Kuliah 1

PROJECTMANAGEMENTB.Lampung, 7 Mei 2015 PMBOK (ProjectManagement BodyOf Knowledge) adalah sebuahbundle pengetahuan yangberhubungan dengan projectmanagement. Mengetahui danMenguasai materi dalam PMBOKsangat dibutuhkan oleh seorangProject Manager (PM) agar diadapat menghandle sebuah projectdengan baik. PMBOK ini dibuat oleh PMI (ProjectManagement Institute).PMBOKTujuan dari metodologi manajemen proyek adalahuntuk memberikan pendekatan standarmanajemen yang baku (PMBOK) dan pedomanuntuk memastikan bahwa proyek-proyek yang dikembangkan : dilakukan secara disiplin, dikelola dengan baik, secara konsisten pengiriman produk berkualitas hasil akhir proyek selesai sesuai jadwal serta sesuai anggaran.Tujuan Penerapan Project ManagementSuaturangkaianusahadalamjangkawaktutertentuyangbertujuan untuk menghasilkan suatu produk, jasa atau hasilyang unik.Bersifat sementaraMempunyai tanggal start dan finish yang pasti.Apakah Proyek itu? Sesuatu yang Unique dan kejadiannya hanya sekali, Mempunyai tujuan khusus, dan diselesaikan didalamspesifikasi yang pasti, dikerjakan oleh manusia. Dibatasi oleh anggaran dan sumberdaya yang terbatas, Hal yang dapat diurai dengan jelas dan dapatdilaksanakan, Hasil deliverablenya terukur dan dapat dikuantifikasi. Dapat direncanakan, dilaksanakan, dikendalikanSuatu proyek dapat menghasilkan: (PMBOK 2013) Produk, berupa komponen atau hasil akhir proyek Kemampuan, terhadap suatu layanan Hasil, sebagai manfaat atau dokumen (contoh: proyekpenelitian)Contoh umum: Mengembangkan suatu produk/jasa yang baru. Melakukan suatu perubahan di dalam organisasi. Mengembangkan atau membuat suatu sistem informasi yang baru. Membangun suatu bangunan atau fasilitas fisik. Melakukan implementasi pada suatu prosedur atau Bisnis yang baru.Contoh Proyek Manajemen Proyek adalah aplikasi/penerapandari pengetahuan, keahlian, peralatan,metodologi dan teknik di dalam prosespengelolaan sebuah proyek sehingga dapatmemenuhi persyaratan proyek dan memenuhikebutuhan dan harapan yang berkepentingan(stakeholders) .MANAJEMEN PROYEKUntuk memenuhi kebutuhan dan harapanyang melibatkan penyeimbangan beberapa tuntutan yakni:Kebutuhan (teridentifikasi) dan Harapan (tidakteridentifikasi).Stakeholders dengan kebutuhan dan harapanyangberbeda,Ruang Lingkup, Mutu, Jadwal waktu, Anggaran, Sumber Daya dan RisikoMANAJEMEN PROYEKAPA MANFAAT MANAJEMEN PROYEKUntuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi proyek-proyek, YaituMengurangi kemungkinan kegagalan dan meningkatkankemungkinan keberhasilan..89PENERAPANPROJECT MANAGEMENT & PHILOSOPHY10PHILOSOPHYOWNERCONSULTANTCONTRACTORNeed Project ManagementNeed Project ManagementNeed Project Management1. APA YANG DIBANGUN? (SCOPE)2. BERAPA BIAYANYA? (COST)3. BERAPA LAMA MEMBANGUNNYA? (TIME)4. APA SPESIFIKASI MATERIAL & PERALATANNYA? (QUALITY)5. APA SAJA YANG AKAN MEMPENGARUHIKINERJA PROYEK? ( RISK)BIAYA MUTU WAKTU LINGKUP - LINGKUNGAN11INFORMASI DASAR DARI PROYEKBalancing the Competing Project ConstraintsProjectSuccess ScheduleResourcesScopeQualityRisk BudgetKarena Kebiasaan dalam Merespon tugas yang diberikan :Melibatkaninterprestasi dari berbagai profesi keahlianDipengaruhi loyalitas Melihat proyek dari posisi yang sangat berbeda. Mengapa Diperlukan Manajemen Proyek?Mengapa Diperlukan Manajemen Proyek?PROSES-PROSESMANAJEMEN PROYEK Proses berorientasi