Page 1
King Mongkut’s University of Technology Thonburi
University Research
University Research KMUTT
หวขอวจย.....การปรบปรงระบบบรการสารสนเทศ มจธ. กรณศกษา ฐานขอมลดานการวจย.... The Improvement of KMUTT Information Service System (KISS) : A Case Study of Research Database................. นกวจย ...................น.ส.กตตญาณ เฟองชนช........................................
หนวยงาน .............งานวจยสถาบนและสารสนเทศ กองแผนงาน............
.............มหาวทยาลยเทคโนโลยพระจอมเกลาธนบร...............
Page 2
King Mongkut’s University of Technology Thonburi
University Research 2
การด าเนนการตามแนวทาง Six sigma นน จะเนนการแก ปญหาเปนหลก โดยเฉพาะปญหาทเกดขนเรอรง (Chronic Waste) ทงน ในการปรบปรงตามแนวทาง Six sigma มขนตอนอย 5 ขนตอน คอ
1. ขนตอนการก าหนดหวขอปญหา (Define Phase) 2. ขนตอนการวด (Measure Phase) 3. ขนตอนการวเคราะห (Analyze Phase) 4. ขนตอนการปรบปรง (Improve Phase) 5. ขนตอนการควบคม (Control Phase)
การด าเนนการวจยตามแนวทาง Six Sigma
Page 3
King Mongkut’s University of Technology Thonburi
University Research 3
ทมาและความส าคญของปญหา ปจจบน มจธ. มระบบสารสนเทศทใชงานอยภายในมหาวทยาลยเปนจ านวนมาก โดยสวนใหญจะเปนระบบสารสนเทศส าหรบการปฏบตงานในชวตประจ าวน (Operational Data) แยกตามกลมหลกๆ 2 ดาน ไดแก ระบบสารสนเทศเพอการบรหารการศกษา การวจย และเผยแพรประชาสมพนธ และระบบสารสนเทศเพอการบรหารจดการ * ตอมาในป 2551 มหาวทยาลยไดพฒนาระบบบรการสารสนเทศ มจธ. หรอ ระบบ KISS (KMUTT Information Service System) ขน โดยมวตถประสงคเพอใหเปนระบบทจะรวบรวมขอมลส าคญดานตางๆ ไดแก ดานบคลากร นกศกษา การเงน และงานวจย จากระบบสารสนเทศส าหรบการปฏบตงานในชวตประจ าวนเดมทมอยเดมมารวมไวบรการในระบบเดยว เพอใหหนวยงานทงระดบคณะ และมหาวทยาลยน าขอมลไปใชในการด าเนนงานไดอยางสะดวกและรวดเรว
1.Define Phase
หมายเหต * การแบงกลม แบงตามรายงานของส านกคอมพวเตอร
Page 4
King Mongkut’s University of Technology Thonburi
University Research 4
ทมาและความส าคญของปญหา (ตอ) หลงการใชงานระบบ KISS มาไดระยะหนง พบวา ผใชงานระบบ KISS ในหลายหนวยงานไดแจงวาระบบ KISS ยงมความไมสมบรณในการน ามาใชงานในหลายๆ ดาน อาท - ขอมลไมถกตอง (ไมอพเดท / ไมตรงกบหนวยงาน) - ใชงานไมสะดวก (เปดหาขอมลทตองการยาก) - ขอมลไมครบถวนตามทตองการ
ดงนน กองแผนงานในฐานะหนวยงานทดแลระบบคลงขอมลของมหาวทยาลยและเปนผพฒนาระบบ KISS รวมกบส านกคอมพวเตอร จงไดวางแผนในการปรบปรงระบบ KISS ใหสามารถใชงานไดอยางสมบรณขน
Define Phase
Page 5
King Mongkut’s University of Technology Thonburi
University Research 5
Top Level Management
Middle Level Management
Operational Level Management TPS
MIS
ESS
EIS
Define Phase – เปรยบเทยบระบบ KISS กบระดบของสารสนเทศในองคกร
มจธ. KISS
- ระบบประมวลผลรายการ (Transaction Processing Systems : TPS) คอระบบสารสนเทศทใชในการรวบรวมขอมลทเปนกระบวนการทางธรกจตางๆเขามาประมวลผลเบองตน แลวเกบไวเปนขอมลขององคกรทจะน าไปใชประโยชนตอไป - ระบบการจดการสารสนเทศ (Management Information Systems : MIS) คอ ระบบจดการทวไปทท าหนาทดแลควบคมการปฏบตการภายในองคกร และจดท ารายงานเพอใหผบรหารระดบกลางใชชวยในการตดสนใจ สวนใหญจะเปนรายงานทเกยวกบความผดปกตของการท างาน (Exception Report) หรอรายงานสรปผลการปฏบตงาน (Summary Report) โดยไดรบขอมลมาจาก TPS ของหนวยงานหรอทหนางานตางๆ ในองคกร - ระบบสนบสนนการท างานของผบรหารระดบสง (Executive Support Systems : ESS หรอ Executive Information Systems : EIS) เปนระบบทชวยในการตดสนใจและการท างานของผบรหารระดบสง ซงสวนใหญเปนการตดสนใจแบบไมมรปแบบ (Unstructured) โดยใชขอมลทงภายในและภายนอกองคกรมาชวยการตดสนใจ และมการน าเสนอโดยเปนรปแบบของเมนและกราฟ (Graphical User Interface)
