LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN DIVISI OPERATIONAL I. PENDAHULUAN A. LATAR BELAKANG Alhamdullilah puji syukur kita Hadirat Allah SWT atas segala nikmat dan karuniNya kepada kita semua. Dalam 1 semester yang telah berlangsung, banyak sekali hal-hal yang sudah terjadi, baik itu hal yang positif atau negative. Hal yang positif sangat berguna dalam kelancaran kegiatan operasional perusahaan, tapi hal negative malah menghambat kegiatan operasional perusahaan. Oleh karena itu untuk melihat apakah hal-hal itu positif atau negative, maka dibikinlah laporan pertanggungjawaban. Laporan ini juga berguna untuk melihat di bagian mana terdapat hal yang positif ataupun negative. Sehingga untuk hal yang positive harus bisa tetap dipertahankan, sedangkan hal negative bisa terlihat penyebabnya dan bagaimana saran untuk penyelesaiannya. Operational Departement 2011-2012 terdiri dari beberapa sub divisi, yaitu : IT&Operational Administration, Operational Supervisor, dan IT Support. Beriku B. VISI DAN MISI VISI DEPARTEMEN OPERASIONAL
Welcome message from author
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN
DIVISI OPERATIONAL
I. PENDAHULUAN
A. LATAR BELAKANG
Alhamdullilah puji syukur kita Hadirat Allah SWT atas
segala nikmat dan karuniNya kepada kita semua. Dalam 1
semester yang telah berlangsung, banyak sekali hal-hal
yang sudah terjadi, baik itu hal yang positif atau
negative. Hal yang positif sangat berguna dalam kelancaran
kegiatan operasional perusahaan, tapi hal negative malah
menghambat kegiatan operasional perusahaan. Oleh karena
itu untuk melihat apakah hal-hal itu positif atau
negative, maka dibikinlah laporan pertanggungjawaban.
Laporan ini juga berguna untuk melihat di bagian mana
terdapat hal yang positif ataupun negative. Sehingga untuk
hal yang positive harus bisa tetap dipertahankan,
sedangkan hal negative bisa terlihat penyebabnya dan
bagaimana saran untuk penyelesaiannya.
Operational Departement 2011-2012 terdiri dari
beberapa sub divisi, yaitu : IT&Operational
Administration, Operational Supervisor, dan IT Support.
Beriku
B. VISI DAN MISI
VISI DEPARTEMEN OPERASIONAL
“Mewujudkan pelayanan operasional yang berkualitas
secara efektif dan efisien dalam rangka mewujudkan
visi perusahaan”
MISI DEPARTEMEN OPERASIONAL
1. Mewujudkan iklim kerja internal yang kondusif guna
memacu semangat dan motivasi kerja secara optimal
2. Melakukan standardisasi-standardisasi pelayanan agar
mudah diduplikasi dan diterapkan di setiap cabang.
3. Memberikan prioritas pelayanan operasional yang
proporsional terkait pelayanan umum, pelayanan siswa,
dan pelayanan bagi Manajemen.
4. Memperhatikan mekanisme-mekanisme perawatan peralatan
agar proses pelayanan berlangsung dengan baik.
C. TUJUANMemberikan sarana dan prasarana pendukung di dalam
bidang IT, non IT dan untuk memastikan seluruh sarana
dan prasarana bekerja secara baik dalam mendukung
kegiatan operasional perusahaan.
D.STRUKTUR ORGANISASI
II. PROGRAM KERJA DIVISI
A. IT & OPERATIONAL ADMINISTRATION
NO PROGRAM KERJA TUJUAN DESKRIPSI PARAMETER TARGET PELAKSANA WAKTU
1Administrasi
Departemen
Memastikan
segala
administrasi
departemen
berjalan dengan
baik
Melakukan
administrasi
yang
berhubungan
dengan
pengajuan dari
operational
departemen
Melakukan
administrasi
report-report
Semua
administras
i yang
berhubungan
dengan
operational
departemen
bisa
terkoordini
r dan
terlaksana
dengan baik
Seluruh
karyawan
operationa
l
departemen
IT &
Operational
Administrati
on
Tentativ
e,
ketika
ada
pengajua
n
/report
2 Administrasi
Barang
Memiliki data-
data barang
Melakukan
administrasi
Semua
peralatan
Peralatan
dan
IT &
Operational
Tentativ
e,
Inventaris
inventaris
perusahaan baik
yang berkaitan
dengan IT
maupun
operasional
(Non IT)
inventaris
data-data
barang yang
berhubungan
dengan IT dan
operasional
(Non IT)
dan
perangkat
terdata
Perangkat
di seluruh
Kantor
Edulab
Administrati
on
Dibantu
dengan
Operational
Supervisor
dan IT
Support
ketika
ada
pengadaa
n dan
perubaha
n
3 Rapat Internal
Departemen
Dapat
memperoleh
solusi
permasalah yang
terjadi dalam
lingkup Dep.
Operasional
Melakukan
kordinasi
rutin internal
Melakukan
problem
solving
Melakukan
brainstorming
Rapat
terlaksana
secara
rutin.
