288
BAB I
PENDAHULUAN1.1. Umum
Seiring dengan perkembangan teknologi dan arus globalisasi,
telah memudahkan orang-orang untuk melakukan perjalanan dari satu
negara ke negara yang lain, sehingga tidak terasa lagi adanya
batas-batas antar negara (boderless). Paspor biasanya diperlukan
untuk perjalanan internasional karena harus ditunjukkan ketika
memasuki perbatasan suatu negara.Kantor Imigrasi Kelas II Sukabumi
adalah salah satu instansi pemerintah yang berdiri di bawah naungan
Kementrian Hukum & Hak Asasi Manusia Republik Indonesia wilayah
Jawa Barat yang melayani pembuatan izin keimigrasian. Analisis
terhadap sistem pembuatan paspor (SPRI) yang ada dalam kantor
imigrasi dilakukan untuk mengidentifikasi kelemahan yang ada dan
mengusulkan langkah-langkah untuk perbaikannya.
Untuk menghindari paspor digunakan oleh pihak-pihak yang tidak
diinginkan seperti contohnya teroris, maka setiap Warga Negara
Indonesia (WNI) yang ingin dibuatkan paspor datanya harus terinci
dan tidak adanya duplikasi data. Paspor yang dibuat oleh Tenaga
Kerja Imigran (TKI) maupun Warga Negara Indonesia (WNI) lainnya,
harus adanya database yang mencukupi untuk menyimpan semua data
file. Karena setiap Warga Negara Indonesia (WNI) hanya
diperbolehkan mempunyai satu paspor dan prosedurnya harus jelas dan
teratur. Maka dari itu penulis tertarik untuk mengambil judul
Analisa Sistem Informasi Pembuatan Paspor (SPRI) pada Kantor
Imigrasi Kelas II Sukabumi. 1.2. Maksud dan Tujuan
Maksud penulisan laporan analisa sistem informasi pembuatan
paspor (SPRI) ini yaitu:
1. Mengembangkan kemampuan penulis dalam menganalisa prosedur
sistem informasi yang berjalan pada Kantor Imigrasi Kelas II
Sukabumi.
2. Menganalisa sejauh mana permasalahan dan kelemahan yang ada
di Kantor Imigrasi Kelas II Sukabumi mengenai pembuatan paspor
(SPRI).
3. Sebagai bahan masukan dan pertimbangan bagi Kantor Imigrasi
Kelas II Sukabumi untuk dapat meningkatkan kualitas pelayanan,
khususnya untuk permohonan pembuatan paspor.
4. Memberikan informasi kepada pihak-pihak yang membutuhkan.
Sedangkan tujuan dari penulisan laporan Kuliah Kerja Praktik (KKP)
ini yaitu untuk melengkapi dan memenuhi kelulusan mata kuliah
Kuliah Kerja Praktik (KKP) pada program Diploma Tiga jurusan
Manajemen Informatika.
1.3. Metode Penelitian
Dalam kegiatan penulisan laporan ini, penulis menggunakan metode
penelitian deskriptif analitis, yaitu metode mengumpulkan,
menyajikan serta menganalisa data sehingga dapat memberikan
gambaran yang cukup jelas atas objek yang diteliti untuk menarik
kesimpulan.
Cara yang digunakan penulis dalam pengumpulan data adalah:
1. Metode Wawancara (Interview)
Metode ini dilakukan dengan proses tanya jawab yang dilakukan
penulis kepada staff kantor imigrasi bagian kepegawaian guna
mendapatkan informasi secara terperinci mengenai kegiatan pembuatan
paspor (SPRI) dan organisasi yang ada didalamnya.2. Metode
Observasi
Metode ini dilakukan dengan proses pengamatan langsung terhadap
kegiatan yang berhubungan dengan penulisan laporan ini yaitu pada
bagian loket sehingga mendapatkan informasi yang jelas mengenai
permasalahan atau penggunaan sistem yang berjalan.
3. Metode Studi Pustaka
Metode ini dilakukan dengan mengumpulkan referensi-referensi
yang ada di perpustakaan sebagai bahan pertimbangan untuk mendekati
dan meneliti kebenaran antara teori dengan praktik yang ada.1.4.
Ruang Lingkup
Kantor Imigrasi melayani beberapa bidang antara lain pembuatan
paspor, pemeriksaan paspor rusak, penggantian paspor, pemeriksaan
paspor hilang, pembuatan izin keimigrasian, perpanjangan izin
kunjungan, izin tinggal terbatas dan izin tinggal tetap.
Dalam penulisan laporan Kuliah Kerja Praktik (KKP) ini penulis
mencoba membahas mengenai prosedur pembuatan paspor (SPRI) pada
Kantor Imigrasi Kelas II Sukabumi yang terdiri mulai dari prosedur
permohonan, prosedur pembayaran, prosedur pengambilan data
biometrik serta prosedur penyelesaian paspor (SPRI).
1.5. Sistematika PenulisanUntuk mengetahui secara ringkas
permasalahan yang ada dalam penulisan laporan ini, maka digunakan
sistematika penulisan yang bertujuan untuk mempermudah pembaca
memahami laporan analisa sistem informasi pembuatan paspor (SPRI)
ini.
BAB I
PENDAHULUAN
Pada bab ini penulis mencoba menguraikan mengenai latar belakang
secara umum, ruang lingkup penelitian, maksud dan tujuan, metode
penulisan yang digunakan, serta sistematika penulisan.
BAB IILANDASAN TEORI
Pada bab ini penulis menguraikan mengenai pembahasan teoritis
sebagai landasan berfikir dan konsep-konsep yang digunakan sebagai
acuan dalam penulisan laporan ini yaitu sistem informasi.
BAB IIIANALISA SISTEM BERJALAN
Pada bab ini penulis mencoba menguraikan mengenai profil
instansi, sejarah instansi, visi dan misi, janji layanan, struktur
organisasi dan fungsi, prosedur sistem berjalan, diagram alir data
sistem berjalan, dokumen-dokumen yang terkait, sistem komputer yang
digunakan, serta membahas permasalahan pokok beserta
pemecahannya.
BAB IV PENUTUP
Pada bab ini penulis menjelaskan mengenai kesimpulan dan saran
dari seluruh pembuatan laporan Kuliah Kerja Praktik (KKP).BAB
II
LANDASAN TEORI
2.1. Konsep Dasar Sistem
Dalam konsep dasar sistem ini, penulis menjelaskan mengenai
sistem informasi, karakteristik sistem, dan klasifikasi sistem.1.
Pengertian Sistem Informasi
Menurut Mc.Leod dalam Hanif Al Fatta (2007:4) mengemukakan bahwa
sistem adalah sebagai sekelompok elemen-elemen yang terintegrasi
dengan maksud yang sama untuk mencapai satu tujuan.
Informasi ialah data yang telah diolah menjadi bentuk atau
sesuatu yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya.
Menurut Kertaha didalam Hanif Al Fatta (2007:9) mendefinisikan
sistem informasi adalah alat untuk menyajikan informasi dengan cara
sedemikian rupa sehingga bermanfaat bagi penerimanya. Komponen dari
Sistem Informasi antara lain :
a. Perangkat keras (Hardware)
b. Perangkat lunak (Software)
c. Database
d. Prosedur
e. Personil/Orang
f. Jaringan komputer dan komunikasi data2. Karakteristik
Sistem
Menurut Ladjamudin (2008:10) memahami dan mengembangkan suatu
sistem, maka kita harus dapat membedakan sistem berdasarkan
unsur-unsur yang membedakannya. Unsur-unsur itu adalah
karakteristik sistem atau sifat-sifat tertentu yang menggambarkan
bahwa hal tersebut bisa dikatakan sebagai suatu sistem. adapun
karakteristik yang dimaksud adalah sebagai berikut:
Karakteristik sistem terdiri dari 8 aspek yaitu :
a. Komponen (Component)
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling
berinteraksi yang artinya bekerja sama membentuk satu kesatuan
komponen-komponen sistem atau elemen-elemen sistem dapat berupa
suatu subsistem atau bagian dari sistem. Setiap subsistem memiliki
sifat-sifat dari sistem yang menjalankan suatu fungsi tertentu dan
mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan.b. Lingkungan Luar
(Environment)
Lingkungan luar dari suatu sistem adalah apapun diluar batas
dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem.c. Batasan
(Boundary)
Merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan
sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luar. Batasan sistem ini
memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan yang
tidak dapat dipisahkan.
d. Jalinan (Interface)
merupakan media penghubung antara satu sub sistem dengan
subsistem yang lainnya. Jalinan ini memungkinkan sumber-sumber daya
mengalir dari satu subsistem ke subsistem yang lain. e. Masukan
(Input)
Energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukkan dapat berupa
pemeliharaan (maintenance input) dan sinyal (signal input).
f. Proses (Process)
Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan
merubah masukkan menjadi keluaran.g. Keluaran (Output)
Hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi
keluaran yang berguna.h. Sasaran/ Tujuan (Goal)
Suatu sistem pasti mempunyai tujuan (goal) atau sasaran
(objective). Kalau suatu sistem tidak mempunyai sasaran maka
operasi tidak akan ada gunanya. Sasaran dari sistem sangat
menentukan sekali masukkan yang dibutuhkan dan keluaran sistem yang
akan dihasilkan oleh sistem itu sendiri.3. Klasifikasi Sistem
Menurut Istianingsih (2009:5) sistem dapat di klasifikasikan
dari beberapa sudut pandang. Diantaranya adalah sebagai berikut ini
:
a. Sistem Abstrak dan Sistem Fisik
Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide
yang tidak nampak secara fisik, sedangkan sistem fisik merupakan
sistem yang ada secara fisik.
b. Sistem Alamiah dan Sistem Buatan Manusia
Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam,
tidak dibuat oleh manusia, sedangkan sistem buatan manusia
merupakan sistem yang dirancang oleh manusia.
c. Sistem Deterministic dan Sistem ProbabilisticSistem
determnistic adalah sistem yang tingkah lakunya dapat diprediksi.
