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UN GIORNO LAVORATIVO
Potreste descrivere il vostro giorno lavorativo? Secondo voi,
quali sono le caratteristiche ideali per il lavoro?
Che cosa fa al lavoro? Arrivando in un ufficio della ditta, io
scrivo lettere ed e-mail, telefono ai partner, navigo su Internet,
partecipo in riunioni di lavoro, lavoro al computer / col computer
e poi faccio un intervallo e bevo un caff. Fra poco prendo un taxi
o prendo lautobus e vado per affari. Quando sono ritornato
nellufficio, ricevo delle telefonate, alla fine del mese riscuoto
lo stipendio, inauguro succursali o filiali, collaboro con dei
clienti e seguo delle negoziazioni, partecipo in convegni / in
presentazioni / in seminari / in manifestazioni. Alle quattordici
mangio nel luogo del lavoro. Spesso ho prima colazione al lavoro
quando arrivo molto presto in ufficio. Adesso ho molto lavoro.
Presento dei progetti al capo. Propongo gli studi ai miei colleghi.
Verso la sera mi rilasso e mi riposo sul mio posto di lavoro. Fra
poco leggo i contratti con i fornitori e coi clienti. Mi aggiorno
sui documenti relativi al lavoro. E poi parlo al telefono con le
persone sugli affari, mando un fax ad unazienda, chiacchiero con i
colleghi, stampo dei documenti per firmare dal direttore o stampo
dei moduli delle ordinazioni. Se non ho tempo, cancello / disdico
appuntamenti di lavoro. Smisto la corrispondenza. Sistemo le
offerte dei fornitori e le lettere dei clienti nelle cartelle.
Archivio alcuni documenti in certe cartelle. Dopo una pausa per una
tazza di t, studio una nuova proposta del fornitore dei prodotti e
valuto la sua prospettiva riguardo al profitto. Fra poco controllo
la mia posta elettronica per farmi conoscere tutti i messaggi.
Quando sono nello studio del direttore, io valuto delle proposte
dei fornitori sulle merci e dei progetti commerciali col capo.
Quasi ogni giorno faccio viaggi di lavoro per la citt con la mia
macchina. Spesso prendo da solo le decisioni ed iniziative e firmo
delle convenzioni con i partner nella transazione.
POSSIBILI SITUAZIONI AL LAVORO
Che conversazioni in ambiente professionale potremmo avere in
Russia con un socio daffari italiano? Siate pronti a rispondere a
qualsiasi domanda dellospite straniero.
Accetta linvito a pranzo di un collega italiano. Invita un socio
daffari a una cena. Spiega al tuo collega quali mezzi pubblici ci
sono nella tua citt. Purtroppo non puoi accettare un invito a
pranzo. Che cosa dici? Non ti trovi bene nel tuo albergo. Di che
cosa ti lamenti? Descrivi un pasto tipico della tua regione a un
cliente italiano in visita.
Un cliente italiano in visita nel tuo paese cerca qualcosa per
la moglie e i figli. Che cosa gli proponi? Arrivi in ufficio la
mattina. Saluta un collega italiano. Presenta i tuoi colleghi a un
socio daffari italiano. Presentati davanti a un gruppo
internazionale. Dai il benvenuto ad un gruppo ditaliani che vengono
in visita in Russia. Parla della tua giornata di lavoro. Descrivi
allautista della ditta la persona che deve andare a prendere
allaeroporto. Il tuo ospite italiano non si sente bene. Che cosa
proponi? Suggerisci al tuo ospite come passare una piacevole serata
nella tua citt. Quali bellezze si pu vedere in citt durante la sua
visita. Il tuo socio chiede il conto, ma tu vorresti offrirgli il
pranzo in un ristorante. Sei in riunione, ma improvvisamente non ti
senti bene. Che cosa dici? Il tuo ospite italiano ha perso il
portafoglio. Che cosa gli consigli di fare? Proponi al tuo ospite
italiano di visitare un monumento della tua citt. Spiegagli come ci
arriva. Spiega ad un collega italiano lorario di lavoro nella tua
azienda. Il tuo ospite sta per partire. Digli di salutare unaltra
persona da parte tua. Ad un congresso internazionale incontri un
italiano che ti sembra di aver gi visto altrove. Cerca di ricordare
in quale occasione. Prima di partire saluti i tuoi colleghi
italiani e li inviti a venirti a trovare in Russia. Spiega unusanza
locale al tuo collega italiano.
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AL TELEFONO. CONSIGLI PER UNA TELEFONATA IDEALE
Il telefono , senza dubbio, lo strumento pi usato per stabilire
rapporti di lavoro con lestero. Pi pratico di una lettera, crea un
contatto immediato e personale e permette spesso di risolvere in
pochi minuti di conversazione questioni urgenti o complesse. Ma il
telefono svolge anche limportante funzione di trasmettere
unimmagine positiva della nostra impresa, di mantenere buone
relazioni con i nostri partner daffari e, infine, di non farci
dimenticare da loro.
Spesso rappresenta lunico modo di comunicare in modo diretto con
clienti, fornitori o colleghi allestero, che, magari, non avremo
mai loccasione di incontrare di persona nel corso degli anni.
Attraverso questunico tipo di contatto, con un po dintelligenza,
sensibilit e buona volont, possiamo per stabilire con persone
sconosciute rapporti anche cordiali ed amichevoli. Un aspetto,
questo, da non sottovalutare, perch ha effetti benefici sulla
qualit del lavoro: crea spirito di collaborazione e aiuta a
semplificare i problemi e a superare contrattempi senza drammi,
anche nei momenti pi difficili.
importante tenere presente che in ogni paese i rapporti
professionali cos come quelli personali sono improntati a uno stile
particolare, legato alle abitudini, alla cultura e alle tradizioni,
che si riflette anche sulluso della lingua. Se nelle nostre
relazioni internazionali desideriamo trasmettere unimmagine di
cortesia, di disponibilit e di efficienza, e perci indispensabile
sapere come dobbiamo comportarci, che cosa dobbiamo dire, come
dirlo, adeguandoci allo stile in uso, al fine di impostare
correttamente i nostri rapporti di lavoro.
Parlando con un interlocutore italiano, per telefono o di
persona, sar bene ricordare che glitaliani sono pi formali degli
altri. Nelle relazioni professionali dobbligo usare le forme di
cortesia Lei o Loro seguite dal verbo coniugato alla terza persona,
rispettivamente, singolare o plurale. Ad esempio: interessato alla
nostra produzione? il nostro cliente? Il registro linguistico, cio
il tipo di linguaggio usato, devessere adeguato alla situazione e
agli interlocutori. Nei normali rapporti di lavoro il livello di
lingua standard: non troppo formale e ossequioso, ma neppure troppo
confidenziale. Sono tassativamente da evitare espressioni gergali o
familiari, scorrettezze e volgarit. Tra lingua parlata e lingua
scritta esistono comunque differenze fondamentali, che consentono
di esprimersi allorale con uno stile semplice, essenziale, diretto,
riservando forme pi elaborate e complesse a testi scritti.
COME AFFRONTARE AL MEGLIO UNA CONVERSAZIONE TELEFONICA
Ma telefonare non sempre facile. Innanzitutto condizioni
esterne, come disturbi o rumori sulla linea, oppure interruzioni
possono rendere pi difficili lascolto e la comprensione. Inoltre,
per sostenere con successo una conversazione telefonica
impegnativa, necessario possedere doti di prontezza e
intuizione.
Telefonare un lavoro: lideale sarebbe disporre di un locale
tranquillo, senza fastidiosi andirivieni di persone, e,
soprattutto, non rumoroso, per facilitare la concentrazione e
realizzare condizioni di ascolto ottimali. preferibile sedere
comodamente a un tavolo spazioso o a una scrivania, magari vicino
al proprio computer, e tener pronti una penna, un blocco per
appunti e la calcolatrice.
Quando siamo noi a chiamare, ricordiamoci di procurarci i
documenti presumibilmente utili, evitando di precipitarci in
affannose ricerche e di imporre attese irritanti al nostro
interlocutore; di programmare, nei limiti del possibile, la
telefonata cio predisporre una scaletta degli argomenti da trattare
, prevedere le possibili domande e preparare le risposte. In ogni
caso sar opportuno: sorvegliare il tono di voce, che sar cortese e
cordiale; non dimenticare di parlare a voce abbastanza alta, non
troppo velocemente, pronunciando chiaramente le parole; non
monopolizzare la conversazione, lasciando spazio allinterlocutore
per rispondere, commentare e porre domande; ascoltare con
attenzione ci che viene detto, annotando eventualmente lessenziale,
e rispondere a tono.
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Quando non capiamo una parola o il senso della frase, non
esitiamo a comunicarlo immediatamente e senza timore: molto meglio
farci ripetere subito un nome o farci spiegare con una perifrasi un
concetto sconosciuto, piuttosto che perdere completamente il filo
del discorso, dovendolo comunque ammettere alla fine della
telefonata.
FARE LO SPELLING IN ITALIANO
Quando la grafia di una parola dubbia caso molto frequente in
una lingua straniera, soprattutto al telefono capita spesso di
dover ricorrere allo spelling (cio alla scomposizione di una parola
nelle lettere che la formano): consigliabile quindi capirlo e
sapersene servire alloccorrenza. Ecco le indicazioni necessarie per
fare lo spelling in italiano in modo corretto. Riportiamo
labbinamento tra le lettere dellalfabeto (con lindicazione
facilitata, tra parentesi, di come si leggono in italiano) e i nomi
geografici convenzionalmente pi usati per indicarle.
Completiamo le informazioni sullo spelling con lindicazione di
alcuni segni di interpunzione:
. punto
, virgola
: due punti
; punto e virgola
... punti di sospensione
virgolette
? punto interrogativo
! punto esclamativo
( ) parentesi
- trattino
_ lineetta
/ barra
Al telefono.
Buongiorno. Mi chiamo Alex. Sono di Roma.
Per favore, pu fare lo spelling?
A come Ancona, L come Londra, E come Egitto, X come Xerox.
Grazie.
COME SI LEGGONO I NUMERI IN ITALIANO
I numeri lunghi si leggono generalmente a gruppi di due cifre.
Un numero di telefono, per esempio, in Italia si legge 74 21 58 90
33 (settantaquattro, ventuno, cinquantotto, novanta, trentatr); 4
27 70 63 (quattro, ventisette, settanta, sessantatr).
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Le percentuali si leggono per cento:
il 5% di commissione;
centomila automobili;
cento milioni di lire;
cento operai.
Linvestimento previsto per quel progetto di un milione di
euro.
Le principali operazioni si leggono:
2 + 3 = 5 due pi tr uguale cinque
8 2 = 6 otto meno due uguale sei
2 x 4 = 8 due per quattro uguale otto
3 x 5 = 15 tr moltiplicato per cinque fa quindici
3 x 4 = 12 tr per quattro fa dodici
10 : 2 = 5 dieci diviso due uguale cinque
Nelle cifre che esprimono somme di denaro, lintero che separa
dai decimali si legge virgola:
12,50 Euro = dodici virgola cinquanta euro.
IL LINGUAGGIO TELEFONICO
Luso del mezzo telefonico richiede la conoscenza di una
terminologia tecnica precisa, intuitiva nella propria lingua madre,
ma pi complessa di quanto sembri in una lingua straniera. Qui di
seguito diamo un repertorio dettagliato delle formule pi utili da
usare quando si telefona in italiano, nelle diverse situazioni: le
espressioni per rispondere, quelle per chiamare qualcuno e le frasi
indispensabili in ogni conversazione telefonica.
RISPONDERE E PRESENTARSI AL TELEFONO
Antonio Gatti. Buongiorno.
Pronto. Ufficio commerciale.
Contabilit. Desidera?
Pronto. Ufficio del dottor Cozzamara. Parla Maria Strozzi.
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PRONTO!
Quando squilla il telefono, in Italia si risponde dicendo:
Pronto.
