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Seite 1 1. Was ist bwSync&Share

Kurzanleitung Steinbuch Centre for Computing, KIT

Fassung vom 18.07.2018

Inhalt

1 Was ist bwSync&Share .......................................................................................... 2

1.1 Dienstbeschreibung .................................................................................................. 2

1.2 Funktionalität ........................................................................................................... 2

1.2.1 Daten synchronisieren ................................................................................................................. 2

1.2.2 Daten teilen ................................................................................................................................. 2

2 Wer darf bwSync&Share nutzen? ........................................................................... 2

2.1 Shibboleth-Nutzer ..................................................................................................... 4

2.2 Externe Nutzer .......................................................................................................... 4

3 Registrieren ........................................................................................................... 4

3.1 Nutzer der teilnehmenden Hochschulen und Universitäten ........................................ 5

3.2 Registrierung für externe Nutzer ............................................................................... 8

3.2.1 Willkommensmail externe Nutzer ............................................................................................... 8

3.2.2 Passwort vergessen? ................................................................................................................... 9

4 Login Webseite ...................................................................................................... 5

4.1 Login für Shibboleth-Nutzer ...................................... Fehler! Textmarke nicht definiert.

4.2 Login für externe Nutzer ........................................... Fehler! Textmarke nicht definiert.

4.3 Logout ...................................................................... Fehler! Textmarke nicht definiert.

4.4 Übersicht über die Funktionsbereiche ..................................................................... 12

5 Gemeinsames Arbeiten ........................................................................................ 14

6 Synchronisieren ................................................................................................... 17

7 Nutzungsbedingungen ......................................................................................... 18

7.1 Leistungen und Nutzerkreis ....................................... Fehler! Textmarke nicht definiert.

7.2 Datenschutz .............................................................. Fehler! Textmarke nicht definiert.

7.3 Speicherplatz ............................................................ Fehler! Textmarke nicht definiert.

7.4 Datensicherheit ........................................................ Fehler! Textmarke nicht definiert.

7.5 Verfügbarkeit ........................................................... Fehler! Textmarke nicht definiert.

Ein Dienst für Hochschulen und Forschungsinstitutionen zum einfachen Synchronisieren und Teilen von Dokumenten

Seite 2 1. Was ist bwSync&Share

1 Was ist bwSync&Share

1.1 Dienstbeschreibung

Der Dienst bwSync&Share ist ein Online-Speicherdienst für Mitarbeiter und Studierende

der Universitäten und Hochschulen in Baden-Württemberg. Dieser wird seit dem

01.01.2014 am Karlsruher Institut für Technologie (KIT) betrieben. Informationen zum

Landesdienst finden sich auf den Webseiten des ALWR: http://www.alwr-

bw.de/kooperationen/bwsync-share-in-der-dfn-cloud/.

Dieser Dienst wird im Rahmen der DFN-Cloud auch den Mitgliedern des DFN-Vereins

angeboten (https://www.dfn.de/dfn-cloud/).

Der Dienst ist nicht geeignet zur Speicherung personenbezogener Daten.

Nutzer erhalten Support jeweils durch den lokalen Helpdesk ihrer Heimateinrichtung.

1.2 Funktionalität

1.2.1 Daten synchronisieren

bwSync&Share ermöglicht es den Nutzern, ihre Daten zwischen verschiedenen Computern

und mobilen Endgeräten zu synchronisieren bzw. auszutauschen. Es stehen neben der

hardwareunabhängigen Weboberfläche unterschiedliche Clienten zur Verfügung (Windows

und Mac Desktop, Apps für Android und iPhone/iPad).

Abb. 1 Sync

1.2.2 Daten teilen

bwSync&Share bietet die Möglichkeit, gemeinsam auf Daten zuzugreifen und diese mit

verschiedenen Nutzer auszutauschen bzw. sie gemeinsam zu bearbeiten. Dabei stellt ein

Nutzer sein Speicherkontingent zur Verfügung und erteilt weiteren Nutzer detaillierte

Berechtigungen.

Darüber hinaus können Links zum Download von Dateien oder Ordnern versandt werden.

Seite 3 1. Was ist bwSync&Share

Abb. 2 Share

Seite 4 2. Wer darf bwSync&Share nutzen?

2 Wer darf bwSync&Share nutzen?

2.1 Shibboleth-Nutzer

Nutzer der teilnehmenden Hochschulen und Universitäten werden in diesem Handbuch als

Shibboleth-Nutzer bezeichnet. Die Übermittlung der erforderlichen Daten zur Anmeldung

und Berechtigungsabfrage zwischen lokaler Benutzerverwaltung und dem Dienst

bwSync&Sahre übernimmt ein Shibboleth-Identity-Provider.

