Weitere Informationen zu dieser Informationsschrift finden Sie unter http://abresa.de/produkte/kundeninfo/ Angela Spietschka abresa GmbH 14.04.2015 Kundeninformation „ELStAM im laufenden Betrieb“ Version 9 Copyright Gebrauchsnamen, Handelsnamen, Bezeichnungen und dergleichen, die in diesem Dokument ohne besondere Kennzeichnung aufgeführt sind, berechtigen nicht zu der Annahme, dass solche Namen ohne weiteres von jedem benützt werden dürfen. Vielmehr kann es sich auch dann um gesetzlich geschützte Warenzeichen handeln. Alle Rechte, auch des Nachdruckes, der Wiedergabe in jeder Form und der Übersetzung in andere Sprachen, sind dem Urheber vorbehalten. Es ist ohne schriftliche Genehmigung des Urhebers nicht erlaubt, das vorliegende Dokument oder Teile daraus auf fotomechanischem oder elektronischem Weg (Fotokopie, Mikrokopie, Scan u.Ä.) zu vervielfältigen oder unter Verwendung elektronischer bzw. mechanischer Systeme zu speichern, zu verarbeiten, auszuwerten, zu verbreiten oder zu veröffentlichen.
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Weitere Informationen zu dieser Informationsschrift
finden Sie unter
http://abresa.de/produkte/kundeninfo/
Angela Spietschka
abresa GmbH
14.04.2015
Kundeninformation
„ELStAM im laufenden
Betrieb“
Version 9
Copyright
Gebrauchsnamen, Handelsnamen, Bezeichnungen und dergleichen, die in
diesem Dokument ohne besondere Kennzeichnung aufgeführt sind,
berechtigen nicht zu der Annahme, dass solche Namen ohne weiteres von
jedem benützt werden dürfen. Vielmehr kann es sich auch dann um
gesetzlich geschützte Warenzeichen handeln.
Alle Rechte, auch des Nachdruckes, der Wiedergabe in jeder Form und der
Übersetzung in andere Sprachen, sind dem Urheber vorbehalten. Es ist
ohne schriftliche Genehmigung des Urhebers nicht erlaubt, das vorliegende
Dokument oder Teile daraus auf fotomechanischem oder elektronischem
Weg (Fotokopie, Mikrokopie, Scan u.Ä.) zu vervielfältigen oder unter
Verwendung elektronischer bzw. mechanischer Systeme zu speichern, zu
verarbeiten, auszuwerten, zu verbreiten oder zu veröffentlichen.
Kundeninformation „ELStAM im laufenden Betrieb“ 1 Einleitung 2.1 Rechtliche Grundlagen für ELStAM-Abruf und Datenpflege
Diese Kundeninformation richtet sich an Personalabrechnungs-Fachbereiche. Sie verzichtet bewusst
auf eine zu tiefgehende Darstellung technischer Zusammenhänge und Lösungsansätze, die vom
Systemberater umzusetzen sind.
Bitte lassen Sie sich nicht von der Seitenzahl abschrecken. Es wurden bewusst Redundanzen
eingefügt, um die Auffindbarkeit der Information aus verschiedenen Kontexten heraus zu verbessern.
Die Kundeninformation ist vor allem als Nachschlagewerk für Sonderfälle in der Arbeit mit ELStAM
gedacht.
Kapitel 2 stellt grundlegende Abläufe im ELStAM Verfahren dar.
Kapitel 3 geht das Thema ELStAM aus Sicht der Geschäftsvorfälle der Personalabteilung an.
Kapitel 4 zeigt Lösungen und Erklärungen für Fehlersituationen auf.
In Kapitel 5 wird ab Version 9 sukzessive eine Sammlung von Praxisfällen mit Erklärung des
Vorgehens zur Analyse und Behebung aufgebaut. Dieses neue Kapitel soll fallorientiert Hilfe zur
Selbsthilfe vermitteln.
Anmerkung: Viele Aussagen wurden aus Informationsschriften des Finanzamts sowie aus SAP-
Hinweisen, -Folien, -Dokumentationen und -Hilfetexten zusammengestellt. Dabei wird auf Grund der
Vielzahl der Zitate und Teilzitate nicht immer exakt die Quelle angegeben. Gelegentlich wurden
Originaltexte dem umgebenden Textfluss angepasst und technische Formulierungen so verändert,
dass sie für die Zielgruppe verständlicher sind.
Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass angesichts der Fülle des Materials etliche Aussagen ungeprüft
übernommen werden mussten. Es wurden die üblichsten Geschäftsvorfälle berücksichtigt. Immer wieder wird es aber Spezialfälle geben, für die uns noch keine Praxiserfahrungen vorliegen und für
die auch keine Handlungsanleitung der SAP zitiert werden kann. Wenn Sie ein Thema hier vermissen,
teilen Sie uns das bitte mit.
Wir bitten um Verständnis, dass die Information in Zukunft Überarbeitungen erfahren kann. In
diesem Fall wird ein Update in einer neuen Version erfolgen.
