Komunikasi Dalam Manajemen II

KOMUNIKASI DALAM MANAJEMEN BERORGANISASIOLEH :

Oci Etri Nursanty.,S.Kep,Ns,MMR

Definisi Fungsional Komunikasi Organisasi

Komunikasi Organisasi dapat didefinisikan sebagai pertunjukkan dan penafsiran pesan di antara unit-unit komunikasi yang merupakan bagian suatu organisasi tertentu.

Suatu organisasi terdiri dari dari unit-unit komunikasi dalam hubungan hierarkis antara yang satu dengan lainnya dan berfungsi dalam suatu lingkungan

Komunikasi Internal

Dua dimensi komunikasi internal :

A. KOMUNIKASI VERTIKAL ! Komunikasi dari pimpinan ke staff, dan dari staf ke pimpinan dengan cara timbal balik [two way traffic communication]. " Downward Communication ! komunikasi

atas ke bawah. Contoh pimpinan memberikan instruksi, petunjuk, informasi, penjelasan, perintah, pengumuman, rapat, majalah intern [lihat contoh skema]

" Upward communication ! dari bawah ke atas. Contoh staf memberikan laporan, saran-saran, pengaduan, kritikan, kotak saran, dsb kepada pimpinan

B. KOMUNIKASI HORISONTAL ! omunikasi mendatar, antara anggota staf dengan anggota staf. Berlangsung tidak formal, lain dengan komunikasi vertikal yang formal. Komunikasi terjadi tidak dalam suasana kerja ! Employee relation dan sering timbul rumours, grapevine, gossip

C. KOMUNIKASI DIAGONAL [CROSS COMMUNICATION]Komunikasi antara pimpinan seksi/bagian dengan pegawai seksi/bagian lain.

Komunikasi Eksternal

" Komunikasi dari organisasi kepada khalayak !bersifat informatif Majalah, Press release/ media release,

Artikel surat kabar atau majalah, Pidato, Brosur, Poster,

Konferensi pers, dll " Komunikasi dari khalayak kepada

organisasi

Efektivitas komunikasi dlm organisasi dipengaruhi oleh bbrp faktor :

1. Saluran komunikasi formal2. Struktur organisasi3. Spesialisasi jabatan4. Pemilikan informasi

1. Saluran komunikasi formal (SKF)

SKF mempengaruhi efektifitas komunikasi dg 2 cara :

Liputan sal. Formal makin melebar sesuai dg tumbang organisasiex. Komunikasi efektif sulit dicapai dlm organisasi yg besar dan cabang2nya menyebar

SKF dapat menghambat aliran informasi antar tingkat organisasiex. Penyampaian informasi dari tingkat bawah dapat disampaikan pada petugas diatasnya, tdk selalu langsung pada manager/direktur

2. Struktur wewenang organisasi

Perbedaan kekuasaan dan kedudukan (status) dlm organisasi akan menentukan pihak2 yang berkomunikasi dg seseorang serta isi & ketepatan komunikasi

3. Spesialisasi jabatan

Para anggota suatu kelompok kerja yang sama akan cenderung berkomunikasi dg istilah, tujuan, waktu dan gaya yang sama

Komunikasi antar kelompok yang berbeda cenderung terhambat

4. Pemilikan informasi

Individu yang mempunyai informasi khusus dan pengetahuan ttg pekerjaan mereka

Ex. Kepala bidang perawatan, kepala tata usaha

Komunikasi dlm tim

U/ mendorong tjdnya komunikasi, pemimpin tim harus memperhatikan prinsip2 berikut :

Seluruh anggota tim harus bebas mengemukakan dan menjelaskan pandangan2 mereka dan harus disorong bertindak spt itu

Pesan baik lisan/tertulis harus jelas, bahasa mudah dimengerti

Komunikasi dpt berjalan bila antara komunikator dan komunikan terjadi hub yg baik

Perbedaan pendapat harus diarahkan pada hal yg konstruktif

Definisi:

A. IKLIM KOMUNIKASI ORGANISASIPersepsi-persepi atas unsur-unsur organisasi dan pengaruh unsur-unsur tersebut serta memberi pedoman bagi keputusan dan perilaku individu (Pace dan Faules,2002:p,149).

Dimensi Iklim Komunikasi Organisasi (R.Wayne Pce dan Peterson)Kepercayaan :Makin tinggi kepercayaan motivasi bertambahPembuatan Keputusan Bersama:

Komunikasi antar anggota organisasiKejujuran:Keterusterangan dalam hubungan-hubungan dalam organisasi

Keterbukaan dalam Komunikasi ke bawahanMendengarkan dalam komunikasi ke atasPerhatian pada tujuan berkinerja tinggi

Unsur-Unsur dalam Komunikasi Organisasi Aktivitas pekerjaan Langkah-langkah pelaksanaan kerja Kualitas hasil Pola waktu kerja

B. Pendengar yang Baik

Pusatkan perhatian anda pada orang yang sedang berbicara dan dengarkan apa yang dia katakan.

