Ky Nang Dieu Hanh Hoi Thao

1

Kỹ năn

gð

iều

hà

nh

Hộ

i thảo

Ts. P

han

Qu�

c V

i�t

Th

s. N

gu

y�n

Hu

y H

oàn

g

2

Nộ

i d

un

g

�K

hái niệ

m v

ànguyên tắc

�C

huẩn bịc

ho một

cuộc

họp

�Kỹ năng ñiề

u h

ành họp

�P

hươ

ng p

háp ñộng n

ão

3

Nộ

i d

un

g

�K

hái n

iệm

và

ng

uyên

tắc

�C

huẩn bịc

ho một

cuộc

họp

�Kỹ năng ñiề

u h

ành họp

�P

hươ

ng p

háp ñộng n

ão

4

Kh

ái

niệ

m v

àn

gu

yê

n tắc

�C

uộc họp

�N

hiệ

m vụ

cuộc

họp

�Q

uy trì

nh c

uộc

họp

�N

gườ

i ñiều h

ành

�N

guyên tắc ñ

iều h

ành

�N

hiệ

m vụ ñiề

u h

ành

5

Cuộ

c họ

p l

àg

ì?

�C

uộc họp

xảy

ra k

hi hai hay n

hiề

u n

gườ

i:

�trự

c tiế

p gặ

p mặ

t n

hau

;

�th

ôn

g q

ua

phươ

ng

tiệ

n ñ

iện

tử

;

�th

ôn

g q

ua

ñiệ

n th

oại

�ñể:

�ch

ia sẻ

thô

ng

tin

;

�ra

qu

yế

t ñịn

h, kế

hoạ

ch

ha

y h

ành

ñộ

ng

.

6

Ph

ân

loại

�C

ác c

uộc

họp c

óthể ñượ

c p

hân loại:

�C

hia

sẻ

thô

ng

tin

;

�Q

uyế

t ñịn

h h

àn

h ñộ

ng

�Gồ

m cả

hai.

7

Nh

iệm

vụ

cuộ

c họ

p

�C

ái m

àta

cố

gắng ñạt ñượ

c tro

ng c

uộc

họp

�Lý d

o c

ùng n

gồi ñể

ra q

uyết ñịn

h c

uối cùng

8

Qu

y t

rìn

h c

uộ

c họ

p

�C

ách làm

việ

c dể

cùng h

oàn thành n

hiệ

m vụ.

�C

ác kỹ năng ñể

hoàn thành n

hiệ

m vụ ñề

ra.

�Cải tiến q

uy trì

nh g

iải quyết 90%

vấn ñề

9

Ngườ

i ñ

iều

hà

nh

là ngườ

i

lãn

h ñạo

/ q

uả

n l

ý m

ột

cuộ

c

họ

p/

hộ

i thảo

/ c

uộ

c t

hảo

luận

/

mộ

t d

iễn

biế

n/

ha

y sự

kiệ

n tươ

ng

tự

.

10

Ph

ân

biệ

t

�N

gườ

i tổ

chứ

c

�Nội

dun

g sự

kiệ

n

�Mụ

c tiê

u cầ

n ñạ

t

�Mờ

i n

gườ

i th

am

dự

�N

gườ

i ñiều h

ành

�Q

uả

n lý d

iễn

biế

n

�P

hươ

ng

ph

áp

�Kỹ

thuậ

t sử

dụ

ng

11

Cá

c n

gu

yê

n tắc

ñiề

u h

àn

h

1.T

hự

c h

iện ñ

úng n

hữ

ng p

hần v

iệc của

mìn

h

2.T

ránh bịlợ

i dụng

�L

àm

sa

i chứ

c nă

ng

�L

àm

nhữ

ng

việ

c ñ

ã h

oàn

tấ

t

3.K

hông c

ho p

hép d

ùng u

y tín

ñể

lấn á

t

4.K

hông g

iải quyết vấn ñề

một m

ình

12

Cá

c n

gu

yê

n tắc

ñiề

u h

àn

h

5.Tạo m

ôi trườ

ng làm

việ

c b

ình ñẳn

g

6.K

hông c

ho p

hép c

hỉt

rích n

gườ

i vắng mặt

7.P

hải lu

ôn luôn:

�K

há

ch

qu

an

�T

ìm g

iải p

háp

và

kế

t q

uả

rõ r

àn

g

8.Làm

cho mọi ngườ

i hiể

u v

àchấp n

hận

13

Nh

iệm

vụ

kh

iñ

iều

hà

nh

1.K

hai mạc,tó

m tắt

cuộc

họp

2.T

uyên

bố

mục ñ

ích,mục

tiêu

cuộc

họp

3.G

i ảith

ích v

àcung

cấp

chươ

ng

trìn

h

4.N

êu c

ác

quy tắc

cơ

bản

5.B

ám

sátchươ

ng

trìn

hñãñịn

h

14

Nh

iệm

vụ

kh

iñ

iều

hà

nh

6.

