KP 3

Kod KertasE 030 4 / M09 / KP3Muka surat : 1 drpd 13- 13 -Page- 13 -

KERTAS PENERANGAN

KURSUSE-030-4 PEMBANTU JURUTERA ELEKTRONIK INDUSTRI - PERALATAN

TAHAPEMPAT (4 )

NO DAN TAJUK MODUL 09 : ADMINISTRATION AND MANAGEMENT FUNCTION

TUGASAN09.02 : CONDUCT SUBORDINATE PERFORMANCE APPRAISAL

01.02 : CARRY OUT ENVIROMENTAL HEALTH AND SAFETY AUDIT

01.03 : PREPARE ACTIVITY REPORT

OBJEKTIF PENCAPAIANPerform administration and management function using job description, personal file, performance standard procedure/appraisal form, checklist, osha act and daily communication media so that company performance appraise standard is obtain, subordinate job description is checked, subordinate performance appraisal is evaluated, auditing activities is arranged, department performance is evaluated and recommendations to relevant parties is proposed in accordance with departments requirement.

TAJUK SUBORDINATE PERFORMANCE APPRASAL

TUJUANKertas penerangan ini menerangkan;

1. proses penstafan2. kepentinganya dari segi kuantiti dan kualiti pekerja dalam organisasi

PENGENALANPENGURUSAN SUMBER MANUSIA

Di sini kita boleh lihat bahawa sumber organisasi yang terpenting ialah pekerjanya di mana mereka ini menawarkan serta menyumbangkan kemahiran, bakat, kreativiti serta melahirkan daya usaha dan juga kepimpinan ke arah pencapaian organisasi.

Beberapa perkara perlu dititikberatkan oleh pengurusan sumber manusia dalam menyumbangkan kejayaan organisasi seperti pengambilan pekerja, kemahiran pekerja dalam menjayakan matlamat organisasi. Maka dengan itu di antara tugas-tugas seseorang pengurus yang paling kritis ialah pemilihan, latihan dan pembangunan orang-orang yang dapat membantu organisasi mencapai matlamat-matlamat dengan sebaiknya.

1.0 DefinisiMerupakan satu proses pengambilan dan pemilihan sumber manusia secara berterusan bagi mengisi jawatan-jawatan kosong yang wujud di dalam organisasi. Atau boleh juga kita katakan penstafan merupakan calon-calon yang berkelayakan dan mempunyai kemahiran yang sesuai dengan jawatan yang ditawarkan akibat daripada kekosongan yang wujud umpamanya persaraan, pertukaran, perberhentian, kematian dan sebagainya.Sebelum sesuatu organisasi itu memulakan aktivitinya diperingkat awal penubuhan apakah yang perlu difikirkannya mengenai kakitangannya? Mengapa perlu mereka berfikiran demikian?

2.0 Proses penstafanIa merupakan proses yang dijalankan oleh pengurus sumber manusia dan digambarkan seperti rajah di bawah ini:-

luaran

3.0 Perancangan sumber manusiaMengikut R Wayne Mondy dan Robert M Noe (1986), perancangan sumber manusia adalah proses di mana pengurusan menentukan siapakah atau berapakah pekerja yang perlu diambil dan diisi pada waktu atau masa-masa yang tertentu. Dengan kata lain ianya menemukan manusia dari luar atau dalam organisasi untuk melaksanakan kerja-kerja organisasi.

Dalam perancangan pula, biasanya langkah-langkah berikut yang diikuti iaitu;

a. Perancangan bagi keperluan-keperluan masa hadapan.

- Keperluan tenaga pekerja untuk masa depan ditentukan berdasarkan matlamat strategi dan program organisasi.

b. Perancangan bagi keseimbangan masa hadapan.

