Školení dodavatelů pro Coupa – SAN a CSP Říjen 2019
Školení dodavatelů pro Coupa – SAN a CSP
Říjen 2019
2
Úvod
Strategie přenosu nákupních objednávek
Oznámení k činnosti dodavatele (SAN)
Dodavatelský portál Coupa (CSP).
Kontaktní údaje dodavatelů
1
2
a
4
b
Vytváření elektronických faktur pomocí portálu Coupa3
Obsah
Sporné faktury v systému Coupac
Úvod
Úvod1
Strategie přenosu nákupních objednávek
Oznámení k činnosti dodavatele (SAN)
Dodavatelský portál Coupa (CSP).
2
a
b
Vytváření elektronických faktur pomocí portálu Coupa3
Kontaktní údaje dodavatelů4
Sporné faktury v systému Coupac
4
Co je portál Coupa?
• Portál Coupa je elektronická aukční platforma, která propojuje nakupující s dodavateli.
• Portál Coupa umožňuje dodavatelům přijímat objednávky a odesílat faktury.
• Společnost Ingersoll Rand bude používat portál Coupa k získávání nepřímých materiálů a
služeb, vytváření a zasílání nákupních objednávek a přijímání faktur od dodavatelů.
• Společnost Ingersoll Rand zvolila portál Coupa jako nepřímou technologickou platformu s cílem
zefektivnit procesy Procure-to-Pay v oblasti nepřímých výdajů a využívat elektronických
transakcí.
• Toto rozhodnutí pomůže společnosti Ingersoll Rand standardizovat obchodní procesy a zkrátit
fakturační postupy, což by mělo vést ke zlepšení kvality a zrychlení plateb našim dodavatelům.
• Je nám jasné, že se jedná o změnu způsobu dosavadní spolupráce s dodavateli, jsme si však
jisti, že to z dlouhodobého hlediska prospěje všem stranám. Jsme tu, abychom vás během
tohoto přechodu podpořili a vážíme si vaší ochoty tyto nové procesy přijmout. V případě
jakýchkoli dotazů nás můžete kontaktovat na adrese [email protected].
Proč společnost Ingersoll Rand přechází na portál Coupa?
5
Lepší kontrola nad zpracováním objednávek.
Všichni dodavatelé mají možnost vytvářet elektronické faktury, které zvyšují efektivitu a kvalitu
transakcí.
Lepší komunikace a zviditelnění u společnosti Ingersoll Rand.
Lépe řízený nákup pro uživatele, aby se urychlily platby u našich preferovaných dodavatelů.
Vyšší kvalita a rychlejší proces proplácení faktur díky jednoduché viditelnosti stavu vašich
faktur/plateb.
Není nutná žádná instalace hardwaru nebo softwaru.
Webové aplikace, které umožňují rychlé nastavení a snadné použití.
Vyhrazené zdroje vám poskytnou podporu, zodpoví dotazy a usnadní proces
přechodu ([email protected]).
a nejlepší je, že se jedná o bezplatnou službu! Provádění transakcí prostřednictvím této aplikace
je pro vás zcela bezplatné.
Klíčové výhody portálu Coupa
6
Po prostudování této školicí dokumentace získáte základní znalosti o systému Coupa a o jeho
zavádění ve společnosti Ingersoll Rand. Budete schopni:
• Zaregistrovat se a založit si profil na dodavatelském portálu Coupa (CSP).
• Provádět základní navigaci po dodavatelském portálu Coupa (CSP).
• Zobrazovat/spravovat nákupní objednávky prostřednictvím dodavatelského portálu Coupa
(CSP).
• Vytvářet faktury/dobropisy na dodavatelském portálu Coupa (CSP) pomocí funkce „PO flip“
(Překlopení objednávky) a prostřednictvím e-mailového upozornění. Tento postup se také
nazývá oznámení k činnosti dodavatele (SAN).
Výukové cíle pro školení dodavatelů
7
Co se mění?
• Společnost Ingersoll Rand zavádí používání portálu Coupa celosvětově. V Evropě bude zavádění
postupné podle jednotlivých zemí. Očekáváme, že ostrý provoz systému začne v říjnu 2019.
• Objednávky odeslané z portálu Coupa budou mít podobné označení: CPO-1XXXXXXX a budou
vyžadovat podání faktury v portálu Coupa prostřednictvím nových postupů elektronické fakturace.
• Jakékoli přijaté objednávky, které nebudou obsahovat označení CPO-1XXXXXXX, by měly
být zpracovány pomocí dosavadních postupů.
• Váš místní kontakt vám může ještě v blízké budoucnosti zasílat nákupní objednávky ručně,
proto prosíme, abyste žadateli všechny objednávky potvrzovali.
• Společnost Ingersoll Rand vyžaduje elektronickou fakturaci prostřednictvím portálu
Coupa. Dodavatelé mají možnost pomocí dodavatelského portálu Coupa a pomocí oznámení
k činnosti dodavatele zjednodušit a zefektivnit přijímání a potvrzování nákupních objednávek a
odesílání faktur společnosti Ingersoll Rand.