Pandanglah mata lawan bicara anda dengan wajar.

Berikan respon yang bersahabat, misal mengangguk,tersenyum,tertawa atau memebrikan komentar pendek.

Berikanlah kesempatan lawan bicara anada untuk menyelesaikan apa yang ingin dikatakan.

Bila merasa bosan atau tidak berminat dengan topik pembicaraannya, alihkan dengan perlahan-lahan.

Buatlah lawan bicara anda bersemangat untuk terus berbicara.

Kendalikan diri agar tidak tergoda mengalahkan lawan bicara.

Belajar meringkas apa yg diuraikan, belajar peka terhadap motif orang lain.

Belajar mendengarkan dengan tulus.

C.Media Komunikasi

Rapat : suatu pertemuan dan berwenangan untuk membuat keputusan.

Komunikasi Verbal Vocabulary (Perbendaharan kata-kata) Racing (Kecepatan) Intonasi Suara (akan mempengaruhi arti

pesan secara dramatik sehingga pesan akan diartikan berbeda)

Humor Singkat dan jelas Timing(waktu yang tepat)

Komunikasi Non Verbal (Arnold dan Boggs (1989)Ekspresi wajahKontak mataSentuhanPostur tubuh dan gaya berjalan/body

languageSoundGerak isyarat

D. Supervision

Berasal dari bahasa “Latin”• Super = Di atas• Videre = Melihat*Supervisi berarti melihat dari atas*

Secara umum Supervisi adlh melakukanpengamatan scr langsung & berkala oleh“atasan” thdp pekerjaan yg dilakukan“bawahan”, kemudian dpt memberikanbantuan dlm mengatasi masalah scrlangsung.

Manfaat Supervision

Meningkatkan efektifitas kerja, Peningkatan pengetahuan d Keterampilan bawahan Terbina hubungan harmonis antara

atasan & bawahanMeningkatkan efesiensi kerja, Berkurangnya kesalahan yg

dilakukan bawahan Mencegah perbuatan yg sia-sia

Unsur Pokok dalam Supervision

PelaksanaanPenanggungjawabnya adlh Atasan (Superisor) Kelebihan berorganisasi, pengetahuan & keterampilan

SasaranPekerjaan yg dilakukan bawahan & bawahan yg melakukan pekerjaan

Frekuensi Berkala sesuai derajat kesulitan & penyesuaian pekerjaan

Continue...

TujuanMemberi bantuan secara langsung berupa bekal, thdp bawahan agar dpt melaksanakan tgs dg baik

Teknik1. Menetapkan masalah & prioritasnya2. Menetapkan penyebab masalah, prioritas,

dan jln keluarnya3. Melaksanakan jln keluar4. Menilai hasil yg dicapai untuk tindak lanjut

Bagaimana Prinsip Pokok dlm Supervision ?.... Meningkatkan kinerja bawahan Supervisi bersifat edukatif & suportif Dilakukan secara berkala & teratur Menjalin kerjasama yg baik dg

mengutamakan kepentingan bawahan pd proses penyelesaian masalah

Strategi & tata cara supervisi sesuai kebutuhan masing2 pegawai.

Dilakukan secara fleksibel & selalu Up to date.

Continue...

Membutuhkan dasar pengetahuan management HAM kemampuan mengaplikasikan managemen & kepemimpinan

Kemampuan utk kerjasama, proses demokrasi diantara supervisor & staf pelaksana

Proses managemen yg sesuai dg misi, filosofi, sasaran, perencanaan

Menciptakan pola komunikasi > efektif shg dpt merangsang kreatifitas yg positif

Menetapkan tujuan berdasarkan perkembangan efektifitas & efisiensi dlm pelayanan kep.

Teknik Pokok supervision

Harus identik dg problem solving1. Pengamatan secara langsung

a. Sasaran pengamatan (selective supervision)b. Objectivitas pengamatan dg check list yg apa

adanyac. Pendekatan pengamatan dg edukatif, suportif

bukan dg menunjukkan kekuasaan / otoritas.

2. Kerjasama Menjalin komunikasi yg baik antara

supervisor dg bawahan dlm menyelesaikan masalah dg prinsip team work.

PERAN SUPERVISIOR

1. Perencanaan Program pengawasan

2. Penilai pelaksanaan kerja dibandingkan standart

3. Pembina bimbingan4. Pencegahan kebocoran &

pemborosan5. Penyelamat kekayaan institusi6. Pengambilan tindakan koreksi