Pronto. Segreteria del dottor Rombetti.
Pronto. Qui Carlo Tintarelli dellUfficio marketing.
Chi parla? Chi parla, per favore?
Lei il signor Fiorentini? Lei la signora Baldini?
S, qui il 45 28 44 52. S, qui lUfficio vendite. S, qui linterno
11. S, qui Angela Romagni.
Dica pure.
In che cosa posso esserLe utile?
FORMULE DI SALUTO
Buongiorno. Buona giornata. Buon d. Buonasera. Buona notte. A
domani. A dopo. A fra poco. A presto. Arrivederci. ArrivederLa. A
risentirci. Arrisentirci. Questa formula si usa talvolta a
conclusione di una telefonata.
CHIEDERE PRECISAZIONI
Con chi desidera parlare? In che ufficio lavora? Sa dirmi che
interno ? Posso sapere il motivo della telefonata? Posso chiederLe
di che cosa si tratta? Di che cosa si tratta? Per che cosa vorrebbe
parlare con il dottor Margetti? urgente? Lei il nostro cliente
abituale? Lei nostro cliente?
PASSARE UNA TELEFONATA O FAR ATTENDERE IN LINEA
Un momento, per favore. Un momento, prego. Glielo passo subito.
Resti in linea. Attenda in linea. Glielo passo subito. Pu aspettare
un momento? Ho unaltra chiamata in linea. Resti in linea. Non
chiuda, per favore. Linterno non risponde. Linterno che desidera
occupato. Vuole aspettare in linea? Pu aspettare un momento? Il
ragionier Quiller impegnato sullaltra linea. La faccio aspettare,
mi scusi, ma la signora Innis non nel suo ufficio. Mi scusi se lho
fatta attendere, ma non riesco a trovarla.
COMUNICARE CHE NON POSSIBILE PASSARE LA PERSONA DESIDERATA
Mi dispiace. Il dottor Bruni non c in questo momento. Il dottor
Bruni non in ufficio oggi. Probabilmente ci sar verso le tr.
Probabilmente ritorner verso le quattro. Sono spiacente. Il dottor
Bruni occupato / in riunione in questo momento / via per lavoro /
ha un appuntamento fuori ufficio / malato / in viaggio / sta
parlando con una
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persona / ha una visita. Preferisce aspettare in linea o
richiamare? Pu richiamare pi tardi? Pu richiamare tra unora? Pu
richiamare verso sera? Pu richiamare la settimana prossima?
Desidera essere richiamato? Desidera essere richiamata? Desidera
parlare con qualcun altro? Vuole parlare con la sua segretaria?
PRENDERE MESSAGGI
Vuole lasciare un messaggio o preferisce che la faccia
richiamare? Se vuole, posso lasciargli un appunto. Desidera
lasciargli un messaggio? Pu lasciarmi i Suoi dati? Ho preso nota
della Sua richiesta. Ecco, ho preso nota.
AIUTARE A RISOLVERE PROBLEMI
Il signor Siraghi non lavora pi in questo ufficio. Le do il suo
nuovo numero di telefono. Spiacente, non il numero giusto.
Spiacente, non lufficio giusto. Le ripasso il centralino. Le passo
lufficio che Le interessa. No, signora. Ha sbagliato numero. Qui il
24 45 18 36. No, la ditta Simplex ha cambiato numero. Credo che
abbia sbagliato numero. Non c nessun signor Zambetti nella nostra
ditta. Sono molto spiacente, ma non posso aiutarLa.
SALUTARE
Daccordo. A risentirci. ArrivederLa, e grazie. La ringrazio
della Sua telefonata. Prego. Non c di che. Di niente.
CHIAMARE AL TELEFONO
Telefonando a un ufficio in Italia pu anche capitare di sentire
una voce preregistrata che mette in attesa dicendo: I nostri
operatori sono momentaneamente occupati. La preghiamo di attendere;
oppure: Siete in attesa di essere collegati con linterno
desiderato.
CHIAMARE E PRESENTARSI
il numero 58 45 72 16? la ditta Yield? lUfficio contabilit?
lUfficio vendite?
Oh, scusi. Ho sbagliato numero.
Buongiorno. Qui la ditta Graha. Sono lingegner Carakis.
Buongiorno. Sono lingegner Carakis della ditta Graha. C il
signor Troncarelli?
Buongiorno. Le telefono per lordine in corso. Si tratta
dellordine numero otto dal quattro maggio.
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CHIEDERE DI QUALCUNO
Vorrei parlare con il signor Dimpetti. Interno 215. Posso
parlare con il signor Dimpetti? Potrebbe passarmi il signor Volpi?
Pu passarmi linterno 24? Potrebbe passarmi lUfficio acquisti, per
favore? Vorrei parlare con il responsabile dellUfficio acquisti.
Buongiorno, signora. Sono la segretaria del signor Vanidi della
societ Goldex. Il signor Vanidi vorrebbe parlare con il signor
Trombetti, per favore. S, grazie, aspetto. No, grazie, non posso
aspettare.
LASCIARE UN MESSAGGIO
Preferisco lasciare un messaggio. Posso lasciare un messaggio?
Pu dirgli che ho chiamato? Vuol dirgli per favore che ha telefonato
il signor Pretti? Potrebbe farmi richiamare? Potrebbe dirgli di
richiamarmi mercoled pomeriggio?
DIRE CHE SI RICHIAMER
Preferisco richiamare tra poco. Richiamo pi tardi. A che numero
posso trovarlo? A che numero posso trovarla? Sa quando torna? Sa
quando torna il signor Gambelli? Sa dirmi a che ora ci sar? A che
ora posso richiamarlo? Su quale numero di cellulare posso
raggiungerlo? Qual lora migliore per richiamarlo? Sa dirmi il suo
cellulare?
CHIEDERE DI PARLARE CON QUALCUN ALTRO
Posso parlare con qualcun altro? Con chi devo parlare per un
problema di consegna? Chi il responsabile per le vendite nella
vostra ditta? Sa dirmi il suo numero di cellulare? Ho un problema
serio da discutere. Pu passarmi qualcuno che possa darmi delle
informazioni sui vostri sistemi dimballaggio? Mi passa il
centralino, per cortesia?
IL CENTRALINO. IL TELEFONINO
Quando vogliamo fare una telefonata, noi sempre trattiamo con le
seguenti cose: la centralinista, il centralino, lelenco telefonico,
linterno, la segreteria telefonica, il telefono cellulare. Prima di
chiamare qualcuno, possiamo cercare un numero sullelenco. E poi
facciamo un numero e riattaccare. Spesso dobbiamo rimanere
allapparecchio per qualche minuto per parlare con una persona pi
dettagliatamente. A volte bisogna premere un tasto del telefono e
staccare il ricevitore.
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SALUTARE
La ringrazio della Sua cortesia. Sono contento di aver potuto
parlare con Lei. cos difficile! ArrivederLa, e grazie ancora.
DIRE CHE CI SONO PROBLEMI DI ASCOLTO
Scusi, ha detto? Scusi, cosa ha detto? Non sento niente. Pu
parlare a voce pi alta? Pu parlare pi piano? Pu parlare lentamente?
Mi scusi. La sento molto male. Pronto. Mi sente? Non La sento pi.
La linea disturbata. Non sento niente. Pu richiamare? Pu rifare il
numero? caduta la linea. Riattacco e La richiamo. Pu riattaccare e
richiamarmi? Daccordo, riattacco. Adesso La sento molto meglio.
FAR RIPETERE, CHIEDERE E DARE PRECISAZIONI
Pu ripetere, per favore? Non ho capito. Ha detto Julio? Scusi,
chi ha detto? Che nome ha detto, scusi? Come si scrive? Non
capisco. Pu scomporre / fare lo spelling del nome della citt, per
favore? Il nome Ferrari. Lo scompongo: F come Firenze, E come
Empoli, R come Roma, R come Roma, A come Ancona, R come Roma, I
come Imola. Ha detto T o D? Ho detto D come Dioniso. Si scrive con
la G o con la J? Con la G come Genova. Il numero lo 045 56 84 42.
Si tratta dellarticolo 4578426.
COMUNICARE LE PROPRIE DIFFICOLT
Mi dispiace, non conosco quella parola. Che cosa vuol dire? Sono
molto spiacente, non capisco. Pu spiegarmi? Non parlo bene
litaliano. Le passo qualcuno che parli litaliano.
CONCLUDERE VELOCEMENTE UNA TELEFONATA
La richiamo pi tardi. Posso richiamarLa pi tardi? Mi dispiace
molto, ma non posso parlare adesso. Sono in riunione. Mi scusi, ma
devo chiudere adesso. Bisogna che parta immediatamente.
SALUTARE E RINGRAZIARE
ArrivederLa. Grazie infinite, stato molto gentile. molto gentile
da parte Sua. La ringrazio della Sua cortesia.
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LA SEGRETERIA TELEFONICA
Ormai entrate nelluso quotidiano, le segreterie telefoniche
vengono talvolta utilizzate anche nelle aziende italiane per
assicurare un servizio minimo al di fuori del normale orario di
apertura e durante i periodi di chiusura per ferie. Rispondono
automaticamente alle chiamate con un annuncio predisposto
dallutente, che comunica, di solito, lorario di servizio ed
eventualmente nei casi in cui opportuno essere sempre reperibili un
numero di telefono cellulare per le chiamate pi urgenti.
Generalmente la persona che chiama ha la possibilit di
registrare nella segreteria il proprio messaggio, lasciando, a sua
volta, un numero telefonico per essere richiamata. Le funzioni di
ascolto messaggi e azzeramento del nastro di registrazione possono
essere svolte anche a distanza, tramite uno speciale segnale di
riconoscimento, consentendo a chi viaggia molto di ricevere i
messaggi anche da lontano.
Nelle societ italiane, dove la figura della segretaria sta
diventando un privilegio non comune, sempre pi frequente limpiego
della segreteria telefonica personale sia sullapparecchio
dellufficio sia sul portatile, specialmente per dirigenti e
personale di livello superiore, spesso in trasferta.
Diamo ora alcuni esempi di annunci preregistrati in italiano
(che anche le aziende russe in affari con lItalia possono lasciare
registrati sulla propria segreteria) e qualche modello di messaggio
corretto da lasciare sulla segreteria del nostro interlocutore
italiano.
Perch la segreteria telefonica uno strumento molto utile? Per i
dirigenti a livello superiore la segreteria telefonica molto
diffusa. Tu usi questo tipo di comunicazione? Dovresti lasciare un
annuncio preregistrato in italiano. Cosa diresti?
ANNUNCI PREREGISTRATI IN ITALIANO
Risponde il numero 24 56 78 12. Vogliate lasciare il vostro
messaggio dopo il segnale acustico.
Risponde la segreteria telefonica della Goldex. I nostri numeri
di telefono sono cambiati. I nuovi numeri sono: 55 16 44 82 e 55 18
52 14. Grazie.
Qui la Fenix S.p.A. La nostra azienda chiusa per ferie dal 2 al
30 agosto. I nostri uffici saranno a vostra disposizione luned il
31 agosto a partire dalle nove e trenta. Grazie e buone
vacanze.
Benvenuti alla Arlecchino. I nostri uffici sono aperti dalle
nove alle tredici e dalle quattordici alle diciotto. Se lo
desiderate, potete lasciare un messaggio precisando il vostro nome,
indirizzo e numero di telefono. Parlate dopo il segnale acustico.
Grazie.
Buongiorno. Al momento sono assente, ma se volete lasciare nome
e numero di telefono dopo il bip, vi richiamer al mio rientro.
Buongiorno. Paolo Dominioni. Sar assente tutto il giorno. Se
desiderate, potete lasciarmi un messaggio dopo il segnale acustico.
Grazie.
MESSAGGI DA LASCIARE SULLA SEGRETERIA DI ALTRI
Buongiorno. Parla Marco Stallone della Venezia Azzurra. Vorrei
parlare con il signor Bamberg un ordine urgente. Aspetto la vostra
chiamata quanto prima.