Insbesondere ändert sich mit ELStAM-Releases auf Seiten des Finanzamts sowie mit Hinweisen bzw.
Support Packages auf SAP-Seite das Systemverhalten, so dass hier angegebene Vorgehensweisen
möglicherweise nicht mehr funktionieren.
Wenn Sie auf Aussagen treffen, die Sie als unvollständig oder unzutreffend empfinden oder wenn Sie auf Konstellationen treffen, die hier nicht beschrieben sind, benachrichtigen Sie uns bitte.
Alle Informationen wurden nach bestem Wissen und Gewissen zusammengestellt, müssen jedoch
ohne Gewähr bleiben. Diese Informationsschrift ersetzt nicht die individuelle juristische Beratung.
Kundeninformation „ELStAM im laufenden Betrieb“ 1 Einleitung 2.1 Rechtliche Grundlagen für ELStAM-Abruf und Datenpflege
2.1 Rechtliche Grundlagen für ELStAM-Abruf und Datenpflege
2.1.1 Verpflichtung zum Datenabruf
Mit der Erstanmeldung einer IdNr endet für den Arbeitgeber die Übergangsfrist zum Einstieg in
ELStAM für diese IdNr.
Danach ist er verpflichtet die ELStAM neu eingestellter Arbeitnehmer abzurufen und in das
Lohnkonto zu übernehmen (§ 39e Absatz 4 Satz 2 EStG). Dies erfolgt jeweils ab Beginn des
Arbeitsverhältnisses. Der Abruf erfolgt durch den Arbeitgeber ohne Einwilligung des Arbeitnehmers
und ohne Bescheinigung des Finanzamts.
Allerdings ist kein Abruf ohne die Identifikationsnummer des Arbeitnehmers möglich. Sollte ein
Mitarbeiter keine IdNr. haben, muss er eine der alten Lohnsteuerkarte ähnliche Bescheinigung vom Finanzamt vorlegen, die den Arbeitgeber von der Pflicht des Abrufs von ELStAM befreit, bis eine IdNr.
vorliegt (§39e Absatz 8 EStG).
Fehlt die IdNr. ohne Verschulden des Arbeitnehmers, kann der Arbeitgeber bis zu drei Monaten die
Frage 3: Kann ein Hauptarbeitsverhältnis zur Abwicklung einer nachträglichen Einmalzahlung (z.B.
Abfindung) bestehen bleiben, obwohl der Arbeitsvertrag bereits beendet ist, wenn der Arbeitnehmer
kein Folgearbeitsverhältnis hat? Analog Rentenzahlungen (ggf. von mehreren verschiedenen Rentenzahlern): Hier besteht kein Arbeitsverhältnis. Reicht die einfache Willenserklärung des
Zahlungsempfängers, um einen der Rentenzahler zum Abruf als Hauptarbeitgeber zu berechtigen?
Antwort: In beiden Fällen sollte eine entsprechende Willenserklärung vom Arbeitnehmer bzw.
Rentner unterschrieben werden. Diese hat dann dieselbe Wirkung wie ein bestehender
Arbeitsvertrag.
Frage 4: Gibt es eine Regelung, die den Abruf der ELStAM ohne Arbeitsverhältnis oder eine ähnliche
Rechtsgrundlage verbietet?
Antwort: Es gibt keine spezifische Regelung, nur das Datenschutzgesetz. Ein Arbeitgeber kann im
Zweifel jedoch die ELStAM abrufen. Der Arbeitnehmer kann bestimmte Arbeitgeber für den Abruf
sperren lassen. Damit hat der Arbeitnehmer gegenüber bestimmten ehemaligen Arbeitgebern seinen Danteschutz selbst in der Hand.
2.1.3 Relevanz des Geburtsdatums
Zur Prüfung der IdNr. gegen Eingabefehler wird das Geburtsdatum gegengeprüft. Bei Personen, deren Geburtstag, Geburtsmonat und /oder Geburtsjahr nicht bekannt ist, ist die fehlende Angabe
jeweils mit Nullen aufzufüllen, z.B. 00.02.1978.
2.1.4 Ausweis der abgerufenen ELStAM gegenüber dem Arbeitnehmer
Die Lohnsteuerabzugsmerkmale gelten gegenüber dem Arbeitnehmer als bekannt gegeben, sobald
der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer den Ausdruck der Lohnabrechnung mit den darin ausgewiesenen
ELStAM aushändigt oder elektronisch bereit gestellt hat (vgl. § 39e Absatz 6 Satz 3 EStG i.V.m. § 39
Absatz 1 Satz 5 und Satz 6 EStG). Die vom Arbeitgeber abgerufenen ELStAM sind daher in der
üblichen Lohnabrechnung anzugeben (§ 39e Absatz 5 Satz 2 EStG). Damit ist sichergestellt, dass der
Arbeitnehmer zeitnah über seine aktuellen ELStAM informiert wird.
