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Introduccin
La comunicacin en el mbito laboral aparece como un elemento
fundamental, independientemente de las caractersticas de la
empresa.
Esta comunicacin es imprescindible para que las relaciones,
internas y externas, de la empresa se mantengan vivas.
Una comunicacin eficiente unifica las distintas actividades que
se dan dentro de la organizacin y favorecen la identificacin de los
trabajadores con su tarea. En consecuencia, el desempeo en el
puesto de trabajo, la satisfaccin y la motivacin se ven
favorecidas.
Para que la comunicacin en la empresa sea efectiva, es necesario
conocer los distintos tipos de comunicacin que se dan dentro de
ella, as como los soportes ms habituales que se utilizan. Porque
los problemas ms graves en las empresas tienen su origen en una
comunicacin deficiente, ya sea interna o externa.
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Niveles de comunicacin
Se entiende la comunicacin como el acto que permite la
transmisin e intercambio de ideas, pensamientos y sentimientos
entre las personas. Se considera una relacin interactiva y dinmica
y se define como el proceso mediante el cual dos o ms personas
intercambian ideas, conocimientos, informaciones y opiniones por
diferentes medios, con la finalidad de lograr comprensin, dando
origen a un intercambio permanente de significados entre ellas.
Hay tres niveles de comunicacin:
- Nivel cultural: La comunicacin se establece entre distintas
instituciones de una sociedad. Los cdigos utilizados son la lengua,
el dialecto o incluso el acento.
- Nivel organizacional: El mbito de la comunicacin en este nivel
es el de las organizaciones de produccin. Se utilizan cdigos
especficos como los trminos tcnicos o la jerga propia de la
profesin.
-Nivel interpersonal: La comunicacin se establece entre las
personas dentro de los grupos. A travs de este sistema el individuo
presenta su propia imagen a los dems.
Los tres niveles de los sistemas de comunicacin son
interdependientes.
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Los elementos y funciones de la comunicacin en la empresa
El emisor: funcin expresiva.El emisor es el elemento que pone en
marcha el proceso, generando y/o envinado el mensaje. Las
caractersticas del emisor y el lugar que ocupa en la empresa
condicionan el mensaje. El emisor ejerce una funcin expresiva
cuando intenta transmitir su mensaje. Utiliza el mensaje verbal las
interjecciones o exclamaciones, el lenguaje gestual, las
expresiones del rostro.
El mensaje: funcin poticaEl mensaje es el objetivo de la
transmisin. Una o ms informaciones transformada a travs de un
cdigo. El contenido debe ser homogneo, claro y estructurado. En el
mensaje se utiliza la funcin potica porque esta funcin pretende
llamar la atencin sobre el mensaje.
El receptor: funcin conativael receptor es el sujeto o sujetos
que recibe el mensaje. Se utiliza la funcin conativa porque esta
llama la atencin del receptor e influye en su comportamiento.
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Los elementos y funciones de la comunicacin en la empresa
El cdigo: funcin metalingsticaEl cdigo es el conjunto de seales
con significado entre el emisor y el receptor que se estn
relacionando entre s. Son comprensibles para las personas que
participan en la comunicacin porque los dos utilizan el mismo
conjunto de seales. La funcin metalingstica se utiliza para hablar
sobre el propio cdigo.
El canal: funcin fticaEl canal es el medio a travs del cual se
produce la comunicacin. Es el soporte fsico del mensaje. Se utiliza
la funcin ftica porque sirve para verificar el correcto
funcionamiento del canal.
El contexto: funcin referencial.El contexto es el conjunto de
condiciones en las que se desarrolla la comunicacin: el espacio, el
tiempo, las circunstancias socioculturales y los mensajes
anteriores y posteriores. El receptor y el emisor deben estar en el
mismo contexto para que los dos tengan un pleno entendimiento del
mensaje.