Rapat dapat
menghasilka
n
keputusan-
keputusan
yang tepat
Seluruh
karyawan
yang
terlibat
di
operationa
l
departemen
t
IT&Operation
al
Administrati
on
M,
tentativ
e
Melakukan
sosialisasi
kebijakan
internal
sasaran
Tercipat
kondisi
interal
yang baik
4
Administrasi
Overhead
Bulanan Cabang
Memudahkan
setiap cabang
dalam melakukan
pembayaran
overhead
bulanan
Melakukan
penghitungan
tagihan
bulanan cabang
dan melakukan
penagihan ke
setiap cabang
Adanya
report
tagihan
bulanan
setiap
cabang
Keuangan
setiap
cabang
IT &
Operational
Administrati
on
dibantu oleh
Operational
Supervisor
B
5 Administrasi
Pendapatan
Kantin
Memastikan
system keuangan
di kantin telah
berjalan dengan
baik
Melakukan
penghitungan
pendapatan
kantin yang
bersumber dari
Adanya
report
keuangan
kantin
setiap
Report ke
departemen
keuangan
IT &
Operational
Administrati
on
M
kupon dan non-
kupon. minggunya
6
Administrasi
Milis
Manajemen
Memastikan
karyawan yang
tergabung di
milis manajemen
adalah
manajemen yang
sesuai dengan
keadaan
sekarang
Melakukan
administrasi
milis majemen
dengan melihat
data-data
karyawan yang
terdaftar
adalah yang
sesuai keadaan
sekarang
Data-data
karyawan
yang berada
dimilis
adalah yang
sesuai
dengan
keadaan
sekarang
Seluruh
karyawan
EDULAB
IT &
Operational
Administrati
on
Tentativ
e,
ketika
ada
perubaha
n data
manajeme
n
7 Administrasi
Web
Menjaga dan
memastikan web
EDULAB berjalan
dengan baik
Menjaga agar
web EDULAB
bisa berjalan
dengan baik
Mengupdate
Web EDULAB
bisa
diakses
dengan baik
dan
informatif
Setiap
departemen
yang
menggunaka
n web
EDULAB
IT &
Operational
Administrati
on
Dibantu oleh
IT Support
Tentativ
e,
ketika
ada
masukkan
data
konten-konten baru
8Administrasi
SMS Gateway
Memastikan SMS
Gateway
berjalan dengan
baik
Memastikan SMS
Gateway
berfungsi
dengan baik
terkait dengan
troubleshootin
g maupun
instalasi
SMS Gateway
berfungsi
dengan baik
Setiap
departemen
yang
menggunaka
n SMS
gateway
IT &
Operational
Administrati
on
Tentativ
e
9
Koordinasi
Pengantaran
privat
Memastikan
guru-guru
privat bisa
mencapai tempat
pembelajaran
Melakukan
kordinasi
pengantaran
pengajar
privat yang
dilakukan oleh
operational
staff
Pengajar
Privat
dapat
sampai
diantarkan
ke tempat
tujuan
dengan
tepat waktu
Pengajar
Privat,
Operationa
l Staff
IT &
Operational
Administrati
on
dibantu
operational
supervisor
H
10Supervisi IT
Support
Memastikan
segala
project/tugas
yang dikerjakan
oleh IT Support
berjalan dengan
baik
Melakukan
pengawasan
terhadap
pekerjaan yang
dilakukan oleh
IT Support dan
memberikan
bantuan jika
IT Support
menghadapi
kendala dalam
penyelesaian
tugas/project
Project dan
tugas yang
di kerjakan
oleh IT
Support
berjalan
baik
IT Support
IT &
Operational
Administrati
on
H
B. OPERATIONAL SUPERVISOR
NO PROGRAM KERJA TUJUAN DESKRIPSI PARAMETER TARGET PELAKSANA WAKTU1 Monitoring
Operational
Staff
Memastikan
kegiatan rutin
operasional
berjalan dengan
baik, sesuai
standar
operasional
Melakukan
monitoring
rutin terkain
kondisi
operational
staff di
setiap tempat.
Melakukan
SIDAK
Melakukan
pengawasan
secara tidak
langsung,
Kerapihan,k
ebersihan
kenyamanan
dan
keamanan
kantor
sudah
berjalan
dengan baik
Operationa
l Staff
Operational
Supervisor
Dibantu oleh
Koordinator
operasional
H ,
Tentativ
e
Memastikan
semua sarana
dan
pelengkapan
kantor sudah
bersih,rapi,ny
aman dan aman2 Skill Training Mempersiapkan
operational
staff agar
dapat melakukan
pekerjaannya
dengan baik.
