Presentazione standard di PowerPoint
La gestione del servizio archivistico
Metodi e strumenti per introdurre il concetto di gestione
archivistica in un ente pubblico: lesempio dello IUAV
Monica Martignon
Venezia, 25 marzo 2014
AssociazioneNazionaleArchivisticaItalianaSezione Venetocon la
collaborazione dellUniversit IUAV di Venezia
ContenutiDa Ufficio Protocollo a Servizio archivio di ateneo
nellUniversit Iuav di Venezia La situazione inizialeNecessit del
cambiamentoAttivit e percorsi: formazioneIl protocollo informaticoI
gruppi di lavoro per:- Il Manuale di gestione- la produzione di
strumenti archivisticiLa creazione della rete degli
archivi/archivisti universitari
Larchivio dello IUAV nel 1998Non esisteva un archivio generale o
unico;Lufficio protocollo procedeva a registrazioni cartacee solo
per Direzione Amministrativa e RettoratoGli uffici
dellamministrazione centrale erano dotati di protocolli
interni3Ancora nel 1998...I documenti venivano trattati
singolarmentenon si utilizzava in modo sistematico il
fascicolopresenza altissima di fotocopie assieme ad originalinon
risultavano sempre chiaramente le responsabilit riguardo ai
procedimenti4Rilevazione delle necessitCulturali e
organizzativeNecessit forte e condivisa di dare efficacia
giuridico-probatoria ai documenti amministrativiBisogno di
governare i flussi documentali
Normativenel 1998 esce il DPR sul protocollo informatico (DPR
428/98) (oggi TUDA L. 445/2001)Ma gi esistevano.L. 241/90D. lgs.
29/93 (oggi L. 165/2001)
Azioni attivate 1Adesione allo standard archivistico
universitario progettato dallUniversit di Padova (Sottoscrizione
Lettera dintenti aprile 1998; deliberazione del Consiglio
dAmministrazione 23 giugno 1999)
Formazione per i dirigenti e per gli operatori
Istituzione dellArchivio Generale dAteneo (luglio 2001)
Azioni attivate 2Riorganizzazione dellarchivio corrente e
razionalizzazione dei flussi documentali in due tappe:
* Ufficio Protocollo dellAmministrazione centrale (avvio il 20
settembre 2000 e a regime dal 1 gennaio 2001)
* Strutture autonome (in sperimentazione dal 1 gennaio 2002)
La gestione documentalePermette lorganizzazione sistematica e il
controllo generale di tutta la documentazione prodotta e acquisita
da un soggetto (ente, etc.) ai fini di disporre del necessario
supporto informativo e documentale fondamentale, sia giuridicamente
che gestionalmente, per lespressione della volont del soggetto e il
perseguimento degli obiettivi e la loro documentazione nello spazio
e nel tempoLa gestione documentaleUn percorso a tappeDalla
protocollazione alla gestione dellarchivio correnteListituzione
dellarchivio di depositoListituzione dellarchivio
storicoValorizzazione e disseminazione
Lo standard archivistico universitario Titulus 97Sistema
informativo e software informatico
Strumenti archivistici per la gestione dellarchivio corrente:
Titolario e Manuale di gestioneIl Titolario di classificazione
Genesi del Titolario
dai Titolari del 1999 al Titolario unico del 2013 (senza
dimenticare il Principe Carlo e i suoi calzini!)Il manuale di
gestione Il manuale di gestione del protocollo informatico descrive
in modo dettagliato:- i compiti- le modalit- le procedure- gli
strumenti adottate da un ente produttore nellambito del trattamento
dei documenti Il manuale di gestioneNon un manuale del software n
un regolamento sul protocollo
EUna descrizione delle procedure di gestione documentale
(qualit)
Manuale di gestione - contenuti: 1)pianificazione, tempi,
modalit, misure organizzative e tecniche
Individuazione AOO;
Creazione Servizio per la tenuta del protocollo informatico e
