Kommer nutiden att finnas i framtiden?¥n vänster Amalia Nordström, Maria An-dersson.Anna Lessel var senare i livet ledamot av Sveriges Allmänna Folkskollärarförenings centralstyrelse.

Meddelanden från TAM-Arkiv • Nummer 2, december 2004

God Jul & Gott Nytt År!God Jul & Gott Nytt År!

Kommer nutiden att finnas i framtiden?Tema: Digital dokument- och ärendehantering

Kommer nutiden att finnas i framtiden?Tema: Digital dokument- och ärendehantering

TAMREVY 2 • 20042

NoteratNoterat

Mattias Hammarlund vikarierar för Ylva

Arkivarie Ylva Taubert är barnledig från november och ett år framåt. Den 26november fick Ylva och hennes Henrik en fin liten flicka som skall heta Ma-

ria. Grattis Ylva! Ylvas vikarie heter Mattias Hammarlund. Han började på TAM-Arkiv den 4 ok-tober och tar över som kontaktperson för Ylvas medlemsorganisationer underhennes frånvaro. Mattias har arbetat som arkivarie och konsult inom doku-menthantering på bland annat Wima-Dok, Svensk Kärnbränslehantering ochEricsson Process & Application Consulting.

De blivande folkskollärarinnorna vid Rostads seminarium i Kalmar gymnastiserar. Bilden ärtagen 1912 och återfinns i Sveriges allmänna folkskollärarförening & Federationen SAF:sbildarkiv.

Pågående bildregistre-ringsprojekt

Gunvor Larsson-Utas har nu avslutat identifieringen och registreringen avSveriges Allmänna Folkskollärarförenings (SAF) bildmaterial. SAF bekostar

en projektanställning för att lägga in bilderna i vår bilddatabas Pictor. Arbetet,som pågår under december, utförs av Ann Nordlöf.Ett projekt för att registrera Sif:s bilder har också påbörjats. Det är Hans Samu-elsson och Arne Andersson, Sif-veteraner och mångåriga medarbetare på Sif:skansli, som arbetar med att identifiera och manuellt registrera det stora bild-materialet.Innehåll

2 Noterat

3 Kommer nutiden att finnas i framtiden?

4 Vad är det för skillnad på doku-menthantering, ärendehantering och arkivering?

6 Projektet Långsiktigt Digitalt Bevarande (LDB) – en översikt

8 Dokumenthanteringsprojektet på Sif

10 Används digital dokument-hantering?

12 E-doc på Sida

14 Resultatet av enkäten om doku-menthantering och IT-stöd

TAM-Revy nr 2, december 2004Årgång 7Redaktör och ansvarig utgivare: Annelie JohanssonI redaktionen även: Björn HolmbergGrafisk form och layout:Clou form/Madeleine VestinKopiering: Katrineholm Printshop

TAM-ArkivVästmannagatan 52Box 6157, 102 33 StockholmTelefon: 08-54 54 15 60Fax: 08-31 71 76E-post: [email protected]: www.tam-arkiv.se

Omslagsbild: Se nästa sida

Kommer nutiden att finnas i framtiden?

TAMREVY 2 • 2004 3

Nya medlemmar i för-eningen TAM-Arkiv

Från den 1 juli 2004 är SACO-förbunden Civilekonomer-na och DIK nya medlemmar i föreningen TAM-Arkiv.

TAM-revy hälsar de nya medlemmarna varmt välkomna!

Den 12 oktober anordnade TAM-Arkiv en väl-besökt medlemskonferens på Riksarkivet, be-titlad Kommer nutiden att finnas i framtiden?

Flera av våra medlemsorganisationer har efterfrågat in-formation kring och hjälp med införandet av digitaladokument- och ärendehanteringssystem. Syftet medkonferensen var att klargöra hur TAM-Arkiv ser på des-sa frågor, att förmedla vilka tjänster vi kan erbjudamedlemmarna, samt att ge glimtar från utvecklingsar-bete som sker på andra håll, främst hos statliga myn-digheter och organisationer. I detta nummer av TAM-revy publiceras några av anförandena från konferenseni bearbetad form: arkivrådet Börje Justrell från Riksar-kivet, tillika expertledamot i TAM-Arkivs styrelse, be-rättar om Riksarkivets projekt kring långsiktigt digitaltbevarande; Per Granath, arkivarie på Sida, skriver ominförandet av ett elektroniskt ärende- och dokument-hanteringssystem på myndigheten; TAM-Arkivs arki-varier Anna Kalisz, Ylva Taubert och Mattias Hammar-lund delar med sig av erfarenheter från våra aktuellaprojekt.

Det långsiktiga bevarandet av digitalt arkivmaterialär en brännande fråga som alla arkivinstitutioner, storasom små, brottas med. Elektronisk ärende- och doku-menthantering ger upphov till en mängd frågor kringprocesser, teknik, juridik och säkerhet. Långtidsbeva-randet av det digitala material, som ärendehanterings-systemen genererar, är ett problem som ännu inte harfått sin definitiva lösning. TAM-Arkiv är en för liteninstitution för att i egen regi kunna utveckla former fördigitalt bevarande, men det är väsentligt att vi håller ossuppdaterade genom att driva digitala projekt i samar-bete med medlemsorganisationerna, och genom att sa-marbeta med andra arkivinstitutioner. Målet är att våramedlemsorganisationer skall se TAM-Arkiv som dennaturliga samarbetspartnern i frågor som rör doku-menthantering och arkivering.

När TAM-Arkiv intensifierade verksamheten på detdigitala området var det för att vi var rädda för att detute på medlemsorganisationerna används digitala

Omslagsbild: Blivande folkskollärarinnor vidVadstenaseminariet 1879.Övre raden från vänster Anna Larsson (gift Les-sel), Ida Ringquist, Hulda Nordström. Sittandefrån vänster Amalia Nordström, Maria An-dersson. Anna Lessel var senare i livet ledamotav Sveriges Allmänna Folkskollärarföreningscentralstyrelse. Likalönedebatten var en av defrågor som engagerade henne. Bildkälla: Gö-teborgs stadsarkiv/Göteborgs skolmuseum.

system som producerar material som vi inte kan tahand om. Nu när vi har fått lite mer överblick inser viatt digital dokumenthantering inte är det stora proble-met just nu. De flesta av våra medlemsorganisationerhar inte kommit så långt med detta. Det stora proble-met är ”den digitala oredan” som beskrivs i artikeln omSif-projektet - när handläggare har all dokumentation,alla handlingar på sina egna hårddiskar. Vi har påTAM-Arkiv märkt av att vissa materialkategorier, tillexempel projektdokumentation, inte levereras till oss.Det är allvarligt, för det kommer att leda till att organi-sationens arkiv inte speglar organisationens verksam-het. Vi kommer att få vissa vita fläckar i arkiven. Detgäller alltså att rensa i den digitala djungeln, och skaparegler för var, hur och när informationen skall sparas.