Mengupgrade
kemampuan
operational
staff agar
dapat memenuhi
Melakukan
pelatihan
pekerjaan
rutin terhadap
staff baru,
pelatihan
mengemudi, dan
pelatihan lain
yang
diperlukan.
operational
staff baru
dapat
bekerja
dengan baik
Hasil dari
pelatihan
dapat
segera
diterapkan
di lapangan
Operationa
l staff
Operational
Supervisor
Dibantu oleh
Koordinator
dan Driver
juga pihak
yang
diperlukan
M,
Tentativ
e
kebutuhan di
lapangan
3
Briefing dan
Koordinasi
Operational
staff
Memberikan
informasi atau
memusyawarahkan
suatu masalah
Pelaksanaan
briefing,
rapat,
sosialisasi,
dan koordinasi
baik secara
terpusat
ataupun
kondisional di
cabang
Project
dapat
berjalan
lancar,
Semua staff
operasional
mengetahui
kebijakan
yang
dikeluarkan
perusahaan,
Masalah
dapat
terselesaik
an dengan
baik
Operationa
l Staff
Operational
Supervisor
Dibantu oleh
IT &
Operational
Administrati
on dan
Operational
Manager
M,B,
Tentativ
e
4Technical
Support
Memberikan
layanan berupa
bantuan teknis
kepada
departemen/divi
si lain
Membantu
departemen
lain yang
membutuhkan
bantuan dalam
menyelesaikan
suatu kegiatan
atau project
Semua
kegiatan
departemen
atau
perusahaan
berjalan
dengan baik
Kegiatan
dan
Project
departemen
dan
perusahaan
Operational
Supervisor
dan Tim
H,
Tentativ
e
5
Monitoring
Perangkat
Operasional
Non IT
Memastikan
semua perangkat
operasional
berjalan dengan
baik
Pengawasan
terhadap
pemakaian dan
perawatan
perangkat
operasional
Non IT
Perangkat
operasional
dapat
berfungsi
sebagaimana
mestinya
serta
nyaman
digunakan
Perangkat
operasiona
l Non IT
(mobil,mot
or,AC,kurs
i
bangku,dll
)
Operational
SupervisorH, B
6 Maintenance Menjaga kondisi Melakukan Semua Perangkat Operational H, M, B,
Perangkat
Operasional
Non IT
semua perangkat
operasional Non
IT mencapai
nilai umur
pakai maksimal
perawatan atau
maintenance
baik rutin
atau tentative
sarana dan
prasarana
terawat
operasiona
l Non IT
(mobil,
motor, AC,
sarana
belajar,
dll)
Supervisor
dan TimT
7
Inventarisasi
Perangkat Non
IT
Mendapatkan
data seluruh
inventaris
perusahaan
perangkat Non
IT
Mendata
seluruh
perangkat
operasional
Non IT dari
jumlah, posisi
dan kondisi
Kondisi
barang di
lapangan
terdata
seluruhnya
Perangkat
operasiona
l Non IT
(mobil,
motor, AC,
kursi
bangku,
dll)
Operational
Supervisor
Dibantu oleh
IT &
Operational
Administatio
n
B,T,
Tentativ
e
C. IT SUPPORT
NO PROGRAM KERJA TUJUAN DESKRIPSI PARAMETER TARGET PELAKSANA WAKTU
1 Instalasi
Perangkat IT
Hardware
Menyiapkan
kebutuhan
perangkat IT
agar berfungsi
sebagaimana
mestinya guna
menunjang
operasional
baik manajemen
maupun siswa
EDULAB
Software
Menyiapkan
kebutuhan
perangkat lunak
Hardware
Menyiapkan
perangkat IT yang
dibutuhkan setiap
departemen
berupa:
Perangkat
Komputer
Printer
Copier
Scanner
Telpon
Fax
SMS Gateway
SMR
Hardware
Perangkat
terinstall
dan dapat
berfungsi
dengan
baik
Software
Perangkat
terinstall
dan dapat
berfungsi
dengan
baik
Perangkat
Tiap
Departemen
dan
fasilitas
umum
(Siswa)
EDULAB
IT Support
dan Tim
Tentatif
disesuai
kan
dengan
kebutuha
n di
lapangan
agar berfungsi
sebagaimana
mestinya guna
menunjang
operasional
baik manajemen
maupun siswa
EDULAB
Perangkat
Jaringan IT
Memastikan
kondisi
Jaringan
Perangkat
Jaringan IT di
EDULAB dapat
digunakan
Software
Menyiapkan
perangkat lunak
yang dibutuhkan
setiap departemen
berupa:
Operating
Sistem
Aplikasi Office
Aplikasi
Utility
Antivirus
Driver
dan Aplikasi
lainnya
Perangkat
Jaringan IT
Jaringan
Perangkat
Jaringan IT
terinstall
dengan baik
dan
berfungsi,
meliputi :
Wired
LAN,
Jaringan
berbentuk
Kabel
Wireless
LAN,
Jaringan
tanpa
Telephony
Terciptanya
sistem
komunikasi yang
baik dan sesuai
kebutuhan di
EDULAB
Jaringan IT
Melakukan
installasi
Perangkat
Jaringan IT di
EDULAB sebagai
dampak dari
adanya renovasi
atau pendirian
cabang baru
EDULAB
Mengecek Kondisi
Peralatan
berupa : Router,
Switch Hub,
Access Point,
Kabel, dan Modem.
Melakukan
kabel /
HOTSPOT
Tidak
terdapat
gangguan
jaringan
Perangkat
Jaringan IT
yang
berkaitan
dengan
masalah
infrastrukt
ur.