Produk,yang terkait denganaktivitas penciptaan produk tertentu didalam proyek. Dimana sebuah metodologi untuk menjelaskan caramengembangkan dan mengimplementasikan produk. Proses manajemen proyek, yang terkait denganaktivitas pengelolaan sejumlah pekerjaan atau aktivitasdidalam proyek. metodologi yang dijelaskan dalamdokumen ini ada lima proses manajemen proyekstandar (inisiasi, perencanaan, pelaksanaan, pengendalian, dan penutupan).Proses Dalam Manajemen Proyek Proyek diselesaikan melalui penerapan prosesinitiating, planning, executing, monitoring & controlling and closing17PROCESS GROUP18PROCESS GROUP Proses Inisiasi Mengenali bahwa sebuah proyek / tahapan harus dimulai dan harus dijalankan. Proses Perencanaan Mendefinisikan tujuan, dan merencanakan kegiatan-kegiatan yang diperlukan untukmencapai tujuan dan lingkup proyek. Proses Pelaksanaan Mengintegrasikan orang-orang dan sumber daya lainnya untuk menjalankanrencana manajemen proyek. Proses Monitoring & Pengendalian Secara reguler mengukur dan memonitor progres untuk mengidentifikasipenyimpangan dari rencana manajemen proyek sehingga tindakan koreksi dapatdilakukan bila diperlukan dalam mencapai tujuan proyek. Proses Penutupan Secara formal menerima produk, jasa atau hasil dan membawa tahapan proyekpada penutupan. Karena setiap proyek adalah unik, maka tingkatatau derajat ketidakpastiannya dalam berbagaiaspek sangat tinggi. Untuk itulah biasanya aktivitas didalam sebuahproyek dibagi menjadi fase-fase atau tahap-tahaptertentu untuk mempermudah pengelolaan, eksekusi dan pengawasan. Rangkaian dari berbagai fase ini biasanya dikenalsebagai siklus proyek (project life cycle).Fase dan Siklus ProyekCost and Staffing LevelLife cycleProject Management OutputsLowProject CharterProject Management PlanAccepted DeliverablesArchived Project DocumentsStarting the projectOrganizingand preparingClosing the projectCarrying outthe workMedium Increase to High DecreaseProject Life-Cycle21Project Management Process Group TrianglePMBOK2004, p. 69Phase Phase Phase PhaseLife CycleProject process groupsCLOSING PROCESSESPLANNING PROCESSESEXECUTING PROCESSESINITIATING PROCESSESMonitoring and Controllingprocess?Stakeholders Influence, Risk, UncertaintyProject TimeDegreeHighLowConstructiveOpportunityDestructiveInterventionProject Life-CycleSiklus Kehidupan Proyek umumnya mencakup:What Teknik apa yang dilakukanWhen Kapan deliverables dicapai danbagaimana ditinjau, divalidasi.Who Siapa yang terlibatHow Bagaimana mengontrol & menyetujuiProject Life-CycleProject TimeLevel of InteractionHighLowStart FinishInitiating Planning ExecutingMonitoringControllingClosingProject Life-CyclePROJECT STAKEHOLDERSAdalah perseorangan atauorganisasi seperti : (customers, sponsors, perusahaan, ataukalayak umum) secara aktifterlibat didalam proyek atausiapa yang memiliki minat secarapositif atau negatif berdampakpada kinerjaatau penyelesaian proyek.Stakeholder juga menggunakanpengaruhnya terhadap proyek, hasil nya dan anggota team proyekStakeholders:Customers/UsersSponsorPortfolio Manager/portfolio review boardProgram ManagersProject Management OfficeProject ManagersProject TeamFunctional ManagersOperation ManagementSellers/business partnersProject StakeholdersHUBUNGAN ANTARA STAKEHOLDERS DAN PROYEKPortfolio ManagerProgram ManagerOther StakeholdersProject Management OfficeProject