La Società dell’Informazione Realizzazione della ...archive.forumpa.it/forumpa2007/convegni/relazioni/2383_gloria... · della PA tramite un miglioramento interno ... L’implementazione

La Società dell’InformazioneRealizzazione della Piattaforma Telematica Integrata

- Gestione dei Provvedimenti e Mandato Informatico -

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Agenda

L’importanza dell’iniziativa

I processi esaminati

L’ambito dell’intervento

Le caratteristiche essenziali della soluzione

I benefici attesi dall’iniziativa

L’approccio adottato

I fattori chiave di successo

Le possibili evoluzioni

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L’importanza dell’iniziativa (1/3)Dalla Società dell’Informazione alla PTI

La Regione Siciliana ha intrapreso un percorso di modernizzazione che ha come frontiera la creazione della Società dell’Informazione, ovvero una società in cui l’informazione e la comunicazione rappresentano gli elementi essenziali per poter operare efficacemente in tutte le sfere di attività del cittadino e delle istituzioni.

L’adozione dell’information technology in seno alla Pubblica Amministrazione rappresenta un’iniziativanecessaria per tale strategia d’intervento e per il percorso di modernizzazione varato.

- Il piano d’azione della Società dell’Informazione e la Piattaforma Telematica Integrata -

La Piattaforma Telematica Integrata è il programma organico, strategico e pervasivosui settori chiave dell’infrastruttura della Pubblica Amministrazione della Regione Siciliana e rappresenta pertanto l’elemento abilitante della strategia di sviluppo di lungo termine volta alla creazione della Società dell’Informazione

Miglioramento dell'efficienza operativainterna delle singole amministrazioniInformatizzazione dell’erogazione dei servizi ai cittadini e alle impreseAccesso telematico degli utilizzatori finali ai servizi della Pubblica Amministrazione

L’attuazione di tale piano richiede una strategia d’intervento che comprenda organicamente molteplici iniziative infrastrutturali

Il piano d’azione per la realizzazione della Società dell’Informazione, in seno alla pubblica Amministrazione, comprende:

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L’importanza dell’iniziativa (2/3)Dalla PTI alla gestione dei provvedimenti e

mandato informatico

La Piattaforma Telematica Integrata è un’infrastruttura informativa per la pubblica amministrazione regionale, da realizzare essenzialmente mediante la diffusione delle reti e dei collegamenti fra le pubbliche amministrazioni e l’erogazione di servizi telematici, finalizzati a migliorare i rapporti fra le istituzioni, anche a vantaggio delle imprese e dei cittadini.

Il programma di realizzazione della PTI comprende anche il Sistema Informativo Interno, Controllo, Gestione e Finanziario (SIC), che ha l’obiettivo di far evolvere i sistemi di contabilità finanziaria, economico –patrimoniale ed il controllo di gestione, al fine di aumentarne la fruibilità e guidare l’Amministrazione verso i propri obiettivi e verso i fini istituzionali.

- Il SIC e la gestione dei provvedimenti e mandato informatico -

La realizzazione del mandato informatico e della gestione dei provvedimentirappresenta l’iniziativa portante all’interno di SIC e costituisce una sintesi organica tra le differenti nature degli interventi su cui si sviluppa il miglioramento interno

SIC è il primo passo per modernizzare le attività della PA tramite un miglioramento interno

Infrastruttura tecnologicaadeguata a supportare l’informatizzazione delle attività interne alla PA

Processi controllabili e distribuiti per competenza

Organizzazione orientata alla chiarezza delle responsabilità ed alla trasparenza di gestione

Il miglioramento interno si articola su interventi di differente natura:

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L’importanza dell’iniziativa (3/3)Dalla Società dell’Informazione alla gestione

dei provvedimenti e mandato informaticoLa gestione dei provvedimenti e del mandato informatico rappresenta una delle prime iniziative della Piattaforma Telematica Integrata che sviluppa le direttrici dell’e-government tese alla realizzazione della Società dell’Informazione.

- La gestione dei provvedimenti e del mandato informatico come agente di realizzazione della società dell’informazione -

e - government

e- commerce

capitale umano

Società dell’Informazione

PTI

…….

…….

E - Government

SIC

Sistema di Approvv. Elettronico

CAPSDA

PTI

CAPSDASistemi di Sportelli Unici

MandatoInformatico

Gestioneprovvedimenti

SIC

Inquiry

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I processi esaminati (1/2) La gestione dei provvedimenti

- Le fasi del processo -

Gestione contabile

Verifica contabile

Verifica formale

Invio elenco di trasmissioneCreazione

Amministrazione Ragioneria

Il processo di Gestione dei Provvedimenti comprende un insieme di attività, di competenza dell’Amministrazione e della Ragioneria, finalizzate alla creazione ed approvazione dei provvedimenti ed alla gestione degli elenchi di trasmissione, strumento informatico con cui viene censito il passaggio dei decreti tra i differenti uffici competenti.