Page 6
King Mongkut’s University of Technology Thonburi
University Research
การวเคราะหขอมลเชงปรมาณ
ระบบบรการสารสนเทศ มจธ. (KISS)
Macro Process Mapping – ของระบบบรการสารสนเทศ มจธ.(KISS)
การปฏบตงานภายในมหาวทยาลย หากขอมลจาก KISS ไมสมบรณ จะขาดขอมลสนบสนนในการปฏบตงานในดานตางๆ ไดแก 1. การวางแผน (Planning) 2. การตดตามและประเมนผล (Controlling/Monitoring) 3. การบรหารและควบคม งบประมาณ (Budgeting)
การวเคราะหขอมลเชงคณภาพ
การคนหาปญหาหรอโอกาส
ระบบฐานขอมลตางๆ
8
Page 7
King Mongkut’s University of Technology Thonburi
University Research
กองแผนงาน
ระบบบรการสารสนเทศ มจธ. (KISS)
Micro Process Mapping – ระหวางระบบ KISS กบกองแผนงาน
- ตรวจสอบความถกตอง - ขอขอมลเพมใหม - ฯลฯ
ขอมลสมบรณ
เสนอผบรหารมหาวทยาลย / ปฏบตงานดานอนๆ
ขอมลไมสมบรณ
หนวยงานเจาของขอมล / คณะ / ส านก / สถาบน
เรว
ขอมลเชงปรมาณ
ชา สญเสยโอกาสในการแขงขน
แกปญหาไดไมทนเวลา
ผลกระทบตอมหาวทยาลย
9
Page 8
King Mongkut’s University of Technology Thonburi
University Research
SIPOC Model : กระบวนการปรบปรงระบบบรการสารสนเทศ มจธ. (KISS)
Suppliers Inputs Process Output Customer หนวยงานภายใน
มหาวทยาลย
ความตองการในการปรบปรงระบบบรการสารสนเทศ มจธ. (KISS)
Design : 1) ท าความเขาใจความตองการใชระบบในภาพรวม 2) วางแผนการท างานรวมกบ รองอธการบดฝายแผนและสารสนเทศ ผอ านวยการกอง-แผนงาน และงานตดตามและ-ประเมนผล
Production : 1) สอบถามความตองการจากผเกยวของ 2) ศกษารายงานตางๆ* วาตองการใชขอมลใดบาง และในรปแบบ (format) ใด
ระบบบรการสารสนเทศ มจธ. (KISS) ทปรบปรงแลว
หนวยงานภายในมหาวทยาลย
: ทงผบรหารและเจาหนาทผใชงาน
(ทงน ผบรหารจะเปนลกคาทางออม
โดยเจาหนาทจะเปนผน าขอมลจาก KISS
ไปจดท าเปนสารสนเทศของหนวยงานและน าเสนอตอผบรหาร)
10
หมายเหต * สารสนเทศ / รายงานประจ าป / รายงานเสนอสภามหาวทยาลย / แผนฯ 11 / Super KPIs
Page 9
King Mongkut’s University of Technology Thonburi
University Research 11
Suppliers Inputs Process Output Customer 3) ศกษารปแบบระบบสารสนเทศทเปน Best Practice จากเวบไซตของมหาวทยาลยในตางประเทศ (สวนใหญใชค าวา Facts and Figure) 4) ออกแบบระบบสารสนเทศฯ 5) ประสานงานกบส านกคอมพวเตอรในการพฒนาระบบ 6) ทดสอบและปรบปรงระบบ
Sale : น าเสนอระบบสารสนเทศตอ ทกหนวยงานภายในมหาวทยาลย
Research : ตดตามผลการใชงานและปรบปรงระบบ
SIPOC Model : กระบวนการปรบปรงระบบบรการสารสนเทศ มจธ. (KISS) (ตอ)
Page 10
King Mongkut’s University of Technology Thonburi
University Research 12
Project Metric : ตวชวดของกระบวนการปรบปรงระบบบรการสารสนเทศ มจธ. (KISS)
KPIs มาตรวด สตรค านวณ
1. รอยละของความถกตองของขอมลในฐานขอมลแตละดานในระบบ KISS
- ไมนอยกวารอยละ 90 ในแตละดาน
- จ านวนตารางทมขอมลถกตอง x100) / จ านวนตารางทงหมด
นยาม ความถกตองของขอมล หมายถง 1. มการอพเดทขอมลตามรอบเวลาทก าหนดไว 2. ขอมลทปรากฏในรายงานทออกจากระบบ KISS มความถกตอง ตรงตามความเปนจรง
Page 11
King Mongkut’s University of Technology Thonburi
University Research 13
Define Phase - พจารณาผมสวนเกยวของกบการพฒนาระบบ KISS
ผออกแบบระบบ ผดแลระบบ ผพฒนาระบบ ผใชระบบ
- กองแผนงาน - กองคลง (ดานการเงน)
- ส านกคอมพวเตอร - ผบรหาร - เจาหนาทในหนวยงานตางๆ
- ส านกคอมพวเตอร - กองแผนงาน
ท าความเขาใจกบความตองการใชระบบ KISS
ตนน า ปลายน า
Page 12
King Mongkut’s University of Technology Thonburi
University Research 14
Define Phase - เคยมการสอบถามความเหนของผใชงาน KISS บางหรอไม?
