MŰLEÍRÁS Csernátony Fanni 2014
MŰLEÍRÁS
Csernátony Fanni
2014
Szerző: Csernátony Fanni
Moholy-‐Nagy Művészeti Egyetem
Formatervező Művész szak
Konzulens: Schmidt Andrea
Témavezető: Cosovan Attila
2014.06.01.
A Xerfa projektmenedzsment módszer és a Xerfacility platform
2
TARTALOMJEGYZÉK
A tervezési folyamat bemutatása 3 Eredeti célkitűzés (2013. 09.01) 3 A tervezés menete 3 Szakdolgozat összegzése 4
A Mestermunka bemutatása 4 A kreatív projektmenedzsment sajátosságai 5
A Xerfa módszer leírása 6 Ötletközpontú 6 Kooperatív 7 Emoracionális 8 Non-‐lineáris 9 Workting alapú 11 Rugalmas 13
A Xerfacility platform 13 Új projekt nyitása 15 Kezdőoldal 15 Projekt címe, célja és ütemterve 16
A csapat összeállítása 17 Névjegyek 17 Vendégek 18 Üzenőfal 18 To-‐do listák 19 Privát üzenetek 19 Visszajelzés 19
Az ötlettérkép 20 A grid 21 Az eszköztár 21 Keret-‐Kitöltés-‐Konklúzió 21 Képek beillesztése 22 Visszaléptetés 23
Saját jegyzetek 24 A platform előnyei 25
Konklúzió 26 Mik az előnyei a platform használatának? 26 Hol, milyen szituációkban használható? 27
Bibliográfia 27
3
A tervezési folyamat bemutatása
Eredeti célkitűzés (2013. 09.01)
A Mestermukám egy olyan eszköz, melynek használata a csoportban való kreatív
problémamegoldó gondolkodást könnyíti meg és moderáló, motiváló illetve inspiráló szerepe
mellett kísérletet tesz a kreatív folyamat lépéseinek vizualizálására is, a jobb eredmény elérésének
érdekében. A produktum hasznos lehet minden olyan közegben, ahol innovációra van szükség, akár
designerek, akár más szakterületekről érkezők számára, de elsősorban a heterogén csapatok
kommunikációs problémáinak megoldására hivatott. A diplomamunka részben a módszertani
konklúziók összefoglalásával, részben a helyesnek ítélt módszerek használatát segítő termék (tárgy,
tárgycsoport, bútor, eljárás, alkalmazás, szolgáltatás vagy rendszer) megtervezésével foglalkozik.
A tervezés menete − Célok megfogalmazása (2013. 09.01)
− Kutatás: Az innovációs közeg elemei és a kreatív folyamatok természete
A szakirodalom áttekintése
Saját workshopok elemzése
Graphic Facilitation tréning (2014.01.05.)
Csoportos interjú (Brainstorming a Brainstormingról, 2014. 03. 09.)
− A kutatás összefoglalása a szakdolgozatban (2013. 04. 16.): A fejlődés feltételei – A designer
szerepe az innovációs közegben
− Tervezési célok újrafogalmazása, pontosítása: Online Kollaborációs Platform tervezése
− Kutatás a projektmenedzsment módszerekről és eszközökről (Vizsgált platformok:
Basecamp, Asana, SAP rendszerek, Google docs, Benovative, Prezi, Trello, stb.)
− Saját módszer összefoglalása pontokban
− Diplomamunka prezentációja (2014.04.15)
− A Xerfacility platform működési elvének kitalálása
− Grafikai tervezés
− Dokumentáció (Videó, Műleírás, Plakát, Prezentáció elkészítése)
4
Szakdolgozat összegzése
Cím: "A fejlődés feltételei – A designer szerepe az innovációs közegben"
Tételmondatok:
− A fejlődés feltétele az innováció.
− Az innováció feltétele a kooperáció.
− A kooperáció feltétele a mediáció.
− A mediáció is tervezői feladat.
A szakdolgozatomban a designer megváltozott szerepéről írtam – arról, hogy a tervező feladata ma
már kiterjed az innovációs, kooperációs és mediációs folyamatok menedzselésére is. A tervezői
képességek -‐ empátia, rendszerszemlélet, analizáló és szintetizáló képesség -‐ és a tervezői tudás -‐
tervezési folyamatok, kreatív módszerek, vizuális médiumok használata -‐ alkalmassá teszik a
tervezőt arra, hogy a csapatmunkát koordinálja és minél hatékonyabbá tegye. A közös alkotás (co-‐
creation) akkor vezet innovációhoz, ha a csoportos beszélgetéseken a megfelelő kommunikációt
egy kreatív mediátor biztosítja, aki mind az ötlet fejlődését, mind a csapattagok együttműködését
felügyelni tudja.
A Mestermunka bemutatása
„Ha valamit el akarsz érni a világban, akkor az idealizmus nem elég -‐ kell keresned egy működő
módszert is a cél elérésére.” Richard Stallman
Céljaink, amiket egy adott projekt kapcsán meg akarunk valósítani, a feltételek, amikre szükségünk
van ahhoz, hogy ezeket elérjük, a lépések, amikre a munkafolyamatainkat lebontjuk és a kitűzött
megfontolások, szempontok, amik alapján dolgozunk – mind a saját munkamódszerünk részei.
Amikor azonban csapatmunkára kerül a sor, az első lépés, hogy találjunk egy olyan módszert, ami
minden csapattagnak kényelmessé teszi a munkát – ez a hatékony folyamat és a jó végeredmény
kulcsa.
A csoportos folyamatokban használt módszereket nem elég következetesen végigvinni,
azokat tudatosítani is kell minden érintettben, ahhoz, hogy jól működjenek. Ez a lépés ugyanolyan
fontos, mint amikor egy parti előtt a kártyások lefektetik a játékszabályokat – hiába világos
mindenki számára, hogy hogyan játszák a römit, a kanasztát vagy a snapszert, vannak olyan
5
variálódó játékszabályok, amiket közös megegyezés alapján kell pontosítani.