2.1.5 Arbeitgeberwechsel
Der lohnsteuerliche Grundsatz, dass es zu einem Zeitpunkt nur ein Hauptarbeitsverhältnis geben
kann, bleibt auch im elektronischen Verfahren bestehen.
Bei der Anmeldung eines Arbeitnehmers als Hauptarbeitgeber wird daher geprüft, ob bereits ein
Arbeitgeber für diesen Arbeitnehmer eine Anmeldung als Hauptarbeitgeber vorgenommen hat.
Ist bisher kein Hauptarbeitgeber vorhanden, kann die Anmeldung eines Arbeitnehmers als
„Hauptarbeitgeber“ auch rückwirkend bis zum 01.01. des Jahres (bei Anmeldung bis zum 28.02./29.02. rückwirkend bis zum 01.01. des Vorjahres) erfolgen.
War ein anderer Hauptarbeitgeber vorhanden und hat dieser das Arbeitsverhältnis bereits
abgemeldet, kann die Anmeldung des neuen Arbeitgebers rückwirkend bis zur Abmeldung des
bisherigen Arbeitgebers erfolgen.
Ist bereits ein Hauptarbeitgeber vorhanden und hat dieser bis zur Anmeldung des neuen
Arbeitgebers als Hauptarbeitgeber den Arbeitnehmer nicht in der ELStAM-Datenbank abgemeldet,
führt die Anmeldung des neuen Arbeitgebers dazu, dass der bisherige Arbeitgeber vom Haupt- zum
Nebenarbeitgeber wird. Die Anmeldung als Hauptarbeitgeber „verdrängt“ den bisherigen
Hauptarbeitgeber. Der neue Arbeitgeber wird grundsätzlich mit Wirkung zum Tag der Anmeldung
zum Hauptarbeitgeber. Als Ausnahme davon gilt folgende 6-Wochen-Regelung:
Ist bereits ein Hauptarbeitgeber vorhanden und hat dieser bis zur Anmeldung des neuen
Arbeitgebers die Beendigung des Arbeitsverhältnisses nicht mitgeteilt, führt die Anmeldung des
neuen Arbeitgebers als Hauptarbeitgeber innerhalb von sechs Wochen nach dem Referenzdatum
Kundeninformation „ELStAM im laufenden Betrieb“ 3 Häufige Geschäftsvorfälle 3.1 Die „ELStAM-Denkweise"
Bei ELStAM müssen Sie sich immer bewusst machen, dass Sie zwei Systeme mit ihren Zuständen vor
sich haben, die sich nur über eine unvollständige Schnittstelle gegenseitig abstimmen. Zudem haben
Sie über den Zustand im Finanzamts-System oft nur eine lückenhafte Information. Dies ist vor allem
der Fall, wenn ein zweiter Arbeitgeber mit seinen Meldungen diesen Zustand verändert, was Sie
jedoch nur einmal monatlich über die Änderungsliste des Finanzamts erfahren.
Hier ein (konstruiertes aber realistisches) Beispiel für die bei ELStAM nötige Denkweise:
Durch eine Historie, bei der ein zweiter Arbeitgeber und ein Fehler bei der Clearingstelle eine Rolle
spielten, war ein Arbeitnehmer (AN) beim Finanzamt auf den hier betrachteten Arbeitgeber (AG) als
Nebenarbeitgeber gemeldet. Das SAP-System führte den MA im Zustand „nicht angemeldet“. Ziel
war es, den MA als Hauptarbeitgeber anzumelden.
Auf dem Zeitstrahl des Finanzamts (in Folge immer blau) ergab sich folgende Situation:
Auf dem Zeitstrahl des SAP-System des AG (in Folge immer rot) sah es so aus (???? bezeichnet eine
unbekannte Historie):
Auf Grund der Unkenntnis des Zustands beim Finanzamt wurde zu einem Stichtag eine Anmeldung
als Hauptarbeitgeber ausgelöst.
Die Antwort lautete „Erneute Anmeldung nicht möglich, Arbeitnehmer ist bereits angemeldet“. Dies
zeigte dem AG, dass er als Arbeitgeber des AN hinterlegt war (ob als Haupt-oder Nebenarbeitgeber
ist ihm hier noch unbekannt). Die Zeitstrahlen blieben im Zustand:
Eine Abmeldung aus dem SAP heraus war nicht möglich, da nur MA abgemeldet werden können, die
im SAP den Zustand „angemeldet“ haben. Um dem SAP den ELStAM-Zustand des AN bezüglich des AG bekannt zu machen, wurde eine Ummeldung zum 1.9. ausgelöst (siehe 4.6.6).
Als Antwort wurden Nebenarbeitgeber-ELStAM für den AN geliefert. Zustand der Zeitstrahlen nun:
Der SAP-Meldereport erstellt keine Abmeldung zu einem Datum, an dem ein MA vermeintlich nicht
angemeldet ist. Daher kam zur Statusänderung auf Hauptarbeitgeber nur eine Abmeldung zum 1.9.
und eine Anmeldung zum 2.9. in Frage. (Anmerkung: Die Abmeldung muss den beim Finanzamt dort
verzeichneten Meldebeginn6 berücksichtigen, was ggf. durch eine doppelte Abmeldung erfolgt.) Zustand der Zeitstrahlen nun:
6 Der offizielle Begriff dafür lautet „RefDatumAG“.
AG ist Nebenarbeitgeber des AN seit 1.6. 1.6.
