« Comment éviter la sortie de route » en 10 leçons Vademecum Juridique et Fiscal 2017 La piste d’audit fiable dans le processus de facturation
« Comment éviter la sortie de route » en 10 leçons
Vademecum
Juridique et Fiscal
2017
La piste d’audit fiable dans le processus de facturation
Leçon 2Choisir le pilotage automatique
La PAF : en avoir… ou pas !
Leçon 3Suivre la bonne piste d’audit
Le relevé d’empreintes de la facture
Leçon 4Valider la piste d’audit (fiable)
Décrire et documenter les contrôles à mettre en place
Leçon 1Connaître les nouvelles règles du jeu
La piste d’audit fiable : le troisième mode de sécurisation des factures électroniques
Leçon 6Savoir mettre la technique au service
du progrès fiscalL’informatisation de la preuve de
la piste d’audit fiable
p. 1-2
Sommaire
p. 7-8
Leçon 5Rédiger la documentation de sa piste d’audit
Un exercice d’échauffement pour éviter la course pendant le contrôle fiscal p. 3-4 p. 9-10
p. 5-6 p. 11-12
Leçon 8Se souvenir du passé pour préparer le futur
Savoir quoi et comment archiver
Leçon 9Contrôler sa vitesse
Anticiper afin d’éviter les sanctions
Leçon 10Bien choisir son conseil
Leçon 7Ne pas réinventer la roue
Capitaliser sur l’existant : de la piste d’audit à la piste d’audit fiable p. 13-14
p. 19
Vos interlocuteurs
p. 15-16
p. 20
p. 17-18
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Leçon
EDI - Echange de Données Informatiques (Article 289 VII 3° du CGI)
Signature électronique avancée basée sur un certificat qualifié (Article 289 VII 2°)
NOUVELLE VOIE : la mise en place d’une piste d’audit fiable composée de contrôles documentés et permanents pour les factures papier et les factures électroniques non sécurisées (Article 289 VII 1°)
1
Connaître les nouvelles règles du jeuLa piste d’audit fiable : le troisième mode de sécurisation des factures électroniques
1
La réforme de la facturation, issue de la transposition de la Directive 2010/45/UE entrée en vigueur en France au 1er janvier 2013, a considérablement assoupli les formats de factures admis et pouvant être considérés comme des factures d’origine permettant, d’un point de vue formel, la déduction de la TVA y figurant. Enjeux : la déductibilité de la TVA (20%).
Authenticité de l’origine de la facture
Intégrité du contenu de la facture
Lisibilité de la facture
Contexte
Conditions communes
à tous formatsde facture
3 modes de sécurisation des
factures
Les écueils à éviter
La nouvelle voie est obligatoire pour les factures papier
Potentielle remise en cause de la déduction de la TVA
Attention au paramétrage du système informatique et du progiciel de gestion (ERP) gérant la facturation de l’entreprise
Article 289 V du CGI
Notes
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Leçon
Choisir le pilotage automatiqueLa PAF : en avoir… ou pas !
3
2
La liberté des formats de facturation a été introduite au prix de la mise en place d’une piste d’audit fiable.
PapierElectronique non sécurisée par de l’EDI fiscal
ou la signature électronique avancée reposant sur un certificat qualifié
Electronique sécurisée avec l’EDI fiscal ou la signature électronique avancée reposant sur
un certificat qualifié
Réception Emission
Absence de PAFPAFPAF
Réception Emission Réception Emission
Charge supplémentaire jusqu’à 3 fois supérieure au coût de l’électronique
Surcoût via la fiabilisation de la piste d’audit fiable
Absence de surcoût liée à la PAF
Notes
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Leçon
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Suivre la bonne piste d’audit (fiable)Le relevé d’empreintes de la facture
3
Pour l’entreprise : Reconstituer, dans un ordre chronologique, la totalité du processus de facturation, depuis son origine jusqu'au document facture, c'est-à-dire de reconstituer le processus documenté d'une opération et de relier les différents documents de ce processus, garantir que la facture émise ou reçue reflète l'opération qui a eu lieu, justifier toute opération par une pièce d’origine à partir de laquelle il doit être possible de remonter par un cheminement ininterrompu à la facture et réciproquement.
Pour l’administration : Vérifier le cycle de vie d’une transaction, du début à la fin de l’opération pour prévenir tout risque de fraude et s’assurer que l’opération a été réalisée dans le respect des lois et règlements en vigueur.
Objectifs
En bref…
QUOI ? Les factures papier et les factures électroniques non sécurisées.