nomina del suo responsabile
Adozione misure tecnico/organizzative per eliminareprotocolli
multipliprotocolli di telefaxprotocolli diversi dal protocollo
informatico
Manuale di gestione - contenuti: 2)piano di sicurezza dei
documenti informatici Responsabile del servizio per la gestione
informatica dei documenti dei flussi documentali e degli
archivi
dintesa con
Responsabile della Conservazione
Responsabile della sicurezza dei dati personali (privacy)
Manuale di gestione - contenuti: 3)modalita di utilizzo di
strumenti informaticiScambio di documenti allinterno ed allesterno
dellarea organizzativa omogeneaModalitStrumenti
Motori di workflow Molto utili ma richiedono una forte attivit
di mappatura e reingegnerizzazione
Problema dellutilizzo del documento elettronico Manuale di
gestione - contenuti: 4)descrizione del flusso di lavorazione dei
documenti
RICEVUTI
SPEDITI
INTERNI
incluse le regole di registrazione per i documenti pervenuti
secondo particolari modalit di trasmissione (documenti informatici
pervenuti per canali diversi da quelli previsti dall art. 15 DPCM,
fax raccomandata, assicurata, etc.)
Manuale di gestione - contenuti: 5) regole di smistamento ed
assegnazione dei documenti ricevuti
Elaborazione di organigrammi: individuazione delle responsabilit
documentali e procedimentali
Criteri di smistamento e assegnazione
Definizione delle abilitazioni degli utenti
Eventuali copie per conoscenza;
Manuale di gestione - contenuti: 6)elenco dei documenti non
protocollati Documenti da registrare per finalit
giuridico-probatorie (data certa e provenienza certa)Documenti non
soggetti a protocollazione Eccezioni motivateManuale di gestione -
contenuti: 7)indicazione documenti soggetti a registrazione
particolareElenco
relative modalit di trattamento
Manuale di gestione - contenuti: 8)sistema di
classificazione
Titolario di classificazione
Indicazione delle modalit di aggiornamento
Titolario integrato con il Massimario di selezioneselezione,
scarto e conservazione
Manuale di gestione - contenuti: 9)la registrazione di
protocolloCio descrizione delle procedure e delle scelte
organizzative
Modalit di produzione e di conservazione
Soluzioni tecnologiche ed organizzative
Garanzie sulla non modificabilit
Contemporaneit con loperazione di segnatura di protocollo
Modalit di registrazione delle informazioni annullate o
modificate nellambito di ogni sessione di registrazioneManuale di
gestione - contenuti: 10)il sistema di protocollo
informaticoDescrizione funzionale ed operativa
Il Manuale del softwareManuale di gestione - contenuti:
11)accesso interno ed esterno alle informazioni documentali sistema
di protocollo informaticoCriteri di Autenticazione (come si accede)
Autorizzazione (a cosa si accede ed entro che limiti) stabilire
bene le regole di autorizzazione (chi fa cosa)
Regole e procedure per il rilascio delle abilitazioni
Manuale di gestione - contenuti: 12) registro di emergenzaQuando
si usa
Limiti
Funzione di recupero dei documenti protocollati in emergenza
Riallineamento del sistema
Manuale di gestione: evoluzioni Periodico aggiornamento e
revisione delle procedure (per loro natura sono
mutevoli)Aggiornamento rispetto alla normativaAggiornamento
rispetto alle tecnologie emergenti (PEC documento elettronico firma
digitale motori di workflow conservazione a lungo termine)Manuale
di gestione: definire regole tecniche e standardStandard:Modelli
diplomatistici;Modelli per fascicoli;Standard informatici (pdf,
xml, rtf);Modulistica (sia interna che esterna);Etc
Regole tecniche
Parole chiaveIntegrazione (di competenze):
ArchivisticheTecnicheGiuridicheOrganizzative