Ob alle oder nur eine bestimmte Gruppe innerhalb einer lokalen Institution berechtigt sind,

legt die dortige Benutzerverwaltung fest. Bei Fragen wenden Sie sich bitte an Ihr lokales

Servicedesk/Helpdesk.

Shibboleth-Nutzer müssen sich für den Dienst registrieren. Dabei muss den

Nutzungsbedingungen des Dienstes zugestimmt werden.

2.2 Externe Nutzer

Um die Zusammenarbeit mit Partnern außerhalb der teilnehmenden Institutionen zu

ermöglichen, können weitere Nutzer von Shibboleth-Nutzern zum Dienst eingeladen

werden. Dabei wird ein eigenes Benutzerkonto in bwSync&Share angelegt, das keiner

lokalen Institution zugeordnet wird. Diese eingeladenen Nutzer werden in diesem

Handbuch externe Nutzer genannt. Die initialen Daten sind die Mail-Adresse, an die die

Einladung versandt wird sowie ein vom Nutzer gesetztes Passwort. Auch externe Nutzer

müssen sich registrieren und den Nutzungsbedingungen zustimmen.

Externe Nutzer erhalten keinen eigenen Speicherplatz und dürfen ohne explizite Rechte

des Speicherplatz-Inhabers (eines Shibboleth-Nutzers) keine administrativen Aktionen

ausführen. Die gesperrten Aktionen sind entsprechend ausgegraut bzw. werden nicht

angezeigt.

Seite 5 3. Registrieren

3 Registrieren

Um den bwSync&Share-Dienst verwenden zu können, müssen sich die Nutzer zunächst

für den Dienst registrieren. Dabei müssen sie unter anderem den Nutzungsbedingungen

des Dienstes zustimmen.

3.1 Nutzer der teilnehmenden Hochschulen und Universitäten

Für Studierende und Beschäftigte der teilnehmenden Hochschulen und Universitäten

erfolgt die Registrierung über eine Webschnittstelle.

Öffnen Sie einen Browser und laden Sie die Webseite https://bwidm.scc.kit.edu. Wählen

Sie aus der angezeigten Liste Ihre Heimatorganisation aus und klicken Sie auf Fortfahren.

Abb. 3 Auswahl der Heimatinstitution

Sie werden automatisch auf die Shibboleth-Seite Ihrer Heimatorganisation weitergeleitet.

Shibboleth ist das Authentifizierungsverfahren, mit dem die Zugangsberechtigung von

bwSync&Share bei der Benutzerverwaltung Ihrer Heimatorganisation abgefragt wird.

Geben Sie dort die persönlichen Zugangsdaten Ihres lokalen Nutzerkontos ein und klicken

Sie auf Login.

Seite 6 3. Registrieren

Abb. 4 Shibboleth-Anmeldeseite (Beispiel KIT)

Sollten Sie keine Berechtigung für bwSync&Share haben oder Ihr Benutzerkonto bzw.

Passwort nicht kennen, wenden Sie sich bitte an Ihr lokales Helpdesk/Servicedesk.

Als Mitglied der teilnehmenden Hochschulen und Universitäten wird Ihr Benutzerkonto in

der Benutzerverwaltung von bwSync&Share als „Shibboleth-Nutzer“ bezeichnet.

Bei erfolgreicher Anmeldung werden Sie automatisch auf die Registrierungswebseite für

Landesdienste am KIT weitergeleitet.

In einigen Fällen kommt es bei der Verwendung von Internet Explorer (IE) zu

Anzeigeproblemen. Diese können behoben werden, indem der IE geöffnet und dann die

ALT-Taste gedrückt wird, um das Menü anzuzeigen. Dann unter Extras die Einstellungen

zur Kompatibilitätsansicht wählen und das Häkchen bei Intranetsites in

Kompaktansicht anzeigen entfernen. Oder verwenden Sie einen Firefox Browser.

Klicken Sie in der Navigation bei bwSync&Share auf Dienstbeschreibung, Registrieren.

Seite 7 3. Registrieren

Abb. 5 Registrierungsseite Shibboleth-Nutzer

Lesen und akzeptieren Sie die Nutzungsbedingungen des Dienstes, indem Sie den

Hacken vor Ich habe die Nutzungsbedingungen gelesen und bin einverstanden

setzen. Klicken Sie anschließend auf Registrieren.

