Konsep Dasar Sistem

Sistem : kumpulan dari elemen-elemen yangberinteraksi untuk mencapai suatu tujuantertentu.

Menurut Jerry FitzGerald ; sistem adalahsuatu jaringan kerja dari prosedur-proseduryang saling berhubungan, berkumpulbersama-sama untuk melakukan suatukegiatan atau menyelesaikan suatu sasarantertentu

1. Memiliki komponen ;

Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang salingberinteraksi, bekerja sama membentuk satu kesatuan.Komponen-komponen sistem dapat berupa suatu subsistematau bagian-bagian dari sistem. Setiap sistem tidak perdulibetapapun kecilnya, selalu mengandung komponen-komponen atau subsistem-subsistem. Setiap subsistemmempunyai sifat-sifat dari sistem untuk menjalankan suatufungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secarakeseluruhan. Suatu sistem dapat mempunyai suatu sistemyang lebih besar yang disebut supra sistem, misalnya suatuperusahaan dapat disebut dengan suatu sistem dan industriyang merupakan sistem yang lebih besar dapat disebutdengan supra sistem. Kalau dipandang industri sebagaisuatu sistem, maka perusahaan dapat disebut sebagaisubsistem. Demikian juga bila perusahaan dipandangsebagai suatu sistem, maka sistem akuntansi adalahsubsistemnya.

2. Batas sistem (boundary) ;

Batas sistem merupakan daerah yang membatasiantara suatu sistem dengan sistem yang lainnya ataudengan lingkungan luarnya. Batas sistem inimemungkinkan suatu sistem dipandang sebagai suatukesatuan. Batas suatu sistem menunjukkan ruanglingkup (scope) dari sistem tersebut.

3. Lingkungan luar sistem (environment) ;

Adalah apapun di luar batas dari sistem yangmempengaruhi operasi sistem.

4. Penghubung sistem (interface) ;

Merupakan media penghubung antara satu subsistemdengan subsistem yang lainnya.

5. Masukan sistem (input) ;

Merupakan energi yang dimasukkan ke dalam sistem.Masukan dapat berupa masukan perawatan (maintenanceinput) dan masukan sinyal (signal input). Maintenanceinput adalah energi yang dimasukkan supaya sistemtersebut dapat beroperasi. Signal input adalah energi yangdiproses untuk didapatkan keluaran. Sebagai contohdidalam sistem komputer, program adalah maintananceinput yang digunakan untuk mengoperasikan komputernyadan data adalah signal input untuk diolah menjadiinformasi.

6. Keluaran sistem (Output) ;

Merupakan hasil dari energi yang diolah oleh sistem.

7. Pengolah sistem (Process) ;

Merupakan bagian yang memproses masukan untukmenjadi keluaran yang diinginkan.

8. Sasaran sistem ;

Kalau sistem tidak mempunyai sasaran, maka

operasi sistem tidak akan ada gunanya.

Sistem abstrak ; sistem yang berupa pemikiranatau ide-ide yang tidak tampak secara fisik(sistem teologia)

Sistem fisik ; merupakan sistem yang ada secarafisik (sistem komputer, sistem akuntansi, sistemproduksi dll.)

Sistem alamiah ; sistem yang terjadi melaluiproses alam. (sistem matahari, sistem luarangkasa, sistem reproduksi dll.

Sistem buatan manusia ; sistem yang dirancangoleh manusia.

Sistem buatan manusia yang melibatkan interaksimanusia dengan mesin disebut human-machinesystem (contoh ; sistem informasi)

Sistem Tertentu (deterministic system) ;

beroperasi dengan tingkah laku yang sudah

dapat diprediksi. Interaksi bagian-bagiannya

dapat dideteksi dengan pasti sehingga

keluaran dari sistem dapat diramalkan

(contoh ; sistem komputer)

Sistem tak tentu (probabilistic system) ;

sistem yang kondisi masa depannya tidak

dapat diprediksi karena mengandung unsur

probabilitas.