8
Fakturace v souladu s portálem Coupa
Společnost Ingersoll Rand bude používat modul Compliance-as-a-Service v portálu Coupa.
Jako dodavatel pověřujete společnost Coupa generováním faktury vaším jménem na základě
fakturačních údajů, které jste poskytli. Portál Coupa zašle fakturu PDF vám i společnosti
Ingersoll Rand.
Faktura PDF generovaná portálem Coupa je jedinou předpisovou fakturou pro vás i společnost
Ingersoll Rand. Fakturu z portálu Coupa musíte použít pro podání oznámení o DPH.
Následně výslovně souhlasíte s tím, že nebudete vytvářet a odesílat vlastní faktury za tyto transakce
mimo portál Coupa, ani nebudete k transakci v portálu Coupa připojovat jakékoli obrazy faktur.
Pokud máte jakékoli dotazy
týkající se tohoto tématu,
pošlete e-mail na adresu
Strategie přenosu nákupních objednávek
Úvod1
Strategie přenosu nákupních objednávek
Oznámení k činnosti dodavatele (SAN)
Dodavatelský portál Coupa (CSP).
2
a
b
Vytváření elektronických faktur pomocí portálu Coupa3
Kontaktní údaje dodavatelů4
Sporné faktury v systému Coupac
10
Vaše aktuálně nevyřízené objednávky projdou obdobím převodu. Strategie převodu objednávek má dva
scénáře:
• Strategie ponechání původních objednávek:
Staré objednávky budou nadále fakturovány jako obvykle, prostřednictvím staré fakturační metody, kterou
dnes používáte, dokud nebudou vyřízeny.
Všechny nové objednávky, které vám zašleme po spuštění nového systému, obdržíte již prostřednictvím
systému Coupa. V důsledku toho je nutné, aby všechny faktury za tyto nové objednávky byly podány
prostřednictvím systému Coupa.
Stará fakturační metoda NEBUDE JIŽ pro nové objednávky po spuštění nového systému dostupná.
• Strategie okamžitého převodu objednávek:
Otevřené objednávky se převedou z našeho starého systému do portálu Coupa. Převedené objednávky
obdrží nové číslo objednávky. Nové číslo objednávky vám bude sděleno ve zvláštní zprávě po dokončení
přechodu.
Abychom mohli převést objednávky do portálu Coupa, budeme muset na určité krátké období vypnout starý
systém a během tohoto období nebudeme moci zpracovávat faktury ani vytvářet nové objednávky. Krátké
období vypnutí fakturace vůči převáděným objednávkám vám bude sděleno zvláštní zprávou.
NEPODÁVEJTE faktury během období vypnutého systému – tyto faktury nebudou zpracovány.
Strategie převodu objednávek
Vytváření elektronických faktur pomocí portálu Coupa
Úvod1
Strategie přenosu nákupních objednávek
Oznámení k činnosti dodavatele (SAN)
Dodavatelský portál Coupa (CSP).
2
a
b
Vytváření elektronických faktur pomocí portálu Coupa3
Kontaktní údaje dodavatelů4
Sporné faktury v systému Coupac
12
Existují dva způsoby, jak mohou dodavatelé zadávat elektronické faktury prostřednictvím portálu Coupa:
1. Pro překlopení objednávky na fakturu můžete použít oznámení k činnosti dodavatele (SAN).
2. Faktury můžete zadávat prostřednictvím dodavatelského portálu Coupa (CSP) – preferovaná
možnost
Dodavatelský portál Coupa
Oznámení k činnosti dodavatele
Jeden systém, dva způsoby interakce
1
2
1
2
Vytváření elektronických faktur na portálu Coupa – SAN
Úvod1
Strategie přenosu nákupních objednávek
Oznámení k činnosti dodavatele (SAN)
Dodavatelský portál Coupa (CSP).
2
a
b
Vytváření elektronických faktur pomocí portálu Coupa3
Kontaktní údaje dodavatelů4
Sporné faktury v systému Coupac
14
Oznámení k činnosti dodavatele formou e-mailu s objednávkou, který jste obdrželi od společnosti
Ingersoll Rand.
Když obdržíte oznámení k činnosti dodavatele, bude to vypadat přibližně takto:
Oznámení k činnosti dodavatele
15
V portálu Coupa mohou dodavatelé rychle přijímat, potvrzovat, komentovat a fakturovat objednávky
prostřednictvím e-mailového systému SAN obdrženého ze systému portálu Coupa.
Jako dodavatel budete mít možnost provést akci přímo ze schránky s doručenou poštou, jakmile obdržíte e-
mail s oznámením o objednávce (NO).
E-mail s oznámením bude obsahovat akční tlačítka a v závislosti na tom, kde kliknete, budete moci Create
Invoice (Vytvořit fakturu), Acknowledge PO (Potvrdit NO) nebo Add Comment (Přidat komentář) k
objednávce.
Aby bylo možné tuto funkci využívat, není třeba se přihlašovat ani registrovat na dodavatelském portálu
Coupa.