Sedangkan sistem probabilistic merupakan sistem yang tingkah
lakunya belum diprediksi karena mengandung probabilistic.
d. Sistem Terbuka dan Tertutup
Sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan dipengaruhi
oleh lingkungan luarnya. Sedangkan sistem tertutup merupakan sistem
yang tidak berhubungan dan tidak dipengaruhi oleh lingkungan
luarnya.
2.2. Peralatan Pendukung (Tools System)
Peralatan yang digunakan untuk menggambarkan bentuk logika dari
model suatu sistem pada penulisan Kuliah Kerja Praktik (KKP) ini
yaitu dengan menggunakan simbol-simbol berupa diagram-diagram yang
menunjukkan secara tepat arti dan fungsinya, antara lain sebagai
berikut:1. Diagram Alir Data (DAD)
a. Konsep Dasar Diagram Alir Data (DAD)
Diagram alir data merupakan alat yang dapat menggambarkan arus
data didalam sistem dengan terstruktur dan jelas, lebih lanjut data
flow diagram juga merupakan dokumentasi dari sistem yang baik.
b. Simbol-Simbol Dalam DAD
Simbol-simbol yang digunakan pada diagram alir data adalah
sebagai berikut :
1) Lingkaran Luar (External Entity)
Adalah simbol yang berbentuk bujur sangkar yang digunakan untuk
menggambarkan asal atau tujuan data. external entity ini dapat
berupa orang atau organisasi atau sistem lainnya yang memberikan
input atau output dari sistem.2) Proses (Process)
Adalah simbol yang berbentuk lingkaran yang digunakan untuk
memproses pengolahan data atau transportasi data yang dilakukan
oleh orang, mesin, atau komputer dari hasil suatu arus data yang
masuk ke dalam proses untuk dihasilkan arus data yang akan keluar
dari proses.3) Alir Data (Data Flow)
Digambarkan dengan anak panah yang digunakan untuk arah dari
proses sistem. Data flow ini digunakan untuk menerangkan
perpindahan data atau informasi dari suatu bagian ke bagian
lainnya. Data flow ini mengalir diantara proses (process), simpanan
data (data store) dan kesatuan luar (external entity). Selain
menunjukkan arah alir data, data flow ini perlu diberikan nama
sesuai dengan data atau informasi yang dimaksud.4) Simpanan Data
(Data Store)
Adalah simbol yang berbentuk persegi panjang tidak sempurna,
yang digunakan untuk pengarsipan atau penyimpanan data. data store
ini biasanya berkaitan dengan penyimpanan serta komputerisasi,
contohnya pita magnetic, file disket, dan file harddisk. Data store
ini juga berkaitan dengan penyimpanan folder.c. Aturan Main DAD
Bentuk rambu-rambu atau aturan main yang baku dan berlaku dalam
penggunaan data flow diagram untuk membuat model sistem adalah
sebagai berikut :
1) Didalam data flow diagram tidak boleh menghubungkan antara
external entity dengan external entity lainnya secara langsung.2)
Didalam data flow diagram tidak boleh menghubungkan data store yang
satu dengan data store yang lainnya secara langsung.
3) Didalam data flow diagram tidak boleh atau tidak
diperkenankan menghubungkan data store dengan external entity
secara langsung.
4) Setiap proses harus ada data flow yang masuk dan ada juga
data flow yang keluar.d. Tahapan Pembuatan DAD
Langkah-langkah dalam membuat DAD dibagi menjadi tiga tahap atau
tingkat konstruksi data flow diagram yaitu sebagai berikut :
1) Diagram Konteks
Diagram ini dibuat untuk menggambarkan sumber serta tujuan data
yang akan diproses atau dengan kata lain diagram tersebut untuk
menggambarkan sistem secara umum atau global dari keseluruhan
sistem yang ada.
2) Diagram Nol
Diagram ini dibuat untuk menggambarkan tahapan proses yang
didalam diagram konteks yang penggambarannya secara lebih
terperinci.3) Diagram Detail
Diagram ini dibuat untuk menggambarkan arus data secara lebih
mendetail lagi dari tahapan proses yang ada didalam diagram
nol.
2. Kamus Data / Data Dictionary (DD)Menurut H.Muhammad Subekti
(2004:13) kamus data (data dictionary) adalah merupakan alat yang
penting bagi DBA dalam melaksanakan fungsinya berisi deskripsi dari
suatu data. Sistem data dictionary adalah katalog fakta tentang
data dan kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi
pendekatan terstruktur teori dan praktik aplikasi bisnis.
Dengan kamus data sistem analisis dapat mendefinisikan data yang
mengalir pada sistem dengan lengkap juga dapat menjelaskan lebih
detail lagi tentang data flow diagram yang mencakup proses, data
flow dan data store. Fungsi dari kamus data adalah sebagai suatu
katalog yang menjelaskan lebih detail tentang diagram alir data
yang mencakup proses, data flow dan data store. Selain itu juga
untuk menghindari pengunaan kata-kata yang sama, karena kamus data
disusun secara abjad.
Adapun kegunaan dari kamus data adalah :
a. Memvalidasi diagram alir data dalam hal kelengkapan dan
keakuratan.
b. Menyediakan suatu titik awal untuk mengembangkan layar dan
laporan-laporan.
c. Menentukan muatan data yang disimpan dalam file-file.
d. Mengembangkan logika untuk proses-proses Diagram Alir Data
(DAD).Isi kamus data harus mencerminkan keterangan yang jelas
tentang data yang dicatat. Maka data harus memuat hal-hal sebagai
berikut :
A. Nama Arus Data
Karena kamus data dibuat berdasarkan arus data yang mengalir di
data flow diagram, maka nama arus data juga harus dicatat di kamus
data, sehingga mereka yang membaca data flow diagram dan memerlukan
penjelasan lebih lanjut tentang suatu arus data tertentu di data
flow diagram dapat langsung mencarinya dengan mudah di kamus
data.1) Alias
Alias atau nama lain dari data yang dituliskan karena data yang
sama mempunyai nama yang berbeda untuk orang atau departemen yang
satu dengan yang lainnya.
2) Tipe Data atau Bentuk Data
Data yang mengalir dari hasil suatu proses ke proses lainnya
dalam bentuk dokumen dasar atau formulir, dokumen hasil cetakan
computer, laporan terarah, tampilan layar di monitor, variabel,
parameter dan field-field adalah bentuk data dari arus data yang
mengalir yang perlu dicatat di kamus data.
3) Arus Data
Arus data menunjukan dari mana data mengalir dan kemana data
akan menuju. Keterangan arus data ini perlu dicatat di kamus data
supaya memudahkan mencari arus data didalam data flow diagram.4)
Penjelasan
Untuk lebih memperjelas lagi tentang makna dari arus data yang
dicatat di kamus data, maka bagian penjelasan dapat diisi dengan
keterangan-keterangan tentang arus data tersebut.
5) Periode
Periode ini menunjukkan kapan terjadinya arus data ini. Periode
ini perlu dicatat di kamus data karena dapat digunakan untuk
mendefisinikan kapan input data harus dimasukkan ke dalam sistem,
kapan proses program harus dilakukan dan kapan laporan-laporan
harus dihasilkan.6) Volume
Volume yang perlu dicatat didalam kamus data adalah tentang
volume rata-rata dan volume puncak dari arus data. Volume rata-rata
menunjukan banyaknya arus data yang mengalir dalam satu periode
tertentu, sedangkan volume puncak menunjukkan volume yang
terbanyak.
7) Struktur Data
Struktur data menunjukan arus data yang dicatat pada kamus data
yang terdiri dari item-item atau elemen-elemen data.3. Notasi Kamus
Data
Notasi kamus data terbagi dalam dua bagian yaitu Notasi Tipe
Data dan Notasi Struktur Data.
