Analisa Perancangan Sistem Absensi Siswa Berbasis Database
Tugas Akhir Mata Kuliah
Analisa Perancangan Sistem
Oleh:
Kelompok 5 Kelas A2.1
Ketua Tim : Maisya Pratiwi (1210532017)
NIM Anggota 1: Melisa Zulkarnain (1210533002)
NIM Anggota 2 : Shinta Riani (1210533003)
NIM Anggota 3: Annisa Rahmadiani (1210533012)
Universitas Andalas
2014Analisa Perancangan Sistem Absensi Siswa Berbasis
DatabaseRingkasan EksekutifDunia pendidikan yang semakin berkembang
terkadang membuat kurangnya kontrol orang tua terhadap kegiatan
belajar yang dilakukan oleh anaknya di sekolah.Banyak tindakan
negatif yang dapat dilakukan oleh siswa yang berbanding lurus
dengan semakin tingginya semangat berkompetisi antarsiswa lainnya.
Sistem absensi siswa ini dirancang untuk meningkatkan control dari
orangtua terhadap kegiatan anaknya selama berada dilingkungan
sekolah.Sistem absensi berbasis database ini diharapkan memiliki
manfaat terhadap berbagai pihak. Manfaat bagi pemakai terutama bagi
guru dapat mengetahui mata pelajaran yang tidak disenangi oleh
siswa. Manfaat bagi pembaca yaitu dapat dipergunakan sebagai
referensi untuk penelitian selanjutnya.
Perancangan sistem ini dapat mempermudah berbagai pihak untuk
memperoleh output dengan meliputi seluruh karakteristik desain
seperti spesifikasi file, prosedur prosedur operasi sesuai dengan
kebutuhan pemakai. Sistem ini dirancang dalam bentuk database,
yaitu koleksi dari data data yang terorganisasi dengan cara
sedemikian rupa sehingga mudah dalam disimpan dan dimanipulasi
(diperbaharui, dicari, diolah dengan perhitungan-perhitungan
tertentu, serta dihapus).
Lembar Persetujuan
Analisa Perancangan Sistem Absensi Siswa Berbasis Database
Oleh:
Kelompok 5 Kelas A2.1
Ketua Tim : Maisya Pratiwi (1210532017)
NIM Anggota 1: Melisa Zulkarnain (1210533002)
NIM Anggota 2 : Shinta Riani (1210533003)
NIM Anggota 3: Annisa Rahmadiani (1210533012)
Disetujui,
Tanggal 4/11/2014
Project Sponsor
Ardhian Agung Yulianto, MT
Dosen
Universitas Andalas
2014
Analisa Perancangan Sistem Absensi Siswa Berbasis Database
I. Latar Belakang
Indonesia memiliki budaya pendidikan yang terbagi dua yaitu
pendidikan di lingkungan rumah dan lingkungan sekolah. Pendidikan
di lingkungan rumah sepenuhnya dikontrol oleh orang tua, sedangkan
di lingkungan sekolah dilakukan oleh guru. Banyak orang tua yang
tidak mengetahui perilaku yang dilakukan oleh anak-anaknya selama
berada di sekolah. Terkadang hal ini menyiratkan tidak adanya
kesinambungan antara pendidikan di rumah dan sekolah.
Seperti yang diberitakan di media massa, begitu banyak kita
mendengar dan membaca tentang kenakalan remaja. Baik itu bolos,
tawuran, pencurian, merokok, dan berbagai tindakan negatif lainnya.
Kenakalan remaja ini berbanding lurus dengan semangat berkompetisi
oleh beberapa siswa lainnya. Siswa yang tidak ada semangat untuk
berkompetisi secara tidak langsung akan mengalami seleksi alam.
Maka dibutuhkannya kontrol dari orang tua dan guru baik itu di
rumah dan di sekolah agar siswa tersebut mampu bersaing.