Vänd er gärna till oss om ni skall starta ett projektför införande av dokument- och ärendehanterings-system. Vi kan hjälpa till med att upprätta dokument-hanterings- och diarie/dossiéplaner – nödvändiga do-kument för att kunna klassificera informationen/hand-lingarna som läggs in i systemet. Vi kan också hjälpatill med information och förmedling av erfarenheterfrån liknande projekt på andra medlemsorganisationer.Vi håller oss á jour med vad som händer på andra arkiv-institutioner och arbetar med vår egen kunskapsupp-byggnad på området. Min förhoppning är att vi till-sammans skall arbeta vidare med de digitala frågornaför att säkerställa att våra medlemsorganisationers nuti-da historia kommer att finnas kvar även i framtiden.

Så till julen: som vanligt skickar TAM-Arkiv ingajulkort utan skänker istället en gåva till Stadsmissio-nen. Vi på TAM-Arkiv tackar våra medlemsorganisa-tioner och samarbetspartners för ett gott samarbete un-der det gångna året, och önskar er alla:

En Riktigt God Jul och Ett Gott Nytt År!

Stockholm i december 2004Annelie Johansson

TAMREVY 2 • 20044

DokumenthanteringMed dokumenthantering menar vihanteringen av dokumenten/hand-lingarna under ärendets aktiva pe-riod. Dokumenten kan utgöras avpapper eller digitala filer eller bådeoch.

Ärendehantering innebär klassificeringFör att hålla reda på dokumenten iett ärende, från det att ärendet öpp-nas till dess att det avslutas, klassifi-cerar man dokumenten i ett så kal-lat ärendehanteringssystem (ÄHS).Man registrerar så kallad ”meta-data” kring dokumenten, exempel-vis handläggare, avsändare, diarie-nummer och så vidare. Detta krävernågon form av schema eller plansom ofta är baserat på ämnesområd-en eller kategorier, till exempel endiarie-/dossierplan. Alla handlingar isamma ärende hålls samman i enakt och får samma beteckning. EttÄHS kan vara analogt eller digitalt(idag oftast digitalt). Digitala ären-

dehanteringssystem innehåller funk-tionalitet för att lägga upp färdigarutiner mellan handläggarna i enarbetsprocess, så kallad ”workflow”.

Att hantera aktiva dokumentEfter klassificeringen tas dokumen-ten omhand genom just ”doku-menthantering”. Alla handlingarsom hör till ett ärende har ju fåttsamma beteckning/kod och förva-ras därför tillsammans i en akt somantingen kan vara digital, och liggapå exempelvis en server, eller i enpappersmapp hos handläggaren el-ler i ett närarkiv. När nya doku-ment skapas och inkommer i ären-det ska de registreras i ärendehan-teringssystemet och infogas i akten.

Att söka fram dokumentNär man ska söka efter ett doku-ment eller ett ärende så söker man iärendehanteringssystemet. Om ären-dehanteringssystemet är digitalt såökar sökmöjligheterna eftersomman då kan söka på all metadata

Dokumentet inkommer alt. skapas

Klassificering Handläggning BeslutFör referensi närarkiv/i system

Arkivering alt.gallring

Vad är det för skillnad på dokumenthan-tering, ärendehantering och arkivering?

Av Ylva Taubert och Mattias Hammarlund

om ärendet som finns registrerad(datum, ärendemening, handlägga-re, ämne och så vidare).

Arkivering är kontrollerat bevarandeArkiveringen är slutfasen i doku-menthanteringen. För att en hand-ling skall vara arkiverad innebär detatt höga krav uppfyllts på förvar-ing, format, gallring, säkerhet medmera. Handlingar ska bara arkive-ras om de har ett historiskt värdeeller av andra skäl verkligen skalångtidsbevaras. Regler för vilkahandlingstyper som ska gallras re-spektive bevaras fastställs i en såkallad dokumenthanteringsplan.

Rensa innan arkivering!De handlingar och akter som skaarkiveras skall rensas innan de försöver till arkivet. Arbetsmaterial,dubbletter och annat som man inteanser tillför någon information avvärde, plockas bort. Om det ärpappershandlingar ska även gem,plastfickor, gummisnoddar medmera som kan skada papperetplockas bort.

Papper kräver material och lokalFör pappersarkiv ställs krav på ar-kivbeständigt papper och skrivma-

Temat för det här numret av TAM-Revy är ärendehantering, doku-menthantering och arkivering. Det är tre begrepp som ofta går i va-rann, men det finns utmärkande egenskaper och krav som ställs påde olika funktionerna. Här försöker vi reda ut begreppen och förklarade olika termerna, samt ge några tips om vad man bör tänka på närett nytt system skall introduceras.

Dokumentets livscykel

TAMREVY 2 • 2004 5

en uppgift och efter det att ett pro-jekt/uppdrag är avslutat.

I de fall där digitala system in-förs är det viktigt att betona att do-kumenthanteringssystem inte är”IT-projekt” utan att det handlarom att skapa ett användbart verk-samhetsstöd. För detta krävs sam-ma ovan nämnda analys av organi-sationen och dess behov, som se-dan får ligga till grund för att skapavälavvägda rutiner och regler fördokument- och/eller ärendehanter-ingen. För att systemet skall bli enreell framgång krävs nämligen den-na grundläggande ordning som se-dan digitaliseras.

SammanfattningDet är inte tekniken som är lös-ningen på bristande ordning. Tek-niken är ett verktyg som förutsätteren genomtänkt informationsstruk-tur och fasta rutiner. De första frå-gorna man bör ställa sig blir därför:Finns sådana i vår organisation?Kommunicerar vi tydligt hur ochvarför vi bör följa gemensammaprinciper för dokumenthantering-en?

De flesta av oss sparar informa-tion enligt vissa principer. Proble-met är att dessa principer varierarfrån person till person och att maninte lagrar information på ett kon-sekvent sätt. Det är därför viktigtatt ledningen i en organisation ut-reder och förser medarbetarna medgemensamma principer, rutineroch hjälpmedel till exempel engenomtänkt informationsstruktur.Lika nödvändigt är det att ledning-en tydligt kommunicerar ochförankrar nyttan av att sköta doku-menthanteringen i hela organisa-tionen. Det bör också vara ledning-ens ansvar att följa upp att rutiner-na efterlevs, medan det är medar-betarnas ansvar att genomföra denpraktiska dokumenthanteringen idet dagliga arbetet.