Sistem tertutup (close system) ; sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh dengansistem luarnya. Sistem ini bekerja secaraotomatis tanpa adanya turut campur tangan daripihak luarnya. Secara teoritis sistem tersebutada, tetapi kenyataannya tidak ada sistem yang benar-benar tertutup, yang ada hanyalahrelatively closed system (secara relatif tertutup, tidak benar-benar tertutup).

Sistem terbuka (open system) ; sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkunganluarnya.

Sistem sederhana dan Sistem kompleks

1. Sistem Pemrosesan Transaksi (Transaction

Processing Sytems-TPS). TPS merupakan

hasil perkembangan dari pembentukan

kantor elektronik, dimana sebagian dari

pekerjaan rutin diotomatisasi termasuk

untuk pemrosesan transaksi. Pada TPS, data

yang dimasukkan merupakan data-data

transaksi yang terjadi.

2. Sistem Informasi Manajemen (SIM). SIM adalah

sebuah kelengkapan pengelolaan dari proses-

proses yang menyediakan informasi untuk

manajer guna mendukung operasi-operasi dan

pembuatan keputusan dalam sebuah

organisasi.Pada SIM, masukan yang diberikan

berupa data transaksi yang telah diproses,

beberapa data yang asli, model-model

pengolahan data.Kemudian data-data tersebut

akan diproses. Proses yang terjadi berupa

pembuatan laporan-laporan yang ringkas,

keputusan-keputusan yang rutin dan jawaban

dari query yang diberikan.

3. Sistem Pendukung Keputusan (SPK)

merupakan peningkatan dari SIM dengan

penyediaan prosedur-prosedur khusus dan

pemodelan yang unik yang akan

membantu manajer dalam memperoleh

alternative keputusan.

4. Sistem Informasi e-Business dibangun

untuk menjawab tantangan

pengintegrasian data dan informasi dari

proses bisnis berbasis internet.

1. Perangkat keras (CPU, disk, printer, tape).

2. Perangkat lunak (sistem operasi, sistemdatabase, program pengontrol komunikasi,program aplikasi).

3. Personil (yang mengoperasikan sistem,menyediakan masukan, mengkonsumsikeluaran dan melakukan aktivitas manualyang mendukung sistem).

4. Data (yang harus tersimpan dalam sistemselama jangka waktu tertentu).

5. Prosedur (instruksi dan kebijakan untukmengoperasikan sistem).

1. On-line systems. Sistem on-line adalah sistem yangmenerima langsung input pada area dimana input tersebutdirekam dan menghasilkan output yang dapat berupa hasilkomputasi pada area dimana mereka dibutuhkan. Areasendiri dapat dipisah-pisah dalam skala, misalnya ratusankilometer. Biasanya digunakan bagi reservasi angkutanudara, reservasi kereta api, perbankan dll.

2. Real-time systems. Sistem real-time adalah mekanismepengontrolan, perekaman data, pemrosesan yang sangatcepat sehinga output yang dihasilkan dapat diterimadalam waktu yang relatif sama. Perbedaan dengan sistemon-line adalah satuan waktu yang digunakan real-timebiasanya seperseratus atau seperseribu detik sedangkanon-line masih dalah skala detik atau bahkan kadangbeberapa menit. Perbedaan lainnya, on-line biasanyahanya berinteraksi dengan pemakai, sedangkan real-timeberinteraksi langsung dengan pemakai dan lingkunganyang dipetakan.

3. Decision support system + strategic planningsystem. Sistem yang memproses transaksi organisasisecara harian dan membantu para manajermengambil keputusan, mengevaluasi dan menganalisatujuan organisasi. Digunakan untuk sistempenggajian, sistem pemesanan, sistem akuntansi dansistem produksi. Biasanya berbentuk paket statistik,paket pemasaran dll. Sistem ini tidak hanya merekamdan menampilkan data tetapi juga fungsi-fungsimatematik, data analisa statistik dan menampilkaninformasi dalam bentuk grafik (tabel, chart)sebagaimana laporan konvensional.

