LAPORAN KERJA PRAKTEK PT. KALTIM PARNA INDUSTRI PROSES PEMILIHAN VENDOR DAN AKTIVITAS PENGADAAN JASA PADA DEPARTEMEN LOGISTIC & SHIPPING MENGGUNAKAN SISTEM AVANTIS Disusun oleh : Joel Nuari Marpaung 14 06 07892 PROGRAM STUDI TEKNIK INDUSTRI FAKULTAS TEKNOLOGI INDUSTRI UNIVERSITAS ATMA JAYA YOGYAKARTA YOGYAKARTA 2017
81
Embed
LAPORAN KERJA PRAKTEK PT. KALTIM PARNA INDUSTRI PROSES ...e-journal.uajy.ac.id/13124/1/TI07892.pdf · laporan kerja praktek pt. kaltim parna industri proses pemilihan vendor dan aktivitas
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
LAPORAN KERJA PRAKTEK
PT. KALTIM PARNA INDUSTRI
PROSES PEMILIHAN VENDOR DAN AKTIVITAS PENGADAAN JASA PADA DEPARTEMEN LOGISTIC & SHIPPING MENGGUNAKAN SISTEM AVANTIS
Disusun oleh :
Joel Nuari Marpaung
14 06 07892
PROGRAM STUDI TEKNIK INDUSTRI
FAKULTAS TEKNOLOGI INDUSTRI
UNIVERSITAS ATMA JAYA YOGYAKARTA
YOGYAKARTA
2017
HALAMAN PENGESAHAN
Laporan Kerja Praktek yang dilaksanakan di PT. Kaltim Parna Industri 19 Juni 2017 sampai dengan 4
Agustus 2017 disusun oleh:
Nama : Joel Nuari Marpaung
NPM : 14 06 07892
Program Studi : Teknik Industri
Fakultas : Teknologi Industri
telah diperiksa dan disetujui.
Yogyakarta, 20 November 2017
Pembimbing Lapangan Dosen Pembimbing
Wahyono Adhi Ir. B. Kristyanto, M.Eng ., Ph.D
ii
SURAT KETERANGAN PELAKSANAAN KERJA PRAKTEK
iii
KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis haturkan ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa karena
berkat rahmat dan kuasa-Nya penulis dapat melaksanakan Kerja Praktek
selama 32 hari kerja di PT. Kaltim Parna Industri dan dapat menyelesaikan
laporan Kerja Praktek ini dengan baik.
Tujuan dari penyusunan Laporan Kerja Praktek yaitu sebagai salah satu
syarat akademis yang wajib dipenuhi oleh penulis dalam menempuh
perkuliahan di Fakultas Teknologi Industri Universitas Atma Jaya Yogyakarta,
serta sebagai bukti pertanggungjawaban terhadap kegiatan Kerja Praktek yang
telah penulis laksanakan. Tujuan dilaksanakannya Kerja Praktek yaitu untuk
memperkenalkan dunia kerja yang sesungguhnya kepada mahasiswa, sehingga
dapat menjadi bekal bagi mahasiswa untuk menghadapi dunia kerja kelak.
Penulis menyadari bahwa terselesaikannya Laporan Kerja Praktek ini
tidak lepas dari campur tangan berbagai pihak yang senantiasa memberikan
bantuan dan motivasi kepada penulis. Maka dari itu, dengan segala kerendahan
hati penulis sampaikan terima kasih kepada:
1. Bapak Haryanto, selaku Logistic & ShippingManager yang membantu
dalam penjelasan struktur organisasi departemen Logistic & Shipping.
2. Bapak Wahyono Adhi, selaku Logistic Superintendent sekaligus
pembimbing lapangan yang telah membantu berbagai hal selama penulis
melakukan kerja praktek di PT. Kaltim Parna Industri.
