Konsep asas komunikasi

CBFC 1103 PENGENALAN KOMUNIKASI–

PENGURUSAN PERNIAGAAN

SEMESTER SEPTEMBER (3) / 2014

CBFC 1103

KONSEP ASAS KOMUNIKASI

FAKULTI SAINS SOCIAL DAN KEMANUSIAAN

NO. MATRIKULASI : 761027045206001

NO. KAD PENGNEALAN : 761027045206

NO. TELEFON : 0122398527

E-MEL : [email protected]

1

CBFC 1103 PENGENALAN KOMUNIKASI–

PUSAT PEMBELAJARAN : PETALING JAYA

ABSTRAK

Komunikasi adalah satu cara perhubungan yang di gunakan di

dalam kehidupan seharian manusia malah ia merupakan satu

proses penting bagi mencapai objektif manusia itu sendiri.

Komunikasi telah berlaku sejak dari awal tamadun keujudan

manusia dan ia telah memberi impak yang sangat baik kepada

setiap maklumat yang ingin di sampaikan dengan menggunakan

cara yang tersendiri seperti melalui tulisan dan lakaran di

mana ia merupakan permulaan awal penyampaian maklumat dari

manusia kepada manusia yang lain. Lakaran – lakaran tersebut

di lakar pada dinding – dinding gua, kulit – kulit binatang,

daun – daun kayu dan sebagainya dan ia lebih berbentuk

simbol bagi tujuan menyampaikan sesuatu maksud supaya yang

menerima dapat memahani maklumat yang ingin di sampaikan. Di

era moden zaman ini, komunikasi tidak lagi di sampaikan

menggunakan cara penyampaian kono atau lama tetapi ia telah

di permodenkan mengikut zaman dan tamadun manusia itu

sendiri. Syed Salim Agha, 1992 telah menyatakan sistem

komunikasi ini telah di adaptasi atau di gunakan dalam

perlbagai bidang seperti perdagangan, pendidikan,

perkhidmatan dan pembuatan. Di era ini manusia tidak lagi

boleh mengetepikan sistem komunikasi tradisional yang telah

2

CBFC 1103 PENGENALAN KOMUNIKASI–lama di guna pakai sebelum ini kerana teknologi baru yang di

perkenalkan bukan sebagai asbab untuk melupakan terus sistem

atau corak dan konsep komunikasi terdahulu tetapi membaik

pulih atau sebagai alternative bagi meningkatkan keupayaan

sistem komunikasi sedia ada. Komunikasi membolehkan kita

mewujudkan satu perhubungan dan perkongsian maklumat yang

sempurna supaya setiap orang memahami dan mendapat segala

maklumat dengan betul, sempurna dan lebih jelas. Penyampaian

maklumat atau info yang salah dan tidak tepat akan

menyebabkan golongan penerima maklumat tersebut keliru

dengan apa yang ingin di sampaikan. Komunikasi juga

merupakan elemen penting dalam setiap organisasi dan

merupakan faktor utama yang mengakibatkan kejayaan atau

kejayaan pada sesebuah organisasi terutamanya yang

melibatkan industri pembinaan, ini kerana komunukasi yang di

guna pakai dalam bidang ini sangat komplek dan dan unik,

setiap maklumat wajib benar dan tepat. Kegagalan dalam

menyampaikan maklumat akan mengakibatkan setiap urusan dalam

bidang pembinaan ini tidak berjaya dan segalanya akan

menjadi kucar kacir apatah lagi ia melibatkan pelbagai pihak

seperti arkitek, jurutera, juruukur, kontraktor dan

pelanggan.

PENGENALAN

3

CBFC 1103 PENGENALAN KOMUNIKASI–

Gambarajah 1: Komunikasi dalam organisasi

Komunikasi adalah suatu proses penyampaian maklumat dari

seorang individu kepada individu yang lain di mana maklumat

yang ingin di sampaikan di fahami oleh pihak yang lain.

