KVALITATIV UNDERSØGELSE AF BRUGERNE PÅ EFTERUDDANNELSE.DK Oktober 2014 Udarbejdet af Lars Jansen & Claus Dan Pedersen, Advice Digital STYRELSEN FOR IT OG LÆRING BRUGERTEST AF EFTERUDDANNELSE.DK
KVALITATIV UNDERSØGELSE AF BRUGERNE PÅ EFTERUDDANNELSE.DK
Oktober 2014
Udarbejdet af Lars Jansen & Claus Dan Pedersen, Advice Digital
STYRELSEN FOR IT OG LÆRING
BRUGERTEST AF EFTERUDDANNELSE.DK
KVALITATIV UNDERSØGELSE AF BRUGERNE PÅ EFTERUDDANNELSE.DK
Index
OVERORDNET VURDERING ................................................................................................................................................................ 1
Generelt .................................................................................................................................................................................................. 1
Kursister (herunder tillidsmænd og selvstændige) ........................................................................................................................ 1
Kursusadministratorer ......................................................................................................................................................................... 1
Skoleadministratorer ........................................................................................................................................................................... 2
VEU administratorer (a-kasse) ............................................................................................................................................................ 2
ID OG PROBLEMKATEGORISERING .................................................................................................................................................. 4
GENERELT .............................................................................................................................................................................................. 5
Navigation .............................................................................................................................................................................................. 5
Login og manglende/forkerte rettigheder ............................................................................................ 5
Tilbage-navigation via Browser ............................................................................................................... 7
Informationer skal genfindes manuelt .................................................................................................. 7
Indhold og design.................................................................................................................................................................................. 8
Sprogbrug.................................................................................................................................................... 8
Tekstmængde ............................................................................................................................................ 8
Design .......................................................................................................................................................... 8
Koncept .................................................................................................................................................................................................. 9
App ............................................................................................................................................................... 9
betaling ........................................................................................................................................................ 9
Sammenligning med andre offentlige løsninger .............................................................................. 10
FLOWS: EFTERUDDANNELSE.DK ................................................................................................................................................... 12
Fremsøgning af kursus ..................................................................................................................................................................... 12
Forside ...................................................................................................................................................... 12
Kursussøgning ........................................................................................................................................ 13
Kursusoversigt ........................................................................................................................................ 16
Kursusbeskrivelse .................................................................................................................................. 17
Tilmelding til kursus (kursist) ........................................................................................................................................................... 19
Trin 1: Arbejdspladsen ........................................................................................................................... 21
Trin 2: Valgte kurser ............................................................................................................................... 21
KVALITATIV UNDERSØGELSE AF BRUGERNE PÅ EFTERUDDANNELSE.DK
Trin 3: Personlige oplysninger .............................................................................................................. 24
Trin 4: Indkvartering ............................................................................................................................... 27
Trin 5: Tilmeldingsresumé .................................................................................................................... 28
Trin 6: kvittering ...................................................................................................................................... 29
Tilmelding til kursus (Kursusadministrator) .................................................................................................................................. 30
ID og log ind ............................................................................................................................................. 30
Trin 1: Valgte kurser ............................................................................................................................... 32
Trin 2: tilmeldingsresumé ..................................................................................................................... 33
................................................................................................................................................................... 34
Trin 3: Kvittering ...................................................................................................................................... 35
Min side / Virksomhedens side ...................................................................................................................................................... 36
Kommende kurser ................................................................................................................................. 36
Navngiv kursister (Kursusadministrator)....................................................................................................................................... 39
enkelt redigering ..................................................................................................................................... 39
Samlet navngivning - Kursist ................................................................................................................ 41
Samlet navngivning – Bopæl og beskæftigelse ............................................................................... 46
Samlet navngivning - Kontaktoplysninger ......................................................................................... 47
Samlet navngivning - Indkvartering .................................................................................................... 48
Ansøgning om VEU-godtgørelse og befordringstilskud (Enkelt ansøgning) ............................................................................ 49
1: HVad søges? ....................................................................................................................................... 49
2: Personlige oplysninger ...................................................................................................................... 50
3: Udbetaling (kun kursusadministratorer) ....................................................................................... 52
4: Uddannelse ......................................................................................................................................... 53
5: Anden offentlig støtte ........................................................................................................................ 54
6: Beskæftigelse ..................................................................................................................................... 55
7: Arbejdsgiver ........................................................................................................................................ 56
8: Befordringstilskud .............................................................................................................................. 57
9: resumé ................................................................................................................................................. 58
Ansøgning om VEU-godtgørelse og befordringstilskud (Samlet ansøgning – kun kursusadministratorer) ...................... 62
FLOWS: EFTERUDDANNELSE.DK/ADMIN .................................................................................................................................... 64
Log ind ................................................................................................................................................................................................. 64
Skoleadministrator ............................................................................................................................................................................ 64
Generelt om efteruddannelse.dk/admin til skoleadministratorer ............................................... 64
Fejl på efteruddannelse.dk (tilmeldingsflow) .................................................................................... 65
KVALITATIV UNDERSØGELSE AF BRUGERNE PÅ EFTERUDDANNELSE.DK
Periodisk langsom udveksling af informationer mellem systemer .............................................. 65
Holdoversigt - Holdbetegnelse ............................................................................................................. 66
Holdoversigt – Hold ................................................................................................................................ 67
Tilmeldingsoversigt................................................................................................................................. 68
Tilmeldingsoversigt - kursist ................................................................................................................. 69
Dokument- og skabelonarkiv ............................................................................................................... 70
VEU administrator .............................................................................................................................................................................. 72
Generelt om efteruddannelse.dk/admin til VEU administratorer................................................. 72
Vis tilstedeværelse ................................................................................................................................. 74
Ændret tilstedeværelse ......................................................................................................................... 77
Ansøgninger - oversigt ........................................................................................................................... 78
Ansøgninger - kursist.............................................................................................................................. 81
Afsluttede ansøgninger - oversigt ........................................................................................................ 85
Afsluttede ansøgninger - kursist .......................................................................................................... 86
APPENDIKS ......................................................................................................................................................................................... 87
Fakta om undersøgelsen ................................................................................................................................................................. 87
Baggrund .................................................................................................................................................. 87
Formål ....................................................................................................................................................... 87
Metode - Tænke højt-fjerntest.............................................................................................................. 87
Deltager-profiler ...................................................................................................................................... 88
Testmateriale og login ........................................................................................................................... 89
Deltageroversigt ................................................................................................................................................................................. 89
Side 1
OVERORDNET VURDERING
Overordnet vurdering
Generelt Overordnet fungerer både efteruddannelse.dk samt efteruddannelse.dk/admin udmærket. Deltagere udtrykker i vid
udstrækning tilfredshed med løsningerne og føler, at deres behov er dækket.
Deltagerne løser generelt de stillede opgaver på tværs af brugergrupperne, om end især uerfarne kursister og
kursusadministratorer oplever udfordringer ifm. tilmelding til kurser samt søgning af VEU godtgørelse og
befordringstilskud.
Den generelle brugeroplevelse præges i nogen grad af problemer relateret til universet uden om efteruddannelse.dk,
herunder login-problemer, hvor deltagerne fx ikke har den korrekte NemID signatur med de fornødne rettigheder (eller
viden herom), eller hvor deltagerne vælger login med en forkert profiltype.
Kursister (herunder tillidsmænd og selvstændige) Tilmelding: Kursisterne gennemfører i vid udstrækning tilmelding til kurser samt efterfølgende ansøgning om VEU
godtgørelse og befordringstilskud.
Der opleves indledningsvis i tilmeldingsflowet nogen usikkerhed omkring prisen. Det fremgår ikke tydeligt for alle, at
kursister med videregående uddannelse skal betale en højere pris, samt hvad prisen er.
Kursisterne savner generelt mere hjælp ifm. nogle af de oplysninger, de skal angive i tilmeldingsflowet. For nogle
kursister er det fx ikke tydeligt, hvordan de klassificerer deres uddannelse ud fra de præsenterede valgmuligheder. For
andre er det ikke tydeligt, hvad bestemte oplysninger anvendes til, fx e-mail og telefonnummer.
Ansøgning: Ansøgning om VEU godtgørelse og befordringstilskud opleves overordnet som udmærket.
Kursisterne fremhæver et godt overblik grundet trin-for-trin oversigten, men undres over, at de igen skal angive
oplysninger, som de tidligere har angivet i tilmeldingsflowet, herunder fx uddannelse og bopæl. Også ifm. ansøgning om
VEU godtgørelse og befordringstilskud efterspørger kursisterne mere hjælp til visse typer af indtastningsfelter, herunder
hvorfor de skal angive disse oplysninger. I praksis betyder det, at nogle kursister undlader at udfylde oplysninger, som har
relevans senere i processen.
Det er endvidere ikke tydeligt for alle kursister, hvordan de får udfyldt de manglende oplysninger i ansøgningen om VEU
godtgørelse og befordringstilskud, når de afslutningsvis præsenteres for resumé.
Kursusadministratorer De erfarne kursusadministratorer har typisk nemt ved at anvende efteruddannelse.dk, herunder samlet navngivning af
kursister og ansøgning om VEU godtgørelse og befordringstilskud.
Side 2
OVERORDNET VURDERING
Tilmelding til kurser opleves også generelt ligetil for uerfarne kursusadministratorer. Disse kursusadministratorer oplever
dog problemer relateret til login, hvor nogle forsøger at logge ind med forkert profil (medarbejderlogin). Flere
kursusadministratorer oplever desuden fejl eller rettighedsproblemer ifm. login.
Derudover er det uklart for nogle uerfarne kursusadministratorer, hvordan og hvornår de foretager valg af fag til åbne
værksteder i tilmeldingsprocessen.
Navngivning af kursister kan særligt for uerfarne kursusadministratorer være en udfordring. Således er det ikke helt klart,
hvordan de påbegynder og gennemfører navngivningen. Samlet navngivning af flere kursister kan virke en smule
uoverskuelig og til tider ulogisk.
Flere kursusadministratorer efterspørger (som kursister) også i højere grad hjælp ifm. indtastning af oplysninger i hhv.
navngivningsprocessen og ifm. ansøgning om VEU godtgørelse og befordringstilskud. Ansøgningsprocessen præges i
nogen grad af, at nogle kursusadministratorer enten ikke forstår formålet med eller ikke umiddelbart kender svaret på
visse spørgsmål. Det betyder i praksis, at kursusadministratorerne udelader relevante informationer (fx
kontaktoplysninger), eller at enkelte kursusadministratorer blot angiver de svar, som er nødvendige for at fortsætte
ansøgningsforløbet.
Skoleadministratorer Skoleadministratorerne har forskellige behov og benytter løsningen i forskellig udstrækning og på forskellig vis. De
udtrykker dog enstemmigt overordnet tilfredshed med de dele af løsningen, som de kender.
Flere skoleadministratorer beretter, hvordan de fra tid til anden bliver kontaktet af kursister og kursusadministratorer
pga. fejl i tilmeldingsprocessen på efteruddannelse.dk. Ligeledes beskriver flere skoleadministratorer, hvordan systemet i
visse perioder reagerer meget langsomt. Dvs. at kursister oprettet i fx EASY-A ikke fremgår af oversigterne på
efteruddannelse.dk/admin.
Skoleadministratorerne har som nævnt forskellige erfaringer med brugen af løsningen. Typisk har de ingen eller meget
begrænset erfaring med at behandle/registrere erklæringer om beskæftigelse i Danmark og ved ikke, hvordan dette
gøres. Ligeledes er formålet med siden ’Dokument- og skabelonarkiv’ uklart for skoleadministratorer uden praktisk
erfaring med siden, og de er generelt usikre på, hvordan de bruger de tilhørende funktioner. Det samme gælder for ’Tilføj
skabelon/dokument’ og ’Generér’ funktionen under ’Holdoversigt’.
VEU administratorer (a-kasse) Som skoleadministratorerne har VEU administratorerne også forskellige behov, hvilket betyder at de benytter løsningen i
forskellig udstrækning og på forskellig vis. Også VEU administratorerne er dog generelt glade for de elementer af
løsningen, de benytter.
Siden ’Ændret tilstedeværelse’ benyttes generelt ikke af VEU administratorerne, og dens indhold og formål er ikke
umiddelbart selvforklarende for VEU administratorerne.
Enkelte VEU administratorer udtrykker betænkning over, hvorvidt alle filtre fungerer som intenderet, fx filteret
’Uddannelsessted’.
Side 3
OVERORDNET VURDERING
VEU administratorerne beskriver ligeledes det problem, at ændringer i data fremstår meget nedtonet og derfor let
overses. Problemet forstærkes af, at systemmæssige ændringer ikke medtages i udprint.
I forlængelse heraf beskriver flere VEU administratorer problemer med manglende eller forkerte svar fra arbejdsgivere på
returnerede ansøgninger. Fx fordi arbejdsgiverne ikke opdager VEU administratorernes kommentarer.
Side 4
ID OG PROBLEMKATEGORISERING
ID og problemkategorisering
Problemerne i rapporten har fået et ID nummer for hurtig reference og er kategoriseret i henhold til graden af alvorlighed
jf. nedenstående oversigt.
Kategori Beskrivelse
Kritisk Problem (KP) Problemet kan gøre det direkte umuligt for brugeren at gennemføre opgaven eller
fortsætte på en meningsfyldt måde. Brugeren må eksempelvis have hjælp fra
andre for at komme videre/gennemføre opgaven på korrekt vis. Problemet øde-
lægger brugeroplevelsen.
Moderat Problem (MP) Problemet forstyrrer brugen af løsningen. Forårsager tøven eller irritation.
Begrænset Problem (BP) Problemet har kun minimal betydning for brugen af løsningen. Kan forårsage tøven
eller irritation.
Forslag (F) Et forslag, som kan forbedre brugen af løsningen og give en endnu bedre brugerop-
levelse
Kategoriseringen af problemerne skal udelukkende ses som vejledende. Forskellige brugere kan og vil ofte opleve en
problematik på forskellig vis jf. deres generelle IT-kundskaber, deres erfaring med efteruddannelse.dk m.m. Det vil med
andre ord ikke nødvendigvis være alle deltagere, som har oplevet et problem som kritisk, uanset at problemet er
kategoriseret som sådan.
Side 5
GENERELT
Generelt
Navigation
LOGIN OG MANGLENDE/FORKERTE RETTIGHEDER
ID: 1 (KP). Den samlede brugeroplevelse præges i nogen udstrækning af problemer relateret til universet uden om
efteruddannelse.dk. Herunder login-problemer, hvor deltagerne fx ikke har den korrekte NemID signatur med de
fornødne rettigheder (og ej heller viden herom).1
ID: 2 (KP). Enkelte deltagere forstår desuden ikke umiddelbart, hvilken profil de skal benytte ifm. login. Fx prøver en
kursusadministrator for en lille virksomhed at logge ind som medarbejder (med sit personlige NemID) i sit forsøg på at
tilmelde sin medarbejder til et kursus. Deltageren guides til at logge ind som kursusadministrator, men er sluttelig nødt til
at give op, da han løbende får fejlbeskeder ifm. login (se ID: 3).
Det kan med fordel ekspliciteres, at kursusadministratorer tilmelder andre medarbejdere. Fx via teksten ’Jeg
tilmelder en kollega på vegne af virksomheden (kursusadministration)’.
Placer valget til kursusadministratorer øverst. Se også ID: 40.
1 ”Jeg har ikke en login… jeg har en, men jeg bruger den så sjældent. Min kode var udløbet eller forkert.” D4, mellemstor virksomhed
”Det var noget med det kodeværk, for at finde det rigtige.… Hvis jeg tænker mig om, så ringede jeg til skolen og fik det etableret.” D8,
lille virksomhed
”Det tager lige så lang tid som kurset nærmest. Så kan den ikke… så er det blokeret… så tænker man ’skidt med det’. Det kunne være
lavet, så man havde det på skrivebordet og klikkede på det. Så havde man en kode… Jeg har glemt hvordan jeg kommer ind på det.”
D20, enkeltmandsvirksomhed
”Jeg kan logge ind med medarbejdersignatur… det kan jeg nok ikke. Hvilken signatur har jeg som selvstændig?” D19,
enkeltmandsvirksomhed
”Det skal bare fungere. Jeg skal ikke bruge lang tid på at få det til at virke. Det irriterer mig. Det er utroligt møjsommeligt frem og tilbage
med NemID. Medarbejdersignaturen virkede ikke første gang. Men da jeg fik det hele på plads, så gik det.” D17, kursist
”Der er mange virksomheder, som har digital signatur, som prøver at booke medarbejdere på. Men de skal ind og have ret-
tigheder til at gøre det. Vi spørger dem, om det er dem (person som har behov for hjælp), som har hovedsignaturen. De er
dybt frustrerede, fordi de ikke kan få det til at virke (pga. manglende rettigheder). Vi leder dem over til virk.dk, rådgiver over
telefonen, guider osv.” D28, skoleadministrator
”Det allermest problematiske er den her NemID digital signatur. Det er ikke så nemt med den. Den kan gå ind og blokere på
computeren… det har den gjort for mig selv. Og hvis man så skal have renset sin computer, så skal man lægge den ind igen.
Og der kan gå noget tid, inden man får NemID fra Virk. Og der kan tage noget tid at finde ud af, hvem der kan hjælpe en. Fx
en kommune skal have rettigheder til at tilmelde medarbejdere og søge VEU godtgørelse.” D26, skoleadministrator
Side 6
GENERELT
”Der skete en fejl. Prøv venligst igen.” D20, enkeltmandsvirksomhed
.ID: 3 (MP). Systemet husker til tider tid-
ligere login, hvilket overskriver det nye
valg man træffer. Her har vi tidligere væ-
ret logget ind som kursist, og prøver nu
at logge på som kursusadministrator,
men allerede før vi har logget ind, får vi
en fejlmeddelelse, og er nødt til at lukke
browseren og starte forfra.
Her har vi først været logget på som kur-
susadministrator. Vi vil efterfølgende
logge ind som kursist - dette er dog ikke
muligt, da systemet automatisk går ud
fra, at vi vil bruge anden login funktiona-
litet, end den vi har valgt. Vi er nødt til at
lukke browseren og starte forfra.
I praksis vil brugerne typisk ikke have
behov for at logge ind med forskellige
profiler. Overvej dog om det er et sikker-
hedsmæssigt problem, at brugerne nø-
jes med at lukke den aktive browser og
ikke ved, at de reelt set ikke er logget
ud.
.ID: 4 (MP). En VEU administrator og en
skoleadministrator beskriver ligeledes,
hvorledes man som bruger logges ud ef-
ter kort tid som inaktiv. Et irritationsmo-
ment, når man har behov for at søge in-
formationer til behandlingen af ansøg-
ninger. Andre VEU- / skoleadministrato-
rer lader dog ikke til at opfatte det som
et problem.
”Det undrer mig, at jeg ikke
skulle logge mig på. (Har tidli-
gere på dagen været logget
på).” D28, skoleadministrator
”Arbejder man ikke på den i ca. 2 minutter, så lukker den ned. Møg irriterende! Der kan man få en længere frist på. Nogle
gange skal man lige undersøge noget. Fx ift. deres arbejde ift. deres uddannelsesbaggrund.” D21, VEU administrator
”[Logger ud automatisk?] Det gør det jo. Men det skal jo være der, det sikkerhedsmæssige. Jeg synes, det giver mig lang tid,
før det logger ud.” D24, VEU administrator
”Jeg kunne godt tænke mig, at den var aktiv længere tid. Vi sidder fx og snakker i telefon og guider nogen, og lige pludselig
popper den op i efteruddannelse, og så virker den ikke. Så er du nødt til at logge ud og ind igen […] vi farer lidt frem og til-
bage. Hvis man ikke lige sidder her, kan man ikke se, at man bliver logget ud om 2 minutter. Det ville være dejligt, hvis man
ikke skulle gøre det (logge ind) hele tiden. Det er irriterende.” D28, skoleadministrator
Side 7
GENERELT
Overvej at forlænge sessions-timeout for VEU- og skoleadministratorer.
Såfremt brugeren forsøger at logge ind som en ny profil, bør systemet tillade dette.
TILBAGE-NAVIGATION VIA BROWSER
.ID: 5 (MP). Flere deltagere forsøger undervejs i brugen af efteruddannelse.dk at navigere tilbage til foregående sider via
’tilbage’ tasten i browseren. Ofte sendes deltagerne dog for langt tilbage i historikken og ikke tilbage til det foregående
skærmbillede som forventet.
Overvej hvorvidt systemet kan gøres
mere robust ift. brug af ’tilbage’ tasten.
Sørg for ensartet placering af ’tilbage’
links i systemet, så brugerne lettere læ-
rer deres placering at kende. Det fore-
slås at lægge ’tilbage’ links i øverste
venstre hjørne, så de visuelt står tæt ved
browserens ’tilbage’ piletast. Fx som ved
samlet navngivning.
INFORMATIONER SKAL GENFINDES MANUELT
.ID: 6 (BP). Deltagerne oplever fra tid til anden, at de lukker siderne ned ved en fejl. I praksis betyder det, at deltagerne
manuelt er nødt til at genfinde de sider og informationer, de tidligere benyttede.
Overvej at lade brugerne bekræfte, at de ønsker at forlade siden, hvis de har foretaget ændringer i
bestillings- eller ansøgningsflowet og dernæst forsøger at lukke siden ned, uden at have fuldført processen.
Overvej at give VEU administratorer og skoleadministratorer hurtig adgang til tidligere fremfundne data, fx
’Seneste…’ funktion
”Det ville være 10 gange lettere, at jeg kunne vælge den der oppe (back). Men ellers fint system. Det har Uni-c gjort godt.”
D24, VEU administrator
”Åhh nu gik jeg helt tilbage. Jeg håber ikke, jeg skal starte forfra. Det tror jeg, jeg skal. Hvor blev den der tilmelding af. Nu
starter jeg forfra. Det var ikke så godt. Hvis den bare havde gået én gang tilbage, så var det meget lettere.” D14, kursist
”(Kommer til at lukke hele siden ned i stedet for fanen). Den kommer ikke tilbage til det, jeg sad med. Det er underligt, at
man ikke kommer tilbage til det, man slap.” D26, skoleadministrator
Side 8
GENERELT
Indhold og design
SPROGBRUG
Sprogbruget modtages generelt godt. Teksterne er forståelige.
Nogle kursister og uerfarne administratorer beskriver dog, at de har svært ved at forstå forkortelser som AMU (samt de
andre typer kurser), GVU elev osv. Læs mere herom senere.
TEKSTMÆNGDE
Tekstmængden på de enkelte sider er overordnet fin.
DESIGN
Designet beskrives som neutralt, men passende.
.ID: 7 (BP). Nogle sider (fx indhold i fanen ’Vis tilstedeværelse’ under /admin) beskrives dog som visuelt rodede.
”Det står meget klart og tydeligt. Teksten er meget kort og præcis. Det skal ikke være lange sætninger.” D21, VEU admini-
strator
”Ok.” D24, VEU administrator
”Jeg har ikke tænkt nærmere over det. Det må være forståeligt.” D27, skoleadministrator
”Det er meget overskueligt. Der er rigtig mange oplysninger på siden.” D24, VEU administrator
”Der er ikke noget, jeg vil undvære. Der er ting, vi ikke bruger, men det er fint nok, at det står der.” D27, skoleadministrator
”Det er ikke for meget. Det er vist… det rækker. Jeg kunne overskue det.” D19, enkeltmandsvirksomhed
”Det jeg er inde på lige nu, det er fint. Men kursusdetaljer er rigtig kedeligt. Der er ikke nogen, der kan få mig til at læse alt
det her (åbne værksteder). Men jeg er jo nødt til at læse overskrifter på alle, for at finde ud af, hvad er relevant for mig.”
D14, kursist
”Det er sgu’ meget enkelt. Der skal ikke flere farver og blomster. Det er fint, at det er holdt i neutrale farver. Det er en god
side at kigge på.” D21, VEU administrator
”Det er et meget roligt design.” D19, enkeltmandsvirksomhed
”Selve brugerfladen i farver osv. Den er behagelig at arbejde med. Alle systemerne er i grå, blå jordfarver.” D6, mellemstor
virksomhed
”Det ved jeg sku ikke. Det går jeg ikke det vilde op i. Det rager mig langsom. Men det er en dejlig rolige side at se på.” D16,
tillidsmand
Side 9
GENERELT
Sørg generelt for en visuelt pæn opstilling af indholdet som understøtter, at brugerne hurtigt kan skanne
indholdet og finde den information, som er relevant for dem.