3. Bapak Edi Susanto, selaku Procurement Supervisor yang telah
membantu dalam mengarahkan sistematis pekerjaan
4. Ibu Arifah Priestiwi, selaku Buyer-I yang telah membantu dalam hal
penjelasan pembuatan dokumen Purchase Order
5. Bapak Widi Pahala, selaku Buyer-II yang membantu dalam hal
Gambar 2.1. Prestasi KPI ............................................................................................... 7
Gambar 2.2. Struktur Organisasi Keseluruhan Tahun 2015 ............................... 10
Gambar 2.3. Struktur Organisasi Departemen Logistik ........................................ 11
Gambar 2.4. Jadwal Shift PT. Kaltim Parna Industri ............................................. 18
Gambar 3.1. Proses Bisnis Departemen Logistic & Shipping di PT. Kaltim
Parna Industri ......................................................................................... 26
Gambar 3.2. Proses Produksi Amonia ..................................................................... 31
Gambar 3.3. Mesin Desulfurisasi ............................................................................... 32
Gambar 3.4. Mesin Primary Reformer ...................................................................... 33
Gambar 3.5. Mesin Secondary Reformer ................................................................ 33
Gambar 3.6. Mesin CO Shift Conversion................................................................. 34
Gambar 3.7. Mesin CO2Removal .............................................................................. 35
Gambar 3.8. Mesin Metanasi ...................................................................................... 36
Gambar 3.9. Mesin Amonia Converter ..................................................................... 37
Gambar 3.10. Tangki Refrigerasi ............................................................................... 38
Gambar 3.11. Tampilan Layar DCS .......................................................................... 39
Gambar 3.12 Tampilan Layar PHD untuk Aliran NG di PKB............................... 40
Gambar 3.13 Loading Arm .......................................................................................... 41
Gambar 4.1.Diagram Alur Pelaksanaan Pekerjaan............................................... 43
Gambar 4.2.Contoh Bid Tabulation ........................................................................... 44
Gambar 4.3.Contoh Surat Perintah Kerja ................................................................ 45 Gambar 4.4.Dokumen Vendor Qualification Form................................................. 47
Gambar 4.5.Interface Penginputan Informasi General ......................................... 48
Gambar 4.6.Interface Penginputan Informasi Taxes ............................................ 49
Gambar 4.7.Interface Penginputan Informasi Deskripsi Vendor ........................ 49
Gambar 4.8.Interface Vendor Details Page 1 ...................................................... 50
Gambar 4.9.Interface Vendor Details Page 2. ..................................................... 50
Gambar 4.10.Interface PenginputanGeneral WO Program AVANTIS . . . . .. 52
Gambar 4.11.Interface Add Line Wo Program AVANTIS ................................. 53
Gambar 4.12.Interface Description WO Program AVANTIS ........................... 54
Gambar 4.13.Contoh Printout Dokumen WO PT. KPI....................................... 54
viii
Gambar 4.14.Interface Awal Pembuatan PR ....................................................... 55
Gambar 4.15.InterfaceGeneral PR Program AVANTIS .................................... 56
Gambar 4.16.Interface Awal Pembuatan Line Baru Program AVANTIS .... 57
Gambar 4.17.InterfaceGeneral pada Line Program AVANTIS ....................... 58
Gambar 4.18.InterfaceDeliver topada Line Program AVANTIS ..................... 58
Gambar 4.19.Interface Vendor pada Line Program AVANTIS ....................... 59
Gambar 4.20.Interface Description General Information Line padaProgram
Planner,Sekertaris Maintenance, Direktur Produksi, Tim Pemilih Kontraktor,
Kontraktor, Presiden Direktur, User, QSHEdan Finance.
Proses yang berlangsung dimulai dari bagian Planner menerima Work
Request (WR) dari user. WR merupakan dokumen yang berisi tentang
permintaan jasa yang dibutuhkan oleh user beserta dengan tanggal
dibutuhkannya dan prioritas pekerjaan. Setelah menerima WR, planner
kemudian melakukan peninjauan langsung ke lapangan dan membuat gambar
teknik tentang rincian pekerjaan jika diperlukan.Kemudian Planner membuat
Work Order (WO). Work order disini merujuk pada WR yang sebelumnya telah
diterima. Dalam Work Order ini memuat informasi mengenai rincian berbagai
macam perihal yang dibutuhkan untuk menunjang terlaksananya penyediaan
jasa beserta dengan spesifikasinya.
Disini PT. Kaltim Parna Industri memiliki tiga pilihan yaitu menggunakan
sistem tender, penunjukan kontraktor atau menggunakan jasa karyawan sendiri.
