihkan kepada 13 pembekal kontrak
(buku). 68 orang staf akademik UTM bagi semua fakulti termasuk
KST, IBS, BATC dan PSFAB membuat pemilihan bahan dalam
bidang masing-masing sempena Pesta Buku Antarabangsa Kuala
Lumpur yang berlangsung pada 27 April – 6 Mei 2007. [Laporan penuh sila rujuk: Laporan Pembekal Januari – Jun 2007 dan Lampiran 18: Ringkasan Laporan Prestasi Pembekal Kontrak (buku) Tahun 2007]
• Penstrukturan semula Unit Perolehan yang melibatkan
penempatan Pembantu Perpustakaan mengikut keupayaan
mereka bagi melancarkan proses kerja di setiap seksyen yang
terlibat bermula Februari 2007 iaitu:
o Seksyen Aksesan: 2 orang Pembantu Perpustakaan
o Seksyen Pesanan: 4 orang Pembantu Perpustakaan
o Seksyen Penerimaan: 4 orang Pembantu Perpustakaan
• Latihan Perisian Penghubung Data (PPDP) kepada semua staf
Unit Perolehan dengan kerjasama Bahagian Pembangunan
Automasi pada 23 Februari 2007 [Fasilitator: En. Mohd Razib
Karno].
• Mesyuarat Unit Perolehan di adakan sebanyak tiga (3) kali iaitu
pada 13 Februari 2007, 12 September 2007 dan 31 Oktober 2007
bagi membincang dan mencari penyelesaian bagi isu-isu yang
berkaitan dengan proses kerja Unit Perolehan dan juga
40
perubahan yang melibatkan keperluan jabatan/bahagian lain
atau pihak luar.
• Pembentangan Kumpulan Inovatif dan Kreatif (ICC) Smart Target
Unit Perolehan kepada pihak Pengurusan PSZ pada 27 Ogos 2007
dan telah dicalonkan untuk mewakili PSZ dalam pertandingan
Persembahan KIK Peringkat UTM pada bulan Januari 2008
sempena Bulan Kualiti UTM.
6.2 Aktiviti Unit Jurnal & Media Elektronik
• Mempergiatkan kerja kemaskini maklumat bahan serial dalam
sistem (AdvHold & AdvCat). Kerja-kerja kemaskini sentiasa
dilakukan dari masa ke semasa samada berdasarkan senarai
judul sediada atau laporan penemuan oleh pihak lain.
• Melupus bahan majalah popular dan hadiah yang tidak
mempunyai educational value lagi.
• Projek mengasingkan serta melupus jurnal lama dari ‘compactus’
telah dilakukan pada bulan Jun 2007. Jurnal lama serta rosak
telah dilupuskan manakala yang masih mempunyai ‘educational
value’.
• Menghantar jilid jurnal bercetak bagi isu setahun kebelakangan.
Perlu dipastikan bahawa tiada tunggakan bagi penghantaran
jurnal untuk dijilid setahun kebelakangan.
6.3 Aktiviti Unit Pengurusan Teknikal
• Mempergiatkan proses melabel bahan makalah yang tertunggak.
• Mempergiatkan proses mengkatalog dan melabel bahan
mikrofilem tertunggak.
41
• Projek gotong-royong menyusun dan melabel bahan di rak dan
troli.
• Projek gotong-royong bahan tertunggak melibatkan proses
melabel nombor panggilan, menukar status, membuat senarai,
mengisi di dalam kotak (bagi lokasi selain PSZ Skudai) dan
menghantar ke lokasi yang berkenaan.
• Membuat penglabelan troli mengikut lokasi, tarikh bahan siap
dikatalog dan siap dilabel nombor panggilan. Ia bertujuan
memudahkan dan mempercepatkan proses pencarian bahan,
memastikan bahan yang telah dikatalog awal didahulukan untuk
cetakan label dan memudahkan Pembantu Am Pejabat (PAP)
memastikan bahan PSZ Skudai yang telah siap dilabel di hantar
ke Unit Sirkulasi (USK) dalam masa 3 hari bekerja.
• Membuat semakan melalui sistem Telnet bagi mengenalpasti
bahan naskhah tambahan agar ia dapat diproses dengan cepat
tanpa perlu disusun ke rak.
• Membuat pencarian nombor panggilan dan tajuk perkara melalui
satu sistem sokongan pengkatalogan (MarcEdit) agar bahan dapat
diproses dengan cepat oleh Pembantu Perpustakaan UPT.
• Menghasilkan senarai penghantaran bagi setiap bahan yang
dihantar ke unit lain bagi tujuan pengesahan penerimaaan bahan
dan mengelakkan masalah ketidakpastian status.
• Penyemakan lokasi dan penukaran status bahan dilakukan
secara kelompok dimana ia terbukti dapat menjimatkan dan
mencegah daripada berlaku kesilapan penghantaran.