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Las etapas del proceso de comunicacin
Para que un proceso de comunicacin se desarrolle es necesario
que tenga los siguientes apartados:Que exista un intercambio de
informacin entre personas.Que el emisor pretenda producir una
reaccin determinada al receptor como consecuencia de la
informacin.Que el receptor reciba la informacin.Que el emisor tenga
constancia de que el receptor a recibido la informacin
trasmitida.
Teniendo en cuenta lo anterior un proceso de comunicacin consta
de seis partes:Elaboracin de la idea:Consiste en la elaboracin de
la idea que el emisor desea transmitir. Esta idea ser elegida en
funcin del objetivo que se pretende conseguir. El emisor debe estar
en actitud de comunicar, de elegir un cdigo y un canal adecuado
para que todo el mundo lo entienda. Codificacin:Una vez tenemos la
idea pensada se tiene que codificar en seales que el emisor y los
supuestos receptores las entiendas y sepas interpretarlas.
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Las etapas del proceso de comunicacin
Transmisin del mensaje:Transmitir el mensaje previamente
elaborado a travs del canal o canales seleccionados para unir el
emisor con el receptor.Recepcin:Es cuando el receptor recibe el
mensaje mandado por el emisor. Este tiene que estar dispuesto a
recibirlo Decodificacin del mensaje:Al recibir el mensaje el
receptor lo decodifica, traduciendo y transformando el conjunto de
seales transmitidas.Retroalimentacin:Se dice que es una comunicacin
bilateral porque el emisor enva un mensaje al receptor y este le
enva su contestacin sobre el mensaje que el emisor le a mandado y
as sucesivamente.
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Las barreras de la comunicacin
El receptor intenta decodificar correctamente el mensaje que
recibe, pero, en la mayora de ocasiones, se producen interferencias
que dificultan su comprensin en los mismos trminos en los que
pensaba el emisor. Estas interferencias se les llaman barreras.
Estas pueden bloquear una comunicacin, filtrar parte de su
significado o emitirlo equivocado.
Las barreras en la comunicacin pueden ser:Personales:Causas: las
emociones humanas, los malos hbitos de escucha y la personalidad de
los participantes.Acciones para eliminarlas: establecer cercanas
entre las realidades del emisor y el receptor.Fsicas:Causas: las
interferencias en el ambiente.Acciones para eliminarlas: utilizar
los medios disponibles.Semnticas:Causas: la errnea interpretacin
del significado de los smbolos.Acciones para eliminarlas: recurrir
a la retroalimentacin.
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Las redes de comunicacin en la empresa
La organizacin de los canales por los que debe fluir la
informacin hasta llegar a su destinatario conforman las redes de
comunicacin. Estas redes de comunicacin permiten combinar las
distintas direcciones que puede tomar la informacin: ascendente,
descendente y horizontal.
Las redes pueden ser formales e informales. Ambos canales se
superponen y se complementan. El grado de correspondencia entre
ambos puede iniciar el nivel de adecuacin entre la estructura y los
canales formales de comunicacin. Cuando la diferencia es muy
significativa, revela que hay diferencias en los canales formales
de comunicacin establecidos por la empresa.
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Redes de comunicacin formal
Las redes de comunicacin formal son establecidas por la empresa,
con el objetivo de hacer llegar la informacin necesaria en le
momento preciso y a la persona adecuada. Estas redes formales
respetan la jerarqua empresarial y slo tiene en cuenta el puesto de
los individuos, no su personalidad.
Los flujos de la comunicacin formal han de ser regulables,
estables y previsibles, evitando as la sobrecarga o insuficiencia
de la informacin, que dara lugar a problemas de distorsin y omisin
de rumores incontrolados
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Redes de comunicacin informal
Las redes de comunicacin informal surgen espontneamente de las
relaciones que se establecen entre las personas. El fin de esta red
informal es satisfacer las necesidades sociales de las personas.
Estas redes representan un efecto positivo para la empresa, aunque
a veces pueden tener efectos negativos por absorber en exceso el
inters de los empleados. Los flujos de comunicacin informal mejoran
la comunicacin en la empresa al crear canales alternativos y ms
rpidos y eficaces que los formales.