Komunikasi boleh terjadi melalui perbualan, gambaran,

perlakuan, ”body contact” dan sebagainya. Kebiasaannya

komunikasi akan melibatkan seorang atau ramai. Setengah

pendapat menyatakan komunikasi bermaksud suatu proses

interaksi dalam penyampaian makna, pendapat atau penyampaian

idea atau pertukaran idea serta perkongsian maklumat.

Komunikasi juga boleh di sampaikan dalam pelbagai bentuk

seperti media massa, pertuturan, simbol, intonasi bunyian

4

CBFC 1103 PENGENALAN KOMUNIKASI–dan sebagainya. Setiap proses komunikasi adalah secara

berterusan dan setiap proses akan berubah dari semasa ke

semasa, tiada awalan dan pengakhirannya kerana ia di

pengaruhi oleh pelbagai faktor diantaranya:

(i) Tahap kandungan makna dalam mesej

(ii) Tahap hubungan makna yang ingin di sampaikan

Konsep komunikasi untuk organisasi lebih luas dan meluas

kerana ia melibatkan disiplin, pertimbangan, analisis dan

kritikan terhadap peranan organisasi dalam kontek dan konsep

komunikasi. Komunikasi dalam organisasi lebih menjurus

kepada apa yang di perkatakan tentang organisasi dan ia

melibatkan banyak aktiviti komunikasi seperti menghatar

email, menulis memo, berkomunikasi melalui telefon,

persidangan, ucapan, persembahan dan sebagainya. Komunikasi

ini bercorak konvensional ia adalah salah satu proses

perhubungan untuk memahami hubungan antara sesama manusia

dan ia memerlukan kefahaman antara dua pihak. Setiap

organisasi akan sentiasa memastikan organisasi tersebut

mempunyai jalur komunikasi yang baik kerana ia melibatkan

hubungan serantau bermula dari pekerja hingga jalinan

perniagaan seluruh dunia di mana perhubungan pelbagai pihak

di wajibkan sentiasa baik agar maklumat yang ingin di

sampaikan boleh di fahami dan kerja – kerja dapat di

jalankan dengan lancar bergantung pada cara dan corak

penyampaian sesuatu maklumat itu. Komunikasi ini boleh di

5

CBFC 1103 PENGENALAN KOMUNIKASI–bahagikan kepada beberapa konsep seperti komunikasi ke

bawah, komunikasi ke atas, komunikasi mendatar, komunikasi

bersilang dan ‘grapevine’. Komunikasi adalah simbolik dan

menjadi simbol kepada perkara yang ingin di sampaikan,

kesimpulannya komunikasi adalah organisasi.

Apakah sebenarnya yang kita faham tentang komunikasi,apakah

sebenarnya yang kita tahu tentang komunikasi organisasi.

Komunikasi adalah organisasi dan di setiap organisasi pasti

akan berlakunya komunikasi dan ia akan berlaku hingga bila –

bila tiada penghujungnya malah tanpa komunikasi, organisasi

itu akan merundum dan jatuh dan ia merupakan faktor yang

penting dalam meningkatkan produktiviti dalam apa juga

sektor kerana ia mempengaruhi kelancaran perjalanan projek

yang sedang dan akan di jalankan. Komunikasi adalah maklumat

dan maklumat adalah kesefahaman manakala kesefahaman pula

adalah tindakan untuk menghasilkan keputusan atau susulan

tindakan demi mencapai suatu keputusan dan kepuasan, ia juga

alah perhubungan dua arah yang melibatkan penyampai dan

penerima untuk memahami maksud yang di perkatakan.

Perhatikan lima jenis komunikasi yang telah di kenal pasti

di dalam sesebuah organisasi seperti yang di tunjukkan dalam

gambarajah di bawah.

6

CBFC 1103 PENGENALAN KOMUNIKASI–

Gambarajah 2 : Jenis – jenis Komunikasi

Jenis – jenis komunikasi yang telah di kenal pasti berlaku

dalam setiap organisasi seperti yang di tunuukkan di atas,

jelaslah bahawa setiap komunikasi yang terjalin tidak boleh

tidak akan bersangkut paut dengan jenis – jenis tersebut.