Management TeamProject ManagerOtherProject Team MemebersCustomers/ UsersSellers/ Business PartnersFunctional ManagersOperation ManagementSponsorProject StakeholdersProject TeamThe ProjectProject Life Cycle and OrganizationKNOWLEDGE AREAPROJECT MANAGEMENT1. Project Integration Management2. Project Scope Management3. Project Time Management4. Project Cost Management5. Project Quality Management6. Project Human Resources Management7. Project Communications Management8. Project Risk Management9. Project Procurement Management10. Project Stakeholders ManagementKnowledge Area untuk Project Management11. Project Safety Management12. Project Environmental Management13. Project Financial Management14. Project Claim Management4 Tambahan Knowledge Area untuk Project Management Construction ExtensionKnowledge AreasProcess Management Process GroupInitiating Planning ExecutingMonitoring & ControllingClosingIntegration Develop project charter Develop project management plan Direct and manage project work Monitor and controlproject work Perform integrated chage control Close project or phase Scope Plan Scope Management Collect requirements Define scope Create WBS Validate scope Control scopeTimePlan schedule management Define activities Squence activitiesEstimate activity resources Estimate activity durations Develop scheduleControl scheduleCost Plan cost managementEstimate CostsDetermine budgetControl costQualityPlan quality management Perform quality assuranceControl qualityHuman ResourcesPlan human resource managementAcquire project teamDevelop project teamManage project teamCommunicationPlan communication managementManage communicationsControl CommunicationsRiskPlan risk managementIdentify risksPerform qualitative risk analysisPlan risk responseControl riskProcurementPlan procurement managementConduct procurement Control procurements CloseprocurementsStakeholderIdentifystakeholderPlan stakeholder managementManage stakeholder engagementControl stakeholder engagement Mapping Knowledge Area Project Managementproses dan aktivitas-aktivitas yang diperlukan untukmengidentifikasikan, mendefinisikan, mengkombinasikan, menyatukan, dan mengkoordinir berbagai proses sertaaktivitas-aktivitas manajemen proyek di dalam Manajemenproyek31Project Integration ManagementInitiatingPlanningExecutingMonitoring & ControllingClosing32Project Integration ManagementDateTgl Persetujuan Manajemen Project No.__/__ /2012Project NameJudul Proyek yg disetujui Project Manager.................Customerunit yg akan operasikan proyek/produk tsb ScheduleAlokasi waktu (dalam satuan bulan, sesuaikan dengan hasil Gantt Chart) BudgetHasil dari Gantt Chart dibulatkan Business Needs Alasan mengapa suatu produk perlu dikembangkan, diciptakan, direncanakan, dibangun, dsb. Jika alasan lebih dari satu, disusun berdasarkan skala prioritas. Contoh: (pengembangan fitur baru di kartu kredit) 1.Meningkatkan Fee Based Income 2.Meningkatkan Interest Income 3.Meningkatkan Corporate Image 4.Meningkatkan jumlah Cardholder Contoh: (perbaikan kinerja) 1.Menghematbiaya operasional 2.Meningkatkan target pencapaian 3.Meningkatkan Corporate Image 4.Meningkatkan jumlah nasabah Project Scope Penjelasan tentang lingkup proyek Project Managers Authority PM memiliki kewenangan berupa: 1.Memilih 2.Menugaskan 3.Memberhentikan 4.Memutuskan Project Managers Responsibility PM bertanggung jawab terhadap: 1.. 