Kongre komite üyelerinin belirlenmesi, görev …...Sponsor firma seçimi süreci öncesinde, kongre bütçesi dikkate alınarak sponsorluk dosyası hem Türkçe hem İngilizce olarak

TİDE KONGRE YÖNETMELİĞİ

İçindekiler

1 AMAÇ ......................................................................................................................................................... 3

2 KAPSAM .................................................................................................................................................... 3

3 SORUMLULUKLAR .................................................................................................................................. 3

4 SÜRECİN İŞLEYİŞİ ................................................................................................................................... 3

4.1 KONGRE KOMITESI ÜYELERININ SEÇIMI ....................................................................................... 4

4.2 KONGRENIN GERÇEKLEŞTIRILECEĞI YER VE ORGANIZASYON FIRMASININ

BELIRLENMESI ........................................................................................................................................... 5

4.3 KONGRE KONUSUNUN BELIRLENMESI ............................................................................................ 5

4.4 KONUŞMACI SEÇIMI ............................................................................................................................ 5

4.5 KONGRE DUYURUSUNUN YAPILMASI ............................................................................................... 5

4.6 PROMOSYON MALZEMESI SEÇIMI .................................................................................................... 6

4.7 BASILI MALZEME TAKIBI ................................................................................................................... 6

4.8 SPONSORLUK SEÇIMI .......................................................................................................................... 6

4.9 BÜTÇE HAZIRLIK VE YÖNETIMI ........................................................................................................ 7

4.9.1 KONGRE BÜTÇE İLKELERI .............................................................................................................. 8

4.9.2 KONGRE GELIRLERI ......................................................................................................................... 8

4.9.3 KONGRE GIDERLERI ......................................................................................................................... 8

4.10 SUNUCU KARTLARININ HAZIRLANMASI VE KONUŞMACILARA PLAKET TAKDIMI .............. 8

4.11 RAPORLAMA SÜRECI ......................................................................................................................... 9

5 DOKÜMANTASYON VE REFERANSLAR................................................................................................ 9

6 PERİYODİK DEĞERLENDİRME.............................................................................................................. 9

1 AMAÇ

Bu yönetmelik, Türkiye İç Denetim Enstitüsü’nün (ilerleyen bölümlerde TİDE olarak anılacaktır) her yıl

düzenlemekte olduğu ulusal yada uluslar arası kongre organizasyonlarında faaliyetlerin ne şekilde

yürütüleceğini ve bu süreçte görev alacak komite üyelerinin görev ve sorumluluklarını belirlemeyi

amaçlamaktadır.

2 KAPSAM

Bu yönetmelik, TİDE’de görev yapan ve gönüllük esasıyla kongre komitesine katılarak faaliyetlerin

gerçekleştirilmesinde sorumluluk alan tüm TİDE üyelerini kapsar. Kongre faaliyetleri kapsamında

yürütülecek faaliyetlerde bu yönetmelik hükümleri geçerli olacaktır.

3 SORUMLULUKLAR

TİDE tarafından düzenlenen kongresine yönelik gelir ve giderler için bütçe planlaması, bütçenin

onaylanması, kongre amacıyla gerçekleştirilen harcamaların karşılanması için gelir kalemlerinin

yaratılması komitenin, kongre çalışmalarına aktif destek sağlanması ise TİDE Yönetim Kurulu

sorumluluğundadır.

Kongreden sorumlu Yönetim Kurulu üyesi ise; kongrenin gerek TİDE’nin gerekse “İç Denetim”

mesleğinin itibarına en uygun olacak şekilde gerçekleştirilmesi amacıyla faaliyetlerin yürütülmesinden ve

koordinasyonundan sorumludur. Kongreden sorumlu Yönetim Kurulu üyesi tarafından seçilecek kongre

komitesi başkanı ve üyeleri ise verilen görevleri zamanında ve istenilen şekilde gerçekleştirmekten

sorumludur.

3.1 Yönetmeliğin Hazırlanması, Onaylanması ve Revize edilmesi

Bu yönetmeliğin hazırlanmasından ve güncellenmesinden kongre komitesinden sorumlu Yönetim Kurulu

üyesi, onaylanmasından ise TİDE Yönetim Kurulu sorumludur.