Odezva na objednávku portálu Coupa prostřednictvím SAN
Poznámka: Aby bylo možné přijímat
objednávky e-mailem, musí být ve vašem
dodavatelském záznamu v systému portálu
Coupa uvedena e-mailová adresa pro
objednávky. Pokud si nejste jisti, kterou e-
mailovou adresu má společnost Ingersoll
Rand aktuálně uloženou, anebo pokud si
přejete e-mailovou adresu aktualizovat,
kontaktujte [email protected].
16
Společnosti Ingersoll Rand můžete oznámit příjem objednávky kliknutím na tlačítko Acknowledge PO
(Potvrdit objednávku) v e-mailové objednávce.
Jakmile kliknete na Acknowledge PO (Potvrdit objednávku), otevře se samostatná karta nebo okno
prohlížeče se zeleným proužkem v horní části a nápisem „Order acknowledged“ (Objednávka potvrzena).
Potvrďte objednávky systému Coupa prostřednictvím SAN
17
Tlačítko Add Comment (Přidat komentář) v e-mailové objednávce vám umožní přidat komentáře k
přijatým objednávkám.
Jakmile kliknete na Add Comment (Přidat komentář), otevře se samostatná karta nebo okno
prohlížeče a v dolní části bude sekce, kde lze zapsat komentář a poté klepnout na tlačítko Add
Comment (Přidat komentář). Komentář se přidá k objednávce a žadatel bude informován.
Komentování objednávky systému Coupa prostřednictvím SAN
18
Chcete-li vytvořit fakturu, klikněte
na tlačítko „Create Invoice“
(Vytvořit fakturu) v horní části
přijatého oznámení SAN.
Vyplňte všechna pole
označená červenou
hvězdičkou *
Vytvoření faktury prostřednictvím SAN
Ujistěte se, že jste na výzvu
vyskakovacího okna vybrali
nebo zadali adresu pro
úhradu.
Pokud jste tento krok
opomenuli nebo zapomněli,
můžete kliknout na lupu
vpravo vedle polí adresy.
Tím se dostanete na
obrazovku „Create
Invoice“ (Vytvořit fakturu).
19
Vytvoření faktury prostřednictvím SAN
Přejděte do části „Lines“ (Řádky) na faktuře, kde můžete zkontrolovat (a případně aktualizovat)
fakturovanou hodnotu.
Je-li to u objednávky s částkou nutné,
aktualizujte částku v poli „Price“ (Cena)
částku, kterou fakturujete. Smažte
zobrazenou hodnotu a zadejte
fakturovanou částku.
Je-li to u objednávky s množstvím
nutné, aktualizujte množství v poli
„Qty“ (Množství) údajem o množství,
které fakturujete.
20
Vytvoření faktury prostřednictvím SAN
Pokud máte další poplatky (např. dopravné,
manipulační poplatek a jiné), přidejte řádek
kliknutím na tlačítko Add Line (Přidat řádek)
Z rozbalovací nabídky
vyberte sazbu DPH,
která se vztahuje na
příslušnou řádkovou
položku.
Částka DPH se
automaticky vypočítá.
Upozorňujeme, že se
jedná o povinné pole.
V případě potřeby
použijte pro zdůvodnění
vybrané sazby DPH oddíl
Tax Reference (Daňová
reference).
Upozorňujeme, že pokud se
použije sazba 0 % nebo
osvobození od daně, musí být v
rámečku daňové reference
uvedeno odůvodnění.
21
Pokud přidáváte další řádky, přidejte pole Description (Popis) zadejte typ poplatku a do pole „Price“
(Cena) zadejte částku poplatku.
Z rozbalovací nabídky vyberte sazbu DPH, která se vztahuje na příslušnou řádkovou položku.
Částka DPH se automaticky vypočítá. Upozorňujeme, že se jedná o povinné pole.
V případě potřeby použijte pro zdůvodnění sazby DPH oddíl Tax Reference (Daňová reference).
Vytvoření faktury prostřednictvím SAN
Klikněte na tlačítko Calculate (Vypočítat) pod oddílem Totals and Tax (Součty a daň): Tím se aktualizuje
celková fakturovaná hodnota na základě částky uvedené výše v poli „Price“ (Cena) a případných dalších
zadaných poplatků.
22
Potvrďte, že systém portálu Coupa
má pro vás vytvořit fakturu a ve
vyskakovacím okně klikněte na
tlačítko „Send Invoice“ (Odeslat
fakturu).
Blahopřejeme, vaše faktura je
odeslána!
Po přijetí/kontrole faktur se
automaticky aktualizuje stav.
Vytvoření faktury prostřednictvím SAN
Klikněte na tlačítko Submit (Odeslat)
Faktura PDF generovaná portálem Coupa je jedinou předpisovou fakturou pro vás i společnost Ingersoll
Rand. Fakturu z portálu Coupa musíte použít pro podání oznámení o DPH. Výslovně souhlasíte s tím,
že nebudete vytvářet a odesílat vlastní faktury za tyto transakce mimo portál Coupa, ani nebudete k
transakci v portálu Coupa připojovat jakékoli obrazy faktur.
