BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar belakang Melihat semakin pesatnya perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi pada saat ini, Universitas Negeri Semarang sebagai lembaga akademis yang berorientasi pada ilmu pengetahuan dan pendidikan, menetapkan kurikulum yang fleksibel dan mampu mengakomodasi perkembangan yang ada. Salah satunya dengan memberikan mata kuliah Praktek Kerja Lapangan (PKL) kepada mahasiswa. Dengan kerja praktek inilah, mahasiswa dituntut untuk dapat mengerti dan memahami pekerjaan di lapangan. Seluruh mahasiswa tidak hanya dituntut untuk memiliki ilmu pengetahuan di bidang prodinya semata, namun yang lebih penting adalah mahasiswa memiliki ketrampilan dan kemampuan untuk menerapkan ilmu yang telah diajarkan dan dimilikinya. Karena tidak menutup kemungkinan bahwa teori yang 1
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar belakang
Melihat semakin pesatnya perkembangan ilmu pengetahuan dan
teknologi pada saat ini, Universitas Negeri Semarang sebagai lembaga
akademis yang berorientasi pada ilmu pengetahuan dan pendidikan,
menetapkan kurikulum yang fleksibel dan mampu mengakomodasi
perkembangan yang ada. Salah satunya dengan memberikan mata kuliah
Praktek Kerja Lapangan (PKL) kepada mahasiswa. Dengan kerja praktek
inilah, mahasiswa dituntut untuk dapat mengerti dan memahami pekerjaan
di lapangan. Seluruh mahasiswa tidak hanya dituntut untuk memiliki ilmu
pengetahuan di bidang prodinya semata, namun yang lebih penting adalah
mahasiswa memiliki ketrampilan dan kemampuan untuk menerapkan ilmu
yang telah diajarkan dan dimilikinya. Karena tidak menutup kemungkinan
bahwa teori yang diterimanya dari bangku kuliah berbeda dengan masalah
yang dihadapi di lapangan nantinya.
Dinas Pendidikan Provinsi Jawa Tengah yang menjadi tempat
pelaksanaan kerja praktek menyediakan wadah untuk menerapkan ilmu
yang didapat saat kuliah pada dunia kerja, salah satunya pada bagian Umum
dan Kepegawaian yang mengurusi segala hal mengenai kepegawaian,arsip
dinas dan persuratan. Dalam pengarsipan baik surat masuk maupun surat
keluar pada Subbagian umum dan kepegawaian, disini dalam pemrosesan
surat masuk dan surat keluar belum menggunakan komputerisasi tetapi
1
masih secara manual, yaitu masih dicatat dalam bentuk sebuah buku. Hal ini
mengakibatkan surat, baik yang masuk maupun yang keluar terkesan
bersifat tidak dinamis dan sering terlambat di proses.
Komputerisasi di Indonesia pada saat ini maju pesat seiring dengan
berkembangnya ilmu pengetahuan dan teknologi serta telah banyak kita
temukan didalam dunia pendidikan, bisnis, maupun pemasaran. Di instansi
pemerintah pun banyak menggunakan sistem komputerisasi dalam pengolahan
data untuk menghasilkan informasi yang akurat dan cepat. Komputerisasi
merupakan penerapan dari teknologi komputer yang didukung oleh
kecanggihan software dan hardware serta sistem operasional yang handal.
Begitu pentingnya peran pengarsipan dalam menangani surat masuk
dan surat keluar tersebut dan makin berkembangnya teknologi komputer,
maka penulis mencoba untuk menerapkan sistem pengarsipan yang lama
dengan sistem pengarsipan yang lebih dinamis dan lebih cepat dalam
pemrosesannya yaitu dengan menggunakan sistem komputer, yang
diharapkan dapat lebih mempermudah dalam pengolahan data dan
mendapatkan informasi yang cepat sehingga kerja lebih efisien.
Berdasarkan hasil analisis tersebut, maka penulis mencoba untuk
menerapkan sistem pengarsipan dengan bantuan aplikasi Visual Basic 6
dan MySQL dan membuat laporan Praktik Kerja Lapangan (PKL) yang
berjudul “Sistem Informasi Kearsipan Surat Dinamis Dinas Pendidikan
Provinsi Jawa Tengah menggunakan Visual Basiv 6.0 dan MySQL Query
Browser”.
2
1.2 Tempat dan Tujuan Praktek Kerja Lapangan
Kerja praktek dilaksanakan pada tanggal 25 Juli – 09 September 2013
bertempat di Dinas Pendidikan Provinsi Jawa Tengah Jl. Pemuda No.132
Semarang, Jawa Tengah.