(permasalah
an gangguan
internet
diluar
penggantian
peralatan bila
diperlukan
Telephony
Melakukan
Installasi
Telephony yang
disesuaikan
dengan kebutuhan
kantor sebagai
dampak dari
pentingnya
komunikasi
kuasa IT
Support)
Telephon
y
Berfungsiny
a telephony
di kantor
dan
terselengga
ranya suatu
sistem
komunikasi
yang baik
2 Inventarisasi
Perangkat ITMemiliki data
mengenai
peralatan-
Melakukan
inventarisasi
dengan mendata
Semua
peralatan
dan
Peralatan
dan
perangkat
IT Support
dan Tim
B,T,
Tentativ
e
peralatan yang
berkaitan
dengan IT
Dapat
mendeteksi
kondisi
fisik(keberadaa
n) setiap
perangkat IT
serta membuat
denah peralatan
dan perangkat
yang berhubungan
dengan IT
Melakukan
pengarsipan kartu
garansi dari
setiap perangkat.
Melakukan
pengarsipan
CD/DVD baik yang
berkaitan dengan
hardware (driver)
maupun software
perangkat
terdata
Kartu
Garansi
dari tiap
perangkat
tersimpan
dengan baik
di
Kalimantan
Peralatan
dan
perangkat
di
Bengawan
Peralatan
dan
perangkat
di
Palasari
3 Maintenance
Perangkat IT
Hardware
Mengupayakan
setiap komputer
Hardware
Komputer :
Melakukan
Hardware
Komputer
:
Hardware
Hardware
Komputer
IT Support
dan Tim
M, B,
Triwulan
(hardware)
EDULAB dapat
berfungsi
dengan baik
dengan umur
semaksimal
mungkin
Software
Mengupayakan
setiap software
komputer EDULAB
dapat berfungsi
dengan baik dan
lancar guna
menunjang
aktifitas
pengguna
perawatan fisik
setiap komputer
EDULAB berupa
proses
pembersihan
hardware dari
debu dan
kotoran
Printer :
Melakukan
pemeliharaan
dan perawatan
setiap printer
di EDULAB
berkaitan
dengan kegiatan
sebagai berikut
:
Mengurang
i tingkat
kerusakan
hardware
yang
dikarenak
an karena
kelalaian
pengguna
bukan
dikarenak
an umur
barang
Printer :
Tidak
terjadi
permasala
han
dan
Printer di
setiap
departemen
dan cabang
EDULAB
Software
Komputer
di setiap
departemen
dan cabang
EDULAB
Perangkat
Jaringan
IT
Jaringan
Perangkat
Jaringan IT
Mengupayakan
perangkat
jaringan LAN
EDULAB dapat
berfungsi
dengan baik dan
memiliki umur
pakai yang
maksimal
Meminimalisir
terjadinya
kerusakan
perangkat yang
dapat
mengganggu
cleaning
pengisian
tinta
service bila
diperlukan
Software
Melakukan
perawatan
software sesuai
SOP
Melakukan
updating
antivirus pada
setiap komputer
Melakukan proses
scanning virus
printer
sebagai
mana
sering
terjadi
sebelumny
a, yakni:
Printe
r baru
cepat
rusak
Cost
operas
ional
printe
r
tinggi
Kondis
Perangkat
Jaringan
IT di
setiap
cabang
EDULAB
aktivitas
EDULAB
Perangkat
Jaringan IT
Melakukan
pengencekan
jaringan
Perangkat
Jaringan IT
sesuai dengan SOP
Melakukan
perawatan
jaringan
Perangkat
Jaringan IT
sesuai dengan SOP
i
printe
r
tidak
baik
Software
Kondisi
komputer
optimal
Meminimalis
ir proses
penularan
virus
melalui
komputer-
komputer
yang ada di
EDULAB
Perangkat
Jaringan IT
Kondisi
jaringan
LAN baik
berupa
wired
maupun
wireless
berfungsi
dengan baik4 Monitoring
Penggunaan
Perangkat IT
Monitoring
Penggunaan
Perangkat IT
seperti
komputer,
Melakukan
pengawasan
penggunaan
seluruh perangkat
IT sesuai dengan
Kondisi
perangkat
IT dalam
keadaan
Optimal
Seluruh
Perangkat
IT
IT Support
dan Tim
H
printer,
jaringan
Perangkat
Jaringan IT,
dan Telephony
agar tidak
terjadi
kesalahan
pemakaian yang
mengakibatkan
rusaknya
perangkat IT
Meminimalisir
terjadinya
kerusakan
perangkat IT
yang
diakibatkan
SOP yang ada
oleh pengguna
5Troubleshootin
g
Memberikan
pelayanan
terhadap
pengguna
perangkat IT
yang mengalami
kesulitan atau
“error” dalam
menggunakan
perangkat IT
Setiap masalah
yang dihadapi
oleh pengguna IT
di edulab
dilayani dengan
baik dan cepat
sehingga tidak
mengganggu
pekerjaan yang
sedang
berlangsung
Perangkat
IT yang
digunakan
oleh
pelapor
kembali
berjalan
dengan baik
Pengguna
Perangkat
IT dan
Perangkat
IT
IT Support H
6 RnD Projek Membangun dan
mengembangkan
IT EDULAB
dengan membuat
proyek-proyek
pengembangan IT
Melakukan Riset
dan Development
terkait kebutuhan
IT di EDULAB
Menghasilka
sn riset-
riset yang
aplikatif,
inovatif
dan kreatif
Tim Dep.
