i LAPORAN KEGIATAN AUDIT INTERNAL MUTU (AIM) “IMPLEMENTASI CAPAIAN VISI, MISI, TUJUAN DAN SASARAN (VMTS) UNIVERSITAS MATARAM” BAGIAN I. PERENCANAAN LEMBAGA PENJAMINAN MUTU DAN PENGEMBANGAN PENDIDIKAN UNIVERSITAS MATARAM TAHUN 2019
i
LAPORAN KEGIATAN
AUDIT INTERNAL MUTU (AIM)
“IMPLEMENTASI CAPAIAN VISI, MISI, TUJUAN
DAN SASARAN (VMTS) UNIVERSITAS MATARAM”
BAGIAN I. PERENCANAAN
LEMBAGA PENJAMINAN MUTU DAN PENGEMBANGAN PENDIDIKAN
UNIVERSITAS MATARAM
TAHUN 2019
ii
iii
KATA PENGANTAR
Standar Penjaminan Mutu Internal (SPMI) merupakan keseluruhan entitas dari
upaya penjaminan Mutu suatu organisasi dalam menetapkan standar baku Mutu, pelaksanaan
penjaminan Mutu, koreksi internal dan sebagai representasi eksternal akan reputasi
organisasi. Salah satu tahap sangat penting dalam memeriksa tentang pemenuhan Standar
Dikti pada Tahap Pelaksanaan Standar Dikti adalah tahapan Evaluasi, yang dapat berupa
Monitoring Evaluasi (Monev), Evaluasi Diri dan Audit Internal Mutu (AIM).
Audit internal mutu (AIM) merupakan salah satu kegiatan proses evaluasi dalam
SPMI sebagai upaya memperoleh data melalui serangkaian kegiatan pengukuran, analisis,
dan pengambilan keputusan. Hasil AIM menjadi bahan bagi pimpinan unit kerja dan/atau
universitas dalam melakukan tahapan proses SPMI selanjutnya, yaitu pengendalian dan
peningkatan terhadap standar yang ditetapkan.
Untuk pertama kalinya, Universitas Mataram melaksanakan AIM secara menyeluruh
yang tahun 2019 dilakukan oleh 40 (empat puluh) auditor internal Universitas Mataram yang
dikoordinir oleh LPMPP. AIM Universitas Mataram tahun 2019 ini mengambil tema
“Implementasi pencapaian Visi, Misi, Tujuan dan Sasaran (VMTS) Universitas Mataram”.
Hal yang menjadi pertimbangan adalah karena VMTS ini merupakan focus bagi keseluruhan
gerak Tridharma di Unram dan diharapkan melalui AIM 2019 ini didapatkan gambaran
sampai sejauh mana pencapaiannya pada setiap unit auditee. Sehingga melalui AIM 2019
ini, diharapkan dapat menguatkan langkah nyata Universitas Mataram dalam usahanya
membudayakan mutu
Ketua LPMPP
iv
DAFTAR ISI
HALAMAN PENGESAHAN ........................................................................ ii
KATA PENGANTAR .................................................................................... iii
DAFTAR ISI ................................................................................................... iv
BAB I PENDAHULUAN ................................................................................ 1
1.1 Latar Belakang ...................................................................................... 1
1.3 Tujuan ..................................................................................................... 2
1.4 Output dan Outcome .............................................................................. 3
BAB II WAKTU DAN TAHAPAN KEGIATAN AIM 2019 ......................... 4
1.2 Waktu Pelaksanaan AIM ........................................................................ 4
1.3 Tahapan Pelaksanaan AIM ..................................................................... 4
a. Tahapan Persiapan ........................................................................... 4
b. Tahapan Pelaksanaan ....................................................................... 5
c. Tahapan Evaluasi .............................................................................. 5
d. Tahapan Pelaporan ........................................................................... 5