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Il mandato informatico, come previsto dalla normativa in vigore e dalle regole tecniche di riferimento, consiste nella gestione informatizzata dei mandati nei rapporti tra le Amministrazioni attive, le Ragionerie centrali, il Servizio Tesoro, l’Istituto Cassiere e la Corte dei Conti.

Il processo di gestione del mandato informatico è costituito da un insieme di step di un percorso autorizzativo, attuato mediante firma digitale, necessario per portare al pagamento un titolo gestito in forma di documento elettronico. Tale percorso coinvolge molteplici attori in maniera differente, in termini di competenze e quindi di attività svolte.

- Le fasi del processo -

Verifica di legittimitàPagamentoVerifica di

processoVerifica contabile

Gestione contabileCreazione

Amministrazione Ragioneria Servizio Tesoro Istituto Cassiere Corte dei Conti

I processi esaminati (2/2) Il mandato informatico

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Il mandato informatico (1/2) Principali maschere esemplificative

L’implementazione è stata condotta con l’intento di creare uno strumento in grado di fornire una vista integrata dei dati essenziali e delle funzionalità disponibili all’utente.

- La principale maschera di gestione del mandato -

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Le attività inerenti la firma digitale vengono supportate da un insieme di verifiche che garantiscono esaustivamente la correttezza dell’operazione di firma.

- La maschera di verifica di firma del mandato -

Il mandato informatico (2/2) Principali maschere esemplificative

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L’ambito dell’intervento (1/4)Le funzionalità previste

L’intervento implementativo si concretizza nel supporto dell’intero ciclo di vita della gestione dei provvedimenti e del mandato di pagamento, mediante la realizzazione di funzionalità che supportano tutte le attività previste nelle fasi del processo.

Inserimento da parte delle Amministrazioni attive dell’insieme di informazioni necessarie per creare ogni tipologia di provvedimento

Creazione, da parte delle Amministrazioni attive, degli elenchi di trasmissione e la stampa degli stessi per la comunicazione alla Ragioneria dei provvedimenti inseriti

Creazione e trasmissione dei mandati di pagamento tra gli attori coinvolti

Supporto informatizzato alle verifiche contabili condotte dalla Ragioneria e dal Servizio Tesoro

Gestione e firma digitale dei file dei mandati da parte dello specifico responsabile coinvolto nel processo (Dirigente Amministrazione, Direttore Capo Ragioneria, Responsabile Servizio Tesoro)

- Le funzionalità previste dall’intervento informatico -

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L’ambito dell’intervento (2/4)Le funzionalità previste

Tutti gli attori coinvolti vengono supportati sia nelle attività di gestione sia nelle relazioni che sussistono tra essi finalizzate allo scambio informativo.

- Le funzionalità previste dall’intervento informatico -

Supporto informatizzato alla gestione degli esiti relativi ad ogni verifica condotta dalla Ragioneria e dal Servizio Tesoro

Monitoraggio del ciclo di vita del provvedimento e del mandato da parte di ogni attore della Regione Siciliana coinvolto (Amministrazione, Ragioneria, Servizio Tesoro)

Infrastruttura di scambio flussi informativi con l’Istituto Cassiere e gestione automatizzata del protocollo di comunicazione

Consultazione archivi elettronici da parte della Corte dei Conti

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L’ambito dell’intervento (3/4)Il cambiamento del flusso di gestione dei

provvedimenti

Il flusso di gestione dei provvedimenti muterà prevedendo il coinvolgimento dell’Amministrazione nelle attività, gestite informaticamente, di inserimento e risposta ai rilievi inoltrati dagli altri attori coinvolti.

- Il cambiamento del flusso di gestione dei provvedimenti -

Flus

so P

revi

sto

Sistema Bilancio

Predisposizione eInserimento

Verificae contabilizzazione

Firma

Verifiche di legittimitàed approvazione

DECRETO

DECRETO

Documenti

DECRETO

Documenti

Rilievi

Esiti e Rilievi Informatici

Amministrazione Ragioneria Tesoro / Corte dei Conti

Flus

so A

ttual

e

Predisposizione Verifica, Inserimento e contabilizzazione

Firma

Verifiche di legittimitàed approvazione

Sistema Bilancio

DocumentiDECRETODECRETO

Documenti

DECRETO

Documenti

RilieviRilieviX

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L’ambito dell’intervento (4/4)Il cambiamento del flusso di gestione del

mandato

Il cambiamento delle attività operative di gestione del mandato, si manifesta nell’adozione della firma digitale, nella sostituzione del cartaceo con documenti in formato elettronico per i titoli di pagamento e nell’informatizzazione delle operazioni di verifica e gestione dei flussi informativi.