42
6.5 Aktiviti Unit Pengurusan Dokumen Digital
• Aktiviti housekeeping banyak dilakukan pada Ogos dan Disember.
Kemaskini rekod telah ditumpukan sepenuhnya pada tahun 2005
dan 2006. Oleh itu, aktiviti ini berkurang sebanyak 92.16% (893)
dimana 76 rekod pada tahun 2007 berbanding 969 rekod pada
tahun 2006. Kemaskini melibatkan rekod-rekod di dalam Sistem
Pengurusan Dokumen, Sistem Aplikasi Perpustakaan dan Sistem
Pengurusan Perpustakaan.
• Permohonan Global change oleh unit pada bulan Ogos bagi CIRC
Code rekod DM kepada CF7 (electronic resources) bagi 32,917
rekod iaitu keratan akhbar (28,251) dan kertas soalan
peperiksaan UTM (4,666) telah diselesaikan oleh JBA pada pada
Oktober. Tujuan penukaran kerana bahan dalam tidak perlu
dipinjam dan boleh diakses secara atas talian melalui INFOLAN2.
• Unit melakukan projek menukar format bahan dari tiff dan htm
kepada PDF berjumlah 4028 rekod yang terdiri dari :
i. Kertas soalan peperiksaan UTM (1017 rekod)
ii. Keratan akhbar (2984 rekod)
iii. Tesis (3 rekod)
43
7.0 MASALAH DAN PENYELESAIAN
7.1 Unit Pengurusan Teknikal 7.1.2 Ruang Penempatan Tesis
Unit Pengurusan Teknikal (UPT) menghadapi masalah berkaitan
penempatan tesis sementara menanti proses katalog. Ini kerana bilik sedia
ada tidak lagi mencukupi untuk menampung penerimaan bahan yang
sentiasa bertambah. Untuk itu beberapa rak telah dipasang dan
ditempatkan berhampiran pintu masuk Unit Jurnal dan Media Elektronik
(UJME) untuk kegunaan penempatan sementara tesis. Namun untuk
tujuan kemudahan, UPT dan UJME telah bersetuju untuk menukar
kedudukan rak masing-masing dan projek gotong royong memindahkan
bahan telah dilakukan oleh staf kedua-dua unit.
7.2 Unit Pengurusan Dokumen Digital
7.2.1 Pengurusan Dokumen
• Pustakawan membuat pengujian aplikasi Adobe Acrobat versi 6.0
bagi beberapa fungsi dan diaplikasikan dalam penghasilan dokumen
iaitu :
i. ‘Paper capture’ bagi membolehkan dokumen PDF diindeks,
pencarian semula dan kandungan teks boleh
disalintampal.
ii. ‘Bookmark’ bagi membolehkan akses terus mukasurat
yang dikehendaki dalam dokumen
iii. Pemampatan fail bagi mengurangkan saiz fail
iv. Memasang ‘Paper Capture’ dari Internet bagi yang
menggunakan Adobe Acrobat versi 5.0
• Mengemaskini tarikh profil dokumen serentak dengan projek
menukar format kepada PDF bagi semua rekod 4028 (fail tiff dan
PDF). Projek ini dapat mengatasi masalah unit dalam menyediakan
perangkaan sebenar profil dokumen bagi rekod yang dihasilkan pada
44
tahun 2002 dan 2003. Perangkaan keseluruhan profil dokumen lebih
tepat dapat dihasilkan bagi tempoh 2001 - 2007.
• Mesin pengimbas berteknologi tinggi diperlukan bagi membolehkan
imbasan bahan dilakukan pada permukaan rata dengan penyesuaian
tebal bahan kepada alat untuk menghasilkan imej dokumen lebih
berkualiti. Bahan tebal tidak perlu diterbalikkan dan dapat
mengelakkan kerosakan buku yang telah dijilid. Selain itu
penggunaan peralatan berkaitan dapat membantu mempertingkatan
jumlah dokumen digital yang dihasilkan.
• Subjek tidak dimasukkan ke dalam profil dokumen tesis bagi bahan
yang belum dikatalog oleh UPT. Rekod ini hanya terlibat bagi tesis
yang berstatus ‘in cataloguing’’.
45
8.0 PENAMBAHBAIKAN YANG TELAH DILAKUKAN
8.1 Unit Perolehan
• Mesyuarat Semakan Pengurusan Bil. 1/07 pada 31 Januari 2007 telah
meluluskan permohonan Unit Perolehan untuk memudahkan proses
aksesan bahan bagi mengurangkan kesilapan aksesan yang banyak
berlaku kepada perkara berikut :
Tarikh aksesan hanya dicop pada kotak nombor panggilan
sahaja.
Cop hakmilik hanya dilaksanakan pada bahagian depan buku
(fordge of book) sahaja.
• Bermula bulan Februari 2007 penghantaran Senarai Pembelian Bahan