BAB III PERENCANAAN ............................................................................. 6
3.1 Perumusan Kebijakan AIM ................................................................... 6
3.2 Penentuan Lingkup Area ....................................................................... 6
3.3 Penentuan Tim Auditor .......................................................................... 6
3.4 Penentuan Jadwal dan tempat ................................................................ 7
3.5 Persiapan Dokumen ................................................................................ 7
a. Surat Keputusana dan Surat Tugas Melaksanakan Audit ............... 7
b. Dokumen Persiapan Audit ................................................................ 8
c. Dokumen Program Kerja ................................................................. 8
d. Borang Serah Terima Hasil Audit..................................................... 8
3.6 Penyelenggara AIM ................................................................................ 8
3.7 Auditee .................................................................................................. 8
3.8 Susunan Panitia ...................................................................................... 9
BAB IV PENUTUP ........................................................................................ 10
v
LAMPIRAN ................................................................................................ 11
Lampiran 1. POB Pelaksanaan AIM 2019
Lampiran 2. Term Of Reference (TOR)
Lampiran 3. Surat Penugasan LPMPP Sebagai Pelaksanan AIM
Lampiran 4. SK Rektor Auditor Internal Mutu
Lampiran 5. Surat Pengesahan Ruang Lingkup AIM
Lampiran 6. Surat Kesediaan Auditor Internal
Lampiran 7. Surat Pernyataan Kesediaan Auditor
Lampiran 8. Sertifikat Auditor Internal Mutu
Lampiran 9. Surat Kesediaan Lead Auditor
Lampiran 10. Surat Persiapan dan Pemberitahuan Audit Internal Mutu
Lampiran 11. Surat Kesediaan Auditee
Lampiran 12. Surat Pernyataan Kesediaan Auditee
Lampiran 13. Surat Keputusan Rektor Terkait Fungsional Auditor Internal
Lampiran 14. Surat Penugasan Audit
Lampiran 15. Pemberitahuan Kepada Auditee
Lampiran 16. Surat Jadwal dan Daftar Dokumen AIM 2019
Lampiran 17. Panduan Desk Evalution AIM 2019 Untuk Rektorat
Lampiran 18. Panduan Desk Evaluation AIM Form Untuk Fakuktas
Lampiran 19. Panduan Wawancara AIM Rektorat 2019
Lampiran 20. Panduan Wawancara AIM Fakultas 2019
Lampiran 21. Panduan Borang Klasifikasi dan Rencana Tindakan Koreksi
Lampiran 22. Panduan Borang Laporan Audit Intenal
Lampiran 23. Panduan Borang Laporan Perbaikan Atas Permintaan Tindakan Koreksi
1
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) merupakan salah satu bagian dari Sistem
Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi (SPM Dikti), sebagaimana ditetapkan dalam UU No. 12
Tahun 2012 tentang Sistem Pendidikan Tinggi. SPMI merupakan kegiatan sistemik
penjaminan mutu pendidikan tinggi oleh setiap perguruan tinggi secara otonom untuk
mengendalikan dan meningkatkan penyelenggaraan pendidikan tinggi secara berencana dan
berkelanjutan (Pasal 1 ayat 3 Permenristekdikti No. 62 Tahun 2016). SPMI dilakukan melalui
mekanisme siklus proses yang meliputi: Penetapan, Pelaksanaan, Evaluasi, Pengendalian, dan
Peningkatan (PPEPP), dimana evaluasi sebagaimana dimaksud dalam silus PPEPP tersebut
dilaikukan melalui Audit Internal Mutu (Direktorat Penjaminan Mutu Kemenristekdikti,
2019).