Amministrazione Ragioneria Tesoro Istituto Cassiere Corte dei Conti

- Il cambiamento del flusso di gestione del mandato -

Predisposizione e Inserimento

Verifica e contabilizzazione Verifica di processo Verifiche di legittimità

Sistema Bilancio

Presa in carico e pagamento

Sistema BdS

DocumentiDocumenti

Mandato Informatico

Firma Digitale

Conservazione sostitutiva

Firma Digitale

Esiti e Rilievi Informatici Rilievi

X X X XXXX

Flus

so A

ttual

eFl

usso

Pre

vist

o

Verifiche di legittimità

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Caratteristiche della soluzione (1/2)Le innovazioni architetturali

Gli aspetti più qualificanti della soluzione identificata per attuare la gestione dei provvedimenti e del mandato informatico, salvaguardano la semplicità di gestione della piattaforma e la robustezza del processo.

Lo sviluppo di un sistema web oriented in grado di garantire una più agevole estensione ed adozione del sistema da parte di tutti i soggetti coinvolti nel processo

L’utilizzo della firma digitale in ogni fase del procedimento per la gestione del mandato informatico

Procedure standardizzate e uniche per tutti i soggetti regionali coinvolti

Gestione centralizzata della piattaforma e della sua evoluzione, al fine di recepire più semplicemente e velocemente gli adeguamenti normativi e procedurali interni.

- Caratteristiche essenziali della soluzione -

La garanzia di sicurezza delle firme e delle informazioni in ogni fase del procedimento per la gestione del mandato informatico

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Caratteristiche della soluzione (2/2)La sicurezza

L’importanza delle informazioni trattate ha richiesto una gestione della sicurezza secondo un approccio integrato, atto a garantire un adeguato controllo sui diversi livelli logici coinvolti nel processo.

Tali livelli logici sono stati implementati secondo un paradigma di robustezza incentrato su Affidabilità, Autorità e Autenticità e si diffondono dall’utente finale verso l’informazione trattata.

- I tre livelli logici di sicurezza -

utente

informazione

Smart card nominative (chiave pubblica e privata)Tracciamento operazioni

Autenticità dell’utente

Autorità della firma

Processo di gestione dei poteri di firmaVerifica transazioni

Affidabilità dello scambio informativo

Protocollo di comunicazione sicuroCifratura asimmetrica delle informazioniCanali di comunicazione dedicati

I livelli logici di sicurezza ed i fattori abilitanti:

Controllo degli accessi

Controllo di firma

Controllo di comunicazione

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tempo

Cambiamento culturale

(strategico)

I benefici attesi dall’iniziativa (1/3)Il ciclo virtuoso del cambiamento

La gestione dei provvedimenti e del mandato informatico è un’iniziativa con effetti immediatamente tangibili che incidono sulle attività operative condotte dai singoli attori coinvolti e sull’intero processo comprendente tali attività, ed effetti continuativi che fungono da agenti del cambiamento culturale.

Essa pertanto soddisfa pienamente l’esigenza del piano d’azione per la Società dell’Informazione, rappresentando così la pietra miliare per l’evoluzione della Pubblica Amministrazione Siciliana verso la realizzazione della Società dell’Informazione.

I miglioramenti ottenuti dal cambiamento operativo introdotto instaurano un ciclo virtuoso con cui ottenere nel tempo un cambiamento culturale di portata strategica

- Il ciclo virtuoso dal cambiamento operativo al cambiamento strategico -

Fiducia nel cambiamento

Approccio orientato al

cambiamento

Miglioramento operativo

Cambiamentooperativo

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Il cambiamento operativo introdotto grazie all’adozione delle moderne tecnologie informatiche costituisce un fattore abilitante per ottenere benefici immediatamente rilevabili in termini di efficacia ed efficienza di gran parte delle attività previste.