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Buongiorno. Alberto Mattioli della Argenta di Monza. Abbiamo dei
problemi per la consegna di mercoled prossimo. Mi chiami il pi
presto possibile sul cellulare, per favore: 58 24 18 46.
Grazie.
Buongiorno. Sono Roberto Capustini della ditta Fenicotteri Rosa
di Firenze. Ho bisogno di parlarLe con urgenza per il programma del
Seminario. Pu richiamarmi domattina alle dieci? Sar in ufficio fino
alle tredici. Grazie.
LA SEGRETERIA COMPUTERIZZATA
Telefonando ad aziende italiane pu anche capitare di sentire il
messaggio registrato di una segreteria computerizzata che ci invita
a premere tasti diversi per metterci in comunicazione con lufficio
corrispondente.
Per esempio:
Se desiderate delle informazioni commerciali premete il tasto 1;
se desiderate altre informazioni il 2; se desiderate lassistenza
tecnica il 3. Per tornare al men principale premete il tasto
asterisco.
Telefonate e risponde la segreteria telefonica. Che messaggio
lasceresti al dirigente di una ditta? Avrete un appuntamento con il
dirigente fra tr quarti dora, per per motivi di lavoro non sicuro
che tu sarai puntuale.
LE SITUAZIONI TELEFONICHE AL LAVORO
Dovete tenere una conversazione telefonica e passare una
telefonata. Deve procurarsi e verificare informazioni. Deve
chiedere di parlare con la persona desiderata. Ha bisogno di
lasciare e riferire messaggi. Vorrebbe lasciare messaggi sulla
segreteria telefonica.
Chiedi di qualcuno al telefono. Rispondi al telefono. Dai a
qualcuno un numero di telefono. Non hai capito bene il nome del tuo
interlocutore. Spiega il motivo della tua telefonata. Presentati al
telefono. Verifica se hai capito bene il luogo e lora
dellappuntamento. Chiedi a qualcuno di richiamare pi tardi. La
persona richiesta parla sullaltra linea. Che cosa dici alla persona
che ti cerca? Chiedi al tuo interlocutore di aspettare un momento
al telefono. Vai fuori citt. Di come e dove sarai raggiungibile. La
persona che cerchi in pausa. Di che richiamerai pi tardi. Lascia un
messaggio sulla segreteria telefonica di una ditta. Qualcuno vuole
parlare col tuo capo. Cerca di sapere perch. Qualcuno ti telefona
senza dire il suo nome. Chiediglielo. Qualcuno vuole parlare con un
tuo collega. Che cosa dici? La persona che cerchi non a casa / in
ufficio. Chiedi di essere richiamato al suo ritorno. Qualcuno vuole
parlare con un tuo collega di un altro reparto. Cerchi di passargli
la telefonata, ma il collega non risponde. Che cosa dici? Chiedi al
tuo interlocutore di darti il suo numero di telefono. Scusati per
aver causato un malinteso. Se qualcuno al telefono ti ringrazia per
la tua gentilezza, che cosa rispondi? Tranquillizza un cliente
arrabbiato al telefono. Non sei contento del servizio di una ditta.
Telefona per protestare. Ti sei trasferito in Italia. Che messaggio
registri sulla tua segreteria telefonica? Lascia sulla segreteria
telefonica di un amico le coordinate per un appuntamento. La tua
scheda telefonica si sta esaurendo. Che cosa dici al tuo
interlocutore? La linea un po disturbata. Non senti bene. Che cosa
dici? Componi un numero e risponde una persona sconosciuta. Il tuo
interlocutore parla troppo velocemente. La linea cade durante la
conversazione. Richiama e spiega cos successo. Il tuo interlocutore
parla troppo piano, lo senti appena. Il tuo interlocutore ti chiede
una cosa che devi accertare. Non sei riuscito a prendere nota del
numero di telefono che il tuo interlocutore ti ha dato. Un cliente
ti telefona dicendo che ha un problema. Come reagisci?
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IL CONTATTO PERSONALE. IMPORTANZA DEI CONTATTI PERSONALI
Chi tratta affari con lestero non sempre ha la possibilit di
incontrare di persona il proprio interlocutore. Normalmente
soltanto il personale responsabile di acquisti e vendite si sposta
regolarmente per visitare, secondo i casi, i fornitori o i clienti.
Bench non molto frequenti, le occasioni di un incontro diretto con
i nostri partner commerciali sono tuttavia importantissime per
superare la barriera dellimpersonalit e porre le basi di un
rapporto di cordiale collaborazione.
Se invece abbiamo gi avuto modo di conoscere il nostro
interlocutore, lincontro con lui sar utile per consolidare le buone
relazioni esistenti o, eventualmente, per ristabilirle dopo un
momento difficile, chiarendo malintesi e facilitando la soluzione
dei problemi.
Sia nel caso della visita di un ospite straniero alla nostra
societ, sia nel caso di un nostro viaggio allestero, alcuni
semplici accorgimenti potranno rendere pi efficace lincontro.
CONSIGLI PER UN INCONTRO DI LAVORO
Come accogliere un ospite straniero.
Quando siamo noi ad accogliere nella nostra azienda un cliente,
o anche un fornitore, dobbiamo aver cura di organizzare lincontro
con intelligenza. Sarebbe gentile, per esempio, proporgli con il
giusto anticipo di occuparci della prenotazione di una camera
dalbergo nella nostra citt e, se viaggia in treno o in aereo,
prevedere di mandare qualcuno a prenderlo in stazione o
allaeroporto.
Il programma della sua visita dovr poi essere stabilito nelle
linee generali, procurando il materiale necessario e informando per
tempo le persone interessate e coinvolte, in modo da evitare
inutili perdite di tempo e contrattempi irritanti. Sarebbe inoltre
opportuno che la visita comprendesse anche momenti di pausa per un
caff o per una colazione che interrompano il ritmo di lavoro: un
invito a pranzo costituisce un intervallo gradevole e rilassante,
spesso pi utile di ore di discussione serrata. Anche
lorganizzazione di qualche visita turistica, proposta allinizio o,
meglio ancora, alla fine del viaggio, potrebbe essere gradita al
nostro ospite.
UN GIOCO DI RUOLI
Il telefono molto importante, per il contatto personale molto pi
responsabile. Che cosa faresti per accogliere il dirigente di un
ente italiano e cosa proporresti a lui?
LE ORE
In italiano le ore si esprimono nel seguente modo:
Che ore sono?
Sono le 11.00 Sono le undici.
Sono le 11.05 Sono le undici e cinque.
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Sono le 11.15 Sono le undici e un quarto. Sono le undici e
quindici.
Sono le 11.30 Sono le undici e mezza. Sono le undici e mezzo.
Sono le undici e trenta.
Sono le 11.45 Sono le dodici meno un quarto. Sono le undici e
quarantacinque.
Sono le 11.55 Sono le dodici meno cinque.
Sono le 18.10 Sono le diciotto e dieci. Sono le sei e dieci.
Sono le 12.00 mezzogiorno.
Sono le 24.00 mezzanotte.
Se lora esatta si pu aggiungere in punto:
Sono le quattro in punto. Arrivo in ufficio a mezzogiorno in
punto.
Luso delle ventiquattro ore (cio le tredici, le quattordici e
cos via) ricorre soltanto nelle indicazioni degli orari di treni,
aerei ed altri mezzi di trasporto, ma poco frequente nel linguaggio
quotidiano. Per esempio:
Il treno parte alle quattordici e trenta. Laereo arriva alle
ventun ore. Laereo arriva alle ventuna.
COME ORGANIZZARE UN NOSTRO VIAGGIO ALLESTERO
Prima di partire per lestero dovremo pensare a organizzare il
viaggio, a prenotare lalbergo, a procurarci tutte le informazioni
utili per raggiungere la sede dellazienda o della fiera che
dobbiamo visitare.
Naturalmente avremo anche fissato gli appuntamenti con le
persone che ci interessa incontrare e ci saremo preparati
mentalmente allincontro: importante avere le idee chiare sulle
questioni da discutere e sui risultati che si vorrebbero ottenere.
Infine, non bisogna dimenticare che le persone che ci ricevono
hanno sicuramente molti altri impegni e non corretto abusare del
tempo che ci viene concesso.
NORME LINGUISTICHE E DI COMPORTAMENTO
Per potersi muovere con disinvoltura, ma correttamente, nel
mondo del lavoro in Italia indispensabile rispettare alcune regole
fondamentali di comportamento e conoscere le principali norme
linguistiche riferite allitaliano parlato.
COME RIVOLGERSI A UN INTERLOCUTORE ITALIANO
In Italia frequente che, anche solo dopo pochi incontri, le
persone si diano del tu e usino il nome di battesimo. Agli
interlocutori di lavoro con i quali non si ha ancora un rapporto di
familiarita ci si rivolge, invece, usando signore, per gli uomini,
signora, per le signore, signorina, per le donne non sposate e
molto giovani. Tali appellativi sono seguiti dal cognome (e non dal
nome!) della persona. Per esempio:
Buongiorno, signor Tambolini. ArrivederLa. Signor Tozzi, pu
accomodarsi.
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Titoli professionali e titoli di studio generalmente si usano in
italiano. Rivolgendoci a un dottore, a un ingegnere, a un
architetto, a un ragioniere diremo quasi sempre il titolo
professionale + cognome:
Buongiorno, ingegner Vangetti. Buonasera, architetto Fiorentini.
Arrivederci, dottor Tacchini.
LA COMUNICAZIONE SCRITTA
LA CORRISPONDENZA COMMERCIALE. LO STILE E LEGGIBILIT
Lo scopo di un testo scritto quello di essere letto, quindi
indispensabile che sia il pi possibile chiaro, preciso, conciso e
cortese. Anche scrivendo in italiano, esporre il proprio pensiero
in modo sintetico e immediatamente comprensibile e funzionale
allefficacia del messaggio. Ma chiarezza e concisione non
significano mancanza di gentilezza, e la buona educazione non
impedir di dare alle nostre parole il tono fermo e risoluto
necessario in alcune circostanze.
inoltre opportuno ricordare che la corrispondenza commerciale
trasmette a distanza limmagine dellazienda e che, per questo, anche
laspetto formale non devessere trascurato: dunque essenziale
sapersi esprimere correttamente, senza errori di grammatica o di
ortografia, in un linguaggio appropriato e attuale, ma anche curare
la presentazione grafica in particolar modo nelle lettere vere e
proprie evitando cancellature e correzioni e utilizzando con
intelligenza la punteggiatura.
IL LINGUAGGIO DI OGGI
Negli ultimi anni il linguaggio della corrispondenza commerciale
italiana, tradizionalmente composto di formule e frasi fatte per
ogni uso, si molto semplificato: la diffusione di mezzi di
comunicazione veloci ed immediati, come fax, Internet ed e-mail, ha
profondamente influenzato lo stile elaborato ed ampolloso della
lingua commerciale italiana. E anche lesempio di corrispondenze
daffari linguisticamente pi semplici, come quella
inglese-americana, ha contribuito a una rapida evoluzione
dellitaliano commerciale: i periodi sono diventati pi brevi, le
frasi essenziali e dirette, lo stile meno retorico e pi conciso.
Oggi si usa, in pratica, un linguaggio pi moderno e meno distante
da quello della lingua parlata.
STRUMENTI E MODALIT
Messaggi scritti possono essere inviati attraverso canali
diversi:
1. La lettera commerciale vera e propria, scritta su carta
intestata della ditta, strutturata in modo piuttosto rigido, e con
una presentazione particolarmente accurata; in caso di
contestazioni ha valore legale e rappresenta una prova giuridica
irrefutabile.