Den vollständigen Text der Nutzungsbedingungen finden Sie im entsprechenden Kapitel

des Benutzerhandbuchs.

Nach der Registrierung erhalten Sie eine Willkommensmail an die Ihrem lokalen

Benutzerkonto zugeordneten Mail-Adresse.

Seite 8 3. Registrieren

Abb. 6 Willkommensmail Shibboleth-Nutzer

Sie erhalten eine Speicherquota von 25 GB. Sie können zu den Ordnern Ihres Kontingents

weitere Nutzer einladen und ihnen Zugriffs- und/oder Schreibrechte geben. Wer kein

Shibboleth-Nutzer ist, erhält keine eigene Speicherquota. Er muss von einem Shibboleth-

Nutzer als „Externer Nutzer“ zu dessen Speicherbereich eingeladen werden. Informationen

zum Einladen weiterer Nutzer finden Sie im entsprechenden Kapitel des

Benutzerhandbuchs.

3.2 Registrierung für externe Nutzer

Sie sind kein Mitglied einer teilnehmenden Hochschule oder Universität? Sie können auf

Ordner von Shibboleth-Nutzern zugreifen, wenn diese Sie dazu einladen und Ihnen

Zugriffs- und/oder Schreibrechte geben. Die Einladung erfolgt anhand Ihrer Mail-Adresse,

die dann auch als Benutzerkonto in bwSync&Share dient.

Sie werden per Email über die Einladung sowie über das Anlegen eines Benutzerkontos

informiert.

3.2.1 Willkommensmail externe Nutzer

Abb. 7 Willkommensmail Externe Nutzer

Seite 9 3. Registrieren

Wenn Sie zum ersten Mal eingeladen werden, erhalten Sie zusätzlich eine Willkommens-

Mail. Sie müssen sich im Anschluss registrieren und den Nutzungsbedingungen

zustimmen. Bei der Registrierung vergeben Sie ein Passwort, mit dem Sie sich am Dienst

bwSync&Share anmelden können.

Klicken Sie den mittleren Link, Sie werden auf die Sync&Share Gast Registrierung

weitergeleitet.

Stimmen Sie den Nutzungsbedingungen zu, tragen Sie Vor- und Nachname ein und

vergeben Sie ein Passwort, das Sie zum Anmelden am Dienst bwSync&Share benötigen.

Danach: Speichern.

Abb. 8 Registrierungsseite Externe Nutzer

Den vollständigen Text der Nutzungsbedingungen finden Sie im entsprechenden Kapitel

des Benutzerhandbuchs.

Sie können sich jetzt auf https://bwsyncandshare.kit.edu als Externer anmelden und haben

Zugriff auf den Ordner, zu dem Sie eingeladen wurden. Sie können auch die unter Clients

herunterladen (https://bwsyncandshare.kit.edu/download_client) zur Verfügung gestellten

Clients nutzen.

3.2.2 Passwort vergessen?

Öffnen Sie die Webseite https://bwsyncandshare.kit.edu und wählen Sie aus der

Institutionsliste Externe Nutzer aus.

Seite 10 3. Registrieren

Abb. 9 Auswahl Externe Nutzer

Geben Sie Ihre Mail-Adresse ein und klicken Sie auf Passwort zurücksetzen.

Abb. 10 Anforderung neues Passwort

Eine Mail wird versandt. Überprüfen Sie Ihr Mail-Postfach und folgen Sie dem Link.

Seite 11 3. Registrieren

Abb. 11 Mail Passwortrücksetzung

Vergeben Sie ein neues Passwort. Sobald Sie ein den Regeln entsprechendes Passwort

eingegeben haben, wird der Button Passwort jetzt neu setzen aktiviert.

Abb. 12 Neues Password

Seite 12 4. Login Webseite

4 Login Webseite

Die Webseite bwSync&Share kann hardware-unabhängig genutzt werden.

Öffnen Sie einen Browser und laden Sie die Webseite https://bwsyncandshare.kit.edu

Abb. 13 Startseite

4.1 Login für Shibboleth-Nutzer

Vor der ersten Nutzung müssen Sie sich einmalig für den Dienst registrieren

(https://bwidm.scc.kit.edu).

Als Studierender oder Beschäftigter der Hochschulen und Universitäten in Baden-

Württemberg melden Sie sich mit Ihrem lokalen Benutzerkonto über Shibboleth an.

Shibboleth ist das Authentifizierungsverfahren, mit dem die Zugangsberechtigung von

bwSync&Share bei der Benutzerverwaltung Ihrer Heimatorganisation abgefragt wird.