การสมมนา 6+1 Flagships Track 2 ครงท 12 หวขอ “ความคาดหวงและขอตกลงรวมในการจดการขอมลระบบ KISS” เมอวนท 27 มกราคม 2555
ผเขารวมประชม จ านวน 60 คน แบงเปน 1. ผบรหารมหาวทยาลย จ านวน 5 คน : ใหขอเสนอแนะภาพรวมในเชงนโยบาย 2. บคลากรใน สนง.อธการบด จ านวน 55 คน จ าแนกไดเปน 2 กลมหลก คอ กลมตนน า – บคลากรทท าหนาทน าเขาขอมล * กลมปลายน า – บคลากรทเปนผใชขอมล *
ทงน ไดแบงการระดมสมองเปน 4 กลม • กลมท 1 – ขอมลดานนกศกษา • กลมท 2 – ขอมลดานวจยและบรการวชาการ • กลมท 3 – ขอมลดานบคลากร • กลมท 4 – ขอมลดานการเงน
หมายเหต * บคลากรกลมตนน าสวนใหญจะเปนปลายน าดวย
Page 13
King Mongkut’s University of Technology Thonburi
University Research
15
ความคดเหนของบคลากร นศ. บคลากร วจย การเงน รวม
1. ขาดระบบ operation รองรบขอมลดบ 1
2. ขาดการน าเขาขอมลดบเขาสระบบ operation 2
3. มขอมลในระบบ operation แลว แตขาดการน าเขาระบบ KISS (ยงไมรายงานใน KISS)
3
4. ขอมลดบไมไดแยกประเภทไว ท าใหไมสามารถดง
ตามความตองการทเกดขนใหมได
1
5. ขาดค านยามของขอมลทปรากฏในระบบ KISS 3
6. ไมมนใจขอมลใน KISS / ไมตรงกบขอมลในระบบอน 3
7. ไมเขาใจวธการใช / เขาใชยาก 1
Define Phase - สรปความคดเหนของบคลากรทมตอระบบ KISS
ทมา : สรปจากรายงานการประชมของศนยนวตกรรมระบบ (SI)
Page 14
King Mongkut’s University of Technology Thonburi
University Research
16
ความคดเหนของบคลากร นศ. บคลากร วจย การเงน รวม
8. ขาดการระบชวงเวลาวาเปนขอมล ณ เมอใด 1
9. ไมไดแจงสทธการใชขอมลใหหนวยงานทราบ 1
10. ขาดการเชอมโยงระหวางฐานขอมลใหมองไดในหลายมต
1
11. เครอง server ยงไมมประสทธภาพ (ดงรายงานไดชา)
1
12. ยงไมมการจดหมวดหมขอมลใหเปนระเบยบ 1
13. ขอมลไมครบถวน / ผรบผดชอบไมบนทกขอมลลงระบบ
1
14. ขอมลไมเปนปจจบน 1
รวม 5 6 6 4
สรปความคดเหนของบคลากรทมตอระบบ KISS (ตอ)
Page 15
King Mongkut’s University of Technology Thonburi
University Research
17
0
1
2
3
3 6 2 5 1 4 7 8 9 10 11 12 13 14
จ านวนฐานขอมลทมปญหา
หวขอปญหา
ส าคญ - มเลกนอย
จบจอย - มมากมาย
สรปความคดเหนของบคลากรทมตอระบบ KISS - พาเรโต
แตละฐานขอมลมปญหาซ ากนในเรองใดบาง ?