Duy

trìnguyên

tắc,kỷ

luật

7.ð

iều

khiể

n/ hướ

ng

cuộc

họpñúng

mục

tiêu

8.

Văn

bản

hoá

các

kếtquả

9.

Bàn

gia

otà

i liệ

u, kết quả,

trá

ch

nhiệ

m

10.X

em

xétcác

sự

kiệ

n xảy

ra v

àñá

nh

giá

15

Nộ

i d

un

g

�K

hái niệ

m v

ànguyên tắc

�C

huẩn

bịc

ho

mộ

t cuộ

c họ

p

�Kỹ năng ñiề

u h

ành họp

�P

hươ

ng p

háp ñộng n

ão

16

Kh

ôn

gc

huẩn

bị

làc

huẩn

bị

ch

othất

bại

17

Ch

uẩn

bị

�Mờ

i ngườ

i th

am

dự

�C

huẩn bị chương trì

nh

�C

họn ñịa

ñiể

m

�C

huẩn bịc

ác thiế

t bị

18

Mờ

i n

gườ

i th

am

dự

�C

họn n

gườ

i th

am

dự

�N

gườ

i th

am

dự

sẽ

làm

việ

c n

hư

thế

nà

o?

�C

hi p

hívà

thờ

i g

ian

ch

o v

iệc ñ

i lạ

i?

�C

óp

hải

ñổi

lịc

h nế

u họ

khô

ng

th

am

dự ñượ

c?

19

Mờ

i n

gườ

i th

am

dự

�ð

ánh g

iámứ

c ñộ ñ

óng g

óp:

�C

óth

ông t

in g

ì ñể

ch

ia sẻ

?

�C

óthể ñưa ra lờ

i kh

uyên

ha

y th

ôn

g t

in?

�C

hu

yên

mô

n củ

a họ

có

ích

gìkh

ôn

g?

�C

óthể

thự

c h

iện

ñượ

c c

ác h

oạ

t ñộ

ng

khôn

g?

20

Mờ

i n

gườ

i th

am

dự

�T

hông b

áo vớ

i nhữ

ng n

gườ

i th

am

dự

về:

�N

gà

y, g

iờ, ñịa

ñiể

m,

mụ

c ñ

ích

cuộ

c họ

p

�P

hải

th

am

gia

xâ

y dự

ng

cuộ

c họp

�C

hươ

ng

trì

nh

cuộ

c họ

p

�N

hữ

ng

phươ

ng

tiệ

n sẵ

n c

ó(O

HP

, L

CD

,...

)

21

Ch

uẩn

bị c

hương trì

nh

�B

iên s

oạn c

hươ

ng trì

nh

�T

rán

h thờ

i gia

n c

óh

iệu

suấ

t thấ

p

�S

oạn

ngắ

n gọn

và ñơn giả

n

�B

áo

ch

o n

gườ

i ñiề

u h

àn

h về

mọ

i th

ay ñổ

i

22

Ch

uẩn

bị c

hương trì

nh

�K

hi sắp xếp cấu trú

c c

hươ

ng trì

nh cần n

hớ

:

�C

hi tiế

t n

gà

y, g

iờ, ñịa

ñiể

m

�Mụ

c ñ

ích

ch

ính

củ

a c

uộ

c họ

p p

hả

i cụ

thể

�ðể ngườ

i th

am

dự

biế

t m

ình

phả

i là

m g

ì

�T

hờ

i g

ian

ch

o mỗ

i p

hầ

n v

àthứ

tự ưu tiên

�T

hờ

i g

ian

ph

ân

bổ

rộn

g r

ãi hơ

n c

ho

mỗ

i p

hầ

n

23

Ch

uẩn

bị c

hương trì

nh

�P

hân bổ chương tr

ình

�X

ác ñịn

h vấ

n ñề

gìcầ

n ñư

a r

a t

ron

g c

uộ

c họ

p

�Gử

i bả

n t

hả

o c

hươ

ng

trì

nh

ñể

lấy ý

kiế

n

�ð

iều

chỉn

h c

hươ

ng

trì

nh

và

gử

i lạ

i

�Y

êu

cầ

u sử

a v

à thông qua chương tr

ình

24

Chọ

n ñịa

ñiể

m

�ð

ánh g

iáyêu cầu

thự

c tế

�C

họn ñịa

ñiể

m tại chỗ

hay b

ên n

goài

�ð

ánh g

iá môi trườ

ng x

ung q

uanh

�X

ác ñịn

h k

ích thướ

c, vịt

ríphòng họp

�K

iểm

tra

mứ

c ñộ

vọng của

âm

thanh

�Sự

sẵn c

ócủa c

ác thiế

t bịhỗ

trợ

25

Chọ

n ñịa

ñiể

m

�ðịa

ñiể

m x

a:

�ðến

trướ

c ñể

kiể

m t

ra

�Hướ

ng

dẫ

n c

hi tiết

ch

o n

gườ

i th

am

gia

�Bố

trí

cá

c b

iển

chỉdẫ

n

26

Ch

uẩn

bịc

ác

th

iết

bị

�M

áy c

hiế

u ñ

a năng (

LC

D)

�ð

èn c

hiế

u (

Overh

ead P

roje

cto

r)

�P

him

ñèn c

hiế

u (

Tra

nspare

ncy)

�Bảng kẹp

giấ

y (

Flip

chart

)

�Bảng trắ

ng, bảng mềm

27

Ch

uẩn

bịc

ác

th

iết

bị

�B

àn g

hế

�Hệ

thống â

m thanh

�M

áy q

uay p

him

, T

ivi, V

CD

, m

àn h

ình

�D

ây dẫn, phíc

h c

huyển...

�B

út viế

t, g

iấy A

0, A

4, thẻ

màu...

28

Nộ

i d

un

g

�K

hái niệ

m v

ànguyên tắc

�C

huẩn bịc

ho một

cuộc

họp

�Kỹ năn

g ñiề

u h

àn

h họ

p

�P

hươ

ng p

háp ñộng n

ão

29

Họ

p h

iệu

quả

�Mỗi th

ành v

iên c

ótr

ách n

hiệ

m ñảm

bảo c

ho:

�việ

c c

huẩ

n bị,

�tiế

n h

ành

cuộ

c họ

p

�thự

c h

iện

kế

t q

uả

một cách h

iệu q

uả

nhất.

30

Họ

p h

iệu

quả

Các h

ành v

i hướ

ng n

hiệ

m vụ:

�B

iên

bản

-G

hi lạ

i cá

c ý

kiế

n v

àdữ

liệu

�T

hờ

i g

ian

-K

iểm

so

át thờ

i g

ian

�Ư

u tiê

n -

tập

tru

ng

và

o c

ác vấ

n ñề

ch

ính

trướ

c.

�T

óm

tắ

t -

tập

hợ

p ý

tưở

ng

.

31

Họ

p h

iệu

quả

Các h

ành v

i hướ

ng n

hiệ

m vụ:

�G

iải th

ích

-g

iải th

ích

nhầm

lẫ

n v

àkhẳ

ng

ñịn

h lại

�Dữ

liệu

-tậ

p t

run

g v

ào

sự

kiệ

n, dữ

liệu

, th

ôn

g tin

�Q

uyế

t ñịn

h -

xá

c ñịn

h sẵ

n s

àn

g q

uyế

t ñịn

h c

hư

a

32

Họ

p h

iệu

quả

�C

ác h

ành v

i hướ

ng q

uy trì

nh:

�Tạ

o ñ

iều k

iện

thự

c h

iện

chươ

ng

trì

nh

nghịsự

.

�Tậ

p tru

ng

mụ

c t

iêu

và bướ

c t

iếp

th

eo

.

�ð

iều

phối

gia

o tiế

p g

iúp

mọ

i n

gườ

i th

am

gia

.