QUI ?Le vendeur ET l’acheteur doivent mettre en place des contrôles documentés établissant la pisted’audit fiable.
QUAND ? Dès l’émission de la facture, jusqu’à l’expiration de sa période de conservation.
POURQUOI ?Pour s’assurer que les trois conditions d’authenticité de l’origine, d’intégrité du contenu et delisibilité de la facture sont respectées, afin de sécuriser les droits à déduction des parties etéviter de fortes pénalités.
Commande – Validation – Production – Livraison – Facturation - Paiement
Notes
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Leçon
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Valider la piste d’audit (fiable)Décrire et documenter les contrôles à mettre en place
4
Comment
démontrer
l’existence
de la piste
d’audit ?
Respect de la législation
en vigueur : mentions
obligatoires sur facture
Les données relatives
à la facture sont complètes et
exactes et elles n’ont pas été
modifiées
Conservation d’un chemin d’audit entre
le ou les systèmes
générant les factures et les applications
internes permettant de les transmettre
Factureadressée à la
bonne personne et
au bon moment
Absence de
double
traitement ou
double
enregistrement
de la facture
Identification et maîtrise des
risques significatifs
opérationnelsou financiers
Absence
d’émission de
duplicata des
factures
Opération économique, comptable et
financière réelle.
L’ensemble des transactions
pris en compte dans l’ordre
chronologique
Respecter la loi
Garantir l’intégrité
du contenu de la facture
Adapter la piste
d’audit au SI et à l’ERP en place
Garantir la déduction
unique de la TVA
à l’achat
Eviter la fraude
Eviter les doublons
Protection des fichiers de
factures de tout dommage potentiel
Etre en mesure de démontrer que l'assujetti possède une solution pour
faire face à une panne du
système ou à une perte des
données
Notes
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Leçon
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Rédiger la documentation de sa piste d’auditUn exercice d’échauffement pour éviter la course pendant le contrôle fiscal
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► La documentation décrit, présente et explique les contrôles mis en place et permettant d’établir une pisted'audit fiable entre une facture et la livraison de biens ou la prestation de services qui en est le fondement.
► La documentation doit expliciter les acteurs des contrôles ainsi que leurs tâches respectives (qui contrôle lesdocuments et données ? À quel moment et selon quelles modalités ? Quelles sont les applications utilisées ?Comment sont traitées les anomalies ? Comment sont traités les cas exceptionnels ?)
Que contient la documentation
de la piste d’audit ?
Quels contrôles sont décrits dans
la documentation ?
Les contrôles à porter sur la documentation ainsi que la description associée dépend de plusieurs critères :
La taille de l’entreprise ;
La volumétrie des factures émises et reçues ;
Les moyens humains et financiers employés dans la réalisation de ces contrôles.
Nos Recommandations
Déterminer les différents processus appliqués par l’entreprise.
Impliquer les directions informatiques, les équipes opérationnelles et les comptables manipulant ces factures.
Modéliser l’existant pour avoir une meilleure visibilité du processus.
Décrire une vision macro et si besoin aborder un niveau micro.
Préparer la documentation avant le début de votre contrôle fiscal.
Objectifs
► L'objectif de la documentation est de montrer que les contrôles mis en place par l'entreprise sont effectifs etréels, et de permettre à l'administration de les appréhender facilement lors d'un contrôle.
► La documentation de la piste d’audit est systématiquement demandée par l’administration fiscale en cas decontrôle fiscal afin de comprendre le déroulement des processus.
Notes
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Leçon
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Savoir mettre la technique au service du progrès fiscalL’informatisation de la preuve de la piste d’audit fiable
6
Revoir les paramétrages du système d’information en matière de facturation puis de la TVA, Déclaration d’Echanges de Biens (DEB) et de la Déclaration d’Echanges de Services (DES).
S’assurer que le paramétrage permet de faire figurer sur la facture émise toutes les mentions obligatoires telles que prévues par le Code général des impôts.
Vérifier par des simulations que la piste d’audit – si elle est gérée partiellement ou totalement par l’ERP –est adaptée aux flux de facturations entrants et sortants de la société.
Elargir la réflexion au niveau des autres juridictions étrangères.
ERP
Fiabiliser les temps de conversation et estimer le volume d’informations concernées.
Archiver les factures émises et reçues, dans tous leurs éléments, obligatoires ou non.
S’assurer que tous les éléments de la piste d’audit sont archivés, traçables, et restituables à la demande de l’administration. A titre d’exemple, il s’agit des logs « OK » ou « KO » des contrôles mis en place et composant la piste d’audit.
