Kundenreferenz: Case Study Microsoft IT Business Network Unified Communication Integrierte Teamarbeit für weltweite Projekte Dr. Johannes Hermans, IT-Leiter «Mobilität und internationales Arbeiten ist bei uns Standard. Lync gibt uns die Flexibilität, die wir in unseren Projektteams brauchen.» Land Deutschland Branche: Medien und Kultur Mitarbeiter: 220 Arbeitsplätze: 26-499 PCs Projektdauer: 3 Monate Kundenprofil Die Bertelsmann Stiftung ist eine operative, konzeptionell arbeitende Organisation mit dem Ziel, eine nachhaltige Wirkung auf die Gesell- schaft zu erzielen. Seit der Gründung 1977 wurden 928 Millionen Euro für gemeinnützige Arbeit bereitgestellt. Ausgangslage Die Arbeitsweise der Bertelsmann Stiftung hat sich stark gewandelt. Ausschließlich E-Mail und Telefon waren für die rund 60 laufenden Projekte mit verteilten, internationalen Teams als Kommunikationsweg nicht mehr zeitgemäß. Die Mitarbeiter wünschten sich flexiblere Kommunikations-Tools. Eingesetzte Software und Services Microsoft Lync Server • Microsoft Office 365 • Microsoft Online Services • Lösung Die Bertelsmann Stiftung entschied sich für Lync Online als zusätzliches Kommunikationsmittel. Damit sind VoIP-Telefonie, Videokonferenzen, Text-Messaging und gemeinsames Arbeiten an einem Desktop nahtlos in die vorhandenen Microsoft-Tools integriert. Verbesserungen Lync Online bringt als neue Form der Kommunikation mehr Flexibilität in die Projektarbeit. Das vereinfacht viele Abläufe, denn jeder Mit- arbeiter kann Lync bequem von seinem Arbeitsplatz aus nutzen. Davon profitieren vor allem die verteilten, internationalen Teams. Projektarbeit bestimmt das Tagesgeschäft der Bertelsmann Stiftung. Die aktuell rund 60 laufenden Projekte befassen sich mit Schwerpunkten wie bessere Bildung, gerechtere und effiziente Wirtschaftsordnung, vorsorgendes Gesundheits- wesen, lebendige Bürgergesellschaft und wachs- ende internationale Verständigung. "Unser Projekt- geschäft läuft zunehmend international ab", sagt IT- Leiter Dr. Johannes Hermans. Der Hauptsitz der Stiftung befindet sich zwar in Gütersloh, es gibt aber auch Außenstandorte, etwa in Barcelona, Brüssel oder Washington. Außerdem bilden sich spontan immer wieder Teams mit vielen externen Experten. "Mobilität ist bei uns nicht nur ein Schlagwort, sondern Realität bei der täglichen Arbeit", erklärt Hermans. Die IT-Systeme bildeten diese Mobilität aber nur unzureichend ab. Bei der Bertelsmann Stiftung setzte man bis 2011 hauptsächlich auf die klassischen Kommunikations- mittel Telefon und E-Mail. Das war vielen Mitarbeitern nicht flexibel genug. Mitte 2011 wurde der Wunsch der Mitarbeiter nach neuen Kommunikations-Tools laut. "Viele Mitarbeiter nutzten privat Skype und waren begeistert von Videotelefonie, schnellem Messaging und den Möglichkeiten, sich unkompliziert gemeinsam einen Desktop über das Internet zu teilen ", erklärt Hermans. Diese direkte Art der Kommunikation sollte es bei der Bertelsmann Stiftung auch im Job geben. "Wir haben deshalb gleich 2011 ein Projekt rund um Mobilität aufgesetzt", sagt Hermans. Die Anforderungen an die neue Lösung waren Video-Anrufe und –Konferenzen mit guter Bildqualität, die Möglichkeit mit anderen Nutzern einen Desktop zu teilen und schnelles Text- Messaging. Die Wahl fiel auf Microsoft Lync. Der Grund: Die Bertelsmann Stiftung setzt schon seit Jahren erfolgreich auf Microsoft-Produkte. Lync passt sich dabei sehr gut in einen Business-Arbeitsplatz mit Microsoft Office ein. Außerdem bietet Lync Business- Funktionen, die z. B. Skype fehlen: So kann man etwa nicht nur den ganzen Desktop, sondern auch einzelne Programme gemeinsam nutzen. Für Hermans und sein Team war eine große Frage, ob Lync auf eigenen Servern betrieben werden sollte oder ob man zur Cloud-Variante Microsoft Lync Online greifen sollte. "Wir haben uns aus zwei Gründen für Lync Online entschieden: Erstens hätten wir für die Lösung im eigenen Rechenzentrum neue Hardware anschaffen müssen, was recht hohe Investitionen bedeutet hätte und zweitens waren wir davon überzeugt, dass Betrieb und Administration von Lync durch Microsoft eine klasse Sache sind", sagt Hermans. Dementsprechend kurz fiel die Projektdauer aus. Das IT-Personal richtete lediglich die Nutzer-Accounts über das Admin-Portal von Lync Online ein und installierte die Clients auf den Mitarbeiter-PCs. Danach gab es für