CABINET MGRH Sacré cœur I n° 8252 DAKAR TEL : 00221 77 056 56 47 / 33 824 18 90 [email protected]www.cabinet-mgrh.org “WE ENHANCE YOUR HUMAN RESOURCES” décembre 15 |CABINET MGRH | 00221 77 056 56 47 / 33 824 18 90 PLEINS FEU SUR LE MANAGEMENT A DISTANCE CITATIONS DE LA SEMAINE « Equipe à distance » « Au niveau le plus basique, il s’agit d’un groupe d’individus qui travaillent pour vous et doivent travailler ensemble, mais qui ne se trouvent pas en permanence dans le même bureau » Chris Ford, chercheur à la Lancaster University Management School. CONTENU AU CŒUR DE L’ACTUALITE LES RESSOURCES HUMAINES AUX PAS DU DIGITAL 2 EMPLOI DES JEUNES : LE PREMIER MINISTRE INVITE LE PRIVE A SE MOBILISER 2 PLEINS FEUX SUR LE MANGEMENT A DISTANCE L’ŒIL DE L’EXPERT : 3 MANAGERS A DISTANCE : COMMENT FONT-ILS ? 4 MANAGER A DISTANCE : LES ASTUCES INFAILLIBLE 4 LE MANAGEMENT A DISTANCE 5 INFORMATIONS UTILES ANNONCES DE LA SEMAINE 6 INFORMATIONS 7 NOUS CONTACTER 7 EDITION 12, NUMERO 47
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« Equipe à distance » « Au niveau le plus basique, il s’agit d’un groupe
d’individus qui travaillent pour vous et doivent travailler ensemble, mais qui ne se trouvent pas en permanence
dans le même bureau » Chris Ford, chercheur à la Lancaster University
Management School.
CONTENU
AU CŒUR DE L’ACTUALITE
LES RESSOURCES HUMAINES AUX PAS DU DIGITAL 2 EMPLOI DES JEUNES : LE PREMIER MINISTRE INVITE
LE PRIVE A SE MOBILISER 2
PLEINS FEUX SUR LE MANGEMENT A DISTANCE
L’ŒIL DE L’EXPERT : 3
MANAGERS A DISTANCE : COMMENT FONT-ILS ? 4
MANAGER A DISTANCE : LES ASTUCES INFAILLIBLE 4
LE MANAGEMENT A DISTANCE 5
INFORMATIONS UTILES
ANNONCES DE LA SEMAINE 6
INFORMATIONS 7
NOUS CONTACTER 7
EDITION 12, NUMERO 47
2 AU CŒUR DE L’ACTUALITE
En marge du Salon international des Professionnels de l’économie numérique
(Sipen) ouvert à Dakar depuis hier, lundi 14 décembre jusqu’au 15 décembre à
Dakar, l’Association sénégalaise des professionnels des Ressources humaines
(Asprh) organise un colloque autour du thème : «l’impact du Numérique dans la
fonction RH des entreprises».
Une manière, selon Ibrahima Mbaye, président de l’Asprh, de voir comment la
Direction des ressources humaines (Drh) doit se mettre aux pas pour ne pas rater le
train de l’histoire.
En ce 21ème siècle, l’analphabète n’est pas celui qui n’est pas allé à l’école, mais
c’est celui qui ne maitrise pas l’outil informatique. Cette vérité, les entreprises
sénégalaises semblent se l’avoir bien approprié pour avoir cherché à suivre la
cadence du digital et à prendre le virage du numérique. C’est dans cette optique que
l’Organisation des professionnels des technologies de l’information et de la
communication (Optic) organise, en marge des Assises de l’Entreprise 2015 du
Conseil national du patronat (Cnp), la première édition du Salon international des
professionnels de l’économie numérique (Sipen) à Dakar.
En marge de cette rencontre entre acteurs du secteur, ouverte depuis hier, lundi 14
jusqu’au 15 décembre, l’Association sénégalaise des professionnels des Ressources
humaines (Asprh), organise un colloque autour du thème : «l’impact du Numérique
dans la fonction RH des entreprises». Selon Ibrahima Mbaye, président de l’Asprh,
«il ne faudrait pas qu’avec le numérique nous (Rh) restions en rade», d’autant plus
que, poursuit-t-il, «nous constituons la porte d’entrée et la porte de sortie de tous
les employés».
Estimant par ailleurs que tous ceux qui ne seront pas dans le numérique auront
beaucoup de difficultés, voire disparaitront, M. Mbaye a trouvé nécessaire de tout
dématérialiser au sein des entreprises. Pour lui, «le support papier, il faut s’en
débarrasser au fur et à mesure». Ainsi donc, à l’en croire, l’employé n’a plus besoin
de se déplacer et de faire face à son directeur des ressources humaines pour
certains besoins, comme pour juste recevoir son bulletin de salaire, sa lettre de
garantie, etc.