???? AN ist nicht bei ELStAM angemeldet
AG ist Nebenarbeitgeber des AN seit 1.6. 1.6.
????? AN ist nicht bei ELStAM angemeldet
AG ist Nebenarbeitgeber des AN seit 1.6.
1.6.
????? AN ist nicht bei ELStAM angemeldet
1.9.
AG ist Nebenarbeitgeber von AN seit 1.9.
AG ist Hauptarbeitgeber des AN seit 2.9.
1.6.
????? AN ist nicht bei ELStAM angemeldet
1.9.
AG ist im IT 0012 Hauptarbeitgeber des AN seit
1.9., jedoch erst seit 2.9. auf Basis einer ELStAM-Meldung
2.9.
Seiten 31 und 32 des Originaldokuments
Kundeninformation „ELStAM im laufenden Betrieb“ 3 Häufige Geschäftsvorfälle 3.2 Konstellationen bei der Datenpflege
3.2.1.1 Besondere Bescheinigung nach §39 Abs. 1 Satz 2 EStG
Beispiel:
Diese Bescheinigung hat dieselbe Funktion wie früher die Lohnsteuerkarte und wie die ELStAM. Sie
wird nur einmal je IdNr. erstellt und kann daher als Grundlage für die Hauptarbeitgeber-Eigenschaft
herangezogen werden. Daraus ergibt sich auch folgerichtig die Notwendigkeit, diese Bescheinigung
nur im Original anzuerkennen. Der Finanzbeamte, der eine solche Bescheinigung ausstellt, hat die
Pflicht, die ELStAM für die Gültigkeitsdauer der Bescheinigung zu sperren, damit die ELStAM nicht
wie eine zweite Steuerkarte wirken. Wenn dies erfolgt ist, erhalten Sie über einen ELStAM-Abruf die
Steuerklasse VI wegen vorliegender Sperre. Daher müssen Sie für den MA im IT 0012 eine
Nichtteilnahme wegen der Besonderen Bescheinigung eintragen.
Es empfiehlt sich, als eine Art Wiedervorlage im IT 0012 einen Satz zum ersten Tag nach Gültigkeit der Bescheinigung anzulegen und dort "Anmeldung erzwingen" einzutragen. Wenn der Mitarbeiter
vor Ausstellung der Bescheinigung nicht angemeldet werden konnte, wird er zu diesem Datum
angemeldet. Wenn der MA schon angemeldet war, ist die erneute Anmeldung unnötig und wird
daher abgelehnt. Diese Ablehnung können Sie jedoch als Anlass zur Prüfung der Daten nehmen.
Noch eine Anmerkung: Wundern Sie sich nicht, wenn Sie trotz der Bescheinigung ELStAM-Daten mit
familiengerechter Steuerklasse abrufen können. Dann hat der Finanzbeamte die Sperre vergessen.
Das System löscht die Nichtteilnahme, wenn die ELStAM-Daten mit den von Ihnen eingegebenen
Daten übereinstimmen.
Wenn ein bereits angemeldeter Mitarbeiter eine Besondere Bescheinigung vorlegt, nutzen Sie bitte
die Sonderverarbeitung Manuelle Pflege angemeldeter AN (nach Einspielung von Hinweis 205060). Die SAP schreibt dazu: „Benutzen Sie diese Ausprägung zur Dokumentation, wenn Sie die ELStAM-
Daten für angemeldete Mitarbeiter manuell überschreiben. Dadurch ist eine Korrektur möglich, wenn
eine Anmeldung erfolgreich ist, die Clearingstelle aber falsche Daten zum Anmeldedatum zurück
liefert.
Unterschied zur Ausprägung 'nicht teilnehmen':
• Es sind weniger Gründe für die manuelle Pflege auswählbar.
• Wird nach erfolgreicher Anmeldung zum Anmeldedatum (P0012-BEGDA) die Sonderverarbeitung 'nicht teilnehmen' gesetzt, erfolgt eine Abmeldung mit dem Report
Kundeninformation „ELStAM im laufenden Betrieb“ 3 Häufige Geschäftsvorfälle 3.6 Wechsel der Arbeitgebersteuernummer, des ELStER-Zertifikats oder des Abrechnungssystems
Massen-An-/Abmeldungen über die neue Funktionalität des Reports RPCE2VD0_OUT.
Schritt 1: Massenabmeldung auf der alten Steuernummern und Verarbeiten der Antworten
(Kein manuelles Setzen eines Status bei den Antworten notwendig)
Schritt 2: Eintragen der neuen Steuernummer in der T5D0P
Schritt 3: Massenanmeldung auf der neuen Steuernummer
Wichtig: Die detaillierte Vorgehensweise finden Sie in der Dokumentation des Reports.