Tujuan dilaksanakannya Kerja Praktek ini adalah :
a. Memberikan praktek kerja secara langsung dan menggali berbagai
masalah yang timbul di lapangan serta membandingkannya dengan teori
yang diperoleh di bangku kuliah.
b. Meningkatkan ketrampilan dan wawasan dalam dunia kerja pada suatu
perusahaan.
1.3 Perumusan dan Batasan Masalah
Berdasarkan latar belakang yang telah terdeskripsikan, penulis
terinspirasi untuk menerapkan teknologi komputasi ke dalam kegiatan kerja
praktek di lapangan, dalam proses perekapan surat masuk dan surat keluar
masih dalam bentuk pembukuan.
Sehingga ruang lingkup dari laporan kerja praktek ini yaitu:
1. Bagaimana pembuatan aplikasi dan peran Sistem Informasi Kearsipan
Surat Dinamis Dinas Pendidikan Provinsi Jawa Tengah menggunakan
Visual Basiv 6.0 dan MySQL Query Browser ?
3
1.4 Metodologi
Metode yang dipakai dalam pembahasan laporan kerja praktek ini
adalah :
1. Perancangan Sistem
Menentukan sistem yang akan digunakan.
2. Instalasi Software pada Komputer
Dari hasil perancangan dilakukan realisasi yaitu instalasi pada komputer
dengan Software Microsoft Visual Basic 6 yang digunakan untuk mendesain
program, MySQL Query Browser sebagai software penyimpanan
databasenya dan VB MySQL Direct sebagai aplikasi penghubung kedua
software tersebut.
3. Pengujian Program
Pengujian program, untuk penanganan jika terhadap debugging pada syntax
program.
4. Analisa dan Kesimpulan.
1.5. Sistematika Penulisan
Untuk mengetahui gambaran isi laporan praktik kerja lapangan ini,
maka penulis membuat sistematika laporan praktik kerja lapangan. Secara
garis besar sistematika penulisan laporan ini dibagi menjadi 3 bagian yaitu:
1. Bagian awal yang terdiri dari halaman judul, halaman pengesahan, kata
pengantar, dan daftar isi.
4
2. Bagian Utama Laporan PKL
BAB I : PENDAHULUAN
Bab ini membahas tentang latar belakang, tempat
dan tujuan praktek kerja lapangan, perumusan dan
batasan masalah, metodelogi dan sistematika
penulisan.
BAB II : ISI
Pada bab ini dijelaskan tentang sejarah organisasi
Dinas Pendidikan Provinsi Jawa Tengah, Teori
Penunjang yang meliputi: Program, Data, Sistem
Basis Data, SQL, Kearsipan, Fungsi Surat,
Pengurusan Surat Masuk, Proses Surat Masuk dan
Proses Surat Keluar, kemudian dijelaskan juga
Proses Penginstalan Software, Desain aplikasi.
BAB III : PENUTUP
Pada bab ini akan disajikan simpulan dan saran.
3. Bagian akhir yang terdiri dari daftar pustaka dan daftar lampiran
5
BAB II
ISI
2.1. KANTOR DINAS PENDIDIKAN JAWA TENGAH
2.1.1 Sejarah Organisasi Dinas Pendidikan Jawa Tengah
Selama beberapa waktu Dinas Pendidikan Provinsi Jawa
Tengah telah mengalami beberapa perubahan baik dalam susunan
organisasi maupun lokasi kantor. Sebelum tahun 1982 hanya ada satu
instansi pemerintah di tingkat provinsi yang mengurus sistem
pendidikan di Jawa Tengah, yaitu Departemen Pendidikan dan
Kebudayaan Jawa Tengah yang berkantor di Jl. Ki Mangunsarkoro,
Semarang Selatan. Kemudian terdapat satu instansi lagi yang juga
mengurus pendidikan di Jawa Tengah yaitu Kantor Wilayah
Pendidikan dan Kebudayaan (Kanwil P dan K) Jawa Tengah yang
berkantor di Jl.Pemuda 134 Semarang. Pada tahun 2001 terdapat
kebijakan pemerintah yang menggabungkan kedua instansi ini menjadi
1 instansi dengan nama Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Jawa
Tengah. Instansi ini berkantor di Jl. Pemuda 134 Semarang. Karena
terjadi penggabungan dua instansi kantor di Jl. Pemuda 134 ini tidak
mencukupi untuk menampung pegawai yang ada, Dinas P dan K juga
menggunakan kantor eks Departemen Penerangan di Jl. Pemuda 136
Semarang. Pada tahun 2003 juga terdapat perubahan susunan
organisasi dengan terbitnya PP no. 8 tahun 2003 yang merombak dan
menyederhanakan susunan organisasi dinas.