4. Knowledge-based system. Program komputer yangdibuat mendekati kemampuan dan pengetahuanseorang pakar. Umumnya menggunakan perangkatkeras dan perangkat lunak khusus seperti LISP danPROLOG.

1. Sistem terspesialisasi ; adalah sistem yang sulitditerakpan pada lingkungan yang berbeda(misalnya sistem biologi; ikan yang dipindahkanke darat)

2. Sistem besar ; adalah sistem yang sebagianbesar sumber dayanya berfungsi melakukanperawatan harian (misalnya dinosaurus sebagaisistem biologi menghabiskan sebagian besarmasa hidupnya dengan makan dan makan).

3. Sistem sebagai bagian dari sistem lain ; sistemselalu merupakan bagian dari sistem yang lebihbesar, dan dapat terbagi menjadi sistem yanglebih kecil.

4. Sistem berkembang ; walaupun tidak berlakubagi semua sistem tetapi hampir semua sistemselalu berkembang.

1. Pemakai ;

Pada umumnya 3 ada jenis pemakai, yaitu operasional,pengawas dan eksekutif.

2. Manajemen ;

Umumnya terdiri dari 3 jenis manajemen, yaitumanajemen pemakai yang bertugas menangani pemakaiandimana sistem baru diterapkan, manajemen sistem yangterlibat dalam pengembangan sistem itu sendiri danmanajemen umum yang terlibat dalam strategiperencanaan sistem dan sistem pendukung pengambilankeputusan. Kelompok manajemen biasanya terlibat dengankeputusan yang berhubungan dengan orang, waktu danuang, misalnya ;

“ sistem tersebut harus mampu melakukan fungsi x,y,z,selain itu harus dikembangkan dalam waktu enam bulandengan melibatkan programmer dari departemen w,dengan biaya sebesar x”.

3. Pemeriksa ;

Ukuran dan kerumitan sistem yang

dikerjakan dan bentuk alami organisasi

dimana sistem tersebut diimplementasikan

dapat menentukan kesimpulan perlu tidaknya

pemeriksa. Pemeriksa biasanya menentukan

segala sesuatunya berdasarkan ukuran-

ukuran standar yang dikembangkan pada

banyak perusahaan sejenis.

4. Penganalisa sistem ;

Fungsi-fungsinya antara lain sebagai :

Arkeolog ; yaitu yang menelusuri bagaimana sebenarnyasistem lama berjalan, bagaimana sistem tersebut dijalankandan segala hal yang menyangkut sistem lama.

Inovator ; yaitu yang membantu mengembangkan danmembuka wawasan pemakai bagi kemungkinan-kemungkinanlain.

Mediator ; yaitu yang menjalankan fungsi komunikasi darisemua level, antara lain pemakai, manajer, programmer,pemeriksa dan pelaku sistem yang lainnya yang mungkin belumpunya sikap dan cara pandang yang sama.

Pimpinan proyek ; Penganalisa sistem haruslah personil yanglebih berpengalaman dari programmer atau desainer. Selain itumengingat penganalisa sistem umumnya ditetapkan terlebihdahulu dalam suatu pekerjaan sebelum yang lain bekerja,adalah hal yang wajar jika penanggung jawab pekerjaanmenjadi porsi penganalisa sistem.

5. Pendesain sistem ;

Pendesain sistem menerima hasil penganalisasistem berupa kebutuhan pemakai yang tidakberorientasi pada teknologi tertentu, yangkemudian ditransformasikan ke desain arsitekturtingkat tinggi dan dapat diformulasikan olehprogrammer.

6. Programmer ;

Mengerjakan dalam bentuk program dari hasildesain yang telah diterima dari pendesain.