Pertimbangan perlu atau tidaknya penggunaan tender dilihat bedasarkan tingkat
26
kesulitan pekerjaan penggunaan jasa, jumlah dana yang dibutuhkan dan tingkat
emergency. Jika diputuskan untuk tidak menggunakan tender, yaitu
menggunakan tenaga karyawan bagian maintenance PT. Kaltim Parna Industri
maka setelah diterbitkan dokumen Work Order (WO) maka planner akan
menerbitkan Dokumen Maintenance Daily Activities yang selanjutnya akan
diserahkan kepada karyawan yang akan melakukan pengerjaan jasa. Jika
memutuskan untuk melakukan penunjukan secara langsung suatu kontraktor
tertentu maka PT. Kaltim Parna Industri akan langsung menerima quotation dari
kontraktor. Namun jika diputuskan perlu tender maka pihak tim pemilih
kontraktor (yang terdiri dari MPC dan engginer yang terkait) akan melakukan
pemilihan kontraktor dengan mengirimkan surat permintaan penawaran atau
Request for Quotation (RFQ). Dalam keadaan tertentu PT. Kaltim Parna Industri
akan mengundang para kontraktor yang tertarik untuk bekerja sama agar
datang ke PT. Kaltim Parna Industri dan memberikan pengarahan. Kegiatan ini
bernama Aanwijzing yaitu penjelasan tentang scope pekerjaan dan data teknis
pekerjaan. Para kontraktor yang menerima surat permintaan penawaran dan
berminat untuk bekerja sama akan memberikan quotation atau surat
penawaran. Dalam hal ini akan ada tiga kondisi yaitu total harga penawaran
kurang dari sama dengan 20 juta rupiah, melebihi 20 juta rupiah namun
dibawah 500 juta rupiah, dan diatas 500 juta rupiah.
Outsourcing & Contract Administration harus membuat dokumen Bid
Tabulation atau Memo to File (MTF). Perbedaan Bid Tabulaton dan Memo to
File sendiri terletak pada jumlah kontraktor yang dapat menyediakan suatu jasa
tertentu. Jika hanya ada satu kontraktor yang mampu menyediakan jasa
tertentu yang dibutuhkan oleh PT. Kaltim Parna Industri maka tim pemilih
kontraktor akan membuat Memo to File, namun jika ada beberapa kontraktor
yang mampu menyediakan suatu jasa tertentu yang dibutuhkan oleh PT. Kaltim
Parna Industri maka akan dibuat Bid Tab ulation. Dalam Bid Tabulation ini akan
berisi informasi mengenai penawaran harga jasa dari masing -masing kontraktor
yang hendak digunakan oleh PT. Kaltim Parna Industri. Kemudian tim akan me-
review dan memverifikasi Bid Tabulation atau Memo to File dan melakuan
negosiasi ulang kepada kontraktor jika masih memungkinkan.
Kemudian jika Bid Tab atau MTF tersebut telah memenuhi spesifikasi
atau harga yang ditetapkan oleh tim pemilih kontraktor maka perlu adanya
persetujuan oleh pihak tertentu berdasarkan jumlah nominal total harganya. Jika
27
total harga kurang dari atau sama dengan 20 juta rupiah maka membutuhkan
persetujuan dari Manager terkait, jika total harga lebih dari 20 juta namun
dibawah 500 juta rupiah maka hanya membutuhkan persetujuan dari Direktur
terkait sedangkan jika total harga melebihi 500 juta rupiah maka membutuhkan
persetujuan dari Presiden Direktur. Dokumen Bid Tab / MTF ini bisa disetujui
maupun tidak. Jika Bid Tab/MTF tidak disetujui maka permintaan terhadap
kontraktor tersebut dapat di batalkan pembeliannya ataupun negosiasi ulang
dengan kontraktor jika memungkinkan dan pilihan terakhir adalah mencari
kontraktor lain. Namun jika Bid Tab / MTF disetujui maka berlanjut ke proses
berikutnya yaitu proses pembuatan Purchase Request (PR). Bagian outsourcing
& contract administration membuat Purchase Request (PR) yaitu dokumen
permintaan pengadaan barang atau jasa yang berisi informasi tentang jumlah
item yang dibutuhkan beserta deskripsi spesifikasinya. Setelah itu kemudian
bagian oursourcing & contract administration membuat PO-service&SPK.
Dokumen PO-service ini merupakan dokumen resmi dari perusahaan
untuk membeli barang atau jasa dari kontraktor terpilih, dimana dalam dokumen
ini dicantumkan spesifikasi barang atau jasa yang diperlukan, jumlah, harga,
tempat pengiriman, tanggal pengiriman, kondisi pembayaran, dan persyaratan
khusus jika diperlukan. Dalam PO-service pun terdapat pihak yang harus
menandatangani sesuai dengan jumlah nominal total harga yang tertera dalam
dokumen PO-service. Jika total harga dalam dokumen PO-service kurang dari
sama dengan 20 juta rupiah maka Manager Maintenance yang
menandatangani, jika total harga dalam dokumen PO-service lebih dari 20 juta
rupiah namun tidak lebih dari 500 juta rupiah maka Direktur Produksi yang
harus menandatangani. Sedangkan jika total harga dalam dokumen PO-service
lebih dari 500 juta rupiah maka Presiden Direktur yang harus menandatangani.