AIM adalah sebuah proses pengujuan yang sistematik, mandiri dan terdokumentasi
untuk memastikan pelaksanaan kegiatan di Perguruan Tinggi sesuai dengan prosedur dan
hasilnya telah sesuai dengan standar untuk mencapai tujuan institusi. Hasil AIM menjadi
bahan bagi pimpinan unit kerja dan/atau universitas dalam melakukan tahapan proses SPMI
selanjutnya, yaitu: AIM 2019 merupakan langkah nyata Universitas Mataram dalam
usahanya membudayakan mutu. Berdasarkan, surat WR 1 No. 155/ UN18/ 11/2019 ruang
lingkup AIM tahun 2019 adalah :1. Proses evaluasi kepatuhan terhadap POB penyusunan
evaluasi Visi, Misi, Tujuan dan Sasaran, Renstra, Renop, Program Kerja, Rencana Induk
Penelitian dan Rencana Induk Pengabdian Kepada Masyarakat pada Tingkat Universitas,
Fakultas dan Program studi di Universitas Mataram, 2. Proses evaluasi kepatuhan terhadap
POB evaluasi pencapaian indikator Visi, Misi, Tujuan dan Sasaran, Renstra, Renop, Program
Kerja, Rencana Induk Penelitian dan Rencana Induk Pengabdian Kepada Masyarakat pada
Tingkat Universitas, Fakultas dan Program studi di Universitas Mataram, 3. Kepatuhan
system Pendokumentasian Visi, Misi, Tujuan dan Sasaran, Renstra, Renop, Program Kerja,
Rencana Induk Penelitian dan Rencana Induk Pengabdian Kepada Masyarakat pada Tingkat
Universitas, Fakultas dan Program studi di Universitas Mataram.
Hal-hal yang menjadi pertimbangan bahwa Implementasi Capaian VMTS menjadi
ruang lingkup AIM tahun 2019 ini adalah :
2
1. Catatan Asesor BAN-PT pada akreditasi Universitas Mataram tahun 2018 yang
menyatakan bahwa :
a. Visi Unram perlu dijabarkan lebih realistik kedalam tonggak-tonggak capaian untuk
mewujudkan visi Unram menjadi PT berbasis riset dan berdaya saing internasional
pada tahun 2025
b. Survey tingkat pemahaman visi misi supaya lebih ditingkatkan keterlibatan terutama
pengguna lulusan, dan juga selalu di update dengan hasil survey tahun terakhir
c. Mekanisme kontrol pencapaian visi misi supaya relavan dan koheren dangan visi,misi
tujuan yang telah dirumuskan
d. Agar dibangun sistem mekanisme kontrol pencapaian tonggak capaian (milestones)
yang jelas untuk mengendalikan setiap kegiatan agar sesuai dengan visi, misi, tujuan
dan sasaran yang telah ditetapkan
2. VMTS merupakan fokus bagi keseluruhan gerak Tridharma di Unram dan dampai saat ini
Universitas Mataram belum pernah melaksanakan evaluasi pencapaiannya.
Dengan demikian, apabila Universitas Mataram berkehendak untuk mencapai
VMTS yang telah ditetapkan, maka proses evaluasi harus segera dilakukan, yang salah
satunya adalah melalui proses Audit Internal Mutu (AIM) ini.
1.2 Tujuan
Secara umum tujuan dari AIM Univeritas tahun 2019 adalah yntuk mengevaluasi
kepatuhan terhadap proses implementasi VMTS di Universitas Mataram. Secara khusus
beberapa tujuan yang ditetapkan adalah :
1. Menilai kesesuaian pelaksanaan proses penyusunan VMTS sampai dengan
pengesahannya.
2. Menilai kesesuaian muatan kurikulum bagian yang diterapkan dengan kurikulum bagian
yang telah disyahkan
3. Menilai kesesuaian indikator pencapaian visi, misi tujuan, sasaran serta strategi
pencapaian pertahapan pengembangan yang kemudian dijabarkan pada pilar Universitas
Mataram
4. Menilai Evaluasi pencapaian indikator visi, misi tujuan, sasaran serta strategi pencapaian
pertahapan pengembangan
3
5. Memilai kesesuaian proses sosialisasi dan evaluasi pemahaman.
6. Menilai kepatuhan terhadap prosedur operasional standar (POS) penyusunan VMTS.
7. Menilai kepatuhan terhadap prosedur operasional standar (POS) pengesahan VMTS
1.3. Output dan Outcome
Output yang dharapkan dari kegiatan ini adalah terlaksannya kegiatan audit internal
mutu terhadap implementasi VMTS Universitas Mataram yang dilengkapi Laporan Hasil
Audit Mutu Universitas Mataram tahun 2019. Sementara Outcome yang diharapkan adalah
terauditnya system dan kepatuhan terhadap implementasi capaian VMTS, tersusunnya
masukan dan saran bagi proses pencapaian VMTS pada tahap berikutnya dan tersusunnya
rencana tindak lanjut temuan yang didapatkan untuk proses perbaikan serta terjadinya audit
internal pada masing-masing unit kerja di Universitas Mataram.