A. Notasi Tipe Data
Notasi Tipe Data adalah suatu bentuk untuk mempersingkat arti
atau makna dari simbol yang dijelaskan. Adapun bentuk notasi
sebagai berikut:Tabel II.1 Notasi Tipe DataNotasiKeterangan
XSetiap karakter
9Angka numeric
AKarakter alphabet
ZAngka nol tampilkan sebagai spasi kosong
.Titik sebagai penulisan ribuan
,Koma sebagai pemecah pecahan
-Hypen sebagai tanda penghubung
/Slash sebagai tanda pembagi
B. Notasi Struktur Data
Struktur dari data terdiri dari elemen-elemen data yang disebut
dengan item data, sehingga secara prinsip struktur dari data ini
dapat digambarkan dengan menyebutkan nama dari item-item datanya.
Juga masih diperlukan informasi lainnya misalnya informasi tentang
apakah item data tersebut pasti ada atau hanya bersifat dapat ada
dan dapat tidak ada. Untuk menunjukkan informasi-informasi tambahan
ini di kamus data dipergunakan notasi-notasi sebagai berikut :
Tabel II.2 Notasi Struktur DataNotasiKeterangan
=Terbentuk dari (IS COMPOSED) atau terdiri dari (CONSIST OF)
atau sama dengan (IS EQUIVALEN OF)
+AND
[ ]Salah satu dari (memilih salah satu dari elemen-elemen data
didalam kurung bracket ini)
ISama dengan simbol [ ] atau pemisah pada bentuk [ ]
N [ ] MIterasi (elemen data didalam kurung bracket beriterasi
mulai minimum N kali dan maksimum M kali)
( )Optional (elemen data didalam kurung parenthesis sifatnya
optional, dapat ada dan dapat tidak ada)
*atau**Keterangan setelah tanda ini adalah komentar
@Indentefier data store
AliasNama lain untuk data
4. Pengkodean
Kode digunakan untuk mengklasifikasikan data, memasukkan data ke
dalam komputer dan untuk mengambil bermacam-macam informasi yang
berhubungan dengannya. Kode dapat berupa kumpulan angka, huruf dan
karakter khusus. Perancangan suatu kode harus diperhatikan beberapa
hal, yaitu sebagai berikut :
1. Harus mudah diingat
Supaya kode mudah diingat, maka dapat dilakukan dengan cara
menghubungkan kode tersebut dengan obyek yang diwakili dengan
kodenya.
2. Harus unik
Tidak ada kode yang keluar kembar untuk masing-masing item yang
diwakilinya.
3. Harus fleksibel
Memungkinkan perubahan-perubahan atau penambahan item baru dapat
tetap diwakili oleh kode.
4. Harus efisien
Kode harus sependek mungkin, selain mudah diingat juga akan
efisien bila direkam dan disimpan di luar komputer.
5. Harus konsisten
Kode harus konsisten dengan kode yang telah digunakan.
6. Harus distandarisasi
Kode harus distandarisasi untuk seluruh tingkatan dan departemen
dalam organisasi, untuk menghindari terjadinya kebingungan, salah
pengertian dan terjadi kesalahan pemakaian bagi yang
menggunakannya.
7. Spasi dihindari
Menghindari kesalahan di dalam menggunakannya.
8. Hindari kemiripan karakter
Karakter-karakter yang hampir serupa bentuk dan bunyi
pengucapannya, sebaiknya tidak digunakan dalam kode.
Ada beberapa macam tipe kode yang dapat digunakan diantaranya
:
a. Kode MnemonikKode mnemonic digunakan untuk tujuan supaya
mudah diingat. Kode mnemonic dibuat dengan dasar singkatan atau
mengambil sebagian karakter dari item yang akan diwakili dengan
kode ini.
b. Kode Urut
Kode urut disebut juga kode seri (serial code) merupakan kode
yang nilainya urut satu dengan kode berikutnya.
c. Kode Blok
Kode blok mengklarifikasikan item ke dalam kelompok tertentu
yang mencerminkan satu klarifikasi tertentu atas dasar pemakaian
maksimum yang diharapkan.
d. Kode Group
Kode group merupakan kode berdasarkan field-field kode yang
mempunyai arti.
e. Kode Desimal
Mengklarifikasikan kode atas dasar 10 unit angka desimal dimulai
dari angka 0 sampai dengan 9 atau 00 sampai dengan 99 tergantung
banyaknya kelompok.BAB III
ANALISA SISTEM BERJALAN3.1. Umum
Sistem informasi pada saat ini mengalami perkembangan yang amat
pesat, yang memungkinkan mempengaruhi beberapa bidang baik
individual maupun juga bidang usaha. Sistem informasi sendiri
berguna bagi organisasi sebagai elemen pengolah data, dimana
organisasi juga akan memberi dukungan bagi pengambilan keputusan
dari tingkat rendah hingga tingkat tertinggi dalam suatu
organisasi.Dalam kegiatannya sistem yang digunakan pada Kantor
Imigrasi Kelas II sudah terkomputerisasi dengan baik, setiap bidang
kegiatan yang ada secara tidak langsung di awasi oleh Kepala Kantor
Imigrasi dengan melakukan pemeriksaan terhadap dokumen-dokumen dan
arsip-arsip yang terkait dengan prosedur pembuatan paspor.
Untuk itulah penulis akan membahas mengenai tinjauan perusahaan
serta prosedur sitem berjalan yang ada pada Kantor Imigrasi Kelas
II Sukabumi. 3.2. Tinjauan InstansiDalam pelaksanaan kegiatannya
Kantor Imigrasi Kelas II Sukabumi memiliki visi dan misi yang baik.
Berdasarkan hasil observasi, interview dan research yang telah
dilakukan, pembuatan paspor sendiri dilakukan oleh sub seksi bagian
keimigrasian, yang sistem pendaftarannya masih menggunakan formulir
yang harus diisi secara manual untuk kemudian dilakukan entry data
sehingga data menjadi terkomputerisasi. Sistem yang sudah
terkomputerisasi dapat membantu menyajikan informasi yang lebih
akurat dan tepat waktu juga mengurangi kesalahan dalam pencatatan
laporan.
3.2.1. Sejarah Instansi
Kantor Imgrasi Kelas II Sukabumi dibentuk berdasarkan Surat
Keputusan Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia
nomor: M.05-PR.07.04 tahun 2002 tanggal 25 September 2002 tentang
pembentukan Kantor Imigrasi Bukit Tinggi, Jakarta Utara, Sukabumi,
Karawang, Tasikmalaya, Pemalang, Wonosobo, Pati, Madiun, Blitar,
Singaraja, Simbawa Besar, Serang dan Gorontalo.Diresmikan kembali
untuk beroperasi pada tanggal 01 April 2003 oleh Bapak Sekretaris
Jenderal Imigrasi bertetapan dengan perayaan peringatan hari jadi
Kota Sukabumi yang ke-89 dihadiri oleh Ibu Walikota (Dra. Hj. Molly
Mulyahati), Muspida dan Kepala-kepala dinas dilingkungan Kota
Sukabumi, para Direktur dari Direktorat Jenderal Imigrasi dan
Kepala Kantor Wilayah Departemen Hukum dan Hak Asasi Manusia Jawa
Barat beserta Koordinasi Urusan Keimigrasian dan Koordinasi Urusan
Administrasi Umum.Sesuai dengan DIP tahun 2003 dilaksanakan
pembangunan Gedung Kantor Imigrasi Kelas II Sukabumi yang berlokasi
di Desa Sudajaya Hilir Kelurahan Baros. Sejak tanggal 25 Desember
2004 kegiatan operasional Kantor Imigrasi Kelas II Sukabumi telah
berpindah tempat ke jalan Lingkar Selatan, Sudajaya Hilir, Baros
yang sebelumnya menempati gedung di jalan R. Syamsudin SH No.43
Sukabumi sebagai pinjaman.Kepala Kantor Imigrasi Kelas II Sukabumi
sampai dengan sekarang telah beberapa kali mengalami pergantian
pimpinan antara lain :1. Drs. Achmad Gozali (Periode 2003 s/d
2005)
2. Drs. Utje Sumantri, MM. (Periode 2005 s/d 2006)
3. Risnur Effendi, SH.(Periode 2006 s/d 2008)
4. Wahidin Noer Sihite SH.MM(Periode 2008 s/d November 2008)
5. Hartini SH.M.Si
(Periode November 2008 s/d Mei 2010)
6. Hendra Martin, SH.
(Periode Mei 2010 s/d Agustus 2011)
7. Yayan Indriana, SH.M.Si
(Periode Oktober 2011 sedang berjalan)Kantor imigrasi melayani
beberapa bidang antara lain pembuatan paspor, pemeriksaan paspor
rusak, pemeriksaan paspor hilang, pembuatan izin keimigrasian,
perpanjangan izin kunjungan, izin tinggal terbatas dan izin tinggal
tetap. 3.2.2. Visi dan Misi
Kantor Imigrasi Kelas II Sukabumi memiliki Visi dan Misi yang
baik, menurut mardiyatmo (2006:74) visi yaitu sasaran atau tujuan
yang menjadi pandangan jauh kedepan sedangkan misi yaitu
langkah-langkah yang ditempuh untuk mencapai visi.