4 SÜRECİN İŞLEYİŞİ

Kongre sürecinde komite üyelerinin seçiminden kongre bitiminde yapılan bütçe performans analizine

kadar olan yürütülen tüm işlemler ve bu işlemlere ait termin süreleri ekte yer alan örnek görev dağılımı ve

tamamlanma süreleri dikkate alınarak Ek-1: Görev Dağılımı’na uygun olarak gerçekleştirilir.

4.1 Kongre Komitesi Üyelerinin Seçimi

Kongre çalışmalarında aktif olarak görev yapacak komite üyelerinin seçimi komiteden sorumlu Yönetim

Kurulu üyesi tarafından gerçekleştirilir. Kongre komitesi üyeleri, daha önce kongre komitesinde görev

almış kişiler öncelikli olmak kaydıyla gönüllü olan TİDE üyeleri arasından seçilir.

Kongre komitesi üyeleri aşağıda belirtilen sorumluluk alanlarına göre belirli sayıda üyeden

oluşturulmalıdır. Kongre komitesinde görev alacak kişilerin aktif katılımcı olmaları ve kendilerine verilen

görevleri sorumluluk bilinci içerisinde yerine getirmeleri esastır.

Bütçe yönetimi; 2 kişi,

Basılı malzeme takibi; 2 kişi,

Sponsorluk süreci; 3 kişi,

Konuşmacı takibi; 1 kişi

Kongre Komitesi Görev Dağılımı

- Sponsorluk firma ziyaretlerine katılım,

- Kongre bütçe-fiili raporlarının incelenmesi,

- Komite çalışmalarının yönetilmesi,

- TİDE Yönetim Kurulu ile bilgi paylaşımı

Kongreden Sorumlu YK Üyesi

- Harcama takibi ve onayı,

- Sponsorluk ve katılım

gelirlerinin takibi,

- Periyodik bütçe-fiili

raporlarının hazırlanması,

- Harcama belgelerinin

kontrolü,

- Bir sonraki kongre için

bütçe hazırlanması

Bütçe Yönetimi

-Sponsor aday listesinin

hazırlanması, -Sponsor firma

ziyaretlerine katılım, -Sponsorluk

sözleşmelerinin

hazırlanması, -Sponsorluk bedeli tahsilat

takibi, -Sponsor taleplerinin TİDE

yönetimine iletilmesi

Sponsor Takibi

-Basılı malzemeler için

fiyat teklifi alınması ve

üst yönetime sunulması, -Basılı malzeme teslimat

sürecinin takibi, -Basılı malzeme kalite

kontrol takibi, -Kongre esnasında alınan

hizmetler ile anlaşma

koşulları uyumunun

takibi

Basılı Malzeme Takibi

-Konuşmacı belirlenme

sürecinde aktif rol alma, -Program akışı

hazırlanması, -Kongre esnasında

konuşmacıların taleplerine

cevap verilmesi

Konuşmacı Takibi

4.2 Kongrenin Gerçekleştirileceği Yer ve Organizasyon Firmasının Belirlenmesi

TİDE Genel Müdürü ve kongreden sorumlu Yönetim Kurulu üyesi tarafından geçmiş yıllarda

organizasyonların gerçekleştirildiği oteller; lokasyon, hizmet memnuniyeti, fiyat açısından değerlendirilir.

Değerlendirme neticesinde, en az 5 otelden fiyat teklifi istenir. (kişi başı fiyat teklifi alınırken; sabah

kahvaltısının olup olmadığı, kahve servisi sayısı, otopark ücreti/indirimi olup olmadığı konularına dikkat

edilmelidir) Teklif değerlendirme sürecinde, kişi başı birim maliyeti ile birlikte TİDE faaliyetlerinin ve iç

denetim mesleğinin en iyi şekilde temsil edilmesi de kriter olarak esas alınmalıdır. Bu süreçte, otel

seçiminin kongre katılımcı sayısını ve sponsorluk gelirini doğrudan etkilediği unutulmamalıdır. Kongre

komitesi tarafından yapılacak değerlendirmede otel seçimi konusunda nihai karar TİDE Yönetim