Los efectos positivos de estas redes es que surgen sentimientos
de colaboracin y solidaridad que repercuten en una mayor
efectividad en el trabajo y en la creacin de un ambiente laboral ms
agradable, beneficioso para toda la organizacin.
Los efectos negativos de estas redes son la interpretacin
subjetiva del emisor, las malas interpretaciones de la informacin
por el desconocimiento de la fuente, las distorsiones producidas
por las sucesivas transmisiones, la difusin de chismes contra la
organizacin o contra alguno de sus miembros, la extensin de
rumores.
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Los tipos de comunicacin en la empresa
Interna: Intercambio de informacin entre los miembros de la
empresa.
Externa: intercambio de informacin entre la empresa y su pblico
externo (clientes, proveedores, intermediarios, competencia, medios
de comunicacin...)
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La comunicacin interna en la empresa
Es el conjunto de procesos que permiten el intercambio de
informacin entre los miembros de la empresa. Esta comunicacin parte
de la direccin y permite a sus integrantes tener conocimiento de
los temas que les pueden afectar, profesionales o personales.
Actualmente se pide a las empresas la consecucin de dos
objetivos claros: econmicos y sociales. Y es por la necesidad de
conseguir este objetivo que se ha establecido y reavivado la
comunicacin interna.
La comunicacin interna persigue tres objetivos con respecto al
personal:Informar: sobre aspectos como la organizacin, la vida de
la empresa o los resultados, entre otros.Formar: mantiene la
competencia de los trabajadores y favorece la adaptacin de los
nuevos empleados.Motivar: permite que los empleados se sientan
valorados y asuman como propios los objetivos de la empresa.
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La comunicacin interna en la empresa
El primer paso para lograr una comunicacin interna eficaz es que
los empleados tomen conciencia de su importancia.
Los agentes implicados en este tipo de comunicacin se pueden
dividir en dos grandes grupos:Dirigentes: para ellos, esta
comunicacin les permite sensibilizar al personal, fomentar el
espritu de equipo y establecer un clima de confianza.Trabajadores:
esta comunicacin permite que se les reconozca el trabajo, obtener
informacin sobre el desarrollo de la empresa y participar en la
toma de decisiones.
.La comunicacin interna se puede dividir en funcin de su
contenido, en:Operacional: se engloban todos los mensajes relativos
al trabajoMotivacional: mensajes que favorecen el sentimiento de
pertenencia a la empresa y el buen clima de trabajo.
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Las direcciones de la comunicacin
La comunicacin interna en la empresa presenta tres sentidos:
ascendente, descendente y horizontal.
La comunicacin descendente: La informacin fluye haca abajo en la
estructura jerrquica de la empresa. El contenido es toda aquella
informacin que ayude a las personas a comprender mejor su funcin y
la de los dems: que incremente el sentido de solidaridad con la
empresa y que refuerze la motivacin y autoestima de los
trabajadores.
El caso ms tpico es la transmisin de rdenes, que se realiza en
tres fases: preparacin, emisin y control.
La comunicacin ascendente: discurre haca arriba en la estructura
jerrquica de la empresa. Entre otras cosas, permite a los
superiores conocer los problemas del personal, facilita la
integracin y participacin de los trabajadores, influye en una
adecuada toma de decisiones y promueve la mejora de la calidad.
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Las direcciones de la comunicacin
La comunicacin horizontal: transmisin de informacin entre grupos
de trabajo o personas que estn al mismo nivel jerrquico.
Fundamental para conseguir una coordinacin entre los miembros de la
empresa. Ms intensa intensa que la vertical, dado que las personas
se comunican con mayor sinceridad y libertad con sus iguales que
con sus superiores. Adems, evita la prdida de tiempo que supone el
que cada informacin que se desea transmitir a un igual pase primero
por el mando superior y luego baje al destinatario original de esa
informacin.
La comunicacin horizontal en la empresa:Fomenta el compaerismo y
el espritu de equipoEvita malos entendidosEnriquece la formacin y
experiencia de los trabajadoresFacilita la coordinacinPropicia el
consenso en la toma de decisiones
Puede o no estar formalizada. En caso de no estarlo puede crear
conflictos al omitir los canales verticales formalmente
establecidos.