7. Personel pengoperasian ;

Bertugas dan bertanggungjawab di pusat

komputer misalnya jaringan, keamanan

perangkat keras, keamanan perangkat lunak,

pencetakan dan backup. Pelaku ini mungkin

tidak diperlukan bila sistem yang berjalan

tidak besar dan tidak membutuhkan

klasifikasi khusus untuk menjalankan sistem.

1. Produktifitas, saat ini dibutuhkan sistem yang lebih banyak,lebih bagus dan lebih cepat. Hal ini membutuhkan lebih banyakprogrammer dan penganalisa sistem yang berkualitas, kondisikerja ekstra, kemampuan pemakai untuk mengambangkansendiri, bahasa pemrograman yang lebih baik, perawatan sistemyang lebih baik (umumnya 50 % sampai 70 % sumber dayadigunakan untuk perawatan sistem), disiplin teknis pemakaianperangkat lunak dan perangkat pengembangan sistem yangterotomasi.

2. Realibilitas, waktu yang dihabiskan untuk testing sistem secaraumum menghabiskan 50% dari waktu total pengembangan sistem.

Dalam kurun waktu 30 tahun sejumlah sistem yang digunakan diberbagai perusahaan mengalami kesalahan dan ironisnya sangattidak mudah untuk mengubahnya. Jika terjadi kesalahan, adadua cara yang bisa dilakukan, yaitu melakukan pelacakan sumberkesalahan dan harus menemukan cara untuk mengoreksikesalahan tersebut dengan mengganti program, menghilangkansejumlah statement lama atau menambahkan sejumlahstatement baru.

3. Maintabilitas, perawatan mencakup ;

modifikasi sistem sesuai perkembanganperangkat keras untuk meningkatkankecepatan pemrosesan (yang memegangperanan penting dalam pengoperasiansistem), modifikasi sistem sesuaiperkembangan kebutuhan pemakai. Antara50% sampai 80% pekerjaan yang dilakukanpada kebanyakan pengembangan sistemdilakukan untuk revisi, modifikasi,konversi,peningkatan dan pelacakankesalahan.

suatu proses transformasi data menjadi suatu

informasi yaitu :

Input Proses Output

Data merupakan raw material untuk suatu informasi. Perbedaaninformasi dan data sangat relatif tergantung pada nilai gunanyabagi manajemen yang memerlukan. Suatu informasi bagi levelmanajemen tertentu bisa menjadi data bagi manajemen level diatasnya, atau sebaliknya.

Representasi informasi: pelambangan informasi, misalnya:representasi biner.

Kuantitas informasi: satuan ukuran informasi. Tergantungrepresentasi. Untuk representasi biner satuannya: bit, byte, worddll.

Kualitas informasi: bias terhadap error, karena: kesalahan carapengukuran dan pengumpulan, kegagalan mengikuti prosedurprmrosesan, kehilangan atau data tidak terproses, kesalahanperekaman atau koreksi data, kesalahan file histori/master,kesalahan prosedur pemrosesan ketidak berfungsian sistem.

Umur informasi: kapan atau sampai kapan sebuah informasimemiliki nilai/arti bagi penggunanya. Ada condition informasion(mengacu pada titik waktu tertentu) dan operating information(menyatakan suatu perubahan pada suatu range waktu).

1.Akurat, berarti informasi harus bebas dari

kesalahan-kesalahan dan tidak bias atau

menyesatkan. Akurat juga berarti informasi

harus jelas mencerminkan masudnya.

2.Tepat pada waktunya, berarti informasi

yang datang pada penerima tidak boleh

terlambat.

3.Relevan, berarti informasi tersebut

menpunyai manfaat untuk pemakainya.

Relevansi informasi untuk tiap-tiap orang

satu dengan yang lainnya berbeda.

DEFINISI SISTEM INFORMASI

Suatu sistem terintegrasi yang mampu

menyediakan informasi yang bermanfaat

bagi penggunanya.