(8) Ein Personalbereich/ -teilbereich wird einer anderen lohnsteuerlichen Betriebsstätte
zugeordnet
Fallbeschreibung:
Eine untergeordnete organisatorische Einrichtung ändert ihre Zuordnung zur lohnsteuerlichen Betriebsstätte. Die alte und neue lohnsteuerlichen Betriebsstätten bleiben aktiv, deren
Steuernummern bleiben erhalten.
Konsequenz ELStAM-Verfahren:
Abmeldung auf der alten Steuernummer, Anmeldung auf der neuen Steuernummer.
Lösung(Vorgehen im SAP System):
Zeitraumgenaue Änderung der Zuordnung des Personalbereichs- /teilbereichs zur lohnsteuerlichen
Betriebsstätte über den Personalbereich Berichtswesen, Teilapplikation LSTB Datensätze des Infotyp 'Organisatorische Zuordnung' (0001) zum Stichtag der geänderten Zuordnung
splitten.
An-/Abmeldungen über die normale Funktionalität des Reports RPCE2VD0_OUT.
Schritt 1: Ändern Sie die Zuordnung zum Stichtag im Personalbereich Berichtswesen für
Teilapplikation LSTB 'Lohnsteuerbescheinigung'.
Schritt 2: Splitten Sie den Infotypsatz 'Organisatorische Einrichtung' (0001) zum Stichtag.
Schritt 3: Die Abmeldung mit der Steuernummer der alten lohnsteuerlichen Betriebsstätte sowie die
Anmeldung mit der Steuernummer der neuen lohnsteuerlichen Betriebsstätte werden mit dem
normalen Lauf des Reports 'ELStAM: An- und Abmeldungen erstellen' (RPCE2VD0_OUT) erstellt.
3.6.3 Wechsel der Steuernummer des Zertifikates für den Datenlieferanten
Das Finanzamt identifiziert den Empfänger von Änderungsinformationen über eine Kombination aus
Zertifikat und Arbeitgebersteuernummer, die bei der Anmeldung eines jeden Arbeitnehmers zu
dessen IdNr zugeordnet wird. Jede Änderung an relevanten steuerlichen Daten der IdNr wird, sofern
relevant) mit Arbeitgebersteuernummer und Zertifikat bei der Clearingstelle zur Abholung hinterlegt.
So lange sich bei Ihnen nichts an der Steuernummer oder am Zertifikat ändert, kann diese
Information (die monatliche Änderungsliste) somit von Ihrem SAP abgerufen werden.
Bei Änderungen an Arbeitgebersteuernummer oder Zertifikat erfolgt dieser Abruf durch das SAP
jedoch unter einer veränderten Arbeitgeber-Identifizierung. Das Finanzamt ordnet dabei die für Ihre
Mitarbeiter hinterlegt Information nicht Ihrem Abholversuch zu. Im Ergebnis bekommen Sie keine
monatlichen Änderungslisten.
Leider tritt dieses Symptom jedoch oft nicht so klar auf. Wenn Sie nach der Änderung an
Arbeitgebersteuernummer oder Zertifikat neue Mitarbeiter anmelden, weiß die Clearingstelle, dass
Sie auf Änderungen von Arbeitnehmern warten. Wenn sich an den Daten dieser neuen Arbeitnehmer
Seiten 49 bis 51 des Originaldokuments
Kundeninformation „ELStAM im laufenden Betrieb“ 3 Häufige Geschäftsvorfälle 3.6 Wechsel der Arbeitgebersteuernummer, des ELStER-Zertifikats oder des Abrechnungssystems
nichts ändert, erhalten Sie eine Liste mit dem Hinweise, dass für Ihre Arbeitnehmer keine
Änderungen vorliegen. Sie sehen aber nicht, dass diese Information nur für die wenigen Neueintritte
gilt. Im Resultat kann ein kritischer Fehlerzustand vorliegen, der durch ein plausibles Systemverhalten
komplett maskiert wird! Sie bemerken den Schiefstand i.d.R. nur noch durch Beschwerden der MA über nicht nachvollzogene steuerliche Änderungen. Auf Grund der normalen Verzögerung bei der
Übermittlung solcher Daten von der Quelle (z.B. Einwohnermeldeamt) zu Ihnen geht dabei zusätzlich
oft wertvolle Zeit verloren.
Was ist zu tun?
Ein reiner Wechsel der Arbeitgebersteuernummer wird i.d.R. vom Finanzamt selbst bis in die
ELStAM-Zuordnung der MA nachvollzogen, siehe Kapitel 3.6.2. In diesem Fall müssen Sie lediglich
eine einzige An-, Ab- oder Ummeldung für die Steuernummer vollziehen, ebenfalls siehe Kapitel
3.6.2. Gem. Hinweis 2113924 sollte zudem Teilapplikation LSTZ gepflegt werden.
Es werden Spezialfälle beschrieben, in denen dieser Wechsel durch das Finanzamt nicht funktioniert.