Visi Kantor Imigrasi Kelas II Sukabumi yaitu masyarakat
memperoleh kepastian hukum sedangkan misi-nya yaitu melindungi Hak
Asasi Manusia (HAM).3.2.3. Janji Layanan
Dalam kegiatannya melayani publik Kantor Imigrasi Kelas II
Sukabumi berpegang kepada janji layanan, yaitu:
1. Kepastian Persyaratan.
2. Kepastian Biaya.
3. Kepastian Waktu Penyelesaian. 3.2.4. Struktur Organisasi dan
FungsiUntuk mencapai tujuannya, sebuah perusahaan memerlukan
organisasi terstruktur. Organisasi yang baik dalam perusahaan
adalah yang berdasarkan perencanaan mengenai apa dan siapa
pelaksananya serta bagaimana cara melaksanakan pekerjaan yang
paling efisien. Struktur organisasi merupakan alat yang memberikan
pengelompokan kegiatan-kegiatan khusus dan pengelompokan
orang-orang untuk tujuan menerapkan manajemen kepegawaian.
Pada Kantor Imigrasi Kelas II struktur organisasi yang digunakan
yaitu struktur organisasi lini dan staff. Yang dimaksud dengan
struktur organisasi lini dan staff yaitu bentuk organisasi dimana
asas organisasi lini tetap dipertahankan dengan menambahkan unit
staf yang bertugas memberi saran, bantuan dan layanan pada pimpinan
sebagai bahan pertimbangan dalam mengambil keputusan. Ciri
organisasi yang menggunakan struktur organisasi lini dan staff
yaitu termasuk organisasi besar dan komplek, jumlah karyawan besar,
hubungan atasan dan bawahan tidak bersifat langsung.Tujuan suatu
perusahaan menyusun struktur organisasi, yaitu :
1. Membedakan suatu pekerjaan.
2. Memberikan kemungkinan dilakukannya koordinasi atau
tugas-tugas, sehingga kegiatan pekerjaannya akan lebih efektif.
3. Menentukan batasan tanggung jawab dan wewenang yang
dibutuhkan.4. Sebagai alat untuk menyokong dan mencerminkan
pelaksanaan strategi usaha.
Sesuai SK Menteri Kehakiman RI Nomor M.03.PR.07.04 Tahun
1991
Gambar III.1 Struktur Organisasi Kantor Imigrasi Kelas II
SukabumiFungsi dari tiap-tiap bagian adalah sebagai berikut:
1. Kepala Kantor Imigrasi
Menyusun dan menetapkan uraian tugas dan wewenang para Pejabat
Struktural dari setiap Unit Kerja di Lingkungan Kantor Imigrasi dan
mendelegasikan wewenang secara hirarki dalam rangka penerapan
sistem bagi tugas untuk kelancaran arus kerja.2. Kepala Sub Bagian
Tata UsahaBertugas dalam melakukan urusan tata usaha dan urusan
rumah tangga Kantor Imigrasi, selain itu bagian tata usaha
bertanggung jawab atas kinerja bagian kepegawaian, bagian keuangan
dan bagian umum.3. Kepala Urusan Kepegawaian
Bertugas dalam urusan kepegawaian.
4. Kepala Urusan Keuangan
Bertugas dalam urusan administrasi Kantor Imigrasi. 5. Kepala
Urusan Umum
Bertugas dalam urusan surat-menyurat, perlengkapan dan rumah
tangga Kantor Imigrasi.6. Kepala Seksi Fosarkim
Bertugas melakukan penyebaran dan pemanfaatan informasi serta
pengelolaan sarana komunikasi keimigrasian dilingkungan Kantor
Imigrasi yang bersangkutan berdasarkan peraturan perundang-undangan
yang berlaku, mengawasi kinerja subsi informasi dan subsi
komunikasi.7. Kepala Subsi Informasi
Melakukan pengumpulan, penelaahan, analisis data, evaluasi,
penyajian dan penyebarannya untuk penyelididkan keimigrasian.
8. Kepala Subsi Komunikasi
Bertugas melakukan pemeliharaan, pengamanan dokumen keimigrasian
dan penggunaan serta pemeliharaan sarana komunikasi.9. Kepala Seksi
Lalintuskim
Bertugas melakukan kegiatan keimigrasian dibidang lalulintas
keimigrasian dilingkungan Kantor Imigrasi yang bersangkutan
berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku, mengawasi
kinerja subsi lantaskim dan statuskim.10. Kepala Subsi
LantaskimBertugas melakukan pemberian dokumen perjalanan, izin
berangkat dan izin kembali.11. Kepala Subsi Statuskim
Bertugas melakukan penentuan status keimigrasian bagi orang
asing yang berada di Indonesia dan melakukan penelitian terhadap
kebenaran bukti-bukti kewarganegaraan seseorang mengenai status
kewarganegaraan.12. Kepala Seksi Wasdakim
Bertugas melakukan pengawasan dan penindakan keimigrasian
terhadap orang asing dilingkungan Kantor Imigrasi yang bersangkutan
berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku, mengawasi
kinerja subsi waskim dan subsi dakim. 13. Kepala Subsi
WaskimBertugas melakukan pemantauan terhadap pelanggaran perizinan
keimigrasian dan mengadakan kerjasama antar instansi di bidang
pengawasan orang asing.14. Kepala Subsi DakimMelakukan penyidikan
dan penindakan terhadap pelanggaran keimigrasian.3.3. Prosedur
Sistem Berjalan
Pada Kantor Imigrasi Kelas II Sukabumi sistem yang digunakan
sudah terkomputerisasi hal ini memudahkan dalam proses entry data
pemohon agar informasi pemohon dapat langsung diterima oleh kantor
pusat. Berikut adalah prosedur sistem berjalan pembuatan paspor
(SPRI) di Kantor Imigrasi Kelas II Sukabumi.
1. Prosedur Permohonan
Untuk melakukan pendaftaran, pemohon harus memberikan formulir,
surat pernyataan, copy KTP, copy KK, Copy Akta Kelahiran/Surat
Nikah/Ijazah ke bagian loket untuk selanjutnya dilakukan
pemeriksaan berkas, jika berkas sudah lengkap maka bagian loket
akan melakukan entry data untuk selanjutnya mengirimkan data ke
pusat melalui sistem. Kemudian dibuatkan tanda terima permohonan
sebanyak 2 rangkap, warna putih untuk pemohon, dan warna kuning
diserahkan ke bagian kasir. Berkas formulir, surat pernyataan, copy
KTP, copy KK, Copy Akta Kelahiran/Surat Nikah/Ijazah pun diarsipkan
kedalam arsip imigrasi. 2. Prosedur Pembayaran
Pemohon harus melakukan pembayaran ke bagian kasir dengan
menyerahkan tanda terima permohonan, bagian kasir akan membuatkan
tanda terima pembayaran sebanyak 3 rangkap, 1 untuk bendahara, 1
untuk pemohon dan 1 lagi untuk di arsipkan kedalam arsip
keuangan.3. Prosedur Pengambilan Data Biometrik
Pemohon diminta untuk foto, wawancara dan pengambilan sidik jari
di bagian lalintuskim dengan menyerahkan tanda terima pembayaran,
setelah selesai paspor pun di cetak dan selanjutnya diserahkan ke
kepala kantor imigrasi.4. Prosedur Penyelesaian Paspor (SPRI)
Sebagai tahap akhir penyelesaian paspor, paspor kemudian
ditandatangani oleh kepala kantor imigrasi kemudian diserahkan ke
bagian loket untuk selanjutnya diserahkan ke pemohon.