2. Il fax, trasmesso sulla normale rete telefonica, pi informale
e diretto di una lettera originale spedita per posta;
caratterizzato da una presentazione essenziale e da uno stile
semplice e conciso: infatti i fax vengono spesso scritti a mano
direttamente dagli interessati. Questo documento non possiede per
valore legale, trattandosi in realt di una fotocopia e non di un
originale.
3. Il telex, ancora utilizzato soprattutto per gli scambi con
alcuni paesi con i quali le comunicazioni telefoniche sono
difficili; consente la trasmissione del messaggio in diretta: le
formalit sono ridotte al
-
minimo e il linguaggio telegrafico. Un messaggio inviato per
telex riconosciuto come prova dai tribunali.
4. E-mail o posta elettronica, unutilissima applicazione di
Internet.
COME SI FA UNA DOMANDA IN UN TESTO SCRITTO
In un testo scritto la fine delle domande sono messi in
evidenza, rispettivamente, dal segno interrogativo ?. Come
nellorale, anche nello scritto il soggetto del verbo pu essere
sottinteso; comunque generalmente espresso nelle forme di cortesia,
in cui posposto al verbo:
Avete bisogno del nuovo catalogo? Tra i soci dellimpresa, chi fa
parte del gruppo direttivo?
Quale, chi, che, come, quanto, quando, dove sono gli
interrogativi pi usati nelle frasi interrogative, dirette e
indirette. Per esempio:
Non sappiamo quando terminer lo sciopero. In che albergo / In
quale hotel alloggiato il signor Zampetti?
LA LETTERA COMMERCIALE. LE PARTI DELLA LETTERA
Le lettere commerciali italiane sono formate da diverse parti e
strutturate secondo un ordine convenzionale che va rispettato
rigorosamente. Le parti che costituiscono una lettera sono:
1. La data, a destra sotto lintestazione o sotto lindirizzo del
destinatario, scritta nella sequenza: nome della citt, virgola,
giorno, de + mese in parola minuscolo, de + anno (a partire dal
2000: de + anno). Oppure: nome della citt, mese in parola
maiuscolo, giorno, de + anno. Per esempio: Como, Aprile 15 del
2012.
2. Lindirizzo del destinatario, scritto o in alto a sinistra o
in alto a destra, secondo il tipo di busta usato. Se si tratta di
una persona fisica il cognome preceduto da Signor / Signora, o
Egregio e Gentile. Nella riga successiva si scrive lindirizzo:
prima la via, poi una virgola e quindi il numero preceduto o meno
dallabbreviazione n; nella riga successiva il codice postale e il
nome della citt.
3. I riferimenti (con le iniziali maiuscole di chi ha dettato e
minuscole di chi ha scritto la lettera) sono scritti a sinistra
sotto lindirizzo del destinatario.
4. Loggetto, sotto i riferimenti, che indica in modo conciso lo
scopo della lettera. 5. Lindicazione, facoltativa, della persona
alla cui attenzione si vuole indirizzare la lettera: il nome
della
persona scritto tra parentesi dopo loggetto, a sinistra. 6. Una
formula iniziale, alcune righe sotto loggetto, sempre seguita dai
due punti. 7. Il testo della lettera, che comprende normalmente
unintroduzione, uno svolgimento e una conclusione. 8. La formula di
saluto, che conclude il testo, varia secondo i rapporti tra gli
interlocutori e concorda in
genere e numero con il saluto iniziale. Soprattutto nei fax o
alla posta elettronica, sempre pi frequenti, le formule sono ancora
pi semplici ed informali.
9. La firma, che chiude la lettera e si trova in basso a destra.
scritta a mano e, sotto, a macchina, eventualmente preceduta dal
nome della societ e accompagnata dal titolo di chi firma.
10. Gli allegati, che si elencano alla fine della lettera, in
basso a sinistra.
-
LA COMUNICAZIONE SCRITTA
GOLDEX S.r.l.
Piazza Navona 15
11125 Roma
Italia
Spettabile Ditta
MEDES
C/ Antonio Barconi, n. 4
14121 Atene
Grecia
Vs. rif. CP/lv
Ns. rif. MN/re
Allattenzione del Sig. Somiridis
Roma, 10 agosto 2012
Oggetto: Richiesta di documentazione
Egregi signori,
Vi preghiamo di inviarci una documentazione completa della
Vostra gamma di tessuti per arredamento.
Siamo particolarmente interessati alle collezioni Alfa e Beta,
di cui gradiremmo ricevere unofferta dettagliata secondo il modello
allegato.
Se i Vostri prezzi saranno competitivi, prevediamo acquisti
regolari per almeno 200 articoli per tipo al mese.
In attesa di una Vostra cortese risposta, Vi preghiamo di
gradire i nostri migliori saluti.
Il Direttore
Claudio Pattumieri
Allegati
1 (un) modello offerta
Gli indirizzi. Quando si scrive a una societ la cui ragione
sociale formata da due o pi cognomi oppure da un unico cognome
seguito dalle espressioni e Figli, Fratelli, e Soci si fa precedere
il nome della ditta dai Signori:
Spett. Ditta Martino Guindrelli.
Spett. Ditta Flandrini Giulio e Soci.
-
Se la lettera indirizzata a una societ anonima o per azioni, il
destinatario non introdotto da nessuna abbreviazione:
Spett. BT Telecomunicazioni S.A.
CORRISPONDENZA PRIVATA
Inizio e chiusura di lettere amicali.
Carissimi amici. Cara amica. Caro Lorenzo. Vi prego di gradire i
miei pi distinti saluti. In attesa del prossimo incontro Vi saluto
caramente. Aspettando al pi presto una tua lettera ti abbraccio
affettuosamente. Con i migliori saluti.
Cosa si scrive sulla busta.
Se si scrive ad una coppia:
Gentili Sigg. Sandra e Carlo Bendetti. Sigg. Bendetti. Avv.
Carlo Bendetti e Signora.
Se si scrive ad una famiglia:
Fam. Bendetti. Coniugi Bendetti e figli. Famiglia del Dott.
Carlo Bendetti. Sigg. Carlo e Sandra Bendetti.
Se si scrive ad un signore o una signora:
Alla Gentile Signora Marisa Vinci. Gent.ma Signora Marisa Vinci.
Dott.ssa Marisa Vinci. Prof.ssa Marisa Vinci.
Saluti da inviare per cartolina.
Tantissimi cordiali saluti. Saluti cari a tutti. Ricordandovi Vi
invio sinceri saluti. Un pensiero e un ricordo affettuoso.
Auguri di diverse occasioni.
Buon Natale a Voi tutti. Buon Natale e Felice Anno Nuovo. Buon
Anno. Felice Pasqua. Cento di questi giorni. Gli auguri pi belli.
Mille e mille auguri di ogni bene e di duratura felicit ai
carissimi sposi. Con le mie pi sentite condoglianze.
LETTERE UFFICIALI
Cos si scrive una lettera ad unagenzia turistica, un albergo,
una scuola, un teatro, ununiversit, etc.:
Egregi Signori (agenzia)
Spett. Direzione (scuola)
Gentil Direzione Teatro Comunale (teatro)
Illustrissimo Signor Rettore (Universit)
Ci sono le formule di chiusura:
-
Resto in attesa della Vs. conferma e Vi porgo i miei sinceri
saluti. In attesa della Vs. sollecita risposta Vi ringrazio e Vi
saluto distintamente. Resto in attesa della Sua risposta
favorevole. Resto in attesa di una Sua cortese risposta. Sperando
che la presente richiesta venga benevolmente accolta, ringrazio e
saluto. La ringrazio anticipatamente. La prego di gradire i miei
migliori saluti. RingraziandoLa distintamente La saluto.
Ringraziando resto in attesa di un cortese cenno di risposta e
invio distinti saluti.
CORRISPONDENZA COMMERCIALE. VOCATIVI O SALUTI. FORMULE DI
INIZIO
Vocativi o saluti.
Egregio Signore. Egregi Signori. Preg.mo Sig. Michele Stozzi.
Spett. Ditta. Gentile Signora.
Formule di inizio.
Abbiamo il piacere di portare a Vs. conoscenza....
Siamo lieti di farVi sapere che....
Ci gradito informarvi che....
Ho lonore di avvertirvi che...
Abbiamo il piacere di annunciarvi che....
Mi prendo la libert di....
Sono costretto a....
Siamo costretti a....
Siamo in obbligo di....
Accetto con piacere la Vs. offerta....
Sono in grado di consegnarvi la merce richiesta il....
Abbiamo il piacere di comunicarvi che....
Una ditta si occuper....
Una casa di commercio si occuper....
Portiamo a Vs. conoscenza....
Munito della ns. procura....
Nessun mutamento sar apportato....
Con lo stesso capitale versato....
Formule di chiusura.
Vogliate gradire Signori i ns. pi distinti saluti.
Con i pi sinceri saluti ringraziamo sentitamente.
Gradite Signori, i nostri pi cordiali saluti.
-
Vi ringraziamo e Vi presentiamo i nostri saluti sinceri.
In attesa di una Vs. risposta Vi presentiamo i ns. cordiali
saluti.
Mortificati per il ritardo con cui Vi facciamo pervenire la
merce ordinataci ce ne scusiamo e Vi salutiamo sinceramente.
CONSIGLI PER UNA REDAZIONE CORRETTA
Bench litaliano commerciale dellultimo decennio sia meno
retorico ed elaborato di un tempo, esistono alcune norme che
riguardano la lingua scritta e la redazione di lettere che
indispensabile conoscere.
Norme linguistiche.
Litaliano scritto, che si differenzia comunque da quello
parlato, non contiene mai, in nessun caso, espressioni familiari e
gergali, tipiche di un rapporto pi confidenziale ed inadeguate in
una relazione daffari.
Il soggetto della frase pu essere sottinteso anche nello
scritto.
Gli appellativi signor / signora / signorina possono essere
abbreviati in Sig. / Sig.ra. / Sig.na. solo se seguiti dal cognome
della persona.
Litaliano richiede liniziale maiuscola per la forma di cortesia
Lei e a tutti i riferimenti personali maiuscoli (Suo, Sua,
ecc.).
Consigli redazionali.
Nella composizione della lettera italiana opportuno costruire
frasi brevi ed evitare la monotonia.
Il testo potr anche essere reso pi vivace diversificando la
costruzione delle frasi, in modo che non ripropongano sempre
lordine standard: verbo + soggetto + complementi, ma inizino
talvolta con un avverbio o un complemento al primo posto.
Particolare attenzione meritano i collegamenti tra le frasi, che
danno fluidit e coesione al testo e esprimono le intenzioni pi
diverse. Tra i pi utili ricordiamo:
per fare un esempio: per esempio, ad esempio, cos, in
particolare;
per fare una precisazione: in effetti, per quanto riguarda, in
quanto, rispetto a;
per dare una spiegazione: infatti, cio, poich;
per esprimere unopposizione: tuttavia, nonostante, per, ma;
per contraddire: al contrario, invece, in compenso;
per concludere: quindi, dunque, infine, di conseguenza, per
concludere.
ESEMPI
Conosciamo gi le vostre condizioni di vendita; tuttavia
desidereremmo ricevere il vostro ultimo listino prezzi.
Siamo contenti della vostra ultima fornitura. Il vostro servizio
commerciale, al contrario, non ci sembra molto efficiente.
-
Vi preghiamo quindi di volerci rispondere immediatamente.
La qualit degli articoli inferiore a quella dei campioni, di
conseguenza ci vediamo costretti a restituirvi la merce.
MAIUSCOLE E MINUSCOLE
In italiano, si scrivono sempre maiuscoli: i nomi propri, i nomi
di citt, di regioni e gli altri nomi geografici, i nomi delle
festivit, i nomi di istituzioni, di esercizi commerciali, di
pubblicazioni, ecc. Sono sempre minuscoli i nomi dei giorni e dei
mesi, anche nelle date e le parole signor / signora / signorina. Le
abbreviazioni Sig. / Sig.ra. / Sig.na. vanno invece sempre
maiuscole. Per esempio:
Gli italiani festeggiano Natale e Capodanno. Firenze, 8 ottobre
2012. Oggi Le invio, Dott. Mattioli, il rapporto via fax. Il dottor
Broggini non venuto alla riunione per qualche ragione.