Kurulu’na aittir. Bununla birlikte, kongre için gerekli olan teknik ekipman, salon süsleme, konuşmacı

seyahat planlaması ve diğer konularda organizasyonu gerçekleştirmek üzere bir organizasyon firması ile

anlaşılır. Bu süreç içinde, TİDE Genel Müdürü ve kongreden sorumlu Yönetim Kurulu Üyesi tarafından

geçmiş yıllarda çalışılan organizasyon firmaları; hizmet memnuniyeti, kalite ve referans açısından

değerlendirilir. En az 3 eş değer firmadan fiyat teklifi alınır ve kongre bütçesi de dikkate alınarak öneriler

TİDE Yönetim Kuruluna sunulur. Komitenin değerlendirmesi ve önerileri doğrultusunda organizasyon

firması seçiminde nihai karar TİDE Yönetim Kuruluna aittir.

4.3 Kongre Konusunun Belirlenmesi

Kongre konusu belirlenirken, uluslararası düzeyde araştırma yapılarak, iç denetim mesleği ile doğrudan

ilişkili güncel bilgiler ışığında katılımcılara en üst düzeyde katma değer sağlanması amaçlanır. Konu

seçimi yapılmadan önce denetim alanında uluslararası gelişmeler ve beklentiler dikkate alınmalıdır.

Kongrede işlenecek olan ana konu ya da konular TİDE Yönetim Kurulu tarafından Kongre

Düzenleme Komitesi Başkanının önerisi ile Yönetim Kurulu toplantısında kararlaştırılır.

Konuların seçiminde, günümüzün değişen koşulları ile meslekteki yenilikler göz önünde

bulundurulmalıdır.

Bir önceki yılın kongresi için yapılan olumlu/olumsuz geribildirimler, oturumlara katılım sayıları

ve ilgi çeken oturumlar hakkında bilgiler paylaşılmalıdır.

Seçilecek olan başlıkların birbirleri ile aynı konuları içermemesine dikkat edilmelidir.

Seçilen konular ve program Yönetim Kurulunun onayından sonra uygulamaya geçer.

4.4 Konuşmacı Seçimi Kongre teması kapsamında kongreye konuşmacı olarak davet edilecek kişiler Yönetim Kurulu tarafından

belirlenir. Kongre katılımcılarının değişik sektörlerden olacağı göz önünde bulundurularak konuşmacı seçimine dikkat edilmelidir.

4.5 Kongre Duyurusunun Yapılması

Kongre konusu, yeri ve zamanı kongre tarihinden en az 3 ay önce TİDE resmi internet sayfasında ve tüm

TİDE üyelerine e-mail duyurusu ile bildirilir. (Örnek için bknz.“Kongre Duyurusu”) Burada amaç hem

katılımcıları önceden bilgilendirerek erken rezervasyon imkanı sağlamak hem de gerçekleştirilen

etkinliklerle ilgili ön bilgilendirmeyi yapmaktır.

4.6 Promosyon Malzemesi Seçimi

Kongre tarihinden en az 2 ay öncesinde, basılı malzemeden sorumlu komite üyesi(leri) tarafından geçmiş

dönemde kongre katılımcılarına verilmiş olan promosyon malzemeleri; kongre teması, birim fiyat, teslim

süresi ve tedarikçi firma bazında incelenir. (Bkz. “Promosyon Dosyası”)

Tüm komite üyeleri ve komiteden sorumlu Yönetim Kurulu Üyesi ile promosyon malzemesi konusunda

görüş alış verişinde bulunulur. Öncelikli değerlendirmede, güncel kongre teması ve bütçe tutarı dikkate

alınır. Kongre komitesi tarafından belirlenen en az 3 promosyon malzeme önerisi birim fiyat ve teslim

günü bilgisi ile birlikte TİDE Yönetim Kuruluna sunulur. Öneriler TİDE Yönetim Kurulu tarafından

değerlendirilir ve nihai karar verilir.

Promosyon malzemesi ile ilgili nihai karar dikkate alınarak en az 3 tedarikçiden fiyat teklifi istenir.