- Memastikan keperluan tenaga pekerja untuk masa kini, dan masa depan adakah mencukupi untuk menjalankan aktiviti organisasi yang dirancangkan.

c. Perancangan bagi pengambilan, pemilihan serta perberhentian - dibuat berdasarkan ramalan berapakah bilangan kakitangan yang akan berhenti, berpindah dan diperlukan. Perancangan untuk pengambilan, pemilihan, penamatan perkhidmatan dan kemajuan kakitangan dibuat mengikut keperluan organisasi.

d. Perancangan bagi pembangunan. perseimbangan ini dapat dicapai apabila memenuhi perancangan bagi pengambilan dan pemilihan atau perberhentian pekerja dan juga perancangan bagi pembangunan. Perancangan pembanugnan lebih bertumpukan kepada latihan dan juga pergerakan individu-individu di dalam organisasi berdasarkan kepda pengalaman dan keupayaan pekerja-pekerja.

e. Pengauditan/penilaian prestasi mengadakan penilaian ke atas sumber-sumber manusia serta menyediakan carta penggantian pekerja bagi menunjukkan kedudukan pekerja pada semua peringkat. Melalui carta ini, aspek berkenaan dengan kedudukan pangkat, tempoh perkhidmatan, tarikh bersara, nama pekerja yang berpotensi/wibawa, keperluan latihan dan bilangan jawatan kososng ditunjukkan untuk memudahkan pihak pengurusan menyelenggara dan mengawal pekerja.

3.0 Proses perancangan sumber manusia

Proses perancangan sumber manusia digambarkan seperti berikut;

Dua faktor yang menyebabkan perancangan sumber manusia dilakukan pula adalah;

i. Faktor Dalaman

perubahan dalam organisasi samada pengembangan atau pengecilan organisasi akan mewujudkan jawatan kosong yang meningkat atau pun dipecatkan atau dikekalkan.

ii. Faktor Luaran

termasuk ekonomi, politik, sosial, teknologi, budaya dan pasaran. Contohnya ekonomi meleset, sesuatu organisasi tidak dapat mengembangkan perniagaannya kerana akan melibatkan kos yang tinggi dan pihak pengurusan perlu memikirkan perancangan yang lebih menguntungkan dalam keadaan demikian.

4.0 Pengambilan Calon Pekerja

Ianya merupakan proses menarik minat individu yang mempunyai kelayakan tertentu mengisi atau memohon jawatan tertentu yang wujud dalam satu-satu organisasi. Pengambilan juga dikenali dengan rekrumen.

Kaedah pengambilan dalaman termasuklah tawaran pekerjaan dan penempatan pekerjaan dari kalangan ahli organisasi itu sendiri.

Kaedah pengambilan luaran pula termasuklah;

Iklan

Agensi pekerjaan

Merekrut melalui sekolah, kolej, universiti

Acara tertentu seperti pameran, televisyen, internet

Intership- menempatkan pelajar dalam pekerjaan sementara ( iaitu latihan praktikum/latihan industri )

Firma melatih eksekutif

Persatuan professional

Rujukan pekerja ( jabatan tenaga rakyat )

Usaha individu iaitu memohon sendiri

4.1 Kebaikan pengambilani. Secara dalaman

sudah kenal antara satu sama lain.

memudahkan proses berkomunikasi. menjimatkan masa, kos dan tenagaii. Secara luaran

memenuhi spesifikasi dan diskripsi pekerja.

tampil dengan idea dan kreativiti baru

4.2 Keburukan pengambilani. Secara dalaman

tiada idea baru dibawa masuk.

berlaku perasaan dengki dan irihati.

ii. Secara luaran kos yang tinggi untuk melatih pekerja baru.

masa menerangkan kerja-kerjanya dibazirkan.

komunikasi adalah tidak baik pada peringkat awal.

5.0 Analisis pekerjaanDalam proses pengambilan pekerja, pengurusan perlu membuat analisis pekerjaan. Apa pula analisis pekerjaan itu? Mari kita lihat maksud analisis pekerjaan itu.

Analisis Pekerjaan didefinisikan sebagai satu proses yang sistematik untuk menentukan kemahiran, tugas dan pengetahuan yang diperlukan untuk melakukan tugas di sesebuah organisasi. Kemudian tujuan analisis pekerjaan ialah untuk menjawab;

i. Bentuk fizikal dan mental tugas

ii. Bila kerja harus lengkap disempurnakan, kerana siap tidak semestinya sempurna

iii. Di mana kerja harus disempurnakan (tanggungjawab kerja, objektif kerja)

mungkin ada kerja lain selepas ini atau berkaitan dengan kerja-kerja tersebut

ada kerja lain atau pihak lain masing-masing.