Sebagian besar orang tua hanya mengetahui perkembangan
pendidikan anaknya ketika penerimaan rapor, yang dilakukan 2x
setahun. Banyak orang tua yang tidak mengetahui kehadiran anaknya
di sekolah. Ada anak-anak yang mengatakan mereka pergi ke sekolah,
tapi pada kenyataannya mereka tidak sampai ke sekolah dan melakukan
tindakan-tindakan yang terkadang negatif. Padahal orang tua mereka
masih menganggap anaknya berangkat sekolah untuk menuntut
ilmu.Meminimalisir tindakan kenakalan remaja dan meningkatkan
semangat kompetisi setiap siswa, diperlukannya kontrol penuh dari
masing-masing orang tua siswa. Maka orang tua membutuhkan suatu
sistem untuk membantu menyelesaikan permasalahan dan memberikan
informasi yang relevan untuk orang tua mengetahui kehadiran
anak-anaknya secara akurat.
Untuk itu penulis mengangkat latar belakang dari permasalahan
yang ada menjadi tugas akhir untuk mata kuliah Analisa Perancangan
Sistem dengan judul Analisa Perancangan Sistem Absensi dan
Pelaporan Hasil Belajar Siswa Berbasis Database.II. Perumusan
Masalah
Adapun rumusan masalah dalam penelitian ini yaitu bagaimana
menganalisa dan merancang sistem absensi berbasis data base
sehingga nantinya dapat digunakan proses pengembangan sistem
selanjutnya.III. Batasan Masalah
Untuk menghindari pembahasan tidak menyimpang dari rumusan
masalah yang ada, maka penelitian ini dibatasi yaitu hanya
menganalisa dan merancang sistem absensi pada SMA Negeri 8
Pekanbaru yang meliputi absensi. IV. Tujuan Masalah
Tujuan dalam penelitian ini adalah menganalisa dan merancang
sistem absensi pada SMA Negeri 8 Pekanbaru.V. Manfaat
Adapun manfaat yang diharapkan dalam penelitian ini adalah
sebagai berikut:
1. Manfaat Bagi Pemakai
Manfaat yang dapat diambil dari penelitian ini adalah dengan
adanya analisis dan perancangan sistem ini maka akan mempermudah
bagi guru untuk mengetahui jumlah kehadiran siswanya, disamping itu
diharapkan dapat memberikan output yaitu mata pelajaran yang banyak
absensinya.
2. Manfaat Bagi Penulis
Adapun manfaat penelitian bagi penulisnya itu dapat menambah
ilmu pengetahuan khususnya dalam hal perancangan sistem.
3. Manfaat Bagi Pembaca
Penelitian ini dapat menambah wawasan bagi pembaca dan dapat
dipergunakan sebagai referensi untuk penelitian selanjutnya.VI.
Tinjauan Pustaka
Landasan Teori
1. Analisis dan Perancangan
Menurut Al Fatta (2007, 24), Analisis sistem didefinisikan
bagaimana memahami dan menspesifikasi dengan detail apa yang harus
dilakukan oleh sistem. Sementara sistem desain diartikan sebagai
menjelaskan dengan detail bagaimana bagian-bagian dari sistem
informasi diimplementasikan. Dengan demikian, Analisis dan Desain
Sistem Informasi (ANSI) bisa didefinisikan sebagai proses
organisasional kompleks di mana sistem informasi berbasis computer
diimplementasikan. Tanggung jawab seorang analisis berdasarkan
pendekatan analisis dan desain meliputi :
a. Bagaimana membangun sistem informasi
b. Bagaimana merancang sebuah sistem informasi berbasis
komputer
c. Bagaimana memecahkan masalah dalam organisasi sistem
informasi.
Sedangkan perancangan sistem adalah rencana mengimplementasikan
hasil dari analisis sistem yang dilaksanakan meliputi seluruh
karakteristik sistem desain seperti spesifikasi file,
prosedur-prosedur operasi sesuai dengan kebutuhan pemakai.
