Kursus Emel 2
Unit Latihan ICT, Pusat Latihan Universiti Teknologi Malaysia
Isi Kandungan
1. PENGENALAN EMEL UTM ..................................................................................................................3
1.1 Staf WebMail, Ciri-ciri Keselamatan & Capaian .......................................................3
1.2 Etika Penggunaan E-Mel ...................................................................................................5
1.3 Soalan Lazim ...................................................................................................................... 11
2. E-MAIL FUNCTIONALITY ................................................................................................................ 12
2.1 Mail ........................................................................................................................................ 12
2.2 Files ....................................................................................................................................... 13
2.3 Calendar ............................................................................................................................... 16
2.4 Contacts ............................................................................................................................... 17
Kursus Emel Staf Sokongan (Gred 1 – 26) 3
Unit Latihan ICT, Pusat Latihan Universiti Teknologi Malaysia
1. PENGENALAN E-MEL UTM
E-Mel UTM yang mengunakan perisian desknow ini telah dilancarkan pada tahun 2004.
Dikenali sebagai Staff WebMail, kini ia telah dijadikan sistem mel rasmi Universiti
Teknologi Malaysia (UTM). Dengan memiliki ciri-ciri yang ramah-pengguna, ia akan
memudahkan pengguna menggunakan mel ini.
1.1 Mengapa Perlukan Staff WebMail ?
1. Identiti UTM ( @utm.my )
• Dengan menggunakan Staff WebMail secara tidak langsung anda
mempunyai identiti UTM.
2. Integrasi Dengan Sistem Aplikasi UTM
• Membolehkan anda menggunakan Sistem Cuti, Sistem Adu@IT versi 2.0
dan sistem-sistem lain pada masa akan datang.
1.2 Ciri-ciri Keselamatan Staff WebMail
1. Meningkatkan Kebolehdapatan
• Staff WebMail akan dipertingkatkan dengan penggunaan Clustering dan
balancing.
2. Keselamatan data/maklumat
• Data dan maklumat penting (terutama maklumat berkaitan UTM) tersimpan
dengan selamat di UTM, bukan di server lain seperti Yahoo, hotmail atau
Gmail. Di samping itu proses backup berkala dilakukan.
3. Dilindungi oleh antispam dan antivirus
• Mel yang dihantar dan diterima oleh staf tapis oleh antispam dan antivirus
UTM. Ini dapat mengelakkan penyebaran virus ke komputer lain.
4 Kursus Emel Staf Sokongan (Gred 1 – 26)
Unit Latihan ICT, Pusat Latihan Universiti Teknologi Malaysia
1.3 Bagaimana Ingin Mencapai Staff WebMail
Dua cara bagaimana pengguna boleh mencapai Staff WebMail iaitu pertama
dengan menaip salah satu alamat seperti berikut di address bar;
• https://mel.utm.my
• http://mel.utm.my
dan kedua melalui link di website;
• http://utmonline.utm.my
• http://smis.utm.my
• http://web.utm.my/today/
1.4 Aplikasi Capaian
1. Web
2. Mail Client (Outlook, Thunderbirds, etc)
1.5 Browsers
• Microsoft IE 5.0 dan ke atas
• Netscape 6.1 dan ke atas
• Mozilla 1.1 dan ke atas
1.6 PDAs
• PocketPC
• Palm, menggunakan WAP browsers atau Java
1.7 Phones
• WAP phones
• JAVA (J2ME/Midlet) phones
2. ETIKA PENGGUNAAN E-MEL
Kursus Emel Staf Sokongan (Gred 1 – 26) 5
Unit Latihan ICT, Pusat Latihan Universiti Teknologi Malaysia
2.1 AKAUN E-MEL
Akaun e-mel adalah bukan hak mutlak seseorang. Ia adalah kemudahan
yang tertakluk kepada peraturan jabatan yang memberi akaun itu dan boleh
ditarik balik jika penggunaannya melanggar peraturan.
Gunakan akaun atau alamat e-mel persendirian anda sahaja. Jangan sekali-
kali menggunakan akaun milik orang lain atau akaun yang dikongsi bersama
untuk mengemukakan pendapat persendirian. Anda juga tidak digalakkan
menggunakan akaun yang didaftarkan secara percuma untuk penghantaran
e-mel rasmi.
Rahsiakan nama pengenalan dan katalaluan anda dari pengetahuan orang
lain. Pendedahan yang berlaku akan membolehkan orang lain
menyalahgunakan kemudahan ini tanpa pengetahuan anda.