Det handlar om att odla en kul-tur där ordning och reda är det na-turliga tillståndet. Mycket viktig äratt den enskilde medarbetaren in-ser att de dokument som skapas itjänsten ägs av arbetsgivaren. Kon-sekvensen blir att informationenbör finnas tillgänglig på en utpe-kad plats både under arbetet med

terial, arkivlokalerna bör ha ettlämpligt format där handlingarnaär skyddade från fukt, brand, ska-degörelse, stöld och så vidare.

Digital arkivering är komplext!Digital arkivering ställer stora kravpå bland annat systemdokumen-tation, plattformsoberoende format(för flytt mellan system utan någoninformationsförlust) och skydd motmanipulering av handlingar (ingaändringar skall vara möjligt attgöra). Vi ska inte gå in på hur manska uppnå de här kraven, men detär viktigt att man är medveten omdem och inte förutsätter att exem-pelvis en wordfil automatiskt blirarkiverad bara för att man sparardem i en viss mapp på en server.

Viktigt att tänka på!Vad är det som avgör om ett nyttsystem kommer att fungera välinom en organisation? Förutom frågorna kring vad manskall ha systemet till och vilka kravdet behöver uppfylla, finns detnågra grundläggande erfarenheteratt tänka på.

Gallring

E-postPost Office Övriga system

Ärendehantering

Dokumenthantering

Arkivering

Stora krav på säkerhet, format, klimat m m.

- Papper- Digitala filer

- Papper- Digitala filer

- Klassificering av handlingar- Stöd för arbetsrutiner

Rensning

Ärendehantering, dokumenthantering och arkivering

TAMREVY 2 • 20046

en av digital information tenderaratt individualiseras. År 2000 beräk-nades cirka 55 % av all digital in-formation vara lagrad på hårddis-kar i enanvändardatorer (PC). Ettannat exempel är att gränsernamellan olika arkivbildare suddas utbland annat genom ett mer process-inriktat tänkande och handlandeinom såväl offentlig som privatverksamhet. Inom den offentligasektorn blir även gränserna mellanarkivbildande myndigheter och ar-kivmyndigheter som Riksarkivetoch landsarkiven alltmer otydliga.Det finns tendenser till att statligamyndigheter börjar att betrakta ar-kivmyndigheterna som ”back up-funktioner” till sin verksamhet.

Kraven ökar alltmer på tillgäng-liggörande av arkivmaterial förforskning, insyn i förvaltningen,delaktighet i den demokratiska pro-cessen, kulturupplevelser med mera.Detta är naturligtvis en glädjandeutveckling, men den måste kunnahanteras. Internet är sedan slutet av1990-talet den dominerande kom-munikationskanalen, och år 2002beräknade man att cirka 10 % avjordens befolkning var uppkoppla-de mot Internet (cirka 606 miljo-ner människor). Europa ledde medknappt en tredjedel av sin befolk-ning uppkopplad, tätt följd av Asi-en och Nordamerika. Världen i öv-rigt hade cirka 7,5 % av användar-na. Men ”bruset” på Internet ärockså stort, och det är därför intealltid så lätt att synas och höras. År2000 räknade man med att detfanns cirka 2 miljarder statiskahemsidor på nätet, och antalet harsedan dess ökat varje år.

Projektet Långsiktigt Digitalt Bevarande (LDB) – en översikt

Av Börje Justrell, arkivråd Riksarkivet

Den allt snabbare digitalisering-en av förvaltningsarbetet ställerockså nya krav. Mycket få verksam-heter, om ens någon, inom den of-fentliga förvaltningen arbetar idagenbart med pappersdokument.Några myndigheter förlitar huvud-sakligen sig på IT-stöd för sina bas-funktioner, men de allra flesta haren situation där pappersbaseradehandlingar och handlingar i digitalform fungerar i symbios och är likaoumbärliga. Att leva i två parallellavärldar är dock resurskrävande, ochtrycket på att få en effektivare ochmer rationell verksamhet gör denoffentliga sektorn alltmer IT-orien-terad.

Ett bekymmer för arkivarien äratt vi idag har en närmast skenandeteknikutveckling där såväl hårdvarasom mjukvara har mycket kort”Bäst före datum”. Man brukarmellan tummen och pekfingreträkna med att datorkraften för-dubblas vart annat år, och att nyteknik introduceras var 18:e må-nad. Detta leder till att den teknis-ka livslängden för olika IT-lösning-ar oftast är mycket begränsad, vil-ket i sin tur har en avgörande på-verkar på arkivariens verkligt storautmaning: att kunna bevara dendigitala arkivinformationen på ettsådant sätt att den kan göras till-gänglig även i framtiden. Klarar viinte det, så kommer framtidenshistorieböcker att bli tunna. Vi fårett hål i historien!

LDB-projektet För att hantera den nya tidens kravpå bevarandet av digitala arkiv, harRiksarkivet tillsammans med Luleå

NulägetRiksarkivet har tagit emot arkiv-handlingar i digital form i cirka 30år. Inför millenniumskiftet genom-förde många myndigheter en stor-städning i sina gamla datorsystemför att undvika det så kallade mil-lennieskiftesproblemet. Förenklatgick problemet ut på, att i de äldresystemen representerades årtal medtvå positioner, till exempel 99 för1999, och ingen kunde med säker-het säga om datorerna vid millen-nieskiftet skulle begripa att 00 (detvill säga 2000) är ett högre tal än 99.Risken fanns att de istället stanna-de. Storstädningen i datorsystemeninnebar samtidigt en modernise-ring av statsförvaltningens T-miljö,där de systemlösningar som funge-rat sedan 1980-talet byttes ut.

Man kan utan att överdriva sägaatt arkivvärlden idag står inför ettantal viktiga utmaningar när detgäller att bevara digitala arkivhand-lingar för framtiden. För det förstaså ökar mängden arkivmaterial i di-gital form allt snabbare, och detfinns därmed en allt större mängddigital information att långtidslag-ra. År 2000 räknade man med attdet producerades cirka 1 - 2 exabyteunik digital information i världen.Det motsvarar cirka 250 megabyteeller drygt 170 disketter per capitaräknat på jordens befolkning. Tryck-ta dokument utgjorde vid sammatid 0,003 % av alla information.

För det andra så sker idag en radstrukturella förändringar – såvältekniska som organisatoriska – somger nya förutsättningar för lång-tidslagringen av digital arkivinfor-mation. Ett exempel är att lagring-

tuell modell och ger därför ingakonkreta svar på praktiska frågor.Den har dock en struktur som un-derlättar tankearbetet och somfungerar som brygga mellan arki-variens värld och teknikerns värld.Grundstenarna i OAIS-modellenär de ”informationspaket” för inle-verans respektive arkivering ochspridning av arkivhandlingar somdefinieras. Myndigheter som Riks-försäkringsverket bygger redan påOAIS-modellen, och det gör ävenstora företag som till exempel AstraZeneca.