4
BAB II
TAHAPAN KEGIATAN AUDIT INTERNAL
2.1 Waktu Pelaksanaan AIM
Waktu pelaksanaan Audit Internal Mutu (AIM) Universitas Mataram Tahun 2019
ditetapkan berdasarkan kesepakatan didalam tim pelaksana AIM untuk memudahkan proses
pengendalian oleh LPMPP. Rangkaian kegiatan dan waktu pelaksanaan ditetapkan mulai
tanggal 25 September 2019 sampai dengan 22 November 2019 yang secara terperinci sebagai
berikut :
Tabel 1. Waktu Pelaksanaan Audit Internal Mutu (AIM) Unram Tahun 2019
2.2. Tahapan Pelaksanaan AIM
Pelaksanaan AIM tahun 2019 ini terdiri dari tahapan : Perencanaa, Pelaksanaan,
Evaluasi dan Pelaporan sebagai berikut :
a. Tahap Perencanaan/Persiapan
Perencanaan Kegiatan AIM 2019 dilakukan di bawah koordinasi tim pelaksana
LPMPP, dimana proses persiapan terdiri dari :
1) Perumusan Kebijakan AIM,
2) Penetuan Lingkup dan Area,
3) Persiapan Dokumen KErja AIM,
4) Penentuan Tim Auditor dan penandatangan komitmen auditor,
5) Refreshment para auditor,
6) Penyamaan persepsi auditor,
7) menyurati audiee terkait audit.
5
b. Tahap pelaksanaan
Pelaksanaan AIM ini sesuai dengan susunan acara dengan tentatif waktu serta
penyesuaiannya akan diberitahukan pada saat pertemuan auditor berlangsung.
1) Penyamaan waktu dengan auditee,
2) Desk Evaluation dan Penyusunan hasil desk evaluasi,
3) Wawancara dan Penyusunan hasil wawancara ,
4) Perumusan Temuan,
5) Proofreading oleh Tim LPMPP
6) Penyamaan Persepsi dengan Auditee
c. Tahap evaluasi
Tahapan evaluasi dilaksanakan dengan 2 tujuan, yaitu :
1) Perbaikan terhadap draft temuan melalui proofreading
2) Perbaikan pada proses penyelenggaraan Audit Internal Mutu (AIM) yang terdiri
dari : penilaian terhadap penyelenggaraan keseluruhan AIM, penilaian terhadap
auditor, penilaian terhadap kinerja LPMPP terkait dengan AIM.
d. Tahap pelaporan
Untuk mengembangkan prinsip transparansi dan pertanggung jawaban maka tim
LPMPP dan auditor menyusun beberapa laporan kinerja yang terdiri dari :
1) Laporan Kegiatan yang terdiri dari 4 bagian, yaitu : perencanaan, pelaksanaan,
monev dan pelaporan.
2) Laporan Hasil Audit.
3) Laporan Keuangan.
6
BAB III
PERENCANAAN PELAKSANAAN
AUDIT INTERNAL MUTU (AIM) TAHUN 2019
3.1 Perumusan Kebijakan AIM
Perumusan kebijakan AIM dengan agenda persiapan, penetapan tema, dan jangka
waktu AIM yang terdapat tahun ini ditetapkan berdasarkan hasil kesepakatan pada tim
pelaksana LPMPP dan konsultasi dengan Wakil Rektor I.
3.2 Penetuan Lingkup dan Area
Penentuan lingkup audit yaitu menetapkan sebagai area/cakupan dalam auditor
internal mutu yang meliputi atas beberapa obyek yang diperkuat oleh Surat Wakil Rektor I
No:155/UN18/11/2019 tentang Ruang Lingkup AIM 2019.