Lui emboitant le pas, El Hadj Sarr, directeur des ressources humaines à la BICIS, non
moins membre de l’Asprh a estimé qu’il est devenu impératif pour les entreprises
de s’adapter au numérique. Cependant, tout en estimant que la digitalisation est
devenue un élément qui impacte sur les pratiques, il a trouvé fondamental de
penser aux acteurs du processus. Par conséquent, M. Sarr, panéliste du jour, a
supputé que «l’entreprise doit penser à les former, à faire en sorte que
l’appropriation soit vraiment de mise».
http://www.sudonline.sn/
Le Premier ministre, Mahammad BOUN ABDALLAH
DIONNE, a exhorté le secteur privé national à se mobiliser
pour l’emploi des jeunes. Venu présider l’ouverture de
l’édition 2015 des Assises de l’entreprise et l’ouverture du
Salon international des professionnels de l’économie
numérique (Sipen), M. Dionne a exhorté les chefs
d’entreprises «à redoubler d’efforts, et créer une nouvelle
dynamique pour favoriser l’insertion massive des jeunes
dans la production, assurer la promotion de l’auto-emploi et
le développement des programmes de stages en
entreprise».
Selon le Premier ministre, le Programme d’urgence de
développement communautaire (Pudc) offre un cadre
adéquat avec les 116 milliards mobilisés par l’Etat du
Sénégal en vue de la construction et de la réhabilitation de 3
050 km de pistes rurales, la construction et la réhabilitation
de 250 forages et châteaux d’eau pour 1 016 villages,
l’électrification de 325 villages, et la mise à disposition de 5
000 équipements ruraux, notamment des décortiqueuses et
des batteuses, pour l’allègement des travaux en milieu rural.
Pour le président du Conseil national du patronat, Baïdy
Agne, le Pudc est justement le trait d’union entre le Plan
Sénégal émergent (Pse) et l’Acte 3 de la décentralisation.
«La création et la pérennisation de milliers d’emplois locaux
sont au cœur de notre action», assure M. Agne.
Comme souvent, le président du Cnp a plaidé pour qu’une
plus grande part des marchés de l’Etat soit affectée au
secteur privé national. «Aucun pays ne peut émerger sans
son secteur privé», réitère Baïdy Agne, qui indique que
l’Etat est un client important dans tous les pays. «Un privé
national qui se développe dans un secteur, ce même privé
national, on le retrouvera investir dans un autre secteur. Le
gouvernement entend ce discours, des actions sont même
prises, mais il faut les mettre en cohérence», indique le
patron des patrons d’entreprises affiliés au Cnp, en
évoquant les dernières lois adoptées et qui obligent les
investisseurs étrangers à nouer des joint-ventures avec des
privés nationaux. Toutefois, souligne M. Agne, «il faut aller
plus loin et mettre un bon contenu».
http://www.lequotidien.sn/
LES RESSOURCES HUMAINES AUX PAS DU DIGITAL
EMPLOI DES JEUNES : LE PREMIER MINISTRE
INVITE LE PRIVE A SE MOBILISER
L’ŒIL DE L’EXPERT
Najla AMDOUNI It Consultant- EPITA, Fédéris Gestion
d'Actifs, Speed Diagnostic
Le télétravail engendre également des
changements des pratiques
managériales car il y a des
changements au niveau des notions de
l’unité de temps, et l’unité de lieu et
action de l’entreprise. Les
télétravailleurs ont plus d’autonomie
pour organiser, planifier et exécuter
leur travail. En effet, la confiance et
l’autonomie font partie d’une relation
de contrôle entre un travailleur et son
manager. Le management à distance ne
rime pas avec surveillance ou
exploitation. C’est plutôt le contrôle du
processus de travail. Comment
instaurer alors un management à
distance efficace ?
INSTALLATION DE REGLES CLAIRES Il faut installer des règles claires entre le manager et l’employés tel que :
Le nombre de jours télé-travaillés par semaine La nature du télétravail Faire une tâche spécifique Faire le même qu’au bureau
Mettre également à disposition du matériel informatique, tel qu’un ordinateur portable équipé d’une solution VPN, fournir aux télétravailleurs un accès au réseau de son entreprise, et ce de manière transparente. Il faut faire le tour des possibilités accessibles pour le monde du télétravail. Il existe des formations pour les managers mais aussi les télétravailleurs. (Exemple: greenworking)
BIEN CHOISIR LES MOYENS DE COMMUNICATION LES PLUS ADAPTES Bien choisir les moyens de communication passe par le choix des différents modes de communication à mettre en place en accord avec le télétravailleur. L’erreur à commettre serait de généraliser le management par le mail avec lui. Il existe des moyens divers et variés pour communiquer afin de transmettre un message tel que :
Le téléphone pour un entretien plus poussé Le chat pour des échanges plus directs et moins formalisés La visioconférence pour les réunions de groupe Éviter un recadrage par mail car il peut être mal vécu par le
salarié et donc avoir l’effet inverse que l’on souhaite.