3.4. Diagram Alir Data (DAD) Sistem Berjalan
Keterangan:
KTP
: Kartu Tanda Penduduk
KK
: Kartu Keluarga
SP
: Surat Pernyataan
TTPermohonan: Tanda Terima Permohonan
TTPembayaran: Tanda Terima PembayaranGambar III.2 Diagram
Konteks Sistem Berjalan
Keterangan:
KTP
: Kartu Tanda Penduduk
KK
: Kartu Keluarga
SP
: Surat Pernyataan
TTPermohonan: Tanda Terima Permohonan
TTPembayaran: Tanda Terima PembayaranGambar III.3 Diagram Nol
Sistem Berjalan
Keterangan:
KTP
: Kartu Tanda Penduduk
KK
: Kartu Keluarga
SP
: Surat Pernyataan
TTPermohonan: Tanda Terima Permohonan
Gambar III.4 Diagram Detail Proses 1.0 Sistem Berjalan
Keterangan:
TTPermohonan: Tanda Terima Permohonan
TTPembayaran: Tanda Terima PembayaranGambar III.5 Diagram Detail
Proses 2.0 Sistem Berjalan
Keterangan:
TTPembayaran: Tanda Terima PembayaranGambar III.6 Diagram Detail
Proses 3.0 Sistem Berjalan
Gambar III.7 Diagram Detail Proses 4.0 Sistem Berjalan3.5. Kamus
Data
Kamus data yang digunakan dalam prosedur pembuatan paspor (SPRI)
adalah sebagai berikut:
1. Dokumen Masukan
a. Formulir
Nama Arus:Formulir
Alias:-
Bentuk Data:Cetakan Komputer
Arus Data:Pemohon - Proses 1.0
Proses 1.0 Loket
Penjelasan:Berisi data pemohon
Periode:Setiap melakukan pendaftaran
Volume:35-75 surat per hari
Struktur Data
Header
Isi
Footer:
:
:
:Header + Isi + Footer
Nomor_formulir + nama_kantor + judul + perhatian
Jenis_permohonan + nama + jenis_kelamin + TTL + tinggi_badan +
no_KTP + tempat_dikeluarkan + tgl_dikeluarkan + berlaku_sampai +
nama_dan_alamat_kantor + pekerjaan + alamat_pemohon + telepon +
email + nama_ibu + kewarganegaraan + nama_suami/istri + ttd_pemohon
+ ttd_penerima + ttd_petugas + catatan_petugas_loket +
catatan_petugas_wawancara + catatan_petugas_TU + paraf_pegawai
NIKIM + tanggal + paraf_pejim + kelengkapan_persyaratan +
daftar_cekal + kelainan_surat + persetujuan + ttd_KAKANIM
b. Surat Pernyataan
Nama Arus:Surat Pernyataan
Alias:SP
Bentuk Data:Cetakan Komputer
Arus Data:Pemohon - Proses 1.0
Proses 1.0 Loket
Penjelasan:Sebagai salah satu syarat pembuatan paspor
Periode:Setiap melakukan permohon
Volume:35-75 surat per hari
Struktur Data
Header
Isi
Footer:
:
:
:Header + Isi + Footer
Nama_kantor + alamat_kantor + judul
Nama + Tempat_Tanggal_Lahir + alamat + pekerjaan + no identitas
+ pernyataan
Tanggal + tandatangan_pejabat_wawancara + materai +
tandatangan_pemohon
c. Kartu Tanda Penduduk
Nama Arus:Kartu Tanda Penduduk
Alias:KTP
Bentuk Data:Cetakan Komputer
Arus Data:Pemohon - Proses 1.0
Proses 1.0 Loket
Penjelasan:Sebagai syarat kelengkapan pembuatan paspor
Periode:Saat melakukan permohonan
Volume:35-75 surat per hari
Struktur Data
Header
Isi
Footer:
:
:
:Header + Isi + Footer
judul + kewarganegaraan
provinsi + kota + NIK + nama + Tempat_Tanggal_Lahir +
jenis_kelamin + golongan_darah + alamat + agama + pekerjaan +
berlaku_hingga + status + foto 2x4
ttd_pemegang_KTP + nama_kota + tanggal +
ttd_kepala_dinas_kependudukan_dan_catatan_sipil
d. Kartu Keluarga
Nama Arus:Kartu Keluarga
Alias:KK
Bentuk Data:Cetakan Komputer
Arus Data:Pemohon - Proses 1.0
Proses 1.0 Loket
Penjelasan:Sebagai syarat kelengkapan pembuatan paspor
Periode:Setiap melaksanakan permohonan
Volume:35-75 surat per hari
Struktur Data
Header
Isi
Footer:
:
:
:Header + Isi + Footer
judul + nomor_KK + nama_kepala_keluarga + alamat + RT/RW +
Desa/kelurahan + kecamatan + kabupaten/kota + kode_pos +
provinsi
1 {no + nama_lengkap + NIK + jenis_kelamin + tempat_lahir +
tanggal_lahir + agama + pendidikan + jenis_pekerjaan +
status_perkawinan + status_hubungan_dalam_keluarga +
kewarganegaraan + dokumen_imigrasi + nama_orang_tua} 10
Dikeluarkan_oleh + tanggal + lembar + ttd_kepala_keluarga +
ttd_kepala_dinas_KCS
e. Akta Lahir
Nama Arus:Akta Lahir
Alias:-
Bentuk Data:Cetakan Komputer
Arus Data:Pemohon - Proses 1.0
Proses 1.0 Loket
Penjelasan:Sebagai kelengkapan melakukan permohonan
Periode:Saat melakukan permohonan
Volume:35-75 surat per hari
Struktur Data
Header
Isi
Footer:
:
:
:Header + Isi + Footer
Judul + Nomor
pernyataan
Tanggal + ttd_kepala_dinas_KCS
f. Buku Nikah
Nama Arus:Buku Nikah
Alias:-
Bentuk Data:Cetakan Komputer
Arus Data:Pemohon - Proses 1.0
Proses 1.0 Loket
Penjelasan:Sebagai salah satu syarat pembuatan papor
Periode:Setiap terjadinya permohonan
Volume:35-75 surat per hari
Struktur Data
Header
Isi
:
:
:
Header + IsiJudul + lambang_garuda
Lambang_garuda + nasehat + doa + akta_nikah + kewarganegaraan +
kecamatan + kabupaten/kota + foto + undang_undang_pernikahan +
catatan_kelahiran
g. Ijazah
Nama Arus:Ijazah
Alias:-
Bentuk Data:Cetakan Komputer
Arus Data:Pemohon - Proses 1.0
Proses 1.0 Loket
Penjelasan:Sebagai salah satu syarat pembuatan papor
Periode:Setiap terjadinya pendaftaran
Volume:35-75 surat per hari
Struktur Data
Header
Isi
Footer:
:
:
:Header + Isi + footer
Judul + no_seri_ijazah
Nama + Tempat_dan_Tanggal_Lahir + fakultas + Program_pendidikan
+ jurusan + program_studi
Status + tanggal_lulus + ttd_rektor
2. Dokumen Keluarana. Tanda Terima Permohonan
Nama Arus:Tanda terima pemohon
Alias:TTP
Bentuk Data:Cetakan Komputer
Arus Data:loket proses 1.0
proses 1.0 pemohon
proses 1.0 kasir
pemohon proses 2.0
proses 2.0 kasir
Penjelasan:Sebagai bukti kelengkapan berkas
Periode:Setiap berkas permohonan sudah lengkap
Volume:35-75 surat per hari
Struktur Data
Header
Isi
Footer:
:
:
:Header + Isi + Footer
judul
Telah_diterima_dari + permohonan + harap_menghadap_kembali_pada
+ tanggal
Perhatian + kota + tanggal + ttd_pejabat_penerima_permohonan
b. Tanda Terima Pembayaran
Nama Arus:Tanda Terima Pembayaran
Alias:TTB
Bentuk Data:Cetakan Komputer
Arus Data:Kasir proses 2.0
Proses 2.0 bendahara
Proses 2.0 - pemohon
Pemohon proses 3.0
Proses 3.0 lalintuskim
Penjelasan:Sebagai bukti pembayaran
Periode:Setiap melakukan pembayaran
Volume:35-75 surat per hari
Struktur Data
Header
Isi
Footer:
:
:
:Header + Isi + Footer
Nama intansi + alamat + keterangan
Judul + no + no_pemohon + nama + tempat_tanggal_lahir +
jenis_pemohon + jenis_SPRI + no_pertorasi_SPRI + no_registrasi +
tarif + jumlah
Perhatian + tanggal + ttd_bendahara + ttd_bendahara_penerima
c. Paspor (SPRI)
Nama Arus:Paspor (SPRI)
Alias:Paspor
Bentuk Data:Cetakan Komputer
Arus Data:Lalintuskim proses 3.0
Proses 3.0 kepala kantor
Kepala kantor proses 4.0
Proses 4.0 loket
Loket - proses 4.0
Proses 4.0 pemohon
Penjelasan:Sebagai persyaratan keluar negeri
Periode:Setelah permohonan pembuatan paspor selesai
Volume:35-75 buku paspor per hari
Struktur Data
Header
Isi
:
:
:
Header + Isi
Judul + kewarganegaraan
Penjelasan + jenis/tipe + kode_negara + no_paspor + nama_lengkap
+ jenis_kelamin + kewarganegaraan + TTL + tgl_dikeluarkan +
tgl_habis_berlaku + foto + kantor_yang_mengeluarkan + no_reg_paspor
+ kolom_kecuali + ttd_pemegang + ttd_pejabat + NIL + no_file +
no_KTP + pekerjaan_pemegang + alamat_pemegang + EX_PPRI_no_tgl +
negara_tujuan + cap/stempel
3.6. Spesifikasi Sistem Berjalan
3.6.1. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan
1. Formulir
Nama Dokumen: Formulir
Fungsi
: sebagai syarat permohonan paspor
Sumber
: pemohon
Tujuan
: bagian loket
Frekuensi
: setiap mengajukan permohonan
Media
: kertas
Jumlah rangkap: 2 rangkapBentuk
: lihat lampiran A-1
2. Surat Pernyataan
Nama Dokumen: Surat Pernyataan
Fungsi
: sebagai syarat permohonan paspor
Sumber
: pemohon
Tujuan
: bagian loket
Frekuensi
: setiap mengajukan permohonan
Media
: kertas
Jumlah Rangkap: 1 lembar
Bentuk
: lihat lampiran A-23. Kartu Tanda Penduduk
Nama Dokumen: Kartu Tanda Penduduk
Fungsi
: sebagai syarat permohonan paspor
Sumber
: pemohon
Tujuan
: bagian loket
Frekuensi
: setiap mengajukan permohonan
Media
: kertas
Jumlah Rangkap: 1 lembar
Bentuk
: lihat lampiran A-34. Kartu Keluarga
Nama Dokumen: Kartu Keluarga
Fungsi
: sebagai syarat permohonan paspor
Sumber
: pemohon
Tujuan
: bagian loket
Frekuensi
: setiap mengajukan permohonan
Media
: kertas
Jumlah Rangkap: 1 lembar
Bentuk
: lihat lampiran A-45. Akta Lahir
Nama Dokumen: Akta Lahir
Fungsi
: sebagai syarat permohonan paspor
Sumber
: pemohon
Tujuan
: bagian loket
Frekuensi
: setiap mengajukan permohonan
Media
: kertas
Jumlah Rangkap: 1 lembar
Bentuk
: lihat lampiran A-56. Buku Nikah
Nama Dokumen: Buku NikahFungsi
: sebagai syarat permohonan paspor
Sumber
: pemohon
Tujuan
: bagian loket
Frekuensi
: setiap mengajukan permohonan
Media
: kertas
Jumlah Rangkap: lembar
Bentuk
: lihat lampiran A-67. Ijazah
Nama Dokumen: Ijazah
Fungsi
: sebagai syarat permohonan paspor
Sumber
: pemohon
Tujuan
: bagian loket
Frekuensi
: setiap mengajukan permohonan
Media
: kertas
Jumlah Rangkap: 1 lembar
Bentuk
: lihat lampiran A-73.6.2. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran1.