Koncept
APP
.ID: 8 (F). Meget få af de adspurgte deltagere udtrykker behov for eller ønske om en app-version af efteruddannelse.dk
eller -/admin. Især de professionelle brugere har behov for det fulde overblik, som en traditionel PC skærm giver.2
Det kan ikke på baggrund af deltagerens feedback anbefales at udvikle en app-version af
efteruddannelse.dk. Kursustilmeldinger, ansøgninger og behandling af ansøgninger er komplekse processer,
hvor fejl kan have store konsekvenser. Brugerne vil derfor typisk ikke lade sig nøje med mobile devices med
små skærme og/eller (erfaringsmæssigt) begrænset funktionalitet.
BETALING
.ID: 9 (F). Meget få af de adspurgte deltagere udtrykker interesse i at overdrage tilmeldingsprocessen eller
ansøgningsprocessen til en anden aktør mod betalinger. Deltagerne ønsker selv at håndtere processerne. 3
2 ”Nej. Nej. Det tror jeg ikke, at vi vil bruge. Det vil være småt, det du kommer til at sidde og kigge på. Og vi skal logge ind med digital
signatur.” D24, VEU administrator
”Nej. Jeg vil ikke bruge det ift. mit arbejde. Vi sidder ved computer. Jeg skal være ved min pc, da jeg skal have mit eget system med mig
også.” D23, VEU administrator
”Vi er ikke tilknyttet arbejdstelefoner eller tablets, så nej.” D27, skoleadministrator
”Joh, den skal bare have en vis størrelse. Det skal ikke være noget småt noget.” D26, skoleadministrator
”Jeg har ikke nogen smartphone. Jeg bruger det ikke.” D19, enkeltmandsvirksomhed
”Hvis det findes, så tror jeg, at det ville være meget lettere. Jeg bruger jo primært min telefon til alting. Det ville være det mest optimale
for mig. Det kunne være fedt, hvis der var en app.” D14, kursist
”Nej, jeg ville ikke gide sidde og fedte med det. Der vil jeg gerne have det op på en stor skærm.” D17, kursist
”Der er jeg fuldstændig lang bagefter. Jeg ejer ikke en iPad. Jeg har først for nyligt fået en iPhone, som jeg synes er noget lort.” D16,
tillidsmand
”Nej. Al vores refusionsanmodning osv. Det foregår via virk. Derfor er det mest naturligt for os, hvis vi skal søge penge nogen steder, at
gå via virk. Om det er nem refusion osv. Jeg arbejder ikke i apps til dagligt.” D6, mellemstor virksomhed
”Nej. Ikke så længe, vi er så store. En app, det er mere til små enkeltmandsvirksomheder.” D3, stor virksomhed
”Den er ikke særlig tiltalende. Fx når man scroller ned… det her medlem (Vis tilstedeværelse). Den her stjerne skubber hele
linjen. Når jeg skal printe så bliver det meget småt og rodet. Datoerne stod forskelligt. Småt og rodet at finde rundt i.” D23,
VEU administrator
”Jeg synes, det bliver for småt. Det ville blive for omstændeligt på en mobiltelefon. Scrolle frem og tilbage.” D21, VEU admi-
nistrator
”Nej. Jeg er ikke meget til telefoner. Jeg vil have en pc, hvor jeg kan se, hvad jeg laver.”
D25, skoleadministrator
Side 10
GENERELT
Der lader ikke umiddelbart til at være et stort marked for eksterne aktører.
.ID: 10 (MP). Dog forveksler én svag it-bruger (enkeltmandsvirksomhed) en ekstern leverandør af efteruddannelse for at
være efteruddannelse.dk, da han søger på ’efteruddannelse’ i Google. Deltageren guides herefter over på
efteruddannelse.dk.
Da efteruddannelse.dk allerede fremkommer som første regulære søgeresultat ved søgning på
’efteruddannelse’ (Google, Bing, Yahoo), vil langt hovedparten af de potentielle brugere nemt kunne finde sitet.
Såfremt STIL vurderer det som et problem, at potentielle brugere klikker på fx Google annoncer, kan STIL med
fordel iværksætte en Google AdWords kampagne og teste responsen sammenholdt med omkostningerne for
denne.
SAMMENLIGNING MED ANDRE OFFENTLIGE LØSNINGER
Deltagerne er splittede, når de sammenligner efteruddannelse.dk med andre offentlige løsninger. Mange deltagere
fremhæver løsningen positivt. VEU administratorer er generelt godt tilfredse. De beskriver løsningen som hurtig,
overskuelig og dækkende ift. deres behov.4
3 ”Hvis jeg var Danfoss måske. Men vi er kun 2 medarbejdere. Det er svært for mig at forestille mig, hvilken virksomhed, der ikke selv
kunne håndtere det. Det kan jeg ikke forestille mig.” D17, kursist
”Vi har nogen, som booker kurserne for os. Men jeg søger al VEU-godtgørelse.” D3, stor virksomhed
4 ”Det er nemt og overskueligt. Ikke for mange detaljer og valg. Nemt delt op. Jeg skal ikke rode rundt.” D23, VEU administrator
”Jeg er på virk.dk engang imellem. Der er efteruddannelse meget mere overskuelig. Det er nemt at finde det, du har brug for. På de
andre sider skal man lede efter tingene nogle gange. Det her (/admin) har forbedret vores arbejdsgange meget. I starten var man
skeptisk, men det har gjort det 20-30 gange nemmere. Jeg kan slet ikke forestille mig ikke at bruge det.” D27, skoleadministrator
”Det jeg godt kan lide ved efteruddannelse.dk er, at den ikke åbner 27 andre sider. Hvis man skal bruge SKAT, og skal indberette noget,
så lukker den de første 4-5 sider op. Det skal du ikke her. Det er ualmindeligt nemt at komme ind her.” D17, kursist
”Det er lige så sindssygt. Angivelse af moms er rimeligt. Der er kun 2 felter, jeg skal udfylde som regel.” D8, lille virksomhed
”Ift. NemRefusion, så er det her lidt mere kompliceret. NemRefusion tager adresse fra cpr nummeret. De stiller ikke krav om adresse/by,
som den her gjorde. Den her beder om oplysninger, jeg ikke kan søge i systemerne. De oplysninger, de beder om her, er mere
komplicerede. Det er klart. De beder om så mange oplysninger, og så mange forskellige faner. I NemRefusion, der går det slavisk
derudaf. 7 faner og så trykker du signer. Det her med, at man kan tilmelde i starten af året, men først signere senere, det gør den også
mere kompliceret. Mere man skal huske på. Det ligger i den tungere ende. Når man udfylder, der tænker man, beder de om
oplysningerne, fordi de skal bruge dem, eller til statistik. Det kan man undre sig over. Hvorfor skal de vide din adresse, når man ikke
beder om befordringsgodtgørelse. Og jeg har jo angivet dit cpr nummer.” D6, mellemstor virksomhed
”Jeg vil ikke skælde det her ud. Godt overblik. Enkelt. Ufatteligt at man kan samle så mange ting i én portal. Jeg synes virkeligt, at det er
en god løsning. Jeg kan ikke finde på noget at brokke mig over.” D3, stor virksomhed
”Vi ville helt sikkert ikke benytte andre aktører til administration af dette.. Vi har ikke mange kurser og ikke
mange penge.” D13, lille offentlig organisation
”Nej. Det er jo ikke raketvidenskab.” D14, kursist
Side 11
GENERELT
”Det her er meget pænere og mere overskueligt. Det er ok det her. Fx ift. indkomstregisteret. Og det går hurtigt. Den er lyn-
hurtig, når jeg trækker lister. Og det med, at jeg kan gøre listerne længere.”
D24, VEU administrator
”Jeg er på virk.dk engang imellem. Der er efteruddannelse meget mere overskuelig. Det er nemt at finde det, du har brug
for. På de andre sider skal man lede efter tingene nogle gange. Det her (/admin) har forbedret vores arbejdsgange meget. I
starten var man skeptisk, men det har gjort det 20-30 gange nemmere. Jeg kan slet ikke forestille mig ikke at bruge det.”
D27, skoleadministrator
”Det er nok på plan med NemRefusion – den er heller ikke specielt nem.. Der er også rigtig mange punkter man skal igen-
nem og have læst..” D13, lille offentlig organisation
Side 12
FLOWS: EFTERUDDANNELSE.DK
Flows: efteruddannelse.dk
Fremsøgning af kursus
FORSIDE
Forsiden opleves generelt simpel og overskuelig. Erfarne deltagere benytter typisk blot søgefeltet og login på forsiden.5
Enkelte deltagere har tidligere læst vejledninger og/eller set videoer og er glade for disse. Det er generelt tydeligt for
deltagerne, hvor de kan læse indhold som vil være relevant for deres baggrund (administrator, kursist etc.).
.ID: 11 (F). En kursusadministrator savner in-
formation om, hvordan hun skal forholde sig,
hvis en kursist selv tilmelder sig, og kursusad-
ministratoren dermed mangler essentielle ret-
tigheder ift. kursisten.
Tilføj evt. information til kursusadministratorer om muligheder og begrænsninger ved, at kursister selv
tilmelder sig vs. når kursusadministratoren tilmelder kursisten.
5 ”På forsiden bruger jeg ikke andet end søgefeltet eller login.. Enkelte gange har jeg været nede og søge på regler.. Jeg bruger generelt
ikke det i bunden (portal, e-guides..)” D1, stor virksomhed
”Den ser da meget venlig og overskuelig ud. Der står ikke alt for meget, og den er delt op i rubrikker” D18, enkeltmandsvirksomhed
”Den virker lidt kommunal – Jeg kan dog godt lide at den er forholdsvis simpel” D15, kursist
”Den er umiddelbart nem og overskuelig. Man kan se det, man skal bruge. Og de søgefunktioner er faktisk nemme at bruge. Der er ikke
så meget at vælge imellem. Problemet er, hvis der er 1000 ting. Her starter man med at søge” D17, kursist
”Jeg kan umiddelbart ikke lige se hvordan man kan få en oversigt over, hvad der er at tilbyde sådan en som mig, med mindre jeg skal
søge specifikt på noget” D5, mellemstor virksomhed
”Jeg kan se det er efteruddannelse fra undervisningsministeriet.. Og der er noget for virksomheder, kursister, uddannelsessteder og a-
kasser.. Det virker ganske overskueligt” D10, stor offentlig organisation
”Den er umiddelbart nem og overskuelig. Man kan se det, man skal bruge. Og de søgefunktioner er faktisk nemme at bru-
ge.” D17, kursist
”Jeg har set deres præsentati-
onsvideo igennem 2 gange.
Den er fin. Fortæller det, man
skal vide. Den giver de oplys-
ninger, den skal. Og gør det på
en præsentabel måde.” D6,
mellemstor virksomhed
Side 13
FLOWS: EFTERUDDANNELSE.DK
.ID: 12 (BP). Brugeroplevelsen relateret til guides og vejledninger lider i begrænset grad under døde links. Fx ift. linket
’Medarbejdersignatur’.
Sørg jævnligt for automatisk linktjek.
.ID: 13 (BP). Enkelte uerfarne kursister og kursusadministratorer tror fejlagtigt, at de finder indgange til
selvbetjeningsløsninger i undermenupunkterne i de 3 søjler med guides og vejledninger. Det vil fx sige, at de klikker på
den interaktive guide ’VEU-ansøgning’, når de ønsker at udfærdige en VEU ansøgning. Mindst én deltager forventer
eksplicit, at det øverste grafikelement (fx ’Interaktive e-guides’) i hver søjle er adgangen til guiden / vejledningen, mens
de underliggende punkter er adgange til selvbetjeningsløsningerne. Deltagerne finder dog typisk efter lidt tid ud af, at de
blot ser en guide.
Tydeliggør at alt indholdet under de 3 søjle-overskrifter er guides og vejledninger – dvs. ikke blot de grafisk
fremhævede søjle-overskrifter. Fx ved at nedtone overskrifterne visuelt, så de ikke ligner knapper.
KURSUSSØGNING
Typisk giver deltagerne udtryk for, at de har forholdsvist nemt ved at fremsøge de ønskede kurser. Søgemaskinens
søgeforslag benyttes i nogen udstrækning, og især muligheden for at benytte kviknumre modtages godt.
”’Vejledninger og support’ har vi garanteret også været inde at bruge. Og ’VEU-ansøgning’, har vi nok også klikket på. Der vil
jeg tro, at der kommer noget, hvor vi skal trykke… Det vil jeg gøre som noget af det første. Det er noget i den retning, jeg skal
ind på.” D20, enkeltmandsvirksomhed
”Jeg loggede vel ind. Så gik jeg ned i virksomhed (hjælp til virksomhed). (Leder… tøver). Nu kan jeg ikke engang finde kurset.
(Fortabt i guides). Så kommer guides, det har vi ikke tid til. (Leder efter mulighed for at søge om VEU godtgørelse – klikker
på link til interaktiv guide) Jeg skal bare have den ansøgning, hvor jeg skal skrive. (Forstår ikke, at det er en guide) Det her
er ligesom en brugsanvisning. Det er det sidste, man bruger.” D8, lille virksomhed
”Jeg vil gerne direkte til VEU godtgørelse. Det kan jeg ikke. Jeg er nødt til at logge ind. Her på forsiden er det en guide. Jeg
har set dem før. Dem kunne jeg ikke rigtig bruge til noget. Ikke til at komme ind med i hvert fald.” D17, kursist
Side 14
FLOWS: EFTERUDDANNELSE.DK
.ID: 14 (BP). Det forvirrer dog, at brugeren er nødt til at trykke på ’Enter’ knappen 2 gange eller klikke ’Søg’, før søgningen
påbegyndes.
Påbegynd søgningen direkte, når brugeren vælger søgeforslag.
.ID: 15 (MP). Deltagerne beskriver, hvordan de til tider har svært ved at finde de rette (eller alle relevante) kurser. Der
gives forskellige grunde hertil. Nogle deltagere kommenterer, at søgemaskinen tilsyneladende returnerer irrelevante
resultater – fx får en deltager ved søgning på ’moderne flødekager’ i Nordjylland udelukkende resultater relateret til
’moderne’ (dvs. ’eller’ søgning). Deltageren er ikke i stand til at se relevansen af resultaterne, da oversigten ikke viser
hvilke søgeord, som er fundet, eller den kontekst de fremfundne søgeord indgår i (som vist på eksemplet forneden).
Problematikken optræder også, såfremt et kursus ændrer navn, eller hvis der benyttes forskelligartet navngivning til
relaterede kurser, hvor kursustitlen alene ikke er sigende.6
6 ”Jeg ved ikke hvordan jeg finder nogle relevante kurser, med mindre jeg søger på noget specifikt [..] (bliver hjulpet til ’Søg på kategori)
[..] ”Ja, her var noget.. Jeg ved dog ikke, om jeg skal søge på AMU, VEUD, GVU og Deltid eller VVU og diplom?” D5, mellemstor
virksomhed
”Det fungerer fint. Altså, skolerne skal tænke over… det kan være lidt irriterende… flere skoler kan godt udbyde et kursus, der har det
samme navn. Hvis den ene skole sætter en bindestreg foran, så kan det være svært at søge frem. Nogle laver forkortelser… Det kan
være svært at få alle kurserne op, når man søger.” D3, stor virksomhed
”Den er ikke altid rigtig god (om søgefunktion). Den finder ikke det, jeg gerne vil have. Den finder ikke noget flødekage (sø-
ger efter testkurset moderne flødekager). Man skal trykke søg. Jeg trykkede ’Enter’.” D6, mellemstor virksomhed
”Det er mærkeligt, at der er alle mulige andre kurser herinde.” D19, enkeltmandsvirksomhed
Side 15
FLOWS: EFTERUDDANNELSE.DK
Overvej at vise 1-2 linjers uddrag af den fremsøgte tekst i resultatoversigten, så konteksten for søgeordet
(-ene) fremgår.
Opmærk hvert kursus med typisk brugte søgeord for kurset samt med evt. tidligere kursusnavne.
Overvej at give mulighed for at se lignende kurser, som det sker, når kurser føjes til kurv.
Overvej (såfremt det ikke allerede er tilfældet, fx ifm. kategoriseringen af indhold til Kursusoversigten) at
lade skoleadministratorerne tage udgangspunkt i prædefinerede navne og kategorier i forbindelse med
kursusoprettelsen og redaktionelt at ensrette kursusnavngivningen
.ID: 16 (BP). En tillidsrepræsentant beretter, at søgemaskinen periodisk reagerer langsomt.
Undersøg hvorvidt søgemaskinen fungerer som intenderet på alle tidspunkter, fx i spidsbelastningsperioder.
”Der er et eller andet med, hvis man skal ind på et specifikt kursus, så kan der være flere afarter. Så kan det være en kamp at finde det
rigtige.” D8, lille virksomhed
”Det er irriterende, at de blander efteruddannelse og alm. uddannelse. Hvis en kunde ringer og siger, jeg vil gerne have kur-
sus i efteruddannelse, så kommer 7 sider frem med alle uddannelser. Man skulle kunne grænse det lidt af, så det var efter-
uddannelse.” D25, skoleadministrator
”Nogen gange er søgefunktionen svær at bruge hvis man ikke ved præcis hvad kurset hedder” D1, Stor virksomhed
”Jeg var inde og søge på et kursus i dag til en kollega, der ønsker at få uddannelse som lager eller logistik assistent. Man
har ændret navn fra det kurset hed til noget nyt fancy. Det var IT-brugerbaseret, hvor man har ændret navn til noget andet.
Så sidder jeg der og tænker, det ville være rart, hvis jeg vidste det. Det har jeg oplevet et par gange.” D16, tillidsmand
”Ind imellem er den for langsom, hvor den bare står og søger og søger. Om den er for langsom, eller der er for mange på,
det ved jeg ikke.” D16, kursist (tillidsrepræsentant)
Side 16
FLOWS: EFTERUDDANNELSE.DK
”Jeg ved ikke, hvad garantikursus er. Det er ikke noget, jeg plejer at blive
spurgt om. (Ser mouse over) Ja ok.” D4, mellemstor virksomhed
KURSUSOVERSIGT
Kursusoversigten modtages positivt.
Enkelte deltagere efterspørger kursusda-
toer på dette niveau, men erkender sam-
tidig, at det er en udfordring, da der kan
være flere hold på kurset, og dermed
flere mulige datoer. I stedet benytter
deltagerne startdato og slutdato som
filtrering til at finde frem til et relevant
kursus.
Filtrering modtages ligeledes fint. Typisk
er deltagerne interesserede i at ind-
snævre deres søgning ud fra startdato,
slutdato samt kommune.
.ID: 17 (MP). Det er som tidligere nævnt
ikke tydeligt for alle deltagere, hvad for-
kortelserne AMU, VEUD, GVU, Deltid
samt diplom dækker over. Det er ligele-
des ikke klart for alle deltagere, hvad der
menes med pristillæg og garantikurser.
Nogle deltagere overser muligheden for
at få hjælp via mouse-over.
Giv via ’?’ ikon brugeren mulighed for at læse mere information om, hvad de forskellige uddannelsestyper
dækker over. Præsenter ligeledes informationen om garantikurser og pristillæg med ’?’ ikon, så informationen
tilgås på samme måde undervejs i løsningen.
.ID: 18 (BP). Vælges en startdato på kur-
set i fx december, kan det undre, at bru-
geren stadig er nødt til at navigere fra
dags dato til december i slutdato. Typisk
tilpasses datovisningen automatisk på
baggrund af brugerens valg - vælges
startdato i december, da vil kalenderen
automatisk sørge for, at en slutdato før
december ikke kan vælges.
Tilpas kalenderes slutdato efter valgte startdato, så brugeren kun tilbydes valide datovalg.
Side 17
FLOWS: EFTERUDDANNELSE.DK
KURSUSBESKRIVELSE
Kursusbeskrivelserne modtages overordnet positivt. Typisk er deltagerne interesseret i dato og tidspunkt, sted, pris, antal
ledige pladser samt en kursusbeskrivelse. Deltagerne mener således, at de her har de oplysninger, de har brug for.7
Deltagere med mindre erfaring i tilmel-
ding til kurser, studser generelt mere
over beskrivelser eller oplysninger her,
end erfarne brugere gør.
.ID: 19 (BP). Før tilmeldingsknappen
fremgår teksten ’Hvis du vil tilmelde dig
et enkelt fag, så henvend dig til uddan-
nelsesstedet’. Teksten er formegentlig
ikke relevant ift. enkeltkurser, men kun
for åbne værksteder.
.ID: 20 (MP). Én selvstændig erhvervs-
drivende kommer ved en fejl til at vælge
et hold, hvor der ikke er flere ledige
pladser. Deltageren forstår i nogen tid
ikke, hvorfor der intet sker, når han klik-
ker på ’Tilmeld nu’ knappen. Derefter
opdager deltageren den forklarende
mouse over-tekst og fortsætter.
Overvej at fjerne fuldt bookede hold fra drop down-menuen, så brugerne udelukkende præsenteres for valide
valgmuligheder.
Alternativt eksplicitér forklaringen på den inaktive tilmeldingsknap via overlay, hvis brugeren klikker på
knappen. Angiv desuden hvad brugeren skal gøre for at komme videre.
7 ”Hvorhenne det er, hvor det er, og om der er ledige pladser. Der står det hele.” D8, lille virksomhed
”Jeg vil gerne vide, hvad man får ud af kurset, og hvad det koster. Så, jeg synes faktisk, det er meget godt det her. Der er
også et kort, så man kan se, hvor det er. Det er fint” D10, stor offentlig organisation
”Jeg synes egentlig… hvad jeg lige kan huske, så har det været ualmindeligt godt. Der står de ting, man har brug for. Jeg kan
ikke huske, at der er noget, jeg har været i tvivl om.” D17, kursist
Side 18
FLOWS: EFTERUDDANNELSE.DK
Åbent værksted
Deltagerne finder siden teksttung, men
forstår samtidig princippet i, at teksten
er opdelt i forskellige fag.
.ID: 21 (BP). Såfremt man er interesseret
i at læse mere om et fag, er man nødt til
manuelt at scrolle til beskrivelsen af fa-
get.
Lav tekstankre fra fagtitel til fagbe-
skrivelse. Dvs. at siden ved klik på fagti-
tel scroller ned til fagbeskrivelsen.
.ID: 22 (BP). Det kan i oversigten være
en smule problematisk at se hvilket fag,
der hører til hvilken dag, da fagnavne og
ikoner ikke præcist flugter, og da listens
indhold visuelt flyder en smule sammen.
Den visuelle præsentation af sidestil-
lede kolonner med sammenhørende in-
formationer bør generelt optimeres, så
det altid tydeligt fremgår, hvilke informa-
tioner der hører sammen. Tilføj fx bag-
grundsfarve på hvert andet fag, således
at der nemmere kan skelnes mellem fa-
gene (se eksempel).
.ID: 23 (BP). Teksten ’Læs mere om kurset på UddannelsesGuiden’ i forbindelse med de enkelte fag kan skabe tvivl om,
hvorvidt der linkes til kursus- eller faginformation samt i værste fald skabe tvivl om forståelsen af termen fag vs. termen
kursus.
Ensret brugen af begreberne ’fag’ og ’kursus’
.ID: 24 (BP). For nogle er det ikke tydeligt, hvordan de tilmelder sig til et af fagene på listen. Det er ikke klart, at man først
skal vælge fag i selve tilmeldings flowet. Således prøver en deltager gentagne gange at tilmelde sig via det enkelte fag
her på siden, ved at klikke på ’!’ ikonet.
Tydeliggør gennem beskrivelsen og præsentation hvor i flowet man vælger fag.
