Laporan RSUD Sukoharjo

Laporan Kegiatan

REKAM MEDIS PADA PELAYANAN PASIEN RAWAT JALAN DI RUMAH SAKIT UMUM DAERAH SUKOHARJO TAHUN 2014

Oleh :Kelompok 482

Anindita Putri H.G 99141012Pritha Fajar A.G 99141017

Siska Dewi A.G 99141013Meutia HalidaG 99141018

Candra Aji S.G 99141014Debora Marga P.G 99141019

Avamira Rosita P.G 99141015Coraega Gena E.G 99141021

Elizabeth Puji Y.G 99141016

KEPANITERAAN ILMU KESEHATAN MASYARAKATFAKULTAS KEDOKTERAN UNS / RSUD Dr. MOEWARDISURAKARTA2014LEMBAR PENGESAHAN

REKAM MEDIS PADA PELAYANAN PASIEN RAWAT JALAN DI RUMAH SAKIT UMUM DAERAH SUKOHARJO TAHUN 2014

Disusun Oleh :Kelompok 482Anindita Putri H.G 99141012Pritha Fajar A.G 99141017

Siska Dewi A.G 99141013Meutia HalidaG 99141018

Candra Aji S.G 99141014Debora Marga P.G 99141019

Avamira Rosita P.G 99141015Coraega Gena E.G 99141021

Elizabeth Puji Y.G 99141016

Telah diperiksa, disetujui, dan disahkan pada :Hari:Tanggal: Pembimbing RSUD SukoharjoPembimbing RSUD Sukoharjo

dr. Nasruddin, M.Kesdr.Adiati Asriningrum, M.SiNIP.19600605 198901 1 002NIP. 19630809 198903 2 004

Mengetahui.Direktur RSUD Sukoharjo

drg. Gani Suharto, Sp.KGNIP 19610606 198901 1 003KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis ucapkan kepada Tuhan Yang Maha Esa yang telah melimpahkan berkat-Nya sehingga kami dapat menyelesaikan laporan kepaniteraan klinik Ilmu Kesehatan Masyarakat di RSUD Sukoharjo. Laporan ini disusun untuk memenuhi persyaratan dalam menempuh kepaniteraan Ilmu Kesehatan Masyarakat Fakultas Kedokteran UNS / RSUD Dr. Moewardi Surakarta.Pada kesempatan ini penulis mengucapkan banyak terima kasih kepada :1. Dr. Ari Natalia Probandari, dr., MPH., PhD selaku Kepala Bagian Ilmu Kesehatan Masyarakat Fakultas Kedokteran Universitas Sebelas Maret.2. drg. Gani Suharto,Sp.KG selaku Kepala RSUD Sukoharjo.3. dr. Adiati Asriningrum, M.Si selaku Pembimbing Kepaniteraan RSUD Sukoharjo.4. dr. Nasruddin, M.Kes selaku Pembimbing Kepaniteraan RSUD Sukoharjo.5. Seluruh staf RSUD Sukoharjo yang membantu kami dalam pencarian data yang kami perlukan.Penulis menyadari dalam laporan ini masih banyak kekurangan dan kekeliruan, oleh karena itu kritik dan saran yang membangun dari para pembaca sangat kami harapkan demi perbaikan penulisan laporan ini. Semoga apa yang telah penulis susun dapat bermanfaat bagi banyak pihak dan dapat menjadi bahan informasi yang berguna.

Surakarta, September 2014

Penulis

BAB IPENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANGPelayanan kesehatan tidak pernah lepas dari rekam medis atau medical record. Rekam medis dilaksanakan oleh pelayanan kesehatan berbagai tingkat di seluruh negara (Sharpe dan Charles, 1999). Tenaga kesehatan pada zaman dahulu menggunakan istilah status pasien, dokumen medis, catatan medis, dll sebelum istilah rekam medis familiar di Indonesia (Hanafi dan Amir, 2009).Rekam medis sendiri merupakan berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan, dan pelayanan lain yang telah diberikan pada pasien. Tindakan yang dimaksudkan dalam hal ini adalah tindakan penunjang pelayanan kesehatan di rumah sakit meliputi foto radiologi, gambar pencitraan (imaging), dan rekaman elektrodiagnostik (Menteri Kesehatan Republik Indonesia, 2008).Undang-undang yang mengatur tentang rekam medis adalah Permenkes Nomor 269/Menkes/Per/III/2008 (Menteri Kesehatan Republik Indonesia, 2008). Selain itu Ikatan Dokter Indonesia (IDI) juga mengeluarkan peraturan dalam SK Nomor 35/PB/A4/88 yang menekankan bahwa praktik profesi kedokteran harus melaksanakan rekam medis. Peraturan ini tidak hanya berlaku secara sempit pada lingkup dokter di rumah sakit, namun juga pada dokter praktek pribadi (Hanafi dan Amir, 2009).Bentuk-bentuk dari rekam medis dapat berupa tulisan maupun gambar. Bahkan pada akhir-akhir ini rekam medis hadir dalam bentuk rekaman elektronik berupa catatan komputer, mikrofilm, atau rekaman suara. Bentuk pelaksanaan rekam medis juga dapat menggabungkan catatan manual dan sistem komputerisasi (Sharpe dan Charles, 1999). Rekam medis harus diisi dengan lengkap mengenai identitas pasien, anamnesis yang mencakup sekurangkurangnya riwayat pasien, pemeriksaan fisik yang dilakukan oleh dokter, diagnosis, rencana tindakan dan penatalaksanaan, observasi selama pengobatan pasien, persetujuan tindakan, tanda tangan dokter maupun perawat yang menangani, dan ringkasan kepulangan pasien (Menteri Kesehatan Republik Indonesia, 2008). Dengan kata lain rekam medis merupakan catatan lengkap mengenai penanganan pasien dari mulai pasien datang sampai pasien pulang, baik itu dalam rawat jalan maupun rawat inap (Hanafi dan Amir, 2009). Seusai menangani pasien, rekam medis wajib untuk segera dilengkapi. Pencatatan rekam medis pasien harus dibubuhi nama, waktu, dan tanda tangan dokter atau petugas kesehatan yang memberi pelayanan (Menteri Kesehatan Republik Indonesia, 2008). Rekam medis berfungsi pula sebagai sarana komunikasi antar dokter maupun dokter dengan tenaga kesehatan lainnya seperti perawat. Tidak tersedianya waktu untuk bertatap muka membuat sulitnya tercipta komunikasi. Padahal dalam kondisi tertentu pasien memerlukan penanganan bersama baik penanganan oleh dokter umum bersama spesialis maupun penanganan pasien yang melibatkan peran lebih dari satu dokter spesialis. Dalam rekam medis juga memuat catatan perkembangan harian pasien. Cukup dengan melihat rekam medis, dokter maupun petugas kesehatan lainnya dapat mengetahui kondisi pasien secara berkesinambungan dari hari ke hari tanpa harus bertemu dengan pemberi layanan kesehatan lainnya (Hanafi dan Amir, 2009). Rekam medis yang bermutu sebagai bukti pelayanan kesehatan yang berkualitas. Dalam kasus malpraktik, akan muncul tuduhan bahwa dokter melakukan kesalahan dalam mengobati pasien. Dalam hal ini rekam medis yang lengkap dapat menjadi suatu barang bukti yang kuat dalam melindungi profesi dokter. Oleh karena itu sangat penting bagi dokter maupun petugas kesehatan untuk sesegera mungkin mengisi rekam medis dan melengkapinya. Masih banyak dijumpai dokter yang malas untuk membuat rekam medis dengan lengkap (Hanafi dan Amir, 2009).Pengelolaan rekam medis tak lepas dari peran para petugas rekam medis. Pertugas rekam medis bertindak mengatur penomoran, penyimpanan, dan retensi dari rekam medis pasien. Kerahasiaan rekam medis menjadi suatu hal yang penting dan harus dijaga. Pengisian rekam medis secara lengkap harus seiring dengan pengelolaan yang profesional (Sharpe dan Charles, 1999).Penelitian kali ini akan membahas mengenai pelaksanaan rekam medis khususnya pada pelayanan rawat jalan di RSUD Sukoharjo. Peneliti akan menilik pelaksanaan rekam medis dari segi kekuatan, kelemahan, kesempatan, dan tantangan. Peneliti berharap permasalahan yang ada dapat diselesaikan dengan solusi hasil dari analisis SWOT.

B. RUMUSAN MASALAH1. Bagaimana alur rekam medis pelayanan rawat jalan RSUD Sukoharjo?2. Bagaimana bentuk pelayanan rekam medis di RSUD Sukoharjo?3. Bagaimana sistem penamaan rekam medis di RSUD Seukoharjo?4. Bagaimana sistem penomoran rekam medis di RSUD Sukoharjo?5. Bagaimana sistem penyimpanan rekam medis di RSUD Sukoharjo?6. Bagaimana tata cara pengambilan rekam medis di RSUD Sukoharjo?7. Bagaimana kondisi ruangan tempat penyimpanan rekam medis di RSUD Sukoharjo?8. Bagaimana kualifikasi petugas rekam medis di RSUD Sukoharjo?

C. TUJUAN1. Mengetahui alur rekam medis pelayanan rawat jalan RSUD Sukoharjo.2. Mengetahui bentuk pelayanan rekam medis di RSUD Sukoharjo.3. Mengetahui sistem penamaan rekam medis di RSUD Seukoharjo.4. Mengetahui sistem penomoran rekam medis di RSUD Sukoharjo.5. Mengetahui sistem penyimpanan rekam medis di RSUD Sukoharjo.6. Mengetahui tata cara pengambilan rekam medis di RSUD Sukoharjo.7. Mengetahui kondisi ruangan tempat penyimpanan rekam medis di RSUD Sukoharjo.8. Mengetahui kualifikasi petugas rekam medis di RSUD Sukoharjo.

D. MANFAAT1. Bagi penulisa. Menambah pengetahuan mengenai pelaksanaan rekam medis mulai dari alur rekam medis, bentuk pelayanan, sistem penamaan, sistem penomoran, sistem penyimpanan, tata cara pengambilan, kondisi ruangan penyimpanan, dan kualifikasi petugas rekam medis khususnya pada pelayanan rawat jalan di RSUD Sukoharjo.b. Mencari alternatif pemecahan masalah dari kelemahan-kelemahan pada pelaksanaan rekam medis rawat jalan di RSUD Sukoharjo.2. Bagi RSUD SukoharjoMendapat saran, penilaian, dan alternatif pemecahan masalah mengenai pelaksanaan rekam medis khususnya pada pelayanan rawat jalan di RSUD Sukoharjo.