3.3 Penentuan Tim Auditor
Auditor adalah orang yang memiliki yang telah memperoleh sertifikat auditor
internal mutu. Saat ini Unram memiliki 84 auditor internal mutu, tetapi yang bersedia
melaksanakan tugas (berdasarkan pengisian surat kesediaan) pada AIM tahun 2019 ini
berjumlah 40 orang yang diperkuat oleh Surat Keputusan Rektor No 8050/UN18/HK/2019
tentang Pengangkatan Tim Auditor Internal Mutu (AIM) Lembaga Penjaminan Mutu dan
Pengembangan Pendidikan Universitas Mataram Tahun 2019 dan Surat Tugas Kepala
LPMPP No 8019/UN18/KP/2019 tentang Menyelenggarakan Audit Internal Mutu (AIM) di
Lingkup Universitas Mataram Tahun 2019 dengan topic “Implementasi Pencapaian
Visi,Misi, Tujuan dan Sasaran (VMTS) Universitas Mataram.
Proses selanjutnya adalah pembentukan tim dan pendistribusian kedalam unit kerja
yang menjadi auditee. Setiap tim auditor terdir dari 2-5 orang yang dipimpin oleh seorang
lead auditor yang diperkuat melalui surat kesediaan sebagai lead auditor dan surat
keputusan/penugasan auditor No 170/UN.18.L.2/PM/2019
7
3.4 Penentuan Jadwal dan Tempat
Penetapan waktu dan rangkaian keseluruhan proses AIM ditetapkan oleh tim
pelaksana di LPMPP, sementara jadwal pelaksanaan AIM pada masing-masing unit kerja
ditentukan berdasarkan kesepakatan antara auditor dan auditee. Tempat penyelenggaraan
AIM 2019 yang disepakati, yaitu : sekretariat di LPMPP dan disediakan ruang khusus beserta
kelengkapannya untuk para auditor dan di gedung masing-masing unit auditee. Selain itu
ditentukan pula pembagian tanggung jawab dalam tim pelaksana AIM 2019 sebagai berikut :
Tabel 2. Penentuan jadwal dan penanggung jawab kegiatan AIM Tahun 2019
Waktu Kegiatan Penanggung Jawab
Minggu ke-1 Bulan
Oktober
Pengusulan Surat Tugas (Mandat) Tim
Pelaksana Audit Internal Mutu Ir. Herman Suheri, M.Sc, Ph.D
Persiapan AIM: penyusunan topik,
kuisioner dan komponen audit (dokumen
audit, wawancara, bukti audit lainnya),
penyusunan tahapan AIM
Dr. Sitti Latifah, M.Sc.F
Minggu ke-2 Bulan
Oktober
penentuan tim audit dan penandatangan
komitmen auditor
dan pertemuan pertama dengan auditor
Dr. Sitti Latifah, M.Sc.F
Minggu ke-3 bulan
Oktober
Sosialisasi dan permohonan ijin ke pihak
teraudit (auditee)
Ir. Herman Suheri, M.Sc, Ph.D
Penyamaan persepsi auditor dr. E. Hagni Wardoyo, SpMK
Minggu ke- 4 bulan
oktober
Penyamaan waktu dengan auditee Ir. Herman Suheri, M.Sc, Ph.D
Minggu ke-1 dan
ke-2 bulan
November
Desk evaluation dan wawancara
dr. Nurhidayati. M.Kes
Minggu ke-3 bulan
November
Penyusunan hasil wawancara dan draft
temuan
dr. E. Hagni Wardoyo, SpMK
Penyusunan laporan Dr. Ir. Ujianto Lestari, MS
Minggu ke-4 bulan
November
Sosialisasi hasil analisa ke pihak auditee,
penyusunan dan pengesahan rencana
tindak lanjut oleh auditee
Dr. Ir. Erwan, MS
Minggu ke-2 bulan
Desember
Finalisasi hasil AIM dan pelaporan ke
pimpinan
Dr. Ir. Ujianto Lestari, MS
3.5 Persiapan Dokumen
a. Surat keputusan dan surat tugas melaksanakan audit
Pelaksanaan Audit Internal Mutu (AIM) di lingkup Universitas dengan topik
implementasi pencapaian visi,misi tujuan dan sasaran VMTS ditetapkan berdasarkan
surat keputusan No 170/UN.18.L2/PP/2019 tentang Pengangkatan Fungsional bagi para
8
Auditor Internal Universitas Mataram Pada Lembaga Penjaminan Mutu dan
Pengembangan Pendidikan (LPMPP) dan tugas dan SK Auditor beserta tempat
penugasan (Lampiran 14. Surat Penugasan Audit)
b. Dokumen persiapan audit
Proses administrasi dalam rangka persiapan audit, berupa surat persiapan AIM dan
surat pemberitahuan AIM dibuat untuk memperlancar proses penyelenggaraan AIM
2019 (Lampiran 10. Surat Persiapan dan Pemberitahuan Audit Internal Mutu)
c. Dokumen program kerja
Dokumen program kerja merupakan dokumen pendukung dalam proses
berjalannya AIM Tahun 2019 berupa POB, TOR panduan desk evaluation dan panduan
wawancara (Lampiran 17,18,19, dan 20 ).