Pazarlık sonucu oluşan son fiyat teklifi kalite, birim fiyat ve teslim tarihi açısından değerlendirilerek

sipariş verilecek tedarikçi belirlenir. Kesin siparişten önce, tedarikçiden numune talep edilir ve gönderilen

numune komite tarafından incelenir. Uygun bulunması durumunda kongre tarihinden 1 ay öncesinde

ürünlerin teslim edilmesi amacıyla sipariş verilir. Siparişin verilmesi, takip edilmesi, ürünlerin teslim

alınması ve ödemenin yapılması ilgili komite üyesi sorumluluğundadır.

4.7 Basılı Malzeme Takibi

Kongrede kullanılacak, yaka kartı, konuşma kartı, plaket, masa bayrağı, masa isimlikleri, roll up vb.

malzemelere ilişkin mutlaka 3 farklı firmadan rekabetçi fiyat teklifleri alınmalı, kalite ve birim fiyat

değerlendirmesi yapılmalıdır. Değerlendirme neticesinde, kalite ve fiyat avantajında ciddi bir farklılık

olmadığı sürece hizmet bütünlüğü açısından söz konusu hizmetler organizasyon firması aracılığıyla

alınabilir.

4.8 Sponsorluk Seçimi

Sponsor firma seçimi süreci öncesinde, kongre bütçesi dikkate alınarak sponsorluk dosyası hem Türkçe

hem İngilizce olarak hazırlanır. Firmalardan alınacak sponsorluk hizmeti, alınacak hizmetin kapsamı

dahilinde dört ana kategoriden oluşur. (2012 yılına ait sponsorluk örnekleri için bknz. “Sponsorluk

Dosyası”);

Ana Sponsorluk

Kongre Sponsorluk

Faaliyet Sponsorluk

Bedelsiz Sponsorluk

Sponsorluk dosyasında;

Kongrenin konusu,

Kongre programı,

Kongrenin görsel teması,

Kongrenin gerçekleştirileceği yer ve zaman bilgisi,

Katılımcı sayısı,

Sponsorluk sınıfları,

Sponsorluk şartları ve bedeli

bilgileri yer almalıdır. (Bkz. Sponsorluk Dosyası) Sponsorluk türü ve bedeli belirlenirken kongre bütçesi

dikkate alınmalıdır. Haksız rekabet yaratılmasını engellemek amacıyla, sponsorluk türü ve şartları

kapsamında sponsorlara sunulan imkanlarda sponsorlardan gelecek taleplere göre sonradan değişiklik

yapılmaması esastır.

Sponsorluk dosyasının hazırlanmasının ardından seçim sürecine yönelik olarak, geçmiş dönemde

sponsorluk yapmış olan firmalar ve sponsorluk şartlarını içeren veriler incelenir. Geçmiş yıllarda

sponsorluk hizmeti vermiş olan firmalar incelenerek (Bkz. “Kongre Sponsor Listesi”), Sponsor Aday

Listesi oluşturulur. (Bkz. “Sponsorluk Dosyası”)

Sponsor aday listesinin oluşturulmasından sonra, kongrenin düzenleneceği tarihten en az 1 ay öncesinde

tüm sponsor adaylarına düzenlenecek kongre ve sponsorluğa yönelik mesaj gönderilir. (Bkz. “Sponsorluk

Bilgilendirme Mesajı”) Mesajın ulaşmasından sonra, TİDE Ofis tarafından sponsor firma yöneticileri ile

randevu takvimi oluşturulur. Sponsorluk için yapılacak firma ziyaretleri, firmanın sponsorluk

potansiyeline göre TİDE Genel Müdürü, TİDE Yönetim Kurulu üye(leri), organizasyon firması temsilcisi

ve sponsorluk çalışmalarından sorumlu komite üyelerinin katılımıyla gerçekleştirilir.

Kongre ile ilgili sponsor firma ziyareti öncesinde, sponsorluk dosyası kaliteli kağıda (tercihen kuşe

kağıda) renkli olarak basılarak görüşme için hazırlanır. Sponsorluk görüşmelerinde, geçmiş yıl

gerçekleştirilen kongreyle ilgili katılımcı sayısı, sponsor firmalar ve kongrenin sağladığı katma değer ile

ilgili bilgi verilir.