E. SUMBER DATAData diperoleh dari bagian rekam medis RSUD Sukoharjo.

BAB IITINJAUAN PUSTAKA

I. REKAM MEDIS A. DefinisiDalam Pasal 46 ayat (1) UU Praktik Kedokteran, rekam medis adalah berkas yang berisi catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien. Sedangkan pada Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 749a/Menkes/Per/XII/1989 tentang Rekam Medis dijelaskan bahwa rekam medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain kepada pasien pada sarana pelayanan kesehatan. Kedua pengertian rekam medis diatas menunjukkan perbedaan yaitu Permenkes hanya menekankan pada sarana pelayanan kesehatan, sedangkan dalam UU Praktik Kedokteran tidak. Ini menunjukan pengaturan rekam medis pada UU Praktik Kedokteran lebih luas, berlaku baik untuk sarana kesehatan maupun di luar sarana kesehatan (Konsil Kedokteran Indonesia, 2006).B. Jenis Rekam Medis 1. Rekam medis konvensional 2. Rekam medis elektronik (Konsil Kedokteran Indonesia, 2006).C. Manfaat1. Pengobatan Pasien Rekam medis bermanfaat sebagai dasar dan petunjuk untuk merencanakan dan menganalisis penyakit serta merencanakan pengobatan, perawatan dan tindakan medis yang harus diberikan kepada pasien. 2. Peningkatan Kualitas Pelayanan Membuat Rekam Medis bagi penyelenggaraan praktik kedokteran dengan jelas dan lengkap akan meningkatkan kualitas pelayanan untuk melindungi tenaga medis dan untuk pencapaian kesehatan masyarakat yang optimal.3. Pendidikan dan Penelitian Rekam medis yang merupakan informasi perkembangan kronologis penyakit, pelayanan medis, pengobatan dan tindakan medis, bermanfaat untuk bahan informasi bagi perkembangan pengajaran dan penelitian di bidang profesi kedokteran dan kedokteran gigi. 4. Pembiayaan Berkas rekam medis dapat dijadikan petunjuk dan bahan untuk menetapkan pembiayaan dalam pelayanan kesehatan pada sarana kesehatan. Catatan tersebut dapat dipakai sebagai bukti pembiayaan kepada pasien. 5. Statistik Kesehatan Rekam medis dapat digunakan sebagai bahan statistik kesehatan, khususnya untuk mempelajari perkembangan kesehatan masyarakat dan untuk menentukan jumlah penderita pada penyakit-penyakit tertentu. 6. Pembuktian Masalah Hukum, Disiplin dan Etik Rekam medis merupakan alat bukti tertulis utama, sehingga bermanfaat dalam penyelesaian masalah hukum, disiplin dan etik (Konsil Kedokteran Indonesia, 2006).D. Isi Rekam Medis1. Rekam Medis Pasien Rawat Jalan Isi rekam medis sekurang-kurangnya memuat catatan/dokumen tentang:- Identitas pasien - Pemeriksaan fisik - Diagnosis/masalah - Tindakan/pengobatan - Pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien

2. Rekam Medis Pasien Rawat Inap Rekam medis untuk pasien rawat inap sekurang-kurangnya memuat - Identitas pasien - Pemeriksaan - Diagnosis/masalah - Persetujuan tindakan medis (bila ada) - Tindakan/pengobatan - Pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien3. Pendelegasian Membuat Rekam Medis Selain dokter dan dokter gigi yang membuat/mengisi rekam medis, tenaga kesehatan lain yang memberikan pelayanan langsung kepada pasien dapat membuat/mengisi rekam medis atas perintah/pendelegasian secara tertulis dari dokter dan dokter gigi yang menjalankan praktik kedokteran (Konsil Kedokteran Indonesia, 2006).E. Tata Cara Penyelenggaraan Rekam Medis 1. Tata Cara Penyelenggaraan Rekam Medis Pasal 46 ayat (1) UU Praktik Kedokteran menegaskan bahwa dokter dan dokter gigi wajib membuat rekam medis dalam menjalankan praktik kedokteran. Setelah memberikan pelayanan praktik kedokteran kepada pasien, dokter dan dokter gigi segera melengkapi rekam medis dengan mengisi atau menulis semua pelayanan praktik kedokteran yang telah dilakukannya. Setiap catatan dalam rekam medis harus dibubuhi nama, waktu, dan tanda tangan petugas yang memberikan pelayanan atau tindakan. Apabila dalam pencatatan rekam medis menggunakan teknologi informasi elektronik, kewajiban membubuhi tanda tangan dapat diganti dengan menggunakan nomor identitas pribadi/personal identification number (PIN). Jika terjadi kesalahan saat melakukan pencatatan pada rekam medis, catatan dan berkas tidak boleh dihilangkan atau dihapus dengan cara apapun. Perubahan catatan atas kesalahan dalam rekam medis hanya dapat dilakukan dengan pencoretan dan kemudian dibubuhi paraf petugas yang bersangkutan. Lebih lanjut penjelasan tentang tata cara ini dapat dibaca pada Peraturan Menteri Kesehatan tentang Rekam Medis dan pedoman pelaksanaannya.2. Kepemilikan Rekam Medis Sesuai UU Praktik Kedokteran, berkas rekam medis menjadi milik dokter, dokter gigi, atau sarana pelayanan kesehatan, sedangkan isi rekam medis dan lampiran dokumen menjadi milik pasien.3. Penyimpanan Rekam Medis Rekam medis harus disimpan dan dijaga kerahasiaan oleh dokter, dokter gigi dan pimpinan sarana kesehatan. Batas waktu lama penyimpanan menurut Peraturan Menteri Kesehatan paling lama 5 tahun dan resume rekam medis paling sedikit 25 tahun.4. Pengorganisasian Rekam Medis Pengorganisasian rekam medis sesuai dengan Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 749a/Menkes/Per/XII/1989 tentang Rekam Medis (saat ini sedang direvisi) dan pedoman pelaksanaannya.5. Pembinaan, Pengendalian dan Pengawasan Untuk Pembinaan, Pengendalian dan Pengawasan tahap Rekam Medis dilakukan oleh pemerintah pusat, Konsil Kedokteran Indonesia, pemerintah daerah, organisasi profesi (Konsil Kedokteran Indonesia, 2006).F. Aspek Hukum, Disiplin, Etik, dan Kerahasiaan Rekam Medis1. Rekam Medis Sebagai Alat Bukti Rekam medis dapat digunakan sebagai salah satu alat bukti tertulis di pengadilan.2. Kerahasiaan Rekam Medis Setiap dokter atau dokter gigi dalam melaksanakan praktik kedokteran wajib menyimpan kerahasiaan yang menyangkut riwayat penyakit pasien yang tertuang dalam rekam medis. Rahasia kedokteran tersebut dapat dibuka hanya untuk kepentingan pasien untuk memenuhi permintaan aparat penegak hukum (hakim majelis), permintaan pasien sendiri atau berdasarkan ketentuan perundang-undangan yang berlaku. Berdasarkan Kitab Undang-Undang Hukum Acara Pidana, rahasia kedokteran (isi rekam medis) baru dapat dibuka bila diminta oleh hakim majelis di hadapan sidang majelis. Dokter dan dokter gigi bertanggung jawab atas kerahasiaan rekam medis sedangkan kepala sarana pelayanan kesehatan bertanggung jawab menyimpan rekam medis.3. Sanksi Hukum Dalam Pasal 79 UU Praktik Kedokteran secara tegas mengatur bahwa setiap dokter atau dokter gigi yang dengan sengaja tidak membuat rekam medis dapat dipidana dengan pidana kurungan paling lama 1 (satu) tahun atau denda paling banyak Rp 50.000.000,- (lima puluh juta rupiah).Selain tanggung jawab pidana, dokter dan dokter gigi yang tidak membuat rekam medis juga dapat dikenakan sanksi secara perdata, karena dokter dan dokter gigi tidak melakukan yang seharusnya dilakukan (ingkar janji/wanprestasi) dalam hubungan dokter dengan pasien.4. Sanksi Disiplin dan Etik Dokter dan dokter gigi yang tidak membuat rekam medis selain mendapat sanksi hukum juga dapat dikenakan sanksi disiplin dan etik sesuai dengan UU Praktik Kedokteran, Peraturan KKI, Kode Etik Kedokteran Indonesia (KODEKI) dan Kode Etik Kedokteran Gigi Indonesia (KODEKGI). Dalam Peraturan Konsil Kedokteran Indonesia Nomor 16/KKI/PER/VIII/2006 tentang Tata Cara Penanganan Kasus Dugaan Pelanggaran Disiplin MKDKI dan MKDKIP, ada tiga alternatif sanksi disiplin yaitu :

a. Pemberian peringatan tertulis. b. Rekomendasi pencabutan surat tanda registrasi atau surat izin praktik. c.Kewajiban mengikuti pendidikan atau pelatihan diinstitusi pendidikan kedokteran atau kedokteran gigi. Selain sanksi disiplin, dokter dan dokter gigi yang tidak membuat rekam medis dapat dikenakan sanksi etik oleh organisasi profesi yaitu Majelis Kehormatan Etik Kedokteran (MKEK) dan Majelis Kehormatan Etik Kedokteran Gigi (MKEKG) (Konsil Kedokteran Indonesia, 2006).G. Rekam Medis Kaitannya dengan Manajemen Informasi Kesehatan (MIK)Di bidang kedokteran dan kedokteran gigi, rekam medis merupakan salah satu bukti tertulis tentang proses pelayanan yang diberikan oleh dokter dan dokter gigi. Di dalam rekam medis berisi data klinis pasien selama proses diagnosis dan pengobatan (treatment). Oleh karena itu setiap kegiatan pelayanan medis harus mempunyai rekam medis yang lengkap dan akurat untuk setiap pasien dan setiap dokter dan dokter gigi wajib mengisi rekam medis dengan benar, lengkap dan tepat waktu. Dengan berkembangnya evidence based medicine dimana pelayanan medis yang berbasis data sangatlah diperlukan maka data dan informasi pelayanan medis yang berkualitas terintegrasi dengan baik dan benar sumber utamanya adalah data klinis dari rekam medis. Data klinis yang bersumber dari rekam medis semakin penting dengan berkembangnya rekam medis elektronik, dimana setiap entry data secara langsung menjadi masukan (input) dari sistem/manajemen informasi kesehatan. Manajemen informasi kesehatan adalah pengelolaan yang memfokuskan kegiatannya pada pelayanan kesehatan dan sumber informasi pelayanan kesehatan dengan menjabarkan sifat alami data, struktur dan menerjemahkannya ke berbagai bentuk informasi demi kemajuan kesehatan dan pelayanan kesehatan perorangan, pasien dan masyarakat. Penanggung jawab manajemen informasi kesehatan berkewajiban untuk mengumpulkan, mengintegrasikan dan menganalisis data pelayanan kesehatan primer dan sekunder, mendesiminasi informasi, menata sumber informasi bagi kepentingan penelitian, pendidikan, perencanaan dan evaluasi pelayanan kesehatan secara komprehensif dan terintegrasi. Agar data di rekam medis dapat memenuhi permintaan informasi diperlukan standar universal yang meliputi : a. Struktur dan isi rekam medis b.Keseragaman dalam penggunaan simbol, tanda, istilah, singkatan dan ICD c. Kerahasiaan dan keamanan data. Rekam medis sangat terkait dengan manajemen informasi kesehatan karena data-data di rekam medis dapat dipergunakan sebagai: a. Alat komunikasi (informasi) dan dasar pengobatanbagi dokter, dokter gigi dalam memberikan pelayanan medis. b. Masukan untuk menyusun laporan epidemiologi penyakit dan demografi (data sosial pasien) serta sistem informasi manajemen rumah sakit c. Masukan untuk menghitung biaya pelayanan d. Bahan untuk statistik kesehatan e. Sebagai bahan/pendidikan dan penelitian data.(Konsil Kedokteran Indonesia, 2006)H. Bentuk Pelayanan Rekam MedisPelayanan rekam medis memiliki berbagai bentuk. Bentuk pelayanan rekam medis ini dapat dilihat dari level terendah sampai pada level yang lebih tinggi dan canggih. Menurut Depkes RI (2008), bentuk pelayanan rekam medis meliputi:

1. Pelayanan rekam medis berbasis kertasRekam medis manual (paper based documents) adalah rekam medis yang berisi lembar administrasi dan medis yang diolah ditata/ assembling dan disimpan secara manual.2. Pelayanan rekam medis manual dan registrasi kompterisasiRekam medis berbasis komputerisasi, namun masih terbatas hanya pada pendaftaran (admission), data pasien masuk (transfer), dan pasien keluar termasuk meninggal (discharge). Pengolahan masih terbatas pada system registrasi secara komputerisasi. Sedangkan lembar administrasi dan medis masih diolah secara manual.3. Pelayanan Manajemen Informasi Kesehatan terbatasPelayanan rekam medis yang diolah menjadi informasi dan pengelolaannya secara komputerisasi yang berjalan pada satu sistem secara otomatis di unit kerja manajemen informasi kesehatan.4. Pelayanan Sistem Informasi TerpaduComputerized Patient Record (CPR), yang disusun dengan mengambil dokumen langsung dari sistem image dan struktur system dokumen yang telah berubah.5. Pelayanan MIK dengan Rekam Kesehatan Elektronik (WAN) System pendokumentasian telah berubah dari Electronic Medical Record (EMR) menjadi Electronic Patient Record sampai dengan tingkat yang paling akhir dari pengembangan Health Information System, yakni Electronic Health Record (EHR) Rekam Kesehatan Elektronik.I. Sistem Pengelolaan Rekam Medis1. Sistem Penamaan Rekam MedisSistem penamaan rekam medis pada dasarnya adalah untuk memberikan identitas kepada seorang pasien serta untuk membedakan antara pasien satu dengan pasien lainnya, sehingga mempermudah dalam memberikan pelayanan rekam medis kepada pasien yang datang berobat kerumah sakit. Penulisan nama pasien pada rekam medis menurut Buku Petunjuk Penyelenggaraan Rekam Medis Rumah Sakit (Depkes RI, 1991) adalah sebagai berikut:a. Nama pasien harus lengkap, minimal terdiri dari dua suku kata. Dengan demikian, ada beberapa kemungkinan dala penulisan nama pasien yaitu : Nama pasien sendiri apa bila sudah terdiri dari dua suku kata. Nama pasien sendiri dilengkapi dengan nama suami, bila seorang perempuan bersuami. Nama pasien sendiri dilengkapi dengan nama orang tua, biasanya nama ayah. Bagi pasien yang mempunyai nama keluarga/marga didahulukan dan kemudian diikuti dengan nama sendiri.b. Nama ditulis dengan huruf cetak dan mengikuti ejaan yang disempurnakan. c. Bagi pasien perempuan diakhir nama lengkap ditambah Ny. Atau Nn. sesuai dengan statusnya.d. Pencantuman titel selalu diletakkan sesudah nama lengkap pasien.e. Perkataan tuan, saudara, bapak, tidak dicantumkan.2. Sistem Penomoran Rekam MedisRekam medis pada hampir semua lembaga pelayanan kesehata disimpan menurut nomor, yaitu berdasarkan nomor pasien masuk (admission number). Menurut Buku Petunjuk Teknis Penyelenggaraan Rekam Medis Rumah Sakit, (1991 : 13) ada 3 (tiga) macam sistem pemberian nomor pasien masuk (admission numbering system) yang umum dipakai yaitu :a. Pemberian nomor cara seri (serial numbering system) Dengan sistem ini setiap pasien mendapat nomor baru setiap kujungan ke rumah sakit. Jika pasien berkunjung lima kali, mendapat lima nomor yang berbeda. Semua nomor yang diberikan kepada pasien tersebut harus di catat pada Kartu Indeks Utama Pasien (KIUP) pasien yang bersangkutan. Rekam medisnya disimpan diberbagai tempat sesuai nomor yang telah diperoleh. b. Pemberian nomor cara unit (unit numbering system) Sistem ini memberikan hanya satu unit rekam medis kepada pasien baik pasien tersebut berobat jalan maupun rawat inap. Pada saat seorang pasien berkunjung pertama kali ke rumah sakit apakah sebagai pasien berobat jalan ataupun untuk dirawat, kepadanya diberikan satu nomor (admitting number) yang akan dipakai selamanya setiap kunjungan berikutnya, sehingga pasien tersebut hanya mempunyai satu rekam medis yang tersimpan dibawah satu nomor.c. Pemberian nomor cara seri unit (serial unit numbering system)Sistem ini merupakan gabungan antara sistem seri dan sistem unit. Setiap pasien yang berkunjung ke rumah sakit diberikan satu nomor baru tetapi rekam medisnya yang terahuludigabungkan dan disimpan di bawah nomor yang paling baru sehingga terciptalah satu unit rekam medis. Apa bila satu rekam medis lama diambil dan dipindahkan tempatnya ke nomor yang baru, di tempat yang lama diberi tanda petunjuk yang menunjukkan kemana rekam medis tersebut dipindahkan. Tanda petunjuk tersebut diletakkan menggantikan tempat rekam medis yang lama.Dari ketiga macam sistem penomoran berdasarkan nomor pasien masuk tersebut, pemberian nomor cara unit lah yang lebih baik digunakan, karena dengan cara ini seorang pasien hanya memiliki satu nomor setiap kunjungan ke rumah sakit, dan rekam medisnya baik rawat jalan maupun rawat inap terkumpul dalam satu map (folder) sehingga dengan cepat memberikan gambaran yang lengkap mengenai riwayat penyakit dan pengobatan seorang pasien kepada rumah sakit maupun staf medis lainnya. Selain itu juga menghilangkan kerepotan mencari/mengumpulkan rekam medis pasien yang terpisah-pisah seperti pada sistem seri, menghilangkan kerepotan mengambil rekam medis lama untuk disimpan ke nomor baru seperti dalam sistem seri unit.3. Sistem Penyimpanan Rekam MedisKegiatan menyimpan rekam medis merupakan usaha melindungi rekam medis dari kerusakan fisik dan isi dari rekam medis itu sendiri. Rekam medis harus disimpan dan dirawat dengan baik karena rekam medis merupakan harta benda rumah sakit yang sangat berharga. Ada 2 (dua) cara pengurusan penyimpanan dalam pengelolaan rekam medis yaitu:a. SentralisasiSentralisasi adalah penyimpanan rekam medis pasien dalam satu kesatuan baik catatan kunjungan poliklinik maupun catatan selama seorang pasien dirawat, disimpan pada satu tempat yaitu bagian rekam medis. Kebaikan sistem sentralisasi adalah : Dapat mengurangi terjadinya duplikasi dalam pemeliharaan dan penyimpanan rekam medis. Mudah menyeragamkan tata kerja, peraturan dan alat yang digunakan. Efisiensi kerja petugas. Permintaan akan rekam medis mudah dilayani setiap saat.Kelemahannya adalah : Perlu waktu dalam pelayanan rekam medis. Perlu ruangan yang luas, alat-alat dan tenaga yang banyak terlebih bila tempat penyimpanan jauh terpisah dengan lokasi penggunaan rekam medis, misalnya dengan poliklinik.b. DesentralisasiDesentralisasi adalah penyimpanan rekam medis pada masing-masing unit pelayanan. Terjadi pemisahan antara rekam medis pasien poliklinik dengan rekam medis pasien dirawat. Rekam medis poliklinik disimpan pada poliklinik yang besangkutan, sedangkan rekam medis pasien dirawat disimpan dibagian rekam medis. Kebaikan sistem desentralisasi adalah : Efisiensi waktu, dimana pasien mendapat pelayanan lebih cepat. Beban kerja yang dilaksanakan petugas rekam medis lebih ringan. Pengawasan terhadap rekam medis lebih mudah karena lingkungan lebih sempit.Kelemahannya adalah : Terjadi duplikasi dalam pembuatan rekam medis sehingga informasi tentang riwayat penyakit pasien terpisah. Biaya yang diperlukan untuk pengadaan rekam medis, peralatan dan ruangan lebih banyak. Bentuk/isi rekam medis berbeda. Menghambat pelayan bila rekam medis dibutuhkan oleh unit lain.Sistem penyimpanan rekam medis yang dipergunakan adalah sistem numerik (berdasarkan angka atau nomor). Ada 3 (tiga) macam penyimpanan dengan sistem numerik yaitu:a. Sistem nomor langsung (straight numerical filing system)Penyimpanan dengan sistem nomor langsung adalah penyimpanan berkas rekam medis dalam rak secara berurutan sesuai dengan urutan nomor rekam medis. Misalnya, 225023, 225024, 225025, 225026. Kebaikan dari sistem ini adalah : Sangat mudah mengambil sejumlah rekam medis sekaligus dengan nomor yang berurutan dari rak pada waktu diperlukan, juga untuk mengambil rekam medis yang tidak aktif. Mudah melatih petugas yang melaksanakan pekerjaan penyimpanan.Kelemahannya adalah : Kesibukan tidak merata. Pekerjaan paling sibuk terjadi pada rak penyimpanan yaitu rekam medis dengan nomor terbaru. Perlu konsentrasi petugas yang sangat tinggi, karena harus memperhatikan seluruh angka dari nomor rekam medis untuk menghindari tertukarnya angka-angka yang bisa menyebabkan rekam medis salah simpan. Pengawasan kerapian sukar dilakukan.b. Sistem angka akhir (terminal digit filing system)Sistem ini menggunakan nomor dengan 6 angka, yang dikelompokkan menjadi 3, masing-masing terdiri dari 2 angka. Angka pertama adalah kelompok 2 angka yang terletak paling kanan, angka kedua adalah kelompok 2 angka yang terletak di tengah dan angka ketiga adalah kelompok 2 angka yang terletak paling kiri.Contoh : 22 50 23 angka ketiga angka kedua angka pertama (tertiary digits) (secondary digits) (primary digits)Dalam penyimpanan dengan sistem angka akhir ada 100 kelompok angka pertama yaitu 00 sampai dengan 99. pada waktu menyimpan, petugas harus melihat angka pertama dan membawa rekam medis tersebut kedaerah rak penyimpanan untuk kelompok angka pertama yang bersangkutan. Pada kelompok angka pertama ini rekam medis disesuaikan urutan letaknya menurut angka kedua, kemudian rekam medis dimpan didalam urutan sesuai dengan kelompok angka ketiga, sehingga dalam setiap kelompok penyimpanan nomor pada kelompok angka ketigalah yang selalu berlainan.Contoh : 22-50-23 23-50-23 24-50-23 25-50-24 26-50-25Kebaikan sistem angka akhir ini adalah : Pertambahan rekam medis merata ke 100 kelompok (section) di dalam rak penyimpanan. Pekerjaan penyimpanan dan pengambilan rekam medis dapat dibagi secara merata. Rekam medis yang tidak aktif dapat diambil dari rak penyimpanan dari setiap section, pada saat ditambahnya rekam medis baru di setiap section tersebut. Jumlah pertambahan rekam medis terkontrol, memudahkan perencanaan rak. Kekeliruan menyimpan dapat di cegah, karena petugas hanya memperhatikan 2 (dua) angka akhir saja dalam memasukkan rekam medis kedalam rak.Sedangkan kelemahannya adalah perlu waktu yang cukup lama untuk melatih dan membimbing petugas penyimpanan.c. Sistem angka tengah (middle digit)Dalam sistem penyimpanan angka tengah, rekam medis diurutkan dengan pasangan angka-angka. Angka yang terletak ditengah menjadi angka pertama, angka yang terletak paling kiri menjadi angka kedua, dan angka paling kanan menjadi angka ketiga. Contoh : 22 23 50 Angka kedua angka pertama angka ketiga Kebaikan sistem angka tengah adalah : Memudahkan pengambilan 100 buah rekam medis yang nomornya berurutan. Penggantian dari sistem nomor langsung ke sistem angka tengah lebih muda daripada penggantian sistem nomor langsung ke sistem angka akhir. Penyebaran nomor-nomor lebih merata jika dibandingkan dengan sistem nomor langsung, tetapi masih tidak menyamai sistem angka akhir. Petugas dapat dibagi pada section penyimpanan tertentu sehingga kekeliruan menyimpan dapat di cegah. Memerlukan latihan dan bimbingan yang lebih lama bagi petugas. Terjadi rak lowong pada beberapa section, bila rekam medis dialihkan ke tempat penyimpanan in-aktif (Depkes RI, 1991).4. Tata Cara Pengambilan Rekam MedisPengambilan rekam medis juga memiliki tata cara tertentu. Adapun tata cara pengambilan rekam medis pasien yang dibutuhkan dari ruang penyimpanan rekam medis adalah sebagai berikut:a. Pengeluaran rekam medisKetentuan pokok yang harus ditaati di tempat penyimpanan adalah : Rekam medis tidak boleh keluar dari ruangan rekam medis, tanpa tanda keluar/kartu permintaan. Apabila rekam medis dipinjam, wajib dikembalikan dalam keadaan baik dan tepat waktunya. Seharusnya setiap rekam medis kembali lagi keraknya pada setiap akhir kerja pada hari yang bersamaan. Rekam medis tidak di benarkan diambil dari rumah sakit, kecuali atas perintah pengadilan. Permintaan rutin terhadap rekam medis yang datang dari poliklinik, dari dokter yang melakukan riset, harus diajukan kebagian rekam medis setiap hari pada jam yang telah ditentukan. Petugas harus menulis dengan benar dan jelas nama pasien dan nomor rekam medisnya. b. Petunjuk Keluar (Outguide)Petunjuk keluar adalah suatu alat yang penting untuk mengawasi penggunaan rekam medis. Petunjuk keluar ini digunakan sebagai pengganti pada tempat rekam medis yang diambil dari rak penyimpanan dan tetap berada di rak tersebut sampai rekam medis yang diambil kembali.c. Kode warna untuk map (sampul) rekam medisKode warna adalah untuk memberikan warna tertentu pada sampul, untuk mencegah keliru simpan dan memudahkan mencari map yang salah simpan. Garis-garis warna denga posisi yang berbeda pada pinggiran folder, menciptakan bermacam-macam posisi warna yang berbeda-beda untuk tiap section penyimpanan rekam medis. Terputusnya kombinasi warna dalam satu seksi penyimpanan menunjukkan adanya kekeliruan menyimpan. Cara yang digunakan adalah 10 macam warna untuk 10 angka pertama dari 0 sampai 9 (Depkes, 1991).5. Pengangkutan Rekam MedisAda berbagai cara untuk mengangkut rekam medis. Ada yang dilakukan dengan tangan dari satu tempat ke tempat lainnya, sehingga bagian rekam medis harus membuat jadwal pengiriman dan pengambilan untuk berbagai poliklinik yang ada di rumah sakit. Frekuensi pengiriman dan pengembalian ini ditentukan oleh jumlah pemakaian rekam medis. Rekam medis yang dibutuhkan secara mendadak oleh bagian tertentu harus mengambilnya secara langsung ke bagian rekam medis. Beberapa rumah sakit saat ini menggunakan pneumatic tube (pipa tekanan udara) yang dapat mengantarkan dengan cepat rekam medis ke berbagai bagian (Depkes RI, 1991).