Wählen Sie Ihre Institution aus und klicken Sie auf Anmelden.

Abb. 14 Auswahl Institution

Seite 13 4. Login Webseite

Sie werden automatisch auf die Shibboleth-Seite Ihrer Heimatorganisation weitergeleitet.

Abb. 15 Beispiel KIT

Geben Sie dort die persönlichen Zugangsdaten Ihres lokalen Nutzerkontos ein und klicken

Sie auf Login. Nach erfolgreicher Shibboleth-Anmeldung sehen Sie die Übersicht Ihrer

Folder.

Sollten Sie keine Berechtigung für bwSync&Share haben oder Ihr Benutzerkonto bzw.

Passwort nicht kennen, wenden Sie sich bitte an Ihr lokales Helpdesk/Servicedesk.

4.2 Login für externe Nutzer

Wählen Sie Externe Nutzer bei Institution aus.

Abb. 16 Anmeldung Externe

Seite 14 4. Login Webseite

Geben Sie Ihre Mail-Adresse als Nutzerkennung und das Passwort an.

Abb. 17 Anmeldung Externe - Eingabe

Sollten Sie Ihr Passwort vergessen haben, können Sie es hier zurücksetzen. Tragen Sie

als Nutzerkennung Ihre Mail-Adresse ein und klicken Sie auf Passwort zurücksetzen

(s.o.).

Nach erfolgreicher Anmeldung sehen Sie die Folder, zu denen Sie eingeladen wurden.

4.3 Logout

Zum Abmelden schließen Sie den Browser.

4.4 Übersicht über die Funktionsbereiche

Für jeden Funktionsbereich finden Sie im Handbuch entsprechende Informationen.

Abb. 18 Übersicht Ordner-Ebene

Seite 15 4. Login Webseite

Abb. 19 Übersicht Dokument-Ebene

1 Ordner-Ebene

Zurück zur Auflistung der Ordner (Start-Bildschirm)

2 Übersicht über hergestellte Links zu Ordnern oder Dateien

3 Download-Seite für die derzeit zur Verfügung stehenden Clients

4 Informationen und Einstellungen zum Benutzerkonto

5 Impressum des Dienstbetreibers KIT für die Webseite bwsyncandshare.kit.edu

6 Durch die Shibboleth-Authentifizierung ist ein Abmelden über das Schließen des

Browsers nötig

7 Neuer Ordner anlegen

8 Navigationspfad Ordner/Unterordner

9 Suchfeld für Dateien

10 Ordner der aktuellen Ebene

11 Berechtigungen für den Ordner verwalten

12 Download des Ordners als zip-Datei bzw. Download der Datei

13 Erstellen eines Links für den Zugriff Dritter auf den Ordner bzw. die Datei

14 Umbenennen des Ordners/der Datei

15 Löschen des Ordners/der Datei

16 Neues Unterverzeichnis erstellen

17 Dateien des aktuellen Ordners mit aktuellem Speicherdatum

18 Upload-Bereich

19 Anzeigen gelöschter Dateien dieses Ordners (Archiv)

20 Datei-Ebene - Zurück zur Auflistung der Dateien

21 Galerie-Ansicht für Bilder

22 Mediaplayer

23 Berechtigungen für den Ordner verwalten

24 Einstellungen des Ordners

Seite 16 5. Gemeinsames Arbeiten

5 Gemeinsames Arbeiten

Mit bwSync&Share lässt sich kooperatives Arbeiten je nach Anforderung unterschiedlich

organisieren.

Abb. 20 Gemeinsam Arbeiten - Funktionalität

Sie können auf Ihre Daten Zugriff gewähren, indem Sie Links auf Ordner oder Dateien

versenden. Dabei haben Sie jedoch keine Kontrolle darüber, wer letztendlich die Daten

herunterlädt. Diese Funktionalität kann gut für das Bereitstellen von Informationen wie z.B.

Newslettern genutzt werden. Ein Upload via Link ist nicht möglich.

Um in der Gruppe gemeinsam an den Dateien arbeiten zu können, können Sie weitere

Nutzer einladen. Die Berechtigten und deren Berechtigung kann jederzeit nachvollzogen

und geändert werden.

Zum plattformunabhängigen Bearbeiten von Office-Dokumenten steht die Online-

Anwendung Only Office zur Verfügung. Damit kann ein Dokument über die Weboberfläche

auch von verschiedenen Nutzern gleichzeitig geöffnet und synchron geändert werden. Die

Änderungen werden allen Teilnehmern einer Session live angezeigt.