Anda adalah dilarang menggunakan cara-cara tertentu untuk menyamar
sebagai penghantar e-mel yang sah. Hubungilah Pentadbir WebMail dengan
segera jika anda mengesan atau mengesyaki alamat e-mel anda telah
disalahgunakan oleh orang lain atau berlakunya kes penyamaran alamat e-
mel. Pentadbir e-mel akan mengambil langkah keselamatan dan pengesanan
yang perlu untuk mendedahkan identiti penyamar dan memastikan kejadian
itu tidak berulang.
Jika anda akan bercuti atau berkursus dalam jangkamasa waktu yang
panjang dan bertukar tempat kerja, maklumkan kepada pentadbir e-mel
dengan segera supaya kerja-kerja penyenggaraan e-mel dapat dilaksanakan.
6 Kursus Emel Staf Sokongan (Gred 1 – 26)
Unit Latihan ICT, Pusat Latihan Universiti Teknologi Malaysia
2.2 MENYENGGARA KOTAK MEL (MAIL BOX)
Kandungan dan penyenggaraan kotak mel pada komputer masing-masing
adalah menjadi tanggungjawab pengguna.
Kemudahan e-mel hendaklah digunakan secara aktif. Anda digalakkan
membuka e-mel sebaik saja sampai ke pejabat atau sewaktu memulakan kerja
pada waktu pagi. Lakukan pemeriksaan ke atas kotak mel dalam jangkamasa
waktu yang sesuai (contohnya pada setiap jam) kerana ada mel yang
memerlukan anda membuat tindakan segera (contohnya menghadiri mesyuarat
tergempar).
Penggunaan e-mel yang aktif adalah amat digalakkan kerana ia akan
mengurangkan kapasiti kotak mel anda dari masa ke semasa. Pastikan jumlah
mel yang disimpan di dalam kotak mel adalah di dalam kemampuan saiz kuota
yang diberikan oleh pentadbir e-mel.
Anda harus menghadkan jumlah mel yang harus disimpan dalam kotak mel.
Hapuskan mel yang difikirkan tidak perlu disimpan. Jika anda fikir mel itu akan
dirujuk kemudian hari atau untuk dijadikan bahan bukti, buatlah salinan mel
tersebut menggunakan mail Client yang menggunakan servis POP3.
Anda juga hendaklah mempastikan fail yang akan dihantar melalui lampiran
(attachment) bebas dari virus. Jika tidak dengan cara tidak sengaja anda
mungkin telah menyebabkan virus itu merebak dengan meluas dan
merumitkan langkah-langkah pembaikan.
E-mel juga mungkin terdedah kepada pencerobohan atau dicapai oleh
penceroboh (hackers). Berwaspadalah ketika menghantar atau menyimpan mel
dalam kotak mel. E-mel seboleh-bolehnya tidak mengandungi maklumat rahsia
yang boleh disalahgunakan untuk merosakkan anda, organisasi atau negara
anda. E-mel yang sedemikian atau berbentuk peribadi sayugianya dipindahkan
ke tempat yang lebih selamat dan tidak disyaki. Jangan tulis sesuatu di dalam
Kursus Emel Staf Sokongan (Gred 1 – 26) 7
Unit Latihan ICT, Pusat Latihan Universiti Teknologi Malaysia
kandungan mel sepertimana anda tidak mahu menulis sesuatu yang berbentuk
rahsia dan peribadi di atas poskad.
Amalkan penggunaan Contact untuk menyimpan alamat-alamat e-mel yang
akan digunakan kemudian nanti.
2.3 MENYEDIA DAN MENGEDIT MEL
Berilah tumpuan kepada sesuatu perkara bagi setiap mel. Pastikan tajuk
(subject) dan kandungan mel menyentuh perkara yang sama. Mel yang
bertajuk akan memudahkan penerima menentukan keutamaan ke atas mel-mel
yang masuk ke dalam kotak melnya.
Tulislah mel seperti anda menulis secara biasa dengan gabungan teks dalam
huruf kecil dan huruf besar di tempat-tempat yang sesuai. Kandungan mel
dalam huruf besar akan dianggap sebagai mesej berbentuk amaran.