Trasversalit
Pubblicit/collaborazione
Formazione
Processi
I Gruppi di lavoroIl Manuale di gestione (2001 e 2005)Il
Progetto AuroraI calzini del Principe Carlo (2007)Il Progetto
Cartesio (dal 2002-):- Il Massimario dei fascicoli di personale
(2012)- Il Massimario dei fascicoli di studente (2013/4)- la
Tabella dei Procedimenti (2013)- La revisione dei Titolari (1999,
2001, 2007, 2013)La rete: un nuovo modo Dalla formazione
Formazione permanente
UniDOC La costruzione del sistema archivistico di ateneoArchivio
corrente- avvio e messa a regimeArchivio di deposito- La
ricognizione - I primi scarti- I luoghi di deposito- Larchivio di
depositoArchivio storico- Riordinamento- Descrizioni- Fruizione e
valorizzazione
Da Lampo trasporti traslochi sgomberi al Servizio archivio di
deposito
1998/99 avvio del sistema archivistico di ateneoLuglio 2001
istituzione dellarchivio generale di ateneoNel secondo semestre
2002 prima ricognizione finalizzata allarchivio storico e di
deposito
Monica Martignon per COINFO32Elementi fondamentaliCronica
necessit di spaziCostante richiesta di ridurre il volume delle
carteCosti crescenti per la conservazione in outsourcingNecessit di
reperire la documentazione che generalmente risultava abbandonata
se non di interesse correnteMonica Martignon per COINFO33Un primo
interventoUna prima richiesta di consulenza e finanziamento alla
Soprintendenza archivistica nel 2003 con esito negativo
Elementi determinanti inesperienza scarsa conoscenza degli
insiemi documentari Analisi della documentazione conservata presso
loutsourcer e avvio della prima selezione e scarto
(2004-2005)Monica Martignon per COINFO34Azioni intraprese
1Mappatura delle sedi di custodia della documentazione non pi
correnteVerifica della disponibilit di spazi da adibire ad archivio
di depositoAnalisi della documentazione conservata presso
loutsourcer (2007) e avvio della selezione e scarto
Monica Martignon per COINFO35Azioni intraprese 2Individuazione
di due distinti locali per la concentrazione della documentazione
trasferita dagli uffici: spazi inadeguati per forma e
funzioneContinua lattivit di selezione presso loutsourcer Iniziano
i trasferimenti dalle varie sedi e dalloutsourcer
Monica Martignon per COINFO36Azioni intraprese 3Scelta dei
faldoni per il condizionamentoAdozione del software Arianna
Dicembre 2007 viene assegnato temporaneamente una porzione, pari a
650 ml, del magazzino compatto della bibliotecaTrasferimento dei
fascicoli studenti, abilitati, verbali desame e verbali di laurea
La Soprintendenza (2007-2008) finanzia un progetto di
selezioneViene predisposta la modulistica per i trasferimenti e per
la consultazione
Monica Martignon per COINFO37Azioni intraprese 4Riorganizzazione
e alienazione di spazi e conseguente sgombero:Nuova destinazione di
Palazzo Badoer assegnata alla Scuola di dottoratoVendita di Palazzo
Pemma
Monica Martignon per COINFO38Monica Martignon per COINFO39
Monica Martignon per COINFO40
2009A settembre lo spazio in magazzino compatto esauritoUno dei
due spazi di concentrazione viene revocatoConcentrazione di tutto
il materiale nello spazio rimanenteMonica Martignon per
COINFO412009-10Viene spostata la documentazione in attesa di essere
trattata in uno spazio temporaneo in via Torino ex macelloA gennaio
2010 iniziano i lavori di ristrutturazione dellex macello che
conterr il nuovo archivio di depositoViene affittato un capannone e
il materiale temporaneamente spostatoLarchivio viene consegnato a
novembre 2010: non ancora agibile troppo umidoMonica Martignon per
COINFO422011A luglio iniziano i primi trasferimenti delle serie