Seite 17 6. Synchronisieren

6 Synchronisieren

Mit bwSync&Share können Sie mit unterschiedlicher Hardware oder über die Webseite auf

Ihre Daten zugreifen. Der Desktop-Client synchronisiert dabei automatisch die lokale Kopie

Ihrer Dateien.

Abb. 21 Synchronisieren - Funktionalität

Zur Installation und Nutzung der Clients stehen entsprechende Handbücher bereit. Die App-

Stores erreichen Sie über die Download-Seite:

https://bwsyncandshare.kit.edu/download_client

Seite 18 7. Nutzungsbedingungen

7 Nutzungsbedingungen

Nutzungsbedingungen bwSync&Share - bwSync&Share Version 2

7.1 Leistungen und Nutzerkreis

Der Dienst bwSync&Share ist ein Online-Speicherdienst, der Mitarbeitern und

Studierenden der Universitäten und Hochschulen im Land Baden-Württemberg zur

Verfügung steht. Der Dienst ermöglicht es autorisierten Nutzern ihre Daten zwischen ihren

Desktop-Rechnern, mobilen Endgeräten und den Speichersystemen des Karlsruher

Instituts für Technologie (KIT) zu synchronisieren. Darüber hinaus kann ein Nutzer seine

abgespeicherten Daten durch die Vergabe entsprechender Zugriffsrechte anderen Nutzern

zugänglich machen.

Zum Synchronisieren der Daten zwischen Nutzerendgeräten und den Speichersystemen

des KIT stellt das KIT für verschiedene Plattformen (Linux, Windows, Mac OS, Android,

Apple) Klienten-Software zum Download bereit. Der Zugriff auf die Daten kann auch

plattformübergreifend per Webbrowser erfolgen.

Der Dienst ist nicht geeignet zur Speicherung personenbezogener Daten.

7.2 Datenschutz

Wenn Sie sich für den bwSync&Share-Dienst registrieren, werden die folgenden

Nutzerinformationen von der Heimateinrichtung für den Zweck der Authentifizierung an den

Dienstbetreiber KIT verschlüsselt übermittelt und dort zum Zwecke der Diensterbringung

gespeichert:

◾Vor- und Nachname

◾E-Mailadresse

◾Heimateinrichtung

◾Eindeutige Nutzerkennung (EPPN & persistent ID)

◾Status des Nutzers (Student, Mitarbeiter, Gast)

Mit Ihrer Zustimmung willigen Sie ein, dass die oben genannten Daten an KIT für den Zweck

der Authentifizierung und der Diensterbringung übertragen werden.

Wenn Sie nicht am bwSync&Share Dienst teilnehmen, werden diese Daten nicht an den

bwSync&Share Dienst übertragen.

Die Vorschriften des Landesdatenschutzgesetzes (LDSG) und bereichsspezifische

Datenschutzvorschriften (insbesondere TKG, TMG) in den jeweils geltenden Fassungen

werden beachtet.

Es gelten die Regeln der 'Ordnung für die digitale Informationsverarbeitung und

Kommunikation' (IuK) am Karlsruher Institut für Technologie (abzurufen unter

http://www.kit.edu/downloads/AmtlicheBekanntmachungen/2013_AB_036.pdf).

7.3 Speicherplatz

Die Größe des Speicherplatzes, über den ein Nutzer verfügen kann, ist auf 25 GB

beschränkt.

Seite 19 7. Nutzungsbedingungen

7.4 Datensicherheit

Die Kommunikation zwischen den Endgeräten des Nutzers und der Dienstinfrastruktur des

KIT erfolgt verschlüsselt.

Die abgespeicherten Daten werden unverschlüsselt auf den Online-Speichersystemen des

KIT abgelegt. Der Datenzugriff ist beschränkt auf:

◾Denjenigen Nutzer, der die Daten initial abgespeichert hat.

◾Weitere Nutzer, die der Datenbesitzer durch Vergabe von entsprechenden

Zugriffsrechten autorisiert hat.

Eine Datensicherung in Form einer Zweitkopie erfolgt nicht.

7.5 Verfügbarkeit

Die Systeme der Dienstinfrastruktur laufen im Regelbetrieb rund um die Uhr. Während der

Servicezeit (werktags von 09.00 bis 17.00 Uhr) beträgt die Reaktionszeit vier Stunden. Das

KIT strebt generell eine möglichst hohe Dienstverfügbarkeit an. Geplante

Dienstunterbrechungen (z.B. für Wartungsarbeiten) werden im Voraus mit einer Frist von

fünf Tagen angekündigt.