Amalkan penggunaan bahasa yang betul dan sopan. Tulislah kandungan mel
sependek atau seringkas yang mungkin dengan mengamalkan penggunaan
singkatan perkataan (akronim) dan gantian perkataan (emotikon) yang biasa
difahami. Terlampau banyak menggunakan akronim dan emotikon juga akan
menyebabkan mesej anda tidak jelas dan menimbulkan kekeliruan pada
tanggapan pembaca.
Gunakan tandatangan (signature) bagi membolehkan penerima mendapat
maklumat asas mengenai diri anda. Tandatangan hendaklah ringkas dan
mengandungi maklumat nama, jawatan, alamat tempat kerja dan alamat e-
mel. Ciri tandatangan yang baik adalah yang tidak melebihi 4 baris.
8 Kursus Emel Staf Sokongan (Gred 1 – 26)
Unit Latihan ICT, Pusat Latihan Universiti Teknologi Malaysia
Amalkan penggunaan fail lampiran ‘attachment file’ semasa penyediaan mel
jika kandungan maklumat itu telah disimpan sebelum ini, seperti melampirkan
fail minit mesyuarat yang disimpan dalam format Microsoft Word.
Walaubagaimanapun pastikan saiz fail itu tidak terlalu besar (tidak melebihi
1MB) untuk mengelakkan beban rangkaian semasa penghantaran mel itu. Jika
saiz fail itu terlampau besar, pecahkan fail itu kepada fail-fail yang bersaiz lebih
kecil dan buatlah penghantaran secara berasingan.
Buang kandungan mel yang asal jika anda hanya ingin menjawab mel (reply)
dengan hanya mengatakan anda bersetuju tanpa mengutarakan sebarang
komen. Edit kandungan mel yang diterima dengan seringkas-ringkas mungkin
dengan memberi fokus kepada perkara-perkara yang perlu dirujuk sahaja
ketika menjawab.
2.4 MENGHANTAR E-MEL
Bertindak secara bijak, profesional dan berhati-hati apabila menyuarakan
sesuatu menerusi media e-mel dan internet. Ingat, menghantar e-mel adalah
tersangat mudah dan anda mungkin menghantarnya tanpa disedari.
Ingatlah akan undang-undang yang berkuatkuasa di Malaysia yang boleh
dikaitkan dengan penyalahgunaan rangkaian internet. Elakkan dari melibatkan
diri dari menggunakan kemudahan ini untuk tujuan menghasut, memfitnah,
menghantar berita palsu, menerbit semula hakcipta atau aktiviti-aktiviti lain
yang ditegah oleh undang-undang siber.
Jangan libatkan diri anda dalam aktiviti penghantaran mel sampah (flaming),
mel bom (mail bombing) dan mel spam. Mel sampah adalah mel yang tidak
berkaitan yang dihantar kepada seseorang dan mel bom adalah penghantaran
mel secara bertalu-talu (looping) yang menyebabkan penerima mengalami
masalah. Anda mungkin boleh disabitkan jika melakukan kesalahan ini.
Manakala mel spam adalah mel yang dihantar oleh penghantar yang tidak
diketahui seperti menerima mel daripada seorang jurujual yang cuba menjual
produknya melalui mel.
Kursus Emel Staf Sokongan (Gred 1 – 26) 9
Unit Latihan ICT, Pusat Latihan Universiti Teknologi Malaysia
Pastikan dengan betul alamat e-mel yang hendak dihantar. Satu alamat e-mel
boleh mewakili satu individu atau mewakili satu kumpulan individu.
Salinan kepada (cc) boleh digunakan apabila mel tersebut perlu dimaklumkan
kepada penerima lain. Elakkan dari menggunakan bcc (blind cc) kerana seolah-
olah anda ingin menyembunyikan sesuatu atau anda mempunyai agenda
tertentu. Bcc adalah mel yang disalinkan kepada seseorang, tanpa diketahui
mel tersebut juga dihantar (to) atau disalinkan (cc) kepada orang lain.
Semasa menjawab atau membalas mel, gunakan arahan reply untuk menjawab
kepada penghantar sahaja (from) dan gunakan arahan reply all untuk
menjawab kepada penghantar dan individu lain yang terdapat dalam ruangan
salinan kepada (cc).
Jika anda ingin memanjangkan mel yang diterima kepada individu lain,
gunakan arahan forward tanpa mengedit kandungan mel asal. Jika anda ingin
membuat komen peribadi, anda boleh masukkan komen itu di sebelah atas
kandungan mel asal.
