01/06/2015 1 L’archivage des données publiques : contexte légal, données numériques, solutions d’archivage Lorène BECHARD Atelier « CNIL et archivage des données » - 4 juin 2015 Centre Informatique National de l’Enseignement Supérieur JNO 2015 – Atelier « CNIL et archivage des données » - 4 juin 2015 2 • Le contexte légal de l’archivage • Documents et données numériques : une problématique spécifique • La solution ESR : l’offre de services du CINES Sommaire
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L’archivage des données publiques : contexte légal, …...2015/06/04 · 01/06/2015 2 Centre Informatique National de l’Enseignement Supérieur JNO 2015 – Atelier « CNIL
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L’archivage des données publiques :
contexte légal, données numériques,
solutions d’archivage
Lorène BECHARD
Atelier « CNIL et archivage des données » - 4 juin 2015
Centre Informatique National de l’Enseignement Supérieur JNO 2015 – Atelier « CNIL et archivage des données » - 4 juin 2015 2
• Le contexte légal de l’archivage
• Documents et données numériques : une problématique spécifique
• La solution ESR : l’offre de services du CINES
Sommaire
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• Le contexte légal de l’archivage
• Documents et données numériques : une problématique spécifique
• La solution ESR : l’offre de services du CINES
Sommaire
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• Un document / une donnée est :
– produit dans le cadre d’une activité,
– sous une forme bien spécifique,
– à une date donnée et dans un lieu précis,
– sur un support désigné.
� C’est donc une « archive en devenir ».
Archive VS donnée et document
Un document de travail (non validé) n’est pas encor e vraiment une archive, ni même un document administratif au sens CADA
• Et une archive est publique le plus souvent, car produite :
– par des organismes publics
– dans le cadre d’une mission de service public
� Elle est donc soumise à la législation sur les archives publiques .
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À ne pas confondre avec
Le cycle de vie du document
• La théorie des 3 âges des archives :
Durée d’Utilité Administrative (DUA)= Durée de conservation au sens CNIL
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Les archives sont l’ensemble des documents, quels que soient leur date , leur lieu de conservation , leur forme , leur support , produits ou reçus par toute personne
physique ou morale, et par tout service ou organisme public ou privé dans l’exercice de leur activité .
Art.L 211-1 du Code du Patrimoine
• Typologie des archives :
– Archives administratives
– Archives patrimoniales
– Archives scientifiques
• Périmètre des archives publiques :
– Documents procédant d’une activité réalisée par des organismes publics et/ou dans le cadre d’une mission de service public
Qu’est-ce qu’une archive ?
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Obligations légales
• Les archives publiques sont imprescriptibles et inaliénables
• Elles font l’objet d’un tri à l’issue de leur durée d’utilité administrative (DUA)
– Collaboration entre producteurs et archivistes
• Archives à éliminer � visa obligatoire de l’administration des archives
• Archives définitives � conservation dans les services d’archives publics
Les principaux textes applicables : Code du patrimoine, Titre II sur les archives
• Loi n°2008-696 du 15 juillet 2008 sur les archives
• Décret d’application n°2009-1124 du 17 septembre 2009
• Circulaire interministérielle du 2 novembre 2001 sur la gestion des archives courantes et intermédiaires
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Obligations légales pour les archives intermédiaire s
• Gestion à la charge des producteurs / administratio ns productrices
– Service dédié pour la gestion des archives
– Doté de moyens suffisants
– Externalisation possible mais encadrée
• Quelles responsabilités ?
– Traiter tous les documents produits, y compris les archives électroniques
– Suivre les prescriptions en termes de classement et de conservation
– Respect des règles de communicabilité établies par la loi
� Contrôle scientifique et technique effectué notamment par le service interministériel des archives de France (SIAF)
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• Pour des raisons
− administratives : pour faciliter le travail quotidien des agents et des usagers (le diplôme d’un étudiant, le dossier de carrière d’un personnel…)
− juridiques : pour justifier d’une action ou d’une activité lorsqu’il y a contentieux (contentieux en édition, plagiats…)
…pendant la période d’archivage intermédiaire (DUA)
• Pour des raisons historiques (pour témoigner de l’activité d’un organisme, d’une personne, d’une équipe) pour un archivage définitif
• Dans tous les cas :
− Pour la réutiliser : réaliser des statistiques, exploiter les sources, prouver un droit, etc.