Setelah dokumen PO-service ditandatangani sesuai dengan
penanggungjawabnya masing - masing, bagian outsourcing & contract
administration mengupdate PO-service yang telah disetujui pada program
AVANTIS. Setelah data diupdate oleh outsourcing & contract administration, PT
Kaltim Parna Industri yang diwakilkan oleh user dan tim pemilih kontraktor
mengumumkan pemenang serta mengadakan pertemuan (Kick-off Meeting) dengan
kontraktor pemenang untuk membahas persetujuan kontrak beserta dengan
penyerahandokumen PO-service dan Surat Perintah Kerja (SPK) yang harus
ditandatangani oleh kontraktor yang memenangkan . Jika kontraktor setuju
28
dengan semua ketentuan kontrak, maka tim pemilih kontraktormenyerahkan
pekerjaan kepada user. Sebelum melaksanakan pekerjaan bagian QSHE
melakukan job safety analysis untuk memastikan keamanan pekerja kontraktor.
Setelah QSHE menilai dan memberikan semua kelengkapan keamanan yang
dibutuhkan maka kontraktor yang diarahkan dan dipantau oleh user mulai
melaksanakan pekerjaan. Setelah pekerjaan selesai dikerjakan oleh kontraktor,
user melakukan pengecekan hasil pekerjaan yang dilakukan kontraktor. Jika
hasil pekerjaan yang dilakukan oleh kontraktor tidak memenuhi standar yang
telah ditentukan maka kontraktor harus melakukan pekerjaan ulang, namun jika
hasil pekerjaan telah memenuhi standar yang ditetapkan maka user akan
memberitahu ke MPC bahwa hasil pekerjaan kontraktor telah diterima kemudian
sekertaris maintenance dapat menutup PO-service.
Kontraktor akan membuat dokumen Berita Acara Penyelesaian
Pekerjaan (BAPP) sebagai tanda bahwa kontraktor telah menyelesaikan
pekerjaan dengan baik. BAPP ini akan ditanda tangani oleh pihak kontraktor
dan pihak PT. Kaltim Parna Industri.PT. Kaltim Parna Industri sendiri akan
membuat dokumen Kontraktor Assessment yaitudokumen yang berisi mengenai
penilaian kinerja kontraktor sebagai evaluasi yang dapat dijadikan pedoman
untuk pemilihan kontraktor dikemudian hari. Kontraktor juga akan mengirimkan
invoice ke departemen finance yang berisi informasi tagihan yang harus
dibayarkan PT. Kaltim Parna Industri kepada kontraktor. Setelah bagian finance
menyelesaikan pembayaran dengan lunas, maka proses selesai.
3.2. Produk yang Dihasilkan
3.2.1. Produk
Pabrik Amoniak PT. Kaltim Parna Industri memproduksi amoniak cair
anhydrat (tidak mengandung air) yang disimpan dalam tangki pada kondisi
bertekanan. Produksi minimumnya sebanyak 1500 ton per hari. Selain amoniak
pabrik juga menghasilkan CO2 yang akan di-venting pada kondisi normal.