Amalkan penggunaan mel jawab automatik untuk menjawab terus mel yang
masuk ke dalam kotak mel. Salah satu fungsinya adalah untuk menjawab mel-
mel yang masuk ke kotak mel anda semasa anda tidak ada di tempat duduk
atau di pejabat sedangkan komputer anda masih terpasang (mel aktif). Anda
boleh membuat kriteria tertentu untuk mengaktifkan fungsi ini kepada mel-mel
tertentu sahaja. Contoh mesej mel jawab automatik adalah seperti
"Maaf….Saya tidak dapat menjawab mel anda sekarang kerana saya keluar
untuk urusan rasmi".
10 Kursus Emel Staf Sokongan (Gred 1 – 26)
Unit Latihan ICT, Pusat Latihan Universiti Teknologi Malaysia
2.5 MENJADI AHLI DALAM SENARAI MEL (MAILING LIST) ATAU KUMPULAN
PERBINCANGAN (DISCUSSION GROUP)
Pilihlah kumpulan perbincangan atau senarai mel yang sesuai dan sihat untuk
berkomunikasi. Misalnya rangkaian profesional (keilmuan) digunakan untuk
tujuan perbincangan profesional dan bukannya untuk tujuan menjual
perkhidmatan atau menjual barangan.
Jangan daftarkan diri anda dalam senarai mel tertentu yang menyebabkan
anda menerima sejumlah mel yang banyak pada setiap hari yang mana anda
sendiri tidak berupaya membacanya. Jika berlaku demikian, hubungi pentadbir
e-mel senarai mel tersebut untuk mengeluarkan alamat e-mel anda.
Apabila anda menjadi ahli dalam sesuatu kumpulan perbincangan, pastikan
anda menjadi pemerhati untuk beberapa hari pertama. Lihat dan perhati
perkara-perkara yang dibincangkan. Apabila anda sudah berpuashati dan
berupaya menyumbang kepada sesi perbincangan, maka anda bolehlah mula
mengambil bahagian.
Ingat bahawa tidak semua ahli dalam kumpulan perbincangan mempunyai
kepakaran, pendekatan dan pendapat yang sama. Oleh yang demikian,
gunakan sumber rujukan untuk menerangkan sesuatu yang pada anggapan
anda sukar difahami atau sukar diterima oleh ahli lain.
Apabila seseorang menawarkan sesuatu perkhidmatan atau memohon nasihat,
jawablah dengan tertib dan jujur. Mel komen peribadi hendaklah dihantar
kepada penerimanya sahaja dan tidak harus dihantar atau disalin kepada
senarai mel atau kumpulan perbincangan.
Buatlah pertanyaan atau komen yang berkaitan dengan kumpulan itu sahaja.
Jika ada ahli yang menimbulkannya seperti menghantar maklumat yang tidak
wajar, jawablah dengan tertib dan elakkan dari pertelagahan.
Kursus Emel Staf Sokongan (Gred 1 – 26) 11
Unit Latihan ICT, Pusat Latihan Universiti Teknologi Malaysia
3. SOAL JAWAB
1. Apakah syarat utama untuk memiliki mel UTM?
Jawapan
Pemohon mesti memiliki No. Pekerja berdaftar di UTM.
2. Berapakah saiz kuota mel yang diberikan kepada setiap pengguna?
Jawapan
Saiz semasa kuota mel yang diberikan kepada setiap pengguna adalah 100 MB.
3. Adakah staf dibenarkan untuk memiliki saiz kuota mel yang lebih besar
melebihi apa yang telah ditetapkan?
Jawapan
Tidak. Saiz kuota adalah seperti yang ditetapkan oleh pentadbir Webmail UTM.
4. Adakah staf boleh memindahkan mel ke dalam komputer peribadi atau komputer
pejabat?
Jawapan
Ya. Ini boleh dilakukan dengan mengunakan mail client seperti Microsoft Outlook
atau Mozilla Thunderbird melalui servis POP3. Jika menggunakan komputer yang
dikongsi, sila pastikan menggunakan akaun login persendirian bagi mengelakkan
emel boleh dibaca oleh orang lain.
5. Bagaimana untuk menukar password mel?
Jawapan
Ini boleh dilakukan setelah pengguna login ke sistem Webmail dengan mencapai
menu Preference > Change password.
6. Apa yang perlu dilakukan jika saiz kuota mel pengguna penuh?
Jawapan
Kosongkan direktori Spam, Deleted Items dan Sent Items dengan menggunakan
menu Empty Folder.