23
Jakmile bude faktura ve stavu Approved (Schváleno), bude vyplacena v souladu s platebními
podmínkami a splátkovým kalendářem sjednaným mezi společností Ingersoll Rand a dodavatelem.
Vytvoření faktury prostřednictvím SAN
Vytváření elektronických faktur pomocí portálu Coupa – CSP
Úvod1
Strategie přenosu nákupních objednávek
Oznámení k činnosti dodavatele (SAN)
Dodavatelský portál Coupa (CSP).
2
a
b
Vytváření elektronických faktur pomocí portálu Coupa3
Kontaktní údaje dodavatelů4
Sporné faktury v systému Coupac
25
Pokud nejste správný
příjemce, anebo má místo
vás registraci provést
někdo jiný, můžete
pozvánku k registraci
přeposlat kliknutím na
tlačítko „Forward This“
(Přeposlat tuto zprávu) a
zadáním e-mailu příjemce.
Registrace v dodavatelském portálu Coupa
Od společnosti Ingersoll Rand obdržíte e-mail s pozvánkou na Dodavatelský portál Coupa s předmětem:
„Ingersoll Rand vyžaduje vaši akci – klikněte níže a připojte se do portálu Coupa“.
Pokud jste neobdrželi e-mail s pozvánkou, pošlete žádost na: [email protected].
Jakmile obdržíte e-mailovou pozvánku od společnosti Ingersoll Rand, klikněte na tlačítko „Join Coupa“
(Připojit se do portálu Coupa). Tím se dostanete na obrazovky registrace, kde vyplníte svůj profil.
Proveďte nastavení informací
26
Registrace v dodavatelském portálu Coupa
Na první registrační obrazovce zadáte své jméno, název firmy a heslo. Vaše e-mailová adresa se vyplní z
pozvánky.
Po vyplnění polí zaškrtněte možnost Privacy Policy (Zásady ochrany osobních údajů) a přečtěte si Terms of
Use (Podmínky používání), poté zaškrtněte políčko a klikněte na možnost „Submit“ (Odeslat).
Proveďte nastavení informací
27
Než budete moci společnosti Ingersoll Rand zasílat elektronické faktury přes portál Coupa, musíte
jako dodavatel nejprve nastavit svou elektronickou fakturaci na dodavatelském portálu Coupa:
• Přejít na položku Admin (Správce);
• Vyberte: Nastavení el. fakturace;
• Klikněte na možnost Add legal entity
(Přidat právní osobu).
2
3
1
Registrace v dodavatelském portálu Coupa
Proveďte nastavení informací
28
Registrace v dodavatelském portálu CoupaPoté vyplňte podrobné údaje adresy „Invoice From“ (Fakturovat z):
• Pokud se adresa pro úhradu liší od expediční adresy, zrušte zaškrtnutí příslušných polí a zadejte
potřebné informace.
• Pokud máte více než jednu adresu pro fakturování, úhradu nebo expedici, můžete je přidat na
kartě „Admin“ (Správce) na portálu v části e-Invoicing (Elektronická fakturace): klikněte na
tlačítko „Add Legal Entity“ (Přidat právnickou osobu).
Jako zákazník můžete
mít více než jednu
instanci společnosti
Ingersoll Rand v
závislosti na tom, s kolika
z našich oddělení
spolupracujete. Ujistěte
se, že jste vybrali
všechny instance
Ingersoll Rand.
Nastavení právnické osoby
29
Registrace v dodavatelském portálu CoupaPo přidání položky New legal entity (Nová právnická osoba) můžete na následující obrazovce přidat
všechny informace. Pole s červenou hvězdičkou jsou povinná.
• Vyplňte své oficiální název právnické
osoby
• Uveďte zemi, ve které je vaše právnická
osoba zaregistrována
• Klikněte na položku Continue
(Pokračovat)
Vyplňte minimálně všechna povinná pole:
• Registrační číslo společnosti
• Místo registrace
• Typ společnosti
• Licenční číslo
• Registrace právnických osob
Nakonec zvolte příkaz Save and
Continue (Uložit a Pokračovat)
Nastavení právnické osoby
30
Registrace v dodavatelském portálu Coupa
Vyplňte podrobné údaje adresy, kde
se jako dodavatel nacházíte
Důležité je zadat, zda chcete tuto
adresu používat jako svou adresu
pro úhradu a jako expediční adresu.
Na závěr budete moci přidat další
adresy pro úhradu nebo expediční
adresy
Nastavení právnické osoby
31
Registrace v dodavatelském portálu Coupa
Tax ID (Daňový identifikátor): Vyplňte
daňové identifikační číslo pro země, ve
kterých je vaše společnost registrována
Miscellaneous (Různé): Důležité, pokud se
rozhodnete s prostředím Ingersoll Rand
Coupa komunikovat přímo prostřednictvím
cXML. V kódu cXML se jako jedinečný
identifikátor vašich firemních údajů použije
Invoice From Code (kód Faktura od).