Sie können entweder im Dialog mit dem Finanzamt klären, ob Ihr Steuernummernwechsel ein solcher Spezialfall ist oder abwarten, ob Sie im Folgemonat eine Änderungsliste erhalten. Sollten Sie
keine Änderungsliste erhalten, können Sie die Abholung mit der Einstellung
wiederholen. Stellt sich dann heraus, dass Sie auf diese Art zusätzliche Änderungen für Ihre
Arbeitnehmer geliefert bekommen, müssen Sie die unter der betroffenen Steuernummer
Bei einem Wechsel des Zertifikats (nicht Verlängerung!) kommt es auf die Arbeitgebersteuer-
nummer an, für die das Zertifikat erstellt wurde. Diese Steuernummer wird zur Identifizierung des
sogenannten Datenlieferanten herangezogen. Wenn Sie sich nicht hundertprozentig sicher sind, dass
es keinen Wechsel der mit dem Zertifikat verknüpften Steuernummer gab, müssen Sie die mit diesem Zertifikat gemeldeten Personalnummern ummelden, siehe Kapitel 4.7.
Bitte beachten Sie besonders, dass Monatslisten, die für ein Zertifikat mit veralteter Steuernummer
bereitgestellt wurden nicht mehr abgeholt werden können. Inwieweit sie durch die Clearingstelle
noch einmal für das neue Zertifikat bereitgestellt werden können, wurde von uns noch nicht eruiert.
Ebenso wichtig ist, dass nach einer Ummeldung ältere Monatslisten nicht mehr abgeholt werden
können.
Achtung Terminierung!
Zitat aus den ELStAM-FAQ der SAP (Hinweis 1758477, Punkt 5.7):
"Nach der Ummeldung können eventuell noch erstellte Monatslisten für die betroffenen Arbeitnehmer nicht mehr abgeholt werden. Beispiel: Die Monatsliste ist zum 01.04. von der
Clearingstelle noch für den alten und damit falschen Datenlieferanten erstellt, aber noch nicht vom
Kunden abgeholt worden. Erfolgt nun am 05.04. die Ummeldung zum 01.04. kann die Monatsliste
nicht mehr abgeholt werden. Aus diesem Grund sollte bei solchen Konstellationen darauf geachtet
werden, dass die Monatslisten und auch sonstige noch offene Antwortlisten vor der Ummeldung
abgeholt werden.“
Kundeninformation „ELStAM im laufenden Betrieb“ 3 Häufige Geschäftsvorfälle 3.7 Jahreswechsel mit ELSTAM
Gem. „ELStAM – Informationen für Arbeitgeber“, Version 1.1 vom 28.2.2013, Kapitel B.7 haben Sie
folgende Möglichkeit, mit deren Hilfe Sie die verloren gegangenen Daten zumindest manuell
korrigieren können:
„Es kann vorkommen, dass aufgrund technischer Probleme oder sonstiger Vorkommnisse alle ELStAM beim Arbeitgeber verloren gehen. In diesem Fall kann der Arbeitgeber bei seinem
Betriebsstättenfinanzamt beantragen, dass ihm eine sog. Brutto-Liste zum Abruf bereitgestellt wird.
Das Finanzamt fordert dann eine Liste mit den aktuellen ELStAM aller aktiven Arbeitnehmer des
jeweiligen Arbeitgebers an. Diese kann zu einem Datum in der Vergangenheit (maximale Rückwirkung
1 Jahr) oder mindestens zu dem Antragsdatum erstellt werden. Zusätzlich sind in der Brutto-Liste
auch alle Daten, die erst ab dem Folgemonat für einen Arbeitnehmer gelten, enthalten.“
3.7 Jahreswechsel mit ELSTAM
3.7.1 Jahreswechsel 2014/2015
Aus dem Jahreswechsel-Hinweis der SAP:
"Es sind keine Änderungen der AG-Schnittstelle geplant, die eine Änderung des Prozesses verursachen
würden. Es werden lediglich Änderungen auf der technischen Ebene vorgenommen. Für diese
technischen Anpassungen der Schnittstelle wird es eine Stichtagsumstellung geben.
ELStAM Meldungen, die bis zum 31.12.2014 "gesammelt" wurden (d.h. die XML Datei wurde mit dem
Report RPCE2SD0_OUT erzeugt), müssen auch bis zum 31.12.2014 verschickt werden. ELStAM
Meldung, die ab dem 01.01.2015 erstellt werden, müssen im neuen Format verschickt werden. Hierfür
ist das JW HRSP Voraussetzung. Aufgrund der Umstellung auf Finanzverwaltungsseite können die
Bestätigungslisten für An- und Abmeldungen erst wieder ab dem 7.Januar 2015 verschickt werden.