Sponsorluk konusunda olumlu geri dönüş yapan firmalarla, sponsorluk sözleşmesi imzalanır. (Bkz.

“Örnek Sponsorluk Sözleşmeleri”) Sponsorluk sözleşmesi öncelikle ilgili firma temsilcileri tarafından

imzalanır ve daha sonra imzaların tamamlanması için TİDE’ye gönderilir.

Sponsorluk sözleşmelerindeki imzaların tamlığı ve sponsorluk bedelinin belirlenen süre içerisinde TİDE

hesabına yatırılması sponsorluktan sorumlu komite üyeleri tarafından takip edilir. Bunun için TİDE Ofis

tarafından komitedeki sorumlu üyelere hangi firmaların sponsor bedelini yatırdığına dair günlük rapor

iletilir. Sponsorluk bedelinin TİDE hesabına yatırılmaması ve/veya KDV tutarının eksik yatırılması

durumunda komite sorumluları firma yetkilileri ile iletişime geçer.

4.9 Bütçe Hazırlık ve Yönetimi

Bütçe, TİDE’nin kongre amaç ve hedefleri doğrultusunda, kongrenin gerçekleşeceği çalışma dönemi

içindeki gelir-gider tahminlerini gösteren ve bunlara ait uygulamanın yürütülmesine yetki veren bir mali

plandır. Kongre bütçe tasarısı en geç Aralık ayı sonuna kadar bütçe yönetiminden sorumlu komite üyeleri

tarafından bir sonraki kongre yılı çalışma hesap dönemi için hazırlanarak Yönetim Kurulu’nun görüşüne

sunulur. Yönetim Kurulu görüş ve onayı dahilinde son şekli verilen bütçe yürürlüğe girer.

4.9.1 Kongre Bütçe İlkeleri

Bütçenin hazırlanmasında bir önceki dönem gerçekleşen rakamlar, sapmalar, ekonomik ve

istatistiki veriler, analitik teknikler ve diğer yöntemler etkililik,verimlilik ilkeleri çerçevesinde

uygulanır.

Bütçe giderleri gelirler toplamını aşamaz, gerçekçi ve denk bütçe ilkesi esastır.

Kongre Bütçesi gelir ve gider kalemlerinden oluşur.

4.9.2 Kongre Gelirleri TİDE’nin ilgili yıldaki kongre düzenlemesine ilişkin sponsorluk bedelleri ile kongre katılım bedellerinin toplam tutarıdır. Sponsorluk gelirleri, sponsorluktan sorumlu kongre üyeleri tarafından ilgili taraflarla sponsorluk

sözleşmesi yapılınca bütçeden sorumlu kişilere bildirilir. Kongre katılım gelirleri için ilgili organizasyon

firması tarafından günlük kayıt raporu hazırlanır ve haftalık gerçekleşmelere göre gelir-gider dengesi

oluşturulur.

4.9.3 Kongre Giderleri

TİDE’nin ilgili yıldaki kongre düzenlemesine ilişkin organizasyon firması giderleri (organizasyon

firmasının hazırlamış olduğu gider bütçesinde gerçekleşen kalemler dahil olmak üzere, organizasyon

firması bütçe örneği için bknz. “2012 Taslak Kongre Giderleri”), taksi, otopark vb. giderlerden oluşur.

Bütçeden sorumlu komite üyeleri tarafından bir önceki kongreye ait planlanan ve gerçekleşen bütçe

incelenmelidir. İlgili komite sorumluları, komite tarafından yapılan harcamalar (yemek, toplantı giderleri

taksi, otopark vb.) da dahil olmak üzere tüm harcamaları (basılı malzeme harcamaları, otel ekstra

masrafları, konuşmacılara yapılması muhtemel ödemeler vb.) günlük olarak takip etmekle sorumludur.

Kongreye ilişkin harcamalar gerçekleştirilmeye başlandığında, harcamalara ilişkin haftalık analizler

yapılır. Planlanan ve gerçekleşen bütçe raporu her Cuma günü Kongre Komitesi Başkanına ve TİDE

Genel Müdürüne sunulur.

