Kirsten Nielsen - Smarte mål

Lær at sætte klare mål for dit projekt 

v/Kirsten Nielsen, KnowledgeDesign1

Lidt om mig…….

2

• Selvstændig konsulent på 11. år, med base i Århus

• PRINCE2® certificeret projektleder

• Associeret konsulent og underviser for Ledernes Kompetencecenter gennem snart 7 år - løser projektledelsesopgaver og -uddannelser på åbne kurser og på virksomhedstilpassede forløb

• 30 års erfaring som udøvende projektleder og projektkonsulent i private og offentlige virksomheder og organisationer, bl.a. Mannaz A/S

• Forfatter til ”Projektkoordination”, grundbog på uddannelsen Offentlig Administration og medforfatter til, den kommende 6.udgave, af grundbogen ”Teori og metode - bind 2” på Administrationsuddannelsen

Eksempler på kunder:

Siemens Wind Power A/S, Vestas Wind Systems, Tytex A/S, SSP Technology, Danish Crown, Vesthimmerlands Kommune, DS Smith Packaging Denmark, Lachenmeier-Monsun, LB Consult Rådgivende ingeniører, Cryos International, Økologisk Landsforening, Kommunikation & Sprog, Århus Universitet, VIA University, Forsvaret m.fl.

Hvad vil jeg introducere i dag?

3

Vi vil fokusere på, hvad der er grundlæggende for at få etableret en god projektproces og –plan:

• Hvad er projektets grundelementer - Projekttrekanten som styringsredskab i projektets livscyklus (projektmodel)

• Hvad er SMARTe mål og hvordan får vi forventningsafstemt hvad projektet skal levere?

• Hvordan leverer vi SMARTe mål? Introduktion til metoden ‘Målhierarki’ /’Produktnedbrydning’ /’WBS’

• Fra mål til den gode plan og styringen af samme

Spil gerne ind med spørgsmål og tanker

Hvad går galt i dine projekter?

4

Projekttrekanten

Ressourcer

Tid

Scope/Leverancer

Kritiskeopmærksomhedspunkter• Risici • Ændringer

5

SMART(e) leverancer og succeskriterier

• S pecifikke – Målene er præcist formuleret – ingen fortolkning

• M ålbare – Målene kan måles, helst i tal

• A ccepterede – De fleste interessenter er enige

• R ealistiske (og ambitiøse) – Målet kan nås med tilgængelige ressourcer og tid

• T idsfastsatte – er der en klar tidsfrist? Pyh… det var svært,men det lykkedes!

6

Interessenter

Definition - Projektets interessenter omfatter de enkeltpersoner og grupper af individer, der har interesse i projektet - typisk dem der direkte eller indirekte påvirkes af projektet eller projektets leverance - og dem der kan påvirke projektet eller opnåelsen af udbyttemål.

Off. myndigheder

Leverandører

FinansieringskilderSlutbrugere (kunder)

ProjektmedarbejdereRessourceydende afdelinger samt øvrige ansatte

Direktion/bestyrelse Projektet

Konkurrenter

Referencegruppe (RG)

Styregruppe (SG)

Medier

7

Projektets livcyklus og de SMARTe mål

Præ-projekt Planlægning Gennemførelse Afslutning

Drift

IDE

8

”Fluffy”Foreløbigt

Detaljer og specifikationer øges – vi gør det ‘SMART’

SMART mål er på plads og trekanten ‘låst’

SMART mål er udgangspunktet for evaluering og overlevering af projektet

VIDEN VOKSER

SMART mål er udgangspunktet for løbende styring og evaluering

Målformuleringens niveauer

Mål – et samlet svar på 3 spørgsmål!

Formål………………………………Hvorfor skal projektet gennemføres?”For at…”

Succeskriterier/effektmål…Er formålet nået?Måling af projektets effekt i driftsfasen (knytter sig til formål)

”Ved at en eller anden effekt er indfriet…”

Leverancer (produkter)…….Hvordan opnår vi formålet?”Ved at have leveret…”

9

Formål

Hvorfor dette projekt?

Succeskriterier/Effektmål/Gevinster/KPI’er

Hvordan vi måler indfrielsen af formålet?

Eksempler:

• For at starte egen virksomhed

• For at øge omsætningen

• For at mindske sygefraværet

• For at få flere publikummer i teateret

Eksempler:

• Min. nuværende lønniveau ½ år efter opstart

• Min 8 % øget omsætning pr. 4.kvartal 2017

• Min. 10% mindre sygefravær pr. 2.kvartal 2018

• Min. 75 % belægning på årsbasis i 2018

Kend dit formål og dine langsigtede mål

SMART!!!