12 Kursus Emel Staf Sokongan (Gred 1 – 26)
Unit Latihan ICT, Pusat Latihan Universiti Teknologi Malaysia
BAHAGIAN B
E-MAIL FUNCTIONS
1.0 Mail overview
DeskNow supports full email functionality.
You can access your email using a web browser (webmail), a PDA, a WAP device,
or a Java phone. In all these modes, email is inherently synchronized. This means
that if you read an email in the browser, it will appear as 'read' in the WAP device,
and so on. When you send an email, you will be able to retrieve it in the 'sent'
folder in any device.
Additionally, you can access your email using a traditional POP3 client (this option
can be disabled by the system administrator).
1.1 Mail folders
You can organize your email in different folders.
By default, your DeskNow account has 3 email folders:
• in where incoming messages are normally stored
• sent where is stored a copy of every message that you send
• drafts where you can save unfinished messages, to send them at a later time
Unread emails are displayed in bold, and have a 'closed envelope' icon ( ). You can
mark one ore more emails as read, even if you haven't read it/them. You can also
mark one or more emails as unread, to remind yourself to read them again in the
future.
Kursus Emel Staf Sokongan (Gred 1 – 26) 13
Unit Latihan ICT, Pusat Latihan Universiti Teknologi Malaysia
Emails that have attachments are displayed with a small attachment icon:
You can create other mail folders, as many as you want. You can create them at
the first level of the tree, or inside other mail folders (in the latter case, the new
folder is a "subfolder").
• To create a mail folder in the first level of the tree, click on Mail on the menu,
and then New on the page menu.
• To create a mail folder as subfolder of another folder, open the parent folder
and click on Folder / New folder
• To rename or delete a mail folder, click on Folder / Properties. You can also
click on Mail an then click on the Properties link associated with the folder.
• To move a mail folder (ex from the first level of the tree to inside another
folder), click on Mail on the menu, select the folder to move and then select
Move to in the page menu.
By default, DeskNow shows you the mail listing in the upper half of the window
only. You can also view the listing in full screen. See Full screen and split views for
more information.
2.0 Files overview
DeskNow lets you store all your documents (and all kinds of files, generally) in
your account. In this way you can access them from any location, and you can
share them with other users.
Being able to access your files from any location means that you don't need to
carry disks with you wherever you go, and that you don't need to copy all your
documents to your PDA in advance. You will just access what you need directly
when you need it.
Sharing documents with your colleagues is a far more efficient collaboration
method than sending email attachments to everyone, because when using email
documents can end up out of sync, some people might miss or simply not want a
particular document, and so on. In addition, having a central place of storage
14 Kursus Emel Staf Sokongan (Gred 1 – 26)
Unit Latihan ICT, Pusat Latihan Universiti Teknologi Malaysia
helps keeping track of all the information for a particular project, rather than
scattering it in the mailboxes of many people.
In your DeskNow account you will find a 'Files' folder. This folder can contain files,
or other folders, pretty much in the same way of any normal operating system.
The files contained in your account are called 'DeskNow files', and are stored inside
the DeskNow server, whereas we will refer to the files stored on your computer as
'local' files.
File management in DeskNow has many advanced features that makes it even
more useful:
• your file folders are fully integrated with the other DeskNow functionalities.
For instance you can send your DeskNow files as email attachments, or
save E- mail attachments directly to your DeskNow folder
• you can share file folders with other users, setting access permissions
(read, write, etc), passwords, and so on
• when sharing files, you can 'lock' a document that you are working on, so
that other users will be prevented from changing it
• you can access your files from a PC browser and from a PocketPC device
• you can access your DeskNow files directly from your desktop, as a normal
network drive. This is very useful because you can operate on your
DeskNow files pretty much in the same way as local files (ex: double click
on a file to open it, copy and move files with simple drag & drop mouse
operations, etc)
• you can easily publish some of your DeskNow files on the web, and make
them accessible to non-DeskNow users
Kursus Emel Staf Sokongan (Gred 1 – 26) 15
Unit Latihan ICT, Pusat Latihan Universiti Teknologi Malaysia
2.1 File folders
DeskNow organizes all your files in folders. The most important folder is simply
called Files, and is also called the 'root' folder. The root folder is a special folder,
and it can only contain other subfolders, but not individual files.
When you first login to your DeskNow account, there are already some file folders
provided for you:
• My documents is where you keep your files (you can share some of them
with others)
• Group documents is where your company documents are stored (NB this
may or may not be available, depending on decisions made by your
DeskNow Administrator)
• you may find other folders, depending on your Administrator's decisions
You can create other folders as well, either in the root or in one of the subfolders.