TIPI DI SOCIET
Non esiste perfetta equivalenza tra i vari tipi di societ russe
e quelle italiane; diamo di seguito alcune corrispondenze
indicative:
S.p.A. Societ Anonima. S.r.l. Societ limitata.
E-MAIL
Sempre pi diffusa anche in Italia, la posta elettronica un
sistema di trasmissione di documenti tramite computer. Consente a
chiunque sia abbonato a Internet di mettersi in contatto
gratuitamente con tutti coloro che sono collegati alla rete nel
mondo intero e di trasmettere messaggi dal proprio computer al
loro. Una volta arrivato a destinazione, il documento pu essere
stampato su carta o archiviato in forma elettronica nella memoria
del computer. I vantaggi in termini di tempi e costi sono evidenti
e hanno fatto e-mail la pi usata di tutte le applicazioni di
Internet. Anche questo mezzo di comunicazione ultramoderno possiede
per un suo galateo di regole non scritte, che corretto
rispettare:
ogni messaggio come le lettere tradizionali devessere firmato da
chi lo spedisce;
buona norma non abusare della semplicit di questo sistema di
trasmissione per inviare documenti di dubbio interesse o di
lunghezza eccessiva a destinatari ignari, che potrebbero esserne
infastiditi;
, infine, prova di buona educazione controllare regolarmente la
propria posta in arrivo e, soprattutto, rispondere ai messaggi
personali.
TERMINI INTERNET E DI INFORMATICA
Riportiamo qui i termini ricorrenti del linguaggio di Internet
che vengono usati in italiano e possono creare problemi non
indifferenti a quanti tentassero di mettersi in collegamento
tramite e-mail con aziende italiane: secondo la
-
consuetudine, infatti, gli italiani hanno preferito tradurre
nella loro lingua il lessico relativo a Internet, anzich mantenerlo
in inglese, che ne il veicolo internazionalmente pi diffuso.
Nel lessico di computer esistono un sacco di parole speciali per
gli utenti: allegato, archiviare, attaccare la spina, byte, il CD o
CD-ROM, cercare sul Web, cestino, @ chiocciola, cliccare sullicona,
collegare a Internet, collegare a sito, computer o PC, il computer
portatile o laptop, cursore, dati, dischetto, disco rigido,
finestra o window, il file, i file, formattare, formattazione,
hardware, Icona, Interfaccia, Internet, Invio, lettore CD, mouse,
men, navigare su Internet, navigare in Internet, on line, parola di
accesso, posta elettronica, rete, salvare, cancellare, rimuovere,
copiare, inviare, spedire, memorizzare, ununit flash o la chiave
USB, o la chiavetta USB, memorizzare sulla chiave USB o sul disco,
schermo, sullo schermo del computer, sul video del computer, tenere
il file sul disco, avere i file sulla chiavetta USB, leggere in
Internet, scrivere, server, software, stampante a laser, stampare,
ricevere un messaggio per la posta elettronica, lo scanner, copiare
un documento sullo scanner, tastiera, lutente di Internet, visitare
un sito allindirizzo www.abcxyz, browser o navigatore, il modem ed
altre parole.
INFORMAZIONI
Quando si intrattengono rapporti commerciali con lestero capita
spesso di dover rivolgere richieste di informazioni e di
chiarimenti al proprio interlocutore o a societ specializzate,
oppure di dover fornire, a nostra volta, risposte a tale genere di
richieste.
INTRODURRE UNA RICHIESTA DI INFORMAZIONI
Alcune semplici formule, applicabili a qualunque situazione,
servono a introdurre cortesemente le domande di informazioni vere e
proprie. Per esempio:
Vorrei delle informazioni. Mi serve uninformazione. Potrebbe
darmi delle informazioni? Potrebbe darmi delle informazioni sui
prodotti della vostra impresa? Vorrei avere alcune notizie
su....... .
BISOGNA. HO BISOGNO DI QUALCOSA
Bisogna / Occorre / necessario seguite dallinfinito:
Bisogna rispondere urgentemente a questa lettera.
Per esprimere un bisogno personale mi serve / ho bisogno di
qualcosa:
Avrei bisogno dellultimo catalogo. Le servirebbero delle
indicazioni?
CHIEDERE INFORMAZIONI E CHIARIMENTI
Richieste di informazioni generiche a societ di servizi o
domande di informazioni e chiarimenti rivolte al nostro partner
commerciale vanno formulate con la consueta cortesia. Ad
esempio:
-
Pu darmi il numero di telefono della ditta Apex di Torino? Mi
servirebbe lindirizzo della ditta Hermes di Genova. Pu aiutarmi? Sa
dirmi, per favore, chi il responsabile del settore Europa nella
vostra societ? Vorremmo sapere se larticolo B 20 fa ancora parte
del Vostro programma di vendita. Desidereremmo conoscere le date e
la dislocazione del prossimo Salone del Libro a Francoforte
questautunno. Attendiamo i dati esatti del vostro trasportatore.
Potreste comunicarci il prezzo di una camera doppia con bagno e
prima colazione? Desidererei qualche dettaglio in pi sui vostri
articoli per ufficio. Avrebbe la gentilezza di mandarmi la risposta
via e-mail o per fax? Vorrei sapere in che cosa consiste
esattamente lo sconto di cui avete parlato. Mi scusi, potrebbe
spiegarmi pi precisamente il punto quattro del vostro ordine?
Vorrei conoscere il dettaglio degli articoli che fanno parte della
prima spedizione parziale. Non capisco le tariffe che avete
applicato nella vostra fattura per due pernottamenti con prima
colazione.
VI PREGHIAMO DI QUALCOSA
Vi preghiamo di spedirci la copia originale firmata del
contratto di compravendita dal dodici aprile via DHL.
possibile formulare una richiesta pi formale con lespressione Le
/ Vi saremmo grati se....:
Vi saremmo grati se ci inviaste la copia delloriginale firmata
del contratto di compravendita via DHL.
ALTRI ESEMPI
Gradiremmo sapere che sconti prevedete per ordini consistenti.
Vi preghiamo di volerci comunicare le Vostre condizioni di vendita.
Vi preghiamo di farci sapere quali sono le Vostre condizioni per
lesportazione. Desidererei ricevere lelenco delle aziende
produttrici di cemento nella Vostra regione. La prego di
comunicarmi quali sono le formalit da espletare e qual la scadenza
ultima per iscriversi al Vostro Seminario / Congresso.
RISPONDERE A RICHIESTE DI INFORMAZIONI
Ecco alcune formule utili per rispondere, a voce o per lettera,
a domande di informazioni e chiarimenti, facendo sempre riferimento
alla richiesta ricevuta. Per esempio:
Mi sono informato e Le posso dare le cifre che mi ha chiesto. Le
invier per fax o via e-mail appena possibile le informazioni che Le
interessano. Con riferimento alla telefonata odierna, ecco i prezzi
dellarticolo 55. Con riferimento al Suo fax di ieri, Le trasmetto
le informazioni richieste. Le comunico qui di seguito le
informazioni commerciali ottenute sulla ditta Argenta di Napoli.
Facendo riferimento alla Vostra richiesta di informazioni, Vi
comunichiamo i particolari riguardanti la produzione pi recente.
Sar nostra cura fornirVi le informazioni richieste non appena
saranno disponibili.
APPUNTAMENTI
Appuntamenti e incontri di lavoro sono sempre organizzati
attraverso una serie di contatti che possono essere tenuti
direttamente dallinteressato oppure dal personale di segreteria,
telefonicamente o per iscritto.
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APPUNTAMENTO. RIUNIONE. INCONTRO
Nel mondo degli affari i soci fissano lappuntamento, tengono la
riunione o la seduta, conducono lincontro col partner, visitano la
mostra o la fiera, visitano lo stand, passano lo stage, assistono
al salone o allesposizione. Gli uomini daffari spesso assistono
anche alla conferenza o al convegno e visitano il seminario o il
congresso allestero.
CHIEDERE UN APPUNTAMENTO
Come formulare richieste di appuntamento e proposte di incontri
o di visite in azienda e presso esposizioni.
Vorrei passare a trovarLa. Possiamo combinare un incontro? Che
data Le va bene? A che ora ci vediamo e dove? E dov? Sarebbe
possibile fissare un appuntamento per il cinque settembre? Il
signor Quiller gradirebbe incontrarLa marted il sei settembre nel
suo ufficio. Il responsabile del nostro Ufficio vendite, signor
Gatti, desidererebbe avere un colloquio con il Vostro direttore la
settimana prossima, forse luned alle undici. Le va bene? Sar a
Milano in ottobre per il Salone dellImballaggio. Se volete, posso
passare a trovarvi. Sono a vostra disposizione. Vorremmo sapere se
possibile vedere con un nostro cliente limpianto presso il Vostro
cliente Simens durante la settimana dal 15 al 19 luglio. Potete
organizzare una visita per il sette o lotto ottobre? Poich sar l
mercoled 19 e gioved 20, sono disponibile per una visita presso il
vostro stand alla mostra. Sarebbe possibile una nostra visita il
venticinque febbraio alla fiera a Milano? Il nostro direttore alle
vendite, che si recher tra breve nella Vostra regione, gradirebbe
incontrare il responsabile dellUfficio acquisti della Vostra
azienda. Quando potr visitarlo? Datemi unora precisa e un luogo
dellincontro. Il nostro direttore signor Nicholini sarebbe lieto di
renderLe visita in occasione del prossimo Salone il quindici
settembre a Francoforte.
FISSARE LA DATA DELLINCONTRO
La definizione della data di un incontro richiede generalmente
uno scambio di informazioni sulla disponibilit degli interlocutori.
Per esempio:
Le va bene gioved alle quattordici nel mio ufficio? Che cosa ne
dice di mercoled prossimo alle undici? Preferirei al mattino o al
pomeriggio. Proporrei allinizio della settimana. Luned pomeriggio
per esempio. Sono spiacente, luned impossibile. Posso condurre le
trattative solo marted al mattino, intorno alle dieci. Che giorno
Le andrebbe bene? Potrebbe confermarci, per favore, se daccordo su
questa data? Spero che questa data Le vada bene. Il dottor Tacchini
desidera sapere quale giorno e ora gradireste per un incontro. La
preghiamo di comunicarci se questa visita possibile e in quale
giorno. Vi preghiamo di indicarci una data di Vostro
gradimento.
TRA. FRA
Le preposizioni italiane tra / fra possono trasmettere
indifferentemente informazioni sia di tempo sia di luogo: tra
unora, tra le due scrivanie.
Tempo:
Tra unora. Tra due mesi.
-
Luogo:
Tra linizio e la fine. Fra i nostri clienti.
FUTURO
In italiano il futuro pu essere espresso in varie forme.
Futuro semplice, per fare una previsione generica sul futuro
oppure una promessa:
Risponder alle lettere nel pomeriggio. Vi manderemo subito
lultimo catalogo. Potrete essere presenti alla nostra riunione?
Futuro semplice si usa anche per esprimere una previsione molto
certa (come nel caso di orari di corsi, riunioni, mezzi di
trasporto, ecc.):
Il treno per Bologna partir alle tredici e mezza. Il congresso
avr inizio domani alle undici.
CONFERMARE UN APPUNTAMENTO
Una volta individuata una data che soddisfi le diverse esigenze
degli interessati, se ne d brevemente conferma per telefono o con
un fax. Per esempio:
Potremo ricevere il vostro collaboratore signor Rovelli il sei
maggio prossimo alle undici. Sar felice di incontrarLa alla data da
Lei indicata. Sar a Pisa il nove giugno e La ricever volentieri in
mattinata. Vi confermo il mio viaggio in Spagna il ventitr gennaio:
sar da voi verso le diciassette. Siamo lieti di confermarvi che il
giorno e lora da Voi proposti sono di nostro completo gradimento.