Banking Information (Údaje o bance): Do
pole Banking Information (Údaje o bance)
vyplňte co nejvíce informací. Všechny
uvedené informace budou použity k
automatickému vyplňování všech vašich
budoucích faktur. Informace můžete kdykoli
změnit.
Posuňte se dolů a vyhledejte následující obrazovku pro
zadání údajů: Tax ID – Miscellaneous – Banking
information (Daňový identifikátor – Různé – Údaje o bance).
Nastavení právnické osoby
32
Registrace v dodavatelském portálu Coupa
Mějte na paměti, že první adresa pro úhradu se zobrazí podle další obrazovky, ve které zaškrtnete
pole: „Use this address for Remit-To“ (Použít tuto adresu pro úhradu).
Po dokončení klikněte na položku Next (Další). Poznámka:
• Dodavatel může spravovat své úhrady po
kliknutí na příkaz Manage (Spravovat)
• Dodavatel může přidat další adresu úhrady po
kliknutí na příkaz Add Remit-to (Přidat úhradu)
Na následující obrazovce je uveden přehled adres pro úhradu spojených s vaší právnickou osobou.
Nastavení právnické osoby
33
Registrace v dodavatelském portálu Coupa
Mějte na paměti, že expediční adresa se zobrazí podle další obrazovky, ve které zaškrtnete pole:
„Use this for Ship-From address“ (Použít jako expediční adresu).
Po dokončení klikněte na položku Next (Další). Poznámka:
• Dodavatel může spravovat své
expediční adresy po kliknutí na příkaz
Manage (Spravovat)
• Dodavatel může přidat další expediční
adresy po kliknutí na příkaz Add Ship
From (Přidat expediční adresu)
Nastavení právnické osoby
34
Registrace v dodavatelském portálu Coupa
Vaše nastavení je kompletní! Gratulujeme!
Po dokončení procesu registrace můžete:
• Přejít na kartu Orders (Objednávky) a prohlížet své objednávky a/nebo vytvářet faktury.
• Přejít na kartu Invoice (Faktura) a prohlížet odeslané faktury a jejich stav.
• Vrátit se na kartu Admin (Správce).
Nastavení právnické osoby
35
Registrace v dodavatelském portálu Coupa
Posledním požadovaným krokem nastavení na dodavatelském portálu Coupa je „Accepting the
Terms of Use“ (Souhlas s Podmínkami používání).
Možnost: Obrazovka Admin (Správce)
•Přejít na položku Admin (Správce);
•Klikněte na položku Terms of Use (Podmínky
používání);
•Podívejte se na nevyřízenou akci v části
Je vyžadován souhlas;
•Přečtěte si a odsouhlaste Terms of Use
(Podmínky používání).
Blahopřejeme, nyní máte dokončené
nastaveni na dodavatelském portálu Coupa a
můžete využívat všechny jeho funkce
Možnost: Obrazovka Order (Objednávka)
•Čekat na příjem první objednávky;
•Vytvořit fakturu pomocí funkce PO-flip
function (Překlopení objednávky);
•Zobrazí se zpráva „Agree on the current
Terms of Use“(Souhlas s aktuálními
podmínkami použití).
1
2
1
2
Souhlas s Podmínkami používání
36
Registrace v dodavatelském portálu Coupa
Po registraci v CSP a prvním přihlášení se zobrazí níže uvedená uvítací obrazovka.
Kliknutím na tlačítko „Take Tour“ (Prohlídka) se můžete vydat na prohlídku funkcí CSP.
37
Registrace v dodavatelském portálu Coupa
Po dokončení registrace se můžete přihlásit na dodavatelský portál Coupa, který je přístupný na
stránce supplier.coupahost.com.
Toto je domovská stránka, která se vám zobrazí při přihlášení CSP.
38
Nastavení profilu CSPUprostřed domovské stránky se nachází tlačítko Improve Your Profile (Vylepšit profil). Umožní vám
přidat do veřejného profilu různé informace o vaší společnosti. Nezapomeňte, že všechny změny
veřejného profilu budou přístupné všem vašim zákazníkům, kteří používají portál Coupa, nejen
společnosti Ingersoll Rand.
Ve spodní části domovské stránky můžete kliknutím na odkaz zobrazit svůj Public Profile (Veřejný
profil).
Na pravé straně máte volbu Merge Accounts (Sloučit účty), pokud máte více účtů dodavatelského
portálu Coupa. Nahoře je karta Admin (Správce) na kterou můžete kliknout při prvním použití CSP.
39
Když kliknete na kartu Admin (Správce) v horní části domovské stránky, přejdete nejprve do sekce Admin
Users (Správa uživatelů).
Uvidíte všechny uživatele, kteří aktuálně mají přístup k dodavatelskému portálu Coupa, a můžete
přidat další uživatele kliknutím na tlačítko Invite User (Pozvat uživatele) na pravé straně, anebo Edit
(Upravit) stávající uživatele.
Merge Requests (Požadavky na sloučení) se používají, pokud máte více účtů dodavatelského portálu
Coupa. Tyto požadavky na sloučení můžete použít ke sloučení do jednoho účtu.