6
Page 16
King Mongkut’s University of Technology Thonburi
University Research
18
ความคดเหนของบคลากร นศ. บคลากร วจย การเงน รวม
1. ขาดระบบ operation รองรบขอมลดบ 1
2. ขาดการน าเขาขอมลดบเขาสระบบ operation
2
3. มขอมลในระบบ operation แลว แตขาดการน าเขาระบบ KISS (ยงไมรายงานใน KISS)
3
4. ขอมลดบไมไดแยกประเภทไว ท าใหไมสามารถดง
ตามความตองการทเกดขนใหมได
1
5. ขาดค านยามของขอมลทปรากฏในระบบ KISS 3
6. ไมมนใจขอมลใน KISS / ขอมลไมตรงกบระบบอน 3
7. ไมเขาใจวธการใช / เขาใชยาก 1
Define Phase - ฐานขอมลทจะเลอกมาเปนกรณศกษา
ฐานขอมลดานบคลากร และฐานขอมลดานการวจยมจ านวนปญหาเทากน 6 ปญหา แตฐานวจยมปญหาส าคญตามทฤษฏ 80/20 มากกวา จงเลอกฐานขอมลดานการวจยเปนกรณศกษา
Page 17
King Mongkut’s University of Technology Thonburi
University Research
19
ปญหาในฐานขอมลดานการวจย เลอกปญหา
ทสนใจ
ความสอดคลองกบ
Project Metrics
2. ขาดการน าเขาขอมลดบทมเขาสระบบฐานขอมลดานการวจย
การอพเดทขอมลตามรอบเวลา
3. มขอมลในระบบฐานขอมลดานการวจยแลว แตขาดการน าเขาสระบบ KISS
(ยงไมมรายงาน)
สามารถแกไขไดทนท
(กองแผนฯ ออกแบบรายงาน)
5. ขาดค านยามของขอมลทปรากฏในระบบ KISS
สามารถแกไขไดทนท
(เพมค านยามเขาไป)
6. ขอมลในฐานขอมลดานการวจย ไมตรงกบระบบ KISS
ความถกตองของขอมล
Define Phase - นยามปญหาทสนใจในฐานขอมลดานการวจย
Page 18
King Mongkut’s University of Technology Thonburi
University Research
ฐานขอมล ดานการวจย ในระบบ KISS
บคลากรวจย
1. อาจารยและนกวจย 2. อาจารยและนกวจย – กลมวจย 3. รอยละอาจารยไดทนวจยภายใน 4. รอยละอาจารยไดทนวจยภายนอก
1. โครงการวจยภายนอก - นกวจย 2. โครงการวจยภายใน - นกวจย 3. โครงการวจย - งบประมาณ 4. โครงการวจย – ประเภทแหลงทน 5. โครงการวจย – บคลากรเพอการวจย 6. รอยละโครงการวจยตอบคลากรเพอการวจย 7. ผลจากโครงการวจย
โครงการวจย
1. บทความวจยเฉลย 2. บทความวจย – เทยบเทาวารสาร นานาชาต / ภมภาค 3. สทธบตร / อนสทธบตร
ผลงานวจย
งบประมาณวจย (ทนวจย)
1. ทนวจยภายนอก 2. ทนวจยภายใน ซ ากน
20
Define Phase – รอยละของความถกตองของฐานขอมลดานการวจยในระบบ KISS
Page 19
King Mongkut’s University of Technology Thonburi
University Research
21
ดานบคลากรวจย ขอมลในระบบ KISS ความถกตอง
1. อาจารยและนกวจย 767 คน
2. อาจารยและนกวจย – กลมวจย 767 คน
3. รอยละอาจารยไดทนวจยภายใน 0
4. รอยละอาจารยไดทนวจยภายนอก 0
Define Phase – รอยละของความถกตองของฐานขอมลดานการวจยในระบบ KISS
ดานผลงานวจย ขอมลในระบบ KISS ความถกตอง
1. บทความวจยเฉลย 18
2. บทความวจย – เทยบเทาวารสาร นานาชาต / ภมภาค
8.833 (ค านวณมาจากขอ 1)
3. สทธบตร / อนสทธบตร 0
หมายเหต เกณฑการตดสนใจเทยบเคยงกบหนงสอรายงานประจ าป 2554 มจธ. (จดท าโดยกองแผนงาน)
Page 20
King Mongkut’s University of Technology Thonburi
University Research
22
ดานโครงการวจย ขอมลในระบบ KISS ความถกตอง
1. โครงการวจยภายนอก - นกวจย 0
2. โครงการวจยภายใน - นกวจย 0
3. โครงการวจย - งบประมาณ 0
4. โครงการวจย – ประเภทแหลงทน 0
5. โครงการวจย – บคลากรเพอการวจย 0
6. รอยละโครงการวจยตอบคลากรเพอการวจย 0
7. ผลจากโครงการวจย 0
Define Phase – รอยละของความถกตองของฐานขอมลดานการวจยในระบบ KISS
ดานงบประมาณวจย (ทนวจย) ขอมลในระบบ KISS ความถกตอง
1. ทนวจยภายนอก 0
2. ทนวจยภายใน 0
สรป จ านวนตารางทถกตองม 2 ตาราง จากทงหมด 16 ตาราง คดเปน 12.5%
Page 21
King Mongkut’s University of Technology Thonburi
University Research
23
รอยละ 90
รอยละของความถกตอง ของฐานขอมลดานการวจยใน
ระบบ KISS
Actual
GAP Should
รอยละ 12.5
Define Phase – การวเคราะหเพอหา GAP และสรปหวขอปญหา
สรปหวขอปญหา “การเพมรอยละของความถกตองของฐานขอมลดานการวจยในระบบ KISS
Page 22
King Mongkut’s University of Technology Thonburi
University Research 24
2. Measure Phase – การประเมนระบบวด
• Gauge คอ ตาราง Check Sheet ขางตน • ในการทวนสอบ Gauge : อางองกบหนงสอรายงานประจ าป 2554 ของ
มหาวทยาลย โดยพจารณาขอมลดานการวจยทปรากฏในรายงานประจ าป น ามาเปรยบเทยบความถกตองกบขอมลทปรากฏในระบบ KISS
Page 23
King Mongkut’s University of Technology Thonburi
University Research
25
ตวอยางท 1
Measure Phase - ความถกตองของฐานขอมลดานการวจยในระบบ KISS
ขอมลจากรายงานประจ าป : มจธ. มแหลงทนภายนอก เฉลยปละ 243.33 ลานบาท
Page 24
King Mongkut’s University of Technology Thonburi
University Research 26
ตวอยางท 2
