KUMRU DEVLET HASTANESİ

KUMRU DEVLET HASTANESİ

Harun ANI

Kalite Yönetim Direktörü

SUNUMUN KONUSU

HASTA DOSYALARI VE ARŞİV HİZMETLERİ

ARŞİV ARŞİVLERİN YAPISI HASTA DOSYALARI ARŞİVİ

ARŞİV

Kurumların gerçek veya tüzel kişilerin gördükleri hizmetler, yaptıkları haberleşme veya işlemler sonucu meydana gelen ve bir amaçla saklanan Dokümantasyon,Söz konusu dokümantasyona bakan kurum,

Bunları barındıran yer.

ARŞİVİN ÖNEMİ

Geçmiş ile bugün arasında irtibat kurar,

Ülkenin tapusu, milletin hüviyet vesikası,

Bir nevi hatıratı,Milletin bütün varlığı, hakları ve

özellikleri ile onu geçmişinden bugüne, bugününden yarına bağlayan temel dayanağı, en değerli kültür ve tarih hazinesi.

ARŞİVLER

Bir milletin en değerli hazinesi olarak; Devletin ve fertlerin haklarını, Milletlerarası münasebetleri belgeler ve korur. Ait olduğun devrin örf ve adetlerini sosyal

yapısını, müesseselerini ve bunlar arasındaki münasebetleri ortaya koyarlar.

ARŞİVİN GÖREV VE FONKSİYONLARI:

Arşiv malzemesini tespit etmek ve ayırmak, Arşiv malzemesini kayba uğramaktan

kurtarmak Arşiv malzemesini gerekli şartlarda saklamak Arşiv malzemesini yararlanmaya sunmak

MEVZUAT

16.05.1988 tarih ve 19816 Sayılı Resmi Gazede yayımlanarak yürürlüğü giren “Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik” hükümleri çerçevesinde yürütülmektedir.

ARŞİV MEKANLARI 1-Kendiliğinden tehlike arz eden

mahallerden, 2-Fabrika, yangın ve patlama tehlikesi

olabilecek gaz, petrol veya patlayıcı madde depolarından,

3-Bir harp halinde stratejik maksatlarla kullanılabilecek bölgelerden uzakta,

4-İlerdeki muhtemel genişlemelerin dikkate alınması ile,

5-Arşiv binaları mümkün mertebe üniversite ve resmi kurumlara yakın inşa edilmelidir.

ARŞİV DEPOLARINDA:

İzalasyon: Yangına karşı dayanıklı duvar, döşeme ve kapılar

Klimatizasyon: Arşiv depolarında ısı 12-18 derece, nem ise % 50-60 oranında tutulmalıdır. Isıtmada tazyikli sıcak su tercih edilmelidir.

Işık durumu:Depoya giren ışık miktarının özellikle yazın düşürülmesi gerekmektedir.

ARŞİV DEPOLARINDA

Genellikle depo yüksekliği 2.10 veya 2.20 olmalıdır

Raflar metal olmalıdır 150-200 metrekareyi geçmemelidir Metrekare başına 1500-2000 kg.yükü

taşıyabilmelidir Ahşap yer döşemesinden kaçınılmalıdır

BİRİM ARŞİVİNE VERİLECEK MALZEMENİN AYIRIMI VE HAZIRLANMASI Birimler her yılın ocak ayı içerisinde, önceki yıla ait

arşivlik malzemeyi, gözden geçirmek suretiyle, İşlemi tamamlananlar, İşlemi devam edenler, İşlemi tamamlanmış olmasına rağmen elde

bulundurulması gerekli olanlar, şeklinde bir ayırıma tabi tutarlar.

BİRİM ARŞİVİNDE ARŞİVLİK MALZEMENİN SAKLANMA SÜRESİ

-Arşiv ve arşivlik malzemenin birim arşivlerinde bekleme süresi, birimlerin ihtiyaçları dikkate alınarak 1-5 yıl süre ile sınırlı tutulur. Bu süre sonunda Kurum Arşivine aynı düzende teslim edilir.

HASTANE ARŞİVİNDE KODLAMA SİSTEMİ



AYIKLAMA VE İMHA İŞLEMLERİ

AYIKLAMA VE İMHA

AMAÇ VE ÖNEMİ Arşivlerde gereksiz

malzemenin saklanmasını önlemek,

Depolarda yer darlığına ve karışıklığa son vermek,

Arşivleri lüzumsuz belgelerle doldurmamak,

Yer ve iş kaybına mani olmak.

HASTA DOSYALARI

SHKS BÖLÜMLERİ

Destek Hizmeti Yönetimi

01 Hasta Dosyası Ve Arşiv Hizmetleri

İMHA EDİLMESİ GEREKEN BELGELER AYIKLANARAK DEPODA YER TASARRUFU SAĞLANACAKTIR, (HASTA DOSYALARI 100 YIL SAKLAMA SÜRESİ)

ÖNERİLENArşiv Yönetim Sistemi ile HBYS entegrasyonu sağlanabilir yada HBYS modülü geliştirilebilir. • Arşivde çalışan personele eğitim verilebilir. • Kamu Hastaneler Birliğine geçiş tarihi, Milat kabul edilip o tarihten itibaren Dijital arşiv uygulamasına geçilebilir. • Kullanılacak alt yapı: arşiv kutusu,scaner(tarayıcı),barkot yazıcı ve okuyucudur. • Raf sistemlerinde yer kazanımı amaçlı kompak arşivlemeye geçilebilir.


Hasta dosyaları için standart bir dosya içeriği belirlenmeli,

o Dosyalarda bulunması gereken bilgi ve dokümanlar belirlenmeli,

o Hastaya ait hangi bilgilerin bilgisayar ortamında, hangilerinin basılı kopya olarak hasta dosyasında yer alacağı belirlenmelidir.


Hasta dosyalarının arşivlenmesine yönelik düzenleme bulunmalıdır.10

Hasta dosyaları arşivlenmeli,

o Hasta dosyalarına sabit bir dosya numarası verilmelidir.

Poliklinik hastalarına uygulanan riskli girişimsel işlemlere yönelik bilgilendirilmiş rıza formları arşivlenmelidir.


Arşiv bölümünün işleyişine yönelik yazılı düzenleme bulunmalıdır. 5

Yazılı düzenleme

o Arşiv planı ve yetkilendirmeyi,

o Dosyaların arşive teslimi, içeriğinin kontrolü ve kabulünü,

o Kabul edilen dosyaların arşive yerleştirilmesini,

o İlgililere dosyaların arşivden teslimi ve geri alınmasını,

o Arşive yerleştirilen dosyaların korunması, saklanması ve imhası ile ilgili usul ve esasları,

o Adli vaka dosyalarının yönetimini kapsamalıdır.


Arşivde bulunan hasta dosyalarının korunmasına yönelik tedbirler alınmalıdır. 15

Sıcaklık ve nem takibi yapılmalı,

İklimlendirme yapılmalı,

Mikroorganizmalara karşı yılda en az bir defa dezenfeksiyon işlemi yapılmalı,

Haşarata karşı önlem alınmalı,

Hırsızlığa karşı önlem alınmalı,

Yangına karşı önlem alınmalı,

Su baskınlarına karşı önlem alınmalıdır.

BİLGİ GÜÇ ARŞİV HAFIZADIR

TEŞEKKÜRLER

KUMRU DEVLET HASTANESİ

Documents