Tanda Terima Permohonan
Nama Dokumen: Tanda Terima Permohonan
Fungsi
: sebagai bukti kelengkapan berkas permohonan
Sumber
: bagian entry dataTujuan
: pemohon
Frekuensi
: setiap berkas permohonan lengkap
Media
: kertas
Jumlah Rangkap: 2 lembar
Bentuk
: lihat lampiran B-12. Tanda Terima Pembayaran
Nama Dokumen: Tanda Terima Pembayaran
Fungsi
: sebagai bukti pembayaran
Sumber
: kasir
Tujuan
: pemohon, bagian keuangan, bendahara
Frekuensi
: setiap pemohon telah melakukan pembayaran
Media
: kertas
Jumlah Rangkap: 3 lembar
Bentuk
: lihat lampiran B-23. Paspor (SPRI)
Nama Dokumen: Paspor (SPRI)
Fungsi
: sebagai syarat keluar negeri
Sumber
: bagian lalintuskim
Tujuan
: pemohon
Frekuensi
: setelah permohonan pembuatan paspor selesai
Media
: kertas
Jumlah Rangkap: 24/48 lembar
Bentuk
: lihat lampiran B-33.6.3. Spesifikasi FileNama File
: Tabel Pemohon
Akronim File
: tb_pemohon
Fungsi File
: untuk menyimpan data pemohon
Tipe File
: file masterOrganisasi File: index sequential
Akses File
: randomMedia File
: harddiskPanjang Record: 85 recordKunci Field
: urutan_panggil
Software
: Microsoft E-OfficeTabel III.1 Spesifikasi Tabel Pemohon
No.Elemen DataAkronimTipePanjangKet
1.Urutan Panggilanurutan_panggilInt8PK
2.StatusStatusEnum (layani, panggil ulang, lewati)
3.No Pasporno_pasporVarchar15
4.Tanggal Antriantgl_antriDate
5.No Permohonanno_permohonanInt12
6.NamaNamaVarchar50
7.Tanggal Lahirtgl-lahirDate
8.Jenis KelaminGenderEnum (L, P)
Nama File
: Tabel Pegawai
Akronim File
: tb_pegawai
Fungsi File
: untuk menyimpan data pegawai
Tipe File
: file masterOrganisasi File: index sequentialAkses File
: randomMedia File
: harddisk
Panjang Record: 140 record
Kunci Field
: NIPSoftware
: Microsoft E-OfficeTabel III.2 Spesifikasi Tabel
PegawaiNo.Elemen DataAkronimTipePanjangKet
1.No IdentitasNIPInt20PK
2.NamaNamaVarchar50
3.JabatanJabatanVarchar20
4.Tanggal LahirTgl_lahirDate
5.Jenis KelaminGenderEnum (L, P)
6.Pendidikan TerakhirPendidikanVarchar50
Nama File
: Tabel User
Akronim File
: tb_user
Fungsi File
: untuk dapat melakukan login sebagai adminTipe File
: file masterOrganisasi File: index sequential
Akses File
: random
Media File
: harddiskPanjang Record: 93 record
Kunci Field
: Id_adminSoftware
: Microsoft E-OfficeTabel III.3 Spesifikasi Tabel UserNo.Elemen
DataAkronimTipePanjangKet
1.ID AdminId_adminInt8PK
2.UsernameUsernameVarchar25
3.PasswordPasswordVarchar10
4.EmailEmailVarchar30
5.No IdentitasNIPInt 20
Nama File
: Tabel Pendaftaran
Akronim File
: tb_pendaftaranFungsi File
: sebagai tabel transaksi pembuatan pasporTipe File
: file master
Organisasi File: index sequentialAkses File
: randomMedia File
: harddiskPanjang Record: 755 recordSoftware
: Microsoft E-Office
Tabel III.4 Spesifikasi Tabel PendaftaranNo.Elemen
DataAkronimTipePanjangKet
1.ID AdminId_adminVarchar20
2.No Permohonanno_permohonanInt50
3.Tipe Permohonantipe_permohonanVarchar20
4.TanggalTgl_transaksiDate
5.Nama_pemohonNamaVarchar50
6.Tempat lahirTempat_lahirVarchar25
7.Tanggal lahirTanggal_lahirDate
8.Jenis KelaminGenderEnum(L,P)
9.E-mailEmailVarchar70
10.PekerjaanPekerjaanVarchar50
11.AlamatAlamatVarchar250
12.Nama IbuIbuVarchar50
13.Nama ayahAyahVarchar50
14.KewarganegaraanNegaraVarchar35
15.Nama Suami/IstriNama_sutriVarchar35
16.Kantor WilayahKantorVarchar50
3.6.4. Spesifikasi Program
Gambar III.8 Diagram Hipo Sistem Berjalan
Berdasarkan HIPO, spesifikasi program diantaranya:
1. Spesifikasi program Login2. Spesifikasi program Menu
Utama
3. Spesifikasi program Master File4. Spesifikasi program Data
Pemohon
5. Spesifikasi program Data Pegawai
6. Spesifikasi program Data User7. Spesifikasi program Alur
Kerja
8. Spesifikasi program Input Data dan Koreksi
9. Spesifikasi program Verifikasi Data
10. Spesifikasi program Ambil Biometrik
11. Spesifikasi program Cetak Paspor
12. Spesifikasi program Uji Kualitas Paspor
13. Spesifikasi program Utility14. Spesifikasi program Ganti
Password15. Spesifikasi program Logout 3.6.5. Struktur
KodePengkodean merupakan proses untuk memudahkan dalam
mengelompokkan data dan pemrosesannya. Selain itu pengkodean juga
dapat membantu sistem informasi dalam mengidentifikasikan suatu
objek, sehingga kesalahan-kesalahan yang mungkin terjadi dalam
proses identifikasi objek-objek tersebut dapat dihindarkan. Untuk
lebih jelasnya dapat dilihat sebagai berikut :1. Tanda Terima
Pembayaran
9999999
Kode Kantor No Cetak Tanda Terima2. Formulir
9999999-X
Nomor Cetak Formulir Type Paspor3. Paspor (SPRI)X999999
Jenis Paspor
Sistem kode acak pusat3.7. Spesifikasi Sistem Komputer
3.7.1. UmumPerangkat sistem komputer terdiri dari 2 (dua) bagian
yaitu perangkat keras dan perangkat lunak yang digunakan untuk
mengimplementasikan perancangan sistem yang penulis rancang.3.7.2.