”Der er lige lovligt meget. Der
står en hel del. Under den som
hedder fag, er den en hel mas-
se informationer. Der er lige
lovligt meget. Jeg ville aldrig
sidde og læse alt det her igen-
nem.” D14, kursist
Side 19
FLOWS: EFTERUDDANNELSE.DK
Tilmelding til kursus (kursist) Generelt har kursisterne nemt ved at gennemføre tilmeldingen til kurser. Hovedparten af kursisterne formår at tilmelde
sig et kursus uden ekstern hjælp.
(Bemærk – Der tages i nedenstående afsnit udgangspunkt i skærmbilleder fra kursisters tilmelding til ordinære kurser.
Der suppleres efter behov med skærmbilleder fra tilmelding til åbne værksteder og for selvstændige.)
ID og log ind
.ID: 25 (BP). Slutprisen for deltagere
med videregående uddannelse ses ikke
af alle kursister. Teksten fremstår en
smule diskret, og det er ej tydeligt for al-
le kursister, at der ligger et link til den
fulde pris. Slutprisen kan derved komme
som en negativ overraskelse senere i
tilmeldingsforløbet.
Placer linket til den fulde pris direkte
under den samlede normpris (se ek-
sempel).
”Nåh, nu er der kommet en ny
pris på det hele. 673 kr. (Læser
tekst). Det er ikke sikkert, at
jeg har ret til at få et tilskud. Så
det koster 182 kr. Jeg har valgt
en anden form for udd. Så skal
de først afgøre, om det tæller
som en faglært udd. Eller ej.”
D14, kursist
”(Trin 4) Så står der hernede
(læser beskrivelse om videre-
gående uddannelse). Det kun-
ne godt være lidt tydeligere, det
betyder alligevel en merpris på
900 kr. - altså jeg kan godt se
at forklaringen står der, og
endda med rødt, men det er
meget småt” D15, kursist
Side 20
FLOWS: EFTERUDDANNELSE.DK
”Den ligner umiddelbart de andre, jeg har prøvet af de her tilmeldings
sites. Jeg ved ikke, om det er den samme, men der var i hvert fald de
her 5 valgmuligheder. Og så er det jo bare her, jeg skal vælge medar-
bejder og så logge ind […] Nå, det virkede ikke (virksomheden beta-
ler). Så vælger jeg bare mig selv, og så går jeg ud fra, at jeg senere i
processen kan vælge en alternativ faktureringsadresse til min virk-
somhed.” D15, kursist
.ID: 26 (BP). For en enkelt kursist er det
ikke klart, hvem der betaler forløbet. Del-
tageren antager, at hans arbejdsgiver
betaler, men efter login og angivelse af
virksomhedens CVR nummer, får han en
fejlmeddelelse om, at virksomheden ikke
har givet tilladelse til, at han på deres
regning kan tilmelde sig kurset. Deltage-
ren går efterfølgende tilbage og retter
tilmeldelsen til egen betaling, og forven-
ter så, at han senere i forløbet kan angi-
ve virksomheden som faktura adresse.
Overvej at afhjælpe tvivl om betaling
ved at tilføje uddybende tekst i en boks
under radio-valget. (Som det ses under
’Jeg deltager i uddannelsen som medar-
bejder’ radio-valget.
Åbent værksted
.ID: 27 (BP). Kursisterne har typisk ikke
tidligere prøvet at tilmelde sig et åbent
værksted, og det er ikke tydeligt for alle,
hvornår i processen de skal vælge fag.
Således giver en kursist her udtryk for
bekymring om, hvorvidt hun har overset
fagvalget på kursusbeskrivelsessiden –
deltageren klikker tilbage og undersøger,
om hun skulle have valgt fag tidligere i
processen.
Vent med at angive start- og slutdato
for kursets periode til trin 2 i tilmeldings-
flowet (hvor datovalg også figurerer, men
her sammen med valg af fag, hvilket gi-
ver mere mening for brugeren). Gør det
samtidig tydeligt for brugeren, at fagval-
get sker senere i flowet.
Side 21
FLOWS: EFTERUDDANNELSE.DK
”(Leder efter CVR nummer) Nåh,
det kan jeg se på min lønseddel,
at det står her ikke. Jeg vil kon-
takte min arbejdsgiver. Jeg kan
jo ikke komme videre uden at
taste mit CVR nummer ind.”
D14, kursist
”Så skriver jeg firmaets CVR
nummer. Og der kunne jeg godt
tænke en forløber. Jeg kan aldrig
huske vores CVR nummer. Det
ville have været dejligt, hvis der
var en boks… (Med forslag –
knyttet til navne).” D16, tillids-
mand
TRIN 1: ARBEJDSPLADSEN
.ID: 28 (BP). Kursisterne (og én selv-
stændig) kan generelt ikke huske deres
virksomheds CVR nummer. I den forbin-
delse undrer de sig over, at systemet ik-
ke husker tidligere anvendte CVR numre.
Typisk vil det være det samme CVR
nummer og de samme faktureringsin-
formationer, som kursisterne benytter
fra tilmelding til tilmelding.
Angiv link til CVR.dk
Lad systemet huske de senest an-
vendte CVR numre og foreslå disse som
valgmuligheder (fx via drop down-menu).
Alternativt giv via ’Husk mine valg’ tjek-
boks brugeren mulighed for at gemme
sidens oplysninger som default valg.
TRIN 2: VALGTE KURSER
Siden virker enkel og overskuelig for
kursisterne. De overser dog også her i
nogen grad link til og beskrivelse af fuld
pris for kursister med videregående ud-
dannelse.
Side 22
FLOWS: EFTERUDDANNELSE.DK
Åbent værksted (her ses samme trin,
hvor kursusformen åbent værksted i
stedet er valgt)
Det kan undre, at det er muligt at angive
dato for kursusforløb igen på dette trin.
Det giver dog mere mening for kursister-
ne, at angive dato for kursus sammen
med fag, og de forstår, at de efter valg af
dato skal vælge fag.
.ID: 29 (BP). Det modtages positivt, at
man ved at klikke på ’i’ ikonet kan se,
hvilke datoer man kan melde sig på for-
skellige fag. Selve listen med datoer og
fag opleves dog - som beskrevet på kur-
susbeskrivelsen for åbent værksted -
noget uoverskuelig. Det er grundet den
visuelle opstilling svært for deltagerne at
se, hvilke datoer der relaterer sig til hvil-
ke fag.
Den visuelle præsentation af sidestil-
lede kolonner med sammenhørende in-
formationer bør som tidligere nævnt ge-
nerelt optimeres, så det tydeligt fremgår,
hvilke informationer der hører sammen.
.ID: 30 (BP). Kursisterne undrer sig ligeledes over, at alle fag på det anvendte testkursus har samme start/slut dato -
konceptforståelsen for åbent værksted er ikke klar. Præsentationen af separate datoer ud for de enkelte fag indikerer, at
datoerne kan variere fra fag til fag, hvilket gør det sværere for brugerne, at skanne og overskue indholdet.
Såfremt alle start- og slutdatoer er ens, vil det være mere meningsfuldt at angive disse datoer som en
generel information øverst i listen i stedet for at skrive datoerne specifikt ud for de enkelte fag.
Valg af fag opleves af kursisterne som
overskuelig. De har et godt overblik, og
har typisk nemt ved, at gå ind og vælge
specifikke datoer for kursusforløbet via
kalenderen til højre. Det er positivt, at
kalenderen fremhæves ved valg af fag,
da den er med til at drage kursistens fo-
kus hen på dennes næste valg. Kursi-
sterne har nemt ved at vælge dato.
Side 23
FLOWS: EFTERUDDANNELSE.DK
.ID: 31 (MP). Det kan undre, at tilmeldin-
gen kan fortsættes uden valg af fag, da
det ikke fremgår, hvad konsekvensen af
manglende fagvalg er.
Såfremt brugeren fortsat kan gen-
nemføre tilmeldingen uden at vælge fag,
bør brugeren adviseres om det videre
forløb samt gives kontaktinformation til
kursusstedets repræsentant med hen-
blik på at iværksætte valget af fag.
Side 24
FLOWS: EFTERUDDANNELSE.DK
TRIN 3: PERSONLIGE OPLYSNINGER
.ID: 32 (MP). Det er umiddelbart uklart
for kursisterne, hvad e-mail og mobil-
nummer bruges til, og hvilke informatio-
ner de kan forvente at modtage. Kursi-
sterne ser således ikke umiddelbart en
personlig fordel i at give deres kontaktin-
formationer, og flere vælger derfor som
udgangspunkt ikke at angive e-mail og
mobilnummer.
Problematikken forstærkes af, at det ik-
ke tydeligt fremgår, om kontaktinforma-
tionerne skal udfyldes af alle, eller blot
af kursister bosat i udlandet.
Revider teksten koblet til e-mail og mobilnummer, så formålet med informationerne fremgår.
Tydeliggør hvorvidt kontaktinformationerne skal udfyldes af alle, eller blot af kursister bosat i udlandet.
Tilføj ligeledes mulighed for at læse mere om hvilke oplysninger og adviseringer, der kan forventes ved SMS
tilmelding.
Det er dog udmærket, at man senere i forløbet bliver advaret om, at man skal huske at angive en e-mail / et mobilnr.,
såfremt man afkrydser, at oplysninger skal sendes pr. mail / SMS.
.ID: 33 (BP). Det kan undre, at systemet har behov for brugerens angivelse af, hvorvidt brugeren har fast bopæl i
Danmark. Denne information er at finde i cpr-registeret, og brugerens cpr-nummer er kendt ifm. login med NemID.
Fjern unødvendige spørgsmål, herunder spørgsmål hvor svaret i forvejen er kendt (fx bopæl)
”Jeg synes umiddelbart ikke…
e-mail og mobiltelefonnummer
har de ikke noget at bruge til
(indtaster ikke). Jeg vil gerne
have det tilsendt per e-mail. Så
derfor indtaster jeg min e-mail
alligevel.” D17, kursist
Side 25
FLOWS: EFTERUDDANNELSE.DK
Kursister og selvstændige har generelt
nemt ved at angive deres uddannelses-
mæssige baggrund.
ID: 34 (KP). Enkelte er dog usikre på,
eller ikke klar over, hvordan de klassifi-
cerer deres uddannelse, fx landmand
eller hundefrisør.
Enkelte kursister vælger bevidst et lave-
re uddannelsesniveau, for at opnå et bil-
ligere kursus.
Placer et link til uddannelsesguiden.dk, hvor man har mulighed for at læse mere om de forskellige
ungdomsuddannelser, videregående uddannelser samt voksen og efteruddannelser. (Se også ID: 56)
”Jeg ved ikke, om jeg har en
videregående udd. Jeg er
landmand. Det er vel en mel-
lemlang uddannelse. Som en
håndværker. Jeg skal nok beta-
le fuld pris.” D19, enkelt-
mandsvirksomhed
”Jeg leder efter en, hvor der
står gymnasial udd. Den er der
ikke. Så er det vel ufaglært?
Næh jeg kan vælge den her
’Anden udd.’. Jeg skriver han-
delsskole.” D14, kursist
”Jeg har kollegaer, som har en
videregående udd. Så er det en
anden pris pludselig. Så starter
hele processen… Uha uha. Så
vil de ikke betale. Så stiger pri-
serne 10 gange. Vi har hos os
nogle ingeniører fra udlandet,
som går i ufaglærte stillinger.
Hvis de snakker om det og åb-
ner munden, så bliver det en
anden pris.” D16, tillidsmand
Side 26
FLOWS: EFTERUDDANNELSE.DK
Selvstændig
.ID: 35 (MP). Såfremt en selvstændig
undervejs i processen beslutter sig for at
modtage oplysninger per e-mail, og først
derefter vælger at indtaste sin e-mail
adresse, opstår det problem at indtast-
ningsfeltet blev låst, da den selvstændi-
ge valgte ’pr. e-mail’. Brugeren får med
andre ord at vide, at e-mail adresse skal
indtastes, men har ikke mulighed for at
gøre dette.
Undlad at låse ’e-mail’ indtastningsfeltet ved valg af ’pr. email’
Side 27
FLOWS: EFTERUDDANNELSE.DK
TRIN 4: INDKVARTERING
.ID: 36 (MP). Kursisterne benytter gene-
relt ikke indkvartering. Typisk søger de
kurser i nærområdet. Det er på siden her
ikke tydeligt for kursisterne, om uddan-
nelsesstedet er under eller over 60 km
fra bopæl. Det forudsætter, at de husker
adressen fra trin 2, hvilket oftest ikke er
tilfældet, eller at de klikker på ja, hvoref-
ter uddannelsesstedet vises.
.ID: 37 (BP). Det undrer nogle kursister,
at de præsenteres for valg om indkvarte-
ring, når uddannelsesstedet ikke tilbyder
indkvartering.
Uddannelsesstedets adresse bør fremgå ifm. spørgsmålet om afstand til bopæl.
Alternativt kan spørgsmålet omdefineres til udelukkende at omhandle særligt vanskelige transportforhold
(forudsat at kursistens bopælsadresse automatisk kan trækkes via CPR-registeret).
Spørgsmål relateret til kost og logi bør kun fremkomme såfremt relevante. I stedet bør kursisten blot oplyses
om, at uddannelsesstedet ikke tilbyder indkvartering.
”Der står jo ønsker du tilbud
om indkvartering? Og så står
der hernede, uddannelsesste-
det tilbyder ikke indkvartering..
Det burde man vel kunne kode
sig ud af, at man ikke fik det
valg” D15, kursist
Side 28
FLOWS: EFTERUDDANNELSE.DK
TRIN 5: TILMELDINGSRESUMÉ
Overordnet er kursisterne positivt stemte
overfor tilmeldingsresuméet. Kursisterne
er typisk interesserede i at få tilsendt en
tilmeldingskvittering til deres e-mail. Fle-
re nævner i denne forbindelse, at de ik-
ke mener, de før har set muligheden for,
at modtage en e-mail kvittering.
Omvendt er kursisterne ikke interesse-
rede i, at læse skolens betingelser for
tilmelding - således vil de blot acceptere,
og klikke videre (Læs mere herom ifm.
tilmelding for kursusadministratorer).
”Det synes jeg aldrig, jeg har
set. Det er da super. Det er
noget nyt. Det er super.” D16,
tillidsmand
Side 29
FLOWS: EFTERUDDANNELSE.DK
TRIN 6: KVITTERING
Generelt opfattes kvitteringen som fin.
Kursister som er interesseret i, at søge
VEU godtgørelse og befordringstilskud,
har nemt ved at starte processen herfra.
Knappen fremstår tydelig.
.ID: 38 (F). En kursist forventer, at den
mail han modtager med kvittering for
tilmelding vil indeholde link til at fortsæt-
te processen med ansøgning om VEU og
befordringsgodtgørelse.
Tydeliggør at VEU og befordringsgodtgørelse kan søges fra virksomhedssiden og (hvis tilfældet) via tilsendt
kvitteringsmail – angiv desuden ansøgningsfristen.
.ID: 39 (MP). Har man tidligere tilmeldt
sig kurset, vil man først på kvitteringssi-
den få oplyst, at det ikke er muligt at til-
melde sig, da der allerede findes en
holdplacering for denne person - dette til
trods for, at CPR oplysninger angives al-
lerede på trin 1.
Såfremt en holdplacering allerede
findes, bør kursisten oplyses herom alle-
rede ifm. login med NemID eller indtast-
ning af CPR nummer (såfremt kursisten
ikke logger på med NemID)
”Hvis jeg forlader siden nu, så
går jeg ud fra, at jeg kan fort-
sætte min ansøgning om VEU
og befordringsgodtgørelse på
hvilket som helst tidspunkt via
den mail, jeg nu har fået til-
sendt. Men jeg ved det faktisk
ikke.” D15, kursist
Side 30
FLOWS: EFTERUDDANNELSE.DK
”(Bliver gjort opmærksom på fejlvalg) Nå ja.. Jeg var lige lidt for hurtig.. Der
står jo medarbejder.. Så ville jeg vælge virksomhed” D10, stor offentlig
organisation
”Jeg sidder som administrator som en medarbejder. Jeg vil logge ind som
medarbejder.” D4, mellemstor virksomhed
Tilmelding til kursus (Kursusadministrator) Generelt har kursusadministratorerne ganske nemt ved at gennemføre tilmeldingsprocessen. Dette gælder både for
erfarne og uerfarne brugere af erfteruddannelse.dk.
ID OG LOG IND
Kursusadministratorer er generelt ikke i
tvivl om, hvordan de skal logge på ifm.
tilmelding af kursister.
ID: 40 (KP). Enkelte uøvede kursusad-
ministratorer (fra en mindre og en mel-
lemstor virksomhed) vælger dog medar-
bejder-login frem for login som kursus-
administrator, da de skal tilmelde en
(anden) medarbejder til et kursus. Kur-
susadministratorerne opdager ikke
umiddelbart selv fejlen.
Det kan med fordel ekspliciteres, at
kursusadministratorer tilmelder andre
medarbejdere. Fx via teksten ’Jeg tilmel-
der en kollega på vegne af virksomhe-
den (kursusadministration)’.
Placer valget til kursusadministratorer
øverst.
”Systemet er meget fra a – å. Det er nogen (informationer), vi skal ligge inde med. Den beder ikke om noget, man ikke alle-
rede burde vide.” D6, mellemstor virksomhed
Side 31
FLOWS: EFTERUDDANNELSE.DK
ID: 41 (KP). Flere kursusadministratorer
får en fejlbesked efter at have forsøgt at
logge ind med egne oplysninger via lin-
ket ’Log ind med medarbejdersignatur’.
Det er ikke tydeligt for kursusadministra-
torerne, hvad fejlen består i – fx om de
har anvendt det forkerte login, eller om
de mangler rettigheder?
Fejlboksen siger, at kursusadministrato-
ren skal anvende en medarbejdersigna-
tur, mens fejlteksten på efterfølgende
side siger, at kursusadministratoren
mangler rettigheder. Denne boks
ses/nærlæses typisk ikke af kursusad-
ministratorerne, og derfor er de ikke klar
over, hvad de nu skal stille op.
Ensret formulering i fejlboks og fejltekstfelt således, at kursusadministratoren er klar over, hvad den reelle
fejl er.
Giv ifm fejlbeskeden kursusadministratoren direkte kontaktinformation til support, som kan hjælpe denne
videre ifm. tilegnelsen af den korrekte medarbejdersignatur / rettighed.
”Det skete også sidst. Derfor tænker jeg, at jeg ikke er den rette til at deltage i denne test, jeg gør åbenbart et eller andet
forkert. Det gjorde sidst, at jeg tænkte ’nu gør jeg ikke noget rigtigt, så jeg bliver ikke meldt til’ [...] Jeg bliver skide irriteret,
fordi jeg ikke ved, hvem jeg skal tage kontakt til. Jeg ville enten ringe til uddannelsesstedet, eller lukke ned og prøve forfra.”
D5, mellemstor virksomhed
Side 32
FLOWS: EFTERUDDANNELSE.DK
”Normalt får jeg at vide af skolerne - ’lad være med at vælge noget
(fag), lad kursisten snakke med underviseren’. Så det er meget sjæl-
dent, at jeg gør det.” D16, tillidsmand
TRIN 1: VALGTE KURSER
Kursusadministratorer har nemt ved at
angive antal kursister. Uerfarne kursus-
administratorer overser dog (som det var
tilfældet for kursister) i flere tilfælde den
fulde pris for kursister med videregåen-
de uddannelse.
Åbent værksted
Det er positivt, at brugeren oplyses om,
at valg af fag sker senere i tilmeldingen,
og kursusadministratorerne bemærker
oplysningen.
.ID: 42 (BP). Det fremgår dog ikke, hvor-
når i tilmeldingen fagvalget finder sted.
Præciser at valget af fag sker ifm.
navngivning af kursister - således forsik-
res brugeren i, at valget af fag ikke er en
del af den indledende 3-trins tilmelding.
.ID: 43 (F). En tillidsmand beretter, at
han på uddannelsesstedets opfordring
typisk ikke tilmelder kursisten til noget
fag, men i stedet blot tilmelder kursisten
til det åbne værksted. Det fremgår dog
ikke, hvordan processen er, såfremt kur-
susadministratoren ikke vælger et fag.
Overvej at tilføje et ’?’ ikon med ud-
dybende information om mulighederne
for at vælge fag undervejs i processen.
Prisen kan på nuværende tidspunkt ikke beregnes, da fag ikke er valgt. I praksis betyder det, at kursisterne bliver tilmeldt
åbent værksted, uden at administratoren kender prisen. Kursusadministratorerne lader dog ikke til at opfatte dette som
et problem.
Side 33
FLOWS: EFTERUDDANNELSE.DK
”Tilmeldingskvittering? Det synes jeg aldrig, jeg har set. Det er da super.
Det er noget nyt. Det er super. Problemet kan være, at nogle få kollegaer
ikke har mail. Der bruger de vores andres. Der kunne det være pr. sms
også. Så kunne man sætte flueben.” D16, tillidsmand
TRIN 2: TILMELDINGSRESUMÉ
Siden fungerer udmærket. Flere kursus-
administratorer giver dog (som kursi-
sterne) udtryk for, at de ikke gider læse
skolernes betingelser for tilmelding.
Enkelte kursusadministratorer giver ud-
tryk for, at de ikke før har bemærket mu-
ligheden for, at tilmelde sig en e-mail
kvittering. Muligheden modtages gene-
relt positivt. Én finder den overflødig.8
8 ”Jeg så den godt (Tilmeldingskvittering), men der havde jeg trykket på den anden. (Bekræft tilmeldingen).” D8, lille virksomhed
”Det med tilmeldingskvitteringen er nyt. Det vil jeg ikke sige, at jeg har behov for. Jeg får sku mail nok.” D3, stor virksomhed
”Hov, den havde jeg ikke set.
Det var noget af det jeg snak-
kede om indledningsvis, at jeg
savnede sidst jeg tilmeldte mig.
[…] Jeg accepterer, og klikker
videre - uden at læse betingel-
serne. (Griner).” D5, mellem-
stor virksomhed
Side 34
FLOWS: EFTERUDDANNELSE.DK
Åbent værksted
.ID: 44 (MP). Kursusadministratorerne
gider ikke læse tilmeldingsbetingelser.
Enkelte giver udtryk for, at det jo bare er
noget, man skal acceptere. Teksten indi-
kerer ikke, at det i høj grad er økonomi-
ske forhold relateret til fx framelding og
udeblivelse, som står beskrevet i betin-
gelserne.
Tydeliggør, at brugeren accepterer
tilmeldings- og betalingsbetingelser ifm.
framelding og udeblivelse fra kursus
Side 35
FLOWS: EFTERUDDANNELSE.DK
TRIN 3: KVITTERING
Kursusadministratorerne er tilfredse
med kvitteringen. De ser med det sam-
me knappen til navngivning af kursister,
og vil i den forbindelse straks gå ind og
navngive kursisterne.
Åbent værksted
.ID: 45 (BP). Det kan på kvitteringen for
åbne værksteder undre, at valg af start
og slutdato kan redigeres. Kursusadmi-
nistratoren har endnu ikke haft lejlighed
til at vælge/ændre fag, og har derfor ik-
ke noget incitament til at ændre de alle-
rede valgte datoer.
Fjern muligheden for at redigere start-
og slutdato på kvitteringssiden.
”Jeg har, det jeg skal bruge.”
D3, stor virksomhed
”Så ser jeg linket til at navngive
kursister. Der vil jeg så klikke,
så jeg kan navngive dem nu, og
ikke skal ind og finde holdet
igen senere.” D5, mellemstor
virksomhed
Side 36
FLOWS: EFTERUDDANNELSE.DK
”Der kan jeg se alle de 3 breve, jeg har fået. Der er en historik over, den
dag fik jeg en sms, og så et brev og et mere. Og kursusdetaljer. Der er
først nu i dag, at jeg har siddet og læst, hvad kurset går ud på.” D14, kur-
sist
”Min side. Den er fin. Der står hvilke kurser, jeg har afholdt. Og der kom-
mer kommende kurser.” D16, tillidsmand
Min side / Virksomhedens side
KOMMENDE KURSER
Kursister: Kursisterne sætter pris på
oversigten over kommende og afholdte
kurser, om end flere ikke har set siden
før.