There is no limit to the amount of files and folders that you can create and store
(apart from the disk quota that you are given by your Administrator).
To open the root folder, simply click on the Files link in the DeskNow menu. You
will see a listing of the content of the folder (for instance, you should see the My
documents folder). To view the content of a folder, simply click on its name. You
can also access the subfolders of the root folder directly from the menu.
To create a new folder, click on New folder and enter a name for the folder. You
will be taken to the new folder, which is initially empty.
To navigate to a 'parent' of a folder, use the navigation bar at the top of the page.
To create a link to a folder shared by another user, click on New link.
Some folders can be read-only because they are shared with limited permissions
by another user. You can check if a folder is read-only in the line at the bottom of
the page.
16 Kursus Emel Staf Sokongan (Gred 1 – 26)
Unit Latihan ICT, Pusat Latihan Universiti Teknologi Malaysia
3.0 Calendar overview
DeskNow lets you organize your time and your team's time using Calendars.
With DeskNow calendars, you can:
• add, edit and change scheduled events
• create task reminders, with an optional due date, and mark the tasks as
completed
• use multiple calendars to organize you personal and group schedule: you
can keep a personal calendar for your own personal / family events and
tasks, a calendar for your company, a calendar for the project that you are
managing, a calendar for your favourite sport events, etc
• combine multiple calendars in a single view to identify conflicting
appointments and determine your availability
• share calendars with others, to organize your work, make deadlines visible
to every member of your team, etc.
You can also access all your events and tasks in all your calendars from any mobile
device. You or your assistant can schedule all your appointments from the office
PC, and when you are away from your office, you can use your phone to view
them, or to add new ones. All without synchronization.
3.1 Calendar
A calendar is a virtual space where you can organize your appointments and tasks.
DeskNow allows you to create and use an unlimited number of calendars, so that
you can separate your personal activities from your office activities, etc. If you are
involved in several projects, you can also create a calendar for each project.
A calendar is accessible under the Calendar menu (to view appointments and
tasks that have a particular due date) and the Tasks menu (to view all your
tasks).
Kursus Emel Staf Sokongan (Gred 1 – 26) 17
Unit Latihan ICT, Pusat Latihan Universiti Teknologi Malaysia
You can share Calendars with others users (for instance a project calendar can be
shared with all the users involved in the project). You can choose to view all
calendars at the same time, to have an overview of all your appointments and
tasks, or only on some calendars.
• to view all your calendars: click on the Calendar link on the menu
• to view a single calendar: open the Calendars menu, and click on the name
of the calendar
• to view a specific group of calendars: open the Calendars menu, click on
Manage, select the calendars that you want to view and click View
selected
• to create a calendar, click on Calendar on the menu, and click on New
calendar at the bottom of the page.
• to rename or delete a calendar: click on Calendar on the menu, and click
on the Properties and sharing link relative to the calendar that you
want to rename / delete.
When working with calendars, the title of the page will always tell you which
calendars you are looking at. For instance, you may see 'My Calendar + Group
calendar'.
4.0 Contacts overview
DeskNow lets you store contact details of other people and organizations, as in a
traditional address book.
You can:
• store contacts
• organize contacts in folders
• search contacts
• share contacts with other users
• access contacts from any mobile device without synchronization
18 Kursus Emel Staf Sokongan (Gred 1 – 26)
Unit Latihan ICT, Pusat Latihan Universiti Teknologi Malaysia
DeskNow uses also a special contact folder as a complete User directory, which
contains all the contact details of DeskNow users in your organization.
Contacts are well integrated with the other DeskNow features. It is possible to
select email recipients from the contact folders, send and receive contacts as email
attachments (using the vCard format), etc.
Contacts are also used to create Mailing Lists.
4.1 Contact folders
DeskNow organizes all your contacts in folders. The most important folder is simply
called Contacts, and is also called the 'root' folder. You can store your most
important contacts here, for fast access.
When you first login to your DeskNow account, there are already some contact
folders provided for you:
• [User directory] is a special folder. It contains the contacts of all the
people in your organization that have a DeskNow account (simply called
'DeskNow users'). This is useful to always have up to date details of all your
colleagues.
See below for more details
• Group contacts is where your company contacts are kept. These could be
emergency numbers, providers, customers, etc.
• you may find other folders, depending on your Administrator's decisions