FramtidenFör att säkra en framtida forsk-nings- och utvecklingsverksamhetinom området långsiktig digitallagring, har de första stegen redantagits mot ett nationellt kompe-tenscentrum. Luleå tekniska univer-sitet har sagt att man är intresseratav att bygga upp ett kompetens-centrum i form av en så kalladcentrumbildning inom universitet-et. Sedan tidigare har man erfaren-het från flera lyckade centrumbild-ningar.

Arbetsområdet för en centrum-bildning bör vara såväl strategisktsom operativt. I det strategiska ar-betet bör ingå bitar som vetenskap-lig forskning och kvalitetsutveck-ling, informations- och kompe-tensförsörjning till omvärlden samtsamordning och samarbete natio-nellt och internationellt. Det opera-tiva arbetet kan omfatta till exempelsystemutveckling, projektledning/-koordinering, process- och verk-samhetsstyrning samt rådgivningoch stöd till exempel i teknikfrågoreller vid upphandlingar och imple-mentering av digitala lagringslös-ningar.

Målet är att få ett nationelltcentrum som

• ger den offentliga sektorn ochnäringslivet ett forum för sam-verkan, problemlösning ochlångsiktig kompetensutveck-ling

• blir en naturlig samlingsplats

som kan erbjuda god informa-tionsförsörjning med det se-naste inom området

• skapar möjligheter till kon-struktiv dialog mellan akade-misk forskning, arkivbildandemyndigheter och företag samtleverantörer av varor och tjäns-ter inom området digital lag-ring

• tillhandahåller kompetens in-om digitalt bevarande, både urett arkivvetenskapligt perspek-tiv och ur ett systemutveck-lingsperspektiv.

TAMREVY 2 • 2004 7

tekniska universitet startat enforsknings- och utvecklingsverk-samhet kring

• metoder för system- och informationsanalys

• leveransrutiner• dokumentation• en gemensam teknisk platt-

form för den offentliga sektorn• format och standarder.

Arbetet sker i form av ett projektkallat Långsiktigt Digitalt Bevaran-de (LDB). Målet är på kort sikt attbidra till att i första hand den of-fentliga sektorn får ett ändamålsen-ligt långsiktigt digitalt bevarande.Långsiktigt handlar det om att ska-pa ett nationellt kompetenscent-rum som gynnar utveckling ochnyttjande av lösningar för digitaltbevarande.

Projektet är organiserat med enstyrgrupp där det ingår represen-tanter för Riksarkivet, Bodenskommun samt Kommunförbundetoch Landstingsförbundet. Geogra-fiskt är projektet lokaliserat tillSkapa företagsby utanför Boden.Tre personer är idag anställda i pro-jektet.

På forskningssidan och utbild-ningssidan finns tre doktoranderknutna till LDB-projektet och un-der vårterminerna även ett antalmagisterstudenter. Samarbete skerockså med Kungl. Tekniska Hög-skolan i Stockholm inom teknik-områden som XML och med Mitt-högskolan i Härnösand kring arkiv-vetenskaplig forskning.

Själva utvecklingsarbetet skerframför allt i form av ett antalpraktikfall. Det första är Riksför-säkringsverket som bygger upp ettdigitalt arkiv för landets försäk-ringskassor och inom något ellernågra år vill börja leverera delar avdet till Riksarkivet.

Metodmässigt utgår LDB-pro-jektet i sin forsknings- och utveck-lingsverksamhet från den så kalladeOAIS-modellen (Open ArchivalInformation System) som är enISO-standard. OAIS är en koncep-

TAMREVY 2 • 20048

Sif är Sveriges största fackförbundför tjänstemän med sina drygt 360000 medlemmar som arbetar inomindustrin, bygg-, fastighets-, ener-gi-, IT-, media- och andra bran-scher. Det finns cirka 2 700 Sif-klubbar på olika arbetsplatser överhela landet, organiserade i 20 loka-la avdelningar. Sifs kansli finns iStockholm och arbetar, förutommed demokratifrågor, med utbild-ning, utvecklingsprojekt, med-lemsregister, ekonomi, informa-tion, juridik, centrala förhandling-ar, rekrytering, arbetsrätt, interna-tionella frågor. På kansliet arbetarcirka 250 anställda. Sif är ocksåTAM-Arkivs största medlemsorga-nisation.

Sif har inte haft någon rationelldokumenthantering på länge.Fram till 1980-talet fanns ett av Sifupprättat sakregister, det vill sägaett hjälpmedel för att klassificerahandlingar efter ämne. Registretvar skräddarsytt efter verksamhe-ten. Det användes sporadiskt ochenbart av vissa delar av verksamhe-ten. Diarieföring utförs idag enbartpå två enheter: juridiska och för-handlingsenheten. Det digitala ar-kivets struktur på intranätet an-vänds inte och de flesta anställdalägger dokumenten i egna mappar

Arbetet med dokument-hanteringsplanenInom den administrativa utveck-lingen har fokus förskjutits från or-ganisationen till den egentligaverksamheten. Dokumentarkivetsordning ska bygga på verksamhe-ten, inte på organisationen, medalla förändringar i verksamheteninkluderade. För att få en klar bildav verksamheten måste därför enverksamhetsanalys utföras. Medden som grund skapas sedan pro-cessorienterade registreringsplaner.Sif arbetar sedan ett par år tillbakaefter en verksamhetsanalys mednio processer som huvudpelare:• Arbetsmiljö• Kompetens och karriär• Lön, pensioner och andra ersätt-

ningar• Rekrytering och marknadsföring• Villkor för tillväxt• Facklig utbildning och klubbut-

veckling• Demokratiprocessen• Ledningsprocessen• Internt stöd (IT & ekonomi).

Utifrån den befintliga verksam-hetsbeskrivningen, alltså Sif:s pro-

på sin hårddisk. Allt bredare an-vändning av digitala dokument harmedfört att man börjat tappa kon-troll över informationen. Här påTAM-Arkiv har vi observerat attarkivleveranser från Sif idag inne-håller färre handlingskategorier äntidigare, de är mindre innehållsri-ka. I de flesta fall skickas förhand-lingsakter, protokoll samt trycktabroschyrer och rapporter till TAM-Arkiv, men informationen runt be-slutsprocesserna, projektdokumen-tation, korrespondens med meraarkiveras nästan inte alls. Anled-ningen till detta kan vara att hand-lingarna inte har någon ”adress” attbli lagrade på, varken i pappers-form eller digitalt, och på det sättetstannar de kvar hos handläggarna.Allt detta ledde till ett projekt somkommer att ge Sif en fungerandedokumenthantering för hela orga-nisationen.