Apakah kelulusan yang disempurnakan untuk melakukan pekerjaan, contohnya telah memiliki sijil peperiksaan Sijil Pelajaran Malaysia dan layak untuk memohon jawatan seperti kerani. Sebenarnya maklumat analisis perkerjaan boleh dikatakan mempunyai maklumat berikut;

Ringkasan tugas dan tanggungjawab berkaitan dengan pekerjaan atau jawatan dan juga jawatan lain.

Pengetahuan dan kemahiran yang diperlukan contohnya pengetahuan diukur melalui sijil manakala kemahiran pula boleh membuat secara praktik.

Suasana kerja contoh pensyarah memberikan kuliah dalam bilik darjah dan bukannya di tengah padang.

Analisis pekerjaan terdiri dari diskripsi dan spesifikasi pekerjaan.

Diskripsi perkerjaan itu pula adalah dokumentasi maklumat mengenai tugas, kewajiban dan tanggungjawab terhadap pekerjaan. Contohnya, tugas seorang jururawat berkewajiban menjaga pesakit dan bertanggungjawab ke atas tugasnya itu iaitu menjalankan tugas dengan dedikasi. Spesifikasi pekerjaan adalah spesifikasi personal diri pekerja yang mengandungi sifat-sifat pekerja yang dapat memenuhi standard/piawaian diskripsi pekerjaan.Contohnya tadi untuk menjadi seorang jururawat, kelayakannya berumur 25 tahun, pernah menjalani dan mempunyai sijil kursus kejururawatan dan sesetengahnya memerlukan pengalaman kerja sekurang-kurangnya 2 tahun. Sebelum kita ke langkah seterusnya dalam proses penstafan ini, cuba anda carikan contoh analisis pekerjaan atau spesifikasi pekerjaan dalam akhbar-akhbar tempatan dan bincangkan dengan pensyarah anda.

6.0 Pemilihan Staf

Adalah proses memilih individu yang sesuai daripada sekumpulan pemohon dan faktor-faktor yang mempengaruhi pemilihan adalah;

i. undang-undang di mana dapat mengelakkan diskriminasi

ii. jangkamasa buat keputusan samada cepat atau lambat ataupun sesuai

iii. jumlah pemohon di mana kadar pemilihan adalah merupakan bilangan pekerja yang dikehendaki terhadap bilangan pemohon.

iv. Matlamat organisasi.

6.1 Langkah-langkah pemilihani. Menyemak borang permohonan.

Untuk mempastikan maklumat yang dinyatakan adalah sama dengan diskripsi yang ditetapkan.

Untuk mendapatkan maklumat maklumat asas mengenai calon tersebut.

Untuk melihat setakat mana maklumbalas calon tersebut.

Sebagai rujukan kepada firma apabila calon berkenaan telah diambil sebagai pekerja di organisasi tersebut.

ii. Temuduga Awal

Calon-calon akan ditanya mengenai maklumat asas mengenai calon.

Tujuannya melihat kemahiran komunikasi dan juga kesesuaian boleh buat kerja atau tidak.

iii. Proses Penilaian atau Pengujian

Untuk menguji kemahiran atau kelayakan atau IQ yang ada pada calon tersebut.

Termasuklah juga ujian kognitif, numerikal dan taakulan.

Tujuannya melihat kebolehan individu melakukan kerja.

iv. Temuduga Peringkat kedua (dengan Majikan atau Pengurusan Atasan)

Ujian pengetahuan pekerjaan berasaskan analisis pekerjaan

Tujuan melihat pengetahuan mengenai tugas

Ujian membuat tugas

Ujian minat

Ujian personaliti

Ujian dadah dan AIDs

Dari perbualan, calon dan penemuduga akan bertukar maklumat serta mendapat maklumat tambahan. Soalan lebih menumpukan kepada meningkatkan organisasi dan bukan lagi ditumpukan pada pendapaian akademik, pengalaman kerja, kualiti personal (fizikal, tuturkata, rekod, tenang dan sebagainya)

Tujuannya melihat kewibawaan atau kebolehan calon mengemukakan idea bernas serta kematangan dalam mengendalikan situasi diri yagn boleh menyumbangkan kepada organisasi dan negara.