Atau ;

Sebuah sistem terintegrasi atau sistem

manusia-mesin, untuk menyediakan

informasi untuk mendukung operasi,

manajemen dalam suatu organisasi.

1. Berbasis komputer dan Sistem Manusia/Mesin

Berbasis komputer: perancang harus memahami

pengetahuan komputer dan pemrosesan informasi

Sistem manusia mesin: ada interaksi antara manusia

sebagai pengelola dan mesin sebagai alat untuk

memroses informasi. Ada proses manual yang harus

dilakukan manusia dan ada proses yang terotomasi

oleh mesin. Oleh karena itu diperlukan suatu

prosedur/manual sistem.

2. Sistem basis data terintegrasi

Adanya penggunaan basis data secara bersama-

sama (sharing) dalam sebuah data base

manajemen system.

3. Mendukung Operasi

Informasi yang diolah dan di hasilkan

digunakan untuk mendukung operasi

organisasi.

Istilah Sistem Informasi

Manajemen Information System

Information Processing System

Information Decision System

Information System.

1. Perangkat keras komputer: CPU, Storage, perangkatInput/Output, Terminal untuk interaksi, Media komunikasi data

2. Perangkat lunak komputer: perangkat lunak sistem (sistemoperasi dan utilitinya), perangkat lunak umum aplikasi (bahasapemrograman), perangkat lunak aplikasi (aplikasi akuntansi dll).

3. Basis data: penyimpanan data pada media penyimpan komputer.

4. Prosedur: langkah-langkah penggunaan sistem

5. Personil untuk pengelolaan operasi (SDM), meliputi: Clerical personnel (untuk menangani transaksi dan pemrosesan data

dan melakukan inquiry = operator);

First level manager: untuk mengelola pemrosesan data didukungdengan perencanaan, penjadwalan, identifikasi situasi out-of-controldan pengambilan keputusan level menengah ke bawah.

Staff specialist: digunakan untuk analisis untuk perencanaan danpelaporan.

Management: untuk pembuatan laporan berkala, permintaan khsus,analisis khusus, laporan khsusus, pendukung identifikasi masalah danpeluang.

Manajemen Level Atas: untuk perencanaan

strategis, kebijakan dan pengambilan

keputusan.

Manejemen Level Menengah: untuk

perencanaan taktis.

Manejemen Level Bawah: untuk perencanan

dan pengawasan operasi

Operator: untuk pemrosesan transaksi dan

merespon permintaan.

Sistem reservasi pesawat terbang: digunakan dalam biroperjalanan untuk melayani pemesanan/pembelian tiket

Sistem untuk menangani penjualan kredit kendaraanbermotor sehingga dapat digunakan untuk memantauhutang para pelanggan

Sistem biometric yang dapat mencegah orang yang takberwenang mengakses informasi yang bersifat rahasiadengan cara menganalisa sidik jari atau retina mata

Sistem POS (point-of-sale) yang diterapkan pada pasarswalayan dengan dukungan pembaca barcode untukmempercepat pemasukan data

Sistem telemetri atau pemantauan jarak jauh yangmenggunakan teknologi radio,misal untuk mendapatkansuhu lingkungan pada gunung berapi atau memantaugetaran pilar jembatan rel kereta api

Sistem berbasiskan kartu cerdas (smart card) yangdapat digunakan oleh juru medis untuk mengetahuiriwayat penyakit pasien

Sistem yang dipasang pada tempat-tempat publicyang memungkinkan seseorang mendapatkaninformasi seperti hotel,tempat pariwisata,pertokoandll.

Sistem layanan akademis berbasis web

Sistem pertukaran data elektronis (Electronic DataInterchange / EDI) yang memungkinkan pertukarandokumen antar perusahaan secara elektronis dandata yg terkandung dalam dokumen dapat diprosessecara langsung oleh komputer

E-government atau system informasi layananpemerintahan yang berbasis internet..