Ein steuerliches Verhältnis bei mehreren Beschäftigungsverhältnissen
Information: Von Seiten des BMF wurde mitgeteilt, dass die Nichtbeanstandungsregelung bzgl. der
steuerlichen Behandlung bei Mehrfachbeschäftigung um ein weiteres Jahr bis zum 31.12.2015
verlängert wird. Dies soll mit einem BMF Schreiben Mitte Oktober bekannt gegeben werden.
Aufgrund dieser Verlängerung wird von Seiten SAP keine Standardfunktionalität für eine
Zusammenversteuerung bei Mehrfachbeschäftigung zu diesem Jahreswechsel ausgeliefert."
Außerdem wird in Hinweis 2086287 die Vorgehensweise des Finanzamts erläutert:
"01.01.2015 - 06.01.2015:
- Die Clearingstelle erstellt die Monatslisten für Dezember 2014 mit der alten XML-Version
- Meldungen können in diesem Zeitraum mit der ab 2015 gültigen XML-Version vom
Arbeitgeber übertragen werden. Diese werden allerdings von der Clearingstelle geparkt und erst nach der Umstellung der Clearingstelle auf die neue Version beantwortet. Die
Umstellung soll am 07.01. abgeschlossen sein.
- Meldungen mit der alten Version werden ab dem 01.01.2015 von der Clearingstelle
abgelehnt.
Ab 07.01.2015:
- Die Clearingstelle stellt ab diesem Zeitraum nur noch Antwortliste in der neuen Version
bereit.
- Monatslisten für das Jahr 2015 werden in der neuen Versions bereitgestellt.
Wichtig: Falls Sie das HRSP zum Jahreswechsel, voraussichtlich verfügbar in KW 49, erst im Laufe des Januars einspielen, können Sie ab dem 01.01. bis zum Einspielzeitpunkt keine
Meldungen an die Clearingstelle senden. Diese werden von der Clearingstelle abgelehnt. Sie
müssen organisatorisch sicherstellen, dass ab dem 01.01.2015, bis zur Verfügbarkeit des
Jahreswechsels in Ihrem System, keine Meldungen gesammelt und verschickt werden. Dies
betrifft den Report RPCE2SD0_OUT und die Versendung im B2A-Manager."
Kundeninformation „ELStAM im laufenden Betrieb“ 4 Fehlersituationen 4.1 Antwort der Clearingstelle bleibt aus
Gemäß HW 1984245 können Sie wie folgt vorgehen, um ganze ELStAM Dateien erneut zu versenden:
„In Ausnahmefällen kann es vorkommen, dass die Clearingstelle zu geschickten Meldungen, trotz
eines zurückgelieferten Transfertickets, keine Antwort erstellen kann. Bei der Nachfrage mit dem
Transferticket bei der Clearingstelle, wird dem Kunden mitgeteilt, diese Daten nochmal zu schicken.
Bisher mussten dazu die Meldungen gelöscht, neu erstellt, gesammelt und verschickt werden.
Zukünftig kann dazu der Eintrag im B2A-Manager mit dem Status "in Verarbeitung/XML übertragen" manuell auf "Fehler – neu verarbeiten/senden wiederholen" geändert werden. In diesem Status
können dann dieselben Meldungen über den Button "Ausführen" nochmals zur Clearingstelle
gesendet werden.“
Sollte das aus irgendeinem Grund nicht möglich sein, kann wie folgt vorgegangen werden (lassen Sie
sich bitte im Zweifel vom Ihrem Systembetreuer unterstützen).
Anmerkung: Wenn Sie kein Nutzdatenticket haben, können Sie gem. Kapitel 5.2.1 Alle Meldungen
einer kompletten Meldedatei neu erzeugen vorgehen.
Filtern Sie das erneut zu versendende Nutzdatenticket:
Die gefundene Menge an Meldungen sollte im Idealfall noch mit dem ursprünglichen Versandprotokoll verglichen werden.
Dann können Sie das Filterergebnis markieren.
Ändern Sie den Status auf "abgelehnt von CS".
Bei erneuter Meldungserstellung werden dann die Meldungen neu erzeugt.
4.2 Verfahrenshinweise des Finanzamts
4.2.1 Hinweise auf Ebene der Datenlieferung/Kommunikation
4.2.1.1 190017501 Bei der Ermittlung der ZID ist ein Fehler aufgetreten
Der Fehler weist auf ein temporäres Problem der Clearingstelle hin. Versuchen Sie die
Datenabholung nach 1 Std. bzw. nach 24 Std. noch einmal. Sollte danach der Fehler weiterhin
bestehen, wenden Sie sich an die Clearingstelle.
4.2.1.2 510005200 Datenuebermittler mit Steuernummer XYZ wurde nicht gefunden
Kundeninformation „ELStAM im laufenden Betrieb“ 4 Fehlersituationen 4.2 Verfahrenshinweise des Finanzamts
In einigen Fällen kann es vorkommen, dass die Steuernummer des Datenlieferanten noch nicht in der
Datenbank der Clearingstelle angelegt ist. (Anmerkung für die Kommunikation mit Hotlines des
Finanzamts: es handelt sich genauer um die sog. Zobel-ID der Steuernummer.) In diesem Fall müssen
zuerst Anmeldungen für diese Steuernummer die an die Clearingstelle geschickt werden. Dadurch wird die Steuernummer (bzw. Zobel-ID) dort registriert. (Siehe auch 3.4.)