Oleh kerana itu tidak hairanlah organisasi kami juga

mengaplikasikan konsep yang sama. Organisasi kami juga

Komunikasi ‘grapevine

’

Komunikasi bersilang

Komunikasi kebawah

Komunikasi mendatar

Komunikasi keatas

Jenis - jenis

Komunikasi

7

CBFC 1103 PENGENALAN KOMUNIKASI–menyediakan sistem komunikasi yang amat baik untuk

kelancaran pengurusan organisasi kami, antara jenis – jenis

komunikasi yang kami maksudkan yang telah berlaku di

organisasi kami adalah seperti berikut :-

i) Komunikasi Kebawah

Komunikasi kebawah berlaku di mana pihak pengurusan

tertinggi sentiasa memastikan pihak pengurusan bawahan

sentiasa mendapat maklumat yang betul supaya setiap kerja –

kerja yang dijalankan berjalan dengan lancar selaras dengan

kehendak pihak organisasi. Pihak atasan akan sentiasa

memastikan perhubungan antara kedua belah pihak sentiasa

berjalan dengan baik supaya masing-masing berasa selesa

antara satu dengan lain.

Gambarajah 3: Komunikasi kebawah

Kepuasan pekerja adalah perkara paling utama yang perlu di

ambil berat, pihak tertinggi harus memastikan setiap

kebajikan golongan bawahan tidak di abaikan. Oleh kerana

8

CBFC 1103 PENGENALAN KOMUNIKASI–itu, perhubungan yang terjalin melalui komunikasi antara

pihak tertinggi dan pihak bawahan hendaklah sentiasa baik

dan menepati kehendak ke dua – dua pihak. Kajian yang di

lakukan oleh Puan Sharifah Baharum dari Hospital Universiti

Kebangsaan Malaysia, Mr. Joki Perdani Sawai dan P.Balan

Rathakrishnan dari Sekolah Saikologi dan Kerja Social

Universiti Malaysia Sabah telah merumuskan dari kajian

tersebut bahawa telah berlaku proses komunikasi kebawah dan

ia merupakan tahap pencapaian kepuasan pekerja di mana

kepuasan pekerja akan berkurangan jika pekerja sentiasa

tidak mendapat maklumat yang mencukupi dan relevan dari

golongan tertinggi. Maklumat yang tidak tepat akan

menyebabkan pemahaman tentang sesuatu kerja itu terbantut

dan tidak dapat di laksanakan dengan jayanya. Komunikasi

jenis ini telah di aplikasikan di syarikat kami telah

membantu sifat kesefahaman yang tinggi antara dua pihak.

Komunikasi antara golongan tertinggi dan golongan bawah

lebih terbuka dan ia menjadikan pekerja lebih berkeyakinan

dengan itu ia dapat membantu memberi sumbangan kepada

organisasi.

ii) Komunikasi Ke atas

9

CBFC 1103 PENGENALAN KOMUNIKASI–

Gambarajah 4: Komunikasi keatas

Komunikasi ke atas berlaku di mana pihak bawahan, pekerja

atau golongan bawahan menyampaikan maklumat kepada pegawai

tertinggi atau pihak organisasi. Komunikasi ini bertujuan

untuk penyampaian maklumat atau memperolehi maklumat tentang

aktiviti dan perlaksanaan kerja atau tugas – tugas yang di

berikan kepada golongan bawahan. Penyampaian maklumat dari

golongan bawahan kepada golongan atasan boleh di

klasifikasikan sebagai penyampaian laporan dan laporan yang

di sampaikan ini akan memberikan input atau maklumat kepada

pengurusan tentang perkara yang berlaku di peringkat bawahan

seperti yang di amalkan dalam sistem komuikasi di organisasi

kami, seperti berikut :-

a) Laporan yang di sediakan oleh sub-ordinat tentang

prestasi kerja dan masalah yang di hadapi di bahagian masing

– masing serta cadangan tindakan yang harus di ambil.