Bütçe performans analizleri, bir sonraki yılın taslak bütçe çalışmaları tamamlanıncaya kadar devam eder. Bütçede olmayan hiçbir gider kaleminin yapılmaması esastır. Bütçe harcama kalemleri arasında geçiş yapma yetkisi Komite Başkanında bütçe dışı harcama yetkisi ise Yönetim Kurulu sorumluluğundadır. Komite üyeleri bütçeden sorumlu komite üyesinin onayı olmaksızın harcama yapamazlar.

4.10 Sunucu Kartlarının Hazırlanması ve Konuşmacılara Plaket Takdimi

Sunucu kartları kongreden 5 gün önce hazırlanmalı ve kongreden sorumlu Yönetim Kurulu Üyesi

tarafından kontrol edilerek onaylanması gerekmektedir.

Her konuşma bitiminde konuşmacılara verilecek plaketler önceden hazırlanmalı ve plaketi teslim edecek

TİDE Yönetim Kurulu üyeleri ve yedekleri salonda hazır bulunduğundan emin olunmalıdır. Bu sürece

ilişkin hem plaket verilecek konuşmacı hem de plaketi takdim edecek YK üyesi (yedekler dahil) listesi

sunucularda bulunmalıdır. Plaketi verecek YK üyesi ve yedek olarak belirlenen kişinin salonda

bulunmaması durumunda TİDE Başkanı, TİDE Genel Müdürü veya kongreden sorumlu YK üyesi

tarafından plaketler konuşmacılara takdim edilir.

4.11 Raporlama Süreci

Kongreden sorumlu YK üyesi, düzenli olarak TİDE Yönetim Kuruluna raporlama yaparak gelişmeler ile

ilgili bilgi paylaşımında bulunur. Bununla birlikte, komite ve organizasyon firması tarafından kongre

öncesi ve sonrası TİDE Yönetim Kuruluna yapılacak raporlamalar ve rapor sıklığı aşağıdaki tabloda

belirtilmiştir.

5 DOKÜMANTASYON VE REFERANSLAR

Aşağıda yer alan dosya ve klasörlerin soft versiyonları TİDE ofiste bulunmaktadır.

Kongre Duyurusu

Promosyon Dosyası,

Sponsorluk Dosyası,

Kongre Sponsor Listesi,

Sponsorluk Bilgilendirme Mesajı,

Örnek Sponsorluk Sözleşmeleri,

2012 Taslak Kongre Giderleri

6 PERİYODİK DEĞERLENDİRME

Kongre Yönetmeliği standart olarak her yıl gözden geçirilerek revize edilir.

Organizasyon Firması

Raporları

Rapor

Periyodu

Güncel Katılımcı Sayısı Günlük

Güncel Katılım Bedeli Toplamı Günlük

Gerçekleştirilen Harcamalar Kongre Sonrası

Bütçe-Fiili Karşılaştırma Raporu Kongre Sonrası

Bekleyen İşler Haftalık

Komite Raporları Rapor

Periyodu

Bütçe-Fiili Karşılaştırma Raporu Haftalık

Yaşanması Muhtemel Riskler Haftalık

Sponsorluk Geliri Haftalık

Gerçekleştirilen Faaliyetler 15 Günlük

Bekleyen İşler Haftalık

Ek.1 Görev Dağılımı

XVI. İÇ DENETİM KONGRESİ

(12 Kasım 2012) I. LOJİSTİK Termin Sorumlu Bölüm

1 Taslak bütçe hazırlanması ve onayı 01.08.2012 Bütçe takibi

2 Katılım ücreti belirlenmesi 25.08.2012 Bütçe takibi, YK

3 Gerçekleşen bütçe raporu Her ay sonu Bütçe takibi

4 Kongre logosu belirlenmesi 25.08.2012 Basılı malzeme takibi, YK

5

Konu ve konuşmacıların belirlenmesi (Konuşmacılar içinde ücret ödenecek olan var mı,

belirlenip takibi komite tarafında yapılacak.