Spesifikasi produk amoniak yang dihasilkan dapat dilihat pada tabel 3.1
29
Tabel 3.1 Spesifikasi Produk Amoniak dan Karbondioksida
Amoniak Karbondioksida (basis kering)
NH3 Min. 99,9 % Co2 Min. 99,0 %
H2O berat H2 + N2 + CH4 berat
Minyak Maks. 0,1% Kandungan air Maks. 1 % mol
Tekanan berat Tekanan Jenuh
Suhu Maks. 5 Ppm Suhu 0,27 Kg/cm2 G
berat 40 °C
5 Kg/cm2G
-32 °C
3.2.2. Bahan Baku
Bahan baku utama pabrik amoniak adalah gas alam yang juga
digunakan sebagai fuel. Komposisi komponen-komponen yang ada dalam gas
alam dapat dilihat dalam tabel 3.2
Tabel 3.2 Komposisi Gas Alam
Komponen Komposisi, % vol Komposisi, % vol
(kondisi dasar) (kondisi terburuk)
CH4 88,14 82,668
C2H6 6,49 5,647
C3H8 1,5 3,881
iC410 0,24 0,824
iC4H10 0,32 0,927
iC5H12 0,14 0,350
nC5H12 0,08 0,215
C6H14 0,08 0,414
C02 2,97 5,001
N2 0,04 0,073
Total 100 100
Apabila dalam gas alam terdapat senyawa organik S, maka ditambahkan katalis
Co-Mo. Unsur senyawa utama pembentuk amonia diproduksi dari Hidrogen (H2)
30
BAB 4
TINJAUAN PEKERJAAN MAHASISWA
4.1. Lingkup Pekerjaan
Dalam pelaksanaan Kerja Praktek di PT. Kaltim Parna Industri, penulis
ditempatkan di Departemen Logistic & Shipping di bawah pengawasan Bapak
Wahyono Adhi, selaku Logistic Superindendent. Penulis ditugaskan untuk
membantu tugas dari departemen Logistic yaitu untuk membantu departemen
Logistic dalam mengarsipkan filepurchase order dan aktivitas lain serta
mengamati kegiatan atau aktivitas yang terjadi di departemen tersebut.Selama
pelaksanaan kerja praktek, penulis telah dibimbing dan dibantu oleh:
a. Bapak Haryanto, selaku Logistic & Shipping Manager yang membantu
dalam penjelasan struktur organisasi departemen Logistic & Shipping.
b. Bapak Wahyono Adhi, selaku Logistic Superintendent sekaligus
pembimbing lapangan yang telah membantu berbagai hal selama penulis
melakukan kerja praktek di PT. Kaltim Parna Industri.
c. Bapak Edi Susanto, selaku Procurement Supervisor yang telah membantu
dalam mengarahkan sistematis pekerjaan
d. Ibu Arifah Priestiwi, selaku Buyer-I yang telah membantu dalam hal
penjelasan pembuatan dokumen Purchase Order
e. Bapak Widi Pahala, selaku Buyer-II yang membantu dalam hal penjelasan
penilaian kualitas vendor
f. Bapak Lias Bu’tu Bunga, Selaku Buyer-III yang membantu dalam hal
penjelasan pengadaan jasa.
g. Bapak Harun, selaku HRD yang membantu dalam hal administrasi kerja
praktek dan penjelasan ketenagakerjaan karyawan PT. Kaltim Parna
Industri.
h. Bapak Masrani, selaku MPC yang membantu dalam menjelaskan prosedur
procurement jasa di PT. Kaltim Parna Industri.
i. Bapak Agus Jaya, selaku Procurement Administration yang membantu
dalam menjelaskan penginputan data administrasi procurement dan
mengijinkan penulis melakukan penginputan data ke sistem.
j. Mas Rendy dan Mas Gideon, selaku staff bagian MCR yang telah
membantu dalam menjelaskan proses produksi amonia.
k. Ibu Hesti Ningrum, selaku staff HR yang menjelaskan sistem pengupahan.
42
k. Ibu Nanik, selaku sekertaris Maintenance yang membantu dalam
menjelaskan dokumen-dokumen yang dibutuhkan dalam procurement jasa
di PT. Kaltim Parna Industri
4.2. Tanggung Jawab dan Wewenang dalam Pekerjaan
Pada saat Kerja Praktek berlangsung, penulis diberi tanggung jawab
oleh user untuk melakukan bidding terhadap penawaran yang diberikan oleh
sejumlah vendor, menentukan perusahaan mana yang berhasil memenangkan
tender berdasarkan hasil bidding dengan berkonsultasi terlebih dahulu kepada
pembimbing, membuat SPK (Surat Perintah Kerja) terhadap perusahaan yang
memenangkan tender, dan mempelajari Sistem AVANTIS . Penulis juga diberi
sejumlah wewenang, yaitu :
a. Mengamati secara langsung kegiatan atau aktivitas yang terjadi pada
perusahaan.
b. Berkomunikasi atau bertanya kepada pembimbing jika ada hal yang kurang
dipahami.
4.3. Metodologi Pelaksanaan Pekerjaan
Langkah-langkah pengerjaan tugas yang diberikan pada Departemen
Logistic &Shipping dapat dilihat pada gambar 4.1 berikut.
Gambar 4.1 Diagram Alur Pelaksanaan Pekerjaan
43
4.4. Hasil Pekerjaan
Dalam melaksanakan Kerja Praktek, penulis tidak hanya terfokus atau
mengerjakan tugas yang diberikan sebagai tanggung jawab saja, penulis juga
diberikan tugas lain, seperti mengarsipkan dokumen – dokumen Quotation,
Purchase Requisiton, dan Purchase Order yang telah di close dalam bentuk
hardcopy dan softcopy.