Saremo lieti di riceverLa nei nostri uffici.
DEFINIRE I DETTAGLI DI UN APPUNTAMENTO
Ecco una serie di frasi utili per mettere a punto i particolari
dellincontro, che vanno chiariti con grande precisione per evitare
malintesi e perdite di tempo:
Potreste prenotarmi una camera per la notte di mercoled?
Preferisce un albergo nel centro della citt o vicino ai nostri
uffici? Arriver direttamente dallaeroporto in taxi e allogger
presso amici. Non quindi necessario prenotarmi una camera. Potete
comunicarmi se esiste un servizio navetta diretto tra laeroporto e
il quartiere della fiera? Arriver a Firenze col volo FG 245 gioved
il diciannove luglio alle quindici e trenta. Potreste venire a
prendermi allaeroporto? Il nostro collaboratore Sig. Mamboretti sar
allaeroporto agli arrivi internazionali con un catalogo rosso in
mano. I mezzi pubblici non sono molto frequenti. Le conviene
prendere un tass alla stazione. Pu spiegarmi dove si trova lazienda
e indicarmi come arrivarci venendo da Pisa? Esca dallautostrada a
Pisa nord, prenda la statale E 25 in direzione Firenze fino
a...........e poi segua i cartelli per Firenze. Allego uno schizzo
con le indicazioni principali.
-
DARE INDICAZIONI
Quando noi andiamo sullautostrada in macchina, dobbiamo seguire
i cartelli e indicazioni stradali:
sempre dritto; giri a destra; giri a sinistra; allangolo fra;
superi il ponte; segua i cartelli; a nord di; a dieci chilometri da
qui; la rotonda; lincrocio; il semaforo; lautostrada; la
tangenziale; la superstrada.
RIFIUTARE UN APPUNTAMENTO
Qualora non fosse possibile combinare un appuntamento alla data
proposta, ne verr data notizia tempestivamente, precisando
preferibilmente la causa dellimpedimento. Per esempio:
Mi dispiace, ma sar assente fino al ventinove agosto. Mi
dispiace che il nostro Presidente non possa riceverLa il
quattordici, ma sar nei Paesi Bassi tutta la settimana. A causa dei
precedenti impegni del dottor Cavollini purtroppo impossibile
combinare un appuntamento prima del sette settembre.
MODIFICARE O DISDIRE UN APPUNTAMENTO
Talvolta circostanze impreviste costringono a modificare o ad
annullare un appuntamento gi confermato. Si potr darne
comunicazione per telefono, in modo diretto e personale o, pi
formalmente, per iscritto, comunque sempre con la massima cortesia.
Per esempio:
Sono molto spiacente, ma ho avuto un contrattempo allultimo
momento. Vorrei disdire / rimandare / anticipare il nostro
appuntamento. Ho cercato di contattarLa, ma non sono riuscito a
raggiungerLa prima. Sarebbe possibile rimandare il nostro
appuntamento a domani o dopodomani? Mi dispiace, ma temo che non
potr essere da voi mercoled prossimo. Possiamo fare gioved, o
preferisce rimandare al venerd o al luned seguente? Cosa ne dice?
Sono desolata. Il signor Froselli deve annullare il suo
appuntamento di oggi pomeriggio. Potremmo fissare un altro
appuntamento? Spero che potr combinarmi un appuntamento in unaltra
data. Che data e lora Le vanno bene? Pu accettare il cinque ottobre
alle dieci? Va bene. Daccordo. Siamo molto spiacenti, ma il Sig.
Cozzamara ha dovuto anticipare il suo viaggio in Francia e alla
data prevista non sar ancora tornato in sede.
ACCOGLIENZA
Quando riceviamo la visita di una persona straniera, sconosciuta
o con la quale intratteniamo rapporti cordiali, consigliabile
mostrare la massima cortesia e disponibilit nelle pi svariate
circostanze. Il momento dellincontro diretto molto importante per
migliorare i rapporti personali e rinsaldare i legami tra due
societ o enti, perci non sprechiamo questoccasione!
-
RICEVERE UN OSPITE
La cordialit e la confidenza con le quali accogliamo un ospite
gi conosciuto vanno adattate alla durata e allo stile del rapporto
che abbiamo con lui.
Se il visitatore non conosciuto, sar opportuno informarsi sulla
sua identit e sulle ragioni della sua visita, senza apparire
scortesi o indiscreti. Dopo le presentazioni e i convenevoli duso,
uneventuale attesa potr essere resa meno sgradevole dallofferta di
un caff e da una semplice conversazione fatta di frasi di
circostanza. Ad esempio:
Buongiorno. Buongiorno dottoressa Martini. Come sta? Molto bene,
grazie. E Lei? Abbastanza bene, grazie. Non molto bene. Benvenuta
alla Goldex! Benvenuto ad Argenta! Lei il signor Volpi? Il Suo
nome, prego? Posso avere il Suo nome, per favore? della ditta Buona
Stella? Pu dirmi da chi ha avuto il nostro nominativo? Posso sapere
il motivo della Sua visita? Sono Lucia Pandovan. Sono lassistente
della dottoressa Martini. Piacere. Molto lieto di conoscerLa. La
accompagno allUfficio assistenza clienti. Le presento il signor
Siraghi, direttore dellUfficio assistenza clienti. Prego,
saccomodi. Il dottor Monticelli sar da Lei tra un istante. Vuole
accomodarsi nella sala delle conferenze? Posso offrirLe un caff o
una tazza di t, o una bibita? Prende volentieri qualcosa? Magari un
caff? Il viaggio andato bene? Spero che il viaggio non sia stato
troppo lungo. andato tutto bene? Ha trovato facilmente la nostra
via? Ha visto che bel / brutto tempo fa qui a Milano oggi? Speriamo
che il bel tempo duri fino alla fine della settimana. Ha passato
bene le vacanze? la prima visita a Milano? stato prima a Milano?
No, sono stato a Roma un anno fa con amici. Non ho visitato Milano
prima.
ALLUFFICIO. IN UN UFFICIO. NELLO STUDIO
Alla generica parola italiana ufficio corrispondono in italiano
concetti diversi:
ufficio privato (anche allinterno di una ditta);
lufficio inteso come lappartamento in cui situata la sede della
ditta e in questo caso spesso al plurale , ma anche il locale in
cui lavorano pi persone;
lo studio professionale di un avvocato;
ufficio nel senso di reparto, servizio, suddivisione interna di
unazienda.
Il direttore La aspetta nel suo ufficio. Gli uffici della ditta
si trovano in via Vittoria. Ecco lufficio informazioni. Sto
cercando lUfficio postale. Cerco lufficio del turismo. Lo studio
dellavvocato Terazini ha traslocato. Ho chiesto dellUfficio
vendite. Lufficio dellavvocato Tambolini aperto ogni giorno dalle
dieci alle sei, tranne domenica.
COMUNICARE MESSAGGI, SCUSE E PROGRAMMI
possibile che si debbano trasmettere al visitatore messaggi
giunti per lui, oppure scuse per un ritardo troppo prolungato o per
un contrattempo che rischia di indisporlo. buona norma comunicare
anche, brevemente, il programma previsto per la giornata o le sue
variazioni. Per esempio:
Ha telefonato per Lei il ragionier Guerilli della West Trade,
confermando lappuntamento di domani. La signora Mendelli ha appena
telefonato. Sar in ufficio tra dieci minuti. La dottoressa Randozzi
mi ha incaricato di farLe le sue scuse, ma non riuscita a prendere
il treno delle otto e non potr essere qui prima delle nove e mezza.
Sono spiacente di averla fatta aspettare / di farLa aspettare, ma
lingegner Carakis ancora trattenuto in riunione. Per evitare di
perdere troppo tempo, si potrebbe forse cominciare dallanalisi del
progetto. Abbiamo previsto prima un
-
colloquio con i responsabili e poi la visita dello stabilimento.
Lincontro con i tecnici potrebbe tenersi nel pomeriggio. Propongo
di comunicare a discutere subito dei nostri progetti per la
prossima stagione. Poi si ferma a pranzo con noi, vero?
DITTA. AZIENDA. IMPRESA. SOCIET. COMPAGNIA
I termini generici ditta, azienda, impresa, societ e compagnia
possono essere usati:
Visiteremo lazienda Buona Stella a Napoli. Abbiamo costituito
una societ mercantile in Lombardia. uno dei clienti pi importanti
della ditta. una delle pi prestigiose imprese del settore tessile
in Italia.
OFFRIRE ASSISTENZA
A uno straniero di passaggio, che non parli la nostra lingua, pu
essere gradita la nostra assistenza in tutte le circostanze che,
per quanto banali, potrebbero metterlo in difficolt (dalla
prenotazione di una camera o del viaggio di ritorno alla visita
della nostra citt). Per esempio:
Posso aiutarLa? Che cosa posso fare per Lei? Che cosa posso fare
per Voi? Vuole che faccia questa telefonata per Lei? Devo
prenotarLe una camera in albergo? C un albergo qui vicino. piccolo
ma pulito e molto comodo. Ha gi prenotato il ritorno? Ha il
biglietto su un volo? gi stato a Firenze? gi stata a Bologna?
Conosce la citt? Se ha tempo, dovrebbe andare a vedere il Museo
Nazionale o Duomo. Se non lha ancora visto, potrebbe visitare il
museo famoso al centro della citt. Ecco una piantina della citt. Le
ho segnato le cose pi interessanti da vedere. Desidera guardare le
bellezze di Firenze? Le chiamo un taxi? Preferisce andare in taxi
per la citt? La accompagno alla stazione o allaeroporto?
AGGETTIVI POSSESSIVI
Ricordiamo che gli aggettivi possessivi in italiano vogliono
quasi sempre larticolo:
Ecco il nostro catalogo. La conferma del vostro ordine non
ancora arrivata.
CONTRATTEMPI
Talvolta si verificano sgradevoli incidenti che possiamo aiutare
a risolvere chiarendone le circostanze e intervenendo con consigli
adeguati. Ad esempio:
Che cosa successo? Avete qualche problema? Com successo? Quando
se n accorto? Dovera parcheggiata lauto? Comera parcheggiata la
macchina? Che cosa cera nel portafoglio? Lha perso o glielhanno
rubato? Bisogna fare una denuncia al commissariato. Si pu
telefonare agli oggetti smarriti. Ha denunciato subito al banco
Oggetti smarriti la perdita del bagaglio? Ha la ricevuta che Le
hanno rilasciato? Possiamo telefonare allufficio informazioni per
chiedere se la valigia arrivata. Vuole che chiami un medico? Ha
bisogno di qualche medicina?
-
CONGEDARSI DA UN OSPITE
Congedandoci da un ospite, oltre allaugurio di buon ritorno,
possiamo trasmettere saluti a colleghi o superiori con i quali
siamo in buoni rapporti. Per esempio:
Arrivederci. ArrivederLa. Buona giornata. Buon viaggio. A
presto, spero. Mi saluti il signor Broggini. Saluti da parte mia il
signor direttore. I miei rispetti a Sua moglie. Mi ha fatto piacere
incontrarLa. Mi ha fatto piacere conoscerLa. La ringraziamo della
Sua visita alla nostra ditta. Ho passato molte ore felici in
compagnia di cos persona intelligente come Lei. Grazie. Buon
viaggio.
VIAGGIO DI LAVORO ALLESTERO
Se stiamo per partire per un viaggio di lavoro allestero,
dobbiamo occuparci, oltre che della visita allazienda che ci
interessa, anche dellalbergo, del viaggio, del cambio e di molte
altre cose. Tranne eventuali conferme scritte, tutte le situazioni
previste si svolgono nellambito della lingua parlata.