Modsat kursusadministratorerne, har
kursisterne ifm. kvitteringen i tilmel-
dingsprocessen slutteligt klikket på ’An-
søg VEU godtgørelse og befordringstil-
skud’. Derved er kursisternes formål på
siden her primært at danne sig et over-
blik over kommende kurser samt søge
VEU godtgørelse og befordringstilskud.
.ID: 46 (BP). Kursisterne forstår at gå til
ansøgning om VEU godtgørelse fra siden
her, om end linket ’Ingen aktive’ i sit
ordvalg er meget neutralt. Kursisterne
kigger (som kursusadministratorerne) ef-
ter handlingsorienterede links og knap-
per, der kan guide dem videre i flowet.
Omskriv overskriften ’Ansøgning’ til ’VEU og befordring’.
Ekspliciter de forskellige statusser herunder, fx omskrivning af ’Ej relevant’ til ’Mangler oplysninger’ såfremt
dette er tilfældet, og ’Ansøg’ fremfor ’Ingen aktive’.
”Nu kom jeg ind som mig selv.
Jeg skal se, hvilket kursus jeg
har været med på. Og jeg kan
se, at jeg har været med på 8
før. Jeg har fundet 1 kursus, jeg
er tilmeldt. Jeg kan se her, der
står ansøgning. Den er meget
svær, hvis man ikke har været
inde før. Men jeg ved, at jeg
skal trykke på det her link. Men
det ved man ikke, hvis det er
første gang, man kommer ind.”
D17, kursist
Side 37
FLOWS: EFTERUDDANNELSE.DK
”Der står noget med at jeg skal navngive dem? Men jeg synes ikke der
sker noget når jeg klikker på knappen?” D10, stor offentlig
organisation
ID: 47 (KP). Såfremt kursisten ikke alle-
rede har valgt fag til et åbent værksted
ifm tilmeldingsprocessen, er det yderst
problematisk at gøre dette fra ’Kom-
mende kurser’. Kursisten oplyses i hjæl-
peboksen om, at man skal klikke på lin-
ket ’Redigér’, men oplyses ikke om, hvor
linket ’Redigér’ befinder sig. Der gives
ingen åbenlys mulighed for at vælge fag
til åbent værksted fra siden.
Ekspliciter for brugeren, hvor og hvor-
dan fag vælges til åbne værksteder.
Kursusadministratorer: Kursusadmini-
stratorerne benytter primært ’Kommen-
de kurser’, når de skal navngive kursi-
ster eller søge om VEU godtgørelse og
befordringstilskud. Overordnet beskriver
kursusadministratorerne siden som væ-
rende overskuelig og udmærket.
Særligt de uerfarne kursusadministrato-
rer udviser dog nogen usikkerhed ift. at
forstå, hvilke valg de kan træffe her mht.
enkelt- og samlet navngivning / enkelt-
og samlet ansøgning. De er ofte ikke be-
vidste om, at de både kan angive oplys-
ninger for en eller flere kursister ad gan-
gen. I praksis betyder det, at de vælger
navngivning / VEU ansøgning lidt impul-
sivt - deres valg vil oftest være samlet
navngivning / samlet ansøgning, da dis-
se links fremstår tydeligere og mere ek-
splicit beskrevet. Således anvender flere
uerfarne kursusadministratorer samlet
navngivning / ansøgning ved betjening
af 1 eller 2 kursister.
Side 38
FLOWS: EFTERUDDANNELSE.DK
”Dokumenter? Nææ.. Det ved jeg sku ikke. Det var
nok der, jeg havde regnet med at finde det.. (bliver
hjulpet til at finde linket) Ahh… Ja, der står VEU, når
man holder musen over. Jeg ved ikke, er det ikke al-
mindeligt kendt, at man kalder det VEU eller befor-
dringsgodtgørelse? Det kunne man godt have skrevet,
så man vidste, at det havde noget med det at gøre.”
D15, kursist
.ID: 48 (MP). Ift. enkeltnavngivning virker
det ikke logisk for de uerfarne kursus-
administratorer, at de skal klikke på re-
diger, når de endnu ikke har angivet no-
gen kursister. Således er flere i tvivl om,
om det nu også er det rigtige valg, de er
ved at træffe, før de klikker på linket.
Omskriv kolonneoverskriften ’Rediger’
til ’Navngiv/rediger’. Omdøb også det
underliggende link ’Redigér til ’Navngiv’
før brugeren har angivet en deltager -
herefter bør linket omdøbes til ’Redigér’.
.ID: 49 (MP). Ifm. enkeltansøgning om
VEU godtgørelse og befordringstilskud,
oplever flere kursusadministratorer ko-
lonneoverskriften ’Ansøgning’ som væ-
rende for generisk - de leder typisk efter
meningsbærende ord som ’VEU godtgø-
relse’ og ’befordringstilskud’. Idet det ik-
ke er tydeligt, hvad man ansøger, leder
enkelte deltagere under Dokumenter og
Kursusdetaljer.
Det er derudover ikke klart for uerfarne kursusadministratorer (som kursister), hvad beskrivelsen ’Ej relevant’ dækker
over. Beskrivelsen kan dække over flere situationer (fx at oplysninger mangler), men kursusadministratorerne skelner
umiddelbart ikke mellem disse - de konstaterer blot, at det ikke er relevant at ansøge. Således risikerer nogle brugere at
antage, at de ikke kan ansøge om VEU godtgørelse eller befordringstilskud, hvor de i virkeligheden blot mangler at angive
en eller flere informationer ift. deres tilmelding, fx valg af fag.
Omskriv (som for kursister) overskriften ’Ansøgning’ til ’VEU og befordring’, og overvej, at eksplicitere de
forskellige statusser herunder, fx omskrivning af ’Ej relevant’ til ’Mangler oplysninger’ såfremt dette er tilfældet,
og ’Ingen aktive’ til ’Ansøg’
Side 39
FLOWS: EFTERUDDANNELSE.DK
”Jeg prøvede, da jeg startede, at sætte nogle mobilnumre ind på vores
kursister og sige, sms ønskes. Men de fik ikke nogen sms. Og så har jeg
ikke prøvet det siden.” D3, stor virksomhed
ID: 50 (KP). Det kan undre, at kursister
ved tilmelding til åbent værksted bliver
oplyst om, at de (såfremt dette er tilfæl-
det) endnu ikke har valgt fag, mens der
for kursusadministratorer ingen oplys-
ning fremgår herom. Det er tillige ikke
tydeligt, hvordan kursusadministratorer-
ne kommer i gang med at vælge fag til
kursisterne.
Tydeliggør hvordan valget af fag sker.
Såfremt ingen fag er valgt, bør informa-
tionen fremgå under kolonnen fag, med
et ’?’ ikon, som kan hjælpe kursusadmi-
nistratoren med at få valgt fag til kursi-
sten.
Navngiv kursister (Kursusadministrator)
ENKELT REDIGERING
Overordnet fungerer siden udmærket.
.ID: 51 (F). Kursusadministratorerne er
generelt ikke i tvivl om, hvilke oplysnin-
ger de skal eller kan udfylde (således
bemærker flere *skal udfyldes, om end
denne fremstår noget nedtonet).
Placér ’*skal udfyldes først i formula-
ren’ over CPR nr. og tydeliggør med fed
.ID: 52 (MP). Nogle kursusadministrato-
rer studser også her over oplysninger
som ’kunderef’ og ’GVU elev’. Derudover
er det igen ikke tydeligt, hvad tilmelding
til SMS indebærer.
Angiv til hvilke formål e-mail og mo-
bilnummer anvendes vha. ’?’ ikon
ID: 53 (KP). En kursusadministrator be-
retter, at hun tidligere har prøvet at an-
vende SMS-funktionen, men uden suc-
ces, da kursisterne tilsyneladende ikke
modtog nogen SMS. Hun er derfor holdt
op med dette.
Tjek at SMS-funktionen virker som
intenderet
Side 40
FLOWS: EFTERUDDANNELSE.DK
”Her er der noget. Om det bare er mig… eller vores butik. Vi har mange P
numre. Det er vanvittigt. Det vil altid være hovedkontoret, jeg melder til og
fra på. Det kunne jeg tossegodt tænke mig, at det altid var den, der stod
der. Det kunne jeg godt have gavn af, at den stod der default.” D3, stor
virksomhed
”Vi har sommetider nogle flexjobbere, som jeg i princippet ikke ved hvilke
uddannelser, de har. Jeg har måske ikke lige mulighed for at snakke med
dem igen. Så skriver jeg bare, hvad jeg tror det er, og håber på at det går.
Jeg savner nogle flere valg (ved dog ikke hvilke).” D13, lille offentlig orga-
nisation
”En sætteskipper. Og jeg var i tvivl om, hvor jeg kunne finde informatio-
nen.” D3, stor virksomhed
.ID: 54 (BP). En kursusadministrator for
en stor virksomhed efterspørger, at tidli-
gere anvendte informationer huskes, fx
valget af arbejdsadresse. Kursusadmini-
stratorens virksomhed har mange for-
skellige P-numre, og administratoren er
derfor nødt til at gennemse en lang liste
for at finde det korrekte.
Overvej at lad systemet huske bruge-
rens tidligere valg
.ID: 55 (F). En kursusadministrator ef-
terspørger, at spørgsmålet ’Har kursisten
fast bopæl i Danmark’ per default er be-
svaret med ’ja’, da kursisterne langt
overvejende kommer fra Danmark.
Overvej jf. evt. statistik at lade
spørgsmålet om bopæl være besvaret
med ’ja’ per default
Flere kursusadministratorer har været i
tvivl om, hvilke uddannelsesmæssige
baggrunde deres kursister har haft. Ty-
pisk henvender de sig til kursisten, så-
fremt oplysningerne ikke fremgår andet-
steds, fx i HR.
.ID: 56 (MP). Det er dog ikke altid tydeligt
for kursusadministratorerne, hvilken ka-
tegori deres kursister hører under. Fx
kursister med en gymnasial eksamen.
Hvis kursusadministratorerne er i tvivl
om, hvordan de uddannelsesmæssigt
skal kategorisere en kursist, giver flere
udtryk for, at de blot vælger kategorierne
faglært eller ufaglært, for at komme vi-
dere i processen.
Det er positivt, at der gives eksempler på uddannelsesmæssige baggrunde. Man kan yderligere overveje, at
angive et generelt link til ug.dk (eller direkte mulighed for at indtaste sin uddannelse på efteruddannelse.dk og
søge på denne, hvorefter et nyt vindue med søgeresultatet åbner på ug.dk), da brugeren ikke nødvendigvis ved,
om denne skal kigge under ufaglært, faglært, videregående udd. osv. – Lad med andre ord brugeren søge med
udgangspunkt i uddannelsesnavn fremfor niveau.
Side 41
FLOWS: EFTERUDDANNELSE.DK
Åbent værksted
Her vælger kursusadministratorerne fag
til kursisterne. De ser knappen til valg af
fag og har efterfølgende (ligesom kursi-
sterne) ganske let ved at vælge fag og
dato. (Se evt. tidligere anbefalinger vedr.
valg af fag og dato for kursister)
SAMLET NAVNGIVNING - KURSIST
Erfarne kursusadministratorer sætter
stor pris på muligheden for samlet navn-
givning af kursister.
”Den her side, hvor man skal
udfylde. Det er den første af 6
faner. Den hopper mellem fa-
nerne. Den tager dem ikke i
rækkefølge. Det kan man un-
dre sig over. Ud over det, er
brugerfladen nem og rar. Man
kan udfylde ét sted, og så ud-
fylder den for 12 mennesker.”
D6, mellemstor virksomhed
Side 42
FLOWS: EFTERUDDANNELSE.DK
.ID: 57 (BP). Typisk forstås røde krydser,
om end enkelte kursusadministratorer
(uerfarne) umiddelbart er i tvivl om deres
formål. De er klar over, at der er noget,
de skal være opmærksomme på her. Det
er dog ikke klart for dem, om der er sket
en fejl, eller om de blot mangler at udfyl-
de information.
Problematikken forstærkes af det røde kryds ud for kursistens navn, hvor det ikke klart fremgår, at der er tale om en
generel status (på tværs af faner) for navngivningen/redigeringen. Således er nogle kursusadministratorer (uerfarne)
umiddelbart i tvivl om, hvorfor det røde kryds fremgår her, og ikke mindst hvordan de skal fjerne det – de tror, at fejlen
skal rettes på fanen her.
Den generelle statusangivelse af, hvorvidt der mangler informationer for de enkelte kursister, bør fremstå på
en måde, så den ikke forveksles med en manglende udfyldelse på den enkelte fane. Fx via ændring af
baggrundsfarven og tydeligere adskilles fra indtastningsfelterne
Der bør i feedbacken til kursusadministratoren skelnes mellem ’fejlagtig information’ og ’manglende
information’ – det er forståelsesmæssigt set ikke det samme.
”Hvor er fejlen henne?: Det ved jeg
ikke. Det skriver den ikke noget om.
Der var et rødt kryds, jeg tænkte,
om det kunne være det. (Udfylder
kun felter med X, springer de andre
faner over). Et rødt kryds siger ikke
nogen ting. Det er held og lykke.
Man skal mindst have gået 5 år på
uni for at kunne lave sådan en
side.” D8, lille virksomhed
”Heroppe markerer den, hvor man
skal udfylde. Jeg hopper til den.
(Fane med X). Så er det ikke sikkert,
at den har nogen fejl. Det kan godt
være, den her gem funktion først
kan bruges, når det er udfyldt det
hele.” D6, mellemstor virksomhed
Side 43
FLOWS: EFTERUDDANNELSE.DK
”Jeg kan ikke regne ud med det
grå felt her, Overskriv hvis.
Hvad skal jeg bruge den til?”
D5, mellemstor virksomhed
”Det er det smart med over-
skriv. Det er en god feature. ..
Hvis den kan. (Har ikke valgt
Overskriv feltet hvis…). [Forstår
senere] Det er rigtig smart, når
man har så mange.” D6, mel-
lemstor virksomhed
.ID: 58 (BP). Flere uerfarne kursusadmi-
nistratorer tror fejlagtigt, at de skal ud-
fylde alle felter på siden, hvorfor de i den
grå barre foretager valg i drop down-
listerne uden først at have angivet, i
hvilket tilfælde understående felter skal
overskrives.
Det bør udelukkende være muligt at
foretage valg i den grå barre (Overskriv
feltet hvis), såfremt brugeren har valgt i
hvilke tilfælde, felterne skal overskrives.
.ID: 59 (MP). Flere kursister formoder, de
via ’Gem knappen’ løbende kan gemme
ændringer i tilmeldingen. Det forvirrer
derfor, når de modtager en fejlmeddelel-
se om, at oplysningerne ikke kan gem-
mes, og deltagerne tror grundet feed-
backen, at de har indtastet forkerte info.
Derudover forvirrer det, at fejlmeddelel-
sen oplyser, at de andre 0 tilmeldinger er
gemt.
Gør det muligt at gemme ændringer undervejs i processen, uanset at alle oplysninger ikke er indtastet. Dvs.
at ufærdige tilmeldinger gemmes og kan tilgås ved fremtidige sessioner. Såfremt dette ikke er muligt, bør ’Gem’
knappen omdøbes, så det tydeligt fremgår, at den ikke ’gemmer’ men ’sender’ tilmeldingerne ved klik på
knappen.
Feedbacken til kursusadministratoren bør alternativt angive den korrekte grund til, at tilmeldinger ikke kan
gemmes. Dvs. at alle oplysninger ikke er indtastet.
Side 44
FLOWS: EFTERUDDANNELSE.DK
.ID: 60 (MP). Til tider oplyses det ikke
engang i feedbacken, at tilmeldingen in-
deholder fejl, men blot at tilmeldingen
ikke kan gemmes. Brugeren er selv nødt
til at undersøge, hvorfor tilmeldingen ik-
ke kan gemmes, ved at klikke på advar-
selsikonet som efterfølgende dukker på
ved kursistens navn (som vist på ek-
semplet).
Ensret feedbacken til brugeren. Tyde-
liggør hvorfor tilmeldingen ikke kan
gemmes.
.ID: 61 (BP). Det virker tillige underligt, at
fejlbeskeden i visse situationer refererer
til cpr-numre, som brugeren ikke har in-
kluderet i navngivningsprocessen, som
vist i eksemplet (’0914’ numre).
Det bør for at modvirke forvirring sik-
res, at systemet ikke inddrager uønske-
de/ukendte cpr-numre i feedbacken til
kursusadministratoren.
.ID: 62 (MP). Enkelte uerfarne kursusadministratorer leder efter muligheden for at navngive kursisterne, hvilket de har
læst på forrige side, at de skulle gøre her. De forventer et simpelt forløb, hvor de indtaster navnet på en kursist, og det er
ikke tydeligt for dem, at navngivningen sker automatisk ifm. indtastning af CPR numre. Således opgiver en uerfaren
kursusadministrator, og forlader siden her igen, uden ønske om at navngive kursisterne, da hun ikke kan gennemskue
hvordan hun gør.9
Tilføj teksten ’(Indtast CPR)’ under ’Unavngiven’ for at tydeliggøre hvordan kursusadministratoren får
navngivet kursisterne (ved at indtaste CPR) som illustreret på eksemplet herunder.
9 ”(Hvad er det?) Jeg ved det ikke. Lige før kunne jeg navngive… Det kan jeg ikke her. Det ved jeg ikke. Det er en irriterende side. (Hvad
vil du gøre nu?) Trykke på hjælp. (Ser hjælp) Så ringer jeg til VEUC syd i morgen tidligt. Jeg vil nok lukke ned og prøve i morgen tidligt. Jeg
forventede at få et felt op. Det eneste der står her er navngivning fra fil. Det er noget lort. Så står der cpr nummer. Men det er ikke cpr
nummer, jeg skal give. Jeg skal give et navn. (Indtaster så cpr nummer. Det må jeg jo gøre.” D8, lille virksomhed
”(Vælger samlet navngivning) De står som unavngivne. Jeg bliver i tvivl om, hvor jeg skal navngive de der henne. (Går tilbage). Jeg ved
ikke, hvor jeg vil skrive de her navne på. (Tøver længe) Jeg ville være i tvivl om, hvor jeg skriver navnene. (Vælger så enkelt redigering).
Ja, det var her, man gør det. (Guides til samlet redigering igen)Jeg ved ikke, hvor jeg skal redigere… (Kigger i faner, prøver overskriv).
Skal jeg skrive et navn her? Det ved jeg ikke. Er det her, jeg skal skrive navnet på medarbejdere? (Går ud igen). Den er ikke logisk.” D4,
mellemstor virksomhed
”Der stod, jeg skulle navngive dem. Men hvordan gør jeg det? Jeg synes ikke lige, jeg kan se noget. Jeg er i tvivl om, hvad jeg
skal gøre nu? Jeg ville nok gå tilbage og ikke navngive dem.”
D10, stor offentlig organisation
Side 45
FLOWS: EFTERUDDANNELSE.DK
Kursusadministratorerne kender gene-
relt de oplysninger, de skal angive på fa-
nen her. Der er dog (som ved enkelt
navngivning) nogen tvivl omkring hvad
GVU-elev betyder.10
.ID: 63 (BP). I flere tilfælde oplever kursusadministratorerne, at systemet ’afventer cpr opdatering’ efter indtastning af
visse cpr numre. Beskeden forstås ikke umiddelbart og kan skabe usikkerhed, da andre cpr numre genkendes med det
samme (oplysningen fremgår dog ikke på eksemplet her).
Overvej at tilføje ’?’ ikon som giver mulighed for at læse mere information om, hvorfor et cpr nummer
afventer opdatering.
10 ”GVU elev? Jeg aner det ikke.” D8, lille virksomhed
”Øhhh ja. GVU elev. Så er jeg i tvivl? Jeg kan ikke regne ud med det grå felt her, Overskriv hvis. Hvad skal jeg bruge den til?” D5,
mellemstor virksomhed
”Det ville jeg normalt vide, om det er noget, jeg skal forholde mig til. Jeg aner det ikke.” D6, mellemstor virksomhed
”Jeg bliver enormt forvirret over
det grå felt, og over GVU-elev.
Jeg ved ikke, om mine medar-
bejdere er det? D5, mellemstor
virksomhed
”Afventer cpr opdatering. Aner det ikke.” D8, lille virksomhed
”Henter den så fra cpr-registeret? Der står den og afventer? Man kan ikke rigtig se, at den arbejder… Den står åbenbart og
afventer. Men jeg kan prøve at udfylde det næste.” D4, mellemstor virksomhed
”(Afventer cpr opdatering) Du er ikke i et offentligt system? ). Vi har ikke oplevet det. De medarbejdere vi taster ind, de har
været der.” D6, mellemstor virksomhed
Side 46
FLOWS: EFTERUDDANNELSE.DK
SAMLET NAVNGIVNING – BOPÆL OG BESKÆFTIGELSE
.ID: 64 (BP). Siden her er et godt eksem-
pel på, hvorfor flere (navnlig uerfarne)
kursusadministratorer opfatter samlet
navngivning som mere kompleks end
enkeltnavngivning. Her vises alle valg,
uanset om de er relevante eller ej. Er
man bosat i Danmark, er resten af fel-
terne på siden ikke relevante. Det er dog
ikke tydeligt for især de uerfarne kur-
susadministratorer, som fejlagtigt for-
holder sig til alle felter. Nogle kursusad-
ministratorer udfylder ikke nødvendigvis
indtastningsfelterne fra venstre mod høj-
re, hvilket gør, at de i sidste ende kom-
mer til at udfylde mere end højst sand-
synligt nødvendigt.
Gør underliggende spørgsmål inakti-
ve, indtil brugeren har truffet et valg, der
gør dem relevante. Det vil i dette tilfælde
sige spørgsmålet, om kursisten er bosat i
Danmark eller ej - som det også er til-
fældet i enkelt navngivning.
Side 47
FLOWS: EFTERUDDANNELSE.DK
SAMLET NAVNGIVNING - KONTAKTOPLYSNINGER
.ID: 65 (MP). Det fremgår (som tidligere
beskrevet) ikke tydeligt, hvad e-mail og
mobil anvendes til i denne kontekst
samt hvad ’SMS ønskes’ dækker over.
Dermed er det ej heller entydigt, hvem
skal man angive mail og mobil oplysnin-
ger for (kursisten, kursusadministratoren
eller arbejdsgiveren?).
Én kursusadministrator beretter, at hun
oprindeligt angav kursisternes informati-
oner, men at hun nu indsætter sine egne
kontaktinformationer, da hun så person-
ligt kan sikre, at kursisterne får den in-
formation, de har behov for.
Tilbyd uddybende forklaring til felter-
ne e-mail, mobil samt SMS ønskes
”Hvis der står nogle oplysnin-
ger, der knytter op til medar-
bejderen, så vil jeg rette det til
vores. (Hun håndterer det hele
ift. medarbejderen). De har
ikke noget med VEU godtgørel-
sen at gøre. Vi er ved at forbe-
rede en ansøgning til VEU godt-
gørelse. Det er bare et bump
on the road til VEU godtgørel-
sesansøgningen.” D6, mellem-
stor virksomhed
Side 48
FLOWS: EFTERUDDANNELSE.DK
SAMLET NAVNGIVNING - INDKVARTERING
Fint at der tilbydes en forklaring til fel-
terne med ’ej relevant’ status. Deltager-
ne giver dog udtryk for, at beskrivelsen
’Ej relevant’ generelt fremstår noget ind-
forstået. I tilfældet her drejer det sig om,
at uddannelsesstedet ikke tilbyder ind-
kvartering.
.ID: 66 (BP). Som udgangspunkt er ’Ej
relevant’ en fin beskrivelse her. Vær dog
opmærksomme på, at ’Ej relevant’ be-
nyttes i flere sammenhænge, herunder
også når brugeren blot mangler at angi-
ve oplysninger. Brugeren kan dermed
forledes til at tro, at han/hun her blot
mangler at angive informationer. I den
forbindelse er det dog positivt, at der gi-
ves uddybende informationer ved ’?’
ikoner.