Définir une nouvelle organisation comprise et acceptée par toute l’équipe Pour l’encadrement du télétravail il ne faut pas trop être permissif. Certes, on accorde plus d’autonomie et de souplesse aux télétravailleurs, mais pour autant il faut définir une nouvelle organisation comprise et acceptée par toute l’équipe, souligne la directrice associée de Greenworking. Ce qui implique de faire évoluer vos propres modes de management, en vous concentrant moins sur le contôle des reportings mais plus sur l’atteinte des objetifs. Ne pas alourdir la charge de travail d’un télétravailleur pour la simple raison qu’il est plus productif chez lui. Lorsque tous les autres employés sont rentrés chez eux le soir, n’en profitez pas pour solliciter uniquement les télétravailleurs. Inversement ne pas confier les tâches qui tombent de façon imprévue aux employés restant dans l’entreprise.
GARDER UNE BONNE COHESION DE L’EQUIPE Malgré des emplois du temps différents, le plus grand défi du télétravail est de conserver une solide cohésion d’équipe. La contrainte des emplois du temps différents de chacun impose d’être organisé pour la création de moments conviviaux. L’une des solutions serait tout d’abord que chaque semaine, pendant une journée, toute l’équipe soit présente au bureau. Cela afin de faire les réunions de travail importantes et prévoir si possible un déjeuner tous ensemble. Pour avoir la bonne collaboration entre collègues et maintenir le bien-être du télétravailleur, il est essentiel de ne pas rompre ces liens informels autant réunificateurs que mobilisateurs.
3 PLEIN FEUX SUR LE THEME DE LA SEMAINE : LE MANAGEMENT
INTERCULTUREL
MANAGER A DISTANCE : LES ASTUCES
INFAILLIBLES
Une entreprise bien organisée possède toujours
plus de chance de connaitre le succès. Vous avez
en tant que manager de multiples options vous
permettant d’organiser votre travail et celui de
vos collaborateurs. Vous n’avez aucune
obligation à vous retrouver sur un même site
pour assurer le développement de votre
entreprise et vous pouvez tout à fait assurer
votre rôle à distance. Mais afin de ne pas tomber
dans l’anarchie la plus complète, il est fortement
recommandé de vous être familiarisé avec les
éléments qui vont suivre et qui permettront
d’assurer la gestion de votre entreprise ou de ses
activités à distance.
Le suivi
Déléguer certaines de vos fonctions à vos
collaborateurs signifie favoriser leur autonomie.
Pour garantir le succès du projet, la mise en
œuvre d’un suivi régulier s’avère indispensable.
Le Manager ne doit en aucun cas abandonner ses
collaborateurs à leur sort sans pouvoir les
suivre. Vous devez mettre en place les
indicateurs nécessaires au bon suivi de l’avancée
du travail de vos salariés afin de pouvoir
notamment les aider à résoudre leur difficultés
(dont parfois ils n’osent pas vous parler).
L’évaluation
Le Manager doit s’entretenir régulièrement avec
ses collaborateurs. La fréquence de cet entretien
varie en fonction de l’importance des activités.
Qu’il soit journalier, hebdomadaire, mensuel,
trimestriel, semestriel ou annuel, cet entretien
doit lui permettre d’évaluer les compétences de
ses collaborateurs. Par le biais de celle-ci, vous
pouvez déterminer les points forts de votre
équipe, les améliorations possibles et les
opportunités qui s’ouvrent à eux.
Comment recadrer un collaborateur récalcitrant alors qu’il bosse à 500 km et que l’on est soi-même toujours par monts et par vaux ? Le nomadisme des salariés et de leurs boss implique à la fois de la rigueur et de la réactivité, plus de structure mais aussi plus de souplesse et enfin davantage de contrôle et plus d’autonomie. Nos conseils pour gérer au mieux ces injonctions complexes.