Perangkat Lunak
Perangkat Lunak adalah suatu rangkaian intruksi atau perintah
yang berfungsi untuk menjalankan perangkat keras. Adapun perangkat
lunak yang digunakan adalah sebagai berikut:
1. Sistem Operasi: Microsoft Windows 2007
2. Paket Program
: Microsoft E-Office3.7.3. Perangkat Keras
Perangkat Keras adalah unsur-unsur pendukung yang terdiri dari
beberapa perangkat keras komputer yang dapat digunakan dalam
mempermudah proses kerja manusia (brainware). Adapun perangkat
keras yang digunakan adalah sebagai berikut:
Processor: Pentium IV
Memory: 512 MB
Harddisk: 80 GB
Mouse: Standard
Keyboard: Standard
Monitor: VGA
Sound: Standard
Scanner: Matrix
Printer: Matrix
Camera: Mega Pixel
Finger Print: Multimedia
3.7.4. Konfigurasi Sistem Komputer
Gambar III.9 Konfigurasi Sistem Komputer3.8. Permasalahan dan
Alternatif PemecahannyaSistem pembuatan paspor (SPRI) yang telah
berjalan di Kantor Imigrasi Kelas II Sukabumi pada umumnya sudah
terkomputerisasi dengan baik, dalam proses pendaftaran sampai
proses penyelesaian paspor (SPRI), akan tetapi penulis melihat
masih adanya kelemahan pada sistem tersebut. Adapun kelemahannya
sebagai berikut:
1. Minimnya pengetahuan masyarakat terhadap prosedur pembuatan
paspor hal ini disebabkan oleh kurangnya sosialisasi kepada
masyarakat.
2. Seringkali adanya perbedaan data pemohon pada formulir dengan
data yang ada pada ijazah, KTP ataupun KK. Perbedaan data pada
berkas pemohon menyebabkan permohonan tidak akan diproses.
3. Kadang kala server pusat mengalami error sehingga proses
entry data menjadi terhambat.
4. Mesin paspor yang rusak kadang kala menjadi kendala dalam
proses penyelesaian paspor (SPRI).
3.9. Alternatif Pemecahan Masalah
Untuk mengatasi masalah tersebut disarankan:
1. Memperkenalkan prosedur pembuatan paspor dan kegunaanya
kepada masyarakat dengan cara sosialisasi.
2. Adanya bagian monitoring untuk menyampaikan informasi layanan
kepada pemohon.
3. pengecekan sistem harus dilakukan setiap satu bulan sekali
hal ini bertujuan sebagai bentuk antisipasi agar kecilnya peluang
sistem mengalami error.
4. Adanya tambahan alat pencetak paspor untuk mengurangi
keterlambatan penyelesaian paspor saat terjadi kerusakan mesin
paspor (SPRI).BAB IV
PENUTUP4.1. Kesimpulan
Sebagai bab akhir dalam laporan Kuliah Kerja Praktik (KKP) ini,
penulis memberi kesimpulan yang diambil setelah melakukan riset dan
observasi di Kantor Imigrasi Kelas II Sukabumi yaitu sistem yang
digunakan sudah terkomputerisasi hal ini memudahkan dalam
pengambilan data dan mengantisipasi adanya kerusakan dan kehilangan
data, akan tetapi jika sistem sedang mengalami error menjadi
kelemahan sistem yang sudah terkomputerisasi ini. Pada Kantor
Imigrasi Kelas II Sukabumi beberapa permasalahan yang sering muncul
yaitu seringkalinya terdapat perbedaan data pemohon.
4.2. Saran
Saran-saran yang penulis sampaikan agar diterapkan untuk
perkembangan dan kemajuan, antara lain:1. pengecekan sistem harus
dilakukan setiap satu bulan sekali hal ini bertujuan sebagai bentuk
antisipasi agar kecilnya peluang terjadinya sistem error.
2. Adaya perangkat cadangan atau tambahan seperti alat cetak
paspor untuk meningkatkan kualitas Kantor Imigrasi Kelas II
Sukabumi.
3. Perlu meningkatkan informasi lagi kepada masyarakat tidak
hanya melalui gambar yang ditempel di papan pengumuman saja.
DAFTAR PUSTAKA
Al Fatta, Hanif. 2007. Analisa Perancangan Sistem Informasi
Untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan & Organisasi Modern.
Yogyakarta. Andi.Andi, Krisbianto Paulus, dan Erwin Budi Setiawan.
2005. Sistem Informasi. Bandung: Informatika.Istianingsih. 2009.
Pengertian Sistem & Analis Sistem. Diambil Dari:
http://[email protected] (29-November-2012).Kadir,
Abdul. 2005. Pengenalan Sistem Informasi. Jakarta, Yogyakarta: Andi
JogjaLadjamudin, Al Bahra Bin. 2008. Konsep Sistem Informasi.
Jakarta. STMIK Muhammadiyah.Mardiyatmo. 2006. Kewirausahaan
Menyusun Struktur Organisasi. Bogor. Ghalia Indonesia.Nurmala,
Kania. 2010. Perancangan Sistem Informasi Penyelenggaraan
Administrasi Perkara Di Pengadilan Agama. Sukabumi.Subekti,
Muhammad.2004. Sistem Manajemen Basis Data. Bogor Selatan. Ghalia
Indonesia.Sutabri, Tata. 2005. Sistem Informasi Managemen. Jakarta:
Andi Jogja.DAFTAR RIWAYAT HIDUP
A. Biodata Mahasiswa
NIM
: 12117318
Nama
: Ria Fitriani
Tempat, Tanggal Lahir
: Bandung, 23-September-1993
Alamat: Jl. Lembur Pasir Rt.01/05 Kel. Sindang Sari Kec. Lembur
Situ
B. Riwayat Pendidikan Formal dan Non-Formal
1. SDN Pintukisi II Kota Sukabumi, lulus tahun 2005
2. SMPN 5 Kota Sukabumi, lulus tahun 2008
3. SMK PGRI 2 Kota Sukabumi, lulus tahun 2011C. Riwayat
Pengalaman Berorganisasi/Pekerjaan
1. Anggota Forpis PMI Kota Sukabumi tahun 2009 s.d 2010
2. Ketua OSIS SMK PGRI 2 Kota Sukabumi tahun 2009 s.d 2010
3. Sekertaris PMR SMK PGRI 2 Kota Sukabumi tahun 2008 s.d
2009
4. Praktik Kerja Lapangan Dinas Kesehatan tahun 2010
Sukabumi, November 2013
Ria FitrianiDAFTAR RIWAYAT HIDUP
A. Biodata Mahasiswa
NIM
: 18113015
Nama
: Ita Mulyani
Tempat, Tanggal Lahir: Cianjur, 13-Juni-1994
Alamat: Jl. Pelabuhan II Rt.01/19 Kel.Dayeuh Luhur
Kec.Warudoyong
B. Riwayat Pendidikan Formal dan Non-Formal
1. SDN Dayeuh Luhur IV Kota Sukabumi, lulus tahun 2005
2. SMPN 3 Kota Sukabumi, lulus tahun 2008
3. SMA Taman Siswa Kota Sukabumi, lulus tahun 2011
C. Riwayat Pengalaman Berorganisasi/Pekerjaan
1. Anggota OSIS SMA Taman Siswa 2009 s.d 2010
2. Anggota Marcing Dance SMA Taman Siswa 2008 s.d 2010
Sukabumi,November 2013
Ita MulyaniDAFTAR RIWAYAT HIDUP
A. Biodata Mahasiswa
NIM
: 12117750
Nama
: Rahmah Luthpi Muslimah
Tempat, Tanggal Lahir
: Sukabumi, 17-Juli-1993
Alamat: Jl. Pelabuhan II Kp. Sindang Sari Rt.02/04 Kel. Sindang
Sari Kec. Lembur Situ
B. Riwayat Pendidikan Formal dan Non-Formal
1. TK Annur Kota Sukabumi, lulus tahun 1999
2. SDN Cikole III Kota Sukabumi, lulus tahun 2005