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La comunicacin oral
Es la transmisin de informacin de forma verbal.
Aparece en un gran nmero de situaciones laborales.
Etapas:1. Analizar la situacin: Se deben responder a las
siguientes cuestiones: Cul es el objetivo de la comunicacin? Quines
son los destinatarios? Cules son las limitaciones?
2. Preparar el mensaje: Para que el mensaje sea entendido
correctamente por los receptores se debe: recopilar y ordenar las
ideas que se desean transmitir siguiendo un orden cronolgico o
temtico, formular las ideas en un lenguaje adecuado y prever si
hacen falta otros soportes de apoyo como por ejemplo
transparencias, diapositivas, etc.
3. Formular el mensaje: Hay que controlar el ritmo, el volumen,
la diccin, los gestos, la presentacin fsica y, sobre todo, la
comunicacin no verbal.
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La comunicacin oral
Fallos en el receptor: En la comunicacin oral hay una serie de
fallos habituales que se dan en la actitud del receptor en el
momento de escuchar el mensaje.Los principales defectos del
receptor suele ser los siguientes:
No prestar atencin al emisor.No dejar al interlocutor que acabe
su exposicin.Evaluar el mensaje que se esta recibiendo en vez de
captar el punto de vista del orador.Escuchar de forma parcial, slo
detalles o palabras.
En definitiva, para que la comunicacin oral sea efectiva, el
emisor debe estructurar y formular adecuadamente el mensaje; y el
receptor, prepararse para realizar una escucha activa con el fin de
entender, en toda su dimensin, el mensaje que les es
transmitido.
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La comunicacin escrita
El lector es el receptor, por lo que no hay posibilidad de
enriquecer la comunicacin con el comportamiento no verbal ni de
obtener una retroalimentacin inmediata.
Etapas en la elaboracin de un documento escrito:
1. Analizar la situacin: definir el objetivo del mensaje
(informar, convencer, formar, pedir), determinar el emisor
(individuo,grupo o empresa) y identificar al receptor.
2. Establecer el contenido del mensaje: detallar el contenido
del mensaje y estructurarlo, reagrupando la informacin siguiendo un
orden cronolgico o temtico.
3. Redactar el mensaje: se debe utilizar el registro adecuado al
nivel cultural del receptor y para ello hay que utilizar frases
cortas, agrupar en prrafos las partes relativas a una misma idea,
redactar de forma concisa y atractiva los ttulos y subttulos y
utilizar un vocabulario adaptado al destinatario.
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La comunicacin escrita
La eleccin de uno u otro tipo de documento escrito depende de si
la comunicacin es interna o externa, del mensaje que se pretende
transmitir y del status del emisor y el receptor.
Tipos de documentos escritos:
Tabln de anunciosBuzn de sugerenciasPeridico de
empresasCartaInformeFolletoNota tcnicaFolleto de
bienvenidaCuestionario
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Ventajas y desventajas de la comunicacin oral y escrita
Algunas situaciones de comunicacin exigen el uso combinado de la
comunicacin oral y escrita. Ambos tipos de comunicacin tiene sus
ventajas y desventajas:La comunicacin oralVentajas: Ms rpida.
Existe retroalimentacin. Mayor cantidad de informacin en menos
tiempos. Gran aplicacin en entrevistas y reuniones.Desventajas:
Elevado potencial de distorsin. Mayor riesgo de interpretacin
personal.La comunicacin escritaVentajas: Registro de la comunicacin
permanente, tangible y verificable. Contenido ms riguroso, preciso,
lgico y claro.Desventajas: Consume ms tiempo. Carece de
retroalimentacin. No existe seguridad de la recepcin ni de la
interpretacin.En cualquier caso, e independientemente de que la
comunicacin sea oral u escrita, hay una serie de fallos habituales
en la comunicacin por parte del emisor. Estos suelen ser los
siguientes:Inexistencia de organizacin de las ideas antes de emitir
el mensajeInseguridad al transmitir el mensajeDemasiadas ideas no
relacionadasUso incorrecto del cdigo
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La comunicacin no verbal
Es aquella que no utiliza los signos lingsticos para elaborar el
mensaje. Utiliza un mensaje ms universal que otros tipos de
comunicacin. No es fortuita, sino que se aprende igual que la
lengua.