2.. 3.. Unit HeadNama GH atau DirekturBusiness SponsorPT. Project CharterProject Scope Management(5.1) Plan Scope Management(5.2) Collect Requirements (5.3) Define Scope(5.4) Create WBS(5.4) Verify Scope (5.5) ControlScopeScope ManagementPlanning Process GroupMonitoring & Controlling Process Group3637WBSadalah Hirarki dari susunankomponenProyek/total lingkup proyek yang dipecah denganmengelompokkan menjadi lebih kecil yangmenggambarkan suatu deliverableproyek. Pekerjaanyang tidaktermasukdi dalamWBSadalahdi luarlingkup proyek. Biasanya ditunjukkan dalam bentuk Chart/ bagan. Jenis pada tingkatanterendah dari WBS adalah dikenal sebagaipaket pekerjaan (work package) WBS adalah pedoman pengelompokan dari unsur-unsurproyek yang mengatur dan menetapkanlingkup total dari proyek. Pekerjaan yang diluar WBS adalah diluar lingkupproyek. Seperti halnya scope statement, WBS seringkalidigunakan untuk mengembangkan atau mengjelaskanpengertian umum dari lingkup proyek. Setiap penurunan tingkat (level) dalam WBS menunjukkan peningkatan penguraian rincian dariproyek. 40 WORKBREAKDOWNSTRUCTUREHal-hal yang diperlukan untuk menyusun work breakdown structure , adalah : Dokumen tender ( Gambar , Spesifikasi , per syaratan ,Surat perjanjian , addenda ) Informasi2yang diperoleh dari survey lokasiproyek Rencana metode pelaksanaan Pengalaman & pengetahuan costengineer , untuk proyek sejenis41 STRUKTURW.B.S BANGUNANGEDUNGBANGUNANGEDUNGFONDASIMACHANICALELEKTRICALSTRUKTURBAWAHFINISHINGSTRUKTURATASKOLOM COREWALLSTRUKTURBAJASTRUKTUR BETONBALOK & PLATPERSIAPANProjectSub ProjectSubNetworkActivitySub Activity42 W.B.SFONDASI GEDUNGFONDASIGEDUNGFONDASILANGSUNGFONDASITIANGPANCANGPENGADAANTIANG PANCANGFONDASITIANGBORPEMANCANGANTIANG PANCANGPENGEBORAN LOBANG TIANG PEMASANGANPEMBESIAN TIANG PENGECORANTIANG PEKE4RJAANGALIAN FONDASIPEMASANGAN BESI& BEKISTINGPENGECORANBETON43 W.B.SSTRUKTUR BAWAHSTRUKTURBAWAHDEWATERINGGALIANBASEMENTPEMBUANGAN TANAHGALIAN TANAHSUPPORTGALIANRAFTFOUNDATIONDINDING &COREKOLOM/BALOKPLAT44 W.B.SDETAILBETONBetonBetonBesiBetonFormworkPouringCuringFinishing45WORK BREAKDOWN STRUCTUREWork Breakdown Structure (WBS) adalah memperinci struktur pekerjaan menjadi bagian-bagian kecil pekerjaan, sehingga bisa disusun suatu urutan aktivitas pekerjaan (sequencing) berdasarkan logika ketergantungannya.Misalnya : Pekerjaan Beton K300, maka akan mempunyaiWBS sebagai berikut :1. Pekerjaan Fabrikasi Pembesian2. Fabrikasi Bekisting3. Pemasangan Besi4. Pemasangan Bekisting5. Pengecoran Beton K3006. Perawatan BetonPemerincian pekerjaan tersebut tidak terikat oleh item pembayaran seperti tercantum dalam BoQ, tetapi terkait pada penyusunan metoda kerja dan logika ketergantungan46 W.B.SCODEProyek1.0 3.0 2.01.1 1.2 2.1 2.2 3.1 3.2 3.31.1.11.1.21.1.31.1.41.1.51.1.61.2.11.2.21.2.31.2.41.2.51.2.62.1.12.1.22.1.32.1.42.1.52.1.62.2.12.2.22.2.32.2.42.2.52.2.63.1.13.1.23.1.33.1.43.1.53.1.63.2.13.2.23.2.33.2.43.2.53.2.63.3.13.3.23.3.33.3.43.3.53.3.6Project Time Management(6.1) Plan Schedule Management(6.2) Definie Activities(6.3) Sequencing Activities (6.4) Estimate Activity Resource (6.5) Estimate Activity Duration (6.6) Develop Schedule(6.7) Control Schedule(6.6) Control ScheduleTime ManagementPlanning Process GroupMonitoring & Controlling Process GroupSCHEDULING OVERVIEWSCHEDULING OVERVIEW50DEFINE ACTIVITIESOUTPUTS.1. Activity List (Daftar Kegiatan)Adalah daftar aktivitas menyeluruh termasuk semua schedule aktivitas yang direncanakan dan dilaksanakan pada proyek.Daftar aktivitas tidak termasuk schedule aktivitas yang tidak diperlukan pada bagian dari scopeproyek.