3. SMPN 3 Kota Sukabumi, lulus tahun 2008
4. SMAN 4 Kota Sukabumi, lulus tahun 2011
C. Riwayat Pengalaman Berorganisasi/Pekerjaan
1. Anggota Karate Sukabumi tahun 2010 s.d 2011
2. Anggota Paskibraka Sukabumi tahun 2010 s.d 2011
3. SPG Matahari Departement Store Sukabumi 2011 & 2012
Sukabumi,November 2013
Rahmah Luthpi Muslimah
FORM NILAI KULIAH KERJA PRAKTIK1.Nama/NIMRia
Fitriani/12117318
2.Program Studi/JurusanManajemen Informatika
3.Perguruan TinggiAMIK BSI Sukabumi
4.Lama Riset3 Hari
5.Nama InstansiKantor Imigrasi Kelas II Sukabumi
6.Unit Kerja RisetBagian Kepegawaian
7.Alamat InstansiJl. Lingkar Selatan Sukabumi
NOPARAMETERNILAI
ANGKAHURUF
AKEDISIPLINAN
1.Ketepatan Waktu/Disiplin
2.Sikap Kerja/Prosedur Kerja
3.Tanggung Jawab Terhadap Tugas
4.Kehadiran/Absensi
BPRESTASI KERJA
1.Kemampuan Kerja
2.Keterampilan Kerja
3.Kualitas Kerja
CKEMAMPUAN BERADAPTASI
1.Kemampuan Berkomunikasi
2.Kerjasama
3.Kerajinan/Inisiatif
DLAIN-LAIN
1.Memiliki Rasa Percaya Diri
2.Mematuhi Aturan dan Tata Tertib
3.Penampilan dan Kerapihan
TOTAL NILAIRATA-RATAHURUF
Ketentuan Penilaian:
1. Nilai 80-100 = A
2. Nilai 68-79 = B
3. Nilai 50-67= C
Tanggal Penilaian:
Nama Penilai:
Jabatan Penilai:
Tanda Tangan & Stempel Instansi:
FORM NILAI KULIAH KERJA PRAKTIK1.Nama/NIMIta
Mulyani/18113015
2.Program Studi/JurusanManajemen Informatika
3.Perguruan TinggiAMIK BSI Sukabumi
4.Lama Riset3 Hari
5.Nama InstansiKantor Imigrasi Kelas II Sukabumi
6.Unit Kerja RisetBagian Kepegawaian
7.Alamat InstansiJl. Lingkar Selatan Sukabumi
NOPARAMETERNILAI
ANGKAHURUF
AKEDISIPLINAN
1.Ketepatan Waktu/Disiplin
2.Sikap Kerja/Prosedur Kerja
3.Tanggung Jawab Terhadap Tugas
4.Kehadiran/Absensi
BPRESTASI KERJA
1.Kemampuan Kerja
2.Keterampilan Kerja
3.Kualitas Kerja
CKEMAMPUAN BERADAPTASI
1.Kemampuan Berkomunikasi
2.Kerjasama
3.Kerajinan/Inisiatif
DLAIN-LAIN
1.Memiliki Rasa Percaya Diri
2.Mematuhi Aturan dan Tata Tertib
3.Penampilan dan Kerapihan
TOTAL NILAIRATA-RATAHURUF
Ketentuan Penilaian:
4. Nilai 80-100 = A
5. Nilai 68-79 = B
6. Nilai 50-67= C
Tanggal Penilaian:
Nama Penilai:
Jabatan Penilai:
Tanda Tangan & Stempel Instansi:
FORM NILAI KULIAH KERJA PRAKTIK1.Nama/NIMRahmah Luthfi
Muslimah/12117750
2.Program Studi/JurusanManajemen Informatika
3.Perguruan TinggiAMIK BSI Sukabumi
4.Lama Riset3 Hari
5.Nama InstansiKantor Imigrasi Kelas II Sukabumi
6.Unit Kerja RisetBagian Kepegawaian
7.Alamat InstansiJl. Lingkar Selatan Sukabumi
NOPARAMETERNILAI
ANGKAHURUF
AKEDISIPLINAN
1.Ketepatan Waktu/Disiplin
2.Sikap Kerja/Prosedur Kerja
3.Tanggung Jawab Terhadap Tugas
4.Kehadiran/Absensi
BPRESTASI KERJA
1.Kemampuan Kerja
2.Keterampilan Kerja
3.Kualitas Kerja
CKEMAMPUAN BERADAPTASI
1.Kemampuan Berkomunikasi
2.Kerjasama
3.Kerajinan/Inisiatif
DLAIN-LAIN
1.Memiliki Rasa Percaya Diri
2.Mematuhi Aturan dan Tata Tertib
3.Penampilan dan Kerapihan
TOTAL NILAIRATA-RATAHURUF
Ketentuan Penilaian:
7. Nilai 80-100 = A
8. Nilai 68-79 = B
9. Nilai 50-67= C
Tanggal Penilaian:
Nama Penilai:
Jabatan Penilai:
Tanda Tangan & Stempel Instansi:
Lampiran A-1
Lampiran A-2
Lampiran A-3
Lampiran A-4
Lampiran A-5
Lampiran A-6
Lampiran A-7
Lampiran B-1
Lampiran B-2
Lampiran B-3
Monitor
Printer
Flopy
Hardisk
80 GB
CPU
Keyboard / Mouse
3.1
Cari Password
3.0
2.5
Uji Kualitas Paspor
2.0
2.4
Cetak Paspor
2.0
3.2
Logout
3.0
3.0
Utility
0.0
2.3
Ambil Biometrik
2.0
2.2
Verifikasi Data
2.0
2.1
Input Data & Koreksi
2.0
2.0
File Alur Kerja
0.0
1.3
File User
1.0
1.2
File Pegawai
1.0
1.1
File Pemohon
1.0
1.0
Master File
0.0
0.0
Menu Utama
Login
EMBED Visio.Drawing.11
EMBED Visio.Drawing.11
EMBED Visio.Drawing.11
1
_1466923984.vsdAnalisa Pembuatan PasporPada Kantor Imigrasi
Kelas II Sukabumi
Pemohon
Kasir
Loket
Bendahara
Kepala
Lalintuskim
KTP, KK, Ijazah, Buku Nikah, Formulir, SP, TTPermohonan,
TTPembayaran
TTPermohonan, TTPembayaran, Paspor
KTP, KK, Ijazah, Buku Nikah, Formulir, SP, Paspor
TTPermohonan, Paspor
TTPembayaran
TTPermohonan
TTPembayaran
Paspor
Paspor
TTPembayaran
Paspor
_1466923989.vsdPemohon
3.1
Pengambilan foto dan sidik jari
3.2
Wawancara pemohon
Kepala Kantor
3.4
Penyerahan Paspor
3.3
Cetak Paspor
TTPembayaran
TTPembayaran
TTPembayaran
TTPembayaran
Paspor
_1466923990.vsdKepala Kantor
4.1
Penandatangan Paspor
4.2
Penyerahan Paspor
Loket
4.3
Paspor selesai
Pemohon
Paspor
Paspor
Paspor
Paspor
Paspor
_1466923986.vsdPemohon
1.1
Penyerahan Berkas
Loket
KTP, KK, Izajah, Buku Nikah, Formulir, SP
KTP, KK, Izajah, Buku Nikah, Formulir, SP
1.2
Pemeriksaan Berkas
KTP, KK, Izajah, Buku Nikah, Formulir, SP
1.3
Entry Data
KTP, KK, Izajah, Buku Nikah, Formulir, SP
1.4
Pembuat TTPemohon
KTP, KK, Izajah, Buku Nikah, Formulir, SP
1.5
Penyerahan TTPermohonan
TTPermohonan
Kasir
TTPermohonan
1.6
Pengarsipan Berkas
Arsip
Imigrasi
KTP, KK, Izajah, Buku Nikah, Formulir, SP
KTP, KK, Izajah, Buku Nikah, Formulir, SP
TTPermohonan
_1466923987.vsd2.1
Pembayaran
Kasir
2.2
Membuat TTPembayaran
TTPermohonan
TTPermohonan
Bendahara
TTPembayaran
2.3
Pengarsipan TTPembayaran
TTPembayaran
Arsip
Keuangan
Pemohon
TTPremohonan
TTPembayaran
TTPembayaran
_1466923985.vsd1.0
Prosedur Permohonan
2.0
Prosedur Pembayaran
3.0
Prosedur Data Biometrik
4.0
Prosedur Penyelesaian Paspor
Pemohon
Loket
KTP, KK, Izajah, Buku Nikah, Formulir, SP
KTP, KK, Izajah, Buku Nikah, Formulir, SP
TTPermohonan
TTPermohonan
Kasir
Bendahara
arsip
Imigrasi
arsip
Keuangan
Lalintuskim
Kepala
KTP, KK, Izajah, Buku Nikah, Formulir, SP
TTPermohonan
TTPermohonan
TTPembayaran
TTPermohonan
TTPembayaran
TTPembayaran
TTPembayaran
TTPembayaran
TTPembayaran
Paspor
Paspor
Paspor
Paspor
Paspor
Paspor
_1466923983.vsdKepala Kantor Imigrasi
Kepala Sub Bagian Tata Usaha
Kepala Urusan Keuangan
Kepala Urusan Umum
Kepala Urusan Kepegawaian
Kepala Seksi Lalintuskim
Kepala Seksi Foraskim
Kepala Seksi Wasdakim
Kepala Subsi Dakim
Kepala Subsi Waskim
Kepala Subsi Lantaskim
Kepala Subsi Statuskim
Kepala Subsi Informasi
Kepala Subsi Komunikasi