Existen mltiples tipos de comunicacin no verbal que trasmiten
diferentes mensajes:
MiradaExpresiones facialesPosturasManosMovimientosVestido
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Comunicacin Organizacional
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Descripcin:comunicacin organizacio
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PROCESO DE COMUNICACINTodas las empresas que conocemos
actualmente necesitan de la comunicacin, principalmente los
gerentes para desempear sus funciones primordiales, planeacin,
organizacin, direccin y control, ya que son ellos los que toman las
decisiones que encaminan a la empresa y adems de eso plantean
estrategias para su mejora constante, por ende deben estar
comunicados todo el tiempo con el resto de la organizacin para que
todas estas tareas se lleven a cabo.
Lo que se plantea en este proyecto es realizar una investigacin
donde se haga una compilacin de los principales hechos que han
marcado la evolucin de la comunicacin organizacional, sirviendo as
a una necesidad informativa, investigativa, donde se abordan unos
aspectos importantes del fenmeno que se quiere intervenir, tambin
se incluye en este el aspecto educativo, ya que hay empresas que no
tienen idea de que es un proceso comunicativo, como se lleva a
cabo, y aun en plena edad contempornea no saben la utilidad que
puede representar el uso de tecnologas de informacin.
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FORMAL:Formal: es la comunicacin cuyo contenido est relacionado
con aspectos institucionales. En general, se utiliza la escritura
como medio (como comunicados, memorandos). La velocidad es lenta
debido a que tiene que cumplir todas las formalidades
establecidas.INFORMAL:Informal: es el tipo de comunicacin que
contiene aspectos institucionales, pero utiliza canales no
oficiales (por ejemplo, la reunin alrededor del botelln de agua,
encuentros en los pasillos). Es ms veloz que la
formal.VERTICAL:Vertical: es la comunicacin que se genera en las
reas directivas de la organizacin y desciende utilizando los
canales oficiales. En una comunicacin corporativa ptima, debera
existir la comunicacin vertical ascendente que posibilite el
intercambio.
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HORIZONTAL:Horizontal: conocida tambin como comunicacin plana y
ubica a todos los actores en un mismo nivel de informacin y de
circulacin de la misma. Generalmente se produce entre las personas
de un mismo nivel. Muy pocas veces utiliza las canales oficiales y
es totalmente informal por lo que es difcil operar sobre
ella.RUMORES:Rumores: Se trata de la comunicacin informal que
recorre la institucin sin respetar canales y muy rpidamente.
Generalmente, se construyen versiones o interpretaciones de la
realidad basadas en informacin parcial y de diferentes fuentes. Son
originadas por la ausencia de informacin completa y creble de los
canales que correspondan. Tambin son llamadas bolas, radio bemba o
radio pasillo.
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La comunicacin organizacional es una joven disciplina que tiene
sus matrices conceptuales y tericas en la Psicologa Social, la
Sociologa y las Ciencias de la Administracin, por ello ha sido
explicada a travs de enfoques mecnicos, psicolgicos, sistmicos,
contingenciales, interpretativos y crticos, los cuales han estado
escasamente asociados a los cuerpos conceptuales que han estudiado
la comunicacin masiva a pesar de tener puntos coincidentes.Los
anteriores puntos nos muestran que la comunicacin organizacional es
una herramienta y una rama de la comunicacin que surgi a mediados
del siglo pasado con el auge de las primeras grandes empresas, es
reciente pero es un tema que ha sido discutido muchas veces y que
actualmente es uno de la principales puntos estratgicos de gerentes
y administradores en sus gestiones empresariales.
CONCLUSIONES
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