Measure Phase - ความถกตองของฐานขอมลดานการวจยในระบบ KISS
ขอมลจากรายงานประจ าป : มจธ. มบทความวจย เฉลยปละ 1,254 บทความ
Page 25
King Mongkut’s University of Technology Thonburi
University Research 27
ตวอยางท 3
Measure Phase - ความถกตองของฐานขอมลดานการวจยในระบบ KISS
ขอมลจากรายงานประจ าป : มจธ. มสทธบตร-อนสทธบตร เฉลยปละ 7 เรอง
Page 26
King Mongkut’s University of Technology Thonburi
University Research 28
Measure Phase – การประเมนระบบวด
1. เหตผลทเชอวาขอมลในหนงสอรายงานประจ าป มความนาเชอถอ/ถกตอง เนองจาก - เปนเอกสารทผานการเกบขอมลมาอยางมระบบ ครบถวน ภาควชา คณะ ศนยสงเสรมงานวจยฯ - ผานการตรวจสอบโดยหนวยงานทรบผดชอบ (ศนยสงเสรมงานวจยฯ) และ ไดรบการตรวจสอบจากหวหนาศนยสงเสรมงานวจยฯ อกครงกอนจดสงมา จดท าเปนรายงานประจ าป - กองแผนงานไดวเคราะหและตรวจสอบความถกตองของขอมลในภาพรวม มหาวทยาลย กอนน ามาสรปเปนรายงานประจ าป 2. ผตรวจสอบ : มความเขาใจในเกณฑการวด และมประสบการณในการเกบขอมลของมหาวทยาลยในทกดานมากวา 16 ป เนองจากปฏบตงานอยในหนวยงาน * ทตองดแลระบบคลงขอมลของมหาวทยาลย หมายเหต * งานวจยสถาบนและสารสนเทศ กองแผนงาน
Page 27
King Mongkut’s University of Technology Thonburi
University Research
KMUTT
KISS
Axapta
ACIS
HPB
แผน
วจย
เจาของขอมล
เจาของขอมล
เจาของขอมล
เจาของขอมล
เจาของขอมล
Intranet
Central Portal
Measure Phase – จดเกดเหต : ฐานขอมลดานการวจยในระบบ KISS
Intranet ทมา : ปรบปรงจากสไลดของงานประกนคณภาพ
30
Page 28
King Mongkut’s University of Technology Thonburi
University Research
KISS ระบบฐานขอมลงานวจย
บคลากรวจย
ผลงานวจย*
โครงการวจย
ครภณฑวจย/ หองปฏบตการ
วจย
ศนยสงเสรมงานวจยและทรพยสนทาง
ปญญา แหลงทนวจย
หมายถง เปนขอมลสวนทมการน าขอมลเขาสระบบฐานขอมลงานวจย แตไมมการน าเขาระบบ KISS
* ในสวนนยกเวนบทความวจย ซงมโปรแกรมรองรบให นกวจยทกคนสามารถเขาไปกรอกขอมลออนไลนไดดวยตนเอง
หนวยงานภายใน ม.
ตนน า ปลายน า
31
Measure Phase – Process Mapping ฐานขอมลดานการวจยในระบบ KISS
Page 29
King Mongkut’s University of Technology Thonburi
University Research
ประเภทของขอมลในฐานขอมลดานการวจยทปรากฏในระบบ KISS
ฐานขอมล ดานการวจย ในระบบ KISS
บคลากรวจย
1. อาจารยและนกวจย 2. อาจารยและนกวจย – กลมวจย 3. รอยละอาจารยไดทนวจยภายใน 4. รอยละอาจารยไดทนวจยภายนอก
1. โครงการวจยภายนอก - นกวจย 2. โครงการวจยภายใน - นกวจย 3. โครงการวจย - งบประมาณ 4. โครงการวจย – ประเภทแหลงทน 5. โครงการวจย – บคลากรเพอการวจย 6. รอยละโครงการวจยตอบคลากรเพอการวจย 7. ผลจากโครงการวจย
โครงการวจย
1. บทความวจยเฉลย 2. บทความวจย – เทยบเทาวารสาร นานาชาต / ภมภาค 3. สทธบตร / อนสทธบตร
ผลงานวจย 25 % 19 %
44 % 12 % งบประมาณวจย (ทนวจย)
1. ทนวจยภายนอก 2. ทนวจยภายใน ซ ากน
32
Page 30
King Mongkut’s University of Technology Thonburi
University Research
กลมวจย
นกวจย
อาจารย แหลงทนภายใน
ผลโครงการวจย
แหลงทนภายนอก
เทยบเทาวารสารนานาชาต /ภมภาค
ภายใน
ภายนอก
การเชอมโยงภายในฐานขอมลดานการวจยในระบบ KISS
หมายถง มการเชอมโยงระหวางฐานขอมล
หมายถง มการจ าแนกเปนฐานขอมลยอย
สทธบตร /
อนสทธบตร
32
Page 31
King Mongkut’s University of Technology Thonburi
University Research
ความถกตองและการอพเดทขอมลในฐานขอมลดานการวจย งบประมาณวจย ปงบประมาณ 2554
ขอมลไมตรงกบรายงานประจ าป 2554 ซงเทากบ 76.23 ลานบาท
ขอมลไมตรงกบรายงานประจ าป 2554 ซงเทากบ 112.99 ลานบาท
33
Page 32
King Mongkut’s University of Technology Thonburi
University Research
ความถกตองและการอพเดทขอมลในฐานขอมลดานการวจย บทความวจย ปงบประมาณ 2554
ขอมลไมตรงกบรายงานประจ าป 2554 ซงเทากบ 340 / 41 / 463 / 321 บทความ ตามล าดบ
34
Page 33
King Mongkut’s University of Technology Thonburi
University Research
ความถกตองและการอพเดทขอมลในฐานขอมลดานการวจย สทธบตรและอนสทธบตร ปงบประมาณ 2554
ขอมลไมตรงกบรายงานประจ าป 2554 ซงระบสทธบตรเทากบ 3 และอนสทธบตรเทากบ 12
35
Page 34
King Mongkut’s University of Technology Thonburi
University Research
Micro Process Mapping – ภาพรวมฐานขอมลดานการวจย
หมายเหต * ในสวนนมโปรแกรมรองรบใหบคลากรทท าวจยทกคนสามารถเขาไปกรอกขอมลออนไลนไดดวยตนเอง
ระบบฐานขอมล ดานการวจย
บคลากรวจย ผลงานวจย (บทความวจย)*
โครงการวจย ครภณฑวจย/ หองปฏบตการ
วจย งบประมาณวจย
ผลงานวจย (ทรพยสนทาง
ปญญา)
คณ A คณ C
คณ B
หนวยงานภายใน ม.