33

Họ

p h

iệu

quả

�C

ác h

ành v

i hướ

ng q

uy trì

nh:

�X

ây dự

ng

ñồ

ng

th

uận

•T

ìm k

iếm

lĩn

h vự

c c

óthể ñạ

t ñượ

c t

hoả

thuậ

n

�K

iểm

tra

sự ñồng thuận

�K

hen n

gợ

i -

thừ

a n

hận ñ

óng g

óp

34

Có hai giai ñ

oạn

kh

ôn

g t

hể

thố

ng

nhất

ñượ

c:

trướ

cv

às

au

cuộ

chọ

p

35

Ng

uy

ên

tắc

là

m v

iệc

�C

họn một ngườ

i ñiề

u h

ành

�C

hỉ ñịn

h n

gườ

i th

eo d

õi thờ

i gia

n

�Cử

một ngườ

i tr

ình b

ày kết quả

�K

huyến k

híc

h mọi ngườ

i ñư

a r

a ý

kiế

n r

iêng

36

Ng

uy

ên

tắc

là

m v

iệc

�G

iới hạn thờ

i gia

n p

hát biể

u của mỗi ý k

iến

�Lắng n

ghe c

ác ý

kiế

n một

cách cẩn thận

�Hỏi kỹ cho ñến k

hi hiể

u r

õ ý

kiế

n ñ

óng g

óp

�K

hông p

hản ñối ý k

iến của n

gườ

i khác

�K

hông á

p ñảo tin

h thần n

gườ

i khác

37

Ngườ

i ñ

iều

hà

nh

là

m g

ìk

hi

�N

gườ

i có

quyền cố

chỉ ñạo/k

iểm

soát cuộc

họp

�Rờ

i vịt

rívà

xuố

ng n

gồ

i cùng

cá

c th

àn

h v

iên

�Từ

chố

i ñề

nghịcủ

a họ

�Hỏi

xe

m liệ

u a

nh

/ chịc

óm

uố

n tiế

p tụ

c

�Hỏi

ý k

iến

củ

a n

hó

m (

nế

u n

hó

m ủ

ng

hộ

mìn

h)

38

Ngườ

i ñ

iều

hà

nh

là

m g

ìk

hi

�M

âu thuẫn c

ánhân nảy s

inh

�Y

êu

cầ

u mọ

i n

gườ

i b

ình

tĩn

h v

àkiề

m c

hế

�ðể

nhó

m r

a q

uyế

t ñịn

h

�Tậ

p tru

ng

và

o vấ

n ñề

chứ

kh

ôn

g p

hải

qu

an hệ

39

Ngườ

i ñ

iều

hà

nh

là

m g

ìk

hi

�ð

i qua s

âu v

ào c

hi tiết và

xa rờ

i vấn ñề

chín

h

�Cắ

t n

gang

và lưu ý về

nhiệ

m vụ

và

mụ

c tiê

u

�Y

êu

cầ

u v

iết ra

ý tưở

ng

/ ý k

iến

củ

a họ

�ðư

a v

ào d

an

h s

ách

vấ

n ñề chưa giả

i q

uyế

t

40

Ngườ

i ñ

iều

hà

nh

là

m g

ìk

hi

�N

hữ

ng thoả

thuận ñượ

c lặp ñ

i lặ

p lại

�Lư

u ý

họ

sự

lặp

lạ

i ñ

an

g x

a rờ

i mụ

c ñ

ích

�N

êu

vấ

n ñề

kế

tiế

p cầ

n g

iải q

uyế

t

�Y

êu

cầ

u tậ

p t

run

g v

ào

nh

iệm

vụ

, mụ

c tiê

u

41

Ngườ

i ñ

iều

hà

nh

là

m g

ìk

hi

�N

hóm

thảo luận lạc k

hỏi chủ ñề

�C

an

th

iệp

ng

ay lập

tứ

c

�ðư

a v

ào p

hầ

n c

hư

a g

iải qu

yế

t (q

ua

n trọ

ng

)

�Y

êu

cầ

u sẽ

thả

o luậ

n v

ào

buổi

kh

ác

42

Ngườ

i ñ

iều

hà

nh

là

m g

ìk

hi

�K

hông k

híhỗn loạn ñ

ang h

ình thành

�C

ho

giả

i la

o

�C

hơ

i tr

ò c

hơ

i n

hóm

�Tạ

o ñ

iều k

iện

ch

o v

iệc ñổ

i chỗ

ngồ

i

43

20

cá

ch

du

y t

rìsự

thíc

h t

hú

1.

Sử

dụng g

iọng n

ói hiệ

u q

uả

2.

Kể

các g

iai th

oại

3.

Di chuyển tro

ng k

hi nói

4.

Thay ñổi tố

c ñộ

(cách)

thuyết tr

ình

5.

Phân p

hát tà

i liệ

u

44

20

cá

ch

du

y t

rìsự

thíc

h t

hú

6.

Kết hợ

p tên thành v

iên v

ào c

hủ ñề

thảo luận

7.