TAM-Arkivs del i projektet är• att framställa en dokumenthan-

teringsplan• att utarbeta en diarie/dossié-

plan, en bas till ärende- och do-kumenthanteringsystemet

• att hjälpa med implementering-en av det nya systemet.

Dokumenthanteringsprojektet på Sif

Av Anna Kalisz

Sif startade under våren 2003 ett projekt som syftar till att se överkansliets dokumenthantering. Förbundet kontaktade TAM-Arkiv föratt få hjälp med vissa delar inom projektet, bland annat att arbetafram en dokumenthanteringsplan, vilket innebär att dokumenttyperoch -flöden inom kansliets samtliga enheter kartläggs. TAM-Arkivskall vidare utarbeta en diarie- och dossiéplan som skall ligga tillgrund för upphandlingen av ett ärendehanteringssystem1. Ett av syf-tena med TAM-Arkivs deltagande är att arbeta fram riktlinjer för leve-ranser av digitalt material. Det långsiktiga målet för projektet är attTAM-Arkiv så småningom skall ta emot provleveranser av digitalt ma-terial från Sif. Det målet ligger dock långt fram i tiden.

1. En dokumenthanteringsplan beskriverflödet av dokument inom kansliet ochanger hur detta flöde skall kontrolleras,det vill säga hur de enskilda dokumentenskall hanteras, hur och hur länge de skallsparas/gallras och vem som har ansvaretför att detta sker. En dossiéplan är en planför klassificering av dokument för arkiver-ing i dossiéer det vill säga handlingar ellerakter som berör samma ämne. DHP-pla-ner och D/D-planer är nödvändiga instru-ment när man skall strukturera upp infor-mationen som skall läggas in i dokument-hanteringssystemet.

Noter

Aktivitet Dokument Medium Förvaring Bevarande Leverans Sekretess AnsvarigFormat Gallring till arkiv

Juridiska enheten

Remissärende Diarieförda remissvar Papper Närarkivet Bevaras 5 år CA Enhetssekreterare(med remissbrev) 5 år TAM

Enhetens Minnesanteckningar från Digitalt Enhetens Gallras Enhetssekreterareadministration möten (arbetsgrupper) mappar

Sifonen

Protokoll från sektionsmöte Digitalt Enhetens Gallras Enhetssekreteraremappar

Administrationspolicys Digitalt Sifonen Gallras EnhetssekreterarePapper Närarkivet

Domstolsärende Diarieförda akter Papper, Närarkivet Bevaras Avslutade Ja Ansvarig jurist”Eget-ärende” akter direkt till CA

10 år TAM

Arbetsrätt Diarieförda akter ”J-ärende” Papper, Närarkivet Bevaras Avslutade Ja Ansvarig jurist/ (förhandlingsakter inkomna akter direkt till CA enhetssekreterarefrån Hs) 10 år TAM

Skadeståndsärende Diarieförda skadeakter Papper, Närarkivet Bevaras Avslutade Ja Enhetssekreterareakter direkt till CA

10 år TAM

Arbetsskadeärende Diarieförda arbetsskadeakter Papper, Närarkivet Bevaras Avslutade Ja Ansvarig arbets-akter direkt till CA skadehandläggare/

10 år TAM enhetssekreterare

Information och Korrespondens Digitalt E-post Bevaras 5 år CA Ansvarig jurist/rådgivning till Papper Närarkivet 10 år TAM enhetssekreteraremedlemmar

Intern rådgivning Korrespondens Papper, Närarkivet Bevaras 5 år CA Ansvarig jurist/ Pärm 10 år TAM enhetssekreterare

Internt stödmaterial Anvisningar, handböcker, Digitalt Sifonen Gallras Ansvarig jurist/mallar och checklistor till E-post enhetssekreterareombudsmän

J-meddelande Digitalt Sifonen Bevaras 5 år CA Ansvarig jurist/ 5 år TAM enhetssekreterare

Rättsutredningar Digitalt Närarkivet Gallras EnhetssekreterarePapper

Bevakningsärende Ej diarieförda udda ärende Papper Närarkivet Gallras Enhetssekreterareefter 2 år

cesstruktur, skulle dokumenthan-teringsplanen framställas.

Med processtabellen som ut-gångspunkt skulle jag intervjua ett60-tal nyckelpersoner på Sifs allaenheter (utom ekonomienhetensom redan har en fungerande do-kumenthantering) samt staben ochkansliledningen. Nyckelpersonernavaldes ut av Sif. Att genomföra in-tervjuer med så många anställda ettär mycket tidskrävande arbete.Dessutom visade det sig mångagånger att de utvalda personernainte var de som var mest insatta såjag fick leta mig fram till andrauppgiftslämnare på egen hand.Bara att bestämma tider för samta-len var ett arbete i sig.

Min första arbetsmetod var att i

Nästa steg i projektet är att ska-pa en dossiéplan för Sif:s kansli. Endossiéplan är ett hjälpmedel för re-gistrering av handlingar. Verksam-heten delas in i ämnesområden,där handlingar som berör sammaämne hålls samman och läggs i ak-ter som i sin tur läggs i dossiér. Tra-ditionellt grundades dossiéplanerpå en bedömning av innehållet i enhandling. Idag omprövas tidigaremodeller för arkivredovisning ef-tersom den moderna informa-tionshanteringen ställer speciellakrav. De nya klassificeringssyste-men bygger på ett processoriente-rat tänkande, inte på organisations-tablån och på det sättet är de obe-roende av organisationsförändring-ar. TAM-Arkiv har lämnat Sif två

Sif:s processtabell ta ur delen ”ar-betsuppgifter” och mata på de olikaarbetsuppgifterna med de doku-ment som intervjuobjekten angavatt de arbetade med. Detta försökvisade sig vara misslyckat från bör-jan, därför att de intervjuade hadesvårt att hitta sig själva i processer-na. Då fick jag tänka om och ändrapå tillvägagångssättet: jag konstru-erade en traditionell blankett fördokumenthanteringsplaner där do-kumenten i efterhand skulle kodasmed processnummer. (Se illustra-tionen ovan.)

För närvarande är dokument-hanteringsplanen på remiss hos Sif.Efter att Sif har granskat planen,kommer den att kompletteras, färdig-ställas och användas i verksamheten.

TAMREVY 2 • 2004 9

Utdrag ur dokumenthanteringsplanen för Sif.

som alla medarbetare ska mötas avnär de sätter på sina datorer. I den-na portal ska användarna nå deprogram de behöver i arbetet, samtspara dokument så att alla som ärbehöriga i systemet enkelt kan sökaoch ta del av den information somfinns. Önskemålet är att systemetbör vara uppbyggt i olika modulerså att fler funktioner kan byggas innär behov uppstår och TCO ärredo för det.