กรอก ขอมล แบบ 1 แบบ 3 แบบ 2
37
ประสานงานกบ
กรมทรพยสนทางปญญา
Page 35
King Mongkut’s University of Technology Thonburi
University Research 38
ระดมสมองโดยใชเทคนคแผนภาพ KJ
• บคลากรของศนยสงเสรมงานวจยและทรพยสนทางปญญา ทเกยวของกบฐานขอมลดานการวจย จ านวน 3 คน (คณ A, B, C) วนท 25 กรกฎาคม 2555 เวลา 14.00 – 15.00 น.
Page 36
King Mongkut’s University of Technology Thonburi
University Research 39
Cause and Effect Diagram : กระบวนการในการจดสงขอมลเขาระบบ
Page 37
King Mongkut’s University of Technology Thonburi
University Research
40
3.Analyze Phase – ทวนสอบสาเหตของปญหาและเลอกสาเหตทคาดวาสงผลตอปญหา
1.คณะสงขอมลมาให (ศนยสงเสรมงานวจยฯ)
ชากวาก าหนด
2. ขอมลทคณะสงมาไมครบถวน / ไมถกตอง
หวหนาศนยสงเสรมงานวจยและทรพยสนทางปญญา (ดร.ผองศร เวสารช)
• สมภาษณ ดร.ผองศร เพอทวนสอบ “สาเหตของปญหา” ทท าใหขอมลในระบบฐานขอมลดานการวจยไมถกตอง
• และให ดร.ผองศร เลอกสาเหตทคาดวาสงผลตอปญหามากทสด (รนแรงทสด) 2 สาเหต
สาเหตรนแรง 2 สาเหต
ความเหน ดร.ผองศร - เกยวของกบนกวจยทงมหาวทยาลย - นาจะแกดวยนโยบายได
Page 38
King Mongkut’s University of Technology Thonburi
University Research
41
Analyze Phase : วเคราะหการจดสงขอมลของหนวยงานระดบคณะ
ครศาสตร
พลงงาน
วศวฯ
วทยาศาสตร
สถาปตย
ทรพย
IT
ศลปศาสตร
GMI
JGSEE
สรบ.
LI
สวท.
ครศาสตร
พลงงาน
วศวฯ
วทยาศาสตร
สถาปตย
การจดสงขอมล ดานการวจยของคณะ
การจดสงขอมล ดานการวจยของคณะ
ทรพย
IT
ศลปศาสตร
GMI
JGSEE
สรบ.
LI
สวท.
ทมาขอมล : จากการสมภาษณหวหนางาน / เจาหนาทศนยสงเสรมฯ
เปนหนวยงานทมหนวยงานยอยภายใตสายบงคบบญชา (ภาควชา/สายวชา/ศนย)
Page 39
King Mongkut’s University of Technology Thonburi
University Research
42
Analyze Phase : วเคราะหการจดสงขอมลของหนวยงานระดบคณะ
ครศาสตรฯ
พลงงานฯ
วศวฯ
วทยาศาสตร
สถาปตยฯ
มการบรหารงานแบบกระจายอ านาจใหแกหนวยงานยอยภายใต
สายบงคบบญชา (ภาควชา/สายวชา/
ศนย)
มการบรหารงานแบบรวมศนย (ไมมภาควชา/
สายวชา/ศนย ภายใตสงกด)
Page 40
King Mongkut’s University of Technology Thonburi
University Research
สมภาษณเจาหนาทของคณะ (ทมภาควชาภายใตสงกด) ทง 4 คณะ จ านวน 4 คน
Analyze Phase : สมภาษณเจาหนาทของคณะ (ทมภาควชา)
ชอ-สกล คณะ วน/เวลา ทสมภาษณ
1. คณสปราณ พาณชนอก คณะครศาสตรฯ 29 ก.ย.55 / เวลา 13.30 น.