Operational
Tentatif
disesuai
kan
dengan
kebutuha
n di
yang tidak
hanya
mengedepank
an aspek
kegunaan,
tapi juga
estetika
keindahan
juga
tampilan
lapangan
7 Coaching
Clinic
Tercapainya
transfer of
knowledge
berkaitan
dengan IT yang
diperlukan oleh
divisi/departem
Memberikan kursus
singkat sesuai
dengan topik yang
diperlukan
Departemen/
divisi yang
bersangkuta
n memahami
dan dapat
mengaplikas
ikan materi
Departemen
/Divisi di
EDULAB
IT Support
dan Tim
Tentatif
disesuai
kan
dengan
kebutuha
n di
lapangan
en yang
bersangkutan
Memastikan
pengguna
Perangkat IT
tahu dan paham
cara
menggunakan
perangkat IT
yang baik dan
benar bukan
hanya tahu cara
memakainya
kursus
III.REALISASI PROGRAM KERJA DIVISI
A. IT & OPERATIONAL ADMINISTRATION
NO PROGRAM KERJA REALISASI STATUS
1Administrasi
Departemen
Melakukan administrasi
pengajuan dana untuk
keperluan berjalannya
kegiatan EDULAB
Melakukan administrasi
report pemakaian dana
dari project-project
yang telah dilakukan
Program sudah
berjalan dengan
sangat baik.
Skala : 100%
2Administrasi
Barang Inventaris
Mengumpulkan data-data
barang inventaris
operasional, baik yang
IT maupun non IT yang
didapatkan dari
Operational Supervisor
dan IT Support
Program sudah
berjalan, tapi
masih menemui
beberapa kendala.
Skala : 50%
3 Rapat Internal
Melakukan penjadwalan
rapat mingguan
operational department.
Mengumpulkan tim
operational yang akan
terlibat dalam rapat.
Membuat notulensi haris
rapat
Program sudah
berjalan, tapi
masih menemui
beberapa kendala.
Skala : 70%
4 Administrasi Melakukan administrasi Program berjalan
Overhead Bulanan
Cabang
tagihan overhead
bulanan cabang
Melakukan penagihan ke
bagian keuangan tiap
cabang dan collecting
dana
Membuat report total
realisasi overhead
bulanan cabang
dengan baik.
Skala : 100%
5Administrasi
Pendapatan Kantin
Melakukan pengambilan
keuntungan kantin yang
bersumber dari non
kupon dan pencairan
kupon
Melakukan pencatatan
jumlah belanja,
pendapatan dari siswa,
pendapatan dari kupon
dan total keuntungan
kantin
Membuat report
pendapatan kantin
selama 1 minggu
Program ini sudah
berjalan dengan
baik, tapi masih
menghadapi
beberapa kendala.
Skala : 85%
6 Administrasi
Milis Manajemen
Melakukan administrasi
milis dari segi data
karyawan. Jika ada
perubahan karyawan
(masuk/keluar) maka
Program berjalan
dengan baik.
Skala : 100%
juga diadakan perubahan
pada daftara anggota
7 Administrasi Web
Melakukan penambahan
konten web EDULAB
Melakukan optimalisasi
web EDULAB
Program belum
berjalan dengan
baik dikarenakan
masih terdapat
beberapa
kekurangan.
Skala : 50%
8Administrasi SMS
Gateway
Melakukan Instalasi SMS
Gateway di komputer
admin cabang
Menyelesaikan
troubleshooting yang
berkaitan dengan SMS
Gateway
Program ini sudah
berjalan dengan
baik.
Skala : 100%
9 Koordinasi
Pengantaran
privat
Melakukan koordinasi
dengan admin privat
terkait pengajar privat
yang akan mengajar di
rumah dengan
membutuhkan pengantaran
dari operational staff.
Koordinasi dengan
Operational Supervisor
terkait Operational
Staff yang akan
ditunjuk untuk
Program ini sudah
berjalan dengan
baik.
Skala : 100%
mengantar guru privat
10Supervisi IT
Support
Monitoring tugas &
project yang di
kerjakan IT Support
Membantu IT Support
dalam menyelesaikan
tugas dan project
Program ini sudah
berjalan.