Elaborazione del flusso di dati in formato elettronico, con conseguente eliminazione del carico cartaceo, ad esclusione della documentazione di supporto

Riduzione dei tempi di inserimento del flusso di informazioni in uscita dall'Amministrazione attiva

- I principali benefici operativi -

Monitoraggio in tempo reale del ciclo di vita di un mandato di pagamento

Efficienza di processo

Riduzione del rischio d’errore negli step autorizzativi d’acquisizione previsti nella gestione complessiva

Efficacia operativa

I benefici attesi dall’iniziativa (2/3)L’orizzonte operativo

Disponibilità diffusa e tempestiva delle informazioni

Possibilità di dematerializzare e digitalizzare in futuro anche la documentazione di supporto

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I presupposti che caratterizzano l’iniziativa, in termini di estensione nelle aree dell’Amministrazione Regionale coinvolte, di tipo e grado di innovazione introdotta, ne danno una portata tale da indurre un tangibile cambiamento culturale sostenibile nel tempo.

Adozione delle moderne tecnologie informatiche nelle attività che coinvolgono tutti i principali attori dell’Amministrazione Regionale, nel pieno rispetto delle evoluzioni tecniche-normative

- Le caratteristiche dell’iniziativa -

Sostenibilità del cambiamento culturale

Pervasivitàdell’iniziativa

Innovazione organizzativa infrastrutturale Primo passo verso un assetto organizzativo che si adatta al

fluire delle informazioni

Primo passo verso la digitalizzazione dei flussi interni delle informazioni e della documentazione cartacea

L’adozione della tecnologia nelle attività cruciali dell’Amministrazione Regionale

Iniziativa “apri-pista” per adattare i processi amministrativi interni alla cultura dell’informazione

I benefici attesi dall’iniziativa (3/3)L’orizzonte strategico

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L’approccio adottatoLe linee guida adottate per portare a compimento l’iniziativa rispondono all’esigenza di salvaguardare e valorizzare al meglio l’infrastruttura informativa, organizzativa ed il know how esistente, al fine di ottenere il raggiungimento degli obiettivi operativi e strategici dell’Amministrazione Regionale agevolando il processo di change management richiesto.

- Le principali linee guida -

Tutte le fasi dell’iniziativa sono state condotte con un coinvolgimento diretto dell’area IT e degli utenti finali, in differente misura a seconda della competenza e della fase di processo

Coinvolgimento esteso

Team multidisciplinareintegrato

L’iniziativa ha visto la creazione di un team comprendente risorse dell’Amministrazione Regionale e risorse del RTI caratterizzate da differenti e molteplici peculiarità professionali

Roadmap evolutiva

L’iniziativa si inserisce in una roadmap evolutiva che prevede l’introduzione graduale del mandato informatico ed un programma di trasformazione complessivo

Gli interventi mirano a migliorare le attività mediante una loroinformatizzazione, salvaguardando gli aspetti che ne definiscono la gestione in termini procedurali

Basso impatto procedurale

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- I principali fattori chiave di successo -

Adozione di soluzioni tecnologiche di successo

Definizione esaustiva del processo di regolamentazione normativa

Il carattere innovativo dell’informatizzazione del mandato di pagamento richiede un adeguamento normativo sia internamente alla Regione Siciliana che per la gestione con gli altri attori che prendono parte al processo (Istituto Cassiere eCorte dei Conti)

L’intervento è basato sull’adozione di soluzioni tecnologiche diprovato successo in termini di flessibilità e affidabilità

Gestione del cambiamento per l’adozione delle nuove tecnologie

L’operazione di firma digitale ha un notevole impatto sugli utenti finali. Da qui nasce l’esigenza di applicare un programma di gestione del cambiamento per veicolare la nuova modalità operativa.

Impegno del top management

L’iniziativa ha visto un ampio e diffuso impegno da parte del Top Management della Regione Siciliana nel mitigare i rischi e nell’avviare l’azione del cambiamento

L’iniziativa presenta notevoli complessità che hanno origine dai molteplici aspetti di differente natura che vengono coinvolti e dalla volontà e necessità, da parte dell’Amministrazione Regionale, di dover realizzare con essa un punto di svolta in chiave attuatrice per la Società dell’Informazione.

Tali evidenze hanno rappresentato l’assunzione di fondo per identificare i fattori chiave di successo dell’iniziativa.

I fattori chiave di successo

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- I fattori sinergici con il programma evolutivo dell’Amministrazione -

Informatizzazione titoli di pagamento

La gestione informatizzata dei titoli di pagamento costituisce un passo fondamentale per la dematerializzazione e la digitalizzazione dei documenti cartacei

Processo di gestione della firma digitale

I processi di gestione della firma digitale possono essere adottati per l’informatizzazione della gestione dei Ruoli di Spesa Fissa e degli Ordini di Accreditamento

La soluzione adottata presenta caratteristiche che possono rappresentano fattori di sinergia con un’estensione del programma di cambiamento avviato alle attività di gestione operativa in carico all’Amministrazione Regionale.

Le possibili evoluzioni