Konuşmacılarla kimler görüşecek, YK görev

paylaşımı yapacak)

12.09.2012 Konuşmacı takibi, YK

6 Programın oluşturulması 15.09.2012 YK

7 Programın görsellerinin oluşturulması (Sponsor bilgilerine de yer verilecek)

30.09.2012

Basılı malzeme takibi, org.

firması ya da tasarım

firması

8

Davet edilecek sponsorların belirlenmesi (Kimler sponsor olacak, sponsor geliri, kaç

sponsora ihtiyaç olacak, sponsor metni davet

mektubu hazırlanacak)

01.09.2012 Sponsorluk, YK

9

Sponsorlarla görüşme yapılması,

sponsorlardan bedelsiz katılacak

kişilerin bilgilerinin alınması,

davetiyelerin teslim edilmesi, yaka

kartlarının hazırlanması

15.09.2012 Sponsorluk

10 Sponsorlarla sponsorluk anlaşmalarının

yapılması, ödemelerin takibi 15.10.2012 Sponsorluk,YK

11 Sponsor logo ve iletişim bilgilerinin

organizasyon firmasına iletilmesi 25.10.2012 Sponsorluk, Tide Ofis

12 Davetiye görselinin hazırlanması ve

onayı Kongreden 1 ay önce Basılı malzeme takip, YK

13

Davetli listesinin oluşturulması ve onayı,

Kamu Kurumlarından Denetimle ilgili

olanlara konferansa katılım için

davetiye gönderilmesi (50 kişi)

Kongreden 1 ay önce Basılı malzeme takip, YK

14 Davetlilere ön duyurunun yapılması-

VIP hariç Kongreden 1 ay önce

Basılı malzeme takip,

organizasyon firması

15

Davetiye gönderilmesi (Davetiye örneklerinin hazırlanması gerekiyor.

TİDE Yönetim organlarına konferansa katılım için

davetiye gönderilmesi)

Kongreden 1 ay önce Organizasyon firması

16 Sponsorlar sunum yapacaklarsa

programa dahil edilmesi 15.10.2012 Sponsorluk

17 Sponsor sunumlarının organizasyon

firmasına yönlendirilmesi 25.10.2012 Sponsorluk

18

Salon iç yerleşim onayı (Kahve yemek arasında kendi ürünlerini tanıtma

ayarlaması yapılacak, yerleşim sırasında komiteden

görevli kişide nezaret edecek)

05.11.2012 Sponsorluk

19

Konferans duyurusunun Web sitesinde

yayınlanması, üyelere mail gönderilmesi

(format belirlenecek)

30.09.2012 TİDE ofis

20 Konferans duyurusunun medyada

yayınlanması-yazılı ve görsel 30.09.2012

Kurumsal iletişim

komitesi

21

Katılımcı listesi oluşturulması (Tide ofis üye aidatı ödeyen üye listesini iletir.

organizasyon firması kayıtları alır, sistem üzerinden

tahsilat var ise org. firması fatura kesimi için ofisi

bilgilendirir.)

Konferans gününe kadar Organizasyon firması

22 Otel ile ilgili olarak; Menü belirlenmesi Kongreden 1 ay önce Organizasyon firması,

sponsorluk

23

Otel ile ilgili olarak; Bayrak asım

yerlerine karar verilmesi (Sponsorlar belli olduktan sonra otel sözleşme

istenecek, salon bölünme şekilleri onayı verilecek,

perde yerlerine karar verilecek)

Kongreden 1 ay önce Organizasyon firması,

sponsorluk

24

Sponsorlar için sergi alanında yer

belirlenmesi ve bildirilmesi (Otel sözleşme istenecek, salon bölünme şekilleri

onayı verilecek, perde yerlerine karar verilecek,

kongreden önce incelenecek)

Kongreden 1 ay önce Organizasyon firması,

sponsorluk

25

Broşürün tamamlanması, Başvuru ve

TİDE Üyelik formu dahil (Tide konuşmacılar, konuşmacıların programı

komite tarafından iletilecek, resimler tide tarafından

iletilecek)

Program yayınından sonra TİDE ofis, Basılı Malzeme

Takip, Org. firması

26

Plaketler için isim listesi ve metnin

belirlenerek organizasyon firmasına

gönderilmesi (Metin örnekleri TİDE ofiste)