10

CBFC 1103 PENGENALAN KOMUNIKASI–b) Mendapatkan maklumat atau memperbaiki pengetahuan tentang

amalan dan polisi organisasi di mana ia merupakan salah satu

saluran untuk menyampaikan rasa ketidakpuasan hati golongan

bawahan terhadap pengurusan organisasi.

c) Bertukar – tukar maklumat tentang sub-ordinat dari

peringkat bawahan hingga peringkat atasan secara terus andai

berlaku salah faham dalam pengendalian kerja atau polisi

organisasi.

Pihak pengurusan organisasi hendaklah sentiasa memberikan

kerjasama kepada golongan bawahan dalam menyalurkan maklumat

atau memberikan segala bentuk laporan atau pemahaman tentang

organisasi kepada peringkat bawahan supaya golongan ini

lebih memahani tentang syarat dan tindakan yang perlu di

ambil oleh pihak organisasi andai berlaku perkara-perkara

yang tidak di ingini. Golongan bawahan pula hendaklah

sentiasa memastikan segala kerja yang di amanahkan di

lakukan dengan baik dan sempurna sejajar kehendak

organisasi. Konsep komunikasi yang di amalkan di organisasi

kami ini dapat di lihat seperti gambarajah berikut:

iii) Komunikasi mendatar

11

CBFC 1103 PENGENALAN KOMUNIKASI–

Gambarajah 5: Komunikasi mendatar

Selain dari dua jenis komunikasi yang telah di perkatakan

sebentar tadi yang telah di aplikasikan di organisasi kami

berlaku juga komunikasi mendatar. Komunikasi mendatar

bermakna komunikasi yang berlaku antara sesama bahagian

seperti pekerja antara pekerja, pihak atasan antara pihak

atasan, sesama bahagian dan sebagainya . Komunikasi ini

lebih bersifat perkongsian ilmu atau maklumat, pengetahuan

dan pertukaran idea antara satu dengan lain atau erti kata

lain lebih melibatkan perbincangan untuk menyelesaikan

sesuatu masalah atau mendapatkan cara atau idea lebih

berkesan untuk menyelesaikan permasalahan yang di hadapi

ketika itu.

iv) Komunikasi silang salur

12

CBFC 1103 PENGENALAN KOMUNIKASI–

Gambarajah 6: Komunikasi Silang Salur

Organisasi kami juga telah mengamalkan corak komunikasi

bersilang dan komunikasi ini di katakan berlaku antara

pegawai tertinggi dan pegawai tertinggi yang lain. Ia juga

berlaku antara pegawai tertinggi dan pegawai bawahan di satu

– satu masa dengan matlamat untuk menyampaikan sesuatu

maklumat supaya kedua – dua pihak dapat memahami proses

organisasi dengan baik dan mengetahui apa yang berlaku di

tempat atau bahagian masing - masing. Sebagai contoh,

pekerja bawahan secara langsung melapurkan setiap perkara

kepada pihak atasan samada melalui telefon, email atau

berjumpa sendiri pegawai tertinggi di bahagian masing –

masing untuk mendapatkan informasi atau menyampaikan sesuatu

maklumat . Pihak organisasi mewajibkan semua pekerjanya

”low performing” dan high performing di setiap bahagian masing –

masing sentiasa mempunyai perhubungan komunikasi yang baik

sesama sendiri agar segalan urusan berjalan lancar dan

13

CBFC 1103 PENGENALAN KOMUNIKASI–sempurna supaya tidak ada masalah di bahagian masing –

masing.