Att få till stånd attitydföränd-ringar, för att få alla anställda attspara dokument i ett gemensamtsystem i stället för på den egnahårddisken, är ett av de stora utma-ningarna. Idag arbetar kanslichefenoch chefen för informationsavdel-ningen med projektet. Efterhandska experter tas in utifrån, blandannat TAM-Arkiv.

VårdförbundetVårdförbundet har ett ärendehan-teringssystem där de flesta hand-lingar registreras (medlemsären-den, remisser, avtal med mera). Enperson är ansvarig för systemet ochregistrerar nya ärenden enligt en avVårdförbundet upprättad diarie-/dossierplan. Alla Vårdförbundetslokalavdelningar är anslutna tillärendehanteringssystemet, registre-rar ärenden och hanterar handling-ar. Man kan därför söka och upp-datera i systemet oavsett var manbefinner sig geografiskt.

Handlingarna som registreras i

TAMREVY 2 • 200410

förslag till dossiéplanens uppbygg-nad: dels ett förslag som bygger påden traditionella modellen, dels enplan med processer som ram förinformationsklassificering.

Erfarenheter från projektet så här långtSif-projektet har varit och är enverklig utmaning för TAM-Arkiv.Det är vår största medlemsorgani-sation med ett stort kansli, så dethar inte varit en lätt uppgift attgöra den typ av verksamhetsanalyssom beskrivits ovan. Det har varitett tidskrävande arbete, men vi harlärt oss mycket på vägen. En av er-farenheterna är att implemente-ringen av projektet är oerhört vik-tig. Det spelar ingen roll hur braplaner vi arbetar fram, om de intesedan används av organisationen.Det här är en ledningsfråga: det ärväsentligt att arkivfrågorna priori-teras om en organisation vill fåordning på sin dokumenthanter-ing. För att dokumenthanterings-planen skall fungera krävs att led-ningen fattar beslut om hur ansva-ret för arkivering ska fördelas i or-ganisationen. En annan erfarenhetär att det är oerhört viktigt att haett bra och nära samarbete med denaktuella organisationen om ett så-dant här projekt skall bli lyckosamt.

För att kunna arbeta vidare med dedigitala frågorna behöver vi vetahur det ser ut på medlemsorganisa-tionerna, det vill säga göra en ana-lys av nuläge och behov. Införmedlemskonferensen på Riksarkiv-et gjorde vi en snabb kartläggningpå fyra medlemsorganisationer,nämligen TCO, Vårdförbundet,Akademikerförbundet SSR ochSKTF.

TCOPå TCO tillämpas idag inte digitaldokumenthantering, men planerfinns på att införa ett nytt systemför att få ordning på dokumentflö-det. Det finns inte heller någoncentral ärendehantering eller cent-ral postöppning med registrering/-diarieföring av in- och utgåendepost. De handlingar som diarieförsär remisser och så kallade O-skrivel-ser, ej ärenden eller korrespondens.

Som ett första steg i arbetet medatt införa ett nytt system för doku-menthanteringen har en dokument-hanteringsplan utarbetats. Planenger möjlighet att få en överblicköver dokumentflödet på kansliet.Man har även träffat olika firmorsom säljer ärende-/dokumenthan-teringssystem och konsulter inomområdet för att bilda sig en upp-fattning om vilka olika alternativsom finns. Vilken lösning somslutligen kommer att väljas är intebestämt, men diskussioner förs omatt införa en slags portal/intranät

Används digital dokumenthantering? En kartläggning av läget på

fyra medlemsorganisationer

Av Ylva Taubert och Mattias Hammarlund

TAMREVY 2 • 2004 11

ärendehanteringssystemet sparasantingen på papper i ett närarkivhos registratorn eller som digitalafiler på servern. På servern finns enmappstruktur som följer diarie-/dossierplanen. Det som sparas härär tillgängligt för alla inom organi-sationen. Dessutom finns ett speci-fikt utrymme för arbetsgrupper därhandlingar rörande projekt sparas.Informationen som sparas här ärbara tillgänglig för medlemmarna irespektive arbetsgrupp.

Vårdförbundet håller på att ut-veckla ett nytt ärendehanterings-system som förhoppningsvis kanbörja användas redan vid årsskiftet2004/2005. Systemansvarig, använ-dare och konsulter från WM-dataarbetar gemensamt med utveck-lingen. Även med det nya ärende-hanteringssystemet kommer enstor del av handlingarna sparas påpapper, men tanken är att ärende-hanterings-systemet ska integrerasmed en portal som finns på Vård-förbundet där flera andra systemsamt lagringsutrymme ingår. Precissom tidigare kommer systemet varatillgängligt både på det centralakansliet i Stockholm och på lokal-avdelningarna runt om i landet.

I framtiden planerar Vårdför-bundet att skanna in alla handling-ar och lagra dem digitalt, men närdetta blir verklighet är osäkert.

Akademikerförbundet SSRFörbundet har ett informations-system som inte är skräddarsytt förjust SSR, men de har ändå haftstort inflytande vid skapandet ochutformningen av det. Även Civil-ekonomerna använder sig av sam-ma system.

Systemet är uppbyggt i flera mo-duler. Modulerna heter kampanj,medlem, faktura/reskontra, kursoch ärende. Varje medlem är regi-strerad i medlemsmodulen meduppgifter om anställningsförhål-landen och så vidare. Till varjemedlem kan de andra modulernakopplas: om han/hon deltar i enkurs, är motpart i ett ärende och så

vidare. Från medlemsmodulen kanman alltså snabbt se om en medlemtidigare varit i kontakt med för-bundet, i vilken fråga och så vidare.

I ärendemodulen registreras på-gående ärenden, remisser, service-avtal och liknande. Ärendena klassi-ficeras efter ämnesområde och kankopplas till enskilda medlemmar.Till ärendena kan också kopplasdokument och e-post som lagras påservern. De flesta handlingar finnsdock på papper och registreras en-dast i ärendemodulen. I systemetfinns en bevakningsfunktion somexempelvis kan varna när sista svars-datum för ett ärende närmar sig.

Det finns två behörighetsnivåertill systemet, men nästan alla an-ställda på kansliet klassas somanvändare med fullständiga rättig-heter och kan därmed nå alla funk-tioner i systemet. Alla som har kon-takt med medlemmar och handläg-ger ärenden registrerar själva infor-mationen i systemet och lagrar do-

kumenten, antingen på servern el-ler vid sin egen arbetsplats.

Implementeringen av och intern-utbildning i systemet har varit enprocess över flera år. Utmaningenhar främst varit att få alla medarbe-tare att arbeta enligt gemensammarutiner.

I framtiden planerar SSR attskanna in fler ärenden i ärendehan-teringssystemet. Det finns ocksåönskemål om en tydligare strukturpå servern där gemensamma doku-ment ska sparas.