7.0 Tawaran kerja

a. Diberikan kepada calon-calon yang layak dan berjaya.

b. Diberikan setelah menjalani ujian-ujian tertentu seperti ujian kesihatan dan sebagainya.

8.0 Orientasi dan Induksi

Gomershall dan Mayers (1996) menyatakan program orientasi yang lemah boleh merosakkan organisasi dari segi kewangan kerana mengurangkan keberkesanan kerja dan mungkin menjadi sebab ketidakpuasan hati.Bertujuan untuk menyesuaikan pekerja baru dengan persekitaran organisasi.Dalam program induksi mengandungi;i. Maklumat mengenai organisasi seperti sejarah, perkembangan, polisi, peraturan dan struktur organisasi itu.ii. Memberitahu tanggungjawab pekerja, skop pekerjaan berdasarkan jawatan-jawatan yang dipegang dan biasanya dibuat secara persendirianiii. Program ini mengambil masa yang sedikit sahaja tetapi sangat penting dibuat untuk pekerja-pekerja.

9.0 Latihan dan Pembangunan Staf

Latihan biasanya diberikan kepada pekerja baru, manakala pembangunan dan pembaikan pada pekerja lama dalam sesuatu organisasi.

Tujuan latihan diberikan adalah untuk meningkatkan kemahiran yang sedia ada pada seseorang pekerja untuk menyempurnakan tugas-tugas semasa

Tujuan pembangunan pula untuk meningkatkan kemahiran pekerja agar dapat digunakan pada masa depan.

Latihan perlu diberikan kerana teori yang dipelajari tidak sama dengan praktikal, maka latihan yan diberikan ini akan disesuaikan dengan organisasi.

Pembangunan menyediakan kemahiran tambahan kepada kemahiran yang sedia ada untuk digunakan pada masa hadapan atau jangka panjang.

9.1 Jenis-jenis latihan

a. Latihan semasa kerja

latihan semasa bekerja

pekerja akan melaksanakan tugas seperti biasa tetapi pada masa yang sama, penyelia atau pengurus akan mengajar pekerja

menggunakan kaedah kaunseling, projek atau tunjukajar

tujuan untuk menambah kemahiran pekerja.

Kaedah latihan termasuklah pusingan kerja, buat modul atau kerja kumpulanb. Latihan perantisan atau di luar masa kerja Latihan yang diberikan kepada pekerja diluar pada waktu kerja

program melatih kemahiran seperti juruelektrik, juruteknik yang lebih kepada teknikal ataupun yang tiada kaitan dengan tugas yang dilakukan tatapi masih ada pertalian lagi dalam organisasi sepperti sambung belajar diperingkat lebih tinggi bagi seorang guru berkelulusan SPM.

Kaedah latihan termasuklah kursus, seminar, bengkel ataupun kolokium dan simposium.

Soalan :1. Terangkan secara ringkas proses penstafan2. Apakah fungsi perancangan sumber manusia?

3. bagaimanakh proses pengambilan pekerja dilakukan?

Rujukan:Robert, Wayne Mondy.1986. Proses Penstafan(Human Resource Management).

pp

Perancangan Sumber Manusia

Fokuskan keperluan sumber manusiaFokuskan sumber manusia yang ada

Membandingkan keperluan

Yang ada

Permintaan bekalanlebihan pekerjakekurangan pekerja

Tiada tindakanhadkan ambilan,rekrut

Kurangkan jampemilihan

Bersara awal, berhenti

Persekitaran luaran

Persekitaran dalaman

Perancangan Sumber manusia

Pengambilan/pengrekrutan

Pemilihan

Induksi dan orientasi

Latihan dan kemajuan/pembangunan

Penilaian prestasi

Penamatan pekerja

dalaman

PAGE `

Modul 09-Kertas Penerangan Cawangan Pembangunan Kurikulum 2010(versi 1)