6. Perencanaan terhadap Rekam Medis yang Tidak AktifSebagian besar rekam medis selalu menghadapi masalah kurangnya ruang penyimpanan. Satu rencana yang pasti tentang pengelolaan rekam medis yang tidak aktif (in active records) harus ditetapkan sehingga selalu tersedia tempat penyimpanan untuk rekam medis yang baru. Patokan utama untuk menentukan rekam medis aktif atau tidak aktif adalah besarnya ruangan yang tersedia untuk menyimpan rekam medis yang baru. Suatu rumah sakit menentukan 5 tahun adalah batas umur untuk rekam medis aktif, sedangkan di rumah sakit lain rekam medis yang berumur 2 tahun sudah dinyatakan tidak aktif, karena sangat terbatasnya ruang penyimpanan. Pada umumnya rekam medis dinyatakan tidak aktif apabila selama 5 tahun terakhir rekam medis tersebut tidak digunakan lagi. Apabila tidak tersedia tempat penyimpanan rekam medis aktif, harus dilaksanakan kegiatan menyisihkan rekam medis yang aktif seirama dengan pertambahan jumlah rekam medis baru dan pada saat diambilnya rekam medis tidak aktif, di tempat semula harus diletakkan tanda keluar, untuk, mencegah pencarian yang berlarut-larut pada saat diperlukan. Rekam medis yang tidak aktif dapat disimpan di ruangan lain yang terpisah dari bagian rekam medis atau dibuat microfilm. Jika digunakan microfilm, rekam medis aktif dan tidak aktif dapat disimpan bersamaan, karena penyimpanan microfilm tidak banyak memakan tempat. (Depkes RI, 1991).Retensi atau lamanya penyimpanan rekam medis diatur berdasarkan Surat Keputusan Nomor : YM.00.03.3.3683 tanggal 16 Agustus 1991 tentang jadwal retensi/lama penyimpanan rekam medis. Pemusnahan rekam medis mengacu kepada Surat Edaran Dirjen Yan.Med Nomor HK.00.05.001.60 tahun 1995 tentang petunjuk teknis pengadaan formulir rekam medis dan pemusnahan berkas rekam medis di rumah sakit. Berikut ini adalah jadwal retensi/lamanya penyimpanan rekam medis.Tabel 1. Jadwal retensi/lamanya penyimpananNo.KASUSAKTIFINAKTIF

1.PENYAKIT DALAM

Umum5 Thn2 Thn

Jantung10 Thn2 Thn

paru-paru5 Thn2 Thn

2.SARAF5 Thn2 Thn

3.PENYAKIT KULIT

Umum5 Thn2 Thn

Kusta15 Thn2 Thn

4 .JIWA

Umum15 Thn2 Thn

ketergantungan obat5 Thn2 Thn

5.ANAK5 Thn2 Thn

6.KEBIDANAN/ KANDUNGAN5 Thn2 Thn

7.BEDAH5 Thn2 Thn

8.BEDAH SARAF10 Thn2 Thn

9.ORTHOPEDI5 Thn2 Thn

10.GIGI MULUT

infeksi rahang :

dewasa5 Thn2 Thn

Anak10 Thn2 Thn

Trauma12 Thn5 Thn

Cacat bawaan :

celah bibir15 Thn5 Thn

celah langit15 Thn5 Thn

kelainan rahang15 Thn5 Thn

Tumor5 Thn2 Thn

exodentia10 Thn2 Thn

orthodentic5 Thn2 Thn

edodentic10 Thn2 Thn

periodentic :