Choisir une technologie d’archivage adaptée au volume et au format des factures, par exemple en ayant recours à une plateforme de dématérialisation.
Archivage
Impliquer a minima : la comptabilité clients / fournisseur, la direction des systèmes d’information, la direction financière et fiscale.
Aller plus loin dans la réflexion sur l’archivage et la gestion de la preuve avec les directions juridiques et directions des ressources humaines.
Nos recommandations
Notes
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Leçon
La réforme de la facturation du 1er janvier 2013 fait peser sur les contribuables de nouvelles obligations légales en matière documentaire par rapport à la situation antérieure. La piste d’audit doit être légalement « fiable » : au-delà de la documentation des systèmes de contrôle interne, l’entreprise doit apporter une preuve légale des moyens de fiabilité mis en œuvre.
Pour une conduite du changement proportionnée :
Ne pas réinventer la roueCapitaliser sur l’existant : de la piste d’audit à la piste d’audit fiable
13
7
Compléter à l’aide des contrôles à visée fiscale uniquement
Le nécessaire archivage des données de facturation
Le rapprochement de la facture / comptabilité / paiement
Le nécessaire contrôle de la fiabilité de la piste d’audit
Contrôles de la piste d’audit fiable du Code général des impôts
Phase 3
Saisir cette opportunité pour faire du contrôle continu
La mise en place de la piste d’audit fiable étant dorénavant une obligation fiscale nécessitant la mise en place de procédures de vérification des données, les contribuables peuvent profiter de sa construction pour mettre en place des contrôles continus sur :• L’application correcte de la TVA• Le taux de TVA• La validité / complétude des
référentiels fournisseurs et clients
3
Phase 1
Partir des contrôles de gestion internes déjà présents au sein de
l’entreprise
Le contrôle des doublons de factures fournisseurs
Le contrôle des doublons de paiements Les work flows de validation interne des
factures d’achats
Contrôles internes
1
Phase 2
2
Notes
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Leçon
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Se souvenir du passé pour préparer le futurSavoir quoi et comment archiver
8
Les factures doit être archivées, car : Elles constituent la base des opérations d’achats et de ventes des assujettis ; Elles concourent directement ou indirectement à l’élaboration des déclarations fiscales et justifient la TVA
déductible ; L’archivage répond aux besoins de l’administration fiscale en matière de lutte contre la fraude.
Pourquoi archiver ?
Que faut-ilarchiver ?
Combien de temps archiver ?
L’archivage fiscal est d’une durée de 6 années + l’année en cours (art. L. 102B du LPF), augmentée en casd’exercices déficitaires (art. L. 169 du LPF).
L’intégralité du message facture L’intégralité de la piste d’audit
Papier ou électronique Papier ou électronique
Les mentions obligatoires et non obligatoires Tous les contrôles permanents permettant d’établir la piste d’audit fiable ainsi que la documentation de cette piste d’audit
► Si établi ou reçu sur support informatique : conservation dans sa forme et son contenu originels (tel que transmis)
► Si établi ou reçu sur support papier : peut être numérisé (sous conditions)
Conservation sur support informatique ou sur support papier quelle que soit leur forme originale (sous conditions)
Nos Recommandations
(Comment archiver ?)
Elaborer et rationnaliser sa politique d’archivage : coûts / enjeux. Impliquer les directions informatiques. Choisir la ou les solutions techniques adéquates. Garder en tête les sanctions potentielles dans le cas d’une impossibilité de restituer des données dans un
temps très court - opposition à contrôle fiscal, pénalité de 100% des droits rappelés. Ne pas oublier que l’archivage, c’est aussi la capacité d’extraire les données a posteriori et les transmettre
à l’administration fiscale dans les délais et formes impartis.
