Kuliah 1 Project Management Overview

1

PROJECT MANAGEMENTCOURSE 1 : OVERVIEW & INTRODUCTION

G.N. Sandhy [email protected]

022‐70702020081 225 702020

2

Brief Introduction

• Education– Electro STT Telkom (S1) 1991‐1995– MBA ITB (S2) 2004‐2006

• Certification :– PMP from Project Management Institute USA– Lead Auditor from Bay water Australia– CCNA from Cisco

• Working Experience :– Reliability & Security Lab, TelkomRDC– Integrity & Security Lab, TelkomRDC– Business Competitiveness Lab, TelkomRDC– Subdit Tariff, Dit NWS

3

Feedback From Student

• Student background (semester, major etc)

• Expected output from Project Management Course

• Choose Ketua Kelas

• Forming group (3‐4 person for each group)

4

Rules

• No Copycat– Discuss and writing by yourself– Don’t forget to write reference

• Schedule : – Friday : 13.20 – 15.00 proposed change to Saturday 11.30 – 13.00– Saturday : 13.20 – 15.00

• Present minimum 75 % from all courses– Absent check– Late not more than 15 minutes

• Point– Class & Group Activity : 10 %– UTS  : 25 %– Group Assignment  : 30 %– Tugas Besar / UAS : 35 %

55

Satuan Acara Pengajaran

• Problem Based Learning

• 18 Lecturer + 1 Guest Speaker

• 6 case (presentation format) + 1 final case (paper format)/UAS

66

Satuan Acara Pengajaran

• Course 1 : Definisi Proyek dan Manajemen Proyek• Course 2 : Lingkungan Proyek• Course 3 : Organisasi Proyek• Course 4 : Tim Kerja dan Peranan Unit Organisasi• Course 5 : Tender dan Kontrak Proyek• Course 6 : Tahap Perencanaan dan WBS• Course 7 : Jaringan Kerja, PERT dan GANTT Chart• Course 8 : CPM dan Aplikasi Sumber Daya• Course 9 : Crash Program

77

Satuan Acara Pengajaran

• Course 10 : Perkiraaan Biaya dan Owner Estimate • Course 11 : Pengendalian Proyek dan S Curve• Course 12 : BCWS, ACWP dan BCWP• Course 13 : Analisis Variansi• Course 14 : Kinerja Proyek (CPI dan SPI)• Course 15 : Pelaporan Proyek• Course 16 : Audit Proyek• Course 17 : Terminasi Proyek• Course 18 : Evaluasi Proyek

8

What is a Project?• A project is a temporary endeavor undertaken to produce a unique product or service

– Temporary – Definitive beginning and end

– Unique – New undertaking, unfamiliar ground

Temporary UniqueCharacteristics of Projects

9

10

Project Success

Customer Requirements satisfied/exceeded

Completed within allocated time frame

Completed within allocated budget

Accepted by the customer

11

Project Failure

Scope Creep Poor Requirements Gathering

Unrealistic planning and scheduling

Lack of resources

12

What is Project Management•Project Management is the application of skills, knowledge, tools and techniques to meet the needs and expectations of stakeholders for a project.

– The purpose of project management is prediction and prevention, NOT recognitionand reaction

13

Triple Constraint

Quality

ScopeScope

TimeTime

CostCost

14

Triple Contraint• Increased Scope  = increased time +  increased cost

• Tight Time = increased costs + reduced scope

• Tight Budget = increased time + reduced scope.

15

Key Areas of Project Management

• Scope Management

• Issue Management

• Cost Management

• Quality Management

• Communications Management

• Risk Management

• Change Control Management

16

Scope Management• Primarily it is the definition and control of what ISand IS NOT included in the project.

17

Issue Management• Issues are restraints to accomplishing the deliverables of the project. 

• Typically identified throughout the project and logged and tracked through resolution.

Rope not thick

Issue… already impacting the cost, time or quality

18

Cost Management• This process is required to ensure the project is completed within the approved budget and includes:

Resourcespeopleequipmentmaterials

Quantities

Budget

19

Quality Management• Quality Management is the process that insure the project will meet the needs

“conformance to requirements” - Crosby

“fitness for use” - Juran

“the totality of characteristics of an entity that bear on its ability to satisfy stated and implied need’ - ISO 8402:1994

20

Communications Management• This process is necessary to ensure timely and appropriate generation, collection, dissemination, and storage of project information

21

Risk Management• Risk identification and mitigation strategy

• Risk update and tracking

Tree – location, accessibility, ownership

Weather

Risk… POTENTIAL negative impact to project

22

Change Control Management

• Define how changes to the project scope will be executed

Scope Change

Schedule changes

Technical Specification Changes

All changes require collaboration and buy in via the project sponsor’s signatureprior to implementation of the changes

23

Project Life Cycle

24

Initiation Phase• Define the need

• Return on Investment Analysis

• Make or Buy Decision

• Budget Development

25

Definition Phase• Determine goals, scope and project constraints

• Identify members and their roles

• Define communication channels, methods, frequency and content

• Risk management planning

26

Planning Phase• Resource Planning

• Work Breakdown Structure

• Project Schedule Development

• Quality Assurance Plan

27

Work Breakdown Structure• For defining and organizing the total scope of a project

• First two levels ‐ define a set of planned outcomes that collectively and exclusively represent 100% of the project scope. 

• Subsequent levels ‐represent 100% of the scope of their parent node

28

Implementation Phase• Execute project plan and accomplish project goals

• Training Plan

• System Build

• Quality Assurance

29

Deployment Phase• User Training

• Production Review

• Start Using

30

Closing Phase• Contractual Closeout

• Post Production Transition

• Lessons Learned

31

Project Management Tools• PERT Chart‐ designed to analyze and represent the tasks involved in completing a given project

Gantt Chart ‐ popular type of bar chart that illustrates a project schedule 

32

Role of a Project Manager

Process Responsibilities

People Responsibilities

• Project issues • Disseminating project information• Mitigating project risk • Quality • Managing scope • Metrics • Managing the overall work plan

• Implementing standard processes• Establishing leadership skills• Setting expectations• Team building• Communicator skills

33

Reference

• Avneet Mathur,  Slide Introduction To Project Management

• PM BOK (Project Management Body Of Knowledge

34

G.N. Sandhy [email protected]

022‐70702020081 225 702020