− Pour la protéger : open data vs confidentialité
Pourquoi conserver une archive ?
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Les acteurs de la gestion des données / documents
Producteur
Archiviste
Informaticien
Juriste / CIL / PRADA
Expertise sur le contenu
informationnel des
données et leur usage
Expertise du
cycle de vie des
données,
évaluation et
description pour
l’archivage
Expertise sur
les exigences
réglementaires
associées aux
données
Expertise sur les
méthodes et moyens de
stockage des données
numériques
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• Le contexte légal de l’archivage
• Documents et données numériques : une problématique spécifique
• La solution ESR : l’offre de services du CINES
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Sauvegarde VS Sauvegarde sécurisée VS Archivage
SAUVEGARDE
SAUVEGARDE
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Sauvegarde VS Sauvegarde sécurisée VS Archivage
SAUVEGARDE SAUVEGARDE SECURISEE
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Sauvegarde VS Sauvegarde sécurisée VS Archivage
SAUVEGARDE
ARCHIVAGE
� Sur le moyen et long terme
� Garantie de lisibilité
� Garantie de compréhension
� Respect de l’intégrité et de l’authenticité
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La problématique de l’archivage numérique
Qu’est-ce que l’archivage électronique ?
L’archivage des documents électroniques consiste à conserver le document
et l’information qu’il contient :
�Dans son aspect physique comme dans son aspect intellectuel,
�Aussi longtemps que nécessaire (moyen et long termes),
�De manière à ce qu’il soit en permanence accessible et compréhensible.
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Voici un document que j’ai créé en
1998…
De quoi s’agit-il déjà ?
Est-ce bien ce qui est
indiqué sur la
disquette ?
La disquette est-elle
toujours en bon état ?
Mon portable, acheté
en 2013, n’a pas de
lecteur de disquette…
J’ai créé ce document avec Claris
Works. Comment retrouver ce
logiciel ? Quel est le format du
document ?
J’ai trouvé le logiciel,
mais puis-je l’installer
et l’utiliser sous
Windows 8 ?
Ça marche ! Mais j’ai
perdu toute ma mise
en forme…
Les défis, orientations et choix pour l’archivage a u CINES
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Voici un document que j’ai créé en
1998…
De quoi s’agit-il déjà ?
Est-ce bien ce qui est
indiqué sur la
disquette ?
La disquette est-elle
toujours en bon état ?
Mon portable, acheté
en 2013, n’a pas de
lecteur de disquette…
J’ai créé ce document avec Claris
Works. Comment retrouver ce
logiciel ? Quel est le format du
document ?
J’ai trouvé le logiciel,
mais puis-je l’installer
et l’utiliser sous
Windows 8 ?
Ça marche ! Mais j’ai
perdu toute ma mise
en forme…Perte
compréhension
et accessibilité ?
Les défis, orientations et choix pour l’archivage a u CINES
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Zoom sur les bases de données
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Le contexte de l’ESR
• Beaucoup de bases « maison », souvent peu documentées
• Variété des formes et des contenus
• Des exigences de plus en plus fortes autour des don nées…
... qui nécessitent de s’interroger sur les moyens de pérennisation
Interopérabilité
Open data
Partage
Gestion des droitsRéutilisationProtection des
données personnelles
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Quelques éléments de réponse
Penser l’archivage le plus en amont possible :
• Documenter la base de données
‒ La structure de la base de données
‒ Son usage : types de données concernées ? traitements effectués ?
� Identifier le cycle de vie des données à l’intérieur de la base
• Privilégier les logiciels libres (MySQL, PostgreSQL, MongoDB, …) et les formats ouverts
• Assurer une sauvegarde sécurisée
• Ne pas hésiter à solliciter tous les partenariats possibles : archivistes, juristes, CIL, PRADA, services informatiques
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• Le contexte légal de l’archivage
• Documents et données numériques : une problématique spécifique
• La solution ESR : l’offre de services du CINES
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Le Centre Informatique National de l’Enseignement S upérieur
Centre Informatique National de l’Enseignement Supérieur
• Basé à Montpellier (Hérault, France)
• EPA créé en 1999, succédant au CNUSC – créé en 1980
• Placé sous la tutelle de la DGRI (Direction Générale de la Recherche et de l’Innovation) et de la DGESIP (Direction Générale pour l’Enseignement Supérieur et l’Insertion Professionnelle) du Ministère de l’Enseignement Supérieur et de la Recherche