Skala : 100%
B. OPERATIONAL SUPERVISOR
NO PROGRAM KERJA REALISASI STATUS
1Monitoring
Operational Staff
Melakukan SIDAK
Melakukan pendataan
( oleh koordinator
operasional)bagi staff
operasional yang akan
keluar, baik tugas
atau main
Melakukan peneguran
langsung untuk staff
yang kurang teliti
dalam mengerjakan
pekerjaannya
Sudah berjalan 60%
2 Skill Training Pelatihan kerja rutin
operasional terhadap
staff baru
Pelatihan mengemudi staff
Sudah berjalan
baik,cuman masih
sering ditemui
kurang optimalnya
operasional
kinerja staff
operasional,baru
berjalan 80 %
3
Briefing &
Koordinasi
Operational Staff
Melaksanakan briefing
rutin ( M,B dan
Tentative)
Koordinasi dengan
operational staff
apabila ada project
dari departemen atau
perusahaan
Sudah berjalan
dengan baik
4 Technical Support
Support kegiatan
project departemen
lain,baik jadi
eksekutor atau
pendukung
terlaksananya project
tersebut
Sudah berjalan
dengan baik
5
Monitoring
Perangkat
Operational Non IT
Pengecekan perangkat
operasional Non IT
Mengingatkan Operational
staff tentang jadwal
maintenance kendaraan
operasional
Sudah berjalan 45%
6 Maintenance
Perangkat
Operational Non IT
Membuat CAR CARD sebagai
bentuk pengendalian
pemakaian mobil
operasional
Keberjalannya sudah
baik tinggal
meningkatkan
koordinasi dengan
Membuat penjadwalan
maintenance AC
Reparasi perangkat
pendukung pembelajaran
koordinator cabang
7
Inventarisasi
Perangkat
Operational Non IT
Melakukan pendataan
perangkat-perangkat
Non IT diseluruh
cabang
Sudah berjalan 50%
C. IT SUPPORT
NO PROGRAM KERJA REALISASI STATUS
1.Installasi
Perangkat IT
Terinstallnya
Komputer, Jaringan
Perangkat Jaringan IT,
serta Telephony di
EDULAB
Terinstal dengan
baik dan benar
Skala : 95%
2.Inventarisasi
Perangkat IT
Menyusun daftar
inventaris peralatan
IT lengkap dengan
spesifikasi produk
Melakukan pengarsipan
CD/DVD dalam satu Bag
Inventarisasi dan
penomoran berjalan
dengan sedikit
kendala
Skala : 65%
3. Maintenance
Perangkat IT
Update dan maintenance
software
Penerbitan SOP
Pengguna Printer dan
Berjalan dengan
cukup lancar
Skala : 75%
sosialisasinya
Sosialisasi penggunaan
telephony
4.
Monitoring
Penggunaan
perangkat IT
Melakukan kerjasama
dengan koordinator
cabang dan pengguna
perangkat IT
Berjalan dengan
adanya kendala
Skala : 50%
5. Troubleshooting
Melakukan penanganan
masalah yang dialami
oleh pengguna
perangkat IT secara
cepat dan tepat
sehingga tidak
menghambat pekerjaan
pengguna perangkat IT
Berjalan dengan
baik dan sesuai
dengan fungsi
Skala : 100%
6. RnD Projek Pengerjaan proyek
optimizing web EDULAB
Berjalan dengan
kendala
Skala : 50%
7. Coaching Clinic
Memberikan pengarahan
kepada para pengguna
perangkat IT tentang
cara menggunakan
perangkat IT baik
secara personal maupun
masal
Berjalan dengan
lamban
Skala : 15%
IV. EVALUASI PROGRAM KERJA DIVISIA. IT & OPERATIONAL ADMINISTRATION
NO PROGRAM KERJA REALISASI
1Administrasi
Departemen Sudah berjalan dengan baik
2Administrasi Barang
Inventaris
Sudah berjalan, tetapi belum semua
barang terinventarisasi dikarenakan
belum melibatkan korrdinator staff
operasional cabang.
Terdapat kurangnya koordinasi dari
Operational Supervisor dan IT Support
terhadap barang-barang apa saja yang
sudah di inventarisasi
3 Rapat Internal
Kadang rapat internal mingguan yang
sudah berjalan, tidak terlaksana
dikarenakan dari karyawan Operational
Departement mendapat tugas mendadak
pada saat rapat internal.
Kadang rapat internal melebihi jadwal
yang sudah ditentukan
4Administrasi Overhead
Bulanan Cabang
Tidak terdapat masalah dalam pembuatan
overhead bulanan cabang.5 Administrasi
Pendapatan Kantin
Dalam pembuatan report pendapatan
kantin sering terjadi masalah di
pencairan kupon. Dimana kadang kupon
yang telat masuk ke HCGA untuk dibikin
pengajuan pencairannya / HCGA telat
mengajukan pencairan kupon ke bagian
keuangan / cek dari bagian keuangannya
baru sampai ke HCGA di hari senin atau
selasa.
6Administrasi Milis
Manajemen
Masalah yang dihadapi adalah
operational department kadang tidak
mendapat report dari HCGA tentang
karyawan yang masuk/keluar.
7 Administrasi Web Belum adanya mekanisme untuk
administrasi web Edulab
8Administrasi SMS
Gateway
Masalah yang sering dihadapi adalah
matinya SMS Gateway yang dikarenakan
kabel powernya tersenggol sehingga
tercabut.