(Kristanto, 2003:37). 2. Sistem
Menurut Kristanto (2003 : 2), sistem merupakan kumpulan
elemen-elemen yang saling berkait dan bekerja sama untuk memroses
masukan (input) yang ditujukan kepada sistem tersebut dan mengolah
masukan tersebut sampai menghasilkan keluaran (output) yang
diinginkan.
Sedangkan menurut Indrajani (2011, 48), sistem secara sederhana
dapat didefinisikan sebagai sekelompok elemen yang saling
berhubungan atau berinteraksi hingga membentuk satu persatuan.
3. Data
Data adalah fakta-fakta tentang segala sesuatu di dunia nyata
yang dapat direkan dan disimpan pada media komputer, sedangkan
basis data adalah kumpulan yang terorganisasi dari data-data yang
berhubungan sedemikian rupa sehingga mudah disimpan, dimanipulasi
serta dipanggil oleh pengguna. (Nugroho, 2011 : 5). 4. Basis
Data
Database atau basis data adalah koleksi dari data-data yang
terorganisasi dengan cara sedemikian rupa sehingga mudah dalam
disimpan dan dimanipulasi (diperbaharui, dicari, diolah dengan
perhitungan-perhitungan tertentu, serta dihapus) (Nugroho, 2004 :
41).
Teori lain menyatakan Basis Data adalah kumpulan data
(elementer) yang secara logic berkaitan dalam mempresentasikan
fenomena (fakta) secara terstruktur di dalam domain tertentu untuk
mendukung aplikasi dalam sistem tertentu. (Heriyanto, 2004 :
4).
5. Sistem Manajemen Basis Data
Menurut Heriyanto (2004 :4 ) Sistem Manajemen Basis Data (DBMS)
adalah perangkat lunak untuk mendefinisikan, menciptakan, mengelola
dan mengendalikan pengaksesan basis data. Fungsi sistem manajemen
basis data yang paling penting adalah menyediakan basis untuk
sistem informasi menejemen.
Tujuan utama dalam manajemen sistem basis data adalah untuk
menyediakan lingkungan yang nyaman dan efisian untuk penyimpanan
dan pengambilan data dari basis data. Tujuan lain dari sistem
manajemen basis data antara lain :
1. Menghindari redudansi dan rekonsistensi data
2. Menghindari kesulitan pengaksesan data
3. Menghindari isolasi data
4. Menghindari terjadinya anomali pengaksesan konkuren
5. Menghindari masalah-masalah keamanan
6. Mengindari masalah-masalah integritas
VII. Metode Pengerjaan Proyek
Proyek akan dilaksanakan dengan mengikuti siklus hidup
pengembangan perangkat lunak yang terdiri dari :
Tahap I: Pendefinisian kebutuhan
Di dalam tahap ini, tim akan mengerjakan bagian awal proposal
terdiri dari pembuatan latar belakang, rumusan masalah, tujuan,
manfaat proyek dan tinjauan pustaka. Untuk mendapatkan informasi
akan dilakukan wawancara pada manajamen pemakai yaitu SMA Negeri 8
Pekanbaru.
Tahap II: Desain
Di dalam tahap ini, tim akan mengerjakan perancangan terhadap
design masukan data, design input, design output, dan penyusunan
data. Informasi yang digunakan sebelum design dilakukan dari
diagram alir data yang didalamnya terdapat daftar input, proses,
dan output dalam bentuk grafik terstruktur.
Tahap III: Koding dan unit testing
Di dalam tahap ini, tim akan mengerjakan pengembangkan suatu
perangkat lunak awal yang diperlukan. Pada tahap ini, tim
menggunakan Ms. Access sebagai perangkat lunak yang diperlukan. Tim
harus tau bagaimana cara penggunaan perangkat lunak dan apa yang
harus dilakukan bila perangkat lunak mengalami masalah.
Tahap IV: Pengujian
Di dalam tahap ini, tim akan mengerjakan rangkaian pengujian
pertama dijalankan dengan data contoh serta data aktual dari SMA
Negeri 8 Pekanbaru yang telah ada.