(PMBOK Guidep. 129)Daftar aktivitas meliputi kegiatan dari hasil identifikasi dan scope yang diuraikan pada setiap schedule aktivitas yang kurang detail untuk memastikanbahwa anggotatim memahami pekerjaan yang harus dilakukan.Schedule aktivitas adalah komponen terpisah dari schedule proyek tetapi bukan komponen WBSACTIVITY SEQUENCING Melibatkan pengidentifikasian dan dokumentasihubungan antar-aktivitas secara logic. Aktivitas harus dihubungkan dengan teliti untukmendukung pengembangan berikutnya / yang akandatangdari suatu jadwal yangrealistis. Peruntutandapat dilakukandenganbantuandarisuatu komputer.521. Precedence diagramming method (PDM)Precedence diagramming method (PDM) Activity NameDurationES EFLS LFActivity NameDurationES EFLS LFActivity NameDurationES EFLS LFActivity NameDurationES EFLS LFActivity NameDurationES EFLS LFAON : Activity On Node(PMBOK Guidep. 132)Metode yang menggunakan kotak atau rectangel sebagai Node dan sebagai aktivitas yang kemudiandihubungkannya dengan anak panah yang menunjukkan ketergantungan.532. Arrow diagramming method (ADM)Arrow diagramming method (ADM)StartFinishABEDFCAOA : Activity On Arrow(PMBOK Guidep. 133)Metode yang menggunakan Anak panah sebagai aktivitas dan menghubungkannya dengan panah yang menunjukkan ketergantungan.Meskipun kurang lazim dibanding dengan PDM akan tetapi teorinya masih digunakan dalam mengajarkan schedule network di beberapa aplikasi areas.ADM hanya menggunakan jenis ketergantungan finish to start dan dapat dipakai untuk Dummy atau yang disebut aktivitas dummy, yang biasanya digambarkan dengan garis strip. Pada kegiatan dummy tidak menggambarkan schedule aktivitas, maka tidak ada isinya dan nilainya durasi Zero.ACTIVITY SEQUENCINGActivity List :Daftaraktivitasmeliputi semuaaktivitasyangakandilakukanuntukmenyelesaikanproyek. Harusdapatdiorganisirdan sebagai pengembangandariWBSuntukmemastikanbahwa aktivitas itulengkap, dan tidakmeliputiaktivitas yang tidak dari lingkup proyek. Dengan WBS, daftar aktivitas meliputiuraian dari tiap aktivitas untuk memastikan bahwa anggota tim proyek akanmemahami bagaimana pekerjaan.Product Description :Dokumenuraianprodukyangmenunjukkankarakteristikprodukataujasalayanan. Mempunyai sedikit detil padatahapawal danlebihdatail dikemudian dengan karakteristik produk yang semakin ditekuni. Karakteristikproduk seringmempengaruhi urutan. Danuraianprodukbiasanyaditinjauulang untuk memastikan ketelitian.ACTIVITY SEQUENCINGMandatory Dependencies :KetergantunganWajib yang tidakbisa dipisahkandari wujud pekerjaanyang telah dilakukan. Ketergantungan wajib adalah juga dinamakan HardLogic.Descretionary Dependencies:Ketergantungan tidak wajib biasanya ditentukan oleh timproyek.Mempunyai kepedulian ( dan secara penuh di-dokumentasikan), Padaumumnya digambarkanberdasar pada pengetahuan: Best practise, danyangtidakumum, danbiasanyadinamakan Preferedlogic, Preferentiallogic, ataushoft logic.External Dependencies :Ketergantunganeksternal yangmelibatkansuatuhubunganantaraktivitasproyek dan bukan aktivitas proyek.Milestone:Peristiwa