v) Komunikasi Grapevine

Gambarajah 7: Komunikasi Grapevine

Komunikasi grapevine bermaksud komunikasi yang menjurus

kepada gosip, komunikasi ini kebiasaannya di lakukan oleh

golongan bawahan dan ia lebih kepada berita atau penyampaian

maklumat yang tidak benar tentang sesuatu perkara. Sebagai

contoh, sesetengah pekerja membuat “rumourse” tentang

organisasi yang akan memberikan esos atau syer syarikat

kepada pekerja sedangkan maklumat itu hanyalah maklumat yang

tidak pasti. Komunikasi grapevine ini sering berlaku di mana

– mana organisasi tidak kira di mana juga selagi ada

komunikasi antara seseorang individu dan individu yang lain

ia pasti akan berlaku. Komuikasi ini juga telah berlaku di

14

CBFC 1103 PENGENALAN KOMUNIKASI–organisasi kami di mana beberapa pekerja telah menyebarkan

maklumat kononnya organisasi akan berpindah ke suatu tempat

yang baru sedangkan perkara itu tidak pernah di bincangkan

atau kenyataan tidak pernah di keluarkan oleh pihak

organisasi sendiri. Oleh kerana itu haruslah di pastikan

setiap maklumat yang hendak di sampaikan haruslah betul dan

tepat keran segala maklumat yang di perkatakan pastinya akan

mempengaruhi organisasi itu sendiri. Jika berita yang di

sampaikan itu baik organisasi akan di kenali dengan yang

baik – baik juga dan jika seseuatu maklumat yang di

sampaikan itu tidak elok sudah pasti akan mennjadikan

organisasi itu juga buruk dan tercemar.

Pada pandangan dan pendapat saya dari pelbagai bentuk

komunikasi yang telah di praktikkan di organisasi kami,

komunikasi bersilang adalah cara komunikasi yang terbaik dan

bagus kerana melalui komunikasi bersilang segala maklumat

dapat di sampaikan dan di fahami dengan lebih cepat dan

pantas, sebagai contoh pihak atasan organisasi selalu

mengadakan sesi diskusi antara pihak tertinggi dan pihak

bawahan supaya kedua – dua pihak dapat memahami setiap

situasi yang berlaku. Kadang kala juga pihak bawahan akan

menyampaikan segala maklumat atau perkara – perkara yang

melibatkan kerja kepada pegawai tertinggi bahagian mereka

untuk di perbincangkan di masa akan datang atau semasa

siding diskusi di adakan. Konsep keterbukaan ini selalu di

15

CBFC 1103 PENGENALAN KOMUNIKASI–pandang tinggi oleh kedua – dua pihak dan di terima dengan

hati yang terbuka. Simboliknya konsep komunikasi ini telah

berjaya menjadikan organisasi kami sebuah organisasi yang

masyur di kalangan pesaing dan juga memberikan keselesaan

kepada segenap lapisan pekerjanya kerana konsep ini memberi

peluang kepada pekerjanya bertukar – tukar pandangan dan

pendapat untuk memperbaiki sistem kerja di bahagian masing –

masing.

Kesimpulan

Komunikasi adalah satu jaluran perhubungan atau cara

menyampaikan maklumat dari satu pihak kepada satu pihak yang

lain agar maklumat yang hendak di sampaikan dapat di terima

dan di fahami oleh kedua – dua pihak. Di dalam sesebuah

organisasi, komunikasi adalah satu espek paling penting

dalam fungsi organisasi seperti apa yang di perkatakan oleh

Harcourt, Krizan dan Merrier (1996), dalam jernelnya yang

bertajuk komunikasi dalam organisasi bahawa setiap para

pengurus menghabiskan masa mereka sebanyak 95 peratus

daripada masa bekerja mereka untuk berkomunikasi sedangkan

golongan bawahan pula menggunakan 60 peratus dari masa

bekerja mereka dalam pelbagai bentuk komunikasi. Jelaslah

bahawa komunikasi dalam organisasi melibatkan semua anggota

dalam organisasi tersebut. Komunikasi organisasi di

definasikan sebagai koordinasi rasional tentang aktiviti

16

CBFC 1103 PENGENALAN KOMUNIKASI–sekumpulan manusia untuk mencapai matlamat bersama dengan

pembahagian kerja dan tanggungjawab melalui hiraki

komunikasi yang sedia ada dimana ia melibatkan penyampaian

maklumat atau mesej diantara pekerja dengan pekerja,

kumpulan dengan kumpulan atau organisasi dengan organisasi.