riordinate; ci viene richiesto di accelerare a settembre tutto il
deposito temporaneo deve essere trasferito perch inizia un nuovo
cantiere che ne impedisce laccessoA fine settembre viene ordinato
lo sgombero del compatto e il trasferimento dei fascicoli studenti,
abilitati e verbali di laurea e di esame nel nuovo archivio in via
Torino Monica Martignon per COINFO43Larchivio di deposito in via
Torino a Mestre
Monica Martignon per COINFO44I verbali desame in archivio di
deposito
Monica Martignon per COINFO45Archivio di deposito Iuav
Monica Martignon per COINFO46Archivio di deposito Iuav
Monica Martignon per COINFO47I fascicoli studenti
Monica Martignon per COINFO48Criticit 1Dal punto di vista degli
uffici:- Documentazione abbandonata dagli uffici; - vissuta come
estranea; - prevalentemente non in forma di unit archivistiche
(fascicoli, faldoni, registri) ma documentazione sciolta;- non
appropriatamente trattata (elastici, plastiche, fotocopie etc.);-
incapacit di percepire lutilit dellarchivio di deposito Monica
Martignon per COINFO49Criticit 2Dal punto di vista dellarchivio:-
Richieste continue di sgombero;- indisponibilit di strumenti
conoscitivi dellorganizzazione e dei criteri di archiviazione
adottati dai singoli uffici;- sedimentazione selvaggia;- difficolt
descrittive, sia logiche che fisiche- Mancanza di spazi fisici
dedicati al trattamento e al deposito in sicurezza
Monica Martignon per COINFO50Criticit 3Lattivit di selezione
stata condotta in modo empirico e deduttivoNodi
cruciali:Documentazione contabile e fiscale: problema delle pezze
giustificative e ruolo dei registri riassuntiviDocumentazione
istruttoria di attivit collegialeProve di abilitazione esame di
stato
Monica Martignon per COINFO51Criticit 4 Lattivit di
riordinamento stata anchessa svolta in modo empirico e
deduttivo:Nodi cruciali:Ricostruzioni a volte arbitrarie (sempre
comunque descritte e motivate; reversibili?)Cronologia vs contenuto
(caso dellufficio tecnico)Sottoutilizzo del software
dedicatoImpossibilit di gestire un topografico e sottovalutazione
del livello logicoScollamento tra trasferimenti, selezione e
descrizioneScarsa comunicazione agli utenti interni
Monica Martignon per COINFO52Scelta del software per la
descrizione archivisticaArianna prodotto da Hyperborea, prima in
versione stand alone poi client/serverAdozione di procedure
normalizzate per il trasferimento in archivioRiordino, descrizione
e collocazione dei trasferimentiCalendarizzazione dei
trasferimentiRegolare servizio di consultazione interno
Consultazioni da parte di soggetti esterniPunti di forza 1Dal 2008
tuttora in corso attivit di selezione che ha prodotto uno scarto
quantitativamente consistente pari a ca. 1200 ml (autorizzati dalla
Soprintendenza)Lattivit di selezione (e conseguente scarto)
funzionale alla costituzione sia dell'archivio di deposito che
dell'archivio storico trasferendo la documentazione disseminata in
tutto l'ateneoUn primo scarto massivo stato fatto sulla
documentazione conservata in outsourcing presso la societ
Italarchivi per favorire il rientro in sede della
documentazione;
Monica Martignon per COINFO54Punti di forza 2Elaborazione di
procedure e calendari per il trasferimento della documentazione in
archivio di depositoTrattamenti differenziati della documentazione
per tipologia e tempi di conservazioneElaborazione di strategie per
la costituzione delle unit archivistiche correnti (circolarit)
Monica Martignon per COINFO55Il concetto della circolaritIl
ciclo di vita del documentoLarchivio come Universitas rerumIl
personaleGrazie per lattenzione