2. คณปรยานช รชตะหรญ คณะพลงงานสงแวดลอมและวสด 29 ก.ย.55 / เวลา 14.00 น.
3. คณเอมอร เศรษฐวรกจ คณะวศวกรรมศาสตร 11 ก.ย. 55 / เวลา 13.30 น.
4. คณนวนต มาดาน คณะวทยาศาสตร 5 ก.ย. 55 / เวลา 10.40 น.
ค าถามส าหรบการสมภาษณ
43
Page 41
King Mongkut’s University of Technology Thonburi
University Research
สาเหตทอาจารย / นกวจย ไมสงขอมล หรอสงใหชา
มภาระงานมาก ท าใหไมมเวลารวบรวมขอมล
ไมอยากกรอกขอมลซ าอก ในกรณทเคยกรอกขอมลเดยวกนมาแลวในระบบอน เชน My Evaluation (กรอกประเมนภาระงาน)
มขอมลไมครบตามแบบฟอรมทขอมา จงตองใชเวลาในการคนหาขอมลเพม
อาจารย / นกวจยในโครงการเดยวกน สงขอมลมาไมตรงกน หรอไมตรงกบขอมลทใหไวกอนหนา
Analyze Phase : สรปประเดนจากการสมภาษณ
1. ประเดนดานอาจารย / นกวจย
44
Page 42
King Mongkut’s University of Technology Thonburi
University Research
กรณมการเปลยนเจาหนาทในการท างานบอยเกนไป และไมม การสอนงานทดใหกบผทมาปฏบตงานตอ จะท าใหเจาหนาทขาดทกษะและความช านาญ เนองจากฐานขอมลดานการวจยจะมความซบซอนและรายละเอยดในการจดรวบรวมขอมลมากกวาฐานขอมลอน
ไดรบมอบหมายใหกรอกขอมลและตดสนใจแทนอาจารย / นกวจย ท าใหบางครงกรอกขอมลคลาดเคลอนจากความเปนจรง เชน นกวจย 2 ทาน อยคนละคณะ มสดสวนภาระงานวจยเปน 60 : 40 แตอาจารยมอบหมายใหกรอกแทน เจาหนาทไมทราบสดสวนภาระงาน ไดตดสนใจกรอกสดสวนภาระงาน เปน 50 : 50 สงผลใหขอมลคลาดเคลอน มผลกระทบตองานอน เชน การคด FTERO
Analyze Phase : สรปประเดนจากการสมภาษณ (ตอ)
2. ประเดนดานเจาหนาททรบผดชอบรวบรวมขอมล
45
Page 43
King Mongkut’s University of Technology Thonburi
University Research
อาจารย / นกวจยไมรายงานความคบหนาใหคณะทราบ ในหลายกรณสงผลใหฐานขอมลของคณะไมครบถวน เชน
กรณทอาจารย / นกวจย ด าเนนโครงการวจยตอเอง หลงจากทคณะขออนมตโครงการวจยให
Analyze Phase : สรปประเดนจากการสมภาษณ (ตอ)
3. ประเดนดานการสอสารภายในคณะ (ระหวางคณะกบภาควชา หรอระหวาง คณะกบอาจารย / นกวจยโดยตรง)
กรณทอาจารย / นกวจย กรอกขอมลเขาระบบเอง ทางคณะจะไมทราบขอมล เนองจากไมมการก าหนดสทธใหเขาดระบบได
46
Page 44
King Mongkut’s University of Technology Thonburi
University Research
สมภาษณเจาหนาทของหนวยงานทเปน Best Practice จากความเหนของหวหนาศนยสงเสรมงานวจยฯ (ดร. ผองศร เวสารช)
Analyze Phase : สมภาษณเจาหนาทของหนวยงานทเปน Best Practice
ชอ-สกล คณะ วน/เวลา ทสมภาษณ
1. คณวาสนา นาคเกด สถาบนพฒนาและฝกอบรม
โรงงานตนแบบ
27 ก.ย.55 / เวลา 11.00 น.