12.10.2012 Basılı malzeme takip, YK

27 Sponsor bayrakları ve Tide bayrağı En geç kongreden 1 hafta önce Organizasyon firması,

basılı malzeme takip

28

Katılım sertifikasının hazırlanması (Katılım listesi + protokolden gelecekler (teyit

edenler) ve kongre günü katılanların da ilk oturuma

kadar isimleri alınarak liste son haline getirilip

basıma gönderilecek)

Kongre günü öğlene kadar Organizasyon firması,

basılı malzeme takip

29 Promosyon seçimi Kongreden 1 ay önce Basılı malzeme takip, YK

30 Promosyon hazırlanması Kongreden 1 hafta önce Organizasyon firması

31 Anket formunun hazırlanması ve basımı Kongreden 1 hafta önce Organizasyon firması

32

Panel soru kartı hazırlanması (Paneldeki katılımcılara neler sorulması gerektiğine

dair soru kartı hazırlanması, tasarımı komite

iletecek-soru bankası hazırlanabilir.)

Kongreden 1 hafta önce Basılı malzeme takip

33

Katılımcılara konferansla ilgili CD’nin

hazırlanması, pdfe çevirilmesi,

sunumların ulaştırılması

Basılı malzeme takibi

34 Yaka kartlarının basılması ve

ulaştırılması Basılı malzeme takibi

35 Yemek, otopark için bilet

Basılı malzeme takibi

36

İç Mekan Tasarımı (Sahne ve Kayıt

Masası) için tekliflerin alınması ve

değerlendirilmesi

Org. firrnası, YK

37 Konferansla ilgili tüm YK kararlarının

tamamlanması YK

38 Sunucu ayarlanması, senaryo

düzenlenmesi 12.10.2012 Konuşmacı takibi

39 Sunum kartlarının hazırlanması (org. firmasına tüm unvanlar bildirilecek)

12.10.2012 Konuşmacı takibi,

organizasyon firması

40 Basın Dosyasının Hazırlanması

(Konferans + TİDE) Basılı malzeme takip

41 Fotoğraf çekimi için üyelerden ve org.

firmasından destek alınması Basılı malzeme takip

42

Protokol Listesinin hazırlanması ve

davetiyelerin ulaştırılması Kamu

Kurumlarından Denetimle ilgili olanlara

konferansa katılım için davetiye

gönderilmesi (50 kişi)

Konuşmacı takibi

43 Broşürün potansiyel üyelere ve

katılabilecek kitlelere ulaştırılması Basılı malzeme takip

44

Davetiyelerin dağıtımı için MNG Kargo

veya Mail Box ile görüşülmesi ve barter

opsiyonu verilmesi, stand karşılığı

Basılı malzeme takip, Tide

ofis

45

Sponsorlardan, konferansta

dağıtılmasını istedikleri dokümanların

istenmesi, paketlere konulması

Kongreden 1 gün önce Organizasyon firması

Sponsorluk

46

Oturum Başkanlarına, sunumların

gönderilmesi, paralel oturumlarda

paylaşım yapılması

Kongreden 2-3 gün önce Konuşmacı takip

47 Otelde konaklama ve araç temini Konuşmacı takibi,

organizasyon firması

II. PAZARLAMA /TANITIM Termin Sorumlu Bölüm

48 Finans Dünyası ve Bankalara broşür ve

davet mektubunun ulaştırılması TİDE ofis

49 TİDE üyelerine her hafta hatırlatma

maili atılması TİDE ofis

50 İMKB-30 işlem gören şirketlere aktif

pazarlama Sponsorluk

III. FINANSMAN Termin Sorumlu Bölüm

51

Havale yapılanlarla ilgili olarak Kongre

hesabının detaylarının her akşam ajansa

gönderilmesi (2012 yılında online takip)

Bütçe takibi

52 Bütçenin revize edilmesi

Bütçe takibi

IV. DENETİM ve RAPORLAMA Termin Sorumlu Bölüm

53 Bütçe Takip

Bütçe takibi

54 Haftalık Toplantı tutanağı

Genel sekreter

55 Arşivleme

Genel sekreter