Selain itu kadang dari computer lain
tidak bisa mengakses SMS Gateway. Hal
ini dikarenakan jaringan LAN di
computer tempat SMS Gateway terinstal
sedang bermasalah9 Koordinasi
Pengantaran privat
Hal yang sering terjadi ketika ada 3
pengantaran privat dengan jam yang
berdekatan, tapi tempatnya saling
berjauhan. Contoh jam 13.00 di kopo,
jam 14.30 di cimahi dan jam 14.30 di
kopo. Hal ini berakibat dari IT &
Operational Administration dan
Operational Supervisor binggung
menentukan pengantarannya dikarenakan
keterbatasan kendaraan dan Operational
Staff.
Dari privat kadang menunjuk langsung
ke Operational Staff tanpa melalu
jalur yang seharusnya. Yaitu melalui
IT&Operational Administration.
10 Supervisi IT Support Kurangnya koordinasi dari IT Support ke
IT & Operational Administration
B. OPERASIONAL SUPERVISOR
NO PROGRAM KERJA EVALUASI
1Monitoring
Operational Staff
System monitoring masih belum berjalan
optimal
Masih adanya kurang ketelitian dari
beberapa staff operasional dalam
pengerjaan rutinitas operasional
seperti masih belum maximalnya proses
pembersihan dan perapihan baik tempat
belajar atau tempat kerja karyawan
Komunikasi antar staff operasional
belum berjalan baik,yang kadang membuat
miss communication,sehingga menyebabkan
proses pengerjaan jadi lama bahkan
pending
2 Skill Training
Penerapan dari pelatihan berjalan baik
diawal,namun mulai menurun pada saat
memasuki bulan ke 3 pasca pelatihan
3Briefing & Koordinasi
Operational Staff Seringnya jadwal briefing yang
4 Technical Support
Pelaksanaanya sering terkendala masalah
banyaknya kerjaan disaat bersamaan atau
permintaan yang mendadak serta waktu
yang minimal
5Monitoring Perangkat
Operational Non IT
Pengontrolan terhadap perangkat
operasional Non IT sudah berjalan,tapi
belum maximal,masih terdapat kendala
teknis dalam pelaksananya
Sering terjadi reposisi perangkat
operasional tanpa konfirmasi ke
departemen operasional
6Maintenance Perangkat
Operational Non IT
Tidak terkontrolnya jadwal maintenance
Team yang melakukan maintenance sering
tidak tepat waktu
7
Inventarisasi
Perangkat Operational
Non IT
Proses pendataan semua inventaris
kantor sudah berjalan tapi dikarenakan
banyaknya kegiatan operasional sehingga
proses inventarisasi ini terhenti
sementara
C. IT SUPPORT
NO PROGRAM KERJA EVALUASI
1. Installasi Perangkat
IT
Bertambahnya waktu instalasi sering
kali disebabkan oleh kerusakan yang
timbul akibat kotornya perangkat IT
atau proses pemindahanan yang tidak
dilakukan secara baik, maka dari itu
harus lebih diperhatikan lagi tentang
kebersihan perangkat IT dan kehati-
hatian dalam memindahkan perangkat IT
2.Inventarisasi
Perangkat IT
Belum adanya koordinasi antara pengguna
perangkat IT, koordinator staff dan IT
Support dalam hal ini yang menyebabkan
lamanya proses inventarisasi yang
harusnya dapat berjalan dengan cepat
jika dilakukan dengan kerjasama
3. Maintenance Perangkat
IT
Faktor kebersihan dibagian dalam
komputer sering terlupakan oleh
pengguna sehingga kadang kala merusak
atau memperlambat kinerja komputer
tersebut
Belum terbitnya SOP Penanggungjawab
Printer yang menyulitkan
penanggungjawab printer mengambil
tindakan dalam menangani masalah pada
printer
Belum terbitnya SOP Maintenance
Perangkat Jaringan IT sehingga
perawatan pada perangkat jaringan IT
belum terlaksana dengan baik
Banyaknya karyawan dan sedikitnya waktu
yang hanya memungkinkan penjelasan
singkat mengenai penggunaan perangkat
IT dan belum secara menyeluruh
4.Monitoring Penggunaan
perangkat IT
Kerjasama dengan koordinator cabang dan
pengguna perangkat IT belum berjalan
sempurna sehingga sulit untuk
memonitoring seluruh perangkat IT pada
saat ini
5. Troubleshooting
6. RnD Projek
Pengerjaan proyek optimizing web edulab
tersendat dikarenakan kurangnya waktu
yang dapat dialokasikan untuk
pendalaman tema-tema dari website
edulab yang sudah didapatkan
7. Coaching Clinic Proses penyampaian informasi baru pada
tahap “personal” belum secara masal
V. REKOMENDASIA. IT & OPERATIONAL ADMINISTRATION
NO PROGRAM KERJA REKOMENDASI
1Administrasi
Departemen Sudah berjalan dengan baik
2 Administrasi Barang
Inventaris
Perlu bantuan dari koordinator
operasional dalam membantu
inventarisasi barang. Agar tugas
Operational Supervisor dan IT Support
bisa terbantu.
3 Rapat Internal
Kalau bisa setiap karyawan Operational
Departement bisa mempending dulu jika
ada kegiatan mendadak.
4Administrasi Overhead
Bulanan Cabang
Tidak terdapat masalah dalam pembuatan
overhead bulanan cabang.