Notes
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Leçon
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Contrôler sa vitesseAnticiper afin d’éviter les sanctions
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Sanctions du non-respect des conditions imposées à toutes les transmissions et conservations de factures EMISES
Potentielle remise en cause
de la TVA déductible sur les factures d’achat :
risque pouvant porter sur 20% du montant des achats
Sanctions du non-respect des conditions imposées à toutes les transmissions et conservations de factures REÇUES
Irrégularité Sanction possible
Défaut de présentation des factures originales
Amende fiscale de 50% du montant facturé ramené à 5% si la facture a
été comptabilisée
Défaut de piste d’audit ou de fiabilité de celle-ci
Montant de la TVA due
Mention obligatoire manquante ou erronée
Amende forfaitaire de 15 euros par mention
et par facture
Adresse des fournisseurs / clientstravestie ou dissimulée OU facture
fictive
Amende égale à 50% des sommes versées ou reçues
De façon générale pour les inexactitudes ou omissions relevées
dans les factures, au-delà des cas spécifiques ci-dessus
+ 40% de majoration des droits en cas de manquement délibéré
+ 80% de majoration des droits en cas d'abus de droit / manœuvres
frauduleuses
Les amendes et le recalcul des droits ne préjugent pas des pénalités supplémentaires applicables : intérêts de retard, opposition à contrôle fiscal, voire non-déductibilité de la charge…
Notes
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Leçon
Bénéficier d’un accompagnement opérationnel et multidisciplinaire par la prise en compte de toutes les composantes du projet.
Bien choisir son conseil
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Pour vous assister, votre conseil doit avoir effectué de nombreuses missions
d'assistance au contrôle fiscal classique et informatisé mais aussi être capable
d'organiser régulièrement des contrôles « à blanc » qui mènent à un plan de
remédiation déployé et à nouveau testé.
La présence au sein de l'équipede conseil d'anciens inspecteurs
des impôts spécialisés en contrôledes comptabilités informatisées vous
offre un éclairage intégrant la vision de l’administration fiscale dans les
problématiques traitées.
Une approche collaborative du conseil doit permettre à vos équipes de progresser et de
proposer des solutions opérationnelles qui seront intégrées à votre organisation.
Il n'y a pas qu'en France que les administrations utilisent ce type de contrôle. Une approche étendue au niveau international peut à terme améliorer la réactivité de votre organisation vis-à-vis d'administrations utilisant l'informatique pour leurs contrôles, par exemple en Inde.
Chaque secteur économique révèledes problématiques spécifiques à ce type de projet et demande une bonne connaissance des pratiques de contrôles sectoriels utilisées par l'administration.
L’intégration d’expertises dans les domaines de la comptabilité, du contrôle financier, de l’évaluation du risque fiscal, des normes et de la connaissance des systèmes d’information, permet d’aborder le projet sous toutes ses composantes.
Présence nationale et
internationale
Connaissance multi-secteurs
Approchecollaborative
Expertises comptables,
contrôle financier fiscal,
normes, SIExpertise
dansle domaine
du contrôle fiscal classique,
informatisé
Eclairage sous
l’angle de l’administration
fiscale
Choisirson conseil
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Vos interlocuteurs
Gwenaëlle BernierAvocat AssociéErnst & Young Société d’AvocatsTél. : + 33 2 51 17 50 31Mobile : + 33 6 80 04 37 63 E-mail : [email protected]
Jean-David Vasseur Avocat AssociéErnst & Young Société d’AvocatsTél. : + 33 1 55 61 15 17 Mobile : + 33 6 17 65 67 35 E-mail : [email protected]
Laurence Bouchard-PlottinAvocat Directeur AssociéErnst & Young Société d’AvocatsTél. : +33 4 78 63 17 13 Mobile : +33 6 24 75 15 18 E-mail : [email protected]
Ou votre interlocuteur habituel qui pourra vous mettre en relation avec nos équipes spécialisées.
Ernst & Young Société d’Avocats
EY Société d’Avocats est un des cabinets leaders de la fiscalitéet du droit. De par notre appartenance à un réseau de dimension mondiale, nous mettons notre expertise au service d’une performance durable et responsable. Nous faisons grandir les talents afin qu’ensemble, ils accompagnent les organisations vers une croissance pérenne. C’est ainsi que nous jouons un rôle actif dans la construction d’un monde plus juste et plus équilibré pour nos clients, nos équipes et la société dans son ensemble.
Ernst & Young Société d’Avocats
Inscrit au Barreau des Hauts de Seine
Membre d’Ernst & Young Global Limited
EY désigne l’organisation mondiale et peut faire référence àl’un ou plusieurs des membres d’Ernst & Young Global Limited,dont chacun est une entité juridique distincte. Ernst & YoungGlobal Limited, société britannique à responsabilité limitée par garantie, ne fournit pas de prestations aux clients. Retrouvezplus d’informations sur notre organisation sur www.ey.com.
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Document imprimé conformément à l’engagement d’EY de réduire son empreinte
sur l’environnement.
Cette publication a valeur d’information générale et ne saurait se substituer à un
conseil professionnel en matière comptable, fiscale ou autre. Pour toute question
spécifique, vous devez vous adresser à vos conseillers.
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