d. Borang serah terima hasil Audit
Dokumen hasil dari proses AIM Tahun 2019 disusun dalam tiga bagian yang
terdiri dari Borang klarifikasi dan Rencana Tindakan Koreksi, Borang laporan Audit
Internal, Borang laporan perbaikan atas permintaan tindakan koreksi (Lampiran 21,22,
dan 23).
3.6 Penyelenggara AIM
AIM VMTS Universitas Mataram tahun 2019 diselenggarakan oleh Lembaga
Pengembangan Mutu dan Pengembangan Pendidikan (LPMPP) atas mandat yang diberikan
oleh Rektor Universitas Mataram.
3.7 Auditee
Auditee AIM VMTS Universitas Mataram terdiri dari para pimpinan di tingkat
rektorat dan Fakultas sebagai berikut :
a. Tingkat Rektorat : Rektor, Wakil Rektor I, Wakil Rektor II, Wakil Rektor III, Wakil
Rektor IV, Kepala Biro umum, akademik dan perencanaan, Kepala biro keuangan dan
kepegawaian, Ketua LPPM, Ketua UPT Perpustakaan, Ketua UPT Arsip, Ketua UPT
Pustik, Ketua UPT Pusat pengembangan karir
9
b. Tingkat Fakultas : Dekan, Wakil dekan, Ketua jurusan (bagi yang ada), Ketua
program studi (Bagian jika di Hukum), Ketua GMP, Ketua BP3F, Kabag TU,
Kasubag TU.
2.8. Susunan Panitia
Pengarah : Rektor Universitas Mataram
Penanggungjawab. : Ketua Lembaga Pengembangan Penjaminan Mutu dan
Pengembangan Pendidikan (LPMPP)
Ketua Penyelenggara : dr. E. Hagni Wardoyo, Sp.MK
Sekretaris : Dr. Sitti Latifah, M.Sc.F
Anggota : 1. Dr. Ir. Ujianto Lestari, M.
1. dr. Nurhidayati, M.Kes
2. Dr. Erwan, M.Si
3. Drs. Yusuf Hasbullah, MM
4. Dr. Ir. Tajidan, MS
5. Dr. L. Muhaimi, M.Pd
Pendamping tim auditor : 1. dr. Ida Lestari Harahap, M.Si
2. dr. Rifana Cholidah
3. dr. Dian Puspitasari, M.Med.Ed
10
BAB IV
PENUTUP
Demikian laporan yang dilampiri oleh dokumen-dokumen yang harus dipersiapkan
dalam rangka penyelenggaraan AIM Tahun 2019. Selanjutnya laporan pelaksanaan
kegiatan dibuat secara terpisah.
Mataram, 5 November 2019
Ketua LPMPP Unram,
Ir. Herman Suheri, M.Sc., Ph.D.
NIP. 19601026 198602 1 001
11
LAMPIRAN