A Xerfa módszer olyan szabályok rendszere, amik az innovációs projektek kreatív (kitaláló, tervező
és alkotó) szakaszának menedzseléséhez adnak támpontokat. A gyakorlatias módszer különböző
közegekben (vállalati, start-‐up, oktatási környezet, stb.) segíthet abban, hogy egy csoport megfelelő
végeredményre jusson egy adott kérdésben, adott idő alatt.
A Xerfacility egy digitális platform, ami ennek a módszernek az adaptálását teszi könnyebbé a
folyamatok vizualizálásával és olyan speciális funkciókkal, amik a kreatív folyamatok sajátos
természetét veszik figyelembe.
A kreatív projektmenedzsment sajátosságai
Számos projektmenedzsment módszer és eszköz létezik, amelyeknek használata megkönnyíti a
vállalkozások mindennapjait, hiszen segíti a komplex szervezeti struktúrák és az aktuális feladatok
összehangolását. Minél nagyobb egy cég és minél összetettebb egy projekt, annál fontosabb, hogy
egy ember vagy egy kisebb csoport átlássa és koordinálja a különböző tényezőket, az emberi és
anyagi erőforrásokat, információkat, célokat, határidőket, helyszíneket, időpontokat és
eseményeket. Ezeknek a kezelése jól felépített rendszerekben tud csak hatékonyan és
fenntarthatóan működni.
Egy vállalkozáson belül több típusú feladat is felmerülhet (operatív, adminisztratív, kreatív,
stb.), melyeknek megoldásához több ember kooperációjára van szükség. Minden feladattípusnak
megvannak a tulajdonságai, amikhez a projektmenedzsment módszereket illeszteni kell. Egy
operatív módszer például bizonyos esetekben ellentmondhat a kreatív módszernek, hiszen a
hatékonyság mást jelent a kettőnél. Ahol fontos, hogy egy rutinszerű folyamat előírás-‐szerűen és
minél gyorsabban menjen végbe, ott törekedni kell arra, hogy a feladatok minél jobban legyenek
felosztva a csapattagok között. Egy kreatív problémamegoldási folyamatnál azonban a cél, hogy a
csapat minden tagja, egymást inspirálva, lehetőség szerint együtt vegyen részt a folyamatban
(például brainstormingok keretében), a minőségi eredmény létrehozásához.
A munkamódszerek különbségeit Arnold Wasserman találóan foglalja össze egyik
esszéjében: ,,A designerek gyorsan iteráló, párhuzamosan alakuló, vizuálisan mediált
munkamódszere lényegesen különbözik a konvencionális szervezeti diskurzusoktól, amik általában
lineárisak, szekvenciálisak, szövegközpontúak és csak verbálisan mediáltak. (…) A tipikus szervezeti
6
megbeszéléseken a domináns gondolkodásmód konvergens és megoldás kereső, míg a Charrette1-‐
eken a divergens, felfedező, generatív és változatosságra törekvő gondolatmenet jellemző. Az
innovációhoz szükség van a két gondolkodásmód összekapcsolására és a kettő közötti folyamatos
iterálásra.”2
A kreatív folyamatok menedzseléséhez, tehát egyszerre van szükség arra, hogy a
gondolatok szabadon csapongjanak, de arra is, hogy azok folyamatosan mederben legyenek tartva.
Ennek irányításárért a kreatív projektmenedzser felelős, akinek feladata a folyamat facilitálása.
A Xerfa módszer leírása
Ötletközpontú
A Xerfa módszer célja egy jó ötlet kitalálása, annak tervvé alakítása és a megvalósítás folyamatának
megtervezése.
1 Charrette = Workshop, Design Sprint, gyors és intenzív tervezési feladat 2 Wasserman, S. A (2010) Generative Visual Thinking and The “Culture of the Charrette”. http://arnoldwasserman.com/wp-‐content/uploads/2010/12/Culture-‐of-‐the-‐ Charrette2.pdf (letöltés ideje: 2014. január 31.) 2. oldal
7
A módszer első sorban olyan problémák megoldásánál alkalmazható, amikre nincs jól bevált,
egyértelmű válasz. Ilyenkor kénytelenek vagyunk a tapasztalatainkat a fantáziánkkal ötvözni és
újszerű ötletekkel előállni, melyekből a legjobbat kell kiválasztani és kidolgozni. Ha az ötlet
megvalósul és hasznosul, akkor beszélhetünk innovációról.
Sokan azt gondolják, hogy az innovációhoz valamilyen isteni szikra kell, de az ötletek
kialakulása nem feltétlenül ad-‐hoc jellegű, ihleten alapuló. Bár előfordulhat, hogy valamilyen külső
esemény hatására egyszer csak eszünkbe jut valami, amit el is kezdünk megvalósítani, de ez
nehezen szabályozható vagy időzíthető. A tervezés menete úgy van felépítve, hogy még ha van is
egy inspiráló ötlet a megoldásra az elején, a kutatás során kiderülhet, hogy a feltételezéseink sem
elég pontosan vannak megfogalmazva és mire minden aspektust végiggondolunk, az ötlet annyi
változáson megy keresztül, hogy a végén szinte már teljesen más lesz. A jó ötlet éppen ezért
rugalmas és kombinálható, de azért elég erős ahhoz, hogy egy lavinát indítson el, ami újabb és
újabb rétegekkel gazdagodhat a folyamat során és akár elsöprő koncepcióvá is nőhet.
A kiindulás tehát lehet egy kósza ötlet vagy egy jól körülhatárolható probléma vagy kérdés.