4.4.1. Purchase Requisition Purchase Requisition (PR) adalah sebuah dokumen yang berisi
permintaan pengadaan barang atau jasa yang dibuat oleh User dan dilengkapi dengan spesifikasi yang lengkap dan benar, PR untuk pengadaan jasa juga harus dilengkapi dengan Request for Quotation (RFQ).
4.4.2. Quotation
Quotation adalah penawaran dari supplier atau kontraktor kepada perusahaan sebgai respon dari letter of inquiry.
4.4.3. Bid Tabulation
Bid Tabulation adalah daftar penawaran dari para supplier atau kontraktor dengan menggunakan perbandingan “apple to apple”. Persyaratan teknis, safety dan komersil harus dimasukkan dalam pertimbangan pada Bid Tabulation. Seperti yang telah dijelaskan pada pengertiaannya bahwa bukan
hanya harga dari penawaran yang diberikan oleh supplier saja yang menentukan pemenang dalam sebuah bidding, tetapi juga terdapat hal lain yang menentukan pemenang sebuah bidding, seperti kelengkapan spesifikasi jasa/barang yang ditawarkan, sertifikat untuk pengadaan jasa, dan hal teknis lainnya. Gambar 4.2 merupakan contoh Bid Tabulation.
Gambar 4.2 Contoh Bid Tabulation
4.4.4. Purchase Order
Purchase Order (PO) adalah dokumen resmi dari perusahaan untuk membeli barang atau jasa dari supplier/kontraktor terpilih, pada dokumen ini
tercantum spesifikasi dari barang/jasa yang diperlukan, jumlah, harga, tempat pegiriman.
44
4.4.5. Surat Perintah Kerja (SPK)
Surat Perintah Kerja adalah surat yang dibuat dan dikeluarkan oleh Perusahaan kepada kontrakor untuk melaksanakan tugas atau pekerjaan tertentu. Dalam SPK harus dicantumkan poin-poin pekerjaan yag harus diselesaikan. Untuk pekerjaan yang nilainya diatas Rp. 200,000,000 harus dibuatkan dibuatkan Surat Perjanjian / Kontrak yang ditandatangani oleh Presiden Direktur, dan melibatkan FA dan legal dalam proses pembuatan kontraknya. Gambar 4.3 adalah contoh Surat Perintah Kerja.
Gambar 4.3 Contoh Surat Perintah Kerja
4.4.6. Penginputan Data Kualifikasi Vendor ke sistem
Vendor yang telah memiliki catatan transaksi dengan PT. Kaltim Parna
Industri akan di data dan di input ke dalam sistem AVANTIS. PT. Kaltim Parna
Industri akan mengirimkan DokumenVendor Qualification yaitu kuisioner tentang
data perusahaan yang harus diisi oleh vendor sebagai dasar penginputan data
vendor. Dokumen lampiran pelengkap yang dibutuhkan dalam proses
penginputan data vendor antara lain NPWP, SIUP, Izin gangguan /Izin usaha,
SPPKP/SKT (Surat pengukuhan pengusaha kena pajak / Surat Keterangan
Terdaftar), akta pendirian perusahaan dan TDP (Tanda Daftar Perusahaan).
Disini penulis ditugaskan untuk menginput data vendor kedalam sistem
AVANTIS berdasarkan data yang terisi dalam vendor qulification. Berikut adalah
contoh Dokumen Vendor Qualification dapat dilihat pada gambar 4.4
45
dan tanggal amandemen akte pendirian usaha dapat diisi maupun tidak sesuai
dengan keadaan masing-masing vendor. Hal ini dikarenakan tidak semua
vendor mengalami perubahan akte pendirian usaha. Pada kolom
Licence/Trading Business/TDP No. penulis akan mengisikan informasi
mengenai nomor surat izin usaha perusahaan suatu vendor.
Pada vendordetails page 2 seperti dalam gambar 4.9 penulis mengisikan
pada kolom Licence/Trading Business/TDP Date mengenai tanggal surat izin usaha
perusahaan suatu vendor. Kemudian pada kolom Licene Registration/IUP No. dan
Licene Registration/IUP Date penulis akan mengisikan data informasi mengenai
nomor registrasi perusahaan dan tanggal registrasi perusahaan suatu vendor. Pada
kolom Licence SKDU No. dan Licence SKDU Validity Date penulis akan mengisikan
data informasi mengenai nomor izin lokasi dan tanggal izin lokasi suatu vendor.