Další je E-invoicing setup (Nastavení elektronické fakturace). Pokud jste při registraci doplnili své
adresy, nemusíte na tuto stránku přecházet. Pokud chcete provést aktualizace nebo přidat další
adresy, můžete změny provést zde:
• Klikněte na Add Legal Entity (Přidat právnickou osobu) a vyplňte pole názvu právnické osoby
a země pro přidání nové adresy.
• Kliknutím na modré tlačítko Actions (Akce) můžete upravit stávající adresu.
Nastavení profilu CSP
40
Správa uživatelů v CSP
Pozvání uživatele
• Pomocí dodavatelského portálu můžete
pozvat další uživatele ve vaší
společnosti do portálu CSP.
• Klikněte na kartu Admin (Správce)
• Klikněte na tlačítko Invite User (Pozvat
uživatele)
• Zadejte údaje o uživateli.
• Vyberte oprávnění, která budou
uživateli udělena.
• Vyberte, ke kterému zákazníkovi
(zákazníkům) bude mít uživatel přístup.
• Klikněte na Send Invitation (Odeslat
pozvání).
41
Správa uživatelů v CSP
Vzor oznámení
Po odeslání pozvánky obdrží zaměstnanec e-mailové oznámení s registračním odkazem.
42
Prohlížení objednávek v CSP
Na kartě Orders (Objednávky) v horní části domovské stránky se zobrazí všechny Purchase Orders (Nákupní
objednávky) zaslané společností Ingersoll Rand. Pomocí funkce Search (Hledat) můžete vyhledávat objednávky podle
čísla. Seřazení lze provést podle sloupce kliknutím na záhlaví sloupce (PO Number, Status, Acknowledged At, Items,
Unanswered Comments, Total a Actions) (Číslo objednávky, Stav, Potvrzené kdy, Položky, Komentáře bez odpovědi,
Celkem a Akce). Funkce View (View) by měla být nastavena na „All“ (Vše).
Všechny nákupní objednávky na této obrazovce jsou zároveň hypertextovým odkazem na další informace o objednávce,
které zobrazíte kliknutím na modrý odkaz s číslem objednávky.
Pokud nevidíte jednotlivou objednávku, zkuste vybrat některý další záznam zákazníka Ingersoll Rand v rozbalovacím
seznamu Select Customer (Vybrat zákazníka).
43
Předvolby doručování nákupních objednávek můžete nastavit po kliknutí na tlačítko Configure PO Delivery
(Konfigurovat doručování objednávek).
Informujte společnost Ingersoll Rand o preferovaném způsobu zasílání nákupních objednávek: zadejte buď
e-mailovou adresu nebo ověřovací údaje cXML. Vyžadujete-li cXML, obraťte se na nás na adrese:
Prohlížení objednávek v CSP
44
Prohlížení objednávek v CSP
Když kliknete na nákupní objednávku, otevře se modrý hypertextový odkaz.
Nahoře se zobrazí:
- stav,
- datum objednávky,
- datum kontroly,
- původní žadatel,
- e-mail žadatele,
- platební podmínky,
které jste sjednali s
Ingersoll Rand,
- přílohy.
V pravém horním rohu vidíte dodací adresu.
45
Prohlížení objednávek v CSP
- Typ objednávky QTY (Množství) nebo
AMT (Částka)
- Description (Popis) objednaného
zboží.
- Objednané Quantity (Množství) a
Price (Cena)
- Jaká částka byla Invoiced
(Fakturovaná) vůči nákupní
objednávce.
Posuňte se dolů, aby se zobrazila položka Lines (Řádky) na nákupní objednávce. Zde vidíte:
Příkaz Create Invoice (Vytvořit fakturu) na základě všech informací nákupní objednávky vytvoří fakturu.
Tlačítko Print View (Zobrazení tisku) otevře další okno s doplňujícími informacemi, například měna,
kontaktní informace a Smluvní podmínky společnosti Ingersoll Rand.
Sekce Comments (Poznámky) umožňuje přidat komentáře k nákupní objednávce.
46
Jak je patrné z předchozího okna, můžete vytvořit fakturu kliknutím na tlačítko Create invoice
(vytvoření faktury), když prohlížíte objednávku.
Fakturu můžete také vytvořit v zobrazení Orders (Objednávky).
Na domovské stránce dodavatelského portálu Coupa klikněte na záložku „Orders“ (Objednávky).
Vytvoření faktury v CSP
47
Budete přesměrováni na stránku Create Invoice (Vytvořit fakturu) a zobrazí se vyskakovací okno Choose
Remit-To Address (Vybrat adresu pro úhradu). Adresu pro úhradu vyberte kliknutím na Choose (Vybrat).
Pokud je ve vašem profilu uložena pouze jedna adresa pro úhradu, systém portálu Coupa tuto adresu bude
považovat za výchozí a vyskakovací nabídka pro výběr adresy se neotevře. Pokud není uložena žádná
adresa pro úhradu, systém Coupa vás požádá, abyste ji vytvořili. Jakmile je adresa vybrána/zadána,
můžete začít vytvářet fakturu.