SSR har även ett intranät där allintern information läggs ut. Ompersonalen inte regelbundet går inoch tittar här riskerar man att gåmiste om information eftersomden inte finns någon annanstans.Förtroendevalda kan också logga inför att få exempelvis statistikupp-gifter. Medlemmar kan logga inoch se/ändra uppgifter som finnsregistrerade om dem själva.

SKTFSedan tidigare har man ett digitaltsystem för diarieföring på SKTF.Under året har förbundet i samar-bete med utomstående konsulterbyggt ett ärende-/dokumenthan-teringssystem som är skräddarsyttför SKTF:s organisation. Systemetskall testas på lokalorganisationer-na och nu under hösten har planenvarit att även implementera det påSKTF:s centrala kansli.

Systemet ska vara gemensamtför SKTF centralt och för allaSKTF:s lokalföreningar. Handling-ar ska skannas in i systemet ochvara tillgängliga för alla ombuds-män som kan koppla upp sig motsystemet. Man behöver alltså intebefinna sig i SKTF:s lokaler för attanvända sig av systemet.

Trots att allt material ska skan-nas in i systemet skriver man utoch sparar viktiga handlingar påpapper. Detta bland annat pågrund av juridiska skäl (original-handlingar med underskrift måstefinnas i original för att äga be-visvärde och så vidare).Hur ska vi lagra våra handlingar?

TAMREVY 2 • 200412

➞

InledningE-doc är Sidas elektroniska systemför ärende- och dokumenthante-ring. Systemet inkluderar upprätt-ande/registrering av ärenden ochdärtill hörande handlingar, somsamlas i ett elektroniskt myndig-hetsarkiv.I systemet finns en sökfunktion, därman genom olika val kan nå allaärenden och dokument, som finnslagrade i E-arkivet. Syftet med syste-met är att åstadkomma en förenk-ling av administrativa rutiner medkortare handläggningstider för bi-ståndsärenden och övriga ärendensamt med ökad kvalitet som följd.

SystemstrukturE-doc består av tre ”huvudapplika-tioner” DHS (Dokumenthante-ringssystem), ÄHS (Ärendehante-ringssystem) och E-arkiv.

E-arkivet. De dokument som intekommer elektroniskt scannas ochE-doc tar hand om det som ett in-kommet e-mail.

Bifogade filer i mailet behållersitt ursprungliga format. En av fi-lerna blir huvuddokument och öv-riga kopplas som bilagor. I sam-band med att ett dokument regi-streras anges metadata om doku-mentet i dokumentprofilen. Sebild på sidan 13.

Roller och behörighetI E-doc finns internt inom Sida trekategorier av användare, Desk Offi-cer (Handläggare), Archivist (Arki-varie) och Document Controller(Registrator) förutom de administ-rativa rollerna som systemadmini-stratör och teknisk systemadmi-nistratör.

Behörigheten i systemet baseraspå vilken kategori användaren till-hör. En användare inom kategorinHandläggare skapar dokument ochärenden samt anger när de är klaraför registrering och arkivering. Enanvändare inom kategorin Docu-ment Controller granskar samtligadokument och ärenden som Hand-läggaren markerat som ”färdiga”och endera registrerar handlingeneller returnerar den för ytterligarekompletterande uppgifter. Använ-dare inom kategorin Arkivarie gall-rar dokument och ärenden enligtsedvanliga rutiner.

I DHS finns dokument med statusarbetsmaterial och i ÄHS finns på-gående ärenden. När ett dokumentoch/eller ärende upprättas registre-ras det och flyttas från respektiveapplikation till E-arkivet där detfinns arkiverat efter gängse regler.

Hur fungerar det?Handlingar som inkommer tillmyndigheten Sida registreras i E-doc. En handling kan vara text i ette-postmeddelande, en bifogad fil,ett pappersdokument eller ett fax.Systemet förutsätter dock att all in-formation finns tillgänglig elektro-niskt. Alla dokument lagras i sittursprungliga filformat som en bi-fogad fil i en dokumentprofil1. E-doc sparar text och brevhuvud frånett e-mail som en textfil, där nam-net på filen är subject (ämnesradenpå ett e-mail) och upprättar den i

E-doc på Sida Ett system för elektronisk ärende- och dokument-hantering med elektroniskt myndighetsarkiv

Av Per Granath, arkivarie Sida

1. Dokumentprofilen innehåller metadata(information) om dokumentet.

Noter

SKAPADE DOKUMENT

ÄRENDE

INKOMNA DOKUMENT

Dokument-profil

Dokument-profil

Nytt dokumentmed en officemall

Nytt ärende

Inkommetdokument

DHS innehåller- Arbetshandlingar

Version-hantering

DIARIEFÖRING

SAMVERKANDEMYNDIGHETER

HAND-LÄGGARE

E-ARKIV

E-arkivet innehåller- Slutbehandlade handlingar- Upprättade dokument- Inkomna dokument- Avslutade ärenden- Makulerade ärenden- Pågående ärenden med dokument

DHS

REGISTRERING

ÄHS

0,1

0,2

0,3kan

kn

ytas

kan

kn

ytas

TAMREVY 2 • 2004 13

Genomförandeprojektet Indian(Information, Digitalt, Användar-vänligt)Indianprojektets (som tog framkravspecifikation för- och upp-handlade E-docsystemet) målbildhar under resans gång varit verk-samhetens behov av IT-stöd. Dettabehov kommer från verksamhets-målen och utifrån hur verksamhe-ten bedrivs, det vill säga ur proces-serna. Projektet har i sitt arbetehaft som utgångspunkt att mo-dernt IT-stöd skall användas för attgenerellt öka effektiviteten i Sidasverksamhetsprocesser.

Indianprojektet har varit ett avSidas största administrativa pro-jekt. Projektet har försökt att arbe-ta effektivt och givna tidsramar ochbudget har hållits även om de revi-derats under arbetets gång.

Krav från verksamhetenUnder hösten 2001 genomfördestre kravseminarier med cirka 80deltagare från verksamheten.Från dessa seminarier samman-

ställdes en bruttokravlista på allakrav. Dessa krav presenterades se-dan på ett kvalitetssäkringssemina-rium där deltagarna verifierade attprojektet uppfattat kraven rätt. Cirka 100 av dessa krav blev slutli-gen den kravspecifikation som varunderlaget till upphandling av ettsystem för ärende- och dokument-

hantering samt elektroniskt myn-dighetsarkiv. Projektet har påförtde legala myndighetskraven i krav-specifikationen och arkivkrav.

NulägeI dagsläget används E-docsystemetav fyra avdelningar på Sida och un-der 2005 ansluts de avdelningarsom ännu inte är med. De arkiv-och dokumenthanteringsfrågor somhar högst prioritet just nu är attoptimera vår strategi för långtids-lagring av elektroniska handlingar ivårt myndighetsarkiv samt att ska-pa robusta och hållbara rutiner förskanning och hantering av olikahandlingstyper i systemet.