Kemudian untuk pengisian data informasi mengenai nama bank dan nomor
rekening bank perlu diperhatikan jenis mata uangnya. Untuk vendor yang memiliki
rekening dengan jenis mata uang rupiah maka data informasi nama dan nomor
rekening bank diisikan ke kolom Bank Name IDR dan Bank Account No IDR namun
jika vendor memiliki rekening dengan jenis mata uang US Dollar maka data
informasi nama dan nomor rekening bank diisikan ke kolom Bank Name USD dan
Bank Account No USD.
4.4.7. Pembuatan Work Order (WO)
Dokumen Work Order (WO) dikeluarkan setelah planner MPC menerima
Dokumen Work Request (WR) dari User. Dokumen WO adalah dokumen resmi
dari PT.Kaltim Parna Industri dimana pada dokumen tersebut memuat informasi
mengenai rincian perencanaan berbagai macam perihal yang dibutuhkan untuk
menunjang terlaksananya penyediaan jasa beserta dengan spesifikasinya.
Pada Dokumen WR tidak tercantum spesifikasi berbagai macam perihal yang
dibutuhkan untuk menunjang terlaksananya suatu pengadaan jasa, sehingga
informasi kebutuhan berbagai macam perihal yang ada di dalam Dokumen WO
ini dibuat sendiri oleh planner. Untuk membuat Dokumen WO pertama-tama
penulis harus memilih modul KPI-WO pada program AVANTIS.
51
PO di tahun 2016 dimasukkan ke dalam komputer dengan judul folder PO 2016.
Kemudian file hasil scan juga diberi format penamaan judul yaitu nomor PO (spasi)
nama vendor. Disini penulis juga ditugaskan mulai dari mengoperasikan mesin
scaner untuk melakukan scanDokumen PO yang langsung terkirim secara otomatis
ke e-mail, mengunduh dan mengarsipakn filescan ke folder sesuai dengan
ketentuan beserta dengan format nama file yaitu nomor PO (spasi) nama vendor.
Selain itu penulis juga mendapat tugas untuk mengarsipkan hardcopy dokumen PO
ke dalam suatu wadah tersendiri bernama Ordner. Setiap isi didalam Ordner
dipisahkan berdasarkan interval nomor Dokumen PO tertentu.
Dokumen PO yang dimasukkan kedalam suatu Ordner juga harus
diurutkan dari bawah keatas berdasarkan nomor Dokumen PO paling kecil
hingga nomor Dokumen PO paling besar. Selain itu Dokumen PO juga harus
dilihat tipe item-nya. Jika kode item diawali dengan hurunf I diikuti kode
berikutnya maka Dokumen PO tersebut masuk kedalam OrdnerStock Item
namun jika kode item diawali selain huruf I kemudian diikuti kode selanjutnya
maka Dokumen PO tersebut masuk kedalam OrdnerNon-Stock Item.
4.4.11. Mengamati Proses Aanwijzing dalam pemilihan Kontraktor
Pada pengerjaan suatu proyek perbaikan atap warehouse penulis
ditugaskan untuk mengetahui setiap prosedur mulai dari Dokumen WR masuk
hingga Dokumen PO diterbitkan. Hal itu termasuk juga proses Aanwijzing,
dimana penulis ditugaskan untuk mengikuti Aanwijzing dan mengamati kegiatan
yang terjadi. Aanwijzing sendiri adalah penjelasan tentang scope pekerjaan dan
data teknis pekerjaan yang ditenderkan kepada para peserta tender sebelum
para peserta tersebut mengajukan quotation. Pada saat Aanwijzing berlangsung
terdapat 4 kontraktor yang menerima Surat Request for Quotation dan berminat
untuk bekerja sama. Dalam kegiatan Aanwijzing ini perwakilan dari PT.Kaltim
Parna Industri adalah Warehouseman dan Outsourcing & Contract
Administration dan User. Setelah melakukan penjelasan tentang scope
pekerjaan dan data teknis, kemudian dari para kontraktor yang hadir
dipersilahkan untuk mengajukan pertanyaan kepada perwakilan dari PT. Kaltim
Parna Industri. Setelah sesi pertanyaan berakhir, kemudian para kontraktor
bersama dengan perwakilan PT. Kaltim Parna Industri menuju ke lokasi
warehouse untuk melakukan peninjauan keadaan dilapangan.