Ve sloupci akcí na objednávce, kterou chcete fakturovat, klikněte na zlatou hromádku mincí.
Vytvoření faktury v CSP
48
Vytvoření faktury v CSP
Přejděte do části „Lines“ (Řádky) na faktuře, kde můžete zkontrolovat (a případně aktualizovat)
fakturovanou hodnotu.
Je-li to u objednávky s částkou
nutné, aktualizujte částku v poli
„Price“ (Cena) částku, kterou
fakturujete. Smažte zobrazenou
hodnotu a zadejte fakturovanou
částku.
Je-li to u objednávky s
množstvím nutné, aktualizujte
množství v poli „Qty“ (Množství)
údajem o množství, které
fakturujete.
49
Vytvoření faktury v CSP
Pokud máte další poplatky (např.
dopravné, manipulační poplatek a jiné),
přidejte řádek kliknutím na tlačítko Add
Line (Přidat řádek)
Z rozbalovací nabídky
vyberte sazbu DPH, která
se vztahuje na příslušnou
řádkovou položku.
Částka DPH se
automaticky vypočítá.
Upozorňujeme, že se
jedná o povinné pole.
V případě potřeby použijte
pro zdůvodnění vybrané
sazby DPH oddíl Tax
Reference (Daňová
reference).
Upozorňujeme, že pokud se
použije sazba 0 % nebo
osvobození od daně, musí být v
rámečku daňové reference
uvedeno odůvodnění.
50
Pokud přidáváte další řádky, přidejte pole Description (Popis) zadejte typ poplatku a do pole „Price“ (Cena)
zadejte částku poplatku.
Z rozbalovací nabídky vyberte sazbu DPH, která se vztahuje na příslušnou řádkovou položku.
Částka DPH se automaticky vypočítá. Upozorňujeme, že se jedná o povinné pole.
V případě potřeby použijte pro zdůvodnění sazby DPH oddíl Tax Reference (Daňová reference).
Vytvoření faktury v CSP
Klikněte na tlačítko Calculate (Vypočítat) pod oddílem Totals and Tax (Součty a daň): Tím se aktualizuje
celková fakturovaná hodnota na základě částky uvedené výše v poli „Price“ (Cena) a případných dalších
zadaných poplatků.
51
Potvrďte, že systém portálu
Coupa má pro vás vytvořit
fakturu a ve vyskakovacím okně
klikněte na tlačítko „Send
Invoice“ (Odeslat fakturu).
Blahopřejeme, vaše faktura je
odeslána!
Po přijetí/kontrole faktur se
automaticky aktualizuje stav.
Vytvoření faktury v CSP
Klikněte na tlačítko Submit (Odeslat)
Faktura PDF generovaná portálem Coupa je jedinou předpisovou fakturou pro vás i společnost Ingersoll
Rand. Fakturu z portálu Coupa musíte použít pro podání oznámení o DPH. Výslovně souhlasíte s tím,
že nebudete vytvářet a odesílat vlastní faktury za tyto transakce mimo portál Coupa, ani nebudete k
transakci v portálu Coupa připojovat jakékoli obrazy faktur.
52
Jakmile bude faktura ve stavu Approved (Schváleno), bude vyplacena v souladu s platebními podmínkami
a splátkovým kalendářem sjednaným mezi společností Ingersoll Rand a dodavatelem.
Vytvoření faktury v CSP
Kontaktní údaje dodavatelů
Úvod1
Strategie přenosu nákupních objednávek
Oznámení k činnosti dodavatele (SAN)
Dodavatelský portál Coupa (CSP).
2
a
b
Vytváření elektronických faktur pomocí portálu Coupa3
Kontaktní údaje dodavatelů4
Sporné faktury v systému Coupac
54
Existuje několik důvodů, proč je faktura sporná:
• Automatické zjištění spornosti okamžitě po odeslání faktury.
• Faktura neodpovídá obsahu nákupní objednávky. Může se jednat o problém s číslem dílu,
o problém množství nebo o problém ceny.
• Spornost zjištěná ručně vlastníkem objednávky/žadatelem.
Jak zjistím, zda je moje faktura sporná?
• Obdržíte e-mailové oznámení s číslem faktury a důvodem spornosti (viz níže).
Sporné faktury v systému Coupa
55
Sporné faktury v systému Coupa
Všechny sporné faktury se také zobrazí na kartě To Do (Úkoly) a oznámení na dodavatelském
portálu Coupa.
56
Nejprve musíte prověřit důvod sporu. Pokud není uveden žádný důvod nebo není jasné, o jaký
problém se jedná, pro další informace se obraťte přímo na žadatele objednávky.
Příklad, jak bude vypadat e-mailové oznámení:
Příklad, jak bude vypadat sporná faktura
jako v oznámeních:
Poté zahajte proces řešení faktury.