’Ej relevant’ bør kun benyttes såfremt
det faktisk ikke er relevant at tilføje in-
formationer – ikke som en ’Mangler flere
informationer’ status (som tidligere be-
skrevet for kursister og kursusadmini-
stratorer / kommende kurser)
Side 49
FLOWS: EFTERUDDANNELSE.DK
Ansøgning om VEU-godtgørelse og befordringstilskud (Enkelt ansøgning) Både kursister og kursusadministratorer synes godt om trin-for-trin oversigten. Således giver flere udtryk for, at de har et
godt overblik over den proces, de nu skal igennem ift. ansøgning til VEU godtgørelse og befordringstilskud.
(Bemærk - processen her er grundlæggende ens for både kursister og kursusadministratorer, blot formuleret forskelligt,
fx du/kursisten etc.)
1: HVAD SØGES?
Både kursister og kursusadministratorer
har nemt ved at udfylde oplysningerne
på siden her.
.ID: 67 (MP). Én kursusadministrator på-
peger dog det besværlige i, at hun hver-
ken oplyses om kursets navn eller start-
dato ifm. spørgsmålet ’Har kursisten væ-
ret ansat mindst 14 dage forud for kur-
sets start?’. Hun er nødt til at slå infor-
mationerne op, før hun kan besvare
spørgsmålet.
Angiv kursets stamdata (navn og kur-
susperiode)
”Nå, der var noget step-by-step.. Det er rart, så kan jeg se hvor langt jeg er i processen.. Og jeg kan se, at jeg faktisk ikke er
færdig – det troede jeg at jeg var?” (om samlet ansøgning om VEU godtgørelse og
befordringstilskud) D5, mellemstor virksomhed
”Der er en ting… det kan godt
drille mig lidt. Når jeg kommer
herind, så kan jeg ikke se hver-
ken perioden eller hvilket kur-
sus det er. Nogle gange kan jeg
have brug for det ifm. ’ansat 14
dage forud’. Så skal jeg til at
gå ind i vores lønsystem og til
at finde kurset frem. Hvornår
var det nu, det var.” D3, Stor
virksomhed
Side 50
FLOWS: EFTERUDDANNELSE.DK
2: PERSONLIGE OPLYSNINGER
ID: 68 (KP). Nogle kursusadministratorer
betragter spørgsmålet om, hvorvidt de
kan bekræfte at kursisten er orienteret
om VEU ansøgningen som en (overflødig)
formalitet. Flere giver således udtryk for,
at de blot klikker ja, uden at kursisten
rent faktisk er orienteret om ansøgnin-
gen. Det er ikke helt tydeligt, hvorfor
kursisten skal orienteres - informationen
står øverst i højre spalte, men ses typisk
ikke af deltagerne.
Tydeliggør via ’?’ info hvorfor kursi-
sten skal orienteres om ansøgning om
VEU godtgørelse og beskriv evt. tillige
konsekvenserne ved IKKE at oplyse kur-
sisten om ansøgningen. Promover evt.
teksten ved at skrive den direkte ifm.
valgmulighederne.
”Det er en besynderlig besked.
Er deltageren oplyst om VEU
godtgørelse. Jeg orienterer dem
ikke. Hvorfor skal de oriente-
res? Det bliver de vel ude på
kurset. Jeg kan ikke se, hvorfor
de skal vide, at jeg søger VEU
godtgørelse.” D13, lille offentlig
organisation
”Det er okay for mig, at vi skal
oplyse, at vi søger VEU godtgø-
relse til kursisten.” D10, stor
offentlig organisation
Side 51
FLOWS: EFTERUDDANNELSE.DK
.ID: 69 (MP). Som tidligere beskrevet, er
det heller ikke tydeligt, med hvilket for-
mål man angiver kontaktoplysninger her,
og incitamentet for at angive oplysnin-
gerne er dermed begrænset. Enkelte
deltagere forvirres desuden i forbindelse
med de tomme inputfelter over informa-
tionen om, at oplysningen hentes fra tid-
ligere ansøgninger. Nogle deltagere fra-
vælger således at indtaste informatio-
ner, da de fejlagtigt forventer, at infor-
mationerne allerede kendes af systemet.
Beskriv hvad e-mail og mobilnummer
anvendes til.
Angiv udelukkende at oplysninger
hentes fra tidligere ansøgninger, såfremt
der reelt er hentet oplysninger.
”Jeg ved ikke, om jeg skal skri-
ve noget her, for der står, at de
3 oplysninger ER hentet. Jeg
kan prøve at trykke videre og
se, om den beder mig indtastet
noget. (…) Det gjorde den ikke.”
D14, kursist
Side 52
FLOWS: EFTERUDDANNELSE.DK
3: UDBETALING (KUN KURSUSADMINISTRATORER)
.ID: 70 (BP). Flere af kursusadministrato-
rerne er i tvivl om, hvad der menes med
’produktionsenhed’. Andre kursusadmi-
nistratorer pointerer, at de altid benytter
den samme produktionsenhed (ud af en
lang liste af mulige produktionsenheder),
hvorfor de foretrækker, at denne enhed
er valgt automatisk.
Giv yderligere information om produk-
tionsenheder via ’?’ ikon. Link evt. til
virk.dk for information.
Husk den senest anvendte produkti-
onsenhed i drop down-menuen og angiv,
at produktionsenheden er hentet fra en
tidligere ansøgning.
”Produktionsenhed. Øøøh, ja.
Nu kan jeg ikke lige huske med
de der produktionsenheder.
Vores virksomhed er vist bare
delt op i afdelinger? Altså hvis
man har 1000 medarbejdere
på en arbejdsplads, så betyder
det vel, at det bliver sendt til
ens nærmeste arbejdsleder?
Nu er jeg faktisk lidt i tvivl her.
Jeg tror det er dem i Silkeborg,
der styrer hele økonomidelen,
så jeg vælger dem.” D15, kur-
sist
”(Om produktionsenhed) Jeg
ved faktisk ikke. Det tror jeg, vi
skal? Men jeg ved det ikke. Der
ville jeg nok lige spørge nogen.
Det ville lige tage en 5 minutter
at undersøge det”. D10, stor
offentlig organisation
Side 53
FLOWS: EFTERUDDANNELSE.DK
4: UDDANNELSE
.ID: 71 (MP). Både kursister og kursus-
administratorer giver udtryk for, at de
forventer en større sammenhæng mel-
lem de informationer, de tidligere har ud-
fyldt i tilmelding/navngivning og her i
VEU godtgørelse- og befordringstilskud-
sansøgningen. Således undrer flere sig
over, hvorfor de skal indtaste oplysnin-
ger, som de føler, de allerede har indta-
stet i tilmeldingen, fx uddannelsesni-
veau. Muligheden for igen i ansøgningen
at angive uddannelsesniveau åbner også
op for den situation, at kursisten eller
kursusadministratoren angiver forskelli-
ge uddannelsesniveauer i kursustilmel-
dingen og i ansøgningen om VEU godtgø-
relse. Fx angiver én kursusadministrator
i tilmeldingen uddannelse som faglært,
mens uddannelsen ifm. ansøgningen om
VEU godtgørelse angives som ’Anden
uddannelse’ (truckcertifikat).
Slutteligt stiller en kursist spørgsmåls-
tegn ved, hvilket niveau han skal vælge
med sin gymnasiale baggrund.
Træk i videst muligt omfang informa-
tioner fra kursustilmeldingen til ansøg-
ningen om VEU godtgørelse (som det fx
sker på trin 2 i ansøgningen).
Ekspliciter at gymnasiale uddannelser
som STX, HTX m.m. hører under katego-
rien ’ufaglært'.
”Der skulle være én til. Hvor
der var gymnasiale uddannel-
ser. Det er meget relevant i
stedet for, at man skal trykke
’Anden udd.’. Og så skal de til
at se, om man er berettiget til
tilskud eller ej.” D14, kursist
Side 54
FLOWS: EFTERUDDANNELSE.DK
5: ANDEN OFFENTLIG STØTTE
ID: 72 (KP). Enkelte kursusadministrato-
rer giver udtryk for, at de ikke ved, om
kursisterne modtager anden offentlig
støtte. En deltager forklarer, at hun ikke
ønsker at spørge sine kursister om,
hvorvidt de modtager anden offentlig
støtte. Hun vil derfor blot vælge ’Nej’.
Lad så vidt muligt information om of-
fentlig støtte blive trukket automatisk,
når brugerens CPR nummer er kendt.
”Det er en mærkelig side. Jeg
ved jo ikke, om de får anden
offentlig støtte. Det er heller
ikke noget jeg spørger mine
medarbejdere om. Så jeg ville
bare klikke nej” D13, lille of-
fentlig organisation
”Der kan man godt blive fanget.
Jeg kan ikke sidde hver gang
og tjekke på de 900 asfalt
medarbejdere. Der kan jeg godt
sige nej, uden at have tjekket.
Der må jeg ærligt tilstå, at der
siger jeg bare nej. Det er det
samme med ’Fuldtid’. Jeg tjek-
ker det ikke, fordi jeg har så
mange. Og ved ’Helt væk’. Der
har jeg heller ingen skrupler
med bare at skrive ja.” D3, Stor
virksomhed
Side 55
FLOWS: EFTERUDDANNELSE.DK
6: BESKÆFTIGELSE
ID: 73 (KP). Flere kursister og kursus-
administratorer undrer sig over spørgs-
målet om kursistens sædvanlige løn i
uddannelsesperioden. De giver udtryk
for, at de ikke ved, hvad godtgørelsen er,
og derfor ikke ved, hvad de skal svare.
Her ses teksten i højre margin heller ik-
ke. Flere (herunder erfarne) kursusad-
ministratorer påpeger, at de blot vil væl-
ge ’Større end eller lig med godtgørel-
sen’, såfremt de er i tvivl.11
Tydeliggør hvordan VEU godtgørelsen beregnes via ’?’ ikon. Sørg generelt for at give hjælpen i den relevante
kontekst i indholdsfeltet frem for i højre spalte.
Overvej at give et konkret eksempel på en udregning af VEU godtgørelse
11 ”Jeg kender ikke godtgørelsessummen. Men den vil formentligt være mindre. (Hvordan få info?) det ved jeg ikke. Det står ikke her,
hvor meget den er. Men der må være faste takster for det. Jeg kan ikke se det her.” D4, mellemstor virksomhed
”Om man får mere i løn… (Ved ikke, hvad godtgørelsen er). Men godtgørelsen er normalt så lille, at der ikke er nogen fare.” D8, lille
virksomhed
”Det er fint nok, at der er alle de her informationer, men jeg ved jo stadig ikke, hvad det betyder. Jeg forstår det ikke. Jeg ved ikke, hvad
prisen er. Er det lig med det, jeg plejer at få? Eller er det en fast sats? Jeg havde nok stadig søgt det… Jeg har nok bare valgt lig med
godtgørelsen. Der er ikke nogen grå boks ud for den sidste. Det synes jeg, der mangler. Det kunne godt være forklaret, hvordan man
beregner det.” D14, kursist
”Løn større eller lig med… den fatter jeg ikke, kan jeg huske. Jeg tror, jeg bare har valgt den her. (Større). Hvad er godtgørelsen? Hvor
skal jeg vide det fra? Hvis de mener, at det er VEU-godtgørelsen, så er den mindre. (Vælger mindre – får rød tekst) Nej, det gider jeg ikke.
Jeg gør sådan (større igen).” D17, kursist
”Der er en sætning deri, om din løn er større eller lig med… den har jeg aldrig forstået. Jeg har skrevet større eller lig med. Ellers nervøs
for, om de vil få mindre løn.” D16, tillidsmand
”Hvad er 80% af det højest mulige dagpengebeløb. Det kender jeg ikke til. Det er småbeløb. Det ville jeg ikke bøvle med.” D19,
enkeltmandsvirksomhed
”Jeg er noget i tvivl omkring
godtgørelse, om det er lig med
sædvantlige løn. Man får vel
hvad der svarer til dagpenge,
og det er vel mindre end man
får for arbejde? Jeg ved det
ikke.” D13, lille offentlig orga-
nisation
”Øøøh... Det ved jeg sku ikke.
Hvordan kan jeg se godtgørel-
sen? Jeg regner ikke med, at
godtgørelsen er særlig mange
penge, så det går jeg bare ud
fra.” D15, kursist
Side 56
FLOWS: EFTERUDDANNELSE.DK
7: ARBEJDSGIVER
ID: 74 (KP). Siden udfyldes hurtigt, men
flere kursister og kursusadministratorer
angiver ikke nogen e-mail adresse til
kontaktpersonen og kan således ikke
senere ifm. resuméet vælge at modtage
en e-mail advisering, når ansøgningsfri-
sten nærmer sig.
Ekspliciter formålet med at indtaste
kontaktinformation
”Jeg ville nok skrive min afde-
lingsleder på her.” D15, kursist
Side 57
FLOWS: EFTERUDDANNELSE.DK
8: BEFORDRINGSTILSKUD
Siden vises kun hvis brugeren har valgt
at søge VEU godtgørelse og befordrings-
tilskud. Kun enkelte kursusadministrato-
rer valgte i testsituationen både VEU
godtgørelse og befordringstilskud.
.ID: 75 (BP). På dette trin præsenteres
brugeren for redundant information vedr.
perioden for indkvartering, når ´?´ikonet
benyttes.
Fjern ’i’ ikon – vis udelukkende så-
danne ikoner, når der reelt er ekstra in-
formation at hente. Ellers risikerer I, at
brugerne skuffes over indholdet og efter-
følgende ignorerer ikonerne (og dermed
overser relevant information).
Side 58
FLOWS: EFTERUDDANNELSE.DK
9: RESUMÉ
Såfremt ansøgningen ikke er udfyldt fyl-
destgørende, er det nemt for deltagerne
at se, hvor de evt. mangler at angive op-
lysninger, da disse er tydeligt markeret
med rødt.
.ID: 76 (MP). Det er dog ikke tydeligt for
alle kursister og kursusadministratorer,
hvordan de hurtigt vender tilbage og re-
digerer i ansøgningen. Således klikker
flere deltagere på den røde tekst, der
angiver manglende oplysninger. Eller
deltagerne klikker gentagende gange på
’Forrige’ linket (fx for at nå trin 2, hvor
personlige oplysninger skal indtastes).
Enkelte svage it-brugere må hjælpes til
at påbegynde redigering.12
Tydeliggør redigeringsmulighed for
hvert trin, ved at angive teksten ’Redigér’
sammen med ikonet.
Link evt. direkte til det relevante trin
ved klik på den røde tekst, som angiver
manglende information
12 ”Det havde jeg sku da udfyldt? Havde jeg ikke? Så må jeg gå tilbage igen… forrige (klikker først direkte på den røde tekst, som angiver
manglende information, dernæst ’forrige’ link 7 gange).” D8, lille virksomhed
”Jeg sidder og prøver at finde ud af, hvor jeg skal… (har svært ved at komme i gang med at udfylde data… prøver at klikke på røde
tekster – ser så redigeringsmulighed) Ok. Fint nok.” D14, kursist
”Det er fint nok, at den vurde-
rer, om man har udfyldt rigtigt.
Men det er ikke tydeligt, hvor-
dan man retter det.” D13, lille
offentlig organisation
”Jeg kan ikke rigtig komme vi-
dere, synes jeg. Kan jeg trykke
på noget? Nææ. Altså jeg kan
jo ikke skrive noget? Måske
kan man bare ikke søge?” D15,
kursist
Side 59
FLOWS: EFTERUDDANNELSE.DK
”Der står her, at jeg kan få en
e-mail?”(Deltageren prøver at
klikke, men kan ikke gennem-
skue hvordan hun angiver sin
mail) D10, stor offentlig organi-
sation
”Der står, at den først kan signeres efter 5-11. Hvis det er derfor, at
man ikke kan signere, så er det, at den kan få lov at ligge. Med min-
dre, man husker at krydse af heroppe. (Har ikke udfyldt e-mail tidlige-
re, så tjekboksen er ikke aktiv). Der må være noget med mail tidlige-
re. (Giver op). Så er det, at den får lov til at blive liggende.” D8, lille
virksomhed
ID: 77 (KP). Som beskrevet, har flere
kursister og kursusadministratorer ikke
angivet en e-mail i ansøgningen, og un-
drer sig efterfølgende over, at de ikke
kan klikke ja til, at modtage en e-mail
når ansøgningsfristen for VEU godtgørel-
se nærmer sig. Bemærk desuden at der
skal angives 2 e-mails i ansøgningen -
Det er ikke tydeligt for deltagerne, hvor
de skal angive e-mail for at kunne til-
melde sig servicen her.
Endnu mere forvirrende bliver det, når
modtagelsen af e-mail ser ud til at være
valgt per default, men brugeren samtidig
får besked om, at e-mail adressen ikke
er angivet, og brugeren ikke har mulig-
hed for at ændre i valget.
I praksis betyder problemerne, at flere
deltagere ender med ikke at modtage e-
mail om ansøgningsfristens udløb.
Nogle kursusadministratorer beretter,
hvorledes de tidligere har oplevet at sø-
ge for sent om VEU godtgørelse. Andre
(også erfarne) kursusadministratorer for-
tæller om interne systemer med papirer
og excel-ark, for at sikre, at de ansøger
rettidigt.
”Der er ikke angivet e-mail?
Den står sku’ da her… person-
lige oplysninger.” D14,
kursist
Side 60
FLOWS: EFTERUDDANNELSE.DK
Placer valget om at modtage e-mail
advisering nederst på siden i nærhed af
signeringsinformationen. Det er når bru-
geren får at vide, at signeringen ikke kan
gennemføres, at behovet for e-mail advi-
seringen opstår.
Giv direkte mulighed i resuméet for at
angive e-mail adresse og angive, at e-
mail ønskes. Alternativt tydeliggør hvor
brugeren mangler at angive e-mail, før
end denne kan sige ja til at modtage be-
sked, når ansøgningsfristen udløber.
Tydeliggør i den fremsendte mail-
advisering, hvor lang tid der er tilbage,
inden ansøgningsfristen om VEU godtgø-
relse udløber.
Overvej desuden at tilføje mulighed
for at modtage en kalenderinvitation til
dagen, hvor signeringen kan finde sted
(se eksempel).
”Jeg fik popup mht. VEU godtgørelse. Så kunne jeg ikke komme ind. Så forlagde jeg det og det blev forældet. Så fik vi ikke
VEU godtgørelsen.” D8, lille virksomhed
”Nu kan jeg signere ansøgningen. Jeg vil lade den ligge. Inde hos mig selv have en husker, at jeg har de her mennesker, der
skal på kursus, og jeg skal signere.” D6, mellemstor virksomhed
”Jeg har 4 uger fra sidste kursusdag tror jeg det er. Jeg har mine egne rutiner. Jeg går ind 2 gange i ugen, mandag og fre-
dag. Der skal jeg søge VEU. Så går jeg ind under ansøgninger. Jeg tager helt tilbage til første maj. Jeg stoler ikke helt på mig
selv. Hvornår var det, jeg søgte sidst. I starten skulle man lige vænne sig til det… Man skulle huske selv at gå ind og opsøge
den information. Ligger der noget derinde. Men det har jeg nu fået ind som en rutine. Nu er de begyndt at sende en mail…
nu er det tid at gå ind og få søgt. Men jeg kan ikke helt gennemskue, hvornår man får den mail. Om det er, når der er x antal
dage tilbage at søge i. Jeg ved det ikke.” D3, stor virksomhed
Eksempel på nyt layout
Side 61
FLOWS: EFTERUDDANNELSE.DK
.ID: 78 (MP). Det er ikke helt klart for alle
deltagere, hvordan det forholder sig med
signering af ansøgningen. Herunder
hvornår de kan eller skal signere ansøg-
ningen. Deltagerne leder efter oplysnin-
ger ifm. signeringsknappen og ser derfor
ikke hjælpeteksten øverst i højre spalte
(over dette skærmbillede), som beskriver
processen for signering. Nogle overser
tillige teksten, som forklarer, at ansøg-
ningen først kan signeres efter en be-
stemt dato.13
Tydeliggør processen omkring signe-
ring af ansøgninger via ’?’ ikon i kontek-
sten.
Såfremt brugeren klikker på den inak-
tive ’Signér ansøgningen’ boks, kan I
med fordel vise en lille forklarende be-
sked, som angiver, hvorfor ansøgningen
ikke kan signeres endnu.
13 ”(Prøver at signere - kan ikke, da kurset ikke er afholdt. Prøver tjekboks) Jeg ved det ikke. Jeg har udfyldt den her ansøgning efter alle
kunstens regler. (Scroller op og ned, ved ikke, hvorfor han ikke kan komme videre).” D8, lille virksomhed
”Jeg vil være i tvivl om, hvordan jeg skal huske det den 5-11… hvordan signeringen skal foregår. Jeg vil skrive op i min kalender.” D4,
mellemstor virksomhed
”Signering. Det er jeg heller ikke spe-
cielt tilfreds med. Jeg har nogle, der
venter på, at jeg skal ind og gøre det.
Jeg kan ikke huske, hvor langt tid man
har til at signere, og jeg kan ikke for-
stå, hvorfor man ikke bare kan signere
med det samme? Så kan dem i den
anden ende vurdere, om de ikke mød-
te op til kurset eller ej [...] Jeg signerer,
at de oplysninger jeg har givet er kor-
rekte.. [...] Jeg ved ikke, hvad årsagen
er til, at jeg ikke kan signere med det
samme. […] Jeg kan signere når kursi-
sten har været afsted i 3 dage. Hvis
kurset er et endags kursus, så ved jeg
ikke lige. Jeg ville bare gøre det, så
snart jeg har fået en mail. Men jeg får
kun en mail, når ansøgningsfristen er
ved at udløbe. Ikke når jeg KAN signe-
re den. Det er bøvlet” D13, lille offent-
lig organisation
Side 62
FLOWS: EFTERUDDANNELSE.DK
(Deltageren har ikke tidligere set samlet ansøgning, og bliver forevist den-
ne) ”Øj, det ser da ikke specielt nemt ud.. Det ser altså rimelig uoverskue-
ligt ud. Jeg ville ikke lige vide hvor jeg skulle gå hen.” D13, lille offentlig
organisation
”Hvis jeg søger noget (VEU
godtgørelse), så søger jeg det
inde i det her billede, hvor jeg
hakker af og trykker massere-
diger udvalgte. Uanset om jeg
har 1 eller flere. Det kan jeg
bedst lide. Giver det bedste
billede. Hurtigere. […] Jeg el-
sker efteruddannelse. Det er
godt. Det fungerer. […] VEU-
godtgørelse er super. Jeg har
siddet med stakke af papir før.
Nu kan jeg søge flere af gan-
gen. Jeg kan se, nu har a-
kassen modtaget det osv.” D3,
stor virksomhed
Ansøgning om VEU-godtgørelse og befordringstilskud (Samlet ansøgning – kun kursusadministratorer)
Erfarne kursusadministratorer har nemt
ved at benytte samlet ansøgning om VEU
godtgørelse og er glade for løsningen.
.ID: 79 (BP). Som tidligere beskrevet skal kursusadministratorerne (som i samlet navngivning/redigering af kursister)
også her, forholde sig til alle spørgsmål, uanset om de er relevante eller ej, da de visuelt præsenteres som relevante. Det
er en medvirkende årsag til, at særligt uerfarne kursusadministratorer føler, at samlet redigering af VEU ansøgning og
befordringstilskud er mere kompleks end enkeltansøgning.
Se tidligere anbefalinger for samlet navngivning/redigering af kursister
Side 63
FLOWS: EFTERUDDANNELSE.DK
(Klikker på gem) ”Hmm.. Er den sendt? Jeg ved ikke om den er sendt?”
D9, lille virksomhed
”Jeg har opfattet forløbet, som at jeg har manglet at udfylde nogle røde
krydser, ikke som en rød tråd. Jeg griber lidt ud i luften her.” D5, mel-
lemstor virksomhed
.ID: 80 (MP). Processen efter at have ud-
fyldt samlet redigering er ikke nødven-
digvis klar for den uerfarne kursusadmi-
nistrator. Hvor brugeren i enkelt ansøg-
ning som et led i trin-for-trin udfyldnin-
gen automatisk sendes til resumé og
herfra også kan signere ansøgningen,
hjælpes kursusadministratoren ikke vi-
dere i ansøgningsprocessen ved samlet
ansøgning. Det fremstår uklart for nogle
kursusadministratorer, hvad der forven-
tes af dem, og hvilke muligheder de har,
efter at de har gemt ansøgningsoplys-
ningerne. (Brugeren går til signering ved
at klikke på brevikonet som vist på ek-
semplet.)