yangdiperlukan untuk bagian dari urutanaktivitas, untukmemastikan bahwa kebutuhan dalam memenuhi milstone(s) dijumpai.5657Activity Relationships TypesActivity A Activity B Finish To StartActivity AActivity BStartTo StartActivity AActivity BFinish To FinishActivity AActivity BStartTo FinishActivity A Activity BFinishTo StartWith LagFS + 7Activity AActivity BStart To StartWith LagSS + 5Activity AActivity BFinish To FinishWith LagFF + 3Activity AActivity BStartTo FinishSF - 2With Lead = - Lag58SEQUENCE ACTIVITY59CONTOH PDMCalculation Early datesActivity ADuration= 5Activity BDuration=10Activity CDuration=15Activity DDuration= 8Activity EDuration=2Activity FDuration=5Activity GDuration=5FF + 2SS + 55Foreward Pass16 2061511 1819 2021 2523 27ES= Early Start= EF pred terbesar + 1EF= Early Finish= ES + OD 160CONTOH PDMCalculation Early dates, Late datesActivity ADuration= 5Activity BDuration=10Activity CDuration=15Activity DDuration= 8Activity EDuration=2Activity FDuration=5Activity GDuration=5FF + 2SS + 55Backward Pass16 2061511 1819 2021 2523 2727 23212521 22 13 206 201 58 20LF= Late Finish = ES suc 1LS= Late Start = LF OD + 161CONTOH PDMCalculation Early dates, Late dates, Total FloatActivity ADuration= 5Activity BDuration=10Activity CDuration=15Activity DDuration= 8Activity EDuration=2Activity FDuration=5Activity GDuration=5FF + 2SS + 55Backward Pass16 2061511 1819 2021 2523 2727 23212521 22 13 206 201 58 20Foreward Pass0 00 02 22 25 20 00 0Critical PathTFTF= Total Float = ES suc EF pred 1 =Zero= Critical= LS ES;LF EFFF = Free Float = LF OD ES ; FF is defined as the amount of time an activity can be delayed without delaying the early start of any immediately following activitiesFloat = Float or slackis a measure of scheduling flexibility.ACTIVITY RESOURCE ESTIMATING Estimateresources (persons, equipment, material) ,Quantity,whenwill beavailableuntukmelaksanakankegiatan proyek. Dikoordinasikan dengan proses CostEstimatingACTIVITY DURATION ESTIMATINGAdalah proses dari mendapatkan informasi pada lingkupproyek dan sumber daya dan kemudian pengembanganjangka waktu /durasi sebagai masukan terhadapjadwal/ schedule. Masukan untuk perkiraan dari jangkawaktu proyek secara khas didapat dari seseorangataugroupdidalamtimproyek dimanatelahfamiliar/ahliterhadap sifat dari kegiatan khusus tersebut.SCHEDULE DEVELOPMENT Proses berulang didalammenentukan tanggal startdanfinishdari suatuaktivitas/kegiatanproyek. Jikatanggal start dan finish tidaklah realistis, maka proyektidak mungkin akan selesai sesuai jadwal yangdiharapkan. DidalamSchedule development, duration estimatesdanresourceestimates selaludireviewdandirevisiuntuk menciptakan approved project schedule yangberguna untuk mengontrol progress.6566CONTOH BAR CHARTBar Chart = Gantt ChartsShow tasks relative to time (activity start and end dates), expected duration, usually not show dependencies.Relatively easy to read start/finish date and view progress Most proper for the Management67CONTOH ARROW DIAGRAM123I7366851338 138420332 36322323232923HGFEDCBA5 8210117940Red color : IdentifiedCPM (Critical Path Method)Tugas Membuat Project Charter, WBS, Bart Chart dan diagram CPM Tugas per kelompok (1 kelompok = 4 orang) Proyek rumah sederhana 1 lantai Dikumpulkan kepada ketua kelas Paling lambat tgl 21 Mei 2015Kuliah lagi tgl 28 Mei dan 1 juni 2015