Möglicherweise haben Sie aber Ihre Anfrage auch aus einem Testsystem versandt. In Nicht-
Produktivsystemen wird die Abfrage der Änderungslisten als Testabfrage gekennzeichnet. (Dies
geschieht über den Tag <Testmerker> mit dem Wert 700000001). Ist für den Datenlieferanten ein
echtes Zertifikat im Testsystem hinterlegt, liefert die Clearingstelle die oben genannte
Verfahrensnummer.
Siehe auch Hinweis 2037566 "ELStAM: Hinweis 510005200 - Datenuebermittler mit Steuernummer
XYZ wurde nicht gefunden".
4.2.1.3 550003014 Keine Kommunikation zu Zobel möglich
Zitat aus Hinweis 2006902 "ELStAM: Erläuterungen zu den Verfahrenshinweisen":
"Diagnose: Ergänzender Text der Clearingstelle: "Dies führt zu einer DefaultZID, d.h. die Daten können nicht
abgeholt werden, da der Absender nicht ermittelt werden konnte."
Bei der Verarbeitung der Daten kam es bei der Clearingstelle zu einem Fehler bei der Abfrage der
Datenbank mit den Arbeitgebersteuernummern (Zobel-ID).
Vorgehen: Klären Sie mit der Clearingstelle unter Angabe des Transfertickets, ob die Meldungen verarbeitet
wurden oder nicht.
Abhängig davon müssen Sie die Meldungen (An-/Abmeldungen) nochmals verschicken oder
Ummeldungen erzeugen:
• Nochmaliges Verschicken Löschen Sie die betroffenen Meldungen. Danach erstellen, sammeln und verschicken Sie diese
erneut.
• Ummeldung
Erzeugen Sie für die betroffenen Mitarbeiter eine Ummeldung und verschicken Sie diese."
4.2.1.4 551000009 Zur zugeordneten Zobel-Id liegt eine neue Steuernummer vor
Gemäß Hinweis 1992566 "ELStAM: Informationen zum Wechsel der Arbeitgebersteuernummer"
weist dieser Verfahrenshinweis auf einen Wechsel der Arbeitgebersteuernummer durch das
Finanzamt hin. Siehe auch 3.6.2 "Zuteilung einer neuen Arbeitgebersteuernummer durch das
Finanzamt".
4.2.1.5 551001001 Validierungsfehler
Zitat aus Hinweis 2006902 "ELStAM: Erläuterungen zu den Verfahrenshinweisen":
"Diagnose Der Fehler führt zu einer Ablehnung des gesamten Datenpaketes. Die Meldungen wurden nicht
verarbeitet. Der Fehler wird durch ein nicht korrekt aufgebautes XML verursacht. Im Hinweistext
finden Sie zusätzliche Informationen zur Fehlerursache.
Vorgehen Prüfen Sie, ob es zu dem Fehler einen aktuellen Hinweis mit Korrektur gibt und spielen Sie diesen ein.
Die betroffenen Meldungen müssen nach der Korrektur noch einmal geschickt werden. Gehen Sie
dazu wie folgt vor: Löschen Sie die betroffenen Meldungen. Danach erstellen, sammeln und verschicken Sie diese
erneut."
Kundeninformation „ELStAM im laufenden Betrieb“ 4 Fehlersituationen 4.5 Fehler- und Warnmeldungen des SAP-Systems
In diesem Kapitel soll eine Art Baukasten von Handlungsanleitungen entstehen, mit denen Sie versuchen können Arten von häufig an uns herangetragenen Fällen, selbst zu lösen. Anders als die
Kapitel 3 und 4 wird hier nicht vom Geschäftsvorfall oder Fehler ausgegangen. Vielmehr wird
ausgehend von typischen Fragestellungen erklärt, wie die vorhandene Situation analysiert werden
kann, wie Einfluss auf den Meldeverlauf genommen werden kann und wie sich komplexe Praxisfälle
durch Kombination dieser Vorgehensweisen auflösen lassen.
5.1 Vorgehensbausteine zur Datenanalyse
5.1.1 Einen fehlenden Verarbeitungsschritt und die nötigen Aktivitäten ermitteln
Rufen Sie den Report "ELSTAM-Daten verwalten" (RPCE2ZD0) auf und wählen die zu untersuchende
Personalnummer aus.
Suchen Sie im Ergebnis Meldungen in einem nicht abgeschlossenen Status. Bei einer übersichtlichen
Liste, finden Sie diese Meldung i.d.R. schnell:
Sie können aber auch die Selektion nach Status verwenden.
Seiten 103 und 104 des Originaldokuments
Kundeninformation „ELStAM im laufenden Betrieb“ 5 Praxiserfahrung 5.1 Vorgehensbausteine zur Datenanalyse