Tydeliggør overfor brugeren, hvad
næste step i ansøgningen er (signer an-
søgning). Fx ved at fjerne ’redigér’ ikonet
(brugeren har ikke behov for at redigere
ansøgningen i enkelt ansøgning-visning)
og i stedet benytte den ekstra plads på
en fremtrædende, orange ’Gå til signe-
ring’ knap. Ved klik på knappen ledes
brugeren til resuméet for enkelt ansøg-
ning og siden scrolles til bunden, så ac-
cept- og signeringsmulighederne er di-
rekte synlige.
Side 64
FLOWS: EFTERUDDANNELSE.DK/ADMIN
Flows: efteruddannelse.dk/admin
Log ind Deltagerne fra henholdsvis a-kasser og
skoler har let ved at identificere den ind-
gang, der passer til deres profil.
Hovedparten af VEU administratorerne
og skoleadministratorer beretter dog, at
de kun benytter et begrænset udvalg af
sider og funktioner på efteruddannel-
se.dk/admin. I stedet bruger de EASY-A
eller de udnytter systemintegration til
egne systemer, fx Modulus, som trækker
data fra efteruddannelse.dk.
Skoleadministrator
GENERELT OM EFTERUDDANNELSE.DK/ADMIN TIL SKOLEADMINISTRATORER
Skoleadministratorerne er glade for siden. De er vant til at benytte siden og føler overordnet, at den dækker deres behov.
”Nemt og overskueligt. Det
fungerer fint nok.” D27, skole-
administrator
”Det er dejligt nemt. Det er vi helt enige i alle sammen. Det fungerer rigtig
godt. Det er nemt og overskueligt. Det er dejligt, at der ikke bliver ændret
layout så tit. […] Jeg kan slet ikke forestille mig ikke at bruge det.” D27,
skoleadministrator
Side 65
FLOWS: EFTERUDDANNELSE.DK/ADMIN
FEJL PÅ EFTERUDDANNELSE.DK (TILMELDINGSFLOW)
ID: 81 (KP). Flere skoleadministratorer beretter, hvordan de fra tid til anden bliver kontaktet af kursister og
kursusadministratorer pga. fejl i tilmeldingsprocessen på efteruddannelse.dk. Fejlen gør, at tilmeldingerne bliver afvist.
Fejlen har ikke noget med skolerne at gøre, men fremstår som om, afvisningen kommer fra skolen. Derfor henvender
brugerne sig til skoleadministratorerne for information og hjælp. Skoleadministratorerne er dog ikke altid i forvejen blevet
gjort opmærksomme på fejlen på efteruddannelse.dk og forvirring opstår. Der kan gå flere timer, fra fejlen opstår, til
skoleadministratorerne finder ud af dette.
Undersøg hvorvidt fejlmeldingsprocessen kan optimeres / automatiseres, så skoleadministratorerne hurtigst
muligt får besked om problemer på efteruddannelse.dk
PERIODISK LANGSOM UDVEKSLING AF INFORMATIONER MELLEM SYSTEMER
ID: 82 (KP). To skoleadministratorer (og en kursusadministrator fra en stor virksomhed14) beskriver, hvordan systemet i
visse perioder reagerer meget langsomt. Dvs. at kursister oprettet i fx EASY-A ikke fremgår af oversigterne på
efteruddannelse.dk/admin. Det er især et problem fredag eftermiddag, hvor sidste øjebliks-tilmeldinger fra kursister skal
behandles, men endnu ikke kan fremsøges i systemet. Problemet kan fx vedrøre systemintegrationen, men kan også
være lokalt funderet på skolen.
Undersøg hvorvidt udvekslingen af informationer mellem EASY-A og efteruddannelse.dk/admin fungerer som
tiltænkt i spidsbelastningsperioder (?), fx fredag eftermiddag. Overvej desuden hvorvidt og hvordan brugerne
gøres opmærksom om problematikken med fx lokale batchkørsler, som går i stå.
Overvej at tilføje en overordnet ’opdater’ funktion til brugerne, så de slipper for at logge ind og ud for at
opdatere data.
14 ”Der kan være dage, hvor… hvis systemet ikke lige kan snakke sammen med skolerne. Det der EASY halløj, men det er ikke ofte.” D3,
stor virksomhed
”Hvis der er en fejl på efteruddannelse.dk… fx en systemfejl, at der kommer en mærkelig kode. Eller at tilmeldingen bliver
afvist… det er ikke noget, vi har med at gøre. Der kan godt gå nogle timer. Vi får en mail om at problemet er løst, før vi får en
mail om, hvad problemet er. Det vil være godt at få hurtigere, så vi kan melde det ud til kunderne.” D27, skoleadministrator
”Der kan gå lang tid, hvis der er fejl, inden vi hører det. Fx at folk ikke kan tilmelde sig. Det kan være flere timer.” D26, sko-
leadministrator
”Når de kommer ind i vores system, kan det tage evigheder, inden de ryger over i efteruddannelse. Jeg er nødt til at sige til
dem ’jeg kan ikke få papirerne sendt til dig i dag. Du er bare nødt til at møde op på mandag og få dem, når du kommer’.[…]
Dvs. det system vi arbejder i er Easy, og så skal de videre over på holdene. De to systemer snakker ikke rigtig sammen fre-
dag eftermiddag. Det er meget, meget tit fredag eftermiddag, hvor vi sidder og hiver os i håret. […] Vi bliver ved med at sidde
og logge os ind og ud af efteruddannelse.dk/admin for at se, om det bliver opdateret.” D28, skoleadministrator
”Det er holdt op med vores EASY system. Det kører over på efteruddannelse. Der ved vi, at nogle gange går der tid med op-
dateringen, før det kommer over. Nogle gange nogle timer.” D26, skoleadministrator
Side 66
FLOWS: EFTERUDDANNELSE.DK/ADMIN
”Det ser da rigtig fint ud. Så skriver man da bare de oplysninger man har
og så søg. Den er rigtig god. Der står også, hvor mange breve der er sendt
ud. Det ser fint ud.” D25, skoleadministrator
HOLDOVERSIGT - HOLDBETEGNELSE
Filtreringsmuligheder og holdoversigten
modtages godt.
Skoleadministratorerne finder hurtigt det
hold, de søger, og er tilfredse med hold-
informationerne, som vises i listen.
Især muligheden for at se antal tilmeldte
kursister og udsendte indkaldelsesbreve
opfattes positivt, når deltagerne har for-
stået informationen.
.ID: 83 (BP). Det kan dog undre, at man
under menuen ’Holdoversigt’ finder ’kur-
ser’. Sammenblandingen af begreber
risikerer at skabe forvirring om, hvorvidt
hold og kurser er det samme eller for-
skellige ting.
Ensret de anvendte termer, fx ’Kur
susoversigt’
ID: 84 (KP). Skoleadministratorerne har ingen eller meget begrænset erfaring med at behandle/registrere erklæringer om
beskæftigelse i Danmark. Skoleadministratorerne ved ikke, hvor eller hvordan erklæringen tilknyttes den relevante
kursist. Flere forventer, at erklæringen skal tilføjes på tilmeldingsoversigten for den enkelte kursist (Se ID: 89).
Det bør være muligt at hente erklæringen på den side, hvor erklæringen skal anvendes.
En introduktion til brugen af erklæringen bør tilføjes hjælpen, såfremt erklæringen er vigtig at kende til.
Advice Digital har ikke i testen set eksempler på anvendelsen af erklæringen i praksis – herunder hvordan
erklæringen angives for en kursist i systemet? Det vil dog umiddelbart give mening at oplyse om den
manglende erklæring i tilmeldingsoversigten samt at tilknytte erklæringen ved oversigten over den konkrete
kursist.
”(Kender ikke til proceduren). Jeg har prøvet én gang. Det er noget tid siden. Vi fandt erklæringen inde på UVM.dk. (Opdager
så link til erklæring på sitet og finder erklæring). (Går til konkret kursist og Dokumenter for at tjekke, om erklæring er ind-
sendt). Jeg har ikke set et andet sted, hvor man kan tilføje det.” D27, skoleadministrator
Side 67
FLOWS: EFTERUDDANNELSE.DK/ADMIN
HOLDOVERSIGT – HOLD
2 af de 4 skoleadministratorerne har ingen eller meget begrænset erfaring med udsendelse af breve via
efteruddannelse.dk/admin. Nogle beskriver fx, hvordan de i dag sender fysiske breve ud vha. egne Word-skabeloner.
Som følge af manglende erfaring med området og manglende oprettelse af skabeloner/dokumenter, kan (og tør) disse
skoleadministratorer ikke fortsætte opgaven relateret til brevfletning og generering af breve.
ID: 85 (KP). Formålet med ’Tilføj skabe-
lon /dokument’ og ’Generér’ funktionen
under ’Holdoversigt’ er ikke umiddelbart
klart for alle deltagere. Én skoleadmini-
strator forventer således, at breve skal
sendes ud via funktionerne under ’Do-
kument- og skabelonarkiv’.
Introduktionen på siden læses af flere
skoleadministratorer og modtages godt.
Introduktionen er dog ikke tilstrækkelig
fyldestgørende til, at deltagerne føler sig
sikre på sidens formål og brugen af si-
den.
Tilbyd i de enkelte sektioner tydeligt og direkte link til specifik hjælp til den pågældende sektions indhold og
funktioner. Brugeren er muligvis ikke klar over, at forsiden af efteruddannelse.dk indeholder links til hjælp, og
ofte har brugeren ikke tid til eller mod på at gennemsøge større dokumenter for den specifikke hjælp, brugeren
aktuelt har behov for.
De skoleadministratorer, som benytter muligheden for at sende breve ud til kursisterne via efteruddannelse.dk, er
positive ift. løsningen.
”[Hold] Er det ikke der, hvor man indkalder. I dag indkalder vi per brev. Det har jeg ikke været inde over. [Udsendelse af intro-
duktionsbreve?] Det har jeg ikke nogen anelse om. Det er vi ikke blandet ind i som administratorer via efteruddannelse.dk. Vi
gør det almindeligt via Word… Men vi kan da prøve det via dokument og skabeloner.” D25, skoleadministrator
”Indkaldelsesbreve, dem bruger vi ikke. […] Her kan jeg brevflette og generere indkaldelsesbrev. Jeg tror ikke, der står noget
her, før jeg tilknytter noget. (Kigger på holdoversigt og ’tilføj skabelon’ og læser introduktionen). Jeg synes, det er rart, at der er
forklaringer løbende. Det står der også på forsiden. Link til vejledere.” D27, skoleadministrator
”Nu har jeg brugt den et stykke tid. Det er ikke så lang tid siden, at vi begyndte at sende breve ud elektronisk. Nu har vi gjort det
et stykke tid. Det er faktisk godt. Det hjælper os. Hvis vi har indkaldt et hold, så kan vi gå ind kun og sende ud til dem, vi ikke
tidligere har sendt ud til. Og folk kan få det ud på mail.” D26, skoleadministrator
”Indkaldelsesbreve, dem bruger vi ikke. […] Her kan jeg brevflette og generere indkaldelsesbrev. Jeg tror ikke, der står noget
her, før jeg tilknytter noget. (Kigger på holdoversigt og ’tilføj skabelon’ og læser introduktionen). Jeg synes, det er rart, at der er
forklaringer løbende. Det står der også på forsiden. Link til vejledere.” D27, skoleadministrator
Side 68
FLOWS: EFTERUDDANNELSE.DK/ADMIN
TILMELDINGSOVERSIGT
Oversigten over kursisttilmeldinger mod-
tages overordnet godt, om end flere sko-
leadministratorer beretter, at de kun i
begrænset grad benytter filtre. Fx benyt-
tes filtrene ’EASY-A-hold’ samt ’Ansvars-
område’.
Flere skoleadministratorer har ikke brug
for alle de tilgængelige filtre og/eller er
bange for at bortfiltrere relevante infor-
mationer.
.ID: 86 (MP). Rækkefølgen af resultater-
ne beskrives som rodet. Det fremgår ik-
ke for deltagerne, at de selv har mulig-
hed for at sortere rækkefølgen af ind-
holdet.
Overvej at tracke brugernes adfærd på efteruddannelse.dk/admin (både skoleadministratorer og VEU
administratorer) og afklar, hvilke filtre brugerne reelt benytter. Filtre som ikke eller kun i begrænset omfang
benyttes, kan med fordel gemmes væk eller helt fjernes.
Sorter per default efter dato. Sorteringsmuligheden bør fremhæves, fx via default pil-markering, som viser
kolonnen og rækkefølgen, informationer er sorteret efter. Brugeren bør med andre ord ikke skulle klikke på
kolonneoverskriften, før sorteringsinformationen vises. (Dette gælder både for VEU administratorer og
skoleadministratorer)
ID: 87 (BP). En skoleadministrator efterspørger (som VEU administratorerne) mulighed for at se flere resultater per side.
Overvej at tilbyde længere resultatlister (såfremt systemet kan loade data tilstrækkeligt hurtigt)
”Vi går ind på tilmeldingsoversigten. Vi vinger af her, vis kun digitale tilmeldinger. Vi søger dem frem. Så afgrænser vi, så de
nyeste kommer først. Så kan jeg se kursisten og printe ud. Vi bruger ikke rigtig andre mulighederne end ’Vis kun digitale
tilmeldinger’. En sjælden gang søger vi på cpr-nummer. Og på Easy-A hold. Det kan være, at man er lidt bange for, at man
ikke får det hele med (hvis man bruger filtre). Så er vi sikre på at få alle med, så ingen smutter. Det andet er overhovedet
ikke noget, vi bruger til noget. Heller ikke noget, vi vil komme til at bruge.” D27, skoleadministrator
”Her kan jeg søge et hold op på en kode. Det fungerer udmærket. [De andre filtre?] Dem har jeg ikke rigtig brugt.” D28, sko-
leadministrator
”Jo, der kan jeg se… Den har jeg været inde på. Men jeg føler mig stadig som en nybegynder. Her kan jeg faktisk se, hvad de
forskellige har fået. Den er rigtig god. Hvis de ringer ind og siger, jeg har ikke modtaget noget, så kan jeg se her, at de har
modtaget på mail. […]Jeg ved ikke helt, hvad tilmeldingsoversigten skal til for. For mig står det jo i en pærevælling.” D26,
skoleadministrator
”Det fungerer fint nok, som det er. Man kan selv vælge, hvor mange sider man vil have. Jeg vil gerne have flere end det her.”
D27, skoleadministrator
Side 69
FLOWS: EFTERUDDANNELSE.DK/ADMIN
TILMELDINGSOVERSIGT - KURSIST
.ID: 88 (MP). Skoleadministratorerne
mangler visse informationer på tilmel-
dingsoversigten for den enkelte kursist,
bl.a. AMU-nummer, udspecificerede pe-
riodeoplysninger samt uddannelsesinfo.
Angiv det specifikke 5 cifrede AMU-
nummer for hvert tilmeldt fag.
Angiv udspecificeret periode for hvert
tilmeldt fag.
Angiv kursistens højest gennemførte
uddannelse (eller blot højest gennemfør-
te uddannelsesniveau)
ID: 89 (KP). Skoleadministratorerne har som nævnt i ID: 84 meget begrænset erfaring med erklæringer om arbejde i
Danmark, og det er ikke klart for skoleadministratorer, hvordan man angiver, at en kursist uden fast bopæl i Danmark
har indsendt en erklæring om, at vedkommende arbejder i Danmark. En skoleadministrator forventer, at man skal tilføje
dokumenter til en tilmelding, men ved ikke, hvordan dette gøres. Skoleadministratoren kigger som udgangspunkt under
selve kursisten for muligheden.
”Når man går ind på dem, så
mangler vi en udspecificeret
periode. Altså hvornår de skal
have de enkelte fag. Vi printer
den ud (kursistinfo) og så skri-
ver vi i hånden, hvilke dage, de
skal have. Der mangler også et
fagnummer. Der står kun tekst
på, hvad faget hedder. Der
mangler et 5 cifret AMU-
nummer[…] Jeg kunne måske
godt mangle, hvilken uddan-
nelse kursisten har. Det afgør,
hvilket beløb de skal opkræves.
Det kunne være fint, at det
stod der.” D27, skoleadmini-
strator
”Der er ingen dokumenter… Hvor kan man tilføje dokumenter? [Angive indsendt erklæring?] Det aner jeg ikke. Ingen anel-
se.” D25, skoleadministrator
”Jeg har ikke haft nogen…” D26, skoleadministrator
Side 70
FLOWS: EFTERUDDANNELSE.DK/ADMIN
Overvej at linke til ’Tilføj dokument’ fra ’Dokumenter’ fanen (Muligheden for at indsende erklæringen bør
naturligvis kun vises for kursister, som ikke er registreret med fast bopæl i Danmark)
DOKUMENT- OG SKABELONARKIV
ID: 90 (KP) Formålet med siden ’Doku-
ment- og skabelonarkiv’ er uklar for flere
skoleadministratorer, og skoleadmini-
stratorerne er generelt usikre på, hvor-
dan de bruger siden. Hvad er fx formålet
med at hente et dokument fra PC?
Såfremt den hentede fil tilføjes den valgte mappe, bør ’hent’ omskrives til ’tilføj’.
Overvej at linke direkte fra siden til hjælp vedr. brugen af siden.
Og hvorfor skal brugeren både hente en
fil og vælge dokumenttype?
En skoleadministrator uden kendskab til
løsningen forsøger at benytte funktio-
nen, men får at vide, at den valgte fil og
dokumenttype ikke stemmer overens.
”Det er mine breve, der ligger der. Der vil jeg få mine breve. (Ser popup). Hent dokument fra pc, slet mappe, omdøb mappe,
tilføj mappe. Jeg tror ikke, jeg kan få lov. Aner ikke hvad det er. Er det fra min pc? Jeg tror, at det er lukket. Jeg ved ikke,
hvor jeg skal hente det henne. Jeg skal skrive filer og et eller andet. Jeg ved ikke, hvad det er.” D25, skoleadministrator
”Dokument og skabelonarkiv kunne vi godt bruge noget mere info og hjælp til. Den har vi slet ikke kommet i gang med
overhovedet. Den virker lidt uoverskueligt. [Hvad er arkivet?] Man skal bruge et bestemt program til at lave skabeloner til
optagelse, aflysning osv. Så skal man lægge dem i systemet og bruge dem. Men der skal nogle koder osv. i, som vi ikke kan
finde ud af. […]Det er i hvert fald, om det er en pdf fil… eller hvilken type det er. Det har nok noget med, hvilken slags doku-
ment, du skal sende ud. Om brev eller sms er bedst? Jeg ved det faktisk ikke. Det må være noget med den måde, det bliver
sendt ud på?” D27, skoleadministrator
”[Bruger?] Næh, egentlig ikke. Det er der, vores breve ligger, som vi henter ind på holdene.” D28, skoleadministrator
”Det tror jeg ikke, at jeg har brugt. Her kan man gå ind og hente de breve, vi selv laver. Og man kan have dem liggende der-
ude. I skabelonarkivet. […] Jeg ved, at andre har valgt det fra også.” D26, skoleadministrator
Side 71
FLOWS: EFTERUDDANNELSE.DK/ADMIN
Det bør tydeliggøres, at valget af ’do-
kumenttype’ reelt er et valg af den form,
udsendelsen sker på.
Brugeren bør kun tilbydes relevante
valgmuligheder – fx at der kun tilbydes
relevante dokumenttyper i drop down-
listen, når filen er tilføjet (eller omvendt,
at der kun gives mulighed for at vælge
relevant filer, når filtypen er valgt).
Undlad at fjerne brugeres valg af fil,
når fejl opstår
”Der er noget, der hedder skabe-
lon til e-mail eller uspecificeret
dokument osv. Jeg ved ikke, hvad
jeg skal bruge det til. Jeg har al-
drig været inde i det her. Så jeg
aner ikke… (Vælger forkert type
ift. skabelon – får fejl og filvalget
slettes). Nej, det kunne jeg ikke få
lov til.” D25, skoleadministrator
Side 72
FLOWS: EFTERUDDANNELSE.DK/ADMIN
VEU administrator
GENERELT OM EFTERUDDANNELSE.DK/ADMIN TIL VEU ADMINISTRATORER
Siden modtages grundlæggende udmærket, om end der stadig er mulighed for optimering. VEU administratorerne i
testen benytter forskellige dele af løsningen. Alle benytter ’Ansøgninger’. Nogle benytter ’Afsluttede ansøgninger’, mens
andre benytter ’Vis tilstedeværelse’.
En VEU administrator fortæller, at langt hovedparten af de ansøgninger administratorens a-kasse modtager får afslag
eller returneres pga. fejl.
Det store antal afslag og returneringer er dog ikke symptomatisk for de resterende a-kasser. VEU administratorerne
beskriver det typiske grundlag for afslag som værende for sene ansøgninger, uoverensstemmelser i de angivne data,
udbetalinger af andre ydelser til elever samt for høje uddannelsesniveauer.
.ID: 91 (MP). De ovennævnte problemer kan indikere, at tidsfristerne for ansøgning eller signering ikke kendes eller
huskes, og at reglerne for VEU godtgørelse ifm. uddannelse og brug af uddannelse ikke er klare for alle ansøgere. Det
belyser også problemet i, at VEU administratorerne skal behandle ansøgninger, uanset at disse åbenlyst vil modtage
afslag. Alt i alt en uhensigtsmæssig situation, da de mange fejlbehæftede/uberettigede ansøgninger medfører en
unødvendig arbejdsbyrde for VEU administratorerne.
”Som udgangspunkt er det et udmærket system at arbejde med. Det står meget klart og tydeligt. Overskueligt. […] Efterud-
dannelse.dk/admin, det er rent til arbejdsgiveren (meddelelser til arbejdsgiveren). Det her er rent og skært meddelelser.
(Bruger eget system til reel udbetaling).” D21, VEU administrator
”Hos os kører alt manuelt. Det er i listeform fra efteruddannelse.dk, det bliver taget. Det bliver behandlet direkte fra efter-
uddannelse.dk. Jeg har det stående åbent, samtidig med at jeg taster de oplysninger jeg skal bruge i vores eget system. […]
Det (efteruddannelse.dk/admin) er nemt. Der er en god forståelse for, hvor tingene ligger henne.” D22, VEU administrator
”Vi har rigtig mange afslag. 80 – 90 %. Måske 1-2 ud af 10 er udfyldt korrekt. Rigtig mange udfylder dem forkert. [Typiske
problemer?] De har ikke ret til det. De må ikke være uddannet eller have arbejdet med uddannelsen inden for de sidste 5
år. Det er langt den største del.” D21, VEU administrator
”Men det der gives afslag på oftest er, at de har søgt senere end 4 uger.” D24, VEU administrator
”Det er ikke mange, der får afslag. Mange af dem bliver godkendt. Det er størstedelen, der bliver godkendt og ryger til udbe-
taling. [Typiske grunde til afslag?] Det er uddannelse, der er noget, der ikke stemmer overens og det, de tidligere har søgt.
Uddannelsesniveauer der ikke stemmer overens med det, der tidligere er givet besked om. Afslag er fx, hvis de er elever,
eller får udbetalt noget andet samtidig med. Eller hvis de får udbetalt en anden ydelse samtidig med. Eller hvis udd. niveau-
et er for højt.” D23, VEU administrator
”Vi har meget få tilbagebetalinger. Vi sidder og vurderer det hele, inden vi taster ind i systemet (ifm. manuel indtastning og
behandling). Selve vurderingen er nok nemmest, at den ligger hos personen og ikke maskinen.” D22, VEU administrator
”I det øjeblik man vælger uddannelsesniveau videreuddannet og ikke er berettiget til VEU godtgørelse, der kunne jeg tænke
mig, at afslaget blev givet med det samme, i stedet for at vi skal sidde og skrive afslag til dem. […] Det er måske en 10 – 12
% af ansøgningerne, vil jeg tro.” D22, VEU administrator
Side 73
FLOWS: EFTERUDDANNELSE.DK/ADMIN
Såfremt brugerens besvarelser entydigt vil medføre, at VEU godtgørelse ikke kan opnås, er det et
unødvendigt spild af ressourcer for VEU administratoren, at ansøgningen skal behandles manuelt efterfølgende.