Tahap V: implementasi
Di dalam tahap ini, tim akan mengerjakan pembangunan terhadap
suatu basis data.
Jadwal Pengerjaan ProyekBerikut ini adalah jadwal pengerjaan
proyek
VIII. Pembahasan
Deskripsi dokumen
a. Nama dokumen: Data Absensi SiswaFungsi
: Mencatat data absensi/ketidakhadiran siswa
Syarat
: Tidak menghadiri mata pelajaran yang sedang berlangsung
Sumber
: Kehadiran siswa
Frekuensi
: harian
Kerangkapan: 1 rangkap
Elemen Data:
NoNAMA DATAJENISKETERANGAN
1NIPTextNomor Induk Pegawai dari guru mata pelajaran
bersangkutan.
2NamaGuruTextNama guru dari mata pelajaran bersangkutan.
3NamaMataPelajaranTextNama mata pelajaran yang tidak dihadiri
siswa
4NISNTextNomor Induk Siswa Nasional dari kelas bersangkutan.
5NamaLengkapTextNama siswa/i dari kelas bersangkutan
6TahunAjaranNumberTahun ajaran pendidikan dari data
7JenisKelaminTextJenis kelamin siswa/i yang didata
8AlamatTextAlamat dari siswa yang berada dikelas
bersangkutan
9KelasTextKelas yang absensinya dilakukan pendataan
10Kode MengajarAutoNumberKode dari masing-masing jadwal mata
pelajaran
11KeteranganTextketerangan absensi siswa (Sakit, Izin. Alfa)
12JamTextJam mata pelajaran yang siswa absen (Shift 1, Shift 2,
Shift 3, Shift 4)
13HariTextHari mata pelajaran yang siswa absen
14TanggalDate/TimeTanggal mata pelajaram yang siswa absen
Laporan Absensi tanggal 1 November 15 November 2014 :
Analisa Kebutuhan Sistem
Kebutuhan Informasi
Informasi yang dibutuhkanTujuanFrekuensiKeterangan
Data GuruTata UsahaTahunanSebagai Arsip
Data SiswaTata Usaha TahunanSebagai Laporan dan Arsip
Jadwal MengajarBidang KurikulumSemesterSebagai Arsip
Keterangan KehadiranGuru/Sekretaris KelasHarianSebagai Laporan
dan Arsip
Proses Pengumpulan Informasi
Teknik pengumpulan informasi yang kami lakukan terhadap SMA
Negeri 8 Pekanbaru, adalah :ObservasiPengamatan kami lakukan
terhadap kehadiran siswa dalam suatu kelas. Dari pengamatan inilah
kami berhasil menganalisa apa saja kendala yang terjadi akibat dari
penggunaan sistem absensi yang lama.
Wawancara Kami melakukan beberapa wawancara terhadap beberapa
guru yang mengajar dikelas yang kami jadikan sampel.Berbeda dengan
observasi/pengamatan, melalui wawancara ini kami bisa dengan
langsung mendapatkan informasi dari narasumber mengenai kendala dan
keluhan yang terjadi jika sekolah tetap menggunakan sistem absensi
yang lama.