PREPARAZIONI DEL VIAGGIO
Prima di partire opportuno prenotare le camere dalbergo,
direttamente o nel caso di rapporti regolari tramite lazienda che
visiteremo. La prenotazione telefonica o uneventuale modifica
devono essere brevemente confermate per fax o via e-mail. Per
esempio:
Conosce qualche buon albergo in citt? Pu indicarmi un albergo
vicino allazienda? Potrebbe prenotarmi una camera con bagno / con
doccia per il ventun maggio, per favore? Vorrei prenotare una
camera singola con doccia per il ventidue e il ventitr ottobre a
nome Guerreschi. Potrebbe farci la cortesia di prenotare una stanza
allhotel Savoya per il signor Pinelli per la notte del quattro
dicembre? Arriver come al solito verso le venti. Ci servirebbe una
sala conferenze per cinquanta persone per la giornata del
ventisette marzo. Sarebbe possibile prenotare due posti per il
Teatro dellOpera per la sera dellundici o del dodici gennaio?
Purtroppo siamo costretti a rimandare il nostro viaggio al quindici
dicembre. Ci sono problemi per quella data? Confermiamo la
prenotazione di una camera singola con bagno dal due al quattro
febbraio per lingegner Mondriolli, al prezzo di ottanta euro, tasse
e prima colazione incluse. Circostanze impreviste ci obbligano a
rimandare il nostro viaggio e a chiedervi di annullare la nostra
prenotazione o modificare le date di essa.
ALLAEROPORTO. ALLA STAZIONE
Allaeroporto o in stazione pu essere necessario informarsi sui
servizi offerti, come telefoni, toilette, deposito bagagli o
ufficio cambi. Se i mezzi pubblici disponibili non ci soddisfanno,
unagenzia di autonoleggio potr risolvere i nostri problemi. Ad
esempio:
Scusi, sa dirmi dove posso trovare un facchino / la toilette /
un telefono / una farmacia? Scusi, dove posso trovare una banca /
un ufficio cambi / uno sportello bancomat? Mi scusi, sa se c un
deposito bagagli in questa stazione? Pu indicarmi la stazione dei
taxi, per favore? Scusi, sa se ci sono degli autobus per il centro
citt e pu dirmi dove devo comprare i biglietti? Quanto costa un
biglietto? Dove posso procurarmi una mappa della citt? Non ho
-
utilizzato questo biglietto. Posso chiedere il rimborso? Vorrei
noleggiare unautomobile. Che auto avete a disposizione? Qual la
tariffa al chilometro? Il chilometraggio illimitato? Qual il prezzo
del noleggio per tr giorni? Lassicurazione compresa? Bisogna
lasciare un deposito?
IN HOTEL. ALLALBERGO. AL RISTORANTE
Suggeriamo le espressioni pi utili per cavarsela in albergo dal
prezzo della camera alla sveglia, alla possibilit di lasciare lauto
in un garage e al ristorante dalla scelta del men alle specialit
regionali, al conto. Per esempio:
Vorrei due camere singole per stanotte. Se possibile,
tranquille, che diano sullinterno. Ho prenotato una camera per
stasera. Mi chiamo Praticelli, della ditta Apex. Quanto costa la
camera? La colazione compresa? C un garage, per favore? Dove posso
parcheggiare la macchina? Pu svegliarmi alle sette, per favore?
Posso telefonare dalla camera? Che numero devo fare per avere la
linea? Qual il prefisso per la Russia? Servizio bar? Una bottiglia
dacqua minerale e un panino alla camera sedici, per favore. Il
riscaldamento non funziona nella mia stanza. Laria condizionata non
funziona nella camera numero quindici. La camera non rifatta.
Qualcuno ha lasciato un messaggio per me? Pu prepararmi il conto,
per cortesia? Posso pagare con la carta di credito? Mi chiami un
taxi, per favore? La Piazza Navona lontana da qui? libero questo
posto? Cameriere! Cameriera! Prendo il men da quaranta euro.
Prenderei il men da 30 Euro. Vorrei dellacqua, per favore. Mi porti
dellacqua, per favore. Qual il piatto del giorno? Pu consigliarmi
un vino della regione? Quali sono le specialit regionali? Non
capisco, pu spiegarmi che cos questo piatto? Mi dispiace, ma questo
piatto non di mio gusto. Vorrei ordinare qualcosaltro. Il conto,
per favore. Mi scusi, il conto sbagliato, non ho preso il dessert.
Ho solo il men da trenta euro. Capisce?
IN ALBERGO
Soggiornando in un albergo per la notte, possiamo chiedere la
camera singola / la camera a un letto, la camera doppia / la camera
a due letti, la camera matrimoniale, la camera con bagno, la camera
con doccia, la mezza pensione, la pensione completa, la sveglia
telefonica, il servizio lavanderia, il servizio incamera, la
colazione, lasciugamano, la coperta e il riscaldamento. Prima di
arrivare nellalbergo, dobbiamo prenotare e poi confermare per fax o
via e-mail una stanza per una certa persona di aver comunicato il
suo nome e cognome e la data darrivo.
IN BANCA. ALLUFFICIO CAMBI. NEI NEGOZI
Come cambiare euro in banca, anche con la carta di credito, e
come fare acquisti in un negozio. Per esempio:
Vorrei cambiare delle lire inglesi / dei dollari in euro.
possibile incassare questi travellers cheques? Vorrei comprare dei
dollari. Ecco la mia carta di credito. Vorrei un cappello. Cerco
una camicia bianca. Avete dei foulards di seta? Ci sono altri
colori? Ho visto un bel modello in vetrina. Porto la taglia
quarantaquattro. C pi grande? C pi piccolo? Posso provarlo? Posso
provarla? Quanto costa? Quanto costano quelle scarpe? Pu fare una
confezione regalo? Accettate carte di credito? Devo pagare solo in
contanti?
-
IN NEGOZIO
Entrando in un negozio, possiamo vedere in sala i saldi degli
articoli diversi: un abito da donna, un abito da uomo, il collant,
le calze da uomo, una camicia, una cravatta, scarpe alte e basse.
La commessa domanda a un visitatore la sua taglia di abito e la
misura di scarpe. La signora col bambino desidera comprare un abito
di tinta unita e fantasia.
IN AZIENDA
Arrivati in azienda, dopo aver segnalato per telefono un
eventuale ritardo, sar il momento di presentarci e di incontrare il
nostro interlocutore. Con molta cortesia si potr chiedere al
personale di aiutarci in alcune circostanze. Per esempio:
Pu avvisare il signor Lopertini che il mio aereo arrivato in
ritardo e che sar l solo per le dodici? Mi scusi, ma arrivo adesso
in stazione. Prendo un taxi e sono da Lei tra mezzora. Temo di
essermi perso: sono davanti al Centro commerciale. Che cosa devo
fare per venire da voi? Buongiorno. Sono il ragionier Alessandro
Villini della Quest. Ho appuntamento con il dottor Mengretti. Sono
lingegner Marconi della ditta Harvest. Ecco il mio biglietto da
visita. Non ho appuntamento, ma sono di passaggio a Bologna e
desidererei incontrare un responsabile degli acquisti della vostra
compagnia. Vorrei salutare il signor Pazzolini. Abbiamo tutta la
giornata a disposizione. Riparto con il treno per Milano delle
diciassette e trenta. Ho un altro appuntamento nel primo
pomeriggio, quindi dovr andar via verso luna. Potrebbe prenotarmi
una camera per stanotte in un albergo del centro? Per favore, pu
prenotarmi un posto sul volo Alitalia di stasera per Roma? la prima
volta che vengo a Firenze. lontano il centro? lontano da qui? Che
cosa c dinteressante da vedere? Quali curiosit e bellezze si pu
vedere in citt? Dove andiamo?
IN FIERA. ALLA MOSTRA. ALLESPOSIZIONE
Quando visitiamo unesposizione dobbiamo procurarci il catalogo,
informarci sullubicazione delle aziende che ci interessano, essere
in grado di usufruire dei servizi messi a disposizione
dallorganizzazione. Per esempio:
A che ora apre la fiera? A che ora chiude la fiera? Vorrei una
piantina della fiera e il catalogo degli espositori, per favore. Pu
dirmi dov lo stand della ditta Simens? Dovrei fare una telefonata
allestero. Dove vendono le carte telefoniche? Posso spedire un fax?
Ho bisogno di fotocopiare questi documenti. possibile noleggiare un
computer? possibile noleggiare un telefono cellulare? Qual il
prezzo?
IL CONTO
La parola italiana conto ha diverse traduzioni:
al ristorante o al bar si paga il conto;
in albergo si paga il conto;
il conto di un professionista la fattura che ha anche il
significato di ricevuta;
il conto corrente aperto presso una banca.
-
Per esempio:
Mi ha preparato il conto della camera? Scusi, ha bisogno della
ricevuta del taxi? Abbiamo aperto un conto al Credito Italiano.
CONTRATTEMPI ALLESTERO
Se si verifica un contrattempo sgradevole allestero, riuscire a
farsi capire nella lingua del paese e assai utile per risolvere pi
facilmente i propri problemi. Per esempio:
Ho un problema. Potrebbe aiutarmi? La mia valigia non arrivata.
Ero sul volo AZ 642 da Palermo. Ecco il mio biglietto. C
unassicurazione per la perdita del bagaglio? Avete notizie della
mia valigia che dovrebbe arrivare da Palermo? Mi chiamo Michele
Bonifazzi. Non trovo pi la mia macchina. Era parcheggiata in via
Mirulano. Dov il commissariato pi vicino? Dov il consolato russo?
Dov lambasciata della Russia? Mi hanno rubato tutto dalla macchina.
Mi hanno rubato la borsetta con i documenti e tutti i soldi. Ho
dimenticato in tass la mia cartella. Qual il numero degli oggetti
smarriti? Mi fa molto male la gola / lo stomaco / la testa / la
gamba. Ho la febbre. Mi sento male. Pu chiamarmi un medico? Ho un
guasto al motore. Ho una gomma a terra. Pu mandarmi un carro
attrezzi? Ho perso il treno delle diciotto e dieci per Monza. A che
ora parte il prossimo? Non ho potuto prendere il volo AF 215 per
Torino. Ci sono posti sui prossimi voli? A che ora? Devo iscrivermi
sulla lista dattesa?
PRESENTAZIONI
Quando entriamo in relazione con persone, enti e societ che non
conosciamo e con le quali potremmo stabilire rapporti di
collaborazione molto utile saper presentare con le dovute maniere e
con un linguaggio formalmente corretto noi stessi e il nostro
lavoro, i nostri collaboratori e lazienda presso la quale
lavoriamo. Altrettanto importante conoscere il giusto modo per
informarci, a nostra volta, sulle funzioni di una persona o
sullattivit di una ditta.
PRESENTARE S STESSI
La presentazione latto con il quale stabiliamo un primo contatto
con una persona sconosciuta: quindi un momento molto importante;
per questo necessario adeguarsi allo stile italiano e utilizzare le
formule adatte. Ad esempio:
Sono Roberto Caprioli. Molto lieto. Io sono Ruggero Campiolli
della ditta Brux. Buongiorno. Sono la segretaria del direttor
Alietti. Sono Claudio Marizzelli. Ecco il mio biglietto da visita.
Posso presentarmi? Michele Frascatti, direttore vendite alla Aroma
Meraviglioso. Mi permetta di presentarmi: mi chiamo Clara
Stenderwald. Buongiorno. Sono Gianni Capetti della societ Argenta
di Napoli. Sono il responsabile del settore commerciale.
-
RISPONDERE A UNA PRESENTAZIONE
Ecco le frasi giuste per rispondere a una presentazione:
Molto lieto. Molto piacere. Piacere. Piacere di conoscerLa. Sono
felice di conoscerLa. Sono lieto di conoscerLa. Ho sentito parlare
di Lei molto lusinghiero. Il piacere mio.