Overvej hvorvidt processen kan optimeres, fx gennem oplysning til brugerne samt gennem automatisk afslag af
ansøgninger ud fra udvalgte parametre. Det er vigtigt at afslag fremgår af systemet, da a-kasserne dermed kan
følge op på evt. snyd (hvor kursisternes uddannelsesniveau ændres med det formål, at kursistens ansøgning
bliver godkendt).
Sørg i ansøgningsprocessen for at promovere muligheden for at blive adviseret, når tidsfristen for ansøgning
og signering nærmer sig.
VEU administratorerne har ud over sagsbehandling af ansøgninger til opgave at hjælpe a-kassernes medlemmer med
tilmeldings- og ansøgningsprocesserne.
.ID: 92 (F). Flere VEU administratorer efterspørger i denne sammenhæng en lettere tilgang til at se systemet fra
kursisternes vinkel. Dvs. se de sidetyper, som kursisterne skal udfylde. En VEU administrator beretter, at hun har været
nødt til at logge sig ind for selv at gennemgå tilmeldings- og ansøgningsproceduren for at hjælpe en kursist.
Overvej at give VEU administratorerne yderligere værktøjer til brug i vejledningssituationen. Fx mulighed for
at sætte skærmdeling op med kursisterne eller en demo-løsning med de tilgængelige klik-flows. (Samme
problematik gør sig gældende for skoleadministratorer)
.ID: 93 (F). En VEU administrator efterspørger i forbindelse med diskussionen af fejl i ansøgninger en mulighed for, at
ansøgere kan trække deres ansøgning tilbage, såfremt de opdager fejl i denne.
Overvej hvorvidt ansøgere har behov for en mulighed for at trække ansøgninger tilbage inden
sagsbehandlingen påbegyndes.
”Det eneste ærgerlige er, at jeg ikke som administrator kan se, hvordan medlemmerne søger. At jeg kan se den modsatte
side. At jeg kunne følge spørgsmålene, de skal følge. Hvordan skemaet er sat op. Hvordan de udfylder. De ringer jo og spør-
ger… hvordan søger jeg befordring osv. Og alle de spørgsmål kan jeg ikke rigtig hjælpe med.” D23, VEU administrator
”Det som kan være rigtig svært for os, når vi sidder, er at guide vores kursister. Vi kan ikke komme ind i alle systemerne… Vi
har måttet oprette os selv, så vi kan følge med i, hvad kunden sidder og laver. Det kunne være rart at have en prøveside,
man kunne følge med i. Vi sidder blinde og skal guide dem.” D26, skoleadministrator
”Hvis jeg skulle have ændringer til systemet, så kunne det være rart, at virksomheden kunne trække ansøgningen tilbage,
hvis de laver fejl, og skal have den returneret.” D24, VEU administrator
Side 74
FLOWS: EFTERUDDANNELSE.DK/ADMIN
VIS TILSTEDEVÆRELSE
De tilgængelige informationer under ’Vis tilstedeværelse’ modtages blandet. 2 VEU administratorer beskriver
informationerne som udmærkede, men unødvendige. De trækker informationen om tilstedeværelse fra egne systemer
eller fra ansøgningen om VEU godtgørelse. Omvendt fremhæver 1 VEU administrator ’Vis tilstedeværelse’ som den typisk
benyttede fane.
.ID: 94 (BP).Resultatlisten er som ud-
gangspunkt tom, og brugeren skal frem-
søge tilstedeværelse for en kursist ved
at søge på CPR-nummer. Såfremt bruge-
ren blot klikker ’Søg’ uden at indtaste en
værdi (fx belært af søgefunktionen under
’Ansøgninger’), fremkommer en generisk
fejlbesked, som henviser til ’værdi’.
Sørg på sitet generelt for at præsen-
tere brugeren for meningsfulde og kon-
krete fejlbeskeder, fx ’Indtast et CPR-
nummer’
.ID: 95 (MP). VEU administratorerne kan
have svært ved at finde præcist det kur-
sus eller den periode, de søger informa-
tion om for en given kursist, da række-
følgen af informationerne beskrives som
uklar / uhensigtsmæssig.
Det beskrives som uhensigtsmæssigt, at
de nyeste informationer per default pla-
ceres nederst på siden (eller ude af da-
toorden), så brugeren tvinges til at scrol-
le. VEU administratorens mulighed for
selv at sortere indholdet ved klik på ko-
lonneoverskrifter overses.
”Nååh, det er interessant. Det er fravær. De timer, han har været på kursusstedet. Men dem tager vi et andet sted. Vi træk-
ker statistikken et andet sted. Den er fin nok, men jeg har ikke brugt den.” D21, VEU administrator
”Vis tilstedeværelse… den bruger vi faktisk ikke. […] Vi kan se det samme, hvis jeg kigger på ansøgningen.” D24, VEU admi-
nistrator
”Jeg bruger vis tilstedeværelse 90% af tiden. […] Og så bruger jeg den, der hedder Ansøgninger.” D23, VEU administrator
Side 75
FLOWS: EFTERUDDANNELSE.DK/ADMIN
”De grå viser, at hun har været
der, og de røde, at hun ikke har
været der. Det ville være rigtig
rart, hvis der stod, hvor mange
timer, hun har været væk. Hvis
der står 3,21 timer (tilstedevæ-
relse) så skal jeg selv sidde og
regne ud, hvad tiden hun har
været væk egentlig er.” D23,
VEU administrator
Overvej at tilføje yderligere filtreringsoptioner for det fremsøgte indhold, fx slutdato samt kursusnummer.
Sorter som standard listen, så de nyeste kurser ligger øverst.
Sorteringsmuligheden bør fremhæves, fx via default visning af ’pil op’/’pil ned’-markering, som tydeliggør
kolonnen og rækkefølgen, informationer er sorteret efter. Brugeren bør med andre ord ikke (som i det
nuværende system) skulle klikke på kolonneoverskriften, før pil-markeringen vises. (Dette gælder både for VEU
administratorer og skoleadministratorer)
.ID: 96 (BP).Om end sidens indhold ge-
nerelt forstås, beskrives en deltager det
som unødvendigt besværligt, at hun selv
er tvunget til at regne det eksakte antal
timer ud, som kursisten har været fra-
værende. Deltageren har tilsyneladende
brug for at kende fraværet (og ikke blot
tilstedeværelsen).
Overvej at eksplicitere den konkrete
tid, kursisten har været fraværende.
”Fraværsoplysninger, der er kun en fra-dato. Hvis der nu havde været et kursusnummer for eksempel. At der var flere søge-
kriterier, jeg kunne vælge imellem. Hvis jeg skriver 1. januar, kommer der rigtig meget frem, jeg skal søge i. Skolerne kan
have ændret dato eller kursusnummer. Der kan være meget, jeg skal lede rundt i. Jeg ville gerne snævre mere ind. Hvis jeg
vidste præcist hvilket kursusnummer eller der skulle være til- og fra- dato. […] Det står ikke altid i datoorden. Det er som om,
den er delt op i kursusnumre.” D23, VEU administrator
”(Ser kursist) Hvis han havde været afsted på andre kurser tidligere år, så ville hele rækken have lagt sig herunder. Det kan
nogle gange være svært at finde overblikket, for årstallet står herude, men de står blandet. Du har ikke mulighed for at sor-
tere i dem. Vi vælger derfor at gå ind under ’Ansøgninger’ og søge på CPR-nummer. Så vi kan finde tilstedeværelsen på lige
netop den periode, vi ønsker at behandle på.” D22, VEU administrator
Side 76
FLOWS: EFTERUDDANNELSE.DK/ADMIN
”Der er den røde stjerne (under fraværsoplysninger). Den stoler jeg
ikke på. Den virker ikke altid. Vi har oplevet før, at hvis jeg går ind og
der er kommet nye oplysninger, så er den der nogle gange, og nogle
gange ikke. […] Den her stjerne skubber hele linjen. Når jeg skal printe
så bliver det meget småt og rodet. Datoerne stod forskelligt. Småt og
rodet at finde rundt i.” D23, VEU administrator
ID: 97 (BP). Mindst én VEU administrator
stoler ikke på stjerne-markeringen, som
angiver ændringer i fraværet. Dernæst
forskubber stjernen visuelt indholdet,
hvilket mindsker overblikket over siden.
Tjek hvorvidt markeringen af ændre-
de fraværsoplysninger fungerer som in-
tenderet.
Sørg for en visuelt pæn opstilling af
indholdet – herunder at de enkelte ko-
lonner kan indeholde tilstrækkelig in-
formation til, at indholdet ikke forskub-
bes.
.ID: 98 (F). I forbindelse med præsentationen af informationerne om tilstedeværelse efterspørges kontaktinformation til
en kontaktperson hos skolerne, som kan bistå VEU administratorerne i forbindelse med spørgsmål.
Overvej at linke til kursusbeskrivelsen hvor kontaktpersonens kontaktinformationer står.
.ID: 99 (F). En VEU administrator udtrykker slutteligt et stort ønske om en print-funktion, hvormed sidens indhold nemt
kan printes pænt ud.
Tilføj en generel print-funktion (som under ’Ansøgninger’) og sørg for at brugerne kan printe udskriftsvenlige
sider ud efter behov.
”Det kunne være rart at have en adresse stående på skolen. Adresse og telefonnummer – kontaktpersonen til personen
med fraværsoplysninger. Det kunne være meget rart.” D23, VEU administrator
”Jeg kunne godt tænke mig en printknap. Så det var nemmere at printe ud. Fx fraværsoplysninger. Jeg havde en sag, hvor vi
havde behov for at dobbelttjekke alt for mange, mange medlemmer. Der skulle jeg lave screendumps. Den er ikke printven-
lig. Så jeg kunne vælge, når jeg skriver cpr-nummer og dato, så kommer der vildt mange oplysninger frem, som jeg skulle
bruge. Der skulle jeg scrolle ned, tage et nyt klip (screendump), og videre og videre.” D23, VEU administrator
Side 77
FLOWS: EFTERUDDANNELSE.DK/ADMIN
”Der kom ikke rigtig noget. [Hvad gør opdater tilstedeværelse?] Det ved
jeg ikke. Der skete ingen ting.” D21, VEU administrator
”(Om markering af ændret tilstedeværelse under ’Vis tilstedeværelse’)
For mig er det kun relevant, hvis der er sket ændringer ift. timeantallet.
At jeg er gået ud fra, at der ikke var fuld tilstedeværelse, og medlemmet
så ringer og siger, jeg har været til stede. [Ændret tilstedeværelse-
fanen?] Jeg bruger en ikke. Har ingen anelse… mit gæt er… det er med-
lemmer, vi har, som har fået ændringer i deres VEU ansøgning? Eller ste-
det er ændret. Eller timer har ændret sig. Ændringer til deres første an-
søgning, som de har trykket godkend til. [Får forklaring – Gavnligt?] Nej,
når jeg bruger fraværsoplysninger, så søger jeg på det enkelte medlem.
Det her er fuldstændigt uoverskueligt at søge på. Jeg ved ikke, hvor jeg
skal starte. Jeg går ind og søger kun på Knud (kursist), når han ringer.”
D23, VEU administrator
”Bruger ikke. Det burde vi måske. Det er dem, der er ændret tilstedevæ-
relse på. Det er nogle, hvor der er en tilstedeværelsesoplysning, der er
ændret på. [Behov for?] Det ved jeg faktisk ikke. (Ser tilstedeværelse for
en kursist og sammenligner så med eget system) Jeg får røde ører nu.
Der er noget, vi ikke er opmærksomme på, kan jeg se. Hvordan skal vi
vide, at der lige nøjagtigt er ændringer på et givent cpr-nummer. Vi skal
ind og se på det her, kan jeg godt se. Det er måske et problem, vi har,
fordi vi kører det manuelt. Men det er forfærdeligt, at man laver ændrin-
ger 3 måneder efter. Nu skal vi sådan set trække penge tilbage. Det er et
problem, at det kommer 3 mdr. efter.” D24, VEU administrator
ÆNDRET TILSTEDEVÆRELSE
ID: 100 (KP). Ændret tilstedeværelse’
benyttes generelt ikke af VEU admini-
stratorerne. Sidens indhold (eller mangel
på samme) og formål er ikke umiddel-
bart selvforklarende og opfordrer der-
med ej heller til brug.
Én VEU administrator benytter tilstede-
værelses-oplysningerne under ’Vis tilste-
deværelse’, men ved ikke, hvad ’Ændret
tilstedeværelse gør.
En anden VEU administrator opdager
undervejs i testforløbet helt konkret
værdien af informationerne, da hun fin-
der ud af, at a-kassen har udbetalt for
meget i godtgørelse til en kursist. Delta-
geren påpeger i den forbindelse det sto-
re problem i, at ændringerne ikke nød-
vendigvis opdateres umiddelbart efter
kursets afholdelse. I eksemplet med den
fremfundne kursist er ændringen først
sket 3 måneder senere, dvs. efter godt-
gørelsens udbetaling.
Formålet med siden bør klarificeres
og dens vigtighed pointeres for især de
brugere, som ikke benytter automatise-
rede processer. Det bør ligeledes overve-
jes at fremhæve antallet/eksistensen af
nye poster i fane-overskriften, så bruger-
ne i højere grad promptes til at klikke på
fanen. (En sådan markering kan dog vir-
ke som unødig og potentielt irriterende
information for brugere med automatise-
rede processer).
Værdien af ’Ændret tilstedeværelse’ for-
udsætter i høj grad, at ændringer regi-
streres inden udbetalingen af VEU godt-
gørelse – alternativt kan a-kasserne væ-
re nødt til at udbetale/opkræve penge
efterfølgende med administrativt besvær
til følge.
Side 78
FLOWS: EFTERUDDANNELSE.DK/ADMIN
”[Filtre?] Dem bruger jeg typisk ikke. Jeg trykker søg og ser, hvad
der ligger. Vi får måske mellem 3 og 8 om ugen.” D21, VEU admini-
strator
”[Filtre?] Afsendt, det er nogle, jeg slet ikke har rørt. Det er lister, vi
trækker fra. Den er fin for os. Startdato. Det er det, der er relevant
for os. Vi bruger overhovedet ikke de andre felter. Vi bruger ikke
intern reference. Den har jeg sagt ja til, at der bliver fjernet.” D24,
VEU administrator
”Jeg går ind i ansøgninger og vælger (under filter ’Status’) ’Afsendt’.
[…] Jeg bruger ’Status’ og ’Kursist’ mest. Det med hvornår kurset er
startet og sluttet. Det sker stort set aldrig, at vi er nødt til at udsøge
på det. […] Pr. uge får vi mellem 20 og 50 ansøgninger – det varie-
rer meget hvornår på året. Efterår og forår, ligger vi typisk på 40-50
stykker.” D22, VEU administrator
ANSØGNINGER - OVERSIGT
Oversigten forstås og giver overordnet
VEU administratorerne de informationer,
de har behov for.
.ID: 101 (BP). Det kan dog undre, at li-
sten som udgangspunkt er tom, og at
VEU administratorerne skal klikke søg
for at få indhold vist.
Filtrene benyttes primært af VEU admini-
stratorer, som foretager manuel behand-
ling. Filtrene beskrives af én VEU admi-
nistrator som overflødige, da a-kassen
typisk ikke har mere end max 8 ansøg-
ninger på en uge. En anden a-kasse har
til sammenligning mellem 20 – 50 an-
søgninger per uge.
Simplificer fremsøgningen af ansøgninger. Vis per default modtagne ansøgninger. (Samme problematik går
igen for bl.a. kursusadministratorer, hvoraf én eksplicit efterspørger, at kommende kurser vises automatisk).
Evt. performanceproblemer bør kunne afhjælpes ved default begrænsningen af antal viste resultater per side
(som fastholdes indtil brugeren selv vælger et andet antal resultater per side).
Skjul dernæst evt. som udgangspunkt filtre og lad brugeren vælge dem efter behov. Såfremt brugeren
vælger at vise/skjule filtre, bør denne indstilling naturligvis huskes til efterfølgende sessioner.
”Jeg er vant til at arbejde i den.
For os fungerer det fint. Bare at
vi kan få det ændret til, at når
vi videresender nogen, at det
også sker.” D24, VEU admini-
strator
”Under selve ansøgningerne, så
er det meget fint, at jeg kan
skrive cpr-nummer og cvr-
nummer. Den er meget nem at
finde rundt i. (Får de info, hun
søger). Jeg får hele ansøgnin-
gen frem, og der har jeg en
knap til print. Meget fint.” D23,
VEU administrator
Side 79
FLOWS: EFTERUDDANNELSE.DK/ADMIN
ID: 102 (KP). En VEU administrator be-
retter, at hun har blandede erfaringer
med at bruge filteret ’Uddannelsessted’.
Hun mener ikke, at de eftersøgte ansøg-
ninger altid fremkommer ved brug af fil-
teret.
Ret evt. fejl ifm. filtrering på uddan-
nelsessted.
.ID: 103 (MP). Det beskrives ligeledes
som et problem, at kolonnen ’Uddannel-
sessted’ ikke nødvendigvis viser de nav-
ne på uddannelsessteder, som fremgår
af Undervisningsministeriets lister (VEU-
fag og VEU-institutioner). Dermed bliver
det sværere for VEU administratorerne
at fremfinde de korrekte uddannelses-
steder på listen.
”Jeg har nogle få gange gerne villet ud-
søge på uddannelsesstedet. Og der
fungerer det her ikke 100 %. Ansøgnin-
gen som bør ligge der, kommer ikke
nødvendigvis frem. Så må jeg forsøge
alle parametre, fx søge på cpr-
nummer.” D22, VEU administrator
”Jeg kunne godt tænke mig, at uddannelsessteder bliver tvunget til at skrive deres udd. steder her, som det bliver kaldt på
listen hos undervisningsministeriet. Der er nogen, der bruger forkortelser det ene sted og ikke det andet. Det giver os pro-
blemer. Når vi skal oprette en bevilling, så skal vi fortælle, hvilken skole det foregår på. Der har vi denne liste. Men når det
ikke er samme navn, der står her, som der står i ansøgningen, så har vi et problem. Bare at navnene matcher.” D24, VEU
administrator
Side 80
FLOWS: EFTERUDDANNELSE.DK/ADMIN
ID: 104 (KP). En VEU administrator be-
skriver dernæst det problem, at ændrin-
ger af fx dato ikke fremgår på listen over
ansøgninger. Her vises stadig de oprin-
delige fra- og til datoer.
Ændringer foretaget efter afsendelsen af
ansøgningen skal findes nederst på si-
den, hvor der er risiko for, at ændringen
overses.
Sørg ved systemmæssige ændringer
for at opdatere ansøgningens stamdata i
listen over ansøgninger.
.ID: 105 (BP). Flere VEU administratorer
foretrækker konsekvent længere lister
over ansøgninger. Det opfattes som be-
sværligt at skulle springe mellem sider.
Desuden huskes brugerens valg af antal
resultater per side tilsyneladende ikke
fra session til session.
Lad systemet gemme brugerens præference for antal resultater per side.
Overvej at tilbyde længere lister med ansøgninger, som brugerne kan vælge efter behov (såfremt systemet
kan loade data tilstrækkeligt hurtigt)
”Når der er sendt en ansøg-
ning, så hvis man ændrer da-
toer på det… Hvis man kigger
på det øverste på bevillingen,
så ser den ud for oven, som
den gjorde i starten. Så skal vi
ned i bunden og finde det. Det
generer.” D24, VEU administra-
tor
”Jeg kan ikke vælge flere… jeg ville gerne vælge 500. Jeg ville gerne, at den husker, at jeg gerne vil have så lange lister, som
jeg overhovedet kan få. Jeg skal altid sætte den til det.” D24, VEU administrator
Side 81
FLOWS: EFTERUDDANNELSE.DK/ADMIN
ANSØGNINGER - KURSIST
VEU administratorerne benytter funktionerne i systemet på forskellig vis. Nogle benytter primært egne systemer, fx til
udbetalingsmeddelelser og har dermed ikke behov for at godkende, returnerer eller afslå ansøgninger via løsningen på
efteruddannelse.dk/admin.
Andre godkender manuelt ansøgninger via efteruddannelse.dk/admin (og kan i den forbindelse savne information om
muligheden for automatisk samkøring af informationer imellem eget system og efteruddannelse.dk).
.ID: 106 (F). I forbindelse med den manuelle behandling af ansøgninger, efterspørger en VEU administrator mulighed for
at markere ansøgninger, som kræver opfølgende undersøgelse eller dokumentation, før de kan færdigbehandles.
Overvej at tilføje en 7. valgmulighed for status under fanen Sagsbehandling (fx Afventer dokumentation),
hvormed VEU administratoren kan tilføje en note til en ansøgning og markere for sagsbehandlere såvel som
kursister, at ansøgningen kræver yderligere information fra 3. part, inden ansøgningen kan færdigbehandles.
VEU administratoren skal desuden kunne filtrere på denne status i ansøgningsoversigten.
Det skal i denne sammenhæng noteres, at filtervalget ’Under behandling’ i menuen Ansøgninger bruges til at
vise ansøgninger, som allerede er forhåndsgodkendt – dvs. der er tale om ansøgninger med en anden status,
end den her foreslåede ’Afventer dokumentation’.
.ID: 107 (BP). Det fremgår ikke klart af
systemet, hvorledes brugeren fremsen-
der breve til ’anden digital postkasse’
eller hvorvidt systemet kan håndtere ud-
sending af fysiske breve. (Det skal her
noteres, at brugeren ikke benyttede
tjekbokse i praksis og derfor ikke gen-
nemgik proceduren).
”Afslag, der går vi for det meste ind og skriver vores eget brev. Det hele kører automatisk. Så vi har faktisk aldrig brug den
her. Vi bruger den ikke. Så kører det hele automatisk gennem vores egne systemer. Returner, den bruger vi faktisk heller
ikke. Så er de blevet stoppet via vores system.” D23, VEU administrator
”Jeg åbner hver eneste ansøgning og kigger på tilstedeværelse i ansøgningen og vurderer, om de har retten til at få udbeta-
ling. Så indtaster jeg periode og udbetalingsbeløb i vores eget system, og så godkender jeg i efteruddannelse.dk. Vi bruger
vores eget system til udbetalingsdelen. Vi skal jo have lagt oplysningerne derover. Ellers skulle det kunne overføres elektro-
nisk. Jo færre systemer, man skal arbejde rundt i, jo bedre er det jo.” D22, VEU administrator
”Jeg mangler lidt en parkeringssted til ansøgninger som jeg skal undersøge noget på først, inden at jeg kan taste dem –
bl.a. hvis en medarbejder har deltaget i et kursus i en weekend, så skal de have dokumentation på, at de får en kompense-
rende fridag. Det betyder ikke, at ansøgningen skal afvises, men jeg kan ikke godkende den før jeg har fået de oplysninger
jeg skal bruge. (Forhåndsgodkender via efteruddannelse.dk/admin og afviser derefter i eget system, indtil hun har modtaget
de fornødne oplysninger.)” D22, VEU administrator
Side 82
FLOWS: EFTERUDDANNELSE.DK/ADMIN
Overvej hvorvidt der er behov for yderligere information eller trin til at guide brugeren ifm. brugen af
systemet, herunder tjekbokse under ’Afslag’. Hjælpen ’Brugerguide – A-kassens sider’ giver ikke information
herom.
.ID: 108 (MP). Præsentationen af faner
relateret til den enkelte kursist er ikke i
alle tilfælde optimeret til indholdet.
Fx fanen ’Tilstedeværelse’ som kan være
meget indholdstung ifm. 12 ugers kur-
sus. Desuden beskrives sorteringen efter
kursusnummer som uhensigtsmæssig.
Sortering efter dato efterspørges.
Tilpas automatisk fanernes størrelse til deres indhold. Alternativt giv brugerne mulighed for selv at justere
fanernes højde ved at trække i disse.