5Administrasi
Pendapatan Kantin
Dari Operational Departement akan coba
langsung yang mengambil kupon dan
menyerahkan ke HCGA. Dengan ini
diharapkan keterlambatan kupon masuk ke
HCGA akan teratasi.
Untuk keterlambatan dari HCGA
mengajukan pencairan dana ke bagian
keuangan dan pencairan dana dari bagian
keuangan akan coba dimonitoring oleh
Operational Supervisor
6Administrasi Milis
Manajemen
Admin HCGA dan Admin Operasional harus
senantiasa berkomunikasi tentang
perubahan karyawan di EDULAB.
7 Administrasi Web Perlu adanya spare waktu untuk
administrasi web
8Administrasi SMS
Gateway
Kabel power di letakkan di tempat yang
mungkin tidak tersenggol sesuatu.
Hardware SMS Gateway lebih baik
diletakkan 9 Koordinasi
Pengantaran privat
Hal yang sering terjadi ketika ada 3
pengantaran privat dengan jam yang
berdekatan, tapi tempatnya saling
berjauhan. Contoh jam 13.00 di kopo,
jam 14.30 di cimahi dan jam 14.30 di
kopo. Hal ini berakibat dari admin IT &
Operational Administration dan
Operational Supervisor binggung
menentukan pengantarannya dikarenakan
keterbatasan kendaraan dan Operational
Staff.
10 Supervisi IT Support
IT Support harus senantiasa ada
koordinasi dengan IT & Operational
Administration
B. OPERATIONAL SUPERVISOR
NO PROGRAM KERJA REKOMENDASI
1Monitoring
Operasional Staff
Perlu ada saran dan kritik (yang
membangun tentunya),supaya kekurangan
atau kesalahan yang dilakukan staff
operasional dalam bekerja bisa cepat
diperbaiki
2 Skill Training
Perlu ada study banding mengenai
standar operasional yang diterapkan
diperusahaan pada umumnya
Perlu ada pelatihan khusus misalnya
pelatihan tata krama,pelatihan membaca
al-quran bagi yang belum benar
mambacanya,dll3 Briefing & Koordinasi Tidak ada
Operational Staff
4 Technical Support
Setiap permintaan bantuan dari
departemen lain harus masuk dulu ke
departemen operasional,supaya
pelaksanannya bisa lebih teratur dan
berjalan dengan baik
5Monitoring Perangkat
Operational Non IT Tidak ada
6Maintenance Perangkat
Non IT Tidak ada
7
Inventarisasi
Perangkat Operational
Non IT
Setiap pemindahan perangkat kantor
diharapkan dikonfirmasi terlebih dahulu
ke departemen operasional,agar data
inventarisasi bisa terupdate
C. IT SUPPORT
No. Program Kerja Rekomendasi
1. Installasi PerangkatIT
Diperlukan adanya spare-part untukperangkat IT yang memiliki kemungkinan
rusak tinggi seperti :
Ram Power supply Kabel-kabel Processor Fan Casing Fan
2. InventarisasiPerangkat IT
Diperlukan kerjasama dengan koordinatordan pengguna perangkat IT terkait untuk
mempercepat proses inventarisasiperangkat IT
Kerjasama yang dimaksudkan adalah bahwakoordinator bertanggung jawab atas
barang-barang IT secara umum pada tempatia bekerja, dan para pengguna perangkatIT bertanggung jawab atas perangkat yangmereka gunakan. Bertanggung jawab dalamhal ini adalah menjaga kebersihan dan
merawat perangkat IT tersebut.Kemudian diharapkan masing-masing pihakmampu melakukan pendataan atas perangkat
yang dipertanggungjawabkan kemudianbekerja sama dengan pihak IT Supportuntuk melakukan pendataan perangkat
3. Maintenance PerangkatIT
Perlu dilakukan maintenance hardwaresecepatnya mengingat kondisi hardwareperangkat IT sekarang sudah cukup
mengkhawatirkanPenerbitan SOP PJPrinter harus dilakukansecepatnya agar pemeliharaan dan tata
cara perawatan printer dapatdiimplementasikan secepatnya
Kerjasama dengan rekan-rekan kerja diEDULAB sangat diharapkan dalam kegiatan
sosialisasi SOP nanti
4. Monitoring Penggunaanperangkat IT
Kerjasama antara IT support dengankoordinator cabang juga dengan penggunaperangkat IT harus segera direalisasikan
demi berjalannya program kerja ini
5. IT Troubleshooting & Support Centre
6. RnD Projek Diperlukan waktu yang intensif untukmengembangkan website EDULAB
7. Coaching Clinic Diperlukannya kerjasama dengan pihak-pihak pengguna perangkat IT
VI. PENUTUP
Dalam penyusunan laporan pertanggungjawaban ini, kami mengakui masih banyak hal yang belum tercapai dalam satu semester. Untuk kedepannya kami berharap agar Operational Departemen bisa menjadi lebih secara khusus dan Edulab secara umumnya.
15 Desember 2011
SANDI RAMDHANNI8608015
OPERATIONAL MANAGER
Related Documents