Sử

dụng c

ác c

ông cụ

trự

c q

uan

8.ðặt câu hỏi ñối vớ

i các thành v

iên

9.

Tổ

chứ

c h

oạt ñộn

g theo n

hóm

nhỏ

10.K

hác b

iệt hoá

bài tr

ình b

ày

45

20

cá

ch

du

y t

rìsự

thíc

h t

hú

11.C

ác ý

nghĩhài hướ

c

12.Sử

dụng c

ác c

ách g

iao tiế

p p

hi ngôn từ

13.X

en kẽ

các p

hươ

ng p

háp

14.Sử

dụng c

ác c

ách tiế

p cận

theo n

hóm

15.K

huyến k

híc

h cạn

h tra

nh g

iữa thành v

iên

46

20

cá

ch

du

y t

rìsự

thíc

h t

hú

16.T

hử

tiếp cận bằng một cách k

hác thườ

ng

17. ð

i lệ

ch c

hủ ñề

của

bạn

18.Sử

dụng â

m n

hạc

19.C

ho n

ghỉg

iải la

o một cách lin

h ñộng

20.T

hể

hiệ

n sự

nhiệ

t tình

47

Nộ

i d

un

g

�K

hái niệ

m v

ànguyên tắc

�C

huẩn bịc

ho một

cuộc

họp

�Kỹ năng ñiề

u h

ành họp

�P

hươ

ng

ph

áp

ñộ

ng

não

48

Phươ

ng

ph

áp

ñộ

ng

nã

o

�G

iúp c

ác thành v

iên thảo

luận bằng c

ách:

�X

ây dự

ng

ý k

iến

th

eo

kin

h n

ghiệ

m củ

a họ

�T

ìm c

ách

kh

ác n

ha

u ñể

giả

i q

uyế

t mộ

t vấ

n ñề

�D

ùng ñể

khở

i tạ

o ý

tưở

ng

49

Mụ

c ñ

ích

�Lập d

anh mục c

ác g

iải pháp lự

a c

họn

�T

hảo luận, phân tíc

h ñ

iểm

mạnh, ñiể

m yếu

�T

ìm g

iải pháp tối ư

u

50

Ng

uy

ên

tắc

�K

huyến k

híc

h c

àng n

hiề

u ý

tưở

ng c

àng tốt

�K

huyến k

híc

h s

áng tạo ý

tưở

ng mớ

i lạ

�K

hông n

hận x

ét hoặc p

hê b

ình c

ác ý

kiế

n

51

Cá

c bướ

c t

iến

hà

nh

�T

rình b

ày vấn

ñề

�ðề

nghị ñưa ra c

ác g

iải pháp

�N

êu 3

nguyên tắc

của

PP

ñộng n

ão

�B

ài tậ

p k

hở

i ñộn

g p

hươ

ng p

háp ñộng n

ão

52

Cá

c bướ

c t

iến

hà

nh

�T

iến h

ành ñộng n

ão, th

u thập ý

tưở

ng

�P

hân tíc

h:

�C

ác th

ành

viê

n p

hâ

n tíc

h c

ác dữ

kiệ

n ñư

a r

a

�P

hân

loại

ý k

iến

�L

oại

bỏ

cá

c ý

kiế

n t

hừ

a,

kh

ôn

g liê

n q

uan

�Kết th

úc: ðưa ra cá

c kết quả

53

Ưu

ñiể

m

Nhượ

c ñ

iểm

�Dự

a t

rên

kin

h n

gh

iệm

�Tự

lựa

chọ

n g

iải p

há

p

�Mứ

c ñộ

tha

m g

ia c

ao

�Vấ

n ñề sinh ñộ

ng

hơ

n

�K

híc

h lệ

cá

c ý

kiế

n

�Tố

n n

hiề

u t

hờ

i g

ian

�Cầ

n d

uy t

rì ñịn

h hướ

ng

�S

án

g tạ

o s

ai mụ

c ñ

ích

�Dễ

sin

h m

âu

th

uẫ

n

54

Nộ

i d

un

g

�K

hái niệ

m v

ànguyên tắc

�C

huẩn bịc

ho một

cuộc

họp

�Kỹ năng ñiề

u h

ành họp

�P

hươ

ng p

háp ñộng n

ão

55

Vấn

ñề

cố

t lõ

i củ

a c

uộ

c họ

p?

�N

ghịq

uyế

t

�Kế

hoạ

ch

triể

n k

ha

i