La pianificazione e la gestione di progetti complessi a finanziamento pubblico Dott.ssa Luisella Bianco Responsabile Business Division: Project Management.

La pianificazione e la gestione di progetti complessi a

finanziamento pubblico

Dott.ssa Luisella BiancoResponsabile Business Division: Project Management - CLU srl

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Agenda incontro

• Introduzione• I finanziamenti

– il VI Programma Quadro• Project Management

– L’applicazione ai Progetti Complessi• PROGECTA

– La Metodologia– Gli Strumenti

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La CLU srl• La società CLU srl nasce nel 1998.• Missione: Supportare il coordinamento di progetti

complessi nel– Migliorare i processi comunicativi interni– Aumentare al visibilità dei risultati raggiunti– Ridurre la pressione delle attività gestionali– Permettere una maggiore concentrazione su attività

specifiche• Competenze specifiche:

– Project Management– Comunicazione interna – Comunicazione esterna (disseminazione dei risultati) – Divulgazione scientifica Organizzazione (sia in ambiti pubblici che aziendali)

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Collaborazione a progettiMFSPP (1998-2001) – Mediterranean Forecasting System Pilot Project

– Finanziato da EU (IV Programma Quadro) -> 31 partner (8 nazioni coinvolte)ADRICOSM (2001-2003) – ADRIatic sea integrated Coastal areaS and river basin Management system pilot project

– Finanziato dal Ministero dell’Ambiente -> 16 partnerSINAPSI (1999-2003) - Seasonal, INterannuale and decAdal variability of the atmosPhere, oceanS and related marIne ecosystems

– Finanziato dal MURST e dal CNR -> 21 partnerMFSTEP (2003-2006) – Mediterranean Forecasting System Towards Environmental Predictions

– Finanziato da EU (V Programma Quadro) -> 48 partner (15 nazioni coinvolte)OLIO (2004) – Sviluppo di un sistema di Osservazione e previsione delL’inquinamento da Idrocarburi nel mar MediterraneO – progetto preliminare

– Finanziato da ASI- Agenzia Spaziale Italiana -> 11 partnerADRICOSM Partnership (2004-2005) – ADRIatic sea integrated Coastal areaS and river basin Management system

– Finanziato dal Ministero dell’Ambiente -> 31 partnerMERSEA (2004-2007) – Marine Environment Security for The European Area Integrated Project

– Finanziato da EU (VI Programma Quadro) -> 40 partner (16 nazioni coinvolte)

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FP6 - Valutazione Progetti

IPIntegrated

Project

STREPSpecific Targeted

Research pr.

NOENetwork of Excellence

SSASpecific Support Action

CACoordination Action

RILEVANZA 3/5 3/5 3/5 4/5 3/5

IMPATTO POTENZIALE

3/5 3/5 3/5 3/5 3/5

ECCELLENZA PARTECIPANTI

4/5 4/5 3/5 3/5

QUALITA’ CONSORZIO

3/5 3/5 4/5 3/5

QUALITA’ MANAGEMENT

3/5 3/5 3/5 3/5 4/5

MOBILITAZIONE RISORSE

3/5 3/5 3/5 3/5

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• Ambito– La fase di pianificazione non è finanziata– Adeguamento alle specifiche richieste dell’ente

finanziatore attraverso un bando • scadenze da rispettare• documentazione da inoltrare• struttura del proposal, ecc…

– Compromesso tra le esigenze di una corretta gestione dei progetti e le richieste soft dell’ente finanziatore

– L’erogazione del finanziamento può essere subordinata al raggiungimento degli obiettivi

Progetti Complessi: Peculiarità

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• Team– Il gruppo di lavoro è molto eterogeneo, per

competenze, per metodologie, per dimensione dei partner, per obiettivi

– Evidenti difficoltà logistiche e comunicative– I componenti spesso collaborano per la 1° volta

• Strumenti e competenze gestionali– Il coordinamento raramente è svolto da esperti di

Project Management– Gli strumenti utilizzati normalmente non sono

studiati per favorire l’integrazione, la comunicazione e la trasparenza (e-mail, telefono, ms-office, …)

Progetti Complessi: Peculiarità

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PROGECTA - La pianificazione

Ideazione

Pianificazione Coordinata

• Adesione ad un bando – Analisi delle richieste– Personalizzazione del tool

• Creazione del progetto• Definizione di Macro-attività (WP)• Identificazione del gruppo di coordinamento

(WP leader)

• PROGECTA: L’ambiente di lavoro• Accesso a nuovi partner

– Scambio di informazioni– Proposte di collaborazione– Assegnazione responsabilità

• Definizione fine del piano di lavoro

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Gli strumenti di analisi

Ideazione

Costi

Analisi

Report

Pianificazione Coordinata

Verifica

• Assegnazione del Budget ai WP• Raccolta dei dettagli dei costi

– per Partner– per attività– Per voci di costo

• Verifica di adesione ai requisiti del bando– Budget totale e per PT/WP/Tipo attività– Distribuzione geografica partner– Mesi Uomo per WP

• Preparazione per la presentazione:– Piano delle attività– GANTT– Elenco deliverable e Milestone

• Aderenza del progetto a– Requisiti del bando– Criteri di valuazione– Criteri di fattibilità

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Avanzamento e Controllo

Ri-pianificazione

Ideazione

Avanzamento

Costi

Analisi

Report

Pianificazione Coordinata

Completamento

Verifica

• Raccolta dei consuntivi – per Partner– per attività– Per voci di costo

• Elenco deliverable consegnati• Rispetto scadenze • Scostamenti tra consuntivo e budget

• Raccolta contributi e preparazione- Report tecnici e di avanzamento- Gantt di avanzamento

• Giustificazioni ed emendamenti

• Aggiornamento dello stato attività• Consegna deliverable• Rispetto delle milestone

• Modifiche al piano• Spostamenti di budget• Dettaglio attività successivi 18 mesi

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Per maggiori informazioni

Ri-pianificazione

Ideazione

Avanzamento

Costi

Analisi

Report

Pianificazione Coordinata

Completamento

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