67
4.5. Purchasing
Menurut Indrajit dan Djokopranoto (2009) prinsip adalah hal pokok yang
dijadikan pedoman dalam melakukan sesuatu, oleh karena itu, yang dimaksud
dengan prinsip-prinsip pembelian adalah hal-hal pokok dalam pelaksanaan
fungsi pembelian yang perlu dijadikan pedoman atau acuan. Fungsi pembelian
atau bagian pembelian diadakan dalam suatu organisasi perusahaan bukan
untuk dirinya sendiri, tetapi terutama untuk organisasi lain, yaitu organisasi
produksi, atau fabrikasi, atau marketing atau lainnya. Fungsi pembelian diadakan
untuk melayani atau menunjang organisasi lain tersebut. Oleh karena itu, prinsip-
prinsip kerjanya harus sedemikian rupa sehingga juga berorientasi pada aktivitas
penunjang seperti yang ditugaskan tersebut dan prinsip kerja dari fungsi
pembelian harus diatur supaya mampu memberikan kontribusi yang besar bagi
keberhasilan perusahaan.
Prinsip dari purchasing yaitu:
1. The Right Price The right price merupakan nilai suatu barang yang dinyatakan
dalam mata uang yang layak atau yang umum berlaku pada saat dan kondisi
pembelian dilakukan.
2. The Right Quantity Jumlah yang tepat dapat dikatakan sebagai suatu jumlah
yang benar-benar diperlukan oleh suatu perusahaan atau perhotelan pada saat
tertentu.
3. The Right Time The right time menyangkut pengertian bahwa barang tersedia
setiap kali diperlukan. Dalam hal ini persediaan barang haruslah diperhitungkan
karena jika ada persediaan barang tentunya ada biaya perawatan barang
tersebut.
4. The Right Place The right place mengandung pengertian bahwa barang yang
dibeli dikirimkan atau diserahkan pada tempat yang dikehendaki oleh pembeli.
5. The Right Quality The right quality ada lah mutu barang yang diperlukan oleh
suatu perusahaan sesuai dengan ketentuan yang sudah dirancang yang paling
menguntungkan perusahaan.
6. The Right Source The right source mengandung pengertian bahwa barang
berasal dari sumber yang tepat. Sumber dikatakan tepat apabila memenuhi
prinsip-prinsip yang lain yaitu the right price, the right quantity, the right time, the
right place, and the right quanlity.
68
BAB 5
KESIMPULAN
5.1. Kesimpulan
PT. Kaltim Parna Industri adalah perusahaan dibidang manufaktur bahan
kimia yang memproduksi amonia cair yang berasal dari gas alam. Hasil yang
didapatkan penulis selama melaksanakan kerja praktek di PT.Kaltim Parna
Industri adalah :
a. Selama penulis melaksanakan kerja praktek,penulis ditempatkan di
departemen logistic & shipping. Aktivitas utama yang penulis lakukan dalam
departemen logistic & shipping ini adalah melakukan kegiatan pengadaan
jasa. Namun diluar aktivitas utama tersebut penulis juga diberi tugas untuk
mengarsipkan filepurchase orderbaik dalam bentuk hardcopy maupun
softcopydan melakukan input data vendor ke sistem AVANTIS.
b. Proses pengadaan jasa yang terjadi di departemen logistic & shipping
PT.Kaltim Parna Industri dilakukan dengan menggunakan sofeware
bernama AVANTIS. Software tersebut sudah terintegrasi ke semua
departemen yang ada di PT.Kaltim Parna Industri untuk membantu
perusahaan dalam melakukan aktivitas di setiap departemennya. Setiap
departemen hanya diberikan modul-modul software AVANTIS yang sesuai
dengan kepentingan aktivitasnya saja.
5.2. Saran
a. Sebaiknya terdapat rundown materi untuk pelaksana Kerja Praktek
b. Sebelum penawaran diajukan oleh supplier terhadap PT. KPI, sebaiknya
PT. KPI membuat format penawaran untuk penawaran yang akan diajukan
oleh supplier, sehingga ketika melakukan bidding penawaran tidak banyak
waktu yang terbuang untuk menginput description dari bidding karena
adanya perbedaan format dari setiap supplier.
c. Untuk pelaksanaan legalisasi dokumen seperti purchase request, purchase
order, Bid Tab/MTF dan lain sebagainya, sebaiknya legalisasi dapat
dilakukan secara terkomputerisasi, seingga mengurangi penggunaan
kertas.
d. Jika memungkinkan sebaiknya alur proses bisnis dapat diringkas, sehingga