HandläggarportalDesk Officer

RegistratorportalDocument Controller

ArkivarieportalArchivist

DHS

ÄHS

E-arkiv

Inkommande dokument

Skanning

Ta emotdokument

Registreradokument

Fördeladokument

Koppla dok. tillBef./Nyttärende

TAM-Arkivsmedlemmar 1 december2004

• Akademikerförbundet SSR

• Civilekonomerna

• DIK

• Fackförbundet ST

• Farmaciförbundet

• Finansförbundet

• Försvarsförbundet

• Försäkringstjänstemanna-

förbundet (FTF)

• Journalistförbundet

• Lotsförbundet

• Lärarförbundet

• Miljö- och hälsoskyddstjänste-

mannaförbundet

• Nordiska Finansanställdas Union

(NFU)

• Offentliganställdas Förhand-

lingsråd (OFR)

• Polisförbundet

• Privattjänstemannakartellen (PTK)

• Sif

• SKTF

• Skogs- och lantbrukstjänste-

mannaförbundet (SLF)

• Svenska Folkhögskolans Lärar-

förbund (SFHL)

• Sveriges Fartygsbefälsförening

(SFBF)

• Sveriges Tandläkarförbund

• Teaterförbundet (TF)

• Tjänstemannaförbundet HTF

• Tjänstemännens Centralorgani-

sation (TCO)

• Tull-Kust

• Vårdförbundet

TAMREVY 2 • 200414

I samband med TAM-Arkivs med-lemskonferens den 12 oktober ge-nomfördes en inventering av nulä-get för dokument- och ärendehan-tering hos medlemmarna, samt omoch hur man använder sig av IT-stöd för denna. Syftet med enkätenär att få ett underlag för att kunnaerbjuda bästa möjliga service. Vivill tacka alla som svarat på vårafrågor! Här ger arkivarie MattiasHammarlund en genomgång avenkätsvaren.

Sexton av tjugosju medlemsor-ganisationer har svarat på enkäten.Svaren har i regel varit kortfattademen vissa trender går ändå att utlä-sa. Här nedan följer enkätens frå-gor med en kort statistik och kom-mentar.

1. Har ni en dokumenthante-ringsplan? Används den? Många har en dokumenthante-ringsplan, men ofta används deninte, eller bara delvis, och det finnsheller ingen uppföljning av an-

gitala. Det flesta medlemmar haren server där de lägger dokument,men tyvärr saknas en styrning avdokumentflödet så att medarbetaredessvärre ofta lagrar på sina hård-diskar. Detta är en allvarlig riskbåde för kortsiktig åtkomst ochlångsiktigt bevarande. Materialetkommer ej med i den dagliga sä-kerhetskopieringen av servern, ochom någon får virus eller får pro-blem med hårddisken går ofta ma-terial förlorat. När man byter datorförbiser man att föra över materialsom ligger på den gamla hårddis-ken till den nya.

4. Har ni någon form av digitalärendehantering? I så fall hurfungerar den? 5. Planerar ni inköp av ett ärende-hanteringssystem?De sammanhållna digitala syste-men för dokumenthantering och/-eller ärendehantering är på väg in,men det långt kvar innan dessakommer att dominera. Hälften av

vändningen. Det är en paradox attman inte implementerar verktygetefter att ha investerat i att ta framdet.

2. Registrerar ni handlingar enligtett klassifikationssystem, t.ex. endiarié/dossiéplan? I drygt hälften av fallen används endiarieplan, men trenden går tyvärrmot en allt mindre och mer frag-menterad användning. Sannoliktlär detta få alltmer negativa konse-kvenser för vanan att registrera ochhålla samman ärenden, och där-med för att återsöka ärenden efter-som det blir svårare att hitta i ma-terialet när det inte diarieförts.

3. Hanteras dokument i digitalform i er organisation, det villsäga med datorstöd? I så fall hur (på server/hårddisk el-ler till och med ett helt digitalt do-kumenthanteringssystem)? Vi befinner oss mittemellan detrena papperssamhället och det di-

Resultatet av enkäten om dokumenthantering och IT-stöd

MedlemmarNr 17-27

16151413121110

987654321

Svar

Fråga 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Ja Ja Ja Ja Ja Ja JaNej Nej Nej Nej Nej Nej Nej

Ej svarat Delvis Både och! På gång På gång Delvis DelvisEj svarat Vet ej

Av Mattias Hammarlund

TAMREVY 2 • 2004 15

medlemmarna har någon form avelektroniskt system men spridning-en är stor. Man har allt från utökademedlemsregister till genomarbetadedigitala ärendehanteringssystem.Hälften av organisationerna harännu ingen digital ärendehantering.

6. Hur hanterar ni e-post? Registreras e-posten i ett enskiltärende, och läggs den in i detärende det tillhör? Enkäten bekräftar den oklara situa-tionen som råder kring hantering-en av e-post. Den behandlas ännuinte som den korrespondens denrent objektivt är. Flera organisatio-ner registrerar dock sin e-post, ochi en del fall beror det på om den ärkopplad till ett pågående ärende. Iflera fall är det upp till den enskildaavdelningen eller handläggaren attbedöma om e-brevet skall registre-ras. Detta har både fördelar ochnackdelar; en kunnig handläggarekan göra en mer insatt bedömning,medan bedömningen ur hela orga-nisationens perspektiv totalt settblir inkonsekvent. Det saknas tyd-liga direktiv.

7. Sparas information som läggsut på er hemsida? Den information som presenteraspå en organisations hemsida bestårfrämst av befintlig informationsom redigeras och omformuleras föratt passa en webbsida. Den andradelen av informationen utgörs avmeddelanden etcetera som enbartskrivs för att publiceras på webben.Samma juridisk aspekter som berörorganisationens information somhelhet kan därför också appliceraspå den information som presenteraspå hemsidan. Genom att politiker,journalister, allmänhet och med-lemmar fattar beslut och agerar påbasis av vad som sägs där, är det vä-sentligt att veta vilket budskap sompresenterats där vid ett specifikttillfälle. Idag är ett medvetet beva-rande undantaget och enbart hos enmedlemsorganisation har man re-flekterat över långsiktigt bevarande.

TAM-Arkiv önskar allaGod Jul & Gott Nytt År

TAM-Arkiv

Box 6157 • 102 33 STOCKHOLM

Besöksadress: Västmannagatan 52

Telefon växel: 08-54 54 15 60

Telefax: 08-31 71 76

Postgiro: 487 40 99-7

E-post: [email protected]

Hemsida: www.tam-arkiv.se