Řešení sporné faktury
57
Řešení sporné faktury
Můžete také kliknout na tlačítko „View Online“ (Zobrazit online) v rozporovacím e-mailu, anebo
prostřednictvím karty oznámení přejít přímo do faktury.
Na stránce faktury vyhledejte spornou fakturu a klikněte na tlačítko „Resolve“ (Vyřešit) ve sloupci
Actions (Akce). Tím přejdete na fakturu.
58
Řešení sporné faktury
Existují dvě možnosti řešení sporné faktury:
1. Zrušení faktury: Tuto možnost vyberte, pokud byla faktura vydána duplicitně, nebo pokud na této
faktuře potřebujete změnit údaje, které se netýkají ceny nebo množství. Systém Coupa
automaticky vytvoří k faktuře dobropis, pokud si tuto možnost zvolíte.
2. Úprava faktury: Tuto možnost vyberte, pokud potřebujete na faktuře upravit cenu a/nebo
množství. Abyste označili, jestli chcete vydat dobropis pro snížení množství, snížení ceny nebo
vydat dobropis na základě částky, budete požádáni, abyste vybrali typ úpravy řádku dobropisu.
Máte-li jakékoli dotazy týkající se tohoto postupu, obraťte se na nás na adrese [email protected]
59
Řešení sporné faktury
Jakmile kliknete na příslušné tlačítko řešení, budete převedeni na obrazovku vytvoření
dobropisu.
1. Zadejte Credit Note # (Číslo dobropisu)
2. Zadejte Credit reason (Důvod dobropisu)
3. Klikněte na tlačítko Submit (Odeslat)
Máte-li jakékoli dotazy týkající se tohoto postupu, obraťte se na nás na adrese [email protected]
60
Řešení sporné faktury
4. V horním vyskakovacím okně klikněte na tlačítko Send Credit Note (Odeslat dobropis)
5. Budete dotázáni, zda chcete za právě zrušenou fakturu vytvořit novou fakturu. Klikněte na tlačítko
Yes (Ano)
61
Řešení sporné faktury
Budete převedeni na stránku Create Invoice (Vytvořit fakturu)
6. Vyplňte Invoice # (Číslo faktury) a všechna ostatní povinná pole
7. Zkontrolujte, zda jste v nové faktuře vyřešili důvod sporné faktury.
8. Přesuňte dolů a klikněte na tlačítko Submit (Odeslat)
62
Řešení sporné faktury9. Ve vyskakovacím okně „Are you Ready to Send“ (Jste připraveni k odeslání) klikněte na tlačítko Send Invoice
(Odeslat fakturu)
10. Objeví se zelená informační lišta, která označuje, že se faktura zpracovává.
63
Faktura s nulovým řádkem
Systém Coupa nepřijímá faktury s částkou 0 €. Když podáváte faktury na částečné množství nebo
částku, z faktury musíte řádky s 0 hodnotou smazat. Chcete-li smazat řádky faktury s hodnotou 0 €:
1. Klikněte na záložku Orders (Objednávky)
2. U objednávky, kterou fakturujete, klikněte na ikonu sloupce mincí ve sloupci Actions (Akce)
64
Faktura s nulovým řádkem
3. Budete převedeni na obrazovku Create Invoice (Vytvořit fakturu). Zadejte Invoice # (Číslo faktury)
4. Z rozbalovací nabídky vyberte Buyer VAT ID (DIČ kupujícího)
65
Faktura s nulovým řádkem
5. Zkontrolujte položky řádku. Klikněte na červenou ikonu „X“ vedle řádku s hodnotou 0 €
66
Faktura s nulovým řádkem
6. Z rozbalovací nabídky vyberte VAT Rate (Sazba DPH)
7. Zadejte Tax Reference (Odkaz na daň)
8. Klikněte na tlačítko Submit (Odeslat)
67
Faktura s nulovým řádkem
9. Jakmile bude faktura společností Ingersoll Rand úspěšně zpracována, uvidíte stav faktury jako
Approved (Schválená)
Poznámka: Pokud zapomenete na faktuře smazat řádek s hodnotou 0 €,
faktura bude systémem Coupa automaticky označena za spornou a uvidíte
stav faktury jako Disputed (Sporná). V takovém případě budete muset
odeslat novou fakturu, ve které tentokrát řádek s hodnotou 0 € odstraníte.
Kontaktní údaje dodavatelů
Úvod1
Strategie přenosu nákupních objednávek
Oznámení k činnosti dodavatele (SAN)
Dodavatelský portál Coupa (CSP).
2
a
b
Vytváření elektronických faktur pomocí portálu Coupa3
Kontaktní údaje dodavatelů4
Sporné faktury v systému Coupac
69
Kontaktní údaje dodavatelů
Pokud nejste pro tento požadavek správnou kontaktní osobou, přepošlete tento e-mail
příslušné osobě a zašlete nám aktualizované kontaktní údaje na adresu:
Přejděte na odkaz do Coupa Success Portal s dalšími informacemi a nápovědou.
https://success.coupa.com/
Pokud máte dotazy, kontaktujte nás na adrese [email protected].
Děkujeme za vaši podporu a spolupráci!
70