Sorter automatisk indholdet efter dato, men giv brugerne mulighed for at sortere de enkelte kolonner efter
behov. Tydeliggør desuden muligheden for at sortere indholdet via kolonneoverskrifter.
”’Brev sendt til anden digital postkasse’… hmm, det kan jeg jo ikke. Jeg vedhæfter brevet her.” D24, VEU administrator
”Jeg kunne godt tænke mig, at den rullede mere ud. Hvis det er et forløb på 12 uger, så skal jeg sidde og scrolle ned her. Og
det ligger hulter til bulter. Det burde ligge i datoorden. De ligger kursusnummervist. Jeg ville hellere have, at de lå i datoor-
den. Det er mere brugervenligt.” D24, VEU administrator
Side 83
FLOWS: EFTERUDDANNELSE.DK/ADMIN
ID: 109 (BP). En VEU administrator finder
det irriterende, at hun ikke kan scrolle
helt ned på siden via musens scrollhjul,
når muse-markøren er placeret over
indholdsfeltet (accordions) på siden.
Det bør undersøges, hvorvidt scroll-
funktionen kan optimeres, så scroll via
scrollhjul muliggøres overalt uanset
markørens placering
.ID: 110 (F). Desuden finder deltageren det uhensigtsmæssigt, at hun er nødt til at scrolle op og ned gentagende gange
på siden med kursistens oplysninger for at trække de informationer ud af siden, som hun skal overføre til sit eget system
Modulus. Rækkefølgen af præsentationen af informationer i de to systemer stemmer ikke overens.
Det kan ifm. kommende opdateringer af efteruddannelse.dk/admin med fordel undersøges, i hvilken grad
præsentationen og rækkefølgen af informationer stemmer overens med de interne løsninger, som de største a-
kasser benytter. Jo højere grad af overensstemmelse mellem løsningerne, jo lettere bliver det for VEU
administratorerne at trække de ønskede data (manuelt) ud. Alternativt fokuser på at promovere webservices til
integration.
”Den har nogle fejl. Især scroll
på siden. Når vi får ansøgnin-
ger. Jeg SKAL ud og have fat i
pilen. Det er møgirriterende.
Det kunne vi godt tænke os
bedre.” D21, VEU administrator
”Den er dumt opbygget (ift. data hun skal trække ud til eget system). Jeg skal sidde og scrolle rigtig meget. Det er datoen for
kurset. CVR-nummer for virksomheden. Virksomhedens navn og adresse. Som vores system er opbygget, skal jeg sidde og
køre frem og tilbage (scroller op og ned). Det er frem og tilbage.” D21, VEU administrator
Side 84
FLOWS: EFTERUDDANNELSE.DK/ADMIN
.ID: 111 (MP). En VEU administrator finder det ulogisk, at hun ved videresendelse af ansøgninger skal angive en kursus-
dato i stedet for dags dato. Dette kræver desuden, at brugeren fremfinder kursusdatoerne i systemet.
Lad om muligt ’Videresend med virkning fra’ godtage dags dato.
.ID: 112 (MP). En anden VEU administra-
tor irriteres over, at ansøgninger videre-
sendt til fx Kvalitets- og tilsynsstyrelsen
eller andre a-kasser til tider bliver hæn-
gende i systemet.
Dvs. at gamle ansøgninger forbliver i
listen over igangværende ansøgninger
og dermed forstyrrer overblikket.
Ret evt. periodiske fejl i arkiveringen
af videresendte ansøgninger
”Videresend bruger vi til, hvis medlemmet er overflyttet. Det eneste jeg synes er øv ved det er, at når man vælger en a-
kasse, så skal man sende en dato. Jeg skal skrive en kursusdato, ikke dags dato. Det giver ikke mening i mit hoved. Så skal
jeg huske, hvilke datoer medlemmet har været på kursus.” D23, VEU administrator
”Det er nogle, vi har forsøgt at
videresende til andre. Men det
slår ikke igennem. Den bliver
ved med at stå på vores liste.
Jeg har prøvet at fejlmelde det
flere gange. Men jeg har opgi-
vet det. Vi har det både, når vi
videresender til en anden a-
kasse og til Kvalitets og Sik-
ringsstyrelsen.” D24, VEU ad-
ministrator
Side 85
FLOWS: EFTERUDDANNELSE.DK/ADMIN
ID: 113 (KP). Ligeledes er det et pro-
blem, at systemmæssige ændringer til-
syneladende ikke medtages, såfremt si-
den (Aktuel) udskrives.
I praksis risikerer ændringerne at blive
overset. Dernæst præsenteres de sy-
stemmæssige ændringer på en svært
overskuelig måde, som adskiller sig væ-
sentlig fra den måde, de resterende in-
formationer præsenteres på.
Sørg for at ’Udskriv’ udskriver al relevant information på fanen, herunder systemmæssige ændringer.
Præsenter informationerne på en overskuelig vis. Benyt samme skabeloner til visning af systemmæssige
ændringer, som benyttes generelt i systemet.
AFSLUTTEDE ANSØGNINGER - OVERSIGT
Siden modtages godt. Siden opfattes som overskuelig og giver VEU administratorerne den information, de umiddelbart
har behov for.
Det bør dog stadig (som beskrevet ifm.
’Ansøgninger’) overvejes, hvorvidt det er
hensigtsmæssigt, at brugeren manuelt
skal klikke søg for at se afsluttede an-
søgninger.
Se anbefalingen ifm. visningen af søge-
resultater under ’Ansøgninger’
”Hvis man udskriver ansøgningen, så får man ikke ændringer med. [Synes om præsentationen?] Det er noget rod. Det er
svært at finde ud af. Det er noget, du skal gætte dig frem til. Det kunne godt stå mere tydeligt. (Misforstår de givne informa-
tioner)” D24, VEU administrator
”Den er meget overskuelig. Der står det, der skal. Vi har et overblik over det.” D21, VEU administrator
Side 86
FLOWS: EFTERUDDANNELSE.DK/ADMIN
AFSLUTTEDE ANSØGNINGER - KURSIST
ID: 114 (KP). Flere VEU administratorer
oplever problemer med manglende eller
forkerte svar fra arbejdsgivere på retur-
nerede ansøgninger. Fx fordi arbejdsgi-
verne ikke opdager VEU administrato-
rens beskrivelse af fejlen.
En VEU administrator beretter, hvorledes
de i a-kassen grundet manglende svar
fra kursusadministratorer er holdt op
med at returnere ansøgninger via efter-
uddannelse.dk/admin. Administratoren
har fx en 2 år gammel ansøgning liggen-
de, som afventer svar fra kursusadmini-
stratoren, som hun ikke er i stand til at
afslutte.
Der bør arbejdes på at sikre, at kursusadministratorerne er klar over, at de kan modtage mail fra
efteruddannelse.dk. (Se også ID: 77)
Beskeder til arbejdsgiveren/kursusadministratoren bør fremhæves visuelt øverst i den returnerede
ansøgning (samt i en relevant kontekst).
Det bør overvejes, om VEU administratorerne skal have mulighed for at afslutte ubesvarede returnerede
ansøgninger efter et givent tidsrum.
”Jeg synes ikke, at vi får dem retur til arbejdsgiveren korrekt. Og vi har svært ved at angive, hvad fejlen er. Man har et enkelt
tekstfelt for oven. Og så kommer selve fejlen i bunden. Ikke markeret særlig godt. Det overser de. Når det ligger i bunden
uden at være markeret særlig godt, så kan de ikke forstå, hvorfor de får den retur. Så sender de den afsted igen uden at
have rettet fejlen.” D22, VEU administrator
”Vi bruger slet ikke den funktion (Returner) mere, med at vi kan skrive via efteruddannelse.dk. Vi sender fysisk brev. […] Vi
får ikke noget svar retur. Vi kan ikke afslutte, hvis ikke vi får noget svar retur.” D21, VEU administrator
Side 87
APPENDIKS
Appendiks
Fakta om undersøgelsen
BAGGRUND
STIL har ønsket at gennemføre en kvalitativ undersøgelse af, hvordan brugerne af efteruddannelse.dk samt
efteruddannelse.dk/admin oplever anvendelsen af sitet. Herunder om der er områder eller funktioner, som udgør
barrierer for brugen af centrale funktioner på sitet.
Alle tests er gennemført slut august – start september, 2014. De kvalitative tests og interviews efterfølges af en
kvantitativ spørgeskemaundersøgelse.
FORMÅL
Undersøgelsens formål er at afdække deltagernes brug af og holdninger til efteruddannelse.dk samt
efteruddannelse.dk/admin, herunder belyse evt. udfordringer og forbedringsmuligheder i forhold til bl.a.:
Navigation
Struktur og processer
Indhold
Navngivning
Design
Generel brugeroplevelse
Koncept
METODE - TÆNKE HØJT-FJERNTEST
Testen foretages som tænke højt-fjerntest. Det vil i praksis sige, at deltagerne enkeltvis benytter websitet til at løse
centrale opgaver, imens de kommenterer på deres oplevelser. En testleder observerer deltagerens skærm via
skærmdeling og stiller uddybende spørgsmål over telefonen. Imens noteres deltagernes brug af og holdninger til
løsningen. Hver test varer ca. 1 time.
Side 88
APPENDIKS
DELTAGER-PROFILER
Der er i alt gennemført 28 test fordelt på 8 profiler:
3 kursusadministratorer fra store virksomheder (+250 medarbejdere)
3 kursusadministratorer fra mellem-store virksomheder (10-250 medarbejdere)
3 kursusadministratorer fra små virksomheder (2-9 medarbejdere)
4 kursusadministratorer fra offentlige organisationer (2 små og 2 store)
4 kursister (1 tillidsmand, 3 medarbejdere)
3 selvstændige (enkeltmandsvirksomhed)
4 VEU administratorer fra A-kasser
4 skoleadministratorer fra skoler
Spredning:
Deltagerne kommer fra hele Danmark, så der opnås geografisk spredning.
Desuden spredning på branche, selskabsform samt på hyppighed af brugen/kendskabet til efteruddannelse.dk
En uddybende deltageroversigt kan ses i afsnittet ’Deltageroversigt’ heruder.
Side 89
APPENDIKS
TESTMATERIALE OG LOGIN
Undersøgelsen blev gennemført på efteruddannelse.dk (kursister/tillidsmænd, selvstændige og kursusadministratorer)
samt efteruddannelse.dk/admin (skoleadministratorer og VEU administratorer).
Deltagerne, som benyttede efteruddannelse.dk, gennemførte i så vid udstrækning det var muligt tilmelding til kurser
samt ansøgning om VEU godtgørelse og befordringstilskud med eget login og egne oplysninger. Enkelte deltagere,
oplevede rettighedsproblemer ifm. login, og gennemførte således brugertesten på baggrund af udleverede login
informationer, svarende til deres profil.
Skole- og VEU administratorer benyttede alle eget login.
Deltageroversigt Deltager Profil Brug af efteruddannelse.dk Holdning til efteruddannelse.dk (/admin)
Kursusadmin.
(250+ virksomhed)
D1 Har tidligere haft tilmelding til
kurser og ansøgning om VEU
godtgørelse som primær funkti-
on
”Det fungerer egentlig ganske fint.. Der er dog nogle helt
konkrete ting der gentagende gange har generet ift.
brugervenlighed (log på problematik og tilbageknap).. Og
så er der mange trin man skal igennem”
D2 Tilmelder ca. 25 personer ad
gangen, op mod 5 gange om
måneden.
Tidligere erfaring: ”Jeg er HR medarbejder, og bruger i
den forbindelse efteruddannelse.dk når jeg tilmelder
vores kursister til kurser. Det er meget lige til.”
Holdning efter test: ”Nu har jeg ikke tidligere søgt VEU
godtgørelse, men det virker mere overskueligt her, end
den del jeg normalt anvender. De blå kasser med trin 1,2
3, fx gør overblikket bedre. Jeg kan dog ikke forstå, at
man skal udfylde så mange af de samme oplysninger jeg
allerede har angivet tidligere (i tilmeldingsprocessen),
det burde ikke være nødvendigt.”
D3 Jeg er derinde meget. Vi har
nogen, som booker kurserne for
os. Men jeg søger al VEU-
godtgørelse. Men booker også
engang imellem. Jeg er derinde
dagligt i kursussæsonen.
”Jeg elsker efteruddannelse. Det er godt. Det fungerer.
Der kan være dage, hvor… hvis systemet ikke lige kan
snakke sammen med skolerne. Det der EASY halløj, men
det er ikke ofte. Det er nemt at bruge. Og jeg kan finde
det, jeg skal bruge. VEU-godtgørelse er super. Jeg har
siddet med stakke af papir før. Nu kan jeg søge flere af
gangen. Jeg kan se, nu har a-kassen modtaget det osv. ”
Kursusadmin.
(10-250 virksomhed)
D4 Benytter ikke efteruddannel-
se.dk.
”Det gik meget godt. [3 ord?] Detaljeret. Der var mange
ting, der skulle udfylde. Men nemt. Tilgængeligt. Der var
de dropdown funktioner med valgmuligheder. De funge-
rede fint. Der hvor man kunne vælge det ene eller andet.
Og hvis jeg var i tvivl kunne jeg lukke op og se, hvad de
mener. […] Det svarer til det, jeg plejer at oplyse. Men
det her var mere omfattende. Der hvor jeg går ind, er
medarbejderne lagt ind i forvejen. Der kender de mange
af tingene. Noget skulle jeg måske ikke svare på hver
gang, hvis den genkender mig?”
Side 90
APPENDIKS
D5 Har kun benyttet efteruddan-
nelse ifm. egen tilmelding til
kursus, men vil gerne have, at
flere fra virksomheden kommer
på kursus fremadrettet, hvilket
hun skal varetage
Tidligere erfaring - ”Jeg var faktisk så meget i tvivl da jeg
var færdig, om jeg havde tilmeldt mig eller ej, at jeg
sendte en mail til dem og spurgte om de havde modtaget
min ansøgning. Jeg synes det var rodet fra start til slut -
hvor skal jeg hen og hvad skal jeg gøre.. Jeg manglede
enormt meget da jeg var færdig, at jeg fik en bekræftelse
på skærmen eller en mail med et ’tak for din ordre’”
Om testen - ”Jeg sidder og er helt varm i kinderne af
spørgsmål og irritation.. Det er rodet.. Der mangler en
rød tråd.. Jeg kan ikke se systematikken i det.. Der er en
forudindtagethed for, at jeg skal vide hvad tingene er..
Jeg håber virkelig ikke, at jeg er den eneste der ikke ved
hvad de forskellige forkortelser betyder.. Jeg er helt varm
i hovedet af rundtossethed – man bliver rundtosset af at
gå det her igennem”
D6 Benytter 2-3 gange årligt. ”Det fungerer fint. Der hvor mine frustrationer dukker op
omkring det, er hvis tilmeldingerne er sket uden om mig.
Så har jeg ikke de rettigheder til at se de ting. […] De
frustrationer jeg har haft, har jeg haft på virksomhedens
side. Jeg kan ikke finde de ting, jeg vil have, der skal
være. Fx en medarbejder, der har tilmeldt sig selv. Ham
kan jeg ikke finde herind (virksomhedens side). [Proble-
mer?] Nej, systemet er meget fra a – å. Det er nogen, vi
skal ligge inde med. Den beder ikke om noget, man ikke
allerede burde vide.”
Kursusadmin.
(2-9 virksomhed)
D7 Har tilmeldt en 6-8 stykker på
lovpligtige kurser og søger i den
forbindelse også VEU godtgørel-
se
”Jeg er lidt usikker når jeg skal bruge det.. Der går noget
tid imellem, og så sidder man hver gang og tænker åhh,
hvordan var det nu lige man gjorde det”
D8 Benyttet en halv snes gange. Et
halvt år siden.
”Det er noget juks. Noget skrammelværk. Det er ikke
optimalt. [Login-problemer og…] Der er et eller andet
med, hvis man skal ind på et specifikt kursus, så kan der
være flere afarter. Så kan det være en kamp at finde det
rigtige.”
D9 Har enkelte gange tidligere søgt
VEU godtgørelse og befordrings-
tilskud
Tidligere erfaring – ”Jeg har da fundet ud af det og det
har da fungeret, men det har ikke været lige så nemt..
Der er mange gange man sidder og er i tvivl om, hvad det
egentlig er man skal.. Det er ikke så enkelt”
Om testen – ”Det er ikke logisk, de felter man får hvor
man skal udfylde.. Jeg har gjort hvad jeg kan for at udfyl-
de det rigtigt.. Det virker jo, men det er ikke godt nok..
Det er ikke særlig brugervenligt”
Kursusadmin.
(Offentlig org.)
D10 Stor Har ikke tidligere erfaring med
efteruddannelse.dk, men har
tidligere haft direkte kontakt
med erhvervsskoler ifm. kurser
eller DVU revision, som kommu-
nen bruger
”Jeg tænker, at når man har været igennem det nogle
gange, så er det nok nemmere – jeg var mest i tvivl
omkring det med at logge ind og rettigheder”
D11 Stor Har tilmeldt og søgt VEU godtgø- ”Jeg synes ikke den er god.. Jeg er ikke god til at bruge
Side 91
APPENDIKS
relse for ca. 20 personer. Vare-
tager dog ikke denne funktion
længere grundet omstrukture-
ring
den.. Jeg forstår den ikke.. Jeg skal bruge meget tid på
den, da den ikke er logisk opbygget for mig.. For mig ville
det virke bedre at jeg fik en regulær vejledning til hvor-
dan man udfylder det, så jeg ikke skal sjuske mig frem..
Jeg er ikke pjattet med det, det er ikke en særlig god og
nem måde de har forsøgt at løse det her på”
D12 Lille Min erfaring er ganske begræn-
set.. Jeg har tidligere tilmeldt en
bibliotekar til et kursus, hvilket
var utrolig besværligt
Tidligere erfaring - ”Det var besværligt.. Vi havde en
masse login problemer”
Om testen - ”Som mange andre systemer er det svært de
første gange man bruger det.. Når man har brugt det
flere gange er det nok nemmere - og det håber jeg det
gør, jeg gider ikke sidde og se en masse videoer igennem
hver gang jeg skal have hjælp”
D13 Lille Bruger fra tid til anden efterud-
dannelse.dk, men føler sig ikke
fortrolig med den. Har tilmeldt
ca. 20 personer til kurser, men
søger primært VEU godtgørelse
”Jeg synes det er svært at tilmelde sig, og jeg synes også
det er besværligt at søge VEU godtgørelse. [Efter test]
Det har været fint at løse opgaverne i dag, mit mål har
også været at lære noget nyt, og det har jeg gjort”
Kursister
D14 Har for ca. 1 md. siden tilmeldt
sig grundforløb som elektriker
”Det var ligetil. Det var meget nemt. Ingen problemer
overhovedet. Det er genialt jo.”
D15 ”Jeg har været på lidt forskellige
kurser, senest i år. Typisk mel-
der vi os selv til kurser. Jeg har
tidligere spurgt ind til VEU
godtgørelse, men jeg fik af vide
at der er for meget administrati-
on i at søge det, så det kan ikke
rigtig svare sig”
”Man burde gøre den der ’Søg på kategori’ mere tydelig..
Ellers kan det godt være svært at finde.. [..] Ellers ligner
det fuldstændig noget jeg har prøvet før – jeg er ikke helt
sikker på hvad jeg får ud af at søge det der VEU godtgø-
relse – man skal virkelig vide hvad man får ud af det hvis
man skulle gide søge det”
D16 Tillidsmand Brugt nogle år 1 gang om ugen. ”Den er langsom. Jeg kunne godt bruge at søgefeltet var
noget mere hjælpsom. Hvis jeg skriver truckcertifikat, så
kan den godt begynde at skrive det færdig, så jeg fik
forslag til, hvad det går ud på. Så jeg kan trykke enter.
[…] Den er informativ, men kan gøres bedre. Selve søge-
funktionen… Kviknummer er langt det nemmeste at
foretrække for mig. Men jeg mangler noget stavehjælp.
Der er hjemmesiden træls. Hvis man skriver forkert, så
finder man ikke kurset. Der er den tung og gammeldags.
Men jeg vil rose den for, at jeg kan dele landet op. Jeg
kan godt lide den. Det er den, jeg har brugt alle dage. Så
går den ned. Fejlkode 100010. Så starter vi forfra igen.”
D17 Har tilmeldt sig kursus og søgt
om VEU godtgørelse 3 gange
”Det irriterer mig. Det er utroligt møjsommeligt frem og
tilbage med NemID. Medarbejdersignaturen virkede ikke
første gang. Men da jeg fik det hele på plads, så gik det.
Det er egentligt ok.”
Selvstændige
D18 Har tidligere benyttet efterud-
dannelse et par gange ifm
kursustilmelding, dog måtte hun
guides via telefon af en medar-
bejder fra uddannelsesstedet
”Jeg ville håbe jeg fik en mail efter det her, for jeg synes
ikke det er tydeligt om jeg har tilmeldt mig.. Jeg synes
ikke det er så nemt at overskue.. Jeg er en forsigtig type..
Jeg tør ikke tilmelde mig hvis jeg ikke er sikker på det er
rigtigt det jeg gør.. Jeg havde nok ikke gennemført det
hvis jeg var alene, så var jeg nok stået af halvvejs – jeg
var nervøs for at jeg fik meldt mig til noget forkert og blev
bonnet for det”
Side 92
APPENDIKS
D19 Tilmeldes typisk kurser via
landboforeningen. Har ikke selv
direkte kendskab til efterud-
dannelse.dk.
”Jeg ville nok godt kunne finde ud af det. Det med signa-
turen er svært. Jeg har ikke erfaring i det.”
D20 Benytter 3-4 gange om året. Et
par mdr. siden.
”Vi venter, til vi har god tid. Vi bander over det hele vejen
igennem. Især det med at søge godtgørelse… Det er
forfærdeligt. Det tager lige så lang tid som kurset nær-
mest. Så kan den ikke… så er det blokeret… så tænker
man ’skidt med det’. […] Jeg kan ikke forstå, at det ikke
kan laves mere enkelt.”
VEU administrator
(a-kasse)
D21 Et par gange per md. Benytter et
begrænset udvalg af funktioner.
Som udgangspunkt er det et udmærket system at arbej-
de med. Det står meget klart og tydeligt. Overskueligt.
Det værste er, at vi ikke kan afslutte returnerede ansøg-
ninger, som vi ikke får svar på.
D22 Rimelig godt kendskab. Benyttet
2 år. Jeg har fået oplæring fra
en tidligere kollega.
Jeg synes, den er gennemskuelig. Der er ikke så meget,
man kan være i tvivl om. Og de har lagt nogle gode
retningslinjer ind. Advarselstekster som kommer op, når
der er noget særligt, vi skal være opmærksomme på. Fx
’OBS: Information. Kursisten er tilmeldt …’
D23 Dagligt. Kigger primært efter
fraværsoplysninger eller i for-
bindelse med opringninger fra
medlemmer.
Den er meget fin. Nem at finde rundt i og navigere i. Jeg
kunne godt tænke mig en printknap. Så det var nemme-
re at printe ud.
D24 Et par gange om ugen. Det er et godt system. Det fungerer. Og det er blevet
bedre med tiden.
Skole administrator
D25 6 md. + siden sidst. Synes det ser rigtig godt ud, men at det kræver tilvæn-
ning.
D26 Næsten dagligt. I starten var det et utroligt irriterende system, men der
havde den mange børnesygdomme. Det er blevet bedre.
Det allermest problematiske er den her NemID digital
signatur. Det er ikke så nemt med den.
D27 Har været med helt fra starten.
Benytter flere gange ugentligt.
Det er dejligt nemt. Det er vi helt enige i alle sammen.
Det fungerer rigtig godt. Det er nemt og overskueligt. Det
er dejligt, at der ikke bliver ændret layout så tit. […] Jeg
kan slet ikke forestille mig ikke at bruge det.
D28 Benytter jævnligt. Det er blevet bedre, end det har været. Men der kan
være udfordringer med, at tingene ikke snakker sammen
(træg udveksling af informationer mellem EASY-A og
efteruddannelse.dk). Men ellers har jeg ikke problemer
med at bruge det overhoved.
Deltager Profil Brug af efteruddannelse.dk Holdning til efteruddannelse.dk (/admin)