ETABLIR DES REGLES… SOUPLES Certes la distance entre vous et votre équipe impose des règles de fonctionnement précises. « Le manager nomade travaille sur le cadre. A savoir les objectifs, les moyens mis à disposition et les responsabilités. Mais il n’a pas à intervenir au quotidien sur l’intérieur du cadre. Il doit faire confiance à ses équipes… même éloignées », explique Yann Coirault, pilote de l’innovation au sein de CSP Formation. Mais à toute règle des exceptions. Laissez donc de la place pour l’imprévu. Si le « codir » exige des chiffres le 14 du mois et que le reporting est initialement prévu le 16, chacun doit pouvoir réagir au pied levé et fournir lesdites données en temps et en heure.
La preuve par l’exemple : directeur des ventes chez Kompass, Charles Lazimi gère en direct une équipe de 5 chefs de vente basés en province. Pour réussir son management à distance, il a fixé un plan de contact au jour près, voir à la minute près. Le lundi matin, il échange par mails avec les chefs des ventes sur la semaine passée et à venir et dans la soirée (entre 17h et 18 h) par téléphone, il les briefe sur l’organisation de la semaine en cours. A partir du mardi matin, leurs échanges se font par SMS.
« Il s’agit pour moi de les motiver et d’animer leurs journées en leur faisant remonter des informations », détaille-t-il. Tous les soirs, il reçoit un debrief par mail sur le nombre de rendez-vous menés par agence, les signatures de contrat, les difficultés… Le mercredi soir, le debrief se fait par conf call avec un ordre du jour et chacun peut s’exprimer. Le jeudi, c’est SMS et reporting par mail le soir. « Le vendredi après-midi, j’anime à nouveau un conf call et reçoit un rapport détaillé des actions de chaque vendeur. Cela me permet d’anticiper la semaine suivante », précise-t-il.
ETRE DISPONIBLE MAIS PAS A DISPOSITION Certes, avec les outils technologiques, tout le monde est potentiellement joignable à tout moment, sauf que l’éloignement ne doit pas vous rendre corvéable à merci et totalement à disposition de vos équipes. Si vous partez par exemple à l’étranger, bookez un maximum de rendez-vous sur place tout en laissant un créneau horaire durant lequel vos collaborateurs savent qu’ils peuvent vous joindre. Fixez donc un plan de contact pour eux et pour vous. C’est également l’occasion de déterminer le mode de communication à privilégier en fonction des jours, des heures et de l’avancée dans le mois. Cela peut être par SMS, mail, téléphone, conf call ou encore réunion. Cela doit être clair pour tout le monde.
La preuve par l’exemple : Pour Charles Lazimi, chaque appel, chaque SMS… bref chaque prise de contact avec ses équipes doit être motivée et argumentée. Sinon, c’est du temps perdu pour tout le monde. « Pour éviter tout empiétement sur la vie personnelle, je ne déclenche jamais mon premier appel avant 8h30 le matin et après 19h30 le soir. Ces règles sont valables et respectées par tous », argumente-t-il.
GARDER LE CONTROLE SANS ETRE CONTROLANT Dans le management à distance, le contrôle et la confiance doivent aller de paire. « Si un collaborateur éloigné est en difficulté, c’est au manager de trouver le moyen de l’épauler afin qu’il trouve lui-même la solution. Pour cela, inutile de l’appeler toutes les 10 minutes pour connaître l’avancement du sujet. Laissez-le vous contacter pour faire un point », insiste Yann Coirault. Pour les recadrages plus importants, il convient de créer un point de rencontre physique pour mettre les choses à plat.
La preuve par l’exemple : « Mon rôle est de motiver mes équipes et de les amener à trouver les solutions elles-mêmes. Et pas de contrôler pour contrôler. Le management à distance tire davantage les gens vers le haut car ils doivent faire preuve d’autonomie », apprécie Charles Lazimi.
CREER DE LA PROXIMITE Certes, entre vos déplacements pros et ceux de votre équipe, les points de rencontres sont limités. Mais veillez tout de même à entretenir la proximité. Par exemple, en les rencontrant au moins une fois par mois individuellement. Mais aussi de façon plus anodine. « Il faut récréer les petites attentions de la machine à café. Par exemple en passant un coup de fil ou un message à un collaborateur qui rentre de vacances. C’est l’occasion de lui souhaiter un bon retour, de lui dire que vous êtes disponible pour un petit brief.... Bref que vous pensez à lui », conseille Yann Coirault.
La preuve par l’exemple : Charles Lazimi, directeur des ventes chez Kompass, rencontre ses 5 chefs des ventes basés en province deux fois par mois. « Lors d’une réunion mensuelle récurrente, d’abord, puis je me déplace une fois toutes les deux semaines en province pour échanger avec eux sur le business mais aussi sur tous les à-côtés », conclut ce dernier.