PRESENTARE ALTRE PERSONE
Se dobbiamo presentare un nostro collaboratore o un nostro
superiore, possiamo scegliere tra diverse espressioni, rispettando
per i rapporti gerarchici, che in Italia sono ancora tenuti in
considerazione: si presenter, cio, la persona meno importante alla
pi importante, la persona gerarchicamente inferiore a quella
superiore, un uomo a una signora. Per esempio:
Conosce il nostro direttore commerciale, ragionier Donatti? Le
presento il signor Gimbetti, direttore dellUfficio tecnico. Vorrei
presentarLe la signora Monuzzi, la nostra segretaria di direzione.
Ho il piacere di presentarLe il dottor Maurizio Gorazzi, nuovo
amministratore della societ Perth, nostra consociata in
Croazia.
I DIPENDENTI
I dipendenti di unazienda sono genericamente il personale. C la
parola impiegati per questi che lavorano in unazienda per
distinguerli dalla categoria degli operai. C ancora il termine
organico. In Italia si usa il quadro direttivo per indicare
linsieme degli impiegati che dirigono o coordinano le attivit
allinterno dellazienda. Ci sono anche il dirigente e il direttore.
Ad esempio:
Abbiamo cento trentacinque dipendenti nellazienda. Lorganico
passato da cento a duecento unit in cinque anni. Questa azienda ha
bisogno di dirigenti ben preparati. Deve discutere questo problema
con il direttore.
IL FATTURATO
Vediamo il termine fatturato e la frase realizzare un
fatturato:
Il bilancio del nostro gruppo si chiude con un fatturato di
sessanta milioni di euro. La nostra azienda realizzer questanno un
fatturato di circa cento milioni di euro.
-
PRESENTARE LA PROPRIA AZIENDA
Per presentare la propria azienda a chi non la conosce e
metterla quindi nella luce migliore, si pu parlare delle sue
dimensioni e della sua posizione sul mercato, si pu illustrare la
sua attivit o, ancora, riassumere la sua storia. Ecco un repertorio
di espressioni adatte sia a unesposizione orale sia a una
presentazione scritta. Per esempio:
La nostra azienda specializzata nella distribuzione di
attrezzatura per giardinaggio. Dal 1975 siamo presentati sul
mercato italiano nel campo di generi alimentari. Produciamo
accessori e ricambi per lindustria tessile. Abbiamo dieci
stabilimenti, seimila dipendenti e duecento punti vendita in tutto
il mondo. LArgenta il leader internazionale nel settore dei mobili
per ufficio. Il nostro stabilimento dotato delle attrezzature pi
moderne. La ditta Graha oggigiorno un gruppo industriale di
dimensioni internazionali: presente in dodici paesi, ha pi di
diecimila collaboratori. La societ Goldex nata nel 1967, ha preso
la sua forma attuale nel 1991, ha tremila dipendenti e realizza un
fatturato di oltre cento milioni di euro allanno. Il settore
internazionale della nostra banca si occupa dellanalisi finanziaria
applicata al finanziamento di progetti. La nostra societ di
consulenza in strategie aziendali lavora su scala internazionale
per grandi aziende in espansione.
CHIEDERE A QUALCUNO DI PRESENTARE IL PROPRIO LAVORO E LA PROPRIA
AZIENDA
Talvolta pu essere interessante o necessario porre domande a
qualcuno per capire il suo ruolo e le sue mansioni allinterno di
unazienda, oppure per conoscere meglio le dimensioni, lattivit, il
funzionamento di una societ. Avremo per cura di esprimerci
educatamente e di non esagerare con le domande. Per esempio:
In che settore lavora? In che ufficio lavora? In che reparto
lavora? Qual esattamente il Suo lavoro? Quali sono con precisione
le Sue funzioni allinterno dellazienda che Lei rappresenta?
Potrebbe dirmi qual il Suo ruolo alla Goldex? Quanti soci ci sono?
Quanti dipendenti avete? Quanto fate di fatturato al mese? Quanto
fate di fatturato allanno? Posso chiederLe qual stato il fatturato
dellanno scorso? Vorrei qualche informazione sul vostro sistema
informatico nellazienda. Pu spiegarmi com organizzata la produzione
nella fabbrica?
DATI PERSONALI
Presentati a qualcuno. Quali sono i tuoi colori preferiti? Di il
tuo nome, il tuo indirizzo e il tuo numero di telefono. Parla dei
tuoi hobby. Nomina tr cose che sai far bene nella vita. Nomina tr
citt che ti piacciono molto nel mondo. Parla della tua infanzia.
Che cosa fai quando ti senti depresso? Che cosa fai quando ti senti
depressa? Di che cosa pi importante nella vita per te.
FAMIGLIA E AMICI
Descrivi un membro della tua famiglia. Nomina cinque oggetti che
si trovano nel salotto di un tuo amico stretto. Spiega come si
arriva a casa di un tuo amico intimo. Pensa a tr amici. Con chi
dividono il loro appartamento? Pensa alla tua maestra elementare.
Comera? Descrivi una persona alla quale ti senti molto vicino?
Pensa a due amici. Quali sono i loro hobby? Parla di una persona
che secondo te ha una vita interessante. Pensa ad un tuo familiare
o amico e immagina che cosa sta facendo in questo momento.
-
ALTRA GENTE
Nomina tr parole che indicano lo stato civile di una persona.
Pensa a cinque persone che conosci. Qual la loro professione?
Descrivi una famiglia che conosci. Racconta che cosa fa la gente
della tua zona durante il week-end. Descrivi il carattere di una
persona simpatica ed antipatica per te. Quali sono le abitudini
alimentari nel tuo paese e nella tua zona? Che cosa di moda in
questo periodo, se parliamo di un abito? Pensa a due persone che
hai incontrato oggi. Descrivile. Confronta le persone della tua
regione con altri connazionali.
PERSONAGGI FAMOSI
Descrivi un capo di Stato. Gli altri indovinano chi . Descrivi
un uomo politico. Gli altri indovinano chi . Descrivi un
personaggio storico. Gli altri indovinano chi . Parla di un pittore
moderno. Gli altri indovinano chi . Parla di un musicista famoso.
Gli altri indovinano chi . Descrivi un attore di cinema. Gli altri
indovinano chi . Descrivi un famoso attore di teatro. Gli altri
indovinano chi . Parla di uno scrittore italiano. Gli altri
indovinano chi . Descrivi un cantante dopera famoso. Gli altri
indovinano chi .
COMUNICAZIONI. AVVISI. SEGNALAZIONI
Comunicazioni relative allazienda, alle sue attivit e al suo
funzionamento possono essere trasmesse semplicemente per telefono,
ma si consiglia di precisarle e formalizzarle con un breve
messaggio scritto.
COMUNICAZIONI RELATIVE ALLAZIENDA O ALLENTE
Quando cambiamo numero di telefono e di fax o indirizzo,
importante che lo comunichiamo tempestivamente ai nostri partner
daffari a voce e per iscritto con la massima chiarezza. Per
esempio:
Le comunico il nostro nuovo indirizzo. Il nostro nuovo numero
telefonico : 54 68 72 15. Il nostro nuovo numero di fax : 54 62 56
18. La sede della societ sar trasferita a Firenze entro lanno.
Lautunno prossimo apriremo un nuovo punto vendita a Monza. Abbiamo
appena aperto un nuovo reparto borsette, borse e valigie nel nostro
negozio. Vi informiamo che a partire dal primo maggio prossimo i
nostri uffici saranno trasferiti in via Paganini, 25. Vi preghiamo
di prender nota che i nostri numeri di telefono e fax cambieranno a
partire dal primo marzo prossimo. Il venti dicembre prossimo entrer
in vigore in Italia una nuova numerazione telefonica, che prevede
il numero due davanti al prefisso della citta. Chiamando
dallestero, il nostro numero diventer quindi: 0040 / 21 08 25 41
48. Con la presente desidero comunicarLe che con effetto immediato
la nostra societ, ora denominata Fenix S.r.l., assume la seguente
nuova ragione sociale: Felicit S.r.l. Siamo lieti di annunciarvi
laumento di capitale della nostra societ, da 10.000.000 euro a
15.000.000 euro. In base alle disposizioni comunitarie in materia
di scambi allinterno dellUnione Europea, Vi trasmettiamo il nostro
numero di partita IVA. Sono lieta di annunciarLe limminente
apertura di una succursale della nostra societ. Abbiamo il piacere
di comunicarLe che abbiamo appena aperto una nuova agenzia a Pisa
in via Mozart, 4.
-
INFORMAZIONI SU PRODOTTI, SERVIZI E PREZZI
La produzione di un nuovo articolo o lofferta di un nuovo
servizio vanno comunicate anche per lettera, per fax o via e-mail
ai clienti acquisiti e potenziali. Le variazioni di prezzo, anche
nel caso del normale adeguamento del listino prezzi che di solito
ha scadenza annuale devono essere trasmesse con un congruo anticipo
rispetto alla data in cui entrano in vigore. Per esempio:
Metteremo in produzione il nuovo articolo allinizio dellanno
prossimo. Abbiamo appena immesso sul mercato un nuovo modello di
trapano elettrico. Volevo informarLa che abbiamo organizzato una
vendita promozionale nel nostro salone dal venticinque al trenta
novembre prossimi. Le spediro alla prima occasione il nuovo
listino, valido come al solito dal primo gennaio. Abbiamo aggiunto
alla vasta gamma di servizi offerti un nuovo centro di traduzione e
interpretariato nelle principali lingue. Siamo lieti di informarvi
che in occasione della prossima Fiera dellArtigianato presenteremo
la nostra ultima linea di vasi e flaconi in cristallo. In seguito
alla nostra ultima telefonata, Le invio qui di seguito le
variazioni rispetto ai programmi previsti durante il Vostro stage.
Abbiamo il piacere di presentarvi il nostro nuovo servizio di
Pronto intervento, disponibile ventiquattro ore su ventiquattro al
Numero verde............ . Vi comunichiamo che a partire dal primo
settembre prossimo entrer in vigore, come ogni anno, il nuovo
listino prezzi.
INFORMAZIONI SU RIUNIONI E ASSEMBLEE
Convocazioni a riunioni e assemblee devono essere inviate anche
per iscritto. Leventuale impossibilit di partecipare va comunicata
tempestivamente e, per correttezza, motivata; anche la propria
delega a un altro partecipante va inviata in tempo utile. Per
esempio:
Lassemblea generale ordinaria si terr in sede il venticinque
marzo. LUfficio tecnico ha intenzione di indire una riunione di
lavoro ogni due settimane. Abbiamo appena ricevuto la convocazione
per lassemblea del 30. Il signor Rigoletti spiacente, ma sar in
viaggio e non potr partecipare. Le spedisco subito la sua delega.
Vi rendiamo noto che la prossima riunione avr luogo gioved lotto
settembre alle ore quindici. Abbiamo lonore di convocarLa
allassemblea generale ordinaria della societ Goldex che si terr a
Bologna il diciannove gennaio prossimo con il seguente ordine del
giorno: .. . A causa di impegni precedenti, purtroppo non potr
partecipare alla prossima assemblea degli azionisti. Allego alla
presente la mia delega di voto.
VARIAZIONI DELLAPERTURA, CHIUSURA DELLAZIENDA PER FERIE,
ECC.
Il calendario e le abitudini dei partner stranieri non sempre
coincidono con i nostri: tra un paese e laltro possono esserci
variazioni anche notevoli. Per evitare contrattempi irritanti perci
indispensabile comunicare, non appena possibile, qualsiasi
variazione nellorario di apertura dellazienda e le date esatte di
chiusura per le ferie estive, le festivit di fine anno e i ponti,
legate ad abitudini e a ricorrenze nazionali. Ad esempio:
Saremo chiusi a partire da domani fino al quattro maggio
prossimo. Questanno la chiusura per le vacanze estive sar dal
cinque al trenta agosto. Il signor Quiller sar in vacanza / prender
le ferie nel mese di agosto. Volevo ricordarLe che il diciassette
marzo giorno festivo in Italia e che il nostro ufficio rimarr
chiuso. Durante i mesi