Projektets formål - Hvorfor investere i projektet?

• Projektets formål (berettigelse) – BEGRUNDELSE HVORFOR skal projektet iværksættes (salgstale) HVILKEN ønsket virkning/effekt SKAL DEFINERES inden opstart Knytter sig til VIRKSOMHEDENS/ORGANISATIONENS BEHOV

• Projektets leverance (produktmål) – OUTPUT HVORDAN kan projektets formål realiseres? Det vi står med ”i hånden”, når projektet er færdigt og lukker ned Knytter sig til PROJEKTET

• Projektets succeskriterier – UDBYTTE Opnås først EFTER projektet er afsluttet (typisk) Beskriver den effekt vi ønsker af projektet Defineres før projektopstart, og måles (ofte) efter afslutning Knytter sig til PROJEKTETS FORMÅL

FORMÅLHvorfor?Problem/mulighedØnsket udbytteVision

LEVERANCEHvordan eller Hvad?HovedleverancenDelleverancerHvad der frembringes

SUCCESKRITERIER Hvordan måles formålsindfrielse?Den ønskede effektTidsbestemtMålbart

11

Nedbrydning af projektet/Målhieraki/WBS

Hvad er en god fest for Mette?

Sørge for gæster

Sørge for lokaler

Sørge for underholdning

Spørge Jens, gemalen

Spørge venner

Spørge familien

Lave forslag til festkoncept

Vælge toastmaster

Booke musik til dans

Lave tidsplan for underholdning

Booke pianist

Lave aktiviteter for børn

Mettes fødselsdag

Formål:

Lave gæsteliste

Lave invitation

Sørge for forplejning

Styre tilmelding

Styr på logistik v/ ankomst

Lave bordplan

Få 3 tilbud hjem + vælg eet

Lave indretningsplan

Indrette lokale

Pynte borde

Sætte bar op

Beslutte koncept

Få 3 tilbud og vælg leverandør

Lave tidsplan for servering

Booke tjenere

Købe vin og spiritus

Få godkendt festkoncept

Hvo

rfor?

Hvo

rdan

?

For at fejre Mette /For at glæde Mette/ For at Jens (Mettes mand) og Mette kommer til flere fester

‘Produkt/Middel’ (leverancen)

Målsætning/målhieraki/WBS:Nedbrydning af opgaverne/leverancerne ud fra formål og succeskriterier

Præ-projekt Planlægning Gennemførelse Afslutning

Drift

AnalyseMålafstemningOmfang/kvalitet

OpdatérAfstemning

OpdatérForhandling afomfang/kvalitetved problemer

Målhierarki

Brug af målhierarkiet gennem projektet

Utydelige mål er den hyppigste årsag til fiaskoprojekter!

14

IDE

Fra målsætning til tidsplan

Først laves målhierarkiet i de nedbrydningsniveauer, der er mulige

Målhierarkiet er en kreativ øvelse – her anvendes ingen tid, og afhængigheder. Her lister vi alle de leverancer/opgaver vi kender

Dernæst ‘konverteres’ leverancerne på niveau 2 til indsatsområder/delprojekter + Niveau 3 og nedefter bliver til milepæle og aktiviteter. Her vil vi ofte komme i tanker om flere leverancer.Tidsplanen viser tid og afhængigheder

16

Projektstart (analyse) Planlægning Gennemførelse Afslutning

Drift

Etablér ProjektplanenBrug teametAfstem med interessenterIdentificér risici

OpdatérJustér ved ændringerFremdriftsmålingKommunikation

OpdatérEvaluérOvergang til drift

Planlægning

Brug af planen gennem projektet

Hvis der er forskel på plan og virkelighed er det bedst at følge virkeligheden!Dvs. at revidere planen!!!!

17

IDE

Projektorganisation Milepælsplan Formål og leverancer

Formål

Lev. 1

Tid

Fase 1 Fase 2 Fase 3 Fase 4

Milepæle = delleverancer

Indsats-område 1

Projekt-ledelse

Indsats-område 2Indsats-område 3Indsats-område 4Indsats-område 5

Lev. 5

Lev. 4

Lev. 3

Lev. 2

Styregruppe

Projektleder

Projekt-gruppe

Reference-gruppe

Beslutning Beslutning Beslutning

Organisering afdeltagerne i

indsatsområder

Projektets målformulering, plan og organisering

18

Tak for opmærksomheden – hav en fortsat god eftermiddag

19