Sejumlah komponen penting atau unsur yang menjadi pra-syarat

terjadinya sebuah komunikasi dalam “bahasa komunikasi”;

komponen – komponen ini meliputi:-

1. Komunikator, orang yang menyampaikan pesan

2. Pesan, pernyataan yang di dukung oleh penyampai pesanan

3. Penerima, orang yang menerima pesan

4. Media, prasarana atau saluran yang membantu dalam proses penyampaian pesanan

5. Efek, kesan dari penyampaian pesan

Komunikasi dalam organisasi ini telah menarik minat ramai

pengkaji seperti France MacDonald (1974), Gemmill (1970) dan

lain – lainnya untuk menjalankan kajian berkaitan komunikasi

terhadap organisasi, lebih – lebih lagi mengenai komunikasi

ke atas berbanding komunikasi ke bawah dan komunikasi

mendatar. Pengkaji – pengkaji tersebut berpendapat bahawa

hubungan komunikasi, kepuasasn kerja, prestasi kerja dan

komitmen organisasi merupakan pemangkin kepada

pembolehubahan hubungan dalam organisasi tersebut dan ia

menjamin kepada kejayaan sesebuah organisasi itu.17

CBFC 1103 PENGENALAN KOMUNIKASI–

Pihak organisasi tidak dapat tidak terpaksa berhadapan

dengan pelbagai permasalahan yang biasa dimana ia merupakan

salah satu masalah yang mendorong pekerja untuk bekerja

dengan lebih produktif dan meningkatkan kepuasan dan

prestasi pekerja di kalangan pekerja itu sendiri. Komunikasi

grapevine umpamanya akan menyumbang kepada prestasi kerja

yang buruk kepada pekerja jika tidak di bending. Oleh kerana

itu, pelbagai usaha telah di susun dan di ambil dan di

rancang untuk di laksanakan oleh pihak organisasi dalam

proses melatih, penempatan semula dan menyampaikan maklumat

dan memberi kefahaman kepada pekerja dalam melaksanakan

tugas mereka dengan lebih proaktif. Komunikasi dalam

organisasi juga melibatkan semua pihak, penyampaian tidak

boleh dari sebelah pihak sahaja malah ia adalah proses untuk

melatih, memahami dan melaksanakan satu kerja kepada kerja

yang lain agar setiap pekerjaan di lakukan dengan penuh

hemah dan baik serta mudah di laksanakan. Selain kepentingan

dan kebaikan dalam komunikasi pihak organisasi juga tidak

lari dari pelbagai masalah yang melibatkan komunikasi antara

pekerjanya, salah faham dalam penyampaian dan penerimaan

maklumat kadang kala boleh mengakibatkan perbalahan antara

pekerja dan pekerja juga pihak tertinggi. Namun begitu ia

bergantung kepada individu itu sendiri bagaimana mereka

mengaplikasikan komunikasi tersebut sesama mereka.

Kominikasi yang berkesan adalah pemangkin kepada kejayaan

18

CBFC 1103 PENGENALAN KOMUNIKASI–sesebuah organisasi di mana semua yang terlibat harus faham

apa yang ingin di sampaikan dan pihak penerima pula harus

faham apa yang telah di sampaikan dan mengambil tindakan

dari apa yang di sampaikan agar tindakan yang di ambil tidak

menyeleweng dari maksud sebenar.

19

CBFC 1103 PENGENALAN KOMUNIKASI–

RUJUKAN / REFERENSI

Definisi, kamus perniagaan: 1.) 1.)

1.)http://www.businessdictionary.com/definition/organization

al

2.) Syed Salim Alga – Buku International Development

Research Centre (Canada), International Development Research

Centre (Canada).

3.) Organisation Communication,Harcourt, Krizan dan Merrier

– Chapter 1

20