Wawancara juga kami lakukan kepada beberapa siswa yang saat itu
kami temui. Hal ini kami lakukan karena siswa dianggap juga
merasakan langsung sistem absensi yang sebelumnya digunakan oleh
SMA Negeri 8 Pekanbaru.Dengan adanya informasi yang kami dapatkan
dengan menggunakan dua metode diatas. Observasi dilakukan untuk
mendapatkan informasi dari sisi eksternal sekolah, dan interview
dilakukan untuk mendapatkan informasi internal, maka kami dapat
memutuskan apakah SMA Negeri 8 Padang layak menggunakan sistem yang
berbasis database.Permasalahan yang Timbul di SMA Negeri 8
Pekanbaru Guru sering lupa melakukan pengecekan kehadiran siswa
pada mata pelajaran yang mereka ajarkan. Karena dilakukan secara
manual, terkadang pencatatan nama siswa yang absen tidak jelas
sehingga sulit untuk dibaca. Pencatatan yang dilakukan secara
manual, membuat kesulitan dalam pengarsipan absensi. Selain itu,
pencatatan secara manual membuat pelaporan kehadiran siswa kepada
orang tua tidak dapat dilaksanakan. Membuat orang tua tidak
mengetahui kehadiran anaknya di sekolah.A. Solusi dan Pemecahan
Masalah
Dengan permasalahan yang timbul pada SMA Negeri 8 Pekanbaru,
maka kami menyarankan penggunaan sistem berbasis database. Kami
menawarkan penggunaan sebuah sistem pencatatan absensi siswa untuk
melakukan input langsung ke dalam database sekolah. Input ini
kemudian akan menghasilkan arsip data absesnsi siswa yang nantinya
akan bisa dillaporkan ke orang tua minimal satu kali sebulan.
Adapun komponen absensi yang diinput oleh guru adalah berupa:
Pencatatan untuk setiap data akan dilakukan secara tepat dan cepat.
Penggunaan komputer juga akan meminimalisir terjadinya human error
pada saat perhitungan sehingga salah saji pada Laporan Database
Absensi Siswa dapat dihindari. Penggunaan sistem yang mudah akan
dapat mempermudah kinerja tata usaha sekolah. Waktu yang dibutuhkan
untuk melakukan pencatatan juga sedikit sehingga akan lebih efektif
dan efisien.B. Rancangan Database Context Diagram ERD
Flowchart
Guru Mata PelajaranComputer OperationWali Kelas
Printscreen program
Rancangan Tabel
Tabel
1. Tabel Data Siswa
2. Tabel Data Guru
3. Tabel Jadwal Mengajar
4. Tabel Keterangan Kehadiran
5. Tabel Query
Perancangan Antar Muka
Form Data Guru
Form Data Siswa
Form Jadwal Mengajar Guru
Form Data Absensi Siswa
Form Data Absensi Siswa
Diagram relationship
Report
1. Report Data Siswa
2. Report Data Guru
3. Report Jadwal Mengajar
4. Report Keterangan Kehadiran
IX. Penutup
Kami berharap dengan adanya proposal sistem yang kami buat
terhadap sistem yang sebelumnya digunakan di SMA Negeri 8 Pekanbaru
dapat menjadi masukan bagi pihak sekolah dari SMA Negeri 8
Pekanbaru sendiri.
Diluar itu semua kami sebagai pihak penyedia proposal masih
mengharapkan kritikan dan evaluasi terhadap isi dari proposal yang
kami ajukan ini.
Data Absensi Siswa
Laporan Absensi Siswa per mata pelajaran
Laporan absensi siswa yang ditindaklanjuti
Laporan absensi siswa
Guru Mata Pelajaran
Kelola Data Absensi Siswa
Wali Kelas
NISN
NIP
Namaa
NIP
Hari
Tanggal
Nama
Tahun Ajar
Kelas
Alamat
Jenis Kelas
NISN
Keterangan
Jam
Mata Pelajaran
Hari
NIP
Jam
Kode Mengajar
Data Guru
Jadwal Mengajar
Data Siswa
Absensi
Data Absensi Siswa
Laporan Absensi Siswa
Input Absensi Siswa
Laporan Absensi Kelas
Cetak Laporan Absensi Siswa
Laporan Absensi Kelas
Laporan Absensi Kelas
Data Jadwal Mengajar
Jadwal_MengajarKodeMengajar*NIPHariJam
Data Guru
Data_GuruNIP*NamaGuruNamaMataPelajaran
Data Siswa
Data_SiswaNISN*NamaLengkapTahunAjaranJenisKelaminAlamatKelas
Data Keterangan Kehadiran (Transaksi)
Keterangan KehadiranNIPNISNTanggalKeteranganHariJam