ค าถามส าหรบการสมภาษณ
47
Page 45
King Mongkut’s University of Technology Thonburi
University Research
Analyze Phase : สรปประเดนจากการสมภาษณ Best Practice
มการตดตามขอมลสม าเสมอทก 3 เดอน
ใชเจาหนาทในการดแลฐานขอมล 2 คน (ประสานงานภาพรวม 1 คน ลงขอมลในระบบของศนยสงเสรมงานวจยฯ 1 คน)
มโปรแกรมทจางบคคลภายนอกออกแบบให สามารถใชงาน online ภายในหนวยงาน และเปดสทธใหนกวจยเขามากรอกขอมลได ท าใหสะดวกในการบรหารและรวบรวมขอมล
มการก าหนด KPI ใหนกวจยตองกรอกขอมล หรอสงขอมล (ถาไมกรอกจะไมไดคะแนนส าหรบ KPI ตวน) มการ Recheck ขอมลภายในหนวยงาน ท าใหขอมลถกตอง เชอถอได เชน recheck กบฝายบคคลวามการอนมตบคลากรไปน าเสนองานวจยทใดบาง รายละเอยดตรงกนหรอไม
ระบบของ สรบ. กบระบบของศนยสงเสรมงานวจยฯ ยงไมไดเชอมตอกน แตกกรอกขอมลเขาระบบใหศนยสงเสรมฯ อยางสม าเสมอ (เทากบกรอกขอมลลง 2 ระบบ)
48
Page 46
King Mongkut’s University of Technology Thonburi
University Research
49
4. Improve Phase : เสนอแนวทางในการปรบปรง
จากผลการวเคราะหดงกลาว ผวจยขอเสนอแนวทางในการปรบปรงระบบฐานขอมลดาน-การวจย เพอทจะสงผลดตอระบบฐานขอมล KISS และเปนแนวทางในการปรบปรงฐานขอมลอนๆ ในระบบ KISS ดงน
1. ขอมลใดทสามารถใหนกวจยกรอกขอมลโดยตรงได ควรปรบปรงระบบ (โปรแกรม) ใหสามารถกรอกออนไลนไดทงหมด *
- ชวยใหนกวจยไมตองสงขอมลไปรวมทคณะกอน ท าใหสะดวกและลดขนตอนการสงขอมล
- ชวยใหนกวจยหลายทานท างานรวมกน สามารถกรอกขอมลเพยงครงเดยว แลวขอมล ไปปรากฏทนกวจยครบทกคน (ลดความซ าซอน และแกไขปญหาขอมลไมตรงกน)
- ลดปญหาคณะไมไดรบรายงานความคบหนาจากนกวจย (ตองเพมสทธใหคณะเขาดขอมลได)
แนวทางการปรบปรง การเชอมโยงกบปญหา
หมายเหต * หากส านกคอมพวเตอรมภาระงานมาก ควรใหจาง บรษทภายนอกเขามาพฒนาระบบได
Page 47
King Mongkut’s University of Technology Thonburi
University Research
50
Improve Phase : เสนอแนวทางในการปรบปรง
1. ขอมลใดทสามารถใหนกวจยกรอกขอมลโดยตรงได ควรปรบปรงระบบ (โปรแกรม) ใหสามารถกรอกออนไลนไดทงหมด
แนวทางการปรบปรง การเชอมโยงกบปญหา
- การเปลยนใหทกหนวยงานรบผดชอบความถกตองของขอมลทกรอกไปเอง (จากเดมทศนยสงเสรมงานวจยฯ เปนผรบผดชอบ) จะชวยลดปญหา คอขวดทศนยสงเสรมฯ ตองตรวจและรบผดชอบความถกตองของขอมลในระบบเองทงหมด
2. ใหฐานขอมลดานการวจยเปนตนทางส าหรบการเชอมโยงกบฐานขอมลอนๆ ทตองใชขอมลเดยวกน เชน โปรแกรม My Evaluation
- ชวยใหเกดความสะดวกไมตองกรอกซ าหลายครง และลดความคลาดเคลอนของขอมลทเกดจากการกรอกหลายครง
- ชวยใหนกวจยไมเกดความเบอหนาย
Page 48
King Mongkut’s University of Technology Thonburi
University Research
51
Improve Phase : เสนอแนวทางในการปรบปรง
3. ควรแจงรอบเวลาทชดเจนส าหรบการกรอกขอมลใหทราบเปนลายลกษณอกษร โดยอาจประกาศเปนขอตกลงระดบการใหบรการ (SLA) ระหวาง ทกหนวยงานกบศนยสงเสรมงานวจยฯ (ฐานขอมลดานการวจยจะมรอบระยะเวลาการอพเดทถกวาฐานอนๆ อกทงยงมความแตกตางกนของเวลาในการเกบขอมลแตละดาน)
แนวทางการปรบปรง การเชอมโยงกบปญหา
- การมรอบเวลาในการกรอกขอมลทชดเจน ชวยลดปญหาการสงขอมลชา
Page 49
King Mongkut’s University of Technology Thonburi
University Research
53
5. Control Phase : การควบคม
ตดตามและประเมนผลความพงพอใจของผใชงาน หากมจดทจะตองแกไข/ปรบปรง ใหทประชม “คณะอนกรรมการสงเสรมและประสานงานวจยและพฒนา” เปนผพจารณา
ศนยสงเสรมงานวจยฯ ควรมการสมตรวจขอมลทกรอกเขาระบบเปนระยะ และหากหนวยงานใด มตวเลขผดปกต ตองแจงใหหนวยงานนนทราบทนท และหากมการผดพลาดซ าๆ ในหนวยงานเดม ควรเขาไปตรวจสอบและใหค าแนะน าอยางใกลชด
จดท าคมอส าหรบการกรอกขอมลออนไลน พรอมจดอบรมวธการใชงานส าหรบ ทกหนวยงาน
น าผลการกรอกขอมลในระบบฐานขอมลดานการวจย เสนอในทประชม “คณะกรรมการประสานงานบรหารมหาวทยาลย” เพอใหผบรหารของแตละหนวยงานไดรบทราบ และกระตนใหนกวจยภายในหนวยงานของตน กรอกขอมลอยางสม าเสมอ (ควรก าหนดเปน ทกไตรมาส)
Page 50
King Mongkut’s University of Technology Thonburi
University Research 54
จบการน าเสนอ ขอบคณคะ
Q & A