protetic5 Thn2 Thn

pedodentic5 Thn2 Thn

(SK No: YM.00.03.3.3683)J. Ruangan Pengelolaan Rekam MedisLokasi ruangan rekam medis harus dapat memberi pelayanan yang cepat kepada seluruh pasien, mudah dicapai dari segala penjuru dan mudah menunjang pelayanan administrasi. Alat penyimpanan yang baik, penerangan yang baik, pengaturan suhu ruangan, pemeliharaan ruangan, perhatian terhadap faktor keselamatan petugas, bagi suatu ruangan penyimpanan rekam medis sangat membatu memelihara dan mendorong kegairahan kerja dan produktivitas pegawai. Penerangan atau lampu yang baik, menghindari kelelahan penglihatan petugas. Perlu diperhatikan pengaturan suhu ruangan, kelembaban, pencegahan debu dan pencegahan bahaya kebakaran.Ruangan penyimpanan arsip harus memperhatikan hal-hal berikut :1. Ruangan penyimpanan arsip jangan terlalu lembab, harus dijaga supaya tetap kering. Supaya ruangan tidak terlalu lembab perlu diatur berkisar 650 F sampai 750 F dan kelembaban udara sekitar 50% sampai 65%. Untuk dihidupkan selama 24 jam terus menerus. Perhatikan AC juga bisa mengurangi banyaknya debu. 2. Ruangan harus terang, dan sebaiknya menggunakan penerangan alam, yaitu sinar matahari. Sinar matahari, selain memberikan penerangan ruangan, juga dapat membantu membasmi musuh kertas arsip. 3. Ruangan hendaknya terhindar dari serangan hama, perusak atau pemakan kertas arsip, antara lain jamur, rayap, ngengat. Untuk menghindarinya dapat digunakan sodium arsenite, dengan meletakkannya di celah-celah lantai. Setiap enam bulan sekali ruangan disemprot dengan racun serangga seperti : DDT, Dieldrin, Prythrum, Gaama Benzene Hexacloride, dengan cara menyemprotkan racun pada dinding, lantai dan alat-alat yang dibuat dari kayu. 4. Ruangan penyimpanan arsip sebaiknya terpisah dari ruangan kantor lain untuk menjaga keamanan arsip-arsip tersebut mengingat bahwa arsip tersebut sifatnya rahasia, mengurangi lalu lintas pegawai lainnya, dan menghindari pegawai lain memasuki ruangan sehingga pencurian arsip dapat dihindari (Wursanto, 1991 ). 5. Alat penyimpanan rekam medis yang umum dipakai adalah rak terbuka (open self file unit), lemari lima laci (five-drawer file cabinet), dan roll opack. Alat ini hanya mampu dimiliki oleh rumah sakit tertentu karena harganya yang sangat mahal. Rak terbuka dianjurkan karena harganya lebih murah, petugas dapat mengambil dan menyimpan rekam medis lebih cepat, dan menghemat ruangan dengan menampung lebih banyak rekam medis dan tidak terlalu makan tempat. Harus tersedia rak-rak penyimpanan yang dapat diangkat dengan mudah atau rak-rak beroda.6. Jarak antara dua buah rak untuk lalu lalang, dianjurkan selebar 90 cm. Jika menggunakan lemari lima laci dijejer satu baris, ruangan lowong didepannya harus 90 cm, jika diletakkan saling berhadapan harus disediakan ruang lowong paling tidak 150 cm, untuk memungkinkan membuka laci-laci tersebut. Lemari lima laci memang tampak lebih rapi dan rekam medis terlindungdari debu dan kotoran dari luar. Pemeliharaan kebersihan yang baik, akan memelihara rekam medis tetap rapi dalam hal penggunaan rak-rak terbuka. Faktor-faktor keselamatan harus diutamakan pada bagian penyimpanan rekam medis (Depkes, 1991).K. Petugas Rekam Medis Petugas rekam medis menjadi aspek utama dalam sirkulasi rekam medis sebuah rumah sakit. Petugas rekam medis mempunyai tugas dan tanggung jawab yang besar dalam menjaga keutuhan sebuah rekam medis. Petugas rekam medis diharapkan benar-benar mengetahui seluk beluk dari rekam medis secara luas dan mendalam.Menurut Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia (2007 :7), seorang pegawai rekam medis harus memiliki kualifikasi pendidikan sebagai berikut :1. Diploma 3 (D3) Rekam Medis dan Informasi Kesehatan yang ditempuh selama 6 (enam) semester, dengan gelar Ahli Madya. 2. Diploma 4 (D4) Manajemen Informasi Kesehatan yang ditempuh selama 8 (delapan) semester, dengan gelar Sarjana Sains Terapan MIK. 3. Strata 1 (S1) Manajemen Informasi Kesehatan yang di tempuh selama 8 (delapan) semester, dengan gelar Sarjana Manajemen Informasi Kesehatan.4. Strata 2 (S2) Manajemen Informasi Kesehatan yang ditempuh selama 4 (empat) semester, dengan gelar Magister Manajemen Informasi Kesehatan.Petugas rekam medis selaku pihak pengelola rekam medis yang merupakan arsip vital harus memiliki syarat-syarat sebagai berikut :1. Teliti, dalam hal ini ketelitian diperlukan agar dapat membedakan perkataan, nama atau angka yang sepintas lalu nampaknya bersamaan. 2. Cerdas, setiap petugas arsip harus mampu menggunakan pikirannya dengan baik, mempunyai daya ingat yang tajam sehingga tidak muda lupa. 3. Penuh minat dan perhatian terhadap tugas dan pekerjaan yang menjadi tanggung jawabnya. 4. Rapi, setiap petugas harus mampu menciptakan dan menjaga kerapian, kebersihan dan ketertiban terhadap arsip yang disimpan. 5. Tekun dalam melaksanakan tugas. 6. Mampu memegang/menyimpan rahasia. 7. Mampu mengadakan hubungan yang baik dengan semua pihak. 8. Memiliki keahlian dalam bidang kearsipan (Wursanto, 1991) Menurut Keputusan MenKes No.377/Menkes/SK/III/2007, seorang pegawai rekam medis atau perekam medis harus memiliki kompetensi. Kompetensi tersebut meliputi:1. Klasifikasi dan Kodifikasi Penyakit dan Masalah- masalah yang Berkaitan dengan Kesehatan dan Tindakan-tindakan Medis Dalam hal ini perekam medis mampu menetapkan kode penyakit dan tindakan dengan tepat sesuai dengan klasifikasi yang diberlakukan di Indonesia (ICD- 10). 2. Aspek Hukum dan Etika Profesi Perekam medis mampu melakukan tugas dalam memberikan pelayanan rekam medis dan informasi kesehatan yang bermutu tinggi dengan memperhatikan perundangan dan etika profesi yang berlaku. 3. Manajemen Rekam Medis dan Informasi Kesehatan Perekam medis mampu mengelola rekam medis dan informasi kesehatan untuk memenuhi kebutuhan layanan medis, administrasi, dan kebutuhan informasi kesehatan sebagai bahan pengambilan keputusan di bidang kesehatan. 4. Menjaga Mutu Rekam Medis Perekam medis mampu merencanakan, melaksanakan mengevaluasi dan menilai mutu rekam medis. 5. Statistik Kesehatan Perekam medis mampu menggunakan statistik kesehatan untuk menghasilkan informasi dan perkiraan (forcasting). 6. Manajemen Unit Kerja Manajemen Informasi Kesehatan / Rekam Medis Perekam medis mampu mengelola unit kerja yang berhubungan dengan perencanaan, pengorganisasian, penataan dan pengontrolan unit kerja manajemen informasi kesehatan (MIK/ rekam medis di instalasi pelayanan kesehatan. 7. Kemitraan Profesi Perekam medis mampu berkolaborasi inter dan intra profesi yang terkait dalam pelayanan kesehatan. Melihat uraian diatas dapat disimpulkan bahwa seorang pegawai arsip atau rekam medis selain harus memiliki kualifikasi pendidikan yang ditentukan sebagai seorang pegawai rekam medis, seorang pegawai rekam medis harus pintar, cerdas, rapi, teliti, dan tekun dalam melaksanakan tugasnya. Syarat dan kualifkasi rekam medis yang diberlakukan ini berfungsi sebagai dasar peningkatan kualitas Sumber Daya Manusia dalam peningkatan kualitas pelayanan kesehatan rumah sakit. Selain itu, seorang perekam medis harus memiliki semua kompetensi seperti yang disebutkan di atas.L. Prosedur Kerja Tetap Instalasi Rekam Medis dan SIRS1. Penerimaan pasien rawat jalan baruSejak tahun 2014, sistem pelayanan pasien rawat jalan baru berbeda dengan sistem pelayanan yang selama ini dilakukan. Untuk pasien baru tersedia 3 loket, yaitu loket 1 untuk pasien Jamkesda, loket 2 untuk pasien BPJS, dan loket 3 untuk pasien umum. a. Petugas loket 1, 2, 3 : Menerima kelengkapan administrasi sesuai aturan pasien kemudian mewawancarai pasien. Input data dan print-out dengan sistem komputer identitas pasien sesuai KTP/SIM dan lain-lain. Membuat print-out Kartu Identitas Berobat (KIB) untuk diserahkan kepada pasien. Membuat print-out Kartu Poliklinik untuk diserahkan kepada petugas poliklinik. Khusus untuk pasien BPJS dan Jamkesda, petugas juga bertugas membuat print out SEP (Surat Eligibilitas Peserta) dan Formulir Catatan Verifikasi. Mencatat nama pasien dan nomor rekam medis pada buku ekspedisi dan menyerahkan rekam medis kepada petugas transportasi untuk diserahkan kepada perawat di poliklinik. Berdasarkan duplikat print-out data identitas pasien, setelah selesai pelayanan petugas mengisi buku register induk (bank nomor). print-out rekapitulasi harian pasien pengunjung rawat jalan baru.b. Pelaksanaan pembuatan/penyimpanan KIUP : Berdasarkan sistem yang baru, KIUP kini dibuat dengan sistem elektronik dan tersimpan dalam computer.2. Penerimaan pasien rawat jalan ulang, datang tanpa perjanjiana. Petugas loket 8 dan 9 (pelaksana penerima pasien rawat jalan lama). Menerima dan meneliti kelengkapan administrasi pasien yaitu : KIB, karcis, kartu sehat, kartu pengenal askes, rujukan intern/mutasi poliklinik tujuan pasien. Mencatat nomor rekam medis, nama pasien, poliklinik yang dituju, tanggal kunjungan dan cara pembayaran kedalam kertas slip keluar rekam medis untuk dimasukkan kedalam tracer. Khusus untuk pasien BPJS dan Jamkesda, petugas mencetak kembali SEP dan Formulir Catatan Verifikasi Mencetak lembar permintaan poliklinik sebagai catatan bagi petugas rekam medis untuk mengetahui posisi rekam medis di poliklinik. Mengembalikan KIB, potongan karcis dan potongan kartu sehat pada pasien dan mempersilakan pasien menuju poliklinik. b. Pelaksanaan penyimpanan/pengeluaran rekam medis Mencari posisi rekam medis dalam rak. Mengeluarkan rekam medis dari rak dan meletakkan tracer ditempat rekam medis yang dikeluarkan. Petugas loket 10 dan 11 input register penerimaan pasien ulang sesuai format dengan komputer master/transaksi. Menyerahkan rekam medis kepada petugas transportasi. 3. Penerimaan pasien rawat jalan ulang, datang dengan perjanjiana. Perawat poliklinikMembuat surat perjanjian rangkap 3 sesuai format RM 3 yaitu : RM 3a untuk pasien, RM 3b untuk petugas loket 8 atau 9 dan RM 3c untuk poliklinik.b. Petugas loket 8 atau 9Menerima dan meneliti surat perjanjian, mengisi buku daftar surat perjanjian yang berisi data tanggal kunjungan yang direncanakan, nama pasien dan poliklinik tujuan, kemudian menyerahkan daftar perjanjian ke urusan penyimpanan Cq pelaksana pelacakan rekam medisc. Pelaksana pelacak rekam medisMenyusun daftar perjanjian per hari, sehari sebelum tanggal perjanjian, membuat slip keluar rekam medis, mengeluarkan rekam medis dari rak dan meletakkan tracer pada posisi rekam medis, kemudian menyusun rekam medis sistem perjanjian pada rak-rak sesuai poliklinik tujuan.Setelah penerimaan pasien rawat jalan baru, pasien rawat jalan ulang datang tanpa perjanjian dan paisen rawat jalan ulang datang dengan perjanjian selesai, berkas rekam medis diserahkan kepada petugas transportasi.Petugas transportasi rekam medis : Menerima/meneliti poliklinik tujuan rekam medis. Mengantar dan menyerahterimakan berkas rekam medis kepada perawat poliklinik sesuai ekspedisi. Setiap jam 13.00 s/d 14.00 mengambil serah terima kembali semua rekam medis dari poliklinik ke sub bagian reekam medis sesuai ekspedisi pagi hari.Setelah selesai pemeriksaan di poliklinik, ada 4 (empat) kemungkinan yang terjadi yaitu :1. Pasien boleh pulang dengan diberi resep atau tidak diberi resep 2. Perlu diadakan pemeriksaan lanjutan Dokter menentukan tanggal dan jam untuk kunjungan berikut dengan mengisi formulir perjanjian. Apabila perlu pemeriksaan laboratorium, kepada pasien deberikan surat permintaan laboratorium. Bila hasil foto dan pemeriksaan lainnya tidak selesai dilaksanakan pada hari yang sama kepada pasien diberikan surat perjanjian. Apabila diadakan pemeriksaan EEG,EKG, EMG dll, dokter menulis permintaan pemeriksaan. Berkas rekam medis dan pasien dibawah oleh perawat ketempat pemeriksaan yaitu pada Instalasi Diagnostik Terpadu (IDT) atau ke Radiologi. Rekam medis di kembalikan kepada perawat yang membawa pasien tersebut untuk di bawah kembali ke poliklinik asal. Bila konsultasi hasil pemeriksaan tidak dapat dilakukan pada hari yang sama, kepada pasien diberikan surat perjanjian. Berkas rekam medis tetap dikembalikan ke sub bagian rekam medis.3. Konsultasi ke poliklinik lain Dokter poliklinik menulis permohonan konsul Perawat mengantarkan berkas rekam medis dan pasien ke poliklinik yang dimintakan konsultasi Berkas rekam medis dikembalikan ke poliklinik yang mengirim 4. Pasien perlu rawat (opname) Dokter membuat surat perintah rawat, rekam medis pasien bersama pasiennya dibawa oleh perawat ke sub bagian rekam medis dan melapor ke loket 13. (RSU Gunungsitoli, 2000).M. Alur Kerja Rekam Medis Pasien Rawat Jalan Pasien rawat jalan baru maupun rawat jalan ulang, melapor ke loket penerimaan pasien. Petugas penerimaan pasien rawat jalan baru mewawancarai sambil mendata pasien. Setelah pasien selesai didata, petugas penerima pasien baru menyerahkan rekam medisnya kepada petugas transportasi. Pasien rawat jalan ulang, petugas loket 8 atau 9 mencatat nomor rekam medis, nama pasien, poliklinik yang dituju, tanggal kunjungan dan cara pembayaran kedalam kertas slip keluar rekam medis untuk dimasukkan kedalam tracer untuk diserahkan kepada petugas penyimpan. Petugas penyimpanan mengambil rekam medis dari rak, sesudah registrasi pasien rawat jalan ulang, rekam medis diserahkan kepada petugas transportasi. Petugas transportasi mengantarkan berkas rekam medis kepoliklinik. Setelah selesai jam pelayanan di poliklinik, petugas transportasi mengambil rekam medis sesuai ekspedisi keluar rekam medis.Rekam medis diserahkan ke urusan pengolahan untuk diberi nomor kode diagnosa sesuai buku ICD X dengan menggunakan sistem komputer (koding). Selanjutnya rekam medis diserahkan ke urusan pemantau untuk memeriksa kelengkapan lembaran-lembaran rekam medis dan menuliskan nama pasien pada folder (sampul) rekam medis pasien baru. Rekam medis diserahkan ke urusan penyimpanan untuk disimpan.

II. ANALISIS SWOT DI BIDANG KESEHATANAnalisa SWOT adalah suatu metode perencanaan strategis yang digunakan untuk mengevaluasi faktor-faktor yang menjadi kekuatan (Strengths), Kelemahan (Weaknesses), Peluang (Opportunities), dan Ancaman (Threats) yang mungkin terjadi dalam mencapai suatu tujuan dari kegiatan proyek/kegiatan usaha atau institusi/lembaga dalam skala yang lebih luas. Untuk keperluan tersebut diperlukan kajian dari aspek lingkungan baik yang berasal dari lingkungan internal maupun eskternal yang mempengaruhi pola strategi institusi/lembaga dalam mencapai tujuan (Bryson, 2000).Metode SWOT pertama kali digunakan oleh Albert Humphrey yang melakukan penelitian di Stamford University pada tahun 1960-1970 dengan analisa perusahaan yang bersumber dalam Fortune 500. Meskipun demikian, jika ditarik lebih ke belakang analisa ini telah ada sejak tahun 1920-an sebagai bagian dari Harvard Policy Model yang dikembangkan di Harvard Business School. Namun pada saat pertama kali digunakan terdapat beberapa kelemahan utama di antaranya analisa yang dibuat masih bersifat deskripstif dan belum/tidak menghubungkan dengan strategi-strategi yang mungkin bisa dikembangkan dari analisa kekuatan-kelemahan yang telah dilakukan (Sulaeman, 2012).1. Strength (kekuatan) adalah faktor-faktor kekuatan internal yang dimiliki oleh suatu organisasi layanan kesehatan, seperti kompetensi khusus yang dimiliki organisasi layanan kesehatan, sehingga memiliki keunggulan kompetitif dalam pasaran. 2. Weakness (kelemahan) adalah keterbatasan atau kekurangan internal dalam hal sumber daya, keterampilan, kemampuandan produk jasa layanan kesehatan yang menjadi penghalang serius bagi penampilan kinerja organisasi layanan kesehatan.3. Opportunity (kesempatan/peluang) adalah berbagai situasi lingkungan eksternal organisasi layanan kesehatan yang menguntungkan bagi organisasi.4. Threat (ancaman/rintangan/tantangan) merupakan kebalikan dari peluang. Dengan demikian ancaman adalah faktor-faktor lingkungan eksternal organisasi layanan kesehatan yang tidak menguntungkan organisasi. (Sulaeman, 2012).Analisis SWOT merupakan bagian dari proses perencanaan. Hal utama yang ditekankan adalah bahwa dalam proses perencanaan tersebut, suatu organisasi membutuhkan penilaian mengenai kondisi saat ini dan gambaran ke depan yang mempengaruhi proses pencapaian tujuan organisasi. Dengan analisa SWOT akan didapatkan karakteristik dari kekuatan utama, kekuatan tambahan, faktor netral, kelemahan utama dan kelemahan tambahan berdasarkan analisa lingkungan internal dan eksternal yang dilakukan (Sulaeman, 2012).Analisa SWOT juga diterapkan dalam bidang organisasi kesehatan seperti puskesmas. Puskesmas sebagai unit pelaksana teknis dari dinas kesehatan kabupaten atau kota, harus mempunyai komitmen untuk memberikan layanan kesehatan yang berkualitas bagi masyarakat. Puskesmas mempunyai beberapa fungsi, yaitu sebagai pusat penggerak pembangunan berwawasan kesehatan, pusat pemberdayaan masyarakat, dan pusat pelayanan kesehatan strata pertama (Depkes RI, 2004). Faktorfaktor yang berpengaruh terhadap pelayanan kesehatan di puskesmas antara lain faktor tenaga medis dan faktor kebijakan manajemen oleh pimpinan puskesmas. Dengan kata lain, manusia (SDM) dalam ruang lingkup puskesmas yang bersangkutan. Permasalahan manajemen SDM ini adalah masalah yang lazim ditemukan sehari-hari di puskesmas. Selain itu, masalah kesehatan masyarakat yang dapat terjadi juga bervariasi. Sehingga diperlukan metode untuk menyelesaikan masalah kesehatan masyarakat yang ada. Sama halnya dengan rumah sakit dan lingkungan organisasi lainnya, berbagai permasalahan ini salah satunya dapat diatasi dengan analisis SWOT yang bertujuan menyusun strategi penyelesaian masalah (Sulaeman, 2012).Prinsip utama manajemen strategis pada organisasi layanan kesehatan adalah organisasi layanan kesehatan harus merumuskan strategi untuk memanfaatkan peluang eksternal dan untuk menghindari atau mengurangi dampak ancaman eksternal organisasi layanan kesehatan. Oleh karena itu, mengenali, memantau dan mengevaluasi peluang dan ancaman eksternal organisasi layanan kesehatan merupakan kegiatan penting bagi keberhasilan organisasi layanan kesehatan. Analisis SWOT dapat diterapkan dalam tiga bentuk dalam membuat keputusan strategik, yaitu:1. Analisis SWOT memungkinkan penggunaan kerangka berpikir yang logis dan holistik yang menyangkut situasi dimana organisasi berada, identifikasi dan analisis berbagai alternatif yang layak dipertimbangkan dan menentukan pilihan alternatif yang diperkirakan paling ampuh.2. Membandingkan secara sistematis antara peluang dan ancaman eksternal di satu pihak serta kekuatan dan kelemahan internal organisasi di lain pihak, sehingga dapat mengidentifikasi dan mengenali salah satu dari empat kuadran.3. Analisis SWOT tidak terletak hanya pada penempatan organisasi pada kuadran tertentu akan tetapi memungkinkan untuk melihat posisi organisasi yang sedang dianalisis secara menyeluruh dari aspek produk jasa layanan kesehatan yang dihasilkan dan pasar yang dilayani.Maksud utama penerapan analisis ini ialah mengindentifikasi dan mengenali satu dari empat pola yang bersifat khas dalam keselarasan situasi internal dan eksternal yang dihadapi oleh satuan organisasi layanan kesehatan. Kesempatan pola tersebut digambarkan dalam empat kuadran.1. Kuadran 1: Merupakan situasi yang paling digambarkan dan paling menguntungkan karena organisasi layanan kesehatan menghadapi berbagai peluang lingkungan dan memiliki berbagai kekuatan yang mendorong pemanfaatan berbagai peluang tersebut.2. Kuadran 2: Organisasi layanan kesehatan menghadapi berbagai ancaman lingkungan yang tidak menguntungkan, namun memiliki berbagai kekuatan internal.3. Kuadran 3: Menunjukkan posisi suatu organisasi layanan kesehatan yang menghadapi peluang pasar yang besar di satu pihak akan tetapi memiliki berbagai kendala/keterbatasan kemampuan berbagai kelemahan organisasi layanan kesehatan.4. Kuadran 4: Organisasi layanan kesehatan menghadapi kondisi yang paling buruk karena harus menghadapi tantangan besar yang bersumber dari lingkungan eksternal organisasi pada waktu yang bersamaan dilanda berbagai kelemahan internal organisasi kritikal.Analisis SWOT dapat disajikan dalam matriks model David (2004), dikenal sebagai Matriks Threat-Opportunity-Weakness-Strength (TOWS) atau matriks SWOT, yaitu perangkat pencocokan yang membantu stake holders mengembangkan empat tipe strategi: Strategi SO (strength-opportunity), Strategi WO (weakness-opportunity), Strategi ST (strength-threat), dan Strategi WT (weakness-threat). Mencocokkan faktor-faktor eksternal dan internal merupakan bagian yang sangat sulit dalam mengembangkan matriks TOWS dan memerlukan penilaian yang obyektif dan tidak ada sekumpulan kecocokan yang paling baik.Ada delapan langkah yang diperlukan untuk menyusun Matriks TOWS, yaitu:1. Tulis peluang eksternal kunci organisasi layanan kesahatan.2. Tulis ancaman eksternal kunci organisasi layanan kesehatan.3. Tulis kekuatan internal kunci organisasi layanan kesehatan.4. Tulis kelemahan internal kunci organisasi layanan kesehatan.5. Cocokan kekuatan internal dengan peluang eksternal organisasi layanan kesehatan dan catatlah Strategi SO dalam sel yang sudah ditentukan.6. Cocokan kelemahan internal dengan peluang eksternal organisasi layanan kesehatan dan catatlah Strategi WO dalam sel yang sudah ditentukan.7. Cocokan kekuatan internal dengan ancaman eksternal organisasi layanan kesehatan dan catatlah Strategi ST dalam sel yang sudah ditentukan.8. Cocokan kekuatan internal dengan ancaman eksternal dan catatlah Strategi WT dalam sel yang sudah ditentukan.(Sulaeman, 2012).

BAB IIIPEMBAHASAN

A. Pelaksanaan Rekam Medis di RSUD DukoharjoSistem pengelolaan rekam medis di RSUD Sukoharjo termasuk dalam jenis rekam medis konvensional dimana rekam medis masih dalam bentuk berkas yang disimpan di dalam map yang berisikan riwayat kesehatan pasien selama mendapat pelayanan kesehatan di RSUD Sukoharjo. RSUD Sukoharjo sudah menggunakan sistem komputerisasi sejak tahun 2012 akan tetapi bentuk pelayanannya masih dengan manual dan registrasi komputerisasi dimana pengolahan rekam medis yang secara komputerisasi masih terbatas pada sistem registrasi dan catatan poliklinik sedangkan lembaran administrasi dan medis masih diolah secara manual. Selain itu, kekurangannya adalah berkas-berkas rekam medis sebelum tahun 2012 masih belum terdaftar secara komputerisasi. Sistem penamaan sudah sesuai dengan peraturan yang tercantum dalam buku petunjuk penyelenggaraan rekam medis rumah sakit yang diterbitkan oleh Depkes tahun 1991 dimana nama pasien harus lengkap, minimal terdiri dari dua suku kata dan ditulis dengan huruf cetak dan ejaan yang yang disempurnakan. Diakhir nama pasien berjenis kelamin perempuan diberikan tambahan Ny. Atau Nn. sesuai dengan statusnya. Sistem penomoran rekam medis dilakukan dengan pemberian nomor cara unit/ Unit numbering system. Sistem ini hanya memberikan satu unit nomor rekam medis kepada satu pasien yang dapat digunakan baik dalam rawat jalan maupun rawat inap seumur hidup. Akan tetapi, apabila terjadi missing file dimana file tidak dapat ditemukan, maka pasien akan diberikan rekam medis yang baru kemudian rekam medis yang lama dicari kembali untuk disatukan dengan yang baru sehingga pasien tersebut hanya mempunyai satu rekam medis yang tersimpan dibawah satu nomor. Pemberian nomor cara unit dianggap sebagai cara yang paling baik digunakan diantara ketiga sistem penomoran rekam medis karena dengan cara ini seorang pasien hanya memiliki satu nomor setiap kunjungan ke rumah sakit sehingga data terkumpul dalam satu map (folder) yang dapat dengan cepat memberikan gambaran lengkap mengenai riwayat penyakit dan pengobatan seorang pasien kepada rumah sakit maupun staf medis lainnya dan juga menghilangkan kerepotan mencari/mengumpulkan rekam medis pasien yang terpisah-pisah seperti pada sistem seri, serta menghilangkan kerepotan mengambil rekam medis lama untuk disimpan ke nomor baru seperti dalam sistem seri unit.Sistem penyimpanan rekam medis di RSUD Sukoharjo menggunakan sistem sentralisasi dan numerik. Sistem sentralisasi dilakukan dengan penyimpanan rekam medis pasien dalam satu kesatuan baik dimana catatan kunjungan poliklinik maupun catatan selama seorang pasien dirawat disimpan pada satu tempat yaitu bagian rekam medis. Sedangkan sistem numerik menandakan rekam medis disimpan berdasarkan urutan angka atau nomor. Sistem penyimpanan di RSUD Sukoharjo menggunakan sistem angka akhir (terminal digit filing system) dengan melihat 2 (dua) angka terakhir dari 6 (enam) angka yang tercantum dalam rekam medis. Sistem inilah yang memiliki lebih banyak kelebihan dibandingkan kelemahan dan dianggap paling ideal. Sistem pengambilan rekam medis sudah sesuai dengan Buku Petunjuk Penyelenggaraan Rekam Medis Rumah Sakit yang diatur oleh Depkes tahun 1991 dimana rekam medis hanya dapat diambil oleh petugas rekam medis. Terdapat buku peminjaman rekam medis yang harus diisi jika ada pihak yang meminjam berkas rekam medis dengan alasan yang dapat diterima serta terdapat petunjuk keluar berupa kartu poli sebagai pengganti pada tempat rekam medis yang diambil dari rak penyimpanan dan tetap berada di rak tersebut sampai rekam medis yang diambil kembali. Akan tetapi, RSUD Sukoharjo memiliki kendala pengadaan dana dalam hal penyimpanan rekam medis dengan menggunakan kode warna sehingga map belum dapat dibedakan untuk mencegah terjadinya kekeliruan dalam penyimpanan. Sistem pengangkutan rekam medis dengan cara manual dimana rekam medis diambil dan diantarkan langsung oleh petugas rekam medis ke bagian yang dituju untuk mengurangi terjadinya rekam medis yang hilang saat pengangkutan. Sedangkan sistem retensi sudah sesuai dengan Buku Petunjuk Penyelenggaraan Rekam Medis Rumah Sakit oleh Depkes tahun 1991 yang menyatakan rekam medis tidak aktif apabila selama 5 tahun terakhi rekam medis tersebut tidak digunakan lagi. Akan tetapi, pelaksanaan pemusnahan rekam medis inaktif belum pernah dilaksanakan oleh sub bagian rekam medis RSUD Sukoharjo hingga saat ini. Ruang pengelolaan rekam medis masih belum memenuhi seluruh aspek standart ruang penyimpanan rekam medis yang baik. Penilaian terhadap ruang rekam medis di RSUD Sukoharjo yakni Ruangan terlalu lembab karena tidak ber-AC yang dapat memungkinkan untuk tumbuhnya jamur, ngengat, rayap dan sebagainya yang merupakan pemakan kertas atau dapat merusak kertas; Ruangan sudah cukup terang, hal ini sudah cukup baik karena ruang rekam medis sudah mendapat penerangan langsung secara alami lewat sinar matahari yang juga dapat membantu membasmi perusak kertas dan menghindari kelelahan penglihatan petugas; Ruangan sudah terpisah dari ruang kantor lain yang dimaksudkan untuk menjaga keamanan arsip-arsip tersebut mengingat bahwa arsip tersebut sifatnya rahasia, mengurangi lalu lintas pegawai lainnya, dan menghindari pegawai lain memasuki ruangan sehingga pencurian arsip dapat dihindari.Alat penyimpanan rekam medis yang dipakai adalah rak terbuka (open self file unit) dan roll opack. Namun jumlah roll opack hanya sebagian dan hanya digunakan untuk menyimpan rekam medis pasien hemodialisa. Sementara sisanya diletakkan dalam rak terbuka. Sedangkan untuk jarak antar dua buah rak kurang lebih sudah memenuhi standar menurut Depkes RI, yaitu kurang lebih 90cm. Hal ini sebagai syarat untuk memudahkan lalu lalang petugas rekam medis. Untuk keteraturan penataan masih terlihat berantakan, namun tetap tertata sesuai dengan penomoran rekam medis tiap raknya.Untuk petugas rekam medis di RSUD Sukoharjo bervariasi dari segi pendidikan, dimulai dari D3, D4, S1, dan S2. Sehingga sudah sangat mampu untuk melakukan pengelolaan dengan baik sesuai dengan syarat teliti, cerdas, penuh minta, rapi, tekun, mampu menyimpan rahasia, mampu mengadakan hubungan baik dan memiliki keahlian dalam bidang kearsipan.Untuk alur penggunan rekam medis di RSUD Sukoharjo terutama untuk pasien rawat jalan adalah pasien rawat jalan baru maupun rawat jalan ulang, melapor ke loket penerimaan pasien. Petugas penerimaan pasien rawat jalan baru mewawancarai sambil mendata pasien. Setelah pasien selesai didata, petugas penerima pasien baru menyerahkan rekam medisnya kepada petugas transportasi. Pasien rawat jalan ulang, petugas loket 8 atau 9 mencatat nomor rekam medis, nama pasien, poliklinik yang dituju, tanggal kunjungan dan cara pembayaran kedalam kertas slip keluar rekam medis untuk dimasukkan kedalam tracer untuk diserahkan kepada petugas penyimpan. Petugas penyimpanan mengambil rekam medis dari rak, sesudah registrasi pasien rawat jalan ulang, rekam medis diserahkan kepada petugas transportasi. Petugas transportasi mengantarkan berkas rekam medis kepoliklinik. Setelah selesai jam pelayanan di poliklinik, petugas transportasi mengambil rekam medis sesuai ekspedisi keluar rekam medis.Rekam medis diserahkan ke urusan pengolahan untuk diberi nomor kode diagnosa sesuai buku ICD X dengan menggunakan sistem komputer (koding). Selanjutnya rekam medis diserahkan ke urusan pemantau untuk memeriksa kelengkapan lembaran-lembaran rekam medis dan menuliskan nama pasien pada folder (sampul) rekam medis pasien baru. Rekam medis diserahkan ke urusan penyimpanan untuk disimpan.

Pasien rawat jalanPasien baruPasien lamaPendaftaranMendapatkan nomor rekam medis baruPencarian nomor rekam medis lama oleh petugas melalui data sistem informasi RS Pasien menunggu antrian pelayanan di ruang tunggu poli rawat jalan Pasien menunggu antrian pelayanan di ruang tunggu poli rawat jalanPengambilan dan pengiriman buku rekam medis pasien ke poli yang dituju oleh petugas rekam medisPermintaan pengambilan buku rekam medis baru ke petugas rekam medis (diketahui melalui sistem informasi RS)Pasien mendapatkan pelayanan di poli rawat jalanPasien mendapatkan lembar/bukti register/pendaftaranPasien menyerahkan bukti pendaftaran ke poli rawat jalan yang ditujuuPasien mendapatkan pelayanan di poli rawat jalanRekam medis diisi oleh dokter (di buku rekam medis dan sistem informasi RS)Pengembalian buku rekam medis pasien ke ruang rekam medis oleh petugasPasien menyerahkan bukti pendaftaran ke poli rawat jalan yang ditujuuPasien mendapatkan lembar/bukti register/pendaftaranPermintaan pengambilan buku rekam medis lama pasien ke petugas rekam medis (diketahui melalui sistem informasi RS)

Alur Rekam Medis Pasien Rawat Jalan RSUD SukoarjoKeterangan : : alur rekam medis : alur pasien rawat jalan (hingga mendapatkan pelayanan)(RSUD Sukoharjo menggunakan sistem informasi RS (sistem komputerisasi) sejak tahun 2012).B. Analisis SWOT Sistem Rekam Medis di RSUD SukoharjoTabel 2. Analisis SWOT Rekam Medis RSUD Sukoharjo

SW

OT1. Strength Sistem penyimpanan rekam medis sudah dengan metode sentralisasi sehingga memperkecil kemungkinan duplikasi rekam medis serta meningkatkan efisiensi kerja petugas Sistem penomoran rekam medis sudah menggunakan unit numbering system sehingga memudahkan penyimpanan dan pencarian dokumen rekam medis Jumlah sumber daya manusia dalam pengelolaan rekam medis cukup Fasilitas ruang penyimpanan rekam medis cukup luas Adanya komitmen dan dukungan dari rumah sakit untuk meningkatkan kualitas pengelolaan rekam medis Bantuan dana untuk pengembangan rekam medis dialokasikan langsung dari rumah sakit2. Weakness Pelayanan rekam medis masih menggunakan kombinasi dari paper based documents dan sistem komputerisasi Pelayanan dengan sistem paper based menyebabkan pencarian data lebih sulit dan tidak efisien, selain itu terdapat kemungkinan berkas tercecer atau hilang Pengisian rekam medis sering tidak lengkap Terdapat kemungkinan duplikasi data pasien Alur perjalanan rekam medis yang panjang dan memakan cukup banyak waktu Rekam medis rumah sakit hanya memiliki data pasien dalam kurun waktu tertentu Pencarian berkas rekam medis memakan waktu lama Perawatan rekam medis yang kurang baik dan kurang rapi Kurangnya pengadaan fasilitas atau teknologi yang canggih untuk pengelolaan rekam medis Belum adanya regulasi atau aturan dari rumah sakit mengenai sanksi bagi setiap tenaga kesehatan yang melalaikan tugas melengkapi rekam medis seusai pelayanan Tulisan tenaga medis seringkali sulit dibaca Belum semua tenaga medis memahami penggunaan sistem komputerisasi

3. Opportunity Kemajuan dalam bidang ilmu pengetahuan dan teknologi Kemajuan perkembangan dari sistem komputerisasi Semakin meningkatnya tingkat pendidikan dan pengetahuan masyarakat Telah dikembangkannya berbagai buku pedoman dan referensi mengenai pengelolaan rekam medis Semakin meningkatnya kegiatan studi dan penelitian observatif analitik mengenai sistem pengelolaan rekam medis Kegiatan audit rekam medis membantu memberikan solusi mengenai kendala dan kekurangan dalam pengelolaan maupun pelayanan rekam medis

Strategi SO Menggunakan dana untuk meningkatkan sistem penyimpanan rekam medis yang disesuaikan dengan kemajuan pengetahuan dan teknologi Pengembangan sistem pengelolaan rekam medis yang berdasarkan pedoman yang paling baru Mengirim petugas rekam medis workshop pengelolaan rekam medis secara rutin untuk pembaruan sistem pengelolaan Menjadwalkan pemeliharaan data maupun infrastruktur rekam medis secara teratur Merencanakan pembangunan infrastruktur dan pengembangan sistem komputerisasi secara menyeluruh pada fasilitas rekam medis kedepannyaStrategi WO Memperbarui sistem pengelolaan rekam medis menjadi sistem komputerisasi secara penuh untuk mempermudah pengisian, penyimpanan data, maupun pengelolaan rekam medis Memperbaiki sistem retensi dan pemusnahan rekam medis disertai perluasan fasilitas penyimppanan sehingga data dapat disimpan dalam kurun waktu yang lebih lama Merapihkan dan menata dokumen rekam medis secara teratur untuk mempermudah pencarian Menggunakan dana yang tersedia untuk menambah sarana dan prasarana pengelolaan rekam medis Memperbaiki alur atau membuat suatu jalur pengiriman khusus rekam medis sehingga dokumen cepat sampai di ruang penyimpanan Pelatihan sistem komputerisasi kepada seluruh petugas rekam medis

4. Threat Pasien tidak mau mengantre sebagai pasien lama dibandingkan dengan mengantre sebagai pasien baru Pasien yang lupa atau tidak paham penggunaan nomor RM sebagai nomor tetap sepanjang riwayat pemeriksaan Munculnya serangan hacker/peretas yang dapat mengganggu stabilitas sistem pencatatan dan pelayanan rekam medis Munculnya berbagai virus-virus komputer yang mengancam data-data rekam medis pasien yang sudah terkomputerisasi Kondisi mendadak berupa listrik padam atau komputer error saat sedang menginput data

Strategi ST Membuat suatu sistem yang menghubungkan identitas pasien dengan dokumen rekam medis pasien tersebut secara otomatis Meningkatkan keamanan data rekam medis menggunakan antivirus dan firewall untuk keamanan data pasien dari virus dan peretas secara online Mengoptimalkan sumber daya manusia yang ada untuk meningkatkan keamanan rekam medis secara fisik Membeli generator listrik untuk persiapan bila listrik padamStrategi WT Mengoptimalkan komunikasi antara petugas rekam medis dan tenaga medis untuk memastikan kelengkapan isi dan untuk menghindari salah pengartian isi rekam medis Membuat suatu sistem pengawasan yang membuat pasien lama tidak bisa mendaftar sebagai pasien baru Membuat kebijakan pemberian sanksi kepada tenaga medis yang tidak melengkapi rekam medis Merekrut teknisi yang bertugas merawat dan memperbaiki pada komputer

48

BAB IVPENUTUP

A. KesimpulanRumah Sakit Umum Daerah Sukoharjo memiliki sistem pengelolaan rekam medis yang cukup baik, untuk jenis rekam medis masih menggunakan rekam medis konvensional, bentuk pelayanan rekam medis sebagian manual dan sebagian sudah komputerisasi, sistem penamaan sudah sesuai dengan buku petunjuk penyelenggaraan rekam medis rumah sakit, sistem penomoran rekam medis menggunakan unit numbering system, sistem penyimpanan sentralisasi, sistem pengambilan sudah sesuai dengan buku petunjuk penyelenggaraan rekam medis rumah sakit, sistem pengangkutan manual, sistem retensi sudah sesuai dengan buku petunjuk penyelenggaraan rekam medis rumah sakit, ruang pengelolaan rekam medis belum memenuhi seluruh aspek standar ruang penyimpanan RM yang baik, isi rekam medis sudah sesuai dengan buku petunjuk penyelenggaraan rekam medis rumah sakit. Secara keseluruhan RSUD Sukoharjo sudah memiliki sistem pengelolaan rekam medis yang terstruktur.

B. Saran1. Diharapkan RSUD Sukoharjo memiliki bentuk pelayanan rekam medis komputerisasi secara keseluruhan. Sehingga akan mempersingkat waktu pelayanan.2. Untuk ruang rekam medis diharapkan bisa disesuaikan dengan standar ruang penyimpanan RM yang baik, selain menjaga kualitas dari rekam medis akan mempermudah petugas dalam mengelola rekam medis.3. Untuk petugas kesehatan yang mengisi rekam medis diharapkan bisa menulis rekam medis dengan lengkap dan menulis singkatan berdasarkan standar yang baku agar tidak mengalami kerancuan dikemudian hari

DAFTAR PUSTAKABryson, John M. (2000) Defining Public Administration: Selections from the International Encyclopedia of Public Policy and Administration, ed. Jay M. Shafritz. Boulder, CO: Westview Press. p.211

Depkes RI (1991). Petunjuk Teknis Penyelenggaraan Rekam Medis / Medical Record Rumah Sakit. Jakarta : DEPKES RI.

Depkes RI. (2004). Kebijakan Dasar Pusat Kesehatan Masyarakat. Keputusan Menteri Kesehatan RI Nomor 128/Menkes/SK/II/2004.

Depkes RI (2007). Peraturan Menteri Kesehatan RI No. 377/ MenKes/SK/ III/ 2007 tentang Standar Profesi Perekam Medis dan Informasi Kesehatan. Jakarta : DEPKES RI.

Hanafiah MJ dan Amir A (2009). Etika Kedokteran & Hukum Kesehatan Edisi 4. Jakarta: Penerbit Buku Kedokteran EGC.

Konsil Kedokteran Indonesia (2006). Manual Rekam Medis. Jakarta.

Menteri Kesehatan Republik Indonesia (2008). Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 269/Menkes/Per/III/2008 Tentang Rekam Medis. http://dinkes.surabaya.go.id/portal/files/permenkes/dok_dinkes_87.pdf. (Diakses tanggal 1 September 2014).

RSU Gunungsitoli (2000). Buku Pedoman Rumah Sakit Umum Gunungsitoli. Nias.

Sharpe dan Charles C (1999). Medical Records Review and Analysis. Westport: Greenwood Publishing Group Inc.

Sulaeman, Endang Sutisna (2012). Manajemen Masalah Kesehatan, Manajemen Strategik dan Operasional Program Serta Organisasi Layanan Kesehatan. Solo: UPT Penerbitan dan Pencetakan UNS (UNS Press).

Wursanto, IG (1991). Kearsipan I. Yogyakarta : Kanisius.