6
Setelah berbagai perubahan tersebut pada tahun 2008 terjadi
pemisahan Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Jawa Tengah
menjadi Dinas Pendidikan Jawa Tengah dan Dinas Kebudayaan
dan Pariwisata Jawa Tengah. Dinas Kebudayaan dan Pariwisata
Jawa Tengah berkantor di Jl. Pemuda 136 Semarang sedangkan
Dinas Pendidikan Jawa Tengah berkantor di Jl. Pemuda 134 hingga
sekarang ( Profil Pendidikan Jawa Tengah, 2010: 4 ).
2.1.2 Visi dan Misi Dinas Pendidikan Jawa Tengah
VISI
"Pendidikan Cerdas,Berkualitas Tahun 2013”
MISI
Mewujudkan pemerataan memperoleh pendidikan.
Meningkatkan mutu pendidikan yang relevan dengan
kebutuhan masyarakat.
Meningkatkan pengelolaan pendidikan secara profesional
efektif dan efisien yang berkelanjutan.
2.1.3 Gambaran Praktek Kerja Lapangan di Dinas Pendidikan
Provinsi Jawa Tengah
Dinas Pendidikan Provinsi Jawa Tengah yang menjadi
tempat pelaksanaan PKL terdiri dari beberapa Bagian dan
Subbagian dimana di Bagian dan Subbagian inilah yang nantinya
menjadi penempatan praktek kerja lapangan sesuai dengan prodi
atau proposal yang diajukan oleh mahasiswa. Salah satu Bagian
7
yang menjadi penempatan praktek kerja lapangan penulis adalah di
bagian tata usaha Subbagian umum dan kepegawaian.
Subbagian Umum dan Kepegawaian bertanggung jawab
atas segala kearsipan dinas, arsip pegawai seperti slip gaji dan surat
perjalanan dinas, dan proses persuratan yang ada di dinas
pendidikan mulai dari proses surat masuk maupun proses surat
keluar. Di Subbagian Umum dan Kepegawaian penulis belajar
bagaimana urut-urutan atau proses pembuatan dan pengelolaan
arsip-arsip di Dinas Pendidikan Provinsi Jawa Tengah, namun
dalam prosesnya masih menggunakan cara penulisan manual
contohnya seperti pada proses surat masuk dan surat keluar. Pada
proses surat masuk dan surat keluar identitas surat mulai dari asal
surat, nomor surat, dan isi surat ditulis manual pada kertas form
surat masuk atau surat keluar kemudian di rekap kedalam buku.
Jadi apabila ingin mencari arsip surat terdahulu maka harus
mencari secara manual di buku rekapan yang pastinya
membutuhkan waktu yang cukup lama. Sehingga dengan adanya
Sistem Informasi Kearsipan Surat Dinamis Dinas Pendidikan
Provinsi Jawa Tengah Menggunakan Visual Basic 6.0 Dan
MySQL akan membuat proses pengarsipan surat masuk maupun
surat keluar menjadi lebih dinamis yaitu lebih efisien dari segi
waktu dan kinerja pegawai.
8
2.2 TEORI PENUNJANG
2.2.1 Program
Untuk mendukung berbagai aplikasi basis data diperlukan
perangkat lunak berupa program komputer. Aplikasi memerlukan Sistem
Manajemen Database (SMBD) dan sistem operasi. Selain itu banyak
aplikasi memerlukan satu atau lebih program aplikasi. Program aplikasi
dikembangkan oleh pemrogram atau pemakai, sedangkan SMBD dan
sistem operasi disediakan oleh vendor. Program aplikasi dikelompokkan
menjadi dua, yaitu : Program aplikasi yang dibuat dengan menggunakan
bahasa pemrograman baku seperti Pascal, Visual Basic, Visual Dephi,
Visual FoxPro dan lain-lain. Program tersebut mengakses SMBD melalui
pemanggilan sub-routine. Program aplikasi yang berisi program yang
ditulis dengan menggunakan bahasa yang dimiliki oleh produk SMBD,
misalnya dengan bahasa query/update yang interaktif. Untuk
menyelesaikan masalah-masalah yang lebih kompleks digunakan
pengembangan lebih lanjut dari bahasa tersebut (dengan instruksi yang
lebih panjang). SMBD menyediakan fasilitas untuk menyimpan urutan
perintah query/update tersebut. Untuk membuat program aplikasi
diperlukan SDM yang dapat menulis program dengan bahasa
pemrograman yang dipilih ( http://artikel2.com: Maret )
2.2.2 Data
Data untuk aplikasi basis data adalah basis data itu sendiri. Basis
data berisi: data sumber, meta data, kamus data, dan overhead data. Data
sumber adalah fakta yang disimpan didalam basis data, misalnya: nama,