Ezt ki kell egészíteni némi inspirációval (már megvalósult, hasonló megoldások, analógiák,stb.) és
nagy mennyiségű információval (felhasználói igények, versenytársak, stb.), amiket a kutatásunk
során gyűjtünk. Ha ez a két halmaz elég gazdag, akkor elkezdődhet az ötletek szaporítása,
értékelése, kombinálása és azután az inkubálása, azaz a tervezés. A tervezési folyamat célja, hogy
az ötlet egy komplex, minden szempontból részleteiben átgondolt és védhető koncepcióvá nője ki
magát. Minden részlet kidolgozása, a folyamat újrajátszását igényli. Amikor megválaszoltuk az
összes felmerülő kérdést, akkor jöhet az ötlet kipróbálása, finomítása és végül a megjelenítése. A
folyamatnak azonban itt nincsen vége, ugyanis a megvalósítás menetét ugyanúgy meg kell tervezni,
mint magát a koncepciót. Ha minden jól megy, akkor itt lezárul a kreatív rész és már csak operatív
feladatok vannak hátra a megvalósulásig, a gyakorlat azonban azt mutatja, hogy a két folyamatrész
között még rendszeres visszacsatolásra és állandó fejlesztésre van szükség.
Kooperatív
A Xerfa módszer a generatív típusú csapatmunkára alkalmazható, ahol a csapat minden tagja
egyenlő az ötletelésben, de egy kinevezett facilitátor koordinálja a munka folyamatát.
8
A jó kreatív projekt feltétele a megfelelő összetételű csapat. A projekttől függően jó ha különböző
szakmai háttérrel rendelkeznek a tagok, mert az interdiszciplináris teamekben megnő az esély arra,
hogy olyan ötletkombinációk jöjjenek létre, amikre korábban nem volt példa. A különböző
nézőpontok csökkentik annak az esélyét, hogy valami kimaradjon a számításból, ami a folyamat
későbbi szakaszaiban problémát okozhatna. Érdemes minden projektben felsorolni az összes
érintettet (célcsoportok, gyártók, beszállítók, értékesítők, stb.) és azok közül minél többet
képviseltetni a találkozókon, már a projekt kezdetétől fogva, illetve fontos bevonni az érintett
területekről szakembereket. A túl magas létszám persze szintén nem célravezető, de legalább
konzultációs alkalmakat érdemes összehozni a partnerekkel.
Jó, ha a csapatban kialakulnak bizonyos szerepek, de fontos, hogy az ötletelésben mindenki
egyenrangú legyen. A brainstormingok alatt függetlenítenünk kell az ötletet attól az egyéntől, aki
mondta, különben nem tud kialakulni az egymást inspiráló, egymás ötleteire építő közösség. A
kooperáció akkor hatékony, ha mindenki legjobb tudása szerint teljesít és a végső koncepció akkor
lesz igazán jó és akkor fogja mindenki magáénak érezni, ha mindenki hozzátesz egy keveset.
A csapat akkor tud igazán jól együttműködni, ha a beszélgetéseken külön facilitátort
jelölnek ki. Ez lehet a projektmenedzser is, aki akár ki is nevezhet egy-‐egy alkalomra más
csapattagokat erre a posztra, illetve hívhatnak külső facilitátort, ha erre van lehetőség. Ha a csapat
teljesen demokratikusan szerveződik, akkor is érdemes kijelölni valakit, aki a folyamatot felügyeli.
Ez azért is fontos, mert a csapat tagjai akkor tudnak teljesen az ötletelésre koncentrálni, ha
minden körülmény adott ehhez. A konfliktuskezelés, az elakadások kezelése, a szünetek beiktatása,
az eszközök biztosítása mind a facilitátor feladata.
Emoracionális3
A Xerfa módszer nem csak a folyamat végeredményét tartja szem előtt, hanem a folyamatban
résztvevők fejlődését és kényelmét is.
A találkozók hatékonyságához fontos a jó hangulat és a motivált résztvevők. Ezt a
motivációt jelentheti az egyéni fejlődésre való lehetőség. A kreativitás olyan készség, amit
folyamatosan lehet fejleszteni és egyáltalán nem függ a kézügyességtől vagy a művészi hajlamtól,
ahogy azt sokan tévesen gondolják. A kreativitás előhozására vannak technikák, de az is elég lehet,
ha a megfelelő, ingergazdag közeget biztosítjuk, ahol van lehetőség a kísérletezésre és akár a
3 Szójáték, az ”emocionális” és a ”racionális” szavak összetételéből. Arra utal, hogy a csapattagok érzelmi állapotát racionális okok miatt
(produktivitás, hatékonyság, minőség) nem lehet figyelmen kívül hagyni, mivel a folyamatot és a végeredményt is befolyásolják. Az alkotó folyamatokban az egyének és az emóciók jóval nagyobb szerepet játszanak, mint az operatív feladatokban.
9
hibázásra is. A kreatív munkához fontos az új dolgok kipróbálása, ami sokszor magában hordozza a
tévedést is. Ez a legtöbb folyamatban nem megengedett, ezért nem árt előre lefektetni azt a
szabályt, hogy ebben az esetben, akár a hiba is lehet inspiráció vagy a továbblépéshez való
segítség. Ha a résztvevők nem szoronganak és a konfliktusokat jól kezeli a beszélgetés facilitátora,
akkor semmi nem áll a produktivitás útjába.
Az egyének jó közérzetét nagyban befolyásolja a csapatdinamika is. Ha túl sok a konfliktus,
akkor bizonyos csapattagok hajlamosak kivonulni a beszélgetésből, mások pedig a versengést és az
egyéni érvényesülést a közös cél fölé helyezik. Ez ki tudja zökkenteni a csapatot a folyamatból. Egy-‐
egy ilyen esemény szinte elkerülhetetlen, sőt a Tuckman-‐féle csapatdinamikai modell (forming,
norming, storming, performing)4 szerint egyenesen szükségszerű, de csak akkor válik a közösség
előnyére, ha gyors megoldás és a további hasonló helyzetek elkerülésére bevezetett szabály
meghozása követi. Egy projektmenedzsernek tisztában kell lennie az általános csapatdinamikai
lépésekkel, empatikusan érzékelnie kell a bekövetkezésüket és a megfelelő eszközökkel kezelni a
problémákat.
A projekt vezetője megkönnyítheti a saját dolgát és biztosíthatja a jó hangulatú
csapatmunkát, ha megfelelő visszajelzési rendszert vezet be. A feedback rendszer két oldalú.
Egyrészt minden csapattagnak szüksége van rá, hogy visszacsatolást kapjon arról, ha éppen jól
végzi a munkáját vagy esetleg, ha van miben fejlődnie. Ugyanígy az is fontos, hogy legyen arra
mód, hogy ők jelezhessék akár pozitív, akár negatív gondolataikat a projekt menetével vagy a
beszélgetések levezénylésével kapcsolatban. Ez nem csak a projekt lezárásakor fontos, hanem
folyamatosan. A rendszer többféle lehet, annak is megvan a maga előnye, ha minden beszélgetés
úgy zárul, hogy mindenki elmondja, hogy hogy érezte magát, de annak is, ha kérdőívvel, akár
névtelenül is adhatnak feedbacket. Ha a visszajelzések hatására valóban történik változás, az kellő
motivációt teremthet a rendszer működtetésére és jó kapcsolatot eredményez a csapat és a vezető
között.
Non-‐lineáris
A Xerfa módszer a kreatív folyamat lépéseit összehangolja a vállalkozások szervezeti kultúrájával
illetve a tervező csapat igényeivel.
4 Szerk. Schuman S. (2001) Group Facilitation Journal, 3.szám, http://www.iafworld.org/Libraries/IAF_Journals/2001_Journal03-‐2001.sflb.ashx,
2014.március 15., 19-‐21.oldal
10
A kreatív projektmenedzsmenthez nem csak a kreatív folyamatok egyes lépéseit kell ismernünk, de
figyelembe kell vennünk az adott közeg szervezeti kultúráját és lehetőségeit illetve a
csapatdinamikai folyamatokat. Ezek párhuzamosan futnak egymással és folyamatos
kölcsönhatásban vannak.
A projektet végig lehet csinálni egy hosszabb, intenzív workshop keretein belül, ahol a
csapattagok csak egy feladatra koncentrálnak és hamar tudnak eredményre jutni. Erre azonban
sokszor nincsen lehetőség és a folyamat meetingekre és egyéni munkafolyamatokra bomlik, amik
rendszeresen váltják egymást.
A találkozók gyakoriságát és hosszát sokszor a külső tényezőkhöz igazítva kell kitalálni –
mikor érnek rá a csapattagok, mikor van szabad terem, milyen más projektek futnak
párhuzamosan. Ez a töredezettség nehézkessé teszi a munkát, így a folyamatosságot a találkozók
közötti kommunikáció teremtheti meg. A folyamatos emailezés nem mindig a legjobb megoldás,
ezért fontos, hogy közös megegyezéssel olyan kommunikációs platformot találjunk, ahol a
csapattagok elérik egymást és akár két találkozó között is megoszthatják egymással ötleteiket.
A kreatív folyamatot leginkább körkörös vagy spirális folyamatként szokták ábrázolni, mert
minden munkarész után vissza kell térnünk, hogy ellenőrizzük és fejlesszük a hipotéziseinket. A
tervezést mindig újratervezés követi és sokszor párhuzamosan több szálon is elindul az ötletelés.
Szintén jellemző a divergens és konvergens fázisok váltakozása.
A szerteágazó és önmagába sokszor visszatérő ötletfejlődési folyamatot nehéz követni és a
találkozások végével gyakran bizonyos gondolatmenetek is elhalnak. A fonalat nehéz felvenni a
11
következő alkalommal újra és ha nincs megfelelően dokumentálva a folyamat, többször kell
ugyanazokat a köröket lefutni, ami nem gazdaságos.
Ezért fontos, hogy előre fel legyen vázolva a tervezés folyamata vizuálisan és minden
folyamathoz hozzá legyen rendelve legalább egy vagy több találkozó. Ennek persze rugalmasan
változtathatónak kell lennie, de ha nincs előzetes terv, könnyen széteshet a projekt.
Workting alapú
A Xerfa módszer vizuálisan dokumentált Worktingekre épül, ahol a csapat minden alkalommal
elkészíti a projekt egy részét.
A Workting a workshop és a meeting szavak ötvözete, a workshopok sajátos előnyeit – a
produktivitást, vizualitást, intenzitást – rövidebb meetingekre adaptálja. Az átlagos meetingek
jellemzően a megosztásra irányulnak – az egyéni munkát és eredményeket a csapattagok
megosztják egymással és kommentálják azokat. Ezzel nem alakul ki az az organikus beszélgetés,
ami biztosítja az ötletek folyamatos fejlődését és a valós csapatban kitalált ötletek helyett egyéni
gondolatokat vitat meg a team közösen. Az együtt eltöltött időt aktív munkával kell tölteni, olyan
módon, hogy az eredmények mindenki számára láthatóan előrelépést jelentsenek.
12
Ezt a láthatóságot segíti, ha minden Worktingre kitűzünk egy célt, amit el is lehet készíteni – a
célcsoport elemzés helyett készítsünk Perszóna profilt, a téma feltáráshoz gyűjtsük a
gondolatainkat egy Mindmapre, a problémákat ábrázoljuk mátrixokon.
Ezek a vizuális eszközök nem igényelnek rajztudást mégis láthatóvá teszik a munkát és az
elkészítésük folyamatát rögtön dokumentálják is. A képek és szimbólumok használata segíti a
kommunikációt és a kreatív jobb agyfélteke működését. Ezek az eredmények egyfajta
lenyomatként megmaradnak, a következő alkalommal csak elővesszük őket és folytathatjuk a
gondolkodást. A vizuális memóriánk erősíti a verbális emlékeinket – egy jegyzőkönyv végigolvasása
(ha egyáltalán eljutunk odáig, hogy elolvassuk) sokszor nem hozza vissza azt az élményt, amit az
előző találkozó. Valószínűleg ezek miatt az előnyök miatt lettek egyre népszerűbbek a különböző
canvas-‐ek (Business Canvas, Lean Canvas, stb.).
A Worktingek a következő módon vannak felépítve. A beszélgetést facilitáló személy előre
eldönti, vagy a csapattal együtt a találkozó alkalmával elsőként megbeszéli, hogy milyen témákról
kell, hogy szó essen. Ez a Frame (Keret) szakasz, amikor a kereteket megszabjuk. Ezeket a kereteket
meg is jelenítjük valamilyen módon. Ezután következik a Fill (Kitöltés) szakasz, amikor a kereteket
feltöltjük tartalommal. Mindent dokumentáljunk, ami elhangzik, mert nem tudhatjuk, hogy később
melyik lesz az a gondolatmenet, ami továbbvihető. A keretbe lineárisan, az elhangzás
sorrendjében is megjeleníthetjük a dolgokat, de használhatunk különböző ábrákat is. Ezután a
tartalmat rendezzük. Ha mindenről beszéltünk, ami célként ki volt tűzve, akkor hagyjunk időt arra
is, hogy az elhangzott információkat valamilyen rendszer szerint újrarendezzük (Reframe). Zárjuk a
Worktinget a konklúziók levonásával és minden keretből emeljük ki a legfontosabb
kommentárokat, tanulságokat, esetleg fogalmazzuk meg az összegzését minden témának – ez a
rész a Filter(Konklúzió).
13
Rugalmas
A Xerfa módszer jól tud működni más módszerekkel együtt alkalmazva. (pl.: Design Thinking, Lean
Startup, Business Canvas Generation, etc.)
Ez a módszer olyan létező elveknek az összefogása, amik speciálisan a fentebb
meghatározott típusú munkákra vonatkoznak. Sokat kölcsönöz az általános
projektmenedzsmentből, az innovációmenedzsment elveiből, a Design Thinking módszeréből és a
Graphic Facilitation szabályaiból is. Mindezekből a legfontosabbakat kiemelve arra irányul, hogy a
rengeteg rendelkezésünkre álló módszert és eszközt milyen módon adaptáljuk. Éppen ezért a Xerfa
kompatibilis sok más technikával és kiegészíti őket azzal a gondolattal, hogy bármelyik módszer
teljes átvétele helyett, mindenki állítsa össze a számára és csapata számára működő
szabályrendszert. A lényeg hogy ezek szolgálják a végeredményt és az egyének fejlődését, legyenek
előre letisztázva és -‐hogy mindenki megértse-‐ vizualizálva és legyenek összhangban az adott közeg
többi folyamatával.
14
A Xerfacility platform
A Xerfa módszer alkalmazását segítő online kollaborációs platform, ahol egy közösen szerkeszthető
felületen minden csapattag követheti a projekt aktuális állását, beletekinthet a dokumentációba és
hozzáteheti saját ötleteit.
A Xerfacility úgy segíti a projekt menedzselését, mint az autóban a műszerfal a vezetést – miközben
az útra koncentrálunk, folyamatosan követni tudjuk azoknak a tényezőknek a változását, amik
befolyásolhatják az utunkat. Egy projekt esetében ezek a tényezők nem a sebességet vagy az
üzemanyagszintet jelentik, hanem a különböző folyamatok szakaszait, a közös és a saját ötleteket
és a többi csapattag információit.
Ez a platform projekt alapú, tehát a honlapon regisztrálva megnyithatunk új projekteket
amikhez hozzáadhatjuk a csapattagokat (hasonlóan a Basecamphez5 vagy az Asana6hoz). Innentől
kezdve mindenki láthatja a projekt aktuális állását és szerkesztheti is a felületet.
5 https://basecamp.com/ 6 https://asana.com/
15
A fő nézetekben a folyamattérképet, az ötlettérképet, a csapattagok névjegyeit és saját
jegyzetfüzetünket láthatjuk. A folyamattérkép párhuzamosan mutatja a különböző
folyamatszakaszokat és a Worktingek időpontjait. Az ötlettérképen a témával kapcsolatos
információkat találhatjuk és követhetjük az ötletek előrehaladását. A csapat nézetben elérhetjük a
csapattagokra vonatkozó legfontosabb információkat és egy kattintással beszélgetést
kezdeményezhetünk valamelyik elfogadott kommunikációs csatornán, például a Facebookon, a
Google+-‐on vagy a Skype-‐on. Saját jegyzetfüzetünkbe bármikor felírhatjuk gondolatainkat, nehogy
valamit elfelejtsünk megosztani a következő találkozón.
A középen található plusz jel (+) a vezérlő, amivel bármelyik osztást nagyobban is
megtekinthetjük, ha elhúzzuk valamelyik sarok irányába. A nézetek mindegyike zoomolható –
távolról a nagy egészet láthatjuk át, belenagyítva pedig figyelhetünk a részletekre. Így segíti a
platform a rendszerben való gondolkodást és az úgy nevezett ”big picture thinking”-‐et.
Új projekt nyitása
Kezdőoldal
Amikor új projektet nyitunk, a képernyő rögtön négy részre oszlik, ahol máris megkezdhetjük a
projekt megtervezését, lépésről lépésre. A platform sorvezetőként szolgál ahhoz, hogy egy pontos
briefet adjunk a csapattársaknak, amiken fel vannak tüntetve a legfontosabb tudnivalók. Ráadásul
a brief rugalmasan alakulhat, ahogy haladunk a tervezéssel.
16
Projekt címe, célja és ütemterve
Érdemes az alapinformációk megadásával kezdeni – címet, alcímet és a projekt fő célját megadni.
Fontos, hogy ezt a célt egy mondatban meg tudjuk fogalmazni – ez végig látszik a folyamat
nézetben. A szövegre kattintva persze bővebb leírást is lehet adni vagy akár a folyamat során
később bármikor kiegészíteni vagy átírni.
Ezt követi a folyamat fő lépéseinek megadása, amiket utána részfeladatokra bonthatunk és
lehetőleg minden feladathoz egy vagy több Worktinget rendelünk. A háromszögekre kattintva
megadhatjuk ezeknek a találkozóknak a helyszínét és időpontját. Az egyes Worktingekhez érdemes
különböző Outputokat rendelni, amik az elkészítendő feladatokat és vizualizált eredményeket
jelentik. Ezekre később rákattintva visszanézhetjük a folyamat alatt elkészített fontosabb ábrákat.
17
A csapat összeállítása
Névjegyek
A csapat felületén a tagokat meg tudjuk hívni – ha már dolgoztunk velük, akkor a listából egy
kattintással kiválaszthatjuk őket, ha új embert vonnánk be akkor email cím, Facebook vagy LinkedIn
profil alapján választhatunk a listából. Aki meghívást kap az utána szerkesztheti saját profilját –
nevét, pozícióját, végzettségét, szakterületét, a folyamatban betöltött szerepét (facilitátor,
megrendelő, felügyelő, konzulens, stb.) és azokat a csatornákat, ahol el lehet érni (közösségi
oldalak, LinkedIn, Pinterest, Instagram, Béhance, Dropbox, stb.). A rendszer alapbeállításként az
elsődlegesen megadott csatornákon használt profilokról importálja az információkat.
18
Vendégek
Jobb egérgombbal a plusz ikonra kattintva van lehetőség egyszeri meghívásra is, ami akkor előnyös,
ha valakivel konzultálni akarunk. A konzultáció dokumentálása történhet az ötlettérképen, ahol a
vendég is szerkesztheti a felületet, de ő kilépés után kikerül a rendszerből. A platform megkönnyíti
a konzultációkat, hiszen a folyamatvizualizáció és a Worktingekről készült dokumentációk
visszanézésével bárki könnyen bekapcsolódhat a tervezésbe.
Üzenőfal
A felület első sorban nem kommunikációs csatorna, hanem a kommunikációt segítő eszköz. A
hagyományos beszélgetésekhez így is rengeteg opcióból választhatunk, ezért ezeknek a
csatornáknak a beágyazása a cél. A Csapat nézetet kiválasztva azonban van lehetőség egy üzenőfal
használatára, ahova a projekt menedzselésével, első sorban operatív jellegű, rövid üzeneteket
tehetünk ki, például helyszínváltozásokkal, késésekkel, eszközigénnyel vagy időpont egyeztetéssel
kapcsolatban, illetve adhatunk visszajelzéseket is.
19
To-‐do listák Az üzenőfal mellett külön lista boxok is létrehozhatóak (a ”to-‐do” gombra kattintva), amiken a
teendőket fel lehet sorolni. A listákról bármit át lehet emelni a saját jegyzetfüzetbe.
Privát üzenetek
A pm feliratú ”private message” ikonra kattintva, privát üzenetekben személyes visszajelzéseket
adhatunk, ami csak a megjelölt csapattagok üzenőfalán jelenik meg. Ezek érkezéséről beállítás
szerint kérhetünk e-‐mailes jelzést is. Ezek az üzenetek is egyoldalúak, chatelésre a Facebook, a
Skype vagy a Google+ felületeit használhatjuk.
Visszajelzés
20
A Xerfa módszer fontos eleme a feedback kultúra megteremtése. Platformot kell biztosítani arra,
hogy a csapattagok egymásnak, illetve a facilitátornak is el tudják mondani véleményüket. Ha
negatív kritika is ér valakit valamivel kapcsolatban, annak akkor is el kell hangoznia, hogy
változtatni lehessen rajta. Ez sokszor azért nem történik meg, mert nincs erre megfelelő rendszer
bevezetve és a rendszeren kívüli kritizálás ellentétekhez, sértődéshez és rossz hangulathoz
vezethet.
Minden Workting végén az ”rate” ikon elkezd villogni – erre kattintva egy felugró ablakban
5-‐ös skálán értékelhetjük, hogy összességében milyennek találtuk a találkozót. Ha nem volt elég
hatékony, akkor nem árt, ha szöveges visszajelzést is adunk, azokról a dolgokról amiken változtatni
lehetne.
Az ötlettérkép
Az ötlettérképre már a folyamat elején elrendezhetjük az összegyűlt információkat, amiket később
kommentálhatunk vagy kiegészíthetünk. Ez a nézet úgy működik, mint egy tábla vagy flipchart,
21
amit a találkozón megnyithatunk és mindenki felírhatja rá az ötleteit. Ezt érdemes projektorral
kivetíteni és mindenki számára biztosítani olyan eszközt, amivel elérhetőek a szerkesztő funkciók.
Ez segíti a participatív tervezést és tehermentesíti a facilitátort, valamint rögtön vizualizálja is a
beszélgetés menetét. Minden Worktinget dokumentáljunk.
A grid
Az ötlettérkép egy úgynevezett ”grid”-‐en, azaz ponthálón helyezkedik el, ami segít a megjelenített
elemek rendezésében. Ez egy végtelen vászon, amibe bele tudunk zoom-‐olni, távolról nézve pedig
átláthatjuk az egész folyamatot.
Az eszköztár
A térképen elhelyezhető elemek száma az egyszerűség kedvéért limitált – húzhatunk vonalakat
(line), nyilakat (arrow), a főcímek alá tehetünk szalagokat (flag), különböző post-‐iteken gyűjthetjük
a hozzászólásokat és írhatunk szöveget bármelyik elemre vagy szabadon. A vonal funkció alkalmas
arra, hogy rajzoljunk egyszerű ábrákat, szimbólumokat vagy pedig kereteket. Ezt úgy tehetjük meg,
hogy rákattintunk két pontra, amik között megjelenik egy vonal. Ezzel az összekötős technikával a
bátortalanabbak is könnyen fejezhetik ki gondolataikat vizuálisan. Ez az eszköztár alkalmas
mindmapek, grafikonok és stilizált rajzok, skiccek elkészítésére. A ”grid” segíti a térben rajzolást is.
Az eszköztár a későbbi fejlesztések során opcionálisan bővíthetővé tehető és kiegészíthető
olyan szimbólum táblákkal, amik megkönnyítik a megértést első ránézésre és rajzolás helyett
ikonokkal segítik a kommunikációt.
TIPP
Érdemes a Workting előtt néhány különböző post-‐it tömböt az aktuális táblára elhelyezni és
mindegyikre ráírni, hogy minek a jelölésére szolgál. Ezzel a színkóddal átláthatóbbá tehetjük az
ábrákat és azok később is könnyen értelmezhetőek lesznek.
Keret-‐Kitöltés-‐Konklúzió
Az ötlettérkép segíti a Xerfa módszerben leírt FRAME-‐FILL-‐FILTER (Keret-‐Kitöltés-‐Konklúzió)
módszer alkalmazását. Worktingek előtt vagy elején gondoljuk végig, hogy miről fogunk beszélni és
22
meddig akarunk eljutni – ezeket jelenítsük meg a keretekkel. A fontosabb témának adjunk nagyobb
helyet, a mellékes kommentárokat pedig írjuk a kereteken kívülre. A keretek bármikor
átrendezhetőek a folyamat során, ha elkanyarodik a beszélgetés. A beszélgetés alatt mindenki
írhatja a kommentjeit post-‐itekre és elhelyezheti a megfelelő keretekbe(FILL). A beszélgetés végén,
a konklúziók levonásakor (FILTER) emeljük ki (a jobb egérgombbal a post-‐itre kattintva) a fontosabb
ötleteket, gondolatokat. A folyamatból kizoomolva csak a kiemelt post-‐itek lesznek olvashatóak, a
részletek eltűnnek, így átláthatóbbá válik az eredmény.
TIPP
Ha nincs a beszélgetésnek kinevezett facilitátora, akkor vezessünk be valamilyen rendszert a
jegyzeteléshez. Jó megoldás lehet az a szabály, hogy minden elhangzott gondolatot a beszélőtől
jobbra ülő jegyez fel – így a dokumentálás nem megy a beszélgetés rovására.
Képek beillesztése
Van lehetőség arra, hogy a ”grid”-‐en bármilyen képet elhelyezzünk, elég, ha drag&drop módszerrel
behúzzuk a fájlokat a megfelelő helyre. Ezekre rá lehet kattintani a nagyításhoz vagy a letöltéshez.
Ilyen módon különböző dokumentumokat csatolhatunk a térképhez – akár pdf formátumban is. Ha
közvetlenül az internetről csatolunk képet, akkor annak a forrása automatikusan megjelenik a kép
alatt. Videókat hasonló módon lehet beilleszteni.
23
Visszaléptetés
Sok brainstormingnál használnak whiteboard-‐ot és filctollakat a jegyzetelésre. A táblák lefotózása,
minden letörlés előtt, majd a fotók továbbítása nehézkes folyamat és az eredmény is sokszor kusza
és rendezetlen. Használhatósága nagyban függ a facilitátor kézírásának olvashatóságától vagy
rajzolási képességeitől.
A közösen szerkeszthető felület előnye -‐azon kívül, hogy mindenki hozzáfér-‐ hogy bármikor
hozzátehetünk, átrendezhetjük és megváltoztathatjuk. Ezek a változtatások természetesek egy
ötlet kikristályosodásánál, azonban ezt nehéz a dokumentációval követni. Azért érdemes mégis,
mert néha előfordul, hogy zsákutcába kerül egy ötlet és akkor vissza kell lépnünk néhányat.
Amikor egy-‐egy gondolatmenet végére érünk, mentsük el az ötletek akkori állapotát. Ekkor
a folyamat nézetben, az ”ötlet” sorban egy újabb pont jelenik meg, aminek segítségével egy
kattintással visszatérhetünk ide. A pontra kattintva az aktuális nézetet pdf-‐ként elmenthetjük.
24
Saját jegyzetek
A saját jegyzet nézet azt a funkciót tölti be, mint a legtöbb tervezőnél megtalálható sketchbook. Ide
írhatjuk fel saját gondolatainkat a találkozó alatt vagy akár két alkalom között. Ennek tartalma
teljesen privát, csak akkor válik láthatóvá, hogy ha bizonyos részeit kijelöljük és áthúzzuk az
ötlettérképre. Innentől kezdve, ebben a nézetben más is szerkesztheti, de a saját füzetünkben
egészen addig megmarad, amíg mi nem töröljük ki.
Az eszköztár ugyanaz, mint az ötleteknél, rajzolhatunk a pontháló pontjait összekötve,
készíthetünk saját listákat, ábrákat, halmazokat és grafikonokat. Ez a funkció okostelefonról is
elérhetővé tehető.
TIPP
Biztassuk a csapatunkat arra, hogy használja ezt a funkciót, akár a telefonos felületről is – az
inspiráció általában nem akkor talál meg minket, amikor a Workting alkalmakon erre kiszabunk egy
időkeretet, sokkal inkább a metrón, alvás előtt vagy újságolvasás közben. Az ingergazdag
környezetben érezhetjük azt, hogy tele vagyunk ötletekkel, de ezek előhívása nehezebb a
munkakörnyezet szigorú keretei között.
25
A platform előnyei
A brainstormingokon nem ismeretlen bizonyos facilitálási módszerek alkalmazása. A legfontosabb
ezek közül az elengedhetetlen színes post-‐itek használata – ezek azonban, amellett, hogy nagyon
jók arra, hogy ötleteinket feljegyezzük rá és utána azokat különböző szempontok szerint
csoportokba rendezzük, általában nem alkalmasak dokumentációra. A falra ragasztott cetlik a
találkozó végével kukába kerülnek és ha le is fotózza őket valaki, sokszor olvashatatlanságuk miatt
nem lesznek maradandóak. Ha a facilitátor nem szab megfelelő szabályokat a post-‐it gyártásnak
(melyik színre mit írunk, hova tesszük az azonos gondolatokat, mely ötletek függenek össze, stb.),
akkor azok nem igazán jók többre, minthogy úgy nézzen ki a helyiség, mintha egy csapat nagyon
produktív lett volna.
Ha azt akarjuk, hogy legyen értelme a ragasztgatásnak, gondoskodnunk kell arról, hogy
valaki lejegyezze és körbeküldje a találkozó tanulságait és ha ezt egy külsős személynek akarjuk
bemutatni, aki nem volt jelen, akkor még egy prezentációt sem árt csinálni róla. Ez sok felesleges és
időigényes munkafolyamatot jelent.
26
Nem lenne egyszerűbb a találkozók megszervezését, megtervezését és vizuális dokumentálását egy
platformon intézni, ahol minden egy helyen van és visszakereshető? A Xerfacility ezt biztosítja egy
olyan grafikai felületen, ahol mindenki otthonosan mozoghat, de mégis a korlátozott eszközök
miatt a végeredmény esztétikája kiszámítható lesz annyira, hogy bármikor egyszerűen prezentációt
is készíthessünk a létrehozott ábrákból. Ezzel időt spórolhatunk és ráadásul megvalósulhat a co-‐
design vagy inkluzív design, hiszen a folyamat teljesen átláthatóvá válik és mindenki számára
egyenlő mértékű beleszólást biztosít az interaktív felület.
Konklúzió
A Xerfa módszer és a Xerfacility platform használatával az is könnyen menedzselhet innovációs
projekteket, akinek nincs tapasztalata a kreatív folyamatok vezetésében vagy a csoportos
beszélgetések facilitálásában. Az igazán hatékony menedzseléshez érdemes a módszert és a
platformot együtt alkalmazni.
Hogyan illeszkedik a platform a Xerfa módszerhez?
− Ötletközpontúság: az ötletek alakulása végigkövethető az ötlettérképen
− Kooperativitás: a rugalmas ütemtervet a csapat közösen szerkesztheti
− Emoracionalitás: van felület a visszajelzéseknek és követhető a csapatdinamika
− Non-‐linearitás: a folyamatokat egyszerre látjuk át, a dokumentáció lehetővé teszi a
rendszeres iterációt
− Workting alapúság: a hatékonyság érdekében a felület lehetőséget biztosít a találkozók
előkészítésére és azok vizuális facilitálására
− Rugalmas: különböző módszerek folyamatainak és eredményeinek vizualizálására alkalmas
(Business Canvas, Lean Canvas, Design Thinking stb.)
Mik az előnyei a platform használatának?
− A vizualitás segíti a kommunikációt az interdiszciplináris csapatokban
− A vizualizálás egyszerű eszközökkel történik, használata nem függ grafikai vagy rajzi
készségektől, így nem különbözteti meg a tervezőket a többi csapattagtól
27
− Az ötletek dokumentálásával bármikor visszaléphetünk a folyamatban, ami támogatja a
tervezés folyton iteráló jellegét
− A projekt megtervezése azok számára is könnyűvé válik, akiknek nincs tapasztalata a kreatív
brief megírásának szabályaival
− Az ütemterv mindenki számára érthető, átlátható, a saját időbeosztással összehangolható
és a változások is lekövethetőek a felületen valós időben
− A jól lebontott ütemterv segít abban, hogy ne maradjon minden az utolsó pillanatra
− A virtuális platform biztosítja, hogy a projekttel kapcsolatos minden információ egy helyen
legyen
− Ha valaki nem tud megjelenni az egyik alkalommal a találkozón, akkor visszanézheti lépésről
lépésre, hogy hogyan alakult a beszélgetés
− Az online felületen a Skype konferenciák ugyanolyan hatékonyan facilitálhatóak, mint
amikor mindenki egy helyen van
− A megrendelők is követhetik a tervező munkáját és beleszólhatnak a folyamat alakításába
− A beszélgetések alatt közösen szerkeszthető felület minden csapattagot jobban bevon, mint
egy tábla vagy flipchart
− A produktivitás látványossága, a visszajelzésre való lehetőség és a hatékony és kényelmes
munka biztosítja a jó hangulatot és erősíti a csapat kohézióját
Hol, milyen szituációkban használható?
− Inkluzív és open design projektek
− Inkubációs házak által menedzselt projektek felügyelete
− Kisebb stúdiók és start-‐upok, ahol a csapatok saját magukat facilitálják
− Nagyobb cégek, ahol a projekt menedzsereknek párhuzamos projektjeik vannak
− Oktatási szituációk, ahol fontos a folyamat megtanítása és tudatosítása is
− Design stúdiók és megrendelők kooperációja
− Otthon vagy külföldön dolgozó csapattagok bevonása
28
Bibliográfia
Wasserman, S. A (2010): Generative Visual Thinking and The “Culture of the Charrette” http://arnoldwasserman.com/wp-‐content/uploads/2010/12/Culture-‐of-‐the-‐Charrette2.pdf (letöltés ideje: 2014. 01. 31.) Forsyth R.D. (2006): Group Dynamics http://www.cengagebrain.com.mx/content/forsyth68220_0534368220_02.01_chapter01.pdf (letöltés ideje: 2014. 03. 14.) Brown T. (2009): Change by Design, Harper Collins, New York Lawson B. (2004): Designerly Ways of Knowing, Architectural Press